Modell einer Vollkostenrechnung mit SAP zur Implementierung der Trennungsrechnung in Niedersachsen

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1 Modell einer Vollkostenrechnung mit SAP zur Implementierung der Trennungsrechnung in Niedersachsen Länderworkshop zur Vollkostenrechnung 9. Dezember 2011 Berlin Dr. Thomas Rupp Leiter Niedersächsisches Hochschulkompetenzzentrum für SAP 1

2 Kurzvorstellung CCC Konzeption/Gründung im Jahr 2000 Unterstützung von 18 Hochschulen (Landesbetriebe/Stiftungen) in Niedersachsen bei der Einführung, dem Betrieb und der Weiterentwicklung der SAP- Systeme. Einrichtung an der Leibniz Universität Hannover angesiedelt und von allen beteiligten Hochschulen finanziert. SAP-Module: Finanzbuchhaltung (FI), Anlagenbuchhaltung (FI-AA), Controlling (CO), Haushaltsmanagement (PSM), Reisekostenabrechnung (FI-TV), Personaladministration (HCM-PA), Organisationsmanagement (HCM-OM), Personalkostenplanung (HCM-CP), Materialwirtschaft (MM), Vertrieb (SD), Business Warehouse (BW), Folders Management (FM). Seit 2006 als SAP Customer Competence Center zertifiziert. 2

3 Rahmenbedingungen in Niedersachsen Seit 2001 flächendeckende kaufmännische Buchführung (weitgehend mit SAP) Hochschulen als Landesbetriebe oder als Stiftungen des öffentlichen Rechts Kontinuierlicher Aufbau einer Kosten- und Leistungsrechnung (KLR Aufgabenheft des Niedersächsischen Ministerium für Wissenschaft und Kultur MWK) März 2007: Arbeitsgruppe zur Erstellung eines Konzeptes für das 7 Forschungsrahmenprogramm Ausweitung des Konzeptes: Anwendbarkeit auch für EFRE und Trennungsrechnung November 2008: Arbeitsgruppe beim MWK zur Erarbeitung von Empfehlungen zur Trennungsrechnung Februar 2009: Prüfung des KLR-Konzepts durch KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Umsetzung der Systemtechnik/Organisation der Trennungsrechnung in 2009 Darstellung und Testat der Trennungsrechnung im Jahresabschluss 2010 Für JA 2011 Schwerpunktprüfung der Trennungsrechnung durch MWK angekündigt. 3

4 KLR Grundlage der Trennungsrechnung Getrennte Darstellung der Kosten und Finanzierung des wirtschaftlichen Bereiches notwendig. Die Kosten- und Leistungsrechnung muss die notwendigen Informationen liefern (Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung). Ermittlung der Vollkosten auf Ebene der einzelnen Projekte/Kostenträgern der wirtschaftlichen Tätigkeit. Direkte Kosten (Kostenträgereinzelkosten) - Personalkosten (Zusatzpersonal, Landespersonal) - Sachkosten - AfA Indirekte Kosten (Kostenträgergemeinkosten) Vollkosten 4

5 Kostenartenrechnung Abgleich Finanzbuchhaltung und Controlling systematisch gegeben Die Summe der Kosten/Erlöse der KLR entspricht der Summe der Aufwendungen/Erträge gemäß GuV im Jahresabschluss. Personalkosten Landespersonal (für Landesbetriebe) nach hochschulspezifischen Durchschnittssätzen Drittmittelpersonal (Zusatzpersonal) wird mit Istkosten gebucht Einstellungen in den Sonderposten für Investitionen finden in der KLR keine Anwendung. Es werden immer die Abschreibungen herangezogen. 5

6 Kostenarten Sekundärkosten Primärkosten 6

7 Kostenartenrechnung 2 Personalkostendurchschnittssätze werden pro Besoldungs- und Entgeltgruppe (BEG) gebildet. Buchung der Abrechnungsergebnisse auf Verrechnungskostenstellen je BEG. Ermittlung der Vollzeitäquivalente pro BEG (HCM-Personaladministration) Hochschulspezifischer Durchschnittssatz pro BEG (Kosten pro BEG / VZÄ pro BEG) Buchung der Vollzeitäquivalente als statistische Kennzahlen im CO Umlage, Verteilung oder automatische Umbuchung der Kosten 7

8 Kostenartenrechnung 3 Personalabrechnung E13 Verrechnungskostenstellen pro BEG Umlage der Kosten über sek. Kostenarten gemäß VZÄ der Kostenstellen (Variante: direkte Buchung der Durchschnittskosten) Hochschule 1 F&L 2 Verwaltung 3 zentrale Einrichtungen 4 Gebäude Fakultät Buchung VZÄ pro BEG Institut 8

9 Kostenstellenrechnung Verursachungsgerechte Kostenzuordnung: Kosten werden auf diejenigen Objekte (Kostenstellen/Kostenträger) gebucht, auf die diese Kosten direkt zuordenbar sind. Stark vereinfachte Struktur der Kostenstellenrechnung: Verrechnungskostenstellen Fibu Primärkosten 1. zentrale Infrastruktur 2. dezentrale Infrastruktur 3. Endkostenstellen 9

10 Kostenstellenrechnung 2 ( ) 10

11 Kalkulationsschema für Projekte Kalkulation von Produktivstunden: Die auf den Projekten erfassten Personalkosten (entweder über Zeiterfassung verrechnet oder als Zusatzkosten primär gebucht) bilden die Basis, auf der die Overheadkosten (Infrastrukturkosten) verursachungsgerecht zugerechnet werden. Es wird entweder ein Zuschlagssatz für die gesamte Hochschule oder separate Zuschlagssätze für Teilbereiche der Hochschule ermittelt. Bei der Ermittlung des Overheadzuschlags werden alle Kosten (ohne Personalkosten) berücksichtigt, die nicht auf den Projekten direkt zugeordnet wurden. Die Personalkosten des am Projekt beteiligten Personals werden über die Zeiterfassung auf das Projekt verrechnet und nicht über den Overheadsatz. Endkostenstellen Studiengänge Vermietung DFG-Projekte Auftragsforschung EU-Projekte Dienstleistungen Studium und Lehre Forschung und Entwicklung wirtschaftliche Tätigkeiten 11

12 Schematische Darstellung Lehreinheit Kosten der Lehreinheit (ohne Personal) Projekte Landespersonal Zusatzpersonal Overheadkosten- Zuschlagssatz = 6 x 12

13 Zeiterfassung Landespersonal 1 Zeiterfassung zur Verrechnung des landesfinanzierten Personals notwendig. Organisatorische Regelungen und technische Umsetzung klären. Personalratsbeteiligung bei der Einführung der Zeiterfassung. Monatliche Erfassung und Buchung der Zeiten. Umfang der Zeiterfassung (alle Beschäftigte oder nur wissenschaftliches Personal) Zeiterfassungsbögen werden zu Unterlagen (Vorbelege) für die Jahresabschlussprüfung (Aufbewahrungsfristen klären). 13

14 Zeiterfassung Landespersonal 2 Im Rahmen der Trennungsrechnung keine 100%ige Zeiterfassung notwendig. Es müssen nur die Zeitanteile für wirtschaftliche Tätigkeiten von den Personen erfasst, die wirtschaftliche Tätigkeiten ausführen. Unterschied zur Zeiterfassung für das 7. FRP (100% Zeiterfassung der beteiligten Personen). Wirtschaftsprüfer präferieren auch für die Trennungsrechnung eine 100%ige Zeiterfassung. Durchschnittsstundensatz pro BEG = Kosten der BEG / (Vollzeitäquivalente * Durchschnittliche Jahresarbeitszeit in Stunden). Zeiterfassung als Grundlage der Overheadkosten (Zuschlag auf Personalkosten) daher kein Anreiz Zeiten zu erfassen. 14

15 Zeiterfassung 3 - Plausibilisierung Plausibilisierung für die Zeiterfassung konzipieren: Übersicht aller in Frage kommender Projekte (Klassifizierung, Selektion) Rückmeldung von 0-Meldungen Mahnungen von Zeiterfassungsbögen Projekte ganz ohne Personaleinsatz unplausibel (z.b. Überwachung mit Bericht: Erträge im Projekt, Kosten Zusatzpersonal, Kosten Landespersonal) 15

16 Zeiterfassung 1 - Projektliste Auch quartalsweise Erfassung möglich Es werden nur die Projekte der wirtschaftlichen Tätigkeit gelistet. 16

17 Zeiterfassung 2 Zeiten erfassen und freigeben BEG Auswahl von SAP Leistungsarten (Customizing) Sendende Stelle und Projekte abhängig von Finanzstellenberechtigungen Wert/Kwähr (Betrag pro Stunde) aus der CO-Planung 17

18 Zeiterfassung 3 Zeiten buchen 18

19 Ergebnis der Verbuchung der Zeiterfassung 19

20 Formel zur Berechnung auf Hochschulebene Gemeinkostenzuschlagssatz Hochschule = Alle Kosten der Vorkostenstellen (inkl. Personal) + alle Kosten auf Sonder- und Haushaltsmittelprojekten (inkl. Personal) + Kosten auf Endkostenstellen (ohne Personal) Kosten die nur der Lehre zugerechnet werden Personalkosten auf Projekten (ohne Sondermittel- und Haushaltsmittelprojekte) + Personalkosten der Endkostenstellen. 20

21 Zuschlagskalkulation in SAP Projekt Kalkulationsschema Kalkulationsschema Basis des Zuschlags (Personalkosten) Höhe des Zuschlags (Gemeinkostenzuschlagssatz / pro Jahr konstant = Vorjahreswert) Entlastungsobjekt (dynamisch ermittelt verantwortliche Kostenstelle) 21

22 Budgetrelevanz der Buchungen CO-Vorgänge zur Zeiterfassung und zum Gemeinkostenzuschlag werden in das PSM budgetwirksam gebucht. 22

23 Ergebnis der Verbuchung der Zeiterfassung 72% Zuschlag auf die Basis der Personalkosten 3.184,80 = 2.293,06 23

24 Ergebnis: Vollkosten auf Projektebene Direkte Kosten zurechenbar. Overheadkosten über Zuschlag auf Personalkosten. Indirekte Personalkosten als größtes Problem Landespersonal bzw. Personal aus Drittmitteln, die Leistungen für wirtschaftliche Tätigkeiten erbringen um hier entsprechende Kosten ausweisen zu können muss eine Zeitaufschreibung erfolgen. Buchung der Zeiterfassungen in aggregierter Form (pro BEG) und nicht personenbezogen Monatliche Buchung der Zeiterfassung um aktuelle Budgetübersichten zu ermöglichen. An die Zeitaufschreibung ist aber auch der Overheadkostenzuschlag gekoppelt. Daher wird ein Projekt, welches viel Personalkosten hat auch mit hohen Overheadkosten belastet. Steuerungsimpuls wenig Zeiten auf Projekte zu buchen. 24

25 Darstellung im Jahresabschluss Darstellung der Trennungsrechnung im Anhang des Jahresabschluss notwendig. Darstellung der Summe der Aufwendungen und Summe der Erträge der abgeschlossenen Projekte Differenz beschreibt das Ergebnis der wirtschaftlichen Tätigkeit der Hochschule. Prüfung erfolgt durch Wirtschaftsprüfer. Auswertung für die gesamte Hochschule. Eine Darstellung für kleinere Einheiten ist nicht erforderlich. Somit kann auch ein Ausgleich einzelner Projekte/Bereiche erfolgen. 25

26 Schema zur Darstellung im Jahresabschluss Hochschule Gesamt Trennungsrechnung Hoheitlicher Bereich Wirtschaftlicher Bereich Erträge Evtl. noch Splittung des wirtschaftlichen Bereichs in öffentliche/private Auftraggeber Aufwendungen Veränderte Bewertung (Kosten gehen bei Vollkostenbewertung vom hoheitlichen in den wirtschaftlichen Bereich) Ergebnis vor Sonderposten für Investitionen Aufl. Sonderposten für Investitionen Zuführung zum Sonderposten für Investitionen Ergebnis nach Sonderposten für Investitionen Wirtschaftliches Ergebnis Zuführung/Entnahme Rücklagen 26

27 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! 27