Digitale Zeiterfassung am BFW

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1 Digitale Zeiterfassung am BFW (Stand ) Die Führung von Zeitaufzeichnungen ist für alle Bediensteten verbindlich. Die digitale Stundenerfassung am BFW dient Zwecken der Kostenrechnung, Projektabrechnung, Zuordnung zu Einheiten bzw. Tätigkeiten. Sie ist zu unterscheiden von den Zeitkarten, die aus rechtlichen Gründen geführt werden müssen 1. Eintragung von Arbeitsstunden = Leistungsstunden: Eingetragen wird nur die Leistungszeit. Urlaub, Krankenstand und dergleichen wird nicht eingetragen; Dienstreisen, interne und externe Fortbildungen oder Tagungen/Klausuren jedoch schon. Die kleinste Stundeneinheit ist 0,25 Stunden. Zuerst wird die Gesamtleistungszeit eines Tages in dem dafür vorgesehenen Feld eingetragen. Jede Zeiteintragung sollte einem Kostenträger zugeordnet werden. Wenn dies nicht möglich ist, erfolgt die Zuordnung auf Kostenstellen (siehe unten). Die Mittagspause ist jener Tätigkeit zuzurechnen, welche den Großteil des Tages ausgeübt wurde. Alle Stunden werden mit einem Formular erfasst: Seite 1

2 Eine Erweiterung des Eingabeformulars um Kostenstellen oder Kostenträger kann im Benutzer-Profil vorgenommen werden (siehe unten) 2. Stammkostenstelle Am BFW ist jede/r Bedienstete einer Kostenstelle fix zugeordnet (Stammkostenstelle). Mit der Stammkostenstelle ist generell ein bestimmter Tätigkeitsbereich der Person festgelegt. Neben der Tätigkeit FACHLICH (Normalfall) können allgemeine Kostenstellen- Aufgaben bzw. Tätigkeiten im Drop-Down-Menü ausgewählt werden. Erst nach Zuordnung ( = Auswahl) können diese mit der Arbeitszeit bebucht werden. Sind diese nicht sichtbar oder soll die Anzahl der angezeigten Tätigkeiten eingeschränkt werden, kann dies im Benutzer- Profil eingestellt werden: Benutzerprofil Kostenstellen Reihenfolge der Tätigkeiten Mit Anklicken von Reihenfolge der Tätigkeiten kann die Reihenfolge festgelegt werden, in der die Tätigkeiten in der Liste (Drop-Down-Menü) des Erfassungsformulars aufscheinen sollen. Soll die Liste verkürzt werden, muss die Zahl aus dem Feld gelöscht werden. Die Tätigkeit kann zu einem späteren Zeitpunkt wieder durch Eintragen einer Zahl aktiviert werden. Seite 2

3 Grundsätzlich wird zwischen allgemeinen und speziellen Kostenstellen-Aufgaben (Tätigkeiten) unterschieden. Die Untergliederung der allgemeinen Kostenstellen-Aufgaben scheint bei (fast) allen Kostenstellen auf. Bei speziellen Aufgabenbereichen kann von der Verantwortlichen für diese Aufgabe vorab definiert werden, von welcher Kostenstelle diese Aufgabe bebucht werden darf. Sie scheinen daher nur bei den jeweiligen Kostenstellen auf. Wenn mehrere Tätigkeiten im Rahmen einer Kostenstelle am selben Tag eingetragen werden sollen, kann die Anzahl der Formularfelder für eine Kostenstelle ebenfalls in diesem Formular erweitert werden (Eingabe der gewünschten Anzahl). Hinweise zur automatischen Aktualisierung der Kostenstellen-Aufgaben: Wird systemweit eine neue Kostenstellen-Aufgabe hinzugefügt, scheint diese automatisch in der Eingabemaske im Drop-Down-Menü der Zeiterfassung auf. Endet eine Kostenstellen-Aufgabe durch Zeitablauf, wird diese ab Beendigungsdatum bei der jeweiligen Kostenstelle nur mehr grau hinterlegt angezeigt und kann ab diesem Zeitpunkt nicht mehr bebucht werden. Allerdings besteht die Möglichkeit, für eine Dauer von 8 Wochen die Arbeitszeit rückwirkend zu buchen: z.b. Ende der Aufgabe mit 1. Juni; Arbeitszeit für Mai kann noch bis 31. Juli eingetragen werden. Seite 3

4 3. fremder Tätigkeitsbereich/andere Kostenstelle Wird ein/e Mitarbeiter/in für einem anderen Tätigkeitsbereich (andere Kostenstelle) arbeiten (vorübergehende Dienstzuteilung, Aushilfe, Vertretung, etc.), sind diese Zeiten auf der anderen Kostenstelle zu verbuchen (vgl. Änderung der Stammkostenstelle Pkt. 6). Diese Buchung auf eine andere Kostenstelle sollte nur dann vorgenommen werden, wenn die fremde Tätigkeit mehr als 10 Stunden/Monat beträgt. Von jede/r Mitarbeiter/in kann die fremden Kostenstellen im Benutzer-Profil selbst ausgewählt und hinzugefügt werden: Vorgehensweise im Benutzer-Profil: 1. Menüpunkt Kostenstelle auswählen 2. Kostenstelle hinzufügen Speichern 3. Um mehrere Tätigkeiten für dieselbe Kostenstelle in der Eingabemaske auswählen zu können, muss erneut die Anzahl der Formularfelder erweitert werden (Eingabe der gewünschten Anzahl). 4. Zusätzlich kann die Reihenfolge der Kostenstellen im Formular festgelegt werden. Seite 4

5 4. Kostenträger 1. Grundsätzlich sollen Arbeitszeiten möglichst einen Kostenträger zugeordnet werden. 2. Ist eine direkte Zuordnung auf Kostenträger nicht möglich, verbleibt die Arbeitszeit auf der Kostenstelle und sollte dort möglichst genau den Kostenstellenaufgaben zugeordnet werden. Damit ein Kostenträger in der Eingabemaske aufscheint, kann er in gleicher Weise wie eine Kostenstelle im Benutzer-Profil hinzugefügt und verwaltet werden. (Benutzer-Profil Kostenträger Kostenträger hinzufügen Speichern) 5. Validierung: Die eingetragenen Arbeitsstunden sind am Ende eines jeden Kalendermonates zu validieren, spätestens am Ende eines Quartals. Die Validierung erfolgt durch die Linienvorgesetzten (I-Leiter, FAST-Leiter, Leiter/in einer zentralen Dienstleistungsabteilung). Die Validierung kann vom Vorgesetzten delegiert werden. Die Berechtigung dafür wird von Hrn. Mayr eingegeben. 6. Änderung der Stammkostenstelle: Nur bei längerer Dienstzuteilung zu einer anderen als der Stammkostenstelle (mindestens 4 Wochen) kann eine Änderung der Stammkostenstelle des Mitarbeiters/der Mitarbeiterin vorgenommen werden. Diese Anweisung der Stammkostenstellen-Änderung erfolgt von den Leitern der Einheit mittels an Hrn. Mayr. Die Lohnabrechnung wird in der Folge dauerhaft oder befristet auf die neue Stammkostenstelle erfolgen. Seite 5

6 7. Kostenstellen-Aufgaben Allgemeine Kostenstellen-Aufgaben: Folgende Aufgaben/Tätigkeiten scheinen bei allen Kostenstellen im Drop-Down-Menü (Eingabeformular) auf: Aufgabe Info KOST- Tätigkeiten FACHLICH Verwaltung, Führung, Sonstiges Weiterbildung Vorbereitung, Anbahnung von Projekten Publikationen (für wissenschaftliche Top-Journale) Gutachtertätigkeiten, Kleinaufträge Teilnahme an Arbeitsgruppen und Ausschüssen Mitarbeit an (inter-)nationalen Prozessen Betreuung von Diplomanden, Dissertanten Durchführung von Reviews oder Mitgliedschaft in Editorial Boards Erhaltung der Fachexpertise insbesondere: Teilnahme an internen Besprechungen, wie Abteilungsleiterbesprechung, Institutsbesprechungen, Institutsleitersitzungen etc., Zeiterfassung, MAInnen-Gespräch Teilnahme an internen und externen Weiterbildungen Schult man selbst einen Kollegen (v.a. IKT) bleibt dies im Rahmen der normalen fachlichen Kostenstellentätigkeit sämtliche Vorbereitungsarbeiten wie Antrag schreiben, Korrespondenz, Projektskizze erstellen u. ä. Verfassen von Publikationen in wissenschaftlichen Journalen z. B. Forest Management & Ecology, Canadian Journal of Forest Research, European Journal of Forest Research uam. sofern nicht innerhalb eines Projekt-KOTR erfasst wenn zutreffend, kann auch auf Konkrete Unterstützung des Ressorts oder Konkrete Unterstützung der forstlichen Praxis gebucht werden kleinere Aufträge, Gutachten für Externe, sofern nicht eigene KOTR für Gutachten und Tarifarbeiten verfügbar sind Externe Arbeitsgruppen und Ausschüsse, intern nur fachliche, übergreifende Arbeitsgruppen. Nicht: Projektvorbereitung Europäische Prozesse, Ministerkonferenzen, Beiträge zu UNO Resolutionen und Konventionen, z. B. Mitarbeit Nationale Biodiversitätskommission, Beiträge zu Kyoto Protokoll Sofern nicht innerhalb eines Projektes wahrgenommen z.b. Telefonat mit LFD, Literaturstudium, passive Teilnahme an Tagungen und Seminaren Seite 6

7 Spezielle Kostenstellen-Aufgaben können von dem /der Verantwortlichen definiert werden und scheinen daher nur bei diesen Kostenstellen auf: Aufgabe Dendrochronologische Datenbasis Betrieb Jahrring-Messanlage Standort- und Bodenkundliches Informationssystem Rasterelektronenmikroskopie Fernerkundung und Luftbildbearbeitung Tätigkeiten-Datenbank Abfallmanagement Layout und Druckvorbereitung Systemerhaltung Applikationsentwicklung Benutzerbetreuung IKT Leistungen für das BMLFUW Sparkling Science 2 Zertifizierung FASTs (vormals KOTR 10061) Methodenentwicklung/Methodenverbesserung Laborreinigung AG Klima Biomasseversuch Deponie Allerheiligen/Mürz UK Mid-Term-Evaluation TIS für Abfallbeauftragte nur IKT nur I 4 Info Seite 7

8 FAQ Was gehört wohin gebucht? Grundsätzlich sollen Arbeitszeiten möglichst einen Kostenträger zugeordnet werden. Ist eine direkte Zuordnung auf Kostenträger nicht möglich, verbleibt die Arbeitszeit auf der Kostenstelle. (Fallbeispiele alphabethisch geordnet) Anfrage der Praxis zu allgemeinen Fragen, Forschungsprojekten Kostenträger Kostenstellen-Aufgabe andere als Stamm-KOST Arbeiten für die Homepage od. andere Medien Arbeiten an der Homepage und anderen Medien (PR-Abteilung, IKT) KOST-Tätigkeiten FACHLICH Arbeitsmediziner (Besuch bei Arbeitsmediziner) Verwaltung, Führung, Sonstiges Arztbesuch, Bank, Vorladungen, Amtswege, Urlaub, ZA, Krankenstand, Kfz-Pauschale (d. s. 1,5 Fahrerstunden in Zeitausgleich) Betriebsausflug, Feiern (Weihnachtsfeier, Sommerfest, private Feiern) Besprechungen: Abteilungsleiterbesprechung, Institutsbesprechungen, Institutsleitersitzungen uam. Datenaufbereitung bei jeweiligem KOTR Dauerversuchsflächen: Exkursionen, Vorbereitung und Durchführung Dauerversuchsflächen: Betreuung, Revision, Standardauswertung keine Eintragung keine Eintragung Verwaltung, Führung, Sonstiges Dienststellenversammlung Verwaltung, Führung, Sonstiges 039xx Seite 8

9 Diplomandenseminare Betreuung von Diplomanden, Dissertanten Kostenträger Kostenstellen-Aufgabe andere als Stamm-KOST EDV-Servicearbeiten der IKT-MitarbeiterInnen KOST-Tätigkeiten FACHLICH Einschulung von neuen MitarbeiterInnen (gilt für beide) Verwaltung, Führung, Sonstiges EU-Abrechnung Waldschaden Expertentreffen (innerhalb Forest Focus) Expertenaustausch Fragebogen (Beantwortung externer Frage(bögen)) Freistellung für politische Funktionen ( 78 BDG) Geräteinstandhaltung KOST-Tätigkeiten FACHLICH KOST- Tätigkeiten Fachlich Inventarverantwortlichkeit einer Einheit Verwaltung, Führung, Sonstiges Jahresbericht, Arbeitsprogramm Mitarbeitergespräch Verwaltung, Führung, Sonstiges Mitarbeit in anderer Abteilung, aber in eigener Tätigkeit z.b. Tischler, nicht kostenträgerbezogen Mitarbeit in anderer Abteilung, nicht in eigenem Tätigkeitsfeld, nicht kostenträgerbezogen ÖNORM, FNA Sitzung Interne Planung / Controlling (in den einzelnen Organisationseinheiten) Publikationen im Rahmen von Projekten bei jeweiligem KOTR KOST-Tätigkeiten FACHLICH Teilnahme an Arbeitsgruppen und Ausschüssen Verwaltung, Führung, Sonstiges nur wenn mehr als 10 h p.m.: fremde KOST nur wenn mehr als 10 h p.m.: fremde KOST + KOST-Tätigkeiten Fachlich Publikationen für BFW-Praxis, Forstzeitung Publikationen (wissenschaftliche Publikationen ; außerhalb von Projekten) Wissenschaftliche Publikationen außerhalb von Projekten Qualitätssicherung: Arbeiten im bestehenden KOST-Tätigkeiten FACHLICH Seite 9

10 Akkreditierungsumfang (Audits, Berichte, Datensicherung, Überarbeitung von AWs..) Kostenträger Kostenstellen-Aufgabe andere als Stamm-KOST Reorganisation (Diskussion, Vorbereitung ) Verwaltung, Führung, Sonstiges Review Durchführung von Reviews.. Stellungnahmen für das BMLFUW Studium von Fachliteratur Erhaltung der Fachexpertise Tag der offenen Tür Tätigkeiten für Betriebsrat Teilnahme am ständigen Forstausschuss Teilnahme am ständigen Forstausschuss AG Waldschäden Teilnahme an Arbeitsgruppen und Ausschüssen KOST- Tätigkeiten FACHLICH Teilnahme an Tagungen, Seminaren, Exkursionen Erhaltung der Fachexpertise Vortrag halten od. anderer KOTR Vorbereitung von Projekten, Projektantrag erstellen, etc. Weiterbildung (interne + externe Veranstaltungen zur Weiterbildung) Wissensvermittlung an Ministerium (BMLFUW) Vorbereitung, Anbahnung von Projekten Weiterbildung Wissensvermittlung an Praxis Seite 10