strategische steuerung in der gemeinde erfahrungen der gemeinde bassersdorf

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1 strategische steuerung in der gemeinde erfahrungen der gemeinde bassersdorf 1

2 präsentation ziele 1. Einbindung von Behörden mit selbstständiger Verwaltungsbefugnis in das strategische Steuerungssystem einer Gemeinde 2. Mögliche Lösungsansätze auf heutiger gesetzlicher Grundlage am Beispiel der Gemeinde Bassersdorf 3. Auswirkungen des neuen Gemeindegesetzes 2

3 ausgangslage kurzporträt bassersdorf _ Einwohner _ Bevölkerungswachstum: 21,7% (letzte 5 Jahre) _ Steuerfuss 99% _ Einheitsgemeinde seit 2006 _ Gemeinderat (7 Mitglieder), Schulpflege (9), Sozialbehörde (7) _ Diverse unselbstständige Kommissionen, u.a. Bau-, Planungsund Werkausschuss sowie Liegenschaftenausschuss 3

4 strategische steuerung bisher bildung f + l g + k präsidiales sicherheit soziales bau + werke (z.b.) legislaturziele legislaturziele legislaturziele legislaturziele legislaturziele legislaturziele legislaturziele projekte + aufgaben projekte + aufgaben projekte + aufgaben projekte + aufgaben projekte + aufgaben projekte + aufgaben projekte + aufgaben 4

5 strategische steuerung erkenntnisse 1. Ressortübergreifendes Denken und Handeln gering ausgeprägt 2. Kommissionen mit selbstständigen Verwaltungsbefugnissen nicht eingebunden 3. Enge Koppelung zwischen Ressortvorsteher und Abteilungsleitung erschwert Trennung von strategisch und operativ erschwert abteilungsübergreifende Zusammenarbeit 4. Geringer zeitlicher Fokus (4 Jahre/Legislatur) 5. Starker Abteilungsfokus erschwert in der Verwaltung übergreifendes Denken und Handeln in Prozessen 5

6 modell bassersdorf strategische steuerung Ausgangslage Problematik Lösungsansatz Gemeinderat und Kommissionen sind auf "gleicher Augenhöhe" (gleiche Rechte/Pflichten) Kommissionen steht es offen, sich am Prozess der stärkeren Trennung von operativer + strategischer Ebene zu beteiligen. Gemeinderat kann ein einheitliches Steuerungssystem nicht "verordnen" Kommissionen müssen Schwerpunkte nicht aus den Stossrichtungen des Gemeinderats ableiten Stossrichtungen können widersprüchlich sein Stossrichtungen werden auf Stufe der Präsidenten inhaltlich überprüft und konsolidiert. 6

7 modell bassersdorf budget + finanzplanung Ausgangslage Finanzplanung + Budgetierung muss letztlich in einem Finanzplan und einem Budget vereinigt werden. Kommissionen mit selbstständigen Verwaltungsbefugnissen geniessen eigene Budgethoheit Problematik Uneinheitliche Aufgaben- und Finanzplanungssysteme Eigeninteresse liegt oft über dem Gesamtinteresse Lösungsansatz Gemeinsame, einheitliche Budgetrichtlinien verabschieden 7

8 modell bassersdorf operative steuerung Ausgangslage Abteilungen arbeiten sowohl für Gemeinderat als auch für Kommissionen mit selbst. Verwaltungsbefugnis Problematik Keine allgemeingültige Weisungen für Verwaltung möglich Uneinheitliche Verwaltungsorganisation, hoher Koordinationsaufwand, Intransparenz, komplizierte Entscheidungswege, Abgrenzungsprobleme Lösungsansatz Aufgaben, Projekte werden mit einheitlichen Hilfsmitteln, Instrumenten geplant und überwacht 8

9 1. Die Gemeinde Bassersdorf greift den Trend der wachsenden Anzahl PendlerInnen auf und positioniert sich als wohnliche Gemeinde mit einem intakten Gemeindeleben. 2. Die Gemeinde Bassersdorf greift den Trend der zunehmenden Digitalisierung auf und nutzt ihn positiv zur Schaffung einer bürgernahen Behörde. AB XY QS UV Frequentierung Dorfplatz als Treffpunkt Beschaffungskosten Verwaltung Fläche Naturschutzgebiete mind. 300 h im Jahr höchstens xy CHF / Jahr mindestens xy Hektar Mitarbeiterumfrage zur mindestens 70% Zusammenarbeit sehr zufrieden mind. 400 h im Neugestaltung Dorfplatz y Jul 10 Jahr höchstens xy koordinierte Beschaffung x Dez 10 CHF / Jahr mindestens xy Zonen ausweisen z Sep 10 Hektar mindestens 80% sehr zufrieden reglemässiger Infolunch mit Kurzpräsentationen aus a Mai 10 allen Abteilungen Politisch-strategische Ebene Stossrichtungen GR Ressortübergreifend, inhaltsähnlich Behördenspezifisch Perspektiven Strategy Map: Zielsystem Mögliche strategische Positionierung Bürger Finanzen Prozesse Potentiale / Mitarbeitende Attraktiver Dorfkern Verwaltungs-strategische Ebene (GL) Familientaugl. Angebote Naturschutz- und Naherholungsgebiete sichern Kulturelle Anlässe organisieren Trägerschaft für Betreuung Kleinkinder sichern Strategy Map und BSC Verwaltungsintern identifizierte Handlungsbedarfe (aus Stärken- /Schwächenanalyse) Beispiel Ziele unterstützen einander von unten nach oben Bürgertaugliche Attraktiver Steuerfuss Öffnungsz eiten Einfache, bequeme Leistung im Internet Kosten senken im Einkauf der Verwaltung Zusammenarbeit der Abteilungen stärken 13 Jedes Ziel wird mittels Messgrössen und Projekten weiter konkretisiert und kann so in der Realisierung von der Verwaltung und dem Gemeinderat überwacht werden Beispiel einer Balanced Scorecard (Auszug) Strategisches Ziel Attraktiver Dorfkern. Kostenreduktion. Naturschutzgebiete sichern. Zusammenarbeit Abteilungen ausbauen. Zielwert Massnahmen/ 2011 Projekte Effektive Gemeinde- Organisation aufbauen Ziel- VerantwortlicheR Ist-Wert-Reporting (Geschäftsleitung) Messgrösse Zielwert Quartal 1 Quartal 2 Q 3 Q 4 Meilensteine Budget operative Ebene (Abteilungen) Massnahmenpläne auf Abteilungsebene z.b. Abt. Bildung Aus Stossrichtung Sozialbehörde v w x Abteilungsspezifische Anforderungen aus laufendem Betrieb Abteilungsspezifisch y z Aus behördenspezifischen Stossrichtungen abgeleitete Projekte, Massnahmen für jeweilige Abteilung Behörden-spezifisch Finanzplan Budget Schulpflege A B C operative Ebene (Schulleitung) Behörden-spezifisch, nicht abteilungsrelevant D E 9

10 strategische steuerung heute fazit 1. Grosser Koordinationsaufwand für Behörden und Verwaltung 2. Abhängig vom Willen zur Zusammenarbeit zwischen Gemeinderat und Kommissionen mit selbstständiger Verwaltungsbefugnis 3. Verlust von Synergien Gemeinderat, Schulpflege und Sozialbehörde Bassersdorf haben sich für ein "Miteinander mit gleichen Kompetenzen" statt ein "Nebeneinander mit gleichen Kompetenzen" entschieden 10

11 neues gemeindegesetz modell 1. Kommissionen sind dem Gemeinderat untergeordnet handeln gemäss Vorgaben des Gemeinderats ersetzen Gemeinderat bei Entscheiden, die politisch/strategisch sind oder grosses Ermessen erfordern 2. Verwaltungsangestellte entscheiden Aufgaben im Rahmen der Rechtsanwendung handeln gemäss Vorgabe der Behörde (Gemeinderat / Kommissionen) 11

12 neues gemeindegesetz auswirkungen 1. Ermöglicht eine einheitliche strategische Führung weg vom "Gärtlidenken" und von Partikularinteressen 2. Vereinfacht Behördenstruktur weniger Nahtstellen, geringerer Koordinationsaufwand 3. Sinnvolle Aufteilung der Aufgabenerfüllung auf Kommissionen und Verwaltungsangestellte massgeschneiderte Lösungen möglich 12

13 neues gemeindegesetz auswirkungen Politisch-strategische Ebene Verwaltungsstrategische Ebene operative Ebene (Abteilungen) Politische Stossrichtungen Gemeinderat Konkretisierung der politischen Stossrichtungen Operative Umsetzung durch Verwaltung Finanzplan Budget Kommissionen mit Entscheidungsbefugnissen Kommissionen mit Entscheidungsbefugnissen Verwaltungsangestellte mit Entscheidungsbefugnissen 13