Qualitätsmanagementhandbuch QMH Version A 07/2009

Transkript

1 Einleitung Die Firma S&W Eloxal besteht seit 10 Jahren und beschäftigt etwa 12 Mitarbeiter. Das Unternehmen ist auf das Veredeln von Aluminiumkleinteilen spezialisiert. Die wichtigsten Kunden sind im Bereich der Luftfahrt, Zahntechnik sowie Automobiltechnik. S&W versteht sich als ehrlicher und fairer Partner für Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten und Gesellschaft. Branchenführer in Servicequalität IST DIE VISION DES UNTERNEHMENS Hohe Qualität der Organisation und folglich der behandelten Produkte ist eine Grundvoraussetzung unseres Erfolges und stellt für uns eine grundsätzliche Aufgabe in allen Bereichen der Organisation und der Leistungserstellung dar. Deshalb arbeiten wir gemäß unserem Leitspruch: Wir begeistern unsere Kunden durch Service Qualität und Perfektion. Die Kapitelüberschriften dieses Qualitätsmanagement-Handbuches sind nach den beschreibenden Elementen der DIN EN ISO 9001:2008 gegliedert, weshalb im Kapitel 4 begonnen wird. Basis zur Zertifizierung ist die DIN EN ISO 9001:2008. Auf Prozessanweisungen oder sonstige Dokumente mit unterstrichener Bezeichnung kann direkt zugegriffen werden. Dateiname: Ersteller: Ausgabedatum: Seite 1 von 16

2 4. Qualitätsmanagementsystem 4.1. Allgemeines Das Qualitätsmanagementsystem nach DIN EN erstreckt sich auf die Bereiche Veredelung von Aluminium Kleinteilen. Ausschlüsse: S&W betreibt keine eigene Produktentwicklung, weshalb Kapitel 7.3 Entwicklung nicht zur Anwendung kommt. Dieser Ausschluss beeinträchtigt nicht die Konformität mit der Norm. Als Grundlage für die Erfüllung der Anforderungen der Norm wurden die Prozesse von S&W analysiert und in Prozessanweisungen dargestellt. Kernprozesse im Unternehmen sind: Eloxalprozess Analysenprozess Wasseraufbereitung. Die Firma S&W Eloxal lenkt und steuert alle qualitätsrelevanten Prozesse in Form von Prozessanweisungen und bei Bedarf mit Arbeitsanweisungen. Diese Vorgehensweise soll gewährleisten, dass die Konformität der Produkte und/oder Dienstleistungen laut den Vorgaben des Kunden gegeben ist. Die Ausarbeitung der Prozessdokumentation durch den jeweiligen Verantwortlichen in Zusammenarbeit mit dem QMB ist an die Organisation angepasst. Je nach Bedarf ist die Dokumentation den jeweiligen Mitarbeitern zugänglich Dokumentationsanforderungen Qualitätsmanagementhandbuch Dieses Qualitätsmanagementhandbuch wurde nach den Anforderungen der DIN EN ISO 9001:2008 erstellt und nach den Hauptkapiteln (erste und zweite Ebene) dieser Norm gegliedert. Die Verteilung des Qualitätsmanagementhandbuches erfolgt nach der Prozessanwendung Lenkung von Dokumenten und Aufzeichnungen. Im Qualitätsmanagementhandbuch wird auf Prozessanweisungen verwiesen Lenkung von Dokumenten Die Firma S&W Eloxal hat in der Prozessanweisung Lenkung von Dokumenten und Aufzeichnungen die Prozesse zur Lenkung der für das Funktionieren des QM-Systems erforderlichen Dokumente festgelegt. Diese stellen sicher: a) dass Dokumente vor ihrer Freigabe bezüglich ihrer Angemessenheit genehmigt werden; b) dass Dokumente überprüft, nach Bedarf aktualisiert und neu genehmigt werden; c) dass die Dokumente in der gültigen Fassung an den Orten verfügbar sind, wo für das Funktionieren des QM-Systems wesentliche Tätigkeiten ausgeführt werden; Dateiname: Ersteller: Ausgabedatum: Seite 2 von 16

3 d) dass veraltete Dokumente aus allen Ausgabestellen und Einsatzorten entfernt oder anderweitig gelenkt werden, um deren unbeabsichtigten Gebrauch zu verhindern; e) dass sämtliche veraltete Dokumente, die zu rechtlichen oder zu Dokumentationszwecken aufbewahrt werden, auf geeignete Weise gekennzeichnet sind. Dokumente müssen lesbar sowie leicht identifizierbar und wieder auffindbar sein Lenkung von Aufzeichnungen Es werden für die Firma S&W Eloxal geeignete Qualitätsaufzeichnungen geführt, um die Einhaltung der Forderungen und das wirksame Funktionieren des QM-Systems nachzuweisen. S&W Eloxal hat in den Prozessanweisungen Lenkung von Dokumenten und Aufzeichnungen die Kennzeichnung, Aufbewahrung, Wiederauffindung, den Schutz, die Aufbewahrungszeit und die Beseitigung von Qualitätsaufzeichnungen festgelegt. 5. Verantwortung der Leitung 5.1. Verpflichtung der Leitung Die oberste Leitung von S&W Eloxal sieht es als ihre Pflicht an, a) allen Mitarbeitern die Bedeutung der Erfüllung der Kundenanforderungen zu übermitteln; b) eine Qualitätspolitik für S&W Eloxal zu formulieren und Qualitätsziele sowie die entsprechende Qualitätsplanung (Q-Zielpläne) schriftlich festzuhalten; c) ein QM-System schriftlich festzulegen; d) sowie regelmäßige QM-Bewertungen durchzuführen; e) und die Verfügbarkeit der dafür erforderlichen Mittel sicherzustellen Kundenorientierung Die oberste Leitung von S&W stellt sicher, a) dass Erfordernisse und Erwartungen der Kunden ermittelt werden. Dies geschieht durch Kundenzufriedenheitsanalysen sowie durch den laufenden Kontakt mit den Kunden durch die Auftragsabwicklung und die Geschäftsleitung. b) dass Kundenanforderungen in der Phase der Vertragsprüfung vor der Legung eines Angebotes oder vor der Annahme eines Auftrages vollständig verstanden und in der Folge erfüllt werden. Das Ziel dieser Kundenorientierung liegt darin, Kundenbindung zu betreiben und im beiderseitigen Vorteil eine langfristige Geschäftsbindung zu sichern. Dateiname: Ersteller: Ausgabedatum: Seite 3 von 16

4 Forderungen aus einem Vertrag werden auf den vertragsspezifischen Aufzeichnungen dokumentiert. Kundenforderungen, welche aus einer Reklamation resultieren, werden in der Reklamationsliste dokumentiert Qualitätspolitik Die Firma S&W Eloxal hat ihre Qualitätspolitik wie folgt festgelegt: S&W Eloxal bietet Problemlösungen für Kunden durch kundenorientiertes Denken und Handeln aller Mitarbeiter. Jeder Mitarbeiter kennt seine Aufgaben zur Erfüllung der geforderten Qualität und steht voll zur Güte seiner individuellen Leistung. Wesentliche Punkte in der Qualitätspolitik der Firma S&W Eloxal sind die Arbeitssicherheit und der Gesundheitsschutz im Betrieb. Wir verpflichten uns dem Kunden gegenüber, dass wir die Qualität unserer Leistung ständig verbessern. Gemäß unserem Leitspruch 5.4. Planung Ein zufriedener Kunde kommt wieder, ein begeisterter Kunde bringt neue Kunden. Wir arbeiten so, dass wir viele begeisterte Kunden haben! Wir begeistern unsere Kunden durch Service Qualität und Perfektion Qualitätsziele Die oberste Leitung hat für relevante Funktionen und Ebenen innerhalb von S&W Eloxal messbare Qualitätsziele festgelegt. Die Qualitätsziele dienen der kontinuierlichen Verbesserung aufgrund der Qualitätspolitik, den Erkenntnissen aus dem Abweichungssystem sowie der Kundenanforderungen Planung des Qualitätsmanagementsystems Ausgehend von den gesetzten Qualitätszielen werden von der obersten Leitung die Tätigkeiten und die Mittel zur Zielerreichung in dem Dokument Q-Zielpläne und Maßnahmenplanung definiert. Bei der Planung werden alle für die Zielerreichung notwendigen Mitarbeiter berücksichtigt und bei Bedarf die benötigten Mittel angeführt (z.b. Schulungen, finanzielle und zeitliche Ressourcen) Verantwortung und Befugnis Aufgaben und ihre Wechselbeziehungen, Verantwortungen und Befugnisse wurden zur Ermöglichung eines wirksamen QM-Systems festgelegt und den zuständigen Ebenen der Firma S&W Eloxal in Form von Prozessanweisungen und dem Organigramm vermittelt. Die Dateiname: Ersteller: Ausgabedatum: Seite 4 von 16

5 zur Ausführung von qualitätswirksamen Aufgaben notwendige organisatorische Handlungsfreiheit ist im Rahmen der Prozessanweisungen festgelegt worden. Weitere Befugnisse sind in der Unterschriftenregelung definiert. Die Bereiche der Firma S&W Eloxal sind im Organigramm festgehalten Beauftragter der obersten Leitung Der Geschäftsführer der Firma S&W Eloxal, Oberflächentechnik GmbH nimmt gleichzeitig die Rolle des Quailtätsmanagementbeauftragten (QMB) wahr. Der Verantwortungsbereich des QMB erstreckt sich auf folgende Aspekte: a) zu gewährleisten, dass das QM-System gemäß den Forderungen der Internationalen Norm eingeführt und aufrechterhalten wird; b) in der gesamten Organisation das Bewusstsein über die Kundenanforderungen sicherzustellen; c) das Unternehmen von Verbindungen zu Parteien außerhalb der Organisation (z.b. Normungsinstitut) für Fragen des QM-Systems zu gewährleisten. Bei der praktischen Umsetzung dieser Forderungen wird der QMB durch den Qualitätsmanager unterstützt. Dieser berichtet regelmäßig dem QMB und somit der obersten Leitung über die Leistung des Qualitätsmanagements. Die Funktion übernimmt Frau Auer Alexandra Interne Kommunikation S&W hat Verfahren für die interne Kommunikation zwischen den verschiedenen Ebenen und Funktionsbereichen bezüglich des QM-Systems und seiner Wirksamkeit eingeführt. Weitere dieser Verfahren sind in den Prozessanweisungen Abweichungssystem und Lenkung von Dokumenten beschrieben Managementbewertung Die oberste Leitung prüft das QM-System durch die aktive Einbindung in die Organisation laufend. Zusätzlich wird das QM-System halbjährlich (oder bei Bedarf öfter) im Zuge eines Management Review überprüft, um dessen fortdauernde Eignung, Angemessenheit und Wirksamkeit sicherzustellen. Bei dieser Bewertung wird der Änderungsbedarf für das QM- System von S&W Eloxal einschließlich der Qualitätspolitik und der Qualitätsziele ermittelt. Die QM-Bewertung schließt die periodische Überprüfung der aktuellen Leistungswerte und Verbesserungsmöglichkeiten im Hinblick auf folgende Punkte ein: a) Ergebnisse von Audits b) Rückmeldung von Kunden c) Analysen zur Prozessleistung und Produktkonformität d) Status von Vorbeugungs- und Korrekturmaßnahmen e) Folgemaßnahmen vorangegangener QM-Bewertungen Dateiname: Ersteller: Ausgabedatum: Seite 5 von 16

6 f) sich verändernde Umstände Als Ergebnis der QM-Bewertung werden Maßnahmen zur Verbesserung des QM-Systems (siehe Q-Ziele und Maßnahmenplanung) oder zu eventuell notwendigen Prozess- oder Produktaudits beschlossen und der hiefür notwendige Bedarf an zusätzlichen Mitteln festgelegt und freigegeben. Ergebnisse von QM-Bewertungen werden im Zuge der Protokolle zu den Management Reviews dokumentiert. 6. Management von Ressourcen 6.1. Bereitstellung von Ressourcen Die Firma S&W Eloxal stellt die erforderlichen Mittel (zeitliche, finanzielle und personenbezogene Ressourcen) zur Einführung und Aufrechterhaltung des QM-Systems rechtzeitig fest und stellt diese bereit Personelle Ressourcen Allgemeines Die Firma S&W Eloxal stellt mit Hilfe von entsprechend beauftragten Mitarbeitern (laut Organigramm) sicher, dass die Verantwortungsträger gemäß QM-System über die hierfür nötige Kompetenz auf der Grundlage einer entsprechenden Ausbildung und Schulung sowie über entsprechende Fertigkeiten und Erfahrungen verfügen Fähigkeit, Bewusstsein und Schulung S&W hat hierzu folgendes Verfahren festgelegt und hält dieses aufrecht: a) Kompetenz, Ausbildung, Schulung, Fertigkeiten, Erfahrungen und Schulungsbedarf werden für jeden Mitarbeiter ermittelt, vom QM in einer Qualitätsmatrix dokumentiert und laufend aktualisiert. Der Schulungsbedarf wird vom QM bei Bedarf bzw. im Zuge der Management Review im Schulungsplan erfasst und von der Geschäftsleitung im Falle des Einverständnisses freigegeben. b) Die freigegebenen Schulungen werden intern oder extern durchgeführt. c) Die Wirksamkeit der Schulungen wird durch den QM nach Rücksprache mit dem unmittelbaren Vorgesetzen beurteilt und im Schulungsplan dokumentiert. Durch Mitarbeiterschulungen in Informationsveranstaltungen, Aushänge oder Rundschreiben, sowie durch den täglichen Umgang mit den Vorgesetzten, werden den Mitarbeitern in allen relevanten Funktionen und Ebenen folgende Überlegungen näher gebracht: a) welche Bedeutung die Übereinstimmung mit der Qualitätspolitik und die Erfüllung der Qualitätsziele haben; Dateiname: Ersteller: Ausgabedatum: Seite 6 von 16

7 b) welchen wesentlichen tatsächlichen oder möglichen Einfluss ihre Tätigkeit auf die Qualität hat; c) welche Vorteile eine verbesserte persönliche Leistung bietet; d) welche Aufgaben und Verantwortungen sie bei der Umsetzung der Qualitätspolitik und QM-Verfahren und bei der Erfüllung der Forderungen des QM-Systems haben; e) welche mögliche Folgen ein Abweichen von den festgelegten Verfahren hat. S&W Eloxal hat die für die Lenkung der Prozesse sowie zur Erreichung fehlerfreier Produkte und/oder Dienstleistungen benötigte Informationen festgelegt. Die Prozessdefinition in den Prozessanweisungen stellt den Zugang zu den Informationen und deren Schutz sicher. Wichtige Informationen in diesem Zusammenhang sind zum Beispiel: Die standardisierte Vorgehensweise in sämtlichen wiederkehrenden Prozessen von S&W Eloxal welche immer wieder durch Erfahrungen optimiert werden, wie auch Spezifikationen von Kunden und/oder Lieferanten Infrastruktur Die Firma S&W Eloxal hat durch die oberste Leitung die zum Erreichen fehlerfreier Produkte und/oder Dienstleistungen erforderliche Infrastruktur festgelegt. Diese wird bereitgestellt und wie in der Prozessanweisung Wartung und Instandhaltung beschrieben, aufrechterhalten. Hierzu gehören: a) der Arbeitsort und angemessene Einrichtungen; b) Ausrüstung, erforderliche Instandhaltung; c) unterstützende Dienstleistungen (Leistungen von Dritten) Arbeitsumgebung Die Firma S&W Eloxal hat im Rahmen der Arbeitsplatzevaluierung und den Prozessanweisungen die personellen und physikalischen Faktoren der Arbeitsumgebung festgelegt, die zum Erreichen fehlerfreier Produkte und/oder Dienstleistungen benötigt werden. Diese müssen beinhalten: a) Bedingungen des Gesundheitsschutzes und der Arbeitssicherheit, Arbeitsmethoden der gesamten Organisation; b) Umgebungsbedingungen für alle Tätigkeiten innerhalb der Organisation. 7. Produktrealisierung 7.1. Planung der Produktrealisierung Die Firma S&W Eloxal hat im Rahmen der Erstellung des QM-System festgelegt, welche Prozesse erforderlich sind, um als Regelkreis zu arbeiten. Bei der Definition der einzelnen Prozessanweisungen werden die Aspekte der Qualitätsplanung und Qualitätsziele (siehe Dateiname: Ersteller: Ausgabedatum: Seite 7 von 16

8 Dokumente) berücksichtigt. Bei Bedarf werden im Rahmen der Management Reviews die Prozessanweisungen angepasst. Die Aufeinanderfolge und die Wechselwirkung der Prozesse ist festgestellt, geplant und wird auf die wirksame Zusammenarbeit kontrolliert. Die Wechselwirkung wurde im Zuge der Erstellung der QM Dokumentation kontrolliert. Darüber hinaus ist die jahrelange Erfahrung und Präsenz am Markt ein Grundstein aller in Beziehung stehender Prozesse. S&W Eloxal stellt durch die Standardisierung der Abläufe und die kontinuierliche Überwachung der Ergebnisse im Zuge des Abweichungsystems sicher, dass diese Prozesse unter beherrschten Bedingungen ablaufen und Ergebnisse hervorbringen, welche die Forderung des Kunden erfüllen. Sie ermittelt im Zuge der Erstellung und der kontinuierlichen Überwachung welchen Einfluss die einzelnen Prozesse auf ihre Fähigkeit haben, die Forderungen an das Produkt und/oder die Dienstleistung erfüllen. Die Firma S&W Eloxal hat: a) die für die Prozesse zu treffenden Methoden und Arbeitsweisungen jeweils für einen durch gängigen Betrieb erforderlichen Umfang festgelegt, so diese nicht bereits im Zuge der Ausbildung der Mitarbeiter oder durch andere Vorschriften oder Betriebsanleitungen definiert wurde; b) die Kriterien und Methoden zur Lenkung von Prozessen im jeweils erforderlichen Umfang zum Erreichen der Konformität des Produktes und/oder Dienstleistung mit den Kundenforderungen im Rahmen der Prozessanweisungen festgelegt und eingeführt; c) die Prozesse durch laufende Ergebniskontrolle und Analyse der Abweichungen verifiziert, um die Kundenforderungen zu erfüllen; d) Regelungen für das Messen, Überwachen und Folgemaßnahmen festgelegt und eingeführt, damit die Prozesse weiterhin die geplanten Ergebnisse erreichen; e) die Verfügbarkeit der Mittel zum wirksamen Betrieb und zur wirksamen Überwachung der Prozesse sowie die erforderlichen Informationen und Daten sichergestellt; f) die Ergebnisse der Prozesslenkungsmaßnahmen in Abweichungsberichten oder Q- Zielplänen aufgezeichnet, um den wirksamen Betrieb und die Überwachung der Prozesse zu belegen. Die angeführten Punkte werden von S&W Eloxal insbesondere bei der Aktualisierung der bestehenden Prozesse und deren Beschreibung berücksichtigt EDV-Datensicherheit: Dateiname: Ersteller: Ausgabedatum: Seite 8 von 16

9 Zur Befriedigung der betrieblichen Leistungsanforderungen sind die Arbeitsplätze mit einer passenden EDV-Infrastruktur ausgestattet. Als System zur Abwicklung von Kundenaufträgen verwenden wir die Software Selectline. Informationstransfer zu unseren Kunden erfolgt via E- Mail, Fax, oder per Telefon. Unser EDV-System wird durch die Fa. WKT-Weidlinger betreut. Folgende Tätigkeiten sind uns für die EDV-Infrastruktur von großer Wichtigkeit: Auswahl geeigneter Hard- und Software: Wartung, Verfügbarkeit und Fehlerbehebung, Virenschutz- regelmäßige Updates und Firewall, Datensicherung wird täglich und monatlich durchgeführt, die Sicherungsdisketten werden in einem anderen Brandabschnitt bzw. außer Haus (oder Safe) aufbewahrt Kundenbezogene Prozesse Ermittlung der Anforderungen in Bezug auf das Produkt Die Firma S&W Eloxal hat Verfahren zur Ermittlung der Kundenanforderungen in Bezug auf das Produkt eingeführt. Kundenanfragebearbeitung, Auftragsabwicklung, Auftragsblätter, um folgende Informationen im Zuge der Qualitätssicherung. a) Vollständigkeit der Kundenforderung der Dienstleistung; b) dass von Kunden nicht angegebene Forderungen, die jedoch zur Eignung für den Verwendungszweck notwendig sind, vom jeweils zuständigen Mitarbeiter verlangt werden; c) Auflagen in Bezug auf die Dienstleistung, einschließlich behördlicher und gesetzlicher Forderungen; d) Kundenforderungen zur Verfügbarkeit, Auslieferung und Unterstützung des Produkts und/oder der Dienstleistung Bewertung der Anforderungen in Bezug auf das Produkt Die Kundenanforderungen einschließlich jeglicher verlangter Änderungen werden durch den jeweils zuständigen Mitarbeiter vor dem Eingehen einer Lieferverpflichtung gegenüber dem Kunden (z.b Abgabe eines Angebotes, Annahme eines Vertrages oder Auftrages) geprüft, um sicherzustellen: a) dass die Kundenforderungen an das Produkt und/oder die Dienstleistung klar festgelegt sind; b) dass die Kundenforderungen vor Auftragsübernahme bestätigt werden, sofern der Kunde sie nicht vorgegeben hat; Dateiname: Ersteller: Ausgabedatum: Seite 9 von 16

10 c) dass Widersprüche zwischen den Forderungen im Vertrag oder Auftrag und früher festgelegten Forderungen z.b. in einem Angebot ausgeräumt werden; d) dass S&W in der Lage ist, die Kundenforderungen an das Produkt und/oder die Dienstleistung zu erfüllen Kommunikation mit dem Kunden Die Firma S&W Eloxal hat Regelungen für die Kommunikation mit den Kunden zur Erfüllung der Kundenforderungen eingeführt. Es wurden Kommunikationsforderungen für folgende Bereiche festgelegt: a) Informationen über das Produkt und/oder die Dienstleistung werden durch Informationsmaterial, Angebote oder persönliche Kontaktaufnahme mit dem Kunden übermittelt; b) Anfragen- und Arbeitsbearbeitung einschließlich Änderungen erfolgt wie in den Arbeitsanweisungen beschrieben, c) Abwicklung und Kundenbeschwerden und Maßnahmen bei fehlerhaften Produkten und/oder Dienstleistungen erfolgen wie in der entsprechenden Arbeitsanweisung beschrieben; d) Kundenreaktionen auf das Leistungsvermögen des Produktes und/oder der Dienstleistung werden wie in den Arbeitsanweisungen beschrieben erfasst. 7.4 Beschaffung Beschaffungsprozess Die Fa. S&W Eloxal stellt durch Lenkung ihrer Beschaffungsprozesse in Prozessanweisungen sicher, dass das beschaffte Produkt und/oder die zu beziehende Dienstleistung den Forderungen der Organisation entspricht. Art und Umfang der Lenkungsmethoden für solche Prozesse hängen vom Einfluss des beschafften Produktes und/oder der zu beziehenen Dienstleistung auf das Endprodukt ab. S&W Eloxal bewertet Lieferanten aufgrund von deren Fähigkeit, Produkte und/oder Dienstleistungen entsprechend den Forderungen der Organisation zu liefern. In der VA Lieferantenbewertung werden Kriterien für die Auswahl Bewertung und Neubewertung von Lieferanten aufgestellt. Die Ergebnisse von Bewertungen und Folgemaßnahmen werden in der Lieferantenbewertung, den Protokollen der Management Reviews bzw. in Abweichungsberichten oder Q-Ziel/Plänen aufgezeichnet Beschaffungsangaben Beschaffungsdokumente enthalten Angaben, die das bestellte Produkt oder die Dienstleistung klar beschreiben, sowie gegebenenfalls weitere Informationen über: Dateiname: Ersteller: Ausgabedatum: Seite 10 von 16

11 a) Forderungen für die Genehmigung oder Qualifikation des Produktes, der Dienstleistung, Verfahren, Prozesse, Ausrüstung und Mitarbeiter; b) Forderung an das Managementsystem, wobei Organisationen, in denen ein Qualitätsmanagementsystem eingeführt wurde und gelebt wird, bevorzugt werden. Vor der Freigabe beurteilt der zuständige Mitarbeiter die Angemessenheit der Beschaffungsdokumente für die Festlegung von Forderungen Verifizierung von beschafften Produkten Die Firma S&W Eloxal hat die zur Verifizierung des beschafften Produktes und/oder der Dienstleistung erforderlichen Maßnahmen in den Prozessanweisungen Beschaffung und Wareneingangsprüfung festgelegt und führt diese durch. Wenn S&W Eloxal oder ihr Kunde Verifizierungstätigkeiten beim Lieferanten vorschlägt, legt die Organisation die erforderlichen Verifizierungsmaßnahmen und Methoden zur Freigabe des Produktes in den Beschaffungsdokumenten fest Produktion und Dienstleistungserbringung Lenkung der Produktion und Dienstleistungserbringung Die Firma S&W Eloxal hat die Produktion und Dienstleistungserbringung in Prozessanweisungen geplant und gelenkt, durch: a) die Verfügbarkeit der Spezifikation, welche die zu erfüllenden Merkmale der Produkte und/oder Dienstleistungen festlegen; b) die Verfügbarkeit klar verständlicher Arbeitsspezifikationen oder Anweisungen für solche Tätigkeiten, die zum Erreichen fehlerfreier Produkte und/oder Dienstleistungen notwendig sind; c) den Einsatz und die Instandhaltung geeigneter Ausrüstungen für die Produktion, sowie die Erbringung von Dienstleistungen; d) die Schaffung einer geeigneten Arbeitsumgebung; e) die Verfügbarkeit und den Einsatz geeigneter Prüfmittel; f) die Einführung geeigneter Überwachungs- oder Verifizierungstätigkeiten; g) geeignete Verfahren für die Freigabe und Lieferung des Produktes und/oder der Dienstleistung Validierung der Prozesse zur Produktion und zur Dienstleistungserbringung Die Firma S&W Eloxal ermittelt sämtliche Produktionsprozesse und Dienstleistungsprozesse, deren Ergebnis nicht auf einfache oder wirtschaftliche Weise durch nachfolgende Überwachung oder Prüfung verifiziert werden kann (Ermittlung von Prozessen bei Dateiname: Ersteller: Ausgabedatum: Seite 11 von 16

12 Sonderfertigung etc.).dies betrifft auch Produkte und/oder Dienstleistungen, bei denen Verarbeitungsmängel erst während der Nutzung auftreten. Diese Prozesse werden validiert, um ihre Wirksamkeit und Annehmbarkeit darzulegen. Die Maßnahmen zur Validierung werden festgelegt und betreffen: a) Prozesse, die vor dem Einsatz qualifiziert werden müssen; b) Sicherstellen der benötigten Qualifizierung der Ausrüstung und des Personals; c) Einsatz spezifischer Verfahren und/oder Aufzeichnungen; d) Erneute Validierung. Nachweise über validierte Prozesse und qualifizierte Ausrüstung und qualifiziertes Personal werden aufgezeichnet Kennzeichnung und Rückverfolgbarkeit Die Firma S&W Eloxal hat, wo notwendig, das Produkt in sämtlichen Prozessen mit geeigneten Mitteln gekennzeichnet. Dies gilt auch für Bestandteile des Produktes und/oder der Dienstleistung, sofern deren Wechselwirkung die Konformität mit den Forderungen beeinflusst Eigentum des Kunden Die Firma S&W Eloxal geht sorgfältig mit Eigentum des Kunden um, solange es sich unter der Aufsicht der Organisation befindet oder von ihr bearbeitet wird. S&W Eloxal stellt die Kennzeichnung, Verifizierung und Lagerung des ihr zum Gebrauch oder zur Verwendung oder zur Veredelung überlassenen Eigentums des Kunden sicher. Verlorengegangenes, beschädigtes oder anderweitig für unbrauchbar befundenes Eigentum des Kunden wird vom jeweiligen Mitarbeiter auf dem Auftragsblatt aufgezeichnet und findet somit Zugang zum Abweichungssystem. In jedem Fall wird der Kunde über die Abweichung und die weitere Vorgehensweise informiert bzw. wird diese gemeinsam mit dem Kunden festgelegt Produkterhaltung Die Firma S&W Eloxal stellt durch die in den Prozessanweisungen definierten Abläufe sicher, dass die Kennzeichnung, Verpackung, Lagerung, Konservierung und Handhabung von Materialien und Produkten während der internen Verarbeitung und endgültigen Auslieferung nicht die Konformität mit den Forderungen an das Produkt nachteilig beeinträchtigen. Dies gilt auch für Rohmaterialien und Halbfertigwaren. Die Produktfreigabe darf nicht voranschreiten, bis sämtliche festgelegte Kriterien laut Vorgaben im Auftrag erfüllt sind und die zugehörige Dokumentation verfügbar und genehmigt ist. 8. Messung, Analyse und Verbesserung 8.1. Allgemeines Die Firma S&W Eloxal hat die Prozesse für die Messung, Überwachung und Analyse und Verbesserung festgelegt, geplant und eingeführt, um sicherzustellen, dass das QM-System, die Prozesse sowie die Produkte und/oder Dienstleistungen den Forderungen im jeweiligen Dateiname: Ersteller: Ausgabedatum: Seite 12 von 16

13 Auftrag entsprechen. Zur Messung relevanter Abläufe sind Kennzahlen in den Beschreibungen zu den jeweiligen Arbeitsanweisungen definiert. Der Bedarf von Erweiterungen bzw. Aktualisierung der Kennzahlen wird im Zuge der Management Reviews ermittelt und im entsprechenden Protokoll zum Mangement Review dokumentiert. Die Wirksamkeit der eingeführten Maßnahmen wird im Zuge der Management Reviews bewertet. Dazu werden die gesammelten Daten aus den Aufzeichnungen analysiert. Die Ergebnisse der Datenanalyse und Verbesserungstätigkeiten fließen in die entsprechenden Prozesse und in die QM-Bewertung ein Überwachung und Messung Kundenzufriedenheit Die Firma S&W Eloxal wertet alle Informationen zur Kundenzufriedenheit und/oder - unzufriedenheit aus Internes Audit Die Firma S&W Eloxal führt mindestens einmal jährlich interne Audits durch, um zu ermitteln, ob das QM-System wirksam eingeführt wurde und aufrechterhalten wird. Der QM hält den Terminplan der nächsten fälligen internen und externen Audits im Auditplan fest. Zusätzlich führt die QM auf Wunsch der GL Audits durch, um Möglichkeiten zur Verbesserung festzustellen (z.b. Prozess- oder Produktaudits). Der Auditprozess sowie der Ablaufplan müssen den Status und die Bedeutung der zu auditierenden Tätigkeit und/oder Bereiche sowie die Ergebnisse früherer Audits berücksichtigen. Beim internen Audit werden regelmäßig alle Bereiche von S&W Eloxal auditiert. Im Zuge von Interviews wird die Übereinstimmung der Dokumentation mit der Norm und die Übereinstimmung der betrieblichen Realität mit der Dokumentation überprüft. Die Audits können anhand einer Audit Checkliste durchgeführt werden. Ein Bericht über die Ergebnisse des internen Audits wir den Mitarbeitern zugänglich und der obersten Leitung bekannt gemacht. Audits werden von Personen durchgeführt, die nicht die zu auditierenden Tätigkeiten ausführen Überwachung und Messung von Prozessen Die Firma S&W Eloxal wendet geeignete Verfahren an, um Prozesse zu messen und zu überwachen, die zur Erfüllung der Kundenforderungen notwendig sind, um darzulegen dass ein Prozess weiterhin in der Lage ist, seinen Verwendungszweck zu erfüllen. Die Messergebnisse werden zur Erhaltung und Verbesserung dieser Prozesse verwendet und auf eigens erstellten Qualitätsaufzeichnungen (Auditberichte) dokumentiert Überwachung und Messung des Produktes Die Firma S&W Eloxal prüft im Zuge der Endprüfung die Merkmale des Produktes, um die Erfüllung der Forderungen an das Produkt zu verifizieren. Ein Nachweis über die Einführung der geforderten Messung und Überwachung in Übereinstimmung mit den verwendeten Dateiname: Ersteller: Ausgabedatum: Seite 13 von 16

14 Annahmekriterien wird in entsprechenden Qualitätsaufzeichnungen dokumentiert. Die genaue Vorgehensweise von Prüfungen ist in den jeweiligen Arbeitsanweisungen geregelt Lenkung fehlerhafter Produkte Durch das Verfahren (siehe VA Lenkung fehlerhafter Produkte ) im Zusammenhang mit der Endprüfung ist sichergestellt, dass ein Produkt, das die Forderungen nicht erfüllt, nicht versehentlich ausgeliefert wird. Werden Fehler festgestellt, so werden diese nach Prüfung der Art und des Umfanges des Fehlers in einem Prozess festgehalten. Alle Fehler werden, wenn möglich, sofort behoben. Die Korrekturmaßnahme wird in der entsprechenden Anweisung dokumentiert. Der QS bewertet Fehler in der Vorbereitung zu den Management Reviews. In der Folge werden die zu ergreifenden Maßnahmen festgelegt. Fehler werden a) so behoben oder nachgebessert, dass die Kundenforderungen erfüllt werden, oder b) mit oder ohne Behebung oder Nachbesserung als Sonderfreigabe akzeptiert werden oder c) für eine andere gültige Anwendung neu eingestuft. Die Verantwortung und Befugnisse für die Bewertung und die Beseitigung von Fehlern sind in den jeweiligen Arbeitsanweisungen festgelegt. Wenn laut Vertrag gefordert wird, wird die vorgeschlagene Verwendung oder Reparatur eines fehlerhaften Produktes und/oder der Dienstleistung dem Kunden zwecks Sonderfreigabe mitgeteilt. Es wird eine Beschreibung sämtlicher Fehlerbehebungen oder Nachbesserungen, akzeptierter Fehler, Produktreparaturen oder änderungen aufgezeichnet. Wenn ein Produkt repariert oder nachbehandelt werden muss, wird das Produkt und/oder die Dienstleistung vor Auslieferung verifiziert. Die Verifizierung wird auf der jeweiligen Qualitätsaufzeichnung festgehalten. Die genaue Vorgehensweise ist in der Reklamationsliste geregelt Datenanalyse Zur Analyse relevanter Daten werden Kennzahlen in den Beschreibungen zu den Prozessanweisungen geführt, um die Wirksamkeit des QM-System zu ermitteln und Möglichkeiten zur Verbesserung zu finden. S&W Eloxal analysiert die relevanten Daten, um folgende Angaben zu erhalten: a) Eignung, Wirksamkeit und Angemessenheit des QM-System; b) Kundenzufriedenheit und/oder unzufriedenheit; c) Einhaltung der Kundenforderungen und d) Merkmale von Prozessen und Produkten Verbesserung Dateiname: Ersteller: Ausgabedatum: Seite 14 von 16

15 Ständige Verbesserung Die Firma S&W Eloxal ist laufend bemüht, das QM-System zu verbessern. In der Arbeitsanweisung ist die Anwendung Qualitätspolitik, Qualitätsziele, Ergebnisse interner Audits, Datenanalyse, Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen und QM-Bewertungen geregelt, um eine ständige Verbesserung zu ermöglichen. Eine besondere Verantwortung tragen in diesem Bereich die Prozessverantwortlichen, die jeweils für Ihren Prozess beauftragt sind, diesen immer wieder zu optimieren. Zur Verfolgung dieser Entwicklung dienen die Prozesskennzahlen Korrekturmaßnahmen Die Firma S&W Eloxal hat im Prozess Lenkung von Fehlern und Vorbeuge- Korrekturmaßnahmen die Vorgangsweise zur Verringerung oder Beseitigung der Ursachen von Fehlern eingeführt, um deren erneutes Auftreten zu verhindern. Das QM-Verfahren für den Prozess der Korrekturmaßnahmen hat Forderungen festgelegt zu: a) Fehlererkennung (einschließlich Beschwerden von Kunden); b) Ermittlung der Ursachen von Fehlern; c) Bewertung des Handlungsbedarfes zur Verhinderung des erneuten Auftretens von Fehlern; d) Einführung jeglicher Maßnahmen, die zur Verhinderung des erneuten Auftretens von Fehlern für notwendig erachtet werden; e) Aufzeichnung der Ergebnisse von ergriffenen Maßnahmen; f) Überprüfung, ob die ergriffene Korrekturmaßnahme wirksam ist und aufgezeichnet wurde Vorbeugungsmaßnahmen Die Firma S&W Eloxal hat Prozesse und Vorbeugungs- Korrekturmaßnahmen zur Beseitigung der Ursachen für mögliche Fehler eingeführt, um deren Auftreten zu verhindern. Die Aufzeichnungen des QM-System und die Ergebnisse der Datenanalyse werden, wenn zweckmäßig als Eingaben für Vorbeugungsmaßnahmen genutzt. Die Prozessanweisung für Vorbeugungsmaßnahmen beinhaltet unter anderem: a) Feststellung potenzieller Fehler; b) Ermittlung der Ursachen für die erkannten potenziellen Fehler und Aufzeichnung der Ergebnisse; c) Festlegung von Vorbeugungsmaßnahmen zur Beseitigung der Ursachen für potentielle Fehler; Dateiname: Ersteller: Ausgabedatum: Seite 15 von 16

16 d) Einführung von Vorbeugungsmaßnahmen; e) Überprüfung ob die ergriffene Vorbeugungsmaßnahme wirksam ist und aufgezeichnet wurde. Dateiname: Ersteller: Ausgabedatum: Seite 16 von 16