LEISTUNGSUMFANG GBSOFT - WARENWIRTSCHAFT

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1 LEISTUNGSUMFANG GBSOFT - WARENWIRTSCHAFT PROGRAMMSTEUERTABELLE Dieses Programm trägt wesentlich zur hohen Flexibilität des Programmpaketes bei. Es ermöglicht die Festlegung kundenindividueller Basisdaten und Ablaufentscheidungen wie z.b. Belegnummernkreise, Warengruppen, Lagerorte, usw. und durch Eingabe der Steuersätze die jederzeitige Anpassung an steuertechnische Änderungen. KUNDEN- und LIEFERANTENANLAGE Grundlage für die spätere automatische Verarbeitung bildet die einmalige Erfassung der Kundenstammdaten. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, jedem Kunden eine beliebige Anzahl von Lieferadressen zuzuordnen. GBSOFT unterstützt Sie dabei durch Sichtkontrolle und umfangreiche Plausibilitätskontrollen vor Eingabefehlern. Zusätzlich kann durch die Eingabe von Vorgabewerten die Erfassungsarbeit wesentlich vereinfacht und beschleunigt werden. Das Programm hilft Ihnen aber auch bei später notwendig werdenden Änderungen durch einfaches Blättern in Ihrem Datenbestand. ARTIKELANLAGE Mit Hilfe des Artikelanlageprogrammes werden die für die Auftragsbearbeitung notwendigen Produktdaten erfaßt. Dabei kann wahlweise eine 13- oder 19-stellige numerische oder alphanumerische Artikelnummer eingegeben werden. Zusätzliche Suchbegriffe erleichtern das Auffinden eines Artikels. Zusätzlich zu den allgemeinen Stammdaten wie Bezeichnung, Warengruppe, Rabattgruppe, usw. können bis zu 9 Listenpreise verspeichert werden. Die Ermittlung der jeweiligen Verkaufspreise kann über Prozentaufschläge aus dem eingegebenen Einkaufspreis automatisch ermittelt werden. Dimensionsfelder ermöglichen die Berücksichtigung von Umrechnungsfaktoren und Packungseinheiten. Bei gleichzeitigem Einsatz der GBSOFT-Finanzbuchhaltung werden auch die für die Buchungsübernahme notwendigen Grunddaten erfaßt. Selbstverständlich stehen auch in diesem Programm Funktionen wie z.b. Vorgabewerte und Blättern im Datenbestand zur Verfügung. Komfortable Schnittstellenprogramme ermöglichen die direkte Datenübernahme aus Fremdprogrammen und damit eine laufende automatische Aktualisierung Ihrer Daten. FAKTURIERUNG Dieses zentrale Verarbeitungsprogramm der GBSOFT-Auftragsbearbeitung ermöglicht eine schnelle und einfache Erfassung aller Kundenrechnungen im Dialog am Bildschirm. Dabei können unterschiedliche Ablaufformen berücksichtigt werden. Auch hier kann durch die Festlegung gleichbleibender Eingabewerte in einer Vorgabemaske die Datenerfassung wesentlich beschleunigt werden. Umfangreiche Kontrollen stellen sicher, daß nur fehlerfreie Aufträge erfaßt werden und verhindern damit zeitaufwendige Korrekturarbeiten.

2 Wesentliche Vorteile des Auftragsbearbeitungsprogrammes sind: Mengenumrechnungen Für die Ermittlung der Preis- und Lagermengen stehen zahlreiche Berechnungsvarianten zur Verfügung, so können jederzeit Packungseinheiten oder z.b. m2-preise berücksichtigt werden Variable Preisermittlung Für die Preisbildung stehen zahlreiche Varianten zur Verfügung. Bis zu 9 Listenpreise und auf Wunsch zusätzliche kunden- und kundengruppenindividuelle Sonderpreise können verspeichert werden. Kundenabhängige Zeilenrabatte mit einem zusätzlichen Staffelrabatt sowie mengenabhängige Preise ergänzen die Preisgestaltungsmöglichkeiten Korrekturen Bereits erfaßte Aufträge bzw. Fakturen können vor Übernahme in die Finanzbuchhaltung jederzeit berichtigt werden. Die erforderlichen Korrekturen in den Lager- und Umsatzdaten werden automatisch durchgeführt Kundenanlage während der Auftragserfassung Nicht angelegte Kunden können während der Auftragserfassung in vollem Umfang angelegt werden, damit werden störende Programmwechsel vermieden Diverse Kunden Bei der Fakturierung von Einmalkunden wird die Kundenadresse für die Übernahme in die Finanzbuchhaltung vorbereitet. Dadurch kann im Mahnwesen eine automatische Mahnung auch dieser Kunden erfolgen Fremdwährungen, Fremdsprachen Fakturen können auch in Fremdwährungen bzw. Fremdsprachen erstellt werden. GBSOFT berücksichtigt dabei die entsprechenden Erfordernisse für die Übernahme in die Finanzbuchhaltung Bockgasse 2 b, 4020 LINZ, Tel. 0732/ Fax: 0732/ Seite 2

3 Führung von 12 Perioden Damit besteht die Möglichkeit, jederzeit Rechnungen für beliebige Vorperioden zu berücksichtigen und damit Lagerbewegungen periodengerecht zuzuordnen Seriennummern- und Chargenrückverfolgung Durch die belegbezogene Erfassung von Serien- bzw. Chargennummern ist eine jederzeitige Rückverfolgung bestimmter Liefervorgänge möglich Zuschlagsrechnung Bereits bei der Artikelanlage können notwendige Zuschlagsberechnungen wie z.b. Metallzuschläge, Anzeigensteuerabgabe, etc festgelegt und damit automatisch bei Rechnungslegung berücksichtigt werden Durch die grundsätzliche Steuerung der Programme über Funktionstasten und eine übersichtliche Bedienerführung ist der Aufruf bestimmter Programmfunktionen einfach durchzuführen. ÜBERNAHME FINANZBUCHHALTUNG Die Übernahme in die Finanzbuchhaltung kann bei Einsatz der GBSOFT-Finanzbuchhaltung automatisch erfolgen. Zusätzlich steht für eine genaue Übersicht eine Rechnungssummenliste mit detaillierten Angaben über Rechnungssumme, Mehrwertsteuerbetrag und Erlösaufteilung zur Verfügung. Unter Berücksichtigung des Datenaufbaues besteht damit auch die Möglichkeit, für Fremdbuchhaltungsprogramme Buchungen zu übergeben. AUFTRAGSINFORMATION Um die Vorteile der laufenden Aktualisierung aller Daten nützen zu können, ermöglicht GBSOFT neben den Auswertungen über Drucker den Abruf aller Verkaufsinformationen über Bildschirm. Dies erleichtert wesentlich die laufende Auskunftsmöglichkeit über alle aktuellen Geschäftsfälle. ARTIKELLISTEN Die gespeicherten Stamm- und Bewegungsdaten bilden die Grundlage für nachstehende Auswertungen: Artikelliste Ermöglicht die Kontrolle der angelegten Artikelstammdaten Artikelumsatzstatistik Ausdruck von periodenreinen Umsatzlisten (jederzeit, auch rückwirkend) mit zusätz-licher Rohertragsrechnung, wahlweise mit Vorjahresvergleich Warengruppenstatistik Nach Warengruppen verdichtete Umsatzliste, wahlweise auch mit Vorjahresvergleich Artikelpreisliste Ausdruck der gespeicherten Listenpreise, zusätzlich können Einkaufspreisinformationen mit ausgedruckt werden Artikelrennerliste Diese Liste gibt eine Übersicht über die umsatz- oder rohertragstärksten Artikel Abhängig vom eingesetzten Zusatzmodul Lagerverwaltung werden noch ausgedruckt Bockgasse 2 b, 4020 LINZ, Tel. 0732/ Fax: 0732/ Seite 3

4 Lagerbestandsliste Basis für den laufenden Überblick über die Lagerbestände mit zusätzlichen Informationen über Zugangsmengen, wahlweise kann auch der zum Jahresbeginn gültige Inventurbestand ausgedruckt werden Inventurzählliste Die Inventurliste ist Ausgangsformular für die Durchführung einer körperlichen Inventur und reduziert deutlich den Zeitaufwand für die jährlichen Inventurarbeiten. Sie kann wahlweise nach Warengruppen oder Regalplätzen sortiert werden Bestellvorschlagsliste Abhängig von der Speicherung von Mindestbeständen je Artikel werden alle Artikel, die den Mindestbestand unterschritten haben, ausgedruckt Ladenhüterliste Alle seit einem vorgegebenem Datum nicht mehr bewegten Artikel werden ausgedruckt und bilden damit eine Hilfstellung für eine mögliche Lageroptimierung Intrastat Durch die Speicherung aller Lagerzu- und abgänge kann die notwendige Intrastat-Meldung vom System automatisch erstellt werden Für die Auswertungen können unterschiedliche Kriterien für Sortierfolgen, Summenbildungen, Vorjahresvergleiche, usw. berücksichtigt werden. Die einzelnen Möglichkeiten werden am Bildschirm angezeigt, und durch wenige Eingaben wird die Auswahl getroffen. KUNDENLISTEN Die Leistungsfähigkeit des Programmes zeigt sich auch bei den Kundenstatistiken. Auf der Basis der gespeicherten Informationen erstellt das System zu jedem beliebigen Zeitpunkt Kunden- und Lieferadreßliste Als Kontroll- und Arbeitsliste der gespeicherten Kunden und Lieferadressen Kundenumsatzstatistik Periodenreine Umsatzstatistiken, wahlweise mit Vorjahresvergleich, geben eine genaue Übersicht über Umsätze und Roherträge, zusätzlich können die Umsätze nach Warengruppen detailliert werden Kundenverkaufsstatistik Kundenumsatzstatistik mit zusätzlicher Übersicht über die offene Auftragssumme je Kunde Kundenartikelstatistik Diese Auswertung bietet eine detaillierte Übersicht über die Art und Umfang Ihrer Kundenumsätze Adreßliste, Adreßetiketten Ausdruck von Selbstklebeetiketten für den Versand von Rundschreiben, Preislisten, usw. an bestimmte Kundengruppen Alle Auswertungen können wieder wahlweise nach verschiedenen Kriterien sortiert werden. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, die Listen auf bestimmte Verkaufsgruppen einzuschränken. Bockgasse 2 b, 4020 LINZ, Tel. 0732/ Fax: 0732/ Seite 4

5 VERTRETERABRECHNUNG Als Hilfsmittel der Vertretersteuerung und Abrechnung stehen folgende Listen zur Verfügung Vertreterumsatzstatistik Diese Auswertung ist ein wertvolles Instrument zur Überwachung und Steuerung des Außendienstes. Die Umsatz- und Rohertragssummen können wahlweise gesamt oder nach Warengruppen ausgedruckt werden. Ausdruck auch mit Vorjahreswerten möglich. Provisionsabrechnung Die Provisionsabrechnung für Vertreter ist oftmals eine zeitaufwendige, manuelle Arbeit. Die Grunddaten für die Provisionsabrechnung werden bereits bei der Fakturierung bereitgestellt. Die Provisionsaufstellung weist detailliert jede einzelne Rechnung auf und kann wahlweise nach Umsatz oder Rohertrag ausgewertet werden. TAGESSTATISTIK Tagesstatistiken können wahlweise für einen Tag aber auch für einen Zeitraum von z.b. einer Woche ausgedruckt werden und geben eine Kurzübersicht über die getätigten Umsätze. Zusätzlich kann die in bestimmten Branchen notwendige detaillierte Aufstellung aller Warenausgänge je Artikel ausgedruckt werden. AUFTRAGSLISTEN Der gesamte Belegbestand kann nach unterschiedlichsten Sortiervarianten ausgewertet werden. Dabei können die Auswertungen nach z.b. offenen Aufträgen, in einem bestimmten Zeitraum auszuliefernde Aufträge oder aber der Materialbedarf für eine bestimmte Fertigungswoche ermittelt werden. Bockgasse 2 b, 4020 LINZ, Tel. 0732/ Fax: 0732/ Seite 5

6 VERFÜGBARE ZUSATZMODULE AUFTRAGSABWICKLUNG Das Zusatzmodul Auftragsabwicklung ermöglicht die Auftragsabwicklung in mehreren Arbeitsschritten und dabei die Berücksichtigung unterschiedlichster Ablaufformen wie z.b. Auftragserfassung mit getrennter Lieferschein- und Rechnungsschreibung, Sofortfakturierung, usw. Zusätzliche Möglichkeiten dieses Ergänzungsprogrammes sind Automatische Rückstandsbildung Bei der Erfassung von Aufträgen werden automatisch offene Rückstände gebildet, es steht damit eine jederzeitige Übersicht über alle noch nicht ausgelieferten Auftragspositionen zur Verfügung Musterrechnungen Gleichbleibende wiederkehrende Rechnungen können einmalig erfaßt und verspeichert sowie bei Bedarf abgerufen werden. Für z.b. wiederkehrende Monatsrechnungen (Wartungsverträge, o.ä.) kann der Abruf automatisch erfolgen. Auftragslisten Die gespeicherten Aufträge können in Form von Auftragslisten ausgedruckt werden. Dabei besteht die Möglichkeit wahlweise alle Aufträge oder nur offene Positionen auszudrucken. Offene Aufträge können zusätzlich nach Lieferwoche sortiert ausgedruckt werden. LAGERVERWALTUNG Voraussetzung für unternehmerische Entscheidungen im Bereich der Waren- und Materialwirtschaft sind Informationen über Lagerbewegungen. Zu diesem Zweck ermöglicht dieses Zusatzmodul im Rahmen der Auftragsabwicklung eine weitgehend automatische Übernahme der Auftragsdaten in die Lagerbuchhaltung. Mehrere Lager Das Programm erlaubt die getrennte Führung von bis zu 999 Lagerorten. Dadurch können verschiedene Lagerformen, wie z.b. Kommissionslager, berücksichtigt werden Verfügbarkeitsprüfung Direkt bei der Auftragserfassung kann geprüft werden ob der gewünschte Artikel in der geforderten Stückzahl bereitliegt. GBSOFT weist dabei die verfügbaren Lagerbestände aller Lagerorte aus Automatische Lagerbuchung Die erforderliche Buchung der Lagerbewegungen erfolgt automatisch mit der Lieferscheinschreibung oder Fakturierung. GBSOFT berücksichtigt selbstverständlich bei Sofortfakturen die notwendigen Nachbuchungen Manuelle Lagerbuchung Für die Erfassung der Lagerzugänge und Korrektur von Lagerbeständen steht ein Lagerbuchungsprogramm zur Verfügung. Dieses Programm ermöglicht, im Zuge der Lagerzugangsbuchung eventuell notwendige Korrekturen der Artikelverkaufspreise sofort ohne Programmwechsel durchzuführen. Inventurbestände und zugehörige Korrektur-buchungen können auch nachträglich berücksichtigt werden Bockgasse 2 b, 4020 LINZ, Tel. 0732/ Fax: 0732/ Seite 6

7 Lagerbuchungsjournal Jede bestandsverändernde Lagerbewegung bewirkt eine entsprechende Buchung am Artikelkonto mit automatischer Korrektur der Bestandswerte. Detaillierte Zusatz-informationen am Buchungsjournal erleichtern Kontrollen bei Lagerunstimmigkeiten. Artikelkonto In frei wählbaren Zeitabschnitten werden die Lagerbewegungen auf Einzelkonten ausgedruckt. Dabei besteht die Möglichkeit, unterschiedliche Kontenformate zu berück-sichtigen. Der Ausdruck erfolgt grundsätzlich auf neutralem Papier. Zahlreiche Zusatz-informationen wie z.b. die für die Rohertragsrechnung herangezogenen Ein- und Verkaufspreise werden mit ausgewiesen. SAMMELFAKTURIERUNG Dieses Zusatzmodul der Auftragsbearbeitung ermöglicht die automatische Fakturierung der erfaßten Lieferscheine zu einem frei wählbaren Abrechnungszeitpunkt. Dabei können verschiedene Varianten der Zusammfassung, z.b. nach Rechnungsadressen, festgelegt werden. Diese automatisierte Form der Abrechnung führt zu einer wesentlich günstigeren Verteilung der Erfassungsarbeit und verhindert Arbeitsspitzen am Monatsende. KUNDENSONDERPREISVERWALTUNG Für die Berücksichtigung von kundenindividuellen Konditionen können kundenabhängige Rabatte und artikelabhängige Sonderpreise verspeichert werden. Über ein Ablaufdatum kann die Gültigkeit dieser Sonderkonditionen begrenzt werden. Zusätzlich enthält dieses Modul die Möglichkeit für eine automatische Preisänderung. Dabei können Preisänderungen wahlweise über Prozentsätze bzw. Einkaufskonditionen ermittelt und vorgeschlagen werden. Diese Preisänderungen können bereits im voraus erfaßt werden und werden zum Gültigkeitsstichtag in den Artikelstamm übernommen. STÜCKLISTENVERARBEITUNG GBSOFT bietet verschiedene Varianten der Stücklistenführung. Neben der Führung von Setartikeln können für Montage- und Produktionsbetriebe auch mehrstufige Stücklisten erfasst werden. Das Zusatzmodul ermöglicht bereits im Rahmen der Artikelstammanlage die Erfassung einer Stückliste, aus der der Setartikel besteht. Diese Stückliste bildet bei der Auftragserfassung die Basis für die erforderlichen Reservierungen und Lagerbuchungen. Als besonderer Vorteil kann die im Artikelstamm festgelegte Stückliste im Rahmen der Auftragsbearbeitung jederzeit verändert werden. Dadurch besteht die Möglichkeit, ver-schiedenste Ausbaustufen einer Stückliste problemlos zu verarbeiten. Entsprechend den ausgewählten Einzelartikeln wird auch der sich ergebende Rohertrag auto-matisch berechnet. In der Bestandsinformation wird bei Stücklistenartikeln die mögliche Fertigungsmenge angezeigt. Umfangreiche Hilfsfunktionen ermöglichen die automatische Materialbuchung bei Fertigung von Bauteilen. Mit diesem Zusatzmodul besteht zusätzlich die Möglichkeit zur Führung von Größenartikeln, wie sie z.b. im Bekleidungsbereich notwendig sind. Auch hier ermöglichen einfache Eingabemasken eine rasche und übersichtliche Datenerfassung. Bockgasse 2 b, 4020 LINZ, Tel. 0732/ Fax: 0732/ Seite 7

8 BARVERKAUF, KASSENABRECHNUNG Eine Sonderform der Fakturierung stellt die Rechnungslegung im Einzelhandel dar. Hier ersetzt das Zusatzmodul Barverkauf die Registrierkassa. Durch den direkten Zugriff auf alle Artikeldaten und die Möglichkeit der sofortigen Lagerbuchung ergibt sich eine jederzeit aktuelle Übersicht über alle Bestände und Umsätze. Die Erfassung der einzelnen Artikel eines Verkaufes ist stark vereinfacht und kann wahlweise über Tastatur oder Strichcode-Leser erfolgen. Der Ausdruck des Rechnungsbeleges erfolgt üblicherweise über einen Streifendrucker. Über Bildschirm kann jederzeit der aktuelle Kassenstand abgerufen und überprüft werden. Über einen gesonderten Kassenabschluß wird ein detaillierter Buchungsbeleg ausgedruckt. Auf Wunsch kann gleichzeitig die automatische Übernahme in die Finanzbuchhaltung erfolgen. ANGEBOTSVERWALTUNG Die Angebotsverwaltung greift grundsätzlich auf die gleichen Stammdaten wie die Auftragsbearbeitung zu. Für eine detaillierte Beschreibung der angebotenen Produkte besteht jedoch die Möglichkeit, in der Artikelstammverwaltung einen bis zu 25 Zeilen langen Artikellangtext zu speichern. Alle gespeicherten Angebote können über Bildschirm aufgerufen werden. Zusätzlich stehen Angebotslisten zur Verfügung. BESTELLWESEN Das zentrale Verarbeitungsprogramm des GBSOFT-Bestellwesens ermöglicht eine schnelle und einfache Erfassung aller Bestellungen im Dialog am Bildschirm. Dabei können unterschiedliche Ablaufformen, wie z.b. Bestellerfassung mit getrennter Wareneingangskontrolle und Rechnungsprüfung, Kurzbestellungen, Retoursendungen, usw. berücksichtigt werden. Sämtliche Verarbeitungsvarianten der Auftragsbearbeitung stehen auch in diesem Zusatzmodul zur Verfügung. Je Artikel können mehrere Lieferanten, mengenabhängige Einkaufspreise, etc. erfasst werden. Die Bestellungen können wahlweise manuell erfasst, aber auch direkt aus dem Bestellvorschlag übernommen werden. Umfangreiche Plausibilitätskontrollen sichern eine fehlerfreie Weiterverarbeitung der Bestelldaten. Auswertungen wie eine Liste der Bestellrückstände, Lieferantenumsätze, usw. ergänzen das Modul. Bockgasse 2 b, 4020 LINZ, Tel. 0732/ Fax: 0732/ Seite 8