My.OHMportal Team Collaboration Erste Schritte

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1 My.OHMportal Team Collaboration Erste Schritte Felizitas Heinebrodt Technische Hochschule Nürnberg Rechenzentrum Kesslerplatz 12, Nürnberg Version 3 Mai 2014 DokID: teamcollweb-start Vers. 3, , RZ/THN

2 Informationen des Rechenzentrums der Technischen Hochschule Nürnberg Seite 1 My.OHMportal Team Collaboration Erste Schritte Inhalt: 1 Die Startseite - Ihre Homepage Was sind Ereignisse? Was sind Aktivitäten? Was sind Tags? Was sind Fav.-Arbeitsbereiche? Ihr Arbeitsbereich Favoriten-Arbeitsbereiche Im Arbeitsbereich ein Überblick Die Suche-Funktion Wechsel des Arbeitsbereichs Neue Elemente hinzufügen Zentrale Menüleiste Ankündigungen Informationen im Wiki Aktivitäten im Arbeitsbereich Kalender und Aufgaben Überblick durch Tags Elemente im Arbeitsbereich suchen Suche über die Tag-Cloud Die Suche-Funktion Abmelden Noch Fragen??? Die Groupware my.ohmportal 1.1 Ihr persönlicher Arbeitsbereich Stellen Sie sich Ihren persönlichen Arbeitsplatz vor. Sie haben Eine Postablage, wo Sie einkommende Post aufbewahren und Ihre Briefe schreiben/verschicken Einen Kalender, in dem Sie Ihre Termine planen und verwalten Ordner, in denen Sie Ihre Dokumente aufbewahren Ordner, in denen auch Kollegen nach Informationen blättern können = Mailbox = Kalender = Documents = Public Documents All diese Komponenten finden Sie in my.ohmportal wieder, abgebildet in Ihrem persönlichen Arbeitsbereich. Jeder Angehörige unserer Hochschule verfügt über einen persönlichen Arbeitsbereich mit einer Mailbox, einem Kalender und einer persönlichen Dateiablage. My.ohmportal ist in so genannten Arbeitsbereichen strukturiert. Jeder Arbeitsbereich besteht aus einer Mailbox, einem Kalender, einer internen Datenablage und einer öffentlichen Datenablage. Dateiablage Bitte beachten Sie: Bei der Dateiablage in Ihrem persönlichen Arbeitsbereich handelt es sich nicht um Ihr Homeverzeichnis in der Windows-Domäne MSAD. Sie haben neben diesem Homeverzeichnis eine zusätzliche Dateiablage in Ihrem persönlichen Arbeitsbereich in my.ohmportal. 1.2 Gruppen-Arbeitsbereiche Kalender Neben diesem Persönlichen Arbeitsbereich können Arbeitsgruppen auch gemeinsame Arbeitsbereiche einrichten. Derartige Gruppen-Arbeitsbereiche bieten fast die gleichen Funktionen wie die Persönlichen Arbeitsbereiche, nur dass auf Gruppenarbeitsbereiche alle Teilnehmer der Arbeitsgruppe Zugriff haben.

3 Informationen des Rechenzentrums der Technischen Hochschule Nürnberg Seite 2 Jeder Arbeitsbereich verfügt über eine gemeinsame Mailbox. Hier können E- Mails abgelegt werden, die für alle Teilnehmer der Arbeitsgruppe interessant sind. Jeder Arbeitsbereich verfügt über einen Gruppenkalender, in dem die Arbeitsgruppe gemeinsame Termine planen und verwalten kann. Jeder Arbeitsbereich verfügt über eine gemeinsame Dateiablage. Hier können Dokumente abgelegt und von den Teilnehmern der Arbeitsgruppe gemeinsam bearbeitet werden. In die öffentliche Datenablage (Public Documents) können Dateien gelegt werden, die auch außerhalb der Arbeitsgruppe gelesen werden sollen. Zusätzlich: Wiki Hier können ähnlich wie an einer Pinnwand kurze, aber wichtige Informationen veröffentlicht werden Zusätzlich: Diskussionsforum Hier können offene Fragen diskutiert und beantwortet werden. 2 Ihr Zugriff auf my.ohmportal 2.1 Auf Ihren Persönlichen Arbeitsbereich In Ihrem persönlichen Arbeitsbereich liegen sowohl Ihre Mailbox, als auch Ihr Kalender und Ihre persönliche Dateiablage & Kalender Um auf Ihre Mailbox oder Ihren Kalender zugreifen zu können, benötigen Sie entweder die Webmail- Oberfläche Zimbra oder ein anderes Mailprogramm wie Microsoft Outlook oder Mozilla Thunderbird. Anleitungen zur Nutzung der finden Sie auf den Webseiten des Rechenzentrums Dateiablage Auf die Dateiablage Ihres persönlichen Arbeitsbereiches greifen Sie am einfachsten in Ihrem Windows Explorer zu. Dazu haben Sie zwei Möglichkeiten: Entweder richten Sie die Dateiablage per WebDAV als Netzlaufwerk ein oder Sie installieren die Oracle Extensions für Explorer. Für beide Alternativen finden Sie Anleitungen auf den Webseiten des Rechenzentrums. In der Weboberfläche der Team Collaboration haben Sie nicht die Möglichkeit, auf Ihre persönliche Dateiablage zuzugreifen. Die Team Collaboration ist eine Oberfläche, die ausschließlich der Zusammenarbeit von Teams oder Arbeitsgruppen dient. Zugriff auf die Dateiablage in Zimbra/Outlook??? 2.2 Gruppen-Arbeitsbereich Jeder Arbeitsbereich verfügt über eine eigene Mailbox. Diese Mailbox hat die Adresse Über diese Adresse können s an die Arbeitsgruppe geschrieben werden. Bitte beachten Sie folgende Einschränkungen: Sie können die -Adresse des Arbeitsbereichs nicht als Absenderadresse verwenden, d.h. Sie können vom Arbeitsbereich aus keine s verschicken. Nur Hochschulangehörige mit einer können s an den Arbeitsbereich schicken. Um die s zu lesen, verwenden Sie entweder die Webmail-Oberfläche Zimbra oder Microsoft Outlook (mit installierten Oracle Extensions für Outlook) Kalender Sie können den Kalender des Arbeitsbereichs in Ihren Kalender einbinden. Dadurch können Sie die Termine des Arbeitsbereichs in der Webmail-Oberfläche Zimbra, in Microsoft Outlook (bei installierten Oracle Extensions für Outlook) oder in Mozilla Thunderbird sehen.

4 Informationen des Rechenzentrums der Technischen Hochschule Nürnberg Seite 3 In der Weboberfläche der Team Collaboration werden Ihre Termine aus den Arbeitsbereichen als Ereignisse angezeigt Dateiablage Auf die Dateiablagen Ihrer Arbeitsbereiche greifen Sie am einfachsten in Ihrem Windows Explorer zu. Dazu haben Sie zwei Möglichkeiten: Entweder richten Sie die Dateiablage per WebDAV als Netzlaufwerk ein oder Sie installieren die Oracle Extensions für Explorer. Für beide Alternativen finden Sie Anleitungen auf den Webseiten des Rechenzentrums. 5.1 Was sind Ereignisse? In der Weboberfläche der Team Collaboration finden Sie die Dateiablage unter der Bezeichnung Library Wiki & Diskussionsforen Innerhalb des Arbeitsbereichs stehen ein Wiki und ein Diskussionsforum zur Verfügung, wo Teilnehmer des Arbeitsbereichs Informationen austauschen können. Sowohl den Wiki, als auch das Diskussionsforum finden Sie ausschließlich in der Weboberfläche der Team Collaboration. 3 Weitere Informationen Im Feld Ereignisse links oben finden Sie alle Termine, die aus den verschiedenen Arbeitsbereichen heraus gesetzt wurden und die in nächster Zeit anstehen. 5.2 Was sind Aktivitäten? Zur Nutzung der Webmail-Oberfläche Zimbra und der Mailprogramme Microsoft Outlook und Mozilla Thunderbird finden Sie zahlreiche Anleitungen auf den Webseiten des Rechenzentrums. 4 Die Weboberfläche der Team Collaboration 5 Die Startseite - Ihre Homepage Hier finden Sie alle Veränderungen, die Sie oder Ihre Kollegen (=Teilnehmer) in letzter Zeit an den verschiedenen Arbeitsbereichen vorgenommen haben. 1. Nach der Anmeldung erhalten Sie zunächst Ihre Homepage, auf der Sie einen Überblick über alle Ihre Arbeitsbereiche erhalten. Die Homepage enthält verschiedene Felder, die Sie über den aktuellen Stand in den verschiedenen Arbeitsbereichen informieren selbstverständlich nur von den Arbeitsbereichen, bei denen Sie Teilnehmer sind Im Beispiel:

5 Informationen des Rechenzentrums der Technischen Hochschule Nürnberg Seite 4 1. Wilhelm Busch hat die Homepage des Arbeitsbereiches RZ-OHMreise verändert. 2. Ich (Elfriede Musterfrau) habe die Teilnehmerliste aus dem Arbeitsbereich RZ-OHMreise zur Überarbeitung ausgecheckt und mein Referat OHM heute fertiggestellt. 3. Erika Mustermann hat die Homepage von Projekt- Abschlussball-2011 aktualisiert. 5.3 Was sind Tags? So genannte Tags (Schlagworte) helfen Ihnen, den Überblick in den verschiedenen Arbeitsbereichen zu behalten. Sie können allen Elementen in den Arbeitsbereichen (Ordner, Dateien, Wiki-Einträge ) solche Tags mitgeben. Auf diese Weise können Sie später gezielt nach Themenbereichen suchen und sich beispielsweise eine Liste mit allen Informationen zu einem Thema (=Tag) anzeigen lassen. Finden Sie hier nicht den Arbeitsbereich, den Sie suchen, haben Sie ihn vermutlich nicht als Favorit gekennzeichnet. Wie Sie das ändern und Arbeitsbereiche zu Favoriten machen, lesen Sie im nächsten Kapitel. Unter Umständen sehen Sie bei Ihrer ersten Anmeldung an my.ohmportal folgendes Bild: Rechts oben sehen Sie eine so genannte Tag Cloud. Dann gehen Sie wie im nächsten Kapitel beschrieben vor, um Arbeitsbereiche, in denen Sie häufiger arbeiten, als Favorit zu kennzeichnen. 6 Ihr Arbeitsbereich Hier finden Sie alle Tags, die in Ihren Arbeitsbereichen verwendet wurden. Dabei werden die Tags unterschiedlich groß angezeigt. Häufig verwendete Tags werden größer angezeigt als Tags, die nur selten zum Einsatz kamen. Durch einen Mausklick auf ein Tag erhalten Sie direkt eine Liste mit allen Elementen, die mit dem gewählten Tag versehen wurden. Sie wechseln von Ihrer Homepage zu den Arbeitsbereichen, indem Sie oben auf Arbeitsbereiche klicken. 5.4 Was sind Fav.-Arbeitsbereiche? Rechts unten finden Sie eine Liste mit Ihren Favoriten-Arbeitsbereichen. Durch einen Mausklick können Sie direkt einen Arbeitsbereich öffnen. 6.1 Favoriten-Arbeitsbereiche

6 Informationen des Rechenzentrums der Technischen Hochschule Nürnberg Seite 5 Zunächst erhalten Sie auch hier nur Ihre Favoriten- Arbeitsbereiche. Durch Klicken links auf Alle meine Arbeitsbereiche erhalten Sie die vollständige Liste mit allen Arbeitsbereichen Die Suche-Funktion Jetzt finden Sie alle Arbeitsbereiche, an denen Sie teilnehmen. Die Favoriten-Arbeitsbereiche sind mit einem Stern markiert. Ganz oben befindet sich eine Suche-Funktion, die es Ihnen erleichtert, bestimmte Elemente im Arbeitsbereich zu finden. Eine ausführliche Beschreibung finden Sie im entsprechenden Kapitel in dieser Anleitung Wechsel des Arbeitsbereichs Durch Mausklick auf den Stern können Sie einen Arbeitsbereich zu einem Favoriten machen, der dann auch auf Ihrer Homepage so angezeigt wird. Auf dem gleichen Weg können Sie aus einem Favoriten- Arbeitsbereich einen normalen Arbeitsbereich machen, wenn beispielweise abzusehen ist, dass Sie in dem Arbeitsbereich längere Zeit nicht arbeiten werden. Links finden Sie den Namen des Arbeitsbereiches, in dem Sie sich aktuell befinden. Durch Klick auf das kleine Dreieck daneben können Sie direkt zu einem anderen Arbeitsbereich wechseln Neue Elemente hinzufügen 6.2 Im Arbeitsbereich ein Überblick Um einen Arbeitsbereich zu öffnen, klicken Sie ihn an. Sie erhalten zunächst eine Überblicksseite über den gewählten Arbeitsbereich. In der oberen Menüleiste finden Sie verschiedene Funktionen, mit denen Sie den Arbeitsbereich füllen können. Durch Klick auf Neu erstellen Sie neue Elemente wie Ankündigungen, Ordner usw oder laden zusätzliche Teilnehmer zu Ihrem Arbeitsbereich ein.

7 Informationen des Rechenzentrums der Technischen Hochschule Nürnberg Seite 6 Durch Klick auf Hochladen laden Sie ein Dokument in die Library (d.h. die Dokumentablage) Ihres Arbeitsbereiches. Sie sehen im Arbeitsbereich zunächst die Wiki- Homepage, d.h. die zentrale Wiki-Seite. Es ist durchaus möglich, dass es Unterseiten zu der Homepage gibt, die Sie lesen können, indem Sie auf einen der blau markierten Einträge im Wiki klicken Zentrale Menüleiste Alle Teilnehmer des Arbeitsbereiches, die die entsprechenden Berechtigungen haben, können im Wiki Informationen veröffentlichen und austauschen. Durch die Menüleiste am linken Rand wechseln Sie zwischen den verschiedenen Funktionsbereichen im Arbeitsbereich Ankündigungen Wie das geht, lesen Sie in einer entsprechenden Anleitung Aktivitäten im Arbeitsbereich Das Feld Vorherige Aktivitäten informiert Sie über alle Veränderungen, die am Arbeitsbereich vorgenommen wurden. Oben finden Sie gelb markiert aktuelle Ankündigungen Informationen im Wiki Ein Wiki ist: eine gemeinschaftlich bearbeitete Website, an der sich jeder beteiligen kann (wenn nicht anders gewünscht). eine Sammlung von Artikeln, die von allen Benutzerinnen und Benutzern angeschaut, erweitert, geändert und gelöscht werden kann. Die Einzelseiten können in kürzester Zeit kommentiert und/oder editiert werden. Während Sie auf Ihrer Homepage einen Überblick über die Aktivitäten in allen Arbeitsbereichen bekommen, werden hier nur die Aktivitäten im gewählten Arbeitsbereich angezeigt.

8 Informationen des Rechenzentrums der Technischen Hochschule Nürnberg Seite Kalender und Aufgaben 7.1 Suche über die Tag-Cloud Schon bei der Erstellung des Arbeitsbereiches sollten Sie darauf achten, alle Elemente mit Tags zu versehen. Diese Tags (Schlagworte) helfen Ihnen dabei, den Überblick zu behalten. An fast jeder Stelle der Team Collaboration finden Sie eine Tag-Cloud, d.h. eine Sammlung der verwendeten Schlagworte. Durch einen Mausklick auf das gesuchte Tag erhalten Sie alle Informationen, die mit dem gewählten Tag versehen wurden. Im Kalender werden sowohl die Termine angezeigt, die aus Ihrer Arbeit im Arbeitsbereich resultieren, als auch persönliche Termine, die Sie in Ihrem OHMportal-Kalender eingetragen haben. Selbstverständlich werden nur Ihnen Ihre persönlichen Termine angezeigt. Andere Teilnehmer im Arbeitsbereich sehen Ihre persönlichen Termine nicht. 7.2 Die Suche-Funktion Die Suche-Funktion hilft Ihnen dabei, auch in umfangreichen Arbeitsbereichen die gewünschten Informationen zu finden. Sie finden die Suche rechts oben Überblick durch Tags Im Tag-Feld sehen Sie wie schon auf der Startseite eine Tag-Cloud. Allerdings erscheinen jetzt nur noch die Tags, die Sie im aktuellen Arbeitsbereich eingesetzt haben. Im linken Feld bestimmen Sie, wo Sie suchen möchten. Befinden Sie sich auf der Startseite der Team Collaboration, stehen Ihnen für die Suche folgende Möglichkeiten zur Verfügung: Favoritenarbeitsbereiche durchsuchen Alle meine Arbeitsbereiche durchsuchen Verzeichnis durchsuchen 7 Elemente im Arbeitsbereich suchen Unter Umständen wird ein Arbeitsbereich mit der Zeit sehr umfangreich und beinhaltet viele Dokumente und Einträge. Die Tatsache, dass sich mehrere Personen an der Arbeit im Arbeitsbereich beteiligen, erschwert es zusätzlich, den Überblick zu behalten und schnell an die gewünschten Informationen zu kommen. Befinden Sie sich in einem Arbeitsbereich, ändert sich das Suche-Menü und Sie können zusätzlich einzelne Bereiche des Arbeitsbereiches durchsuchen.

9 Informationen des Rechenzentrums der Technischen Hochschule Nürnberg Seite 8 Gehe zu Wiki-Seite Aktuellen Arbeitsbereich durchsuchen Favoritenarbeitsbereiche durchsuchen Alle meine Arbeitsbereiche durchsuchen Verzeichnis durchsuchen Im Feld daneben geben Sie den Begriff ein, nach dem Sie suchen möchten. Sie erhalten eine Liste mit allen passenden Elementen. In Outlook beispielweise sehen Sie Ihre Mailbox, Ihren Kalender, aber auch die Dateiablagen unter Mein Arbeitsbereich. Hinweis: Jeder Hochschulangehörige verfügt über ein Homeverzeichnis in der Windows Domäne MSAD. Die hier erwähnte Dateiablage besteht zusätzlich zu diesem Homeverzeichnis. Vorteil der Dateiablage in my.ohmportal: Überall, wo Sie Zugriff auf Ihre s haben, können Sie auch mit den hier abgelegten Daten arbeiten. Außerdem erhalten Sie eine Onlinehilfe von Oracle (in englischer Sprache), wenn Sie in my.ohmportal rechts oben auf das kleine Fragezeichen klicken. Durch die Symbole vor den Suche-Resultaten erkennen Sie, um was für Elemente es sich handelt (im Beispiel: Zwei Excel-Tabellen, ein Wiki-Eintrag, eine Frage im Forum). Durch Drücken der Tasten Strg + F können Sie das Dokument nach einem beliebigen Begriff durchsuchen. 8 Abmelden Um Ihre Arbeit zu beenden, klicken Sie rechts oben auf Abmelden 9 Noch Fragen??? Ausführliche Anleitungen zu den Möglichkeiten, die Ihnen in der Team Collaboration zur Verfügung stehen, finden Sie in den Dokumentationen des Rechenzentrums.

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