Netzlaufwerk-Verbindung auf den Server se-1ug w2k.makro.privat. im Computerraum für die Daten der Chemikaliendatenbank

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1 Netzlaufwerk-Verbindung auf den Server se-1ug w2k.makro.privat im Computerraum für die Daten der Chemikaliendatenbank Verwendung nur für geschäftliche Belange, ablegen oder Missbrauch durch private Daten ist untersagt! Laufwerk enthält folgende Daten: Daten der Chemikaliendatenbank Zugriff: Vom Uni Netz aus und von zu Hause wie VPN und RAS. Bei Nutzung von RAS muss zuvor der VPN Client auf dem PC/Laptop installiert werden. Zugriff sollen haben: Alle Angestellten/Mitarbeiter von der Makro und FMF, Admin: Server Harald Bartholomä, Chemdb Access File Svetlana Ikkes/Folke Tölle Installation Anleitung: 1. Verbindung herstellen via Netzlaufwerk: ( \\ \Datenbank\ ) 2. Benutzer: chemdb01 Passwort: dbch_10f p.s Häkchen sind jeweils optional!

2 Step2. Die Datenbank chemdb auf dem PC installieren. 1. Den Ordner ChemDB212 auf den PC kopieren (vom Netzlaufwerk) 2. Ausführen der Anwendung setup, (Standard) 3. 4.

3

4 Starten der erstellten Verknüpfung auf dem Desktop 12. Falls diese Meldung erscheint auf öffnen klicken

5 13. Starten der gewünschten Option Datenbank benutzen Datenbank durchsuchen und bearbeiten Neue Einträge zur Datenbank hinzufügen Aktuelle Ansicht drucken Alphabetisch sortierte Übersichtstabellen für ein Labor/ einen Schrank drucken bzw. als Tabelle anzeigen lassen Datenbank schließen Zurück zum Hauptmenü

6 Mit dem Datensatzmarkierer links an der Tabelle können ein oder mehrere Datensätze ausgewählt und kopiert oder gelöscht werden Mit dem Suchen Fenster werden alle Einträge nach einem bestimmten Stichwort durchsucht. Beim Drücken der Enter Taste springt der Cursor zum nächsten Suchergebnis. Mit dem kleinen Pfeil neben den Spaltenüberschriften kann auf jede Spalte ein Textfilter angelegt werden. So können z.b. alle Einträge der Datenbank angezeigt werden, deren Name chlor enthält. Durch Filter löschen aus Name wird wieder die ganze Datenbank angezeigt

7 Neue Einträge zur Datenbank hinzufügen Alle Einträge in diesem Fenster werden sofort gespeichert. Bei Fehleingaben ist es am einfachsten, mit dem Button die große Datentabelle zu öffnen, dort mit dem Datensatzmarkierer (siehe Datenbank durchsuchen und bearbeiten) die fehlerhaften Einträge zu markieren und zu löschen. Alternativ besteht auch die Möglichkeit, in diesem Formular durch die Einträge in der Reihenfolge ihrer Eingabe zu blättern und dann Änderungen an den Einträgen vorzunehmen Blättern zwischen den Einträgen in der Reihenfolge der Eingabe Labor Nummer und Hälfte, sowie der Name des verantwortlichen Ansprechpartners werden aus Tabellen ausgewählt. Sollte ein Eintrag in der Auswahltabelle fehlen, kann er durch den Button hinzugefügt werden Neuen, leeren Eintrag hinzufügen Über jedes dieser Felder wird die eingegebene Nummer bzw. der Name in einer Tabelle nachgeschlagen. Wird ein passender Eintrag in der Tabelle gefunden, so werden die Felder Name der Substanz, Link zu MSDS, CAS und ZVG automatisch ausgefüllt. Sollte kein entsprechender Eintrag in der GESTIS-Datenbank vorhanden sein, müssen die Daten manuell eingetragen werden. Daher sollte als erstes hier die CAS-Nr (oder eine der anderen Nummer) eingetragen werden, um zu sehen, ob ein Eintrag vorhanden ist (das spart dann Arbeit). Erst danach sollten die fehlenden Felder ausgefüllt werden.

8 Kopiert den aktuellen Eintrag vollständig und fügt ihn neu an die Datenbank an. (Nützlich, wenn gleiche Chemikalien mehrfach vorhanden sind) Erstellt einen neuen Eintrag, kopiert aber Labor, Laborhälfte, Schrank und Ansprechpartner zur schnelleren Eingabe mehrerer Chemikalien des gleichen Labors und Besitzers. Sollte ein automatischer Link zum MSDS über die CAS-Nr nicht möglich sein, kann hier manuell ein Internet- Link oder über die unteren Button ein Link auf eine Datei auf dem Server erfolgen. Details zur Verlinkung auf Dateien werden beim Drücken der?-button angezeigt Der Index ist der Name der Substanz, bzw. die ersten Buchstaben des Namens ohne vorangestellte Zahlen oder Sonderzeichen. Er dient zur alphabetischen Sortierung in den gedruckten Listen. Dieses Feld bitte immer ausfüllen. (Dieser Index hat nichts mit dem Index zu tun, der oben nachgeschlagen werden kann) Inventurmodus Die Inventur muss in vier Schritten durchgeführt werden. Hierbei gibt es irreversible Schritte, die unbedingt in der richtigen Reihenfolge durchgeführt werden müssen! Schritt 1. Die Dateien für ein Labor werden aus der Onlinedatenbank auf dem Server kopiert und liegen dann lokal auf dem entsprechenden Rechner als Inventurliste vor. Bei diesem Schritt werden die Daten auf dem Server noch nicht verändert Schritt 2. Jetzt kann die eigentliche Inventur durchgeführt werden. Vorhandene Chemikalien können markiert werden und neue hinzugefügt werden (über das rechte Fenster analog zum Anfügen neuer Chemikalien). Alle Änderungen passieren lokal auf dem verwendeten Rechner. Dieser Vorgang kann beliebig unterbrochen und später fortgeführt werden. Schritt 3. Wenn die Inventur vollständig ist (auf keinen Fall vorher, sonst werden alle noch nicht markierten Einträge gelöscht) muss die Onlineliste aktualisiert werden. Dabei wird automatisch alles gelöscht, was nicht als vorhanden markiert ist. Dann werden alle Einträge in der Onlineliste gelöscht und durch die Einträge der Inventurliste ersetzt. Schritt 4. Wenn alles ordnungsgemäß verlaufen ist, muss die Inventurliste gelöscht werden. Das ist irreversibel! Das Löschen muss erfolgen, bevor eine neue Inventurliste erstellt wird.

9 Öffnet eine vollständige Tabelle, die alle Daten in der Inventurliste zeigt. Das kann z.b. benutzt werden, um auch nach einer Inventur noch manuell MSDS-Links einzufügen Alle Einträge der Inventurliste als vorhanden, bzw. nicht vorhanden markieren. ACHTUNG: nur vor Beginn der Inventur betätigen, andernfalls gehen die Ergebnisse der Inventur verloren! Aktualisiert die angezeigte Inventurliste. Z.B. werden Einträge, die über das rechte Fenster neu erzeugt wurden, erst nach der Aktualisierung in der Inventurliste angezeigt. Auch wenn die neuen Einträge in diesem Fenster nicht angezeigt werden, sind sie dennoch in der Tabelle gespeichert. Bedienung analog zu Neue Einträge zur Datenbank hinzufügen Blättern zwischen den Einträgen in der Reihenfolge der Eingabe Magazin Neu bestellte Chemikalien werden vom Magazin in die Datenbank eingetragen und erhalten den Standort Magazin. Dieser Button ermöglicht das Anzeigen von eingetroffenen Waren für einen bestimmten Besteller (Vollständiger Name analog zur Auswahlliste bei den neuen Chemikalien muss eingegeben werden). Wird * in das Namensfeld getippt, so werden alle im Magazin angekommenen Chemikalien angezeigt. Nachdem Chemikalien abgeholt wurden ist der Besteller dafür verantwortlich, den aktuellen Standort der Chemikalien (Labor, Laborhälfte, Schrank) zu ändern. Diese Änderung kann direkt in der Tabelle erfolgen, die durch diesen Button geöffnet wird.

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