Handbuch pdfmachine pdfscanmachine by Broadgun Software

Transkript

1 Handbuch pdfmachine pdfscanmachine by Broadgun Software

2 Dokumente 1:1 als versenden - mit der Broadgun - pdfmachine Eine geradezu geniale Ergänzung für jede Applikation unter Windows 95/98/ME/NT/2000 und XP! Die pdfmachine ist die perfekte Rundumlösung für alle, die häufig PC-Dokumente an Freunde, Kollegen, Kunden und Geschäftspartner verteilen. Die pdfmachine ist schnell, effektiv, einfach und kostengünstig. Kurz: Ein Muss für jeden Windows-User. Mit der pdfmachine versenden Sie ab sofort alle Ihre Computerdokumente als plattformübergreifend, aus jeder Anwendung heraus, direkt, bequem und 1:1. D.h. alle Schriften, Bilder und Formatierungen Ihres Original-Dokumentes bleiben - auch beim Empfänger - erhalten. So versenden Sie 100%-ige Kopien Ihrer Dokumente problemlos via an Kollegen, Kunden und Geschäftspartner. Und ganz nebenbei sparen Sie Fax-Gebühren und Fax- Papier. Einfach das gewünschte Dokument am PC aufrufen, als Drucker pdfmachine auswählen und die -Adresse des Empfängers eingeben - den Rest erledigt die pdfmachine. Mit der pdfmachine können Sie sogar Ihre individuellen Briefbögen hinterlegen und so, direkt aus Ihrer kaufmännischen oder technischen Software heraus (z.b. aus SageKHK, Lexware, Navision, Autocad, Nemetschek), Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen Mahnungen oder Zeichnungen versenden. Demoversion Lizenz sicher und einfach! Bevor Sie sich zum Kauf einer Lizenz für die pdfmachine entschliessen, dürfen Sie die pdfmachine natürlich ausgiebig testen. Eine kostenlose Demoversion finden Sie unter: Die pdfmachine-vollversion erhalten Sie zum attraktiven Preis ab 59.- zzgl. MwSt. Viel Spass beim Testen!

3 Funktionsübersicht Editieren von Seiten Kleinere Dateien Die Editierfunktion bietet die Möglichkeit Seiten per drag und drop anders anzuordnen, zu löschen oder zusätzliche Seiten und Dokumente hinzuzufügen. Die von pdfmachine erzeugten Dateien/E- Mailanhänge sind durch die Verwendung von PDF in der Regel wesentlich kleiner als die Originaldateien. Ein Vorteil, der Speicherplatz auf der Festplatte spart, vor allem aber den versand beschleunigt. Eingebettete Schriften Einfach & schnell Die von Ihnen im Originaldokument verwendeten Schriften werden von pdfmachine als True Type Schrift in die erzeugte Kopie eingebettet. Das bedeutet: Die Kopie kann auch dann in der Originalschrift betrachtet werden, wenn der Empfänger selbst diese Schrift gar nicht besitzt. pdfmachine ist kinderleicht in der Installation und in der Anwendung. Wenn Sie wissen wie Sie ein Dokument von Ihrem PC aus drucken, dann können Sie pdfmachine bereits bedienen. Einfach das gewünschte Dokument öffnen und auf dem virtuellen Drucker pdfmachine ausdrucken fertig! Office Integration Ab der Version 8.6 steht Ihnen eine Office Integration zur Verfügung, d.h. alle Einstellungen lassen sich direkt aus der gerade von Ihnen benutzten Software heraus bedienen. Plattformübergreifend Das PortableDocumentFormat (PDF) ist eine Entwicklung der internationalen Softwareschmiede Adobe. PDF hat sich in den letzten Jahren als plattformunabhängiges Format zu einem Standard entwickelt, der sich in allen verbreiteten Rechnerwelten (z. B. Windows / Linux / Unix / Mac) durchgesetzt hat. Der Vorteil: Mittels PDF können Nutzer unterschiedlicher Rechner/Betriebssysteme Computerdokumente völlig problemlos miteinander austauschen.

4 Mail-Integration Dokumenteneigenschaften pdfmachine verfügt über eine volle Windows MAPI-Unterstützung, sodass z. B. Outlook, OutlookExpress, Lotus Notes oder Netscape problemlos von pdfmachine angesprochen werden können. Der Versand Ihrer Dokumente per wird dadurch zum echten Kinderspiel. Komfortabel & intuitiv! Das Archivieren und Wiederfinden von digitalen Dokumenten in Archiv- und Dokumentenmanagement Systemen wird in Zukunft eine immer wichtigere Rolle spielen. Mit der pdfmachine sind Sie heute bereits hierfür gerüstet, da Sie den erzeugten PDF Dateien Suchkriterien mitgeben können, die das Wiederfinden ermöglichen. Wasserzeichen Dokumente können mit einem Wasserzeichen hinterlegt werden. Denkbare Wasserzeichen wären z. B. Ihr Firmenlogo oder Hinweise (z. B «Vertraulich!», o.a.) für den Empfänger. Virtuelles Briefpapier Eines der elegantesten Features der pdfmachine ist die Möglichkeit, das individuelle Briefpapier Ihres Unternehmens zu hinterlegen. Auf diese Weise lässt sich Ihre komplette Korrespondenz per abwickeln. Vom Angebot bis zur Rechnung, alles auf den Geschäftsbriefbögen Ihrer Firma, per optisch sauber und seriös! Mehrere Dokumentenseiten auf einem Blatt zusammenfügen Mit dieser Funktion führen Sie mehrere Seiten eines beliebigen Dokumentes auf einem Blatt zusammen. Dies erleichtert z.b. die übersicht bei Dokumenten mit vielen Seiten, kann aber auch dazu führen sehr grosse Dokumente zu komprimieren. Das macht besonders Sinn, wenn Sie ein Archivprogramm nutzen, indem Sie Ihre Dateien ablegen. Parameterübergabe Die komfortable Bedienung der pdfmachine wird durch die Funktion der Parameterübergabe ergänzt. Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Bestellungen, Rechnungen etc. lassen sich ohne Eingriff mit dieser Möglichkeit direkt aus z.b. einer Warenwirtschaft versenden. Dabei werden die Adresse, der Betreff oder der Dateiname von der Warenwirtschaft übergeben.

5 Beschreibung pdfmachine So einfach funktioniert die pdfmachine 1. Dokument öffnen Öffnen Sie ein Dokument aus einem beliebigen Programm, welches gedruckt werden soll. 2. Drucken des Dokuments Wählen Sie aus dem «Datei» Menü «drucken». 3. Druckertreiber auswählen Wählen sie den Drucker «Broadgun pdfmachine» und klicken Sie auf «OK», bzw. auf «Drucken». 4. PDF Datei Vorschau mit Optionsauswahl Es öffnet sich das abgebildete Fenster mit der Vorschau der bereits erzeugten PDF Datei im A- dobe Acrobat Reader. Den Reader erhalten Sie kostenlos im Internet.

6 Speichern unter Dialog zum speichern der PDF Datei wird geöffnet. Senden Ihr -Programm mit angehängter PDF Datei wird geöffnet. Die PDF Datei erhält einen Dateinamen der aus dem Dokument ermittelt wird. Editieren Hier haben Sie die Möglichkeit Seiten per drag und drop anders anzuordnen, zu löschen, zu drehen oder

7 zusätzliche Seiten und Dokumente hinzuzufügen. Auch fügen Sie an dieser Stelle Ihre Lesezeichen ein. Optionen Hier können Sie die Einstellungsmöglichkeiten der pdfmachine vornehmen. Registrierung der pdfmachine Damit Sie über die volle Funktionalität der pdfmachine verfügen, benötigen Sie einen Lizenzkey. Sie erhalten diesen Key nach der Bestellung bei Broadgun Software per zugeschickt. Den Lizenzkey kopieren Sie dann bitte in das weisse Feld.

8 Konfiguration/Einstellungen Hier können Sie die Grundeinstellungen der pdfmachine individuell vornehmen. Konfiguration Optionen Einstellungen vom Dateinamen der PDF Datei. Speicher Einstellungen Auswahl Dokumenten-Titel als Dateiname verwenden Vorgegebenes Verzeichnis und Dateiname werden verwendet Dokumenten-Titel als Dateiname verwenden Beschreibung Dateieingabe wird angefordert. Die vorgegebenen Einstellungen werden benutzt. Die Dateien werden ohne Nachfragen überschrieben. Benutzt den Dokumenten Titel als Dateiname. Die Datei wird im vorgegebenen Verzeichnis erstellt. Dokumenten-Titel als Dateiname verwenden und Dialog anzeigen Wie beim Punkt vorher nur wird noch ein Dialog angezeigt. Voreinstellung Verzeichnis Voreinstellung Dateiname Drucker Auflösung Grafik Auflösung JPEG Qualität Anhängen Vorgegebenes Verzeichnis wo die PDF Dateien abgespeichert werden. Der Dateiname der benutzt wird. Geben Sie die gewünschte Drucker Auflösung ein. Geben Sie die gewünschte Grafik Auflösung ein. Geben Sie die gewünschte Bild Komprimierung ein. Mit dieser Funktion ermöglicht die pdfmachine auf direktem Weg unterschiedliche Ausdrucke aus unterschiedlichen Programmen (z.b. Text im MS Word und Tabelle aus MX Excel) in einer PDF Datei zusammen zu führen. Erkennbar an der Anzahl der Seiten innerhalb der PDF Datei. Einstellungen für gemeinsame Drucker speichern

9 Sicherheit pdfmachine unterstützt PDF Verschlüsselungen bis 128 bit. Das entspricht der Sicherheit von Internet Banking. Durch die Eingabe von Passwörtern und individuellen Rechte- Vergaben schränken Sie die Verwendung des Dokumentes darüber hinaus ein. Text Wasserzeichen Hier können Sie ein einfaches diagonales Text Wasserzeichen hinterlegen und gestalten. Wichtig! Diese Option funktioniert nur in der registrierenden Version!

10 PDF Briefpapier Diese Option ermöglicht Ihnen Ihr eigenes Briefpapier als digitales Dokument im PDF Format zu hinterlegen. Das macht besonders Sinn, wenn Sie per schnell, einfach und kostengünstig z.b. Ihre Briefe Angebote oder auch Rechnungen etc. auf dem Firmenbogen versenden wollen.

11 So funktioniert es: Sie haben mit Sicherheit in einem beliebigen Programm Ihr Briefpapier gestaltet. Jetzt drucken Sie diese Vorlage einfach auf der pdfmachine aus und speichern die nunmehr als PDF Datei vorliegende Briefpapier Vorlage ab. Jetzt aktivieren Sie die Briefpapier-Funktionalität durch das Häkchen und wählen dann das gerade erzeugte Briefpapier aus. Ab sofort werden alle von Ihnen erzeugten Druckergebnisse das Briefpapier als Hintergrund zeigen.

12 Dokumenteneigenschaften An dieser Stelle geben Sie der PDF Datei sog. Indexfelder mit. Das sind z.b. Namen der Autoren, bestimmte Themen oder beliebige Stichwörter. Sie erleichtern Ihnen später das Wiederfinden Ihrer Dokumente in einem Archiv oder Dokumentenmanagement System. Bei Fragen hierzu wenden Sie sich gerne an uns. N-Up / Mehrere Dokumentenseiten auf einem Blatt zusammenfügen Mit dieser Funktion führen Sie mehrere Seiten eines beliebigen Dokumentes auf einem Blatt zusammen. Dies erleichtert z.b. die übersicht bei Dokumenten mit vielen Seiten, kann aber auch dazu führen sehr grosse Dokumente zu komprimieren.

13 Deinstallation der pdfmachine Schliessen Sie alle aktiven Anwendungen und führen Sie in der Programmsteuerung unter dem Menüpunkt <<Broadgun Software>>, <<Deinstallation pdfmachine>> aus. Parametersteuerung Diese Funktionalität richtet sich an Personen, die im Umgang mit Computersystemen Erfahrung haben. Bei Fragen stehen wir Ihnen auch per zur Verfügung: Wie benutze ich die Parameter Steuerung aus meiner Anwendung?

14 Anwendungsbeispiele : Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Bestellungen, Rechnungen etc.. direkt aus der Warenwirtschaft ohne Eingriff versenden. Die Adresse, Subject, body, Dateiname werden von der Warenwirtschaft mit übergeben. Komplette Integration in selbst erstellte Software. Nach folgenden Steuerzeichen wir gesucht : Anfang #_ Ende _# Folgende Befehle können parametriert werden: NextAction SaveFilenameAction DefaultSaveFilename To CC BCC pdftemplateorgpath pdftemplateenable pdftemplateontop pdftemplate Watermark watermarkfontname watermarkfontsize DocInfoEnable DocInfoTitle DocInfoAuthor DocInfoSubject DocInfoKeywords DocInfoCreator DocInfo Producer DocInfoCreationDate DocInfoModDate DocName UserConfirm AttachmentName AutomatedMapiSend Beispiel: Das folgende Beispiel erzeugt eine pdf Datei Rechnung 545.pdf und Empfänger info@broadgun.de. #_ to #_ subject Rechnung Nr. 545 _# #_ docname Rechnung 545.pdf _# #_ body Hallo, anbei eine Rechnung. Mit freundlichen Grüßen Broadgun _# Der body kann auch mit einer Besonderheit gesteuert werden. Beispiel #_ _# Hier wird als body die Datei c:\text.txt eingefügt.

15 Tipp! Damit die Steuerzeichen nicht im Dokument erscheinen setzen Sie die Schriftfarbe auf weiss. Ein anderer Weg ist die Steuerzeichen auf einer separaten Seite zu platzieren. Befehle zur Steuerung der pdfmachine Controls the filename of the resulting PDF file. Valid Description Values 0 The user is prompted for filename. 1 Use the values for "DefaultSaveDir" and "DefaultSaveFilename" to generate a file name. This file will be overwritten without any prompting. SaveFilenameAction 2 Use the document title for the filename. The file will be saved in the "DefaultSaveDir" directory. The document title is obtained from the pdocname member of the DOC_INFO_1 print job structure. This gives developers the opportunity to control the filename programm atically. Note that is value may be automatically converted into a legal filename if it contains illegal filename characters. 3 Same as '2' and also display the 'wait' dialog box with the gear animation. 4 Generate a random filename in the "DefaultSaveDir".. DefaultSaveDir DefaultSaveFilename The directory that is used to place the file when "SaveFilenameAction" is equal to 1 or 4. The default filename that is used when "SaveFilenameAction" is equal to 1. Controls what happens after the PDF file has been generated. Valid Action Values 0 Display the small "What do you want to do next" dialog. NextAction 1 Do nothing. No next action takes place. 2 Launch default PDF file viewer. 3 Execute the command line that is defined by the registry value "ExecCmdLine". 4 Send

16 When "NextAction" is equal to 3, this is the command that is executed. It may contain a string such as "%s" which will be substituted with the full path of the generated PDF file. ExecCmdLine e.g. ExecCmdLine = c:\winnt\notepad.exe "%s" This would launch the notepad.exe program upon completion of file generation. The notepad program would open the PDF file. If set provide default values for the default mail client when it is launched. If the first character is an '@' then the rest of the text is taken to be a filename and the text is read from the file. To e.g if the " Body" value was "@c:\body.txt" then the file c:\body.txt would be read in and this would be placed in the body of the . For the TO, CC, BCC address fields, several addresses may appear if the addresses are comma or white space separated. Some applications require the "SMTP:" prefix on mail addresses to send SMTP style mail. CC BCC Subject Body UserConfirmAttachmentName AutomatedMapiSend pdftemplateenable pdftemplateontop pdftemplateorgpath sd_enabled sd_keylen When an is to be sent, this value is used. When an is to be sent, this value is used. When an is to be sent, this value is used. When an is to be sent, this value is used. If set to 1, then the user is prompted for the attachment name prior to sending an . If set to 1 and a To entry is present, then the is sent automatically, without user intervention. If set to 1, PDF stationery is enabled. If set to 1, PDF stationery is after the page contents. If set to 0, PDF stationery is draw first. The full path of the PDF file that is to be used as stationery. e.g c:\tmp\draft.pdf If set to 1, security is enabled. set to either 5 for 40 bit encryption, or 16 for 128 bit encryption.

17 Installation mehrerer pdfmachine-druckertreiber mit unterschiedlichen Optionen Damit Sie z.b. unterschiedliche Briefbögen und Hintergründe nutzen oder automatisiert verschlüsselte Dokumente erzeugen können, ohne wiederholt Änderungen an den Einstellungen der pdfmachine vorzunehmen, ist es sinnvoll die nachfolgenden Schritte auszuführen. Folgende Möglichkeit gibt es um mehrere Druckertreiber zu installieren: 1. Laden Sie sich die pdfmachine.exe aus dem Internet herunter. Sie finden die Version unter 2. Entpacken Sie die pdfmachine in ein temporäres Verzeichnis. Mit Winzip oder ähnlichen Programmen. 6. Nun führen Sie aus Ihrem temporären Pfad folgen Befehl aus : 7. bgssetup.exe addport printer= pdfmachine Drucker 2. Wobei pdfmachine Drucker 2 der Name des Druckertreibers ist. 3. An Computern an denen die pdfmachne nicht installiert ist, führen Sie dann aus Ihrem temporären Pfad folgenden Befehl aus: 4. bgssetup.exe printer= pdfmachine Drucker 1.,wobei pdfmachine Drucker 1 der Name des Druckertreibers ist. 8. Es wird ein Druckertreiber mit den Name pdfmachine Drucker 2 installiert. 9. Für weitere Druckertreiber führen Sie Schritt 4 wieder aus. 5. Es wird ein Druckertreiber mit dem Namen pdfmachine Drucker 1 installiert.

18 Zusatzmodul pdfscanmachine Die pdfscanmachine ist ein einfaches Zusatzmodul zur pdfmachine, mit dessen Hilfe bereits beim Scannen von Papiervorlagen PDF Dateien erzeugt werden. pdfscanmachine wird aus der Programmsteuerung gestartet. Wählen Sie hierzu <<Programme>> <<Broadgun Software>> und folgen Sie den Anweisungen. Stand Oktober 2003