Erstellen und Senden einer Nachricht

Transkript

1 Erstellen und Senden einer Nachricht 1. Nach erfolgreicher Anmeldung am bea-system wird Ihnen die Nachrichtenübersicht Ihres Postfachs angezeigt. Um den Dialog Nachrichtenentwurf erstellen aufzurufen, betätigen Sie die Schaltfläche Erstellen A. Wurde Ihnen als Mitarbeiter auf einem weiteren Postfach nicht das Recht Nachricht erstellen zugeordnet, so ist für Sie das Erstellen einer Nachricht nicht möglich. 2. Im sich öffnenden Dialog Nachrichtenentwurf erstellen tragen Sie einen Betreff A ein. Es besteht die Möglichkeit, einen Nachrichtentext B einzutragen. Im Feld Nachrichtentyp C haben Sie die Möglichkeit, Ihre Nachricht anhand folgender Werte aus einer Dropdown-Liste zu kategorisieren: Allgemeine Nachricht Mahnantrag Testnachricht Optional können Sie ihr eigenes Aktenzeichen D oder das Aktenzeichen der Justiz E eingeben. Über die Schaltfläche Anhang hochladen F haben Sie die Möglichkeit, der Nachricht Dateien hinzuzufügen. 3. Öffnen Sie im Dialog Datei(en) auswählen den Ordner, in dem die anzuhängende(n) Datei(en) gespeichert ist (sind). Wählen Sie die Datei(en) aus und bestätigen Sie die Auswahl über die Schaltfläche Öffnen A. Seite 1 von 7

2 4. Im sich öffnenden Dialog Anhänge hochladen werden die ausgewählten Dateien in einer Liste gezeigt. Sie können eine Anhangsbezeichnung A eingeben, den Typ des Anhangs B auswählen und eine Variante der Signatur C auswählen. Im Feld Typ des Anhangs B können Sie zwischen den folgenden Möglichkeiten wählen: Wenn Sie die Option Schriftsatz wählen, müssen die Anhänge signiert werden. Ein Versenden der Nachricht ist sonst nicht möglich. (Die Schaltfläche Senden bleibt ohne Signatur eines Anhangs vom Typ Schriftsatz ausgegraut.) Wählen Sie die Option Anlage, so können Sie entscheiden, ob Sie die Anhänge signieren wollen oder nicht. Anmerkung: Das Signieren eines Anhangs kann sowohl im Rahmen des Hochladens erfolgen, als auch nachträglich in der Entwurfsansicht über die Schaltfläche Anhang signieren in der Zeile hinter dem betreffenden Anhang. Im Feld Signatur C stehen die folgenden Möglichkeiten für die Signatur von Anhängen zur Auswahl: Variante A: Sind Ihre anzuhängenden Dateien bereits signiert und möchten Sie deren bestehende Signaturen beibehalten, wählen Sie die Option Externe Signaturen verwenden. Die zugehörigen bestehenden Signaturdateien werden automatisch mit hochgeladen und sind durch die Bezeichnung Signatur gekennzeichnet. Seite 2 von 7 Sie können externe Signaturdateien mit den Dateiendungen.p7,.p7s,.p7m oder.pkcs7verwenden.

3 Weiter geht es in dieser Variante mit Schritt 5. Variante B: Möchten Sie die hochzuladenden Anhänge neu signieren, dann wählen Sie Neue Signaturen erstellen. Ggf. vorhandene Signaturdateien bereits signierter Dateien werden verworfen. Alle hochgeladenen Dateien werden im Folgeschritt signiert. Die Signaturdateien erscheinen als Anhänge mit der Bezeichnung Signatur. Weiter geht es in dieser Variante mit Schritt 7. Variante C: Möchten Sie Anhänge unsigniert hochladen, so wählen Sie die Option Keine Signaturen verwenden. Ggf. vorhandene Signaturdateien werden verworfen. Die hochgeladenen Dateien werden der ausgewählten Nachricht unsigniert als Anhänge hinzugefügt. Weiter geht es in dieser Variante mit Schritt Wählen Sie im Feld Signatur A aus der Drop-down-Liste die Option Externe Signatur verwenden und bestätigen Sie die Auswahl mit der Schaltfläche OK B um den Dialog Anhang hochladen zu schließen. Damit das bea-system bereits signierte Dateien erkennen kann, müssen die anzuhängende Datei und die zugehörige Signaturdatei im selben Datei-Ordner abgelegt sein. Ist dies nicht der Fall, wird die Option Externe Signatur verwenden ausgegraut dargestellt und ist nicht auswählbar. 6. Der Dialog Nachrichtenentwurf erstellen wird wieder angezeigt. Seite 3 von 7

4 Die zuvor hochgeladene(n) Datei(en) und die zugehörige(n) externe(n) Signaturdatei(en) wird (werden) in der Liste unterhalb des Nachrichtentexts angezeigt. Zur Unterscheidung haben Signaturdateien die Bezeichnung Signatur. Für die weitere Bearbeitung des Nachrichtenentwurfs gehen Sie bitte zu Schritt Wählen Sie im Feld Signatur A aus der Drop-down-Liste die Option Neue Signatur erstellen. 8. Nach dem Klick auf die Schaltfläche OK A wird der Dialog QES-Zertifikat für die Signatur auswählen angezeigt. 9. Wählen Sie aus der Liste das gewünschte QES-Zertifikat per Mausklick aus A und bestätigen es mit der Schaltfläche OK B. Es öffnet sich der Dialog zur Eingabe der Signatur-PIN. 10. Geben Sie im Dialog PIN-Eingabe Ihre PIN A ein und bestätigen dies mittels OK B. Für jeden zu signierenden Anhang ist die Eingabe der PIN erforderlich. 11. Der Dialog Nachrichtenentwurf erstellen wird wieder angezeigt. Die zuvor hochgeladene(n) Datei(en) und die zugehörige(n) neu erstellte(n) Signaturdatei(en) wird (werden) in der Liste unterhalb des Nachrichtentexts angezeigt. Zur Unterscheidung haben Signaturdateien die Bezeichnung Signatur. Für die weitere Bearbeitung des Nachrichtenentwurfs gehen Sie bitte zu Schritt 14. Seite 4 von 7

5 12. Wählen Sie im Feld Signatur A aus der Drop-down-Liste die Option Keine Signatur verwenden und bestätigen Sie die Auswahl mit der Schaltfläche OK B um den Dialog Anhang hochladen zu schließen. 13. Der Dialog Nachrichtenentwurf erstellen wird wieder angezeigt. Die zuvor hochgeladene(n) Datei(en) wird (werden) in der Liste unterhalb des Nachrichtentexts angezeigt. Für die weitere Bearbeitung des Nachrichtenentwurfs gehen Sie bitte zum Folgeschritt Zusätzlich zu den Anhängen können Sie auch den Nachrichtenentwurf signieren. Betätigen Sie dazu im Dialog Nachrichtenentwurf erstellen die Schaltfläche Nachrichtenentwurf signieren A. Daraufhin öffnet sich der Dialog QES-Zertifikat für die Signatur auswählen. 15. Wählen Sie einen Sicherheits-Token aus der Liste und bestätigen Sie dies über die Schaltfläche OK A. Anschließend werden Sie zur Eingabe Ihrer PIN aufgefordert. 16. Geben Sie im Dialog PIN-Eingabe Ihre PIN ein A und bestätigen dies mittels OK B. Seite 5 von 7 Nach dem Signieren kann der Nachrichtentwurf gespeichert oder versendet werden. Eine weitere Bearbeitung des Entwurfs (z.b. Änderungen, Hochladen von Anhängen) ist nun nicht mehr möglich. Hierzu müsste die Signatur des Nachrichtenentwurfs zunächst über die

6 entsprechende Schaltfläche wieder entfernt werden. 17. Um einen Empfänger anzugeben, betätigen Sie die Schaltfläche Empfänger hinzufügen A. Sie gelangen zum Folgedialog Empfänger auswählen. 18. Im Dialog Empfänger auswählen haben Sie über die Optionsschaltflächen Adressbuch A und Gesamtes Verzeichnis B die Möglichkeit, den Empfänger aus Ihrem persönlichen Adressbuch oder aus dem Gesamtverzeichnis auszuwählen. Um den Empfänger zu suchen, stehen Ihnen die folgenden Eingabefelder zur Verfügung (Genauere Angaben führen zu einem genaueren Suchergebnis): Name C Vorname D PLZ E Ort F Es müssen dabei mindestens 2 Eingabefelder ausgefüllt werden, wobei mindestens 2 Zeichen pro Eingabefeld als Suchkriterien verlangt werden. Führen Sie nach Eingabe der Kriterien den Suchvorgang über die Schaltfläche Suchen G aus. 19. Das Suchergebnis erscheint unterhalb der Suchfelder. Markieren Sie den gewünschten Eintrag via Mausklick A. Und betätigen Sie die Schaltfläche Empfänger B. Bestätigen Sie Auswahl mit OK C um den Empfänger hinzuzufügen. Seite 6 von 7

7 20. Im Dialog Nachricht erstellen betätigen Sie die Schaltfläche Senden A um die Nachricht verschlüsselt zu senden. Es wird Ihnen eine Bestätigung angezeigt. Betätigen Sie die Schaltfläche Nachrichtenentwurf schließen B, um den Dialog Nachricht erstellen zu schließen. 21. Die zuvor gesendete Nachricht wird im Ordner Gesendet A gespeichert. Seite 7 von 7