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1 Secure Dossier Management Benutzerhandbuch

2 SDM Secure Dossier Management Inhaltsverzeichnis Übersicht...5 SDMServer...5 SDMService...5 SDMDocViewer...5 SDMStarter...5 SDM Server...6 SDM Secure Dokument Management Server...6 Server Eigenschaften konfigurieren...6 Server gestartet...7 Server gestartet und freigeschaltet...7 SDM Viewer...8 SDM Secure Dokument Management Viewer...8 Dossier Funktionsübersicht...9 Neues Dokument einscannen...9 Neues Dokument aus dem Importverzeichnis importieren Import Verzeichnis Importdokumente Dokument in Dossier einlagern Dokument-Eigenschaften SDM Editor SDM Secure Dokument Management Editor SDM Editor; Hauptfunktionen Funktion Datei öffnen / speichern Funktion Scannen Funktion Drucken Funktion Zoom Benutzerhandbuch

3 Funktion Anmerkungen Unterfunktionen Anmerkungen Funktion Leselupe Funktion Skalierung Funktion Seite Funktion Rotieren Funktion Seite ausrichten Funktion Invertieren Funktion Ränder beschneiden Funktion Einlagern SDM Editor; Anmerkungen, Notizen, Markierungen SDM Funktionsschema SDM Kommunikationsschema Installation Auslieferung: Datenbank Serverprogramm Service-Programm Viewer-Programm Installation allgemein: Programminstallation für die Clients: SDM Viewer Programmdateien SDM Viewer Konfigurationsdatei SDM Service Programmdateien SDM Service Konfigurationsdatei Importverzeichnis einrichten: Dossierablage einrichten: Serverkonfiguration Server Socket Configuration Kommunikationsport SDM Server SDM Viewer Database Sessions AES Compression Secure Server LizenzKey Server Options Benutzerhandbuch

4 Auto Start GUI Service Log Requests Setup Database Connection SDM Service Anmeldung als SERVICE User Server Secure Key Neues Archiv anlegen Archiv anlegen Sicherheit Sicherheitsrelevante Key Dokumentgruppen verwalten Dokumenttitel verwalten Benutzergruppen verwalten Berechtigungen Anmeldung Benutzer verwalten Sicherheitsmatrix Benutzerrechte Drucken der Sicherheitsmatrix Benutzer ersetzen Benutzerhandbuch

5 Übersicht Das Secure Dossier Management SDM besteht aus vier Programmteilen: - SDMServer - SDMService - SDMDocViewer - SDM Starter Secure Dossier Management (SDM) SDM Service SDM Starter SDM-Viewer SDM Client SDM Server SDM-Server SDMServer Der SDMServer ist die zentrale Funktionalität von Secure Dossier Management. Er bedient alle Clientanfragen, verwaltet die die Dokumentablage auf dem Fileserver, speichert die Dossierinformationen im SQL-Server, verund entschlüsselt die Dokumente und die Kommunikation mit den Clients. SDMService Das Programm SDMService dient zur Konfiguration des SDM Systems, verwaltet die Dossierarchive, Benutzer und Benutzergruppen, Zugriffsrechte und die Freischaltung des Servers. SDMDocViewer DocViewer Der SDMDocViewer dient zur Anzeige der eingelagerten Dokumente und bietet die Funktionalität zum scannen und einlagern von Dokumenten, zur Indexierung und Gruppierung der Dokumente, zum auslagern und löschen von Dokumenten und zur drucken der Dokumente. SDMStarter Der SDMStarter ist das Kommunikationsprogramm zum Starten des SDMDocViewers, in Verbindung mit dem Programm M2, wenn der Viewer aus dem Infosystem von M2 aufgerufen wird, um die Dokumente des jeweiligen Mandates anzuzeigen. Benutzerhandbuch

6 SDM Server SDM Secure Dokument Management Server Der SDM Server ist die zentrale Funktionalität für das Secure Dossier-Management und bietet folgende Funktionalitäten: - Client-Management - File-Management - Datenbankzugriff - Key-Phrasen Management - Dokumente Ver- / Entschlüsselung - Dokumente Umschlüsseln - Zugriffshistory Server Eigenschaften konfigurieren Die Funktionslasche Eigenschaften besitzt zwei Zustände: - Server nicht gestartet - Server gestartet. Im Zustand Server nicht gestartet kann der SDMServer konfiguriert werden (Details siehe Serverkonfiguration). Benutzerhandbuch

7 Server gestartet Nach Betätigung des Schalters Start Server oder durch die Serveroption Auto Start ist der Server gestartet und betriebsbereit. Server gestartet und freigeschaltet Erst nachdem der Server mit dem Server Secure Key freigeschaltet ist, kann mit dem SDMDocViewer gearbeitet werden. Benutzerhandbuch

8 SDM Viewer SDM Secure Dokument Management Viewer Der Dokument Viewer ist die Arbeitsoberfläche für den Benutzer, welche alle Funktionen zur Dokumentablage und zum Betrachten der Dokumente beinhaltet. Dokument-Kommentar Dokumente Dokumentinhalt Dokument Seitenvorschau Dossier-Notizen Dossier Benutzerhandbuch

9 Dossier Funktionsübersicht Neues Dokument einscannen Beim Scannen eines Dokumentes wird als Erstes der Dokument Editor gestartet und danach der Twain-Treiber des angeschlossenen Scanners angezeigt. Nun können noch diverse Scan-Eigenschaften ausgewählt oder es kann direkt der Scanvorgang gestartet werden. Die gescannten Dokumente werden in das TIFF-Format konvertiert und gespeichert. Je nach Scanner können auch andere Formate zum Scannen gewählt werden. Dies empfiehlt sich jedoch nicht, weil das SDM System in der Vorschau nur TIFF-Dateien anzeigt und im Editor nur Dateien in TIFF-Format bearbeitet werden können. Scan-Eigenschaften: - Auflösung - Duplex - Farben -... Benutzerhandbuch

10 Nachdem das Dokument gescannt wurde kann es bei Bedarf mit Hilfe des SDM Editors angepasst oder eingelagert werden. Details zum Anpassen von Dokumenten siehe unter SDM Dokument anpassen. Neues Dokument aus dem Importverzeichnis importieren Die Importfunktion dient dazu, bereits vorhandene Dokumente oder zentral eingescannte Dokumenten in das Secure Dossier Management einzulagern. Zur Beachtung: Für den Import ist speziell darauf zu achten, dass: - die Dokumenten bereits im richtigen Format vorhanden sind - generell nur Dokumente im TIFF-Format eingelagert werden - die Grösse des Dokumentes (ca. 100 KB) nicht überschritten wird Die zu importierenden Dokumente können vor der Einlagerung in der Vorschau betrachtet werden. In der Vorschau werden nur Dokumente im TIFF-Format angezeigt. Benutzerhandbuch

11 Dokumente im Fremdformat Mit der Importfunktion können Dokumente im beliebigen Format importiert werden. Diese Dokumente werden prinzipiell gleich behandelt wie Dokumente im SDM-Format. Lediglich die Anzeige des Dokumentinhalts ist nicht in der integrierten Vorschau möglich. Dies gilt sowohl im Importfenster als auch in der allgemeinen Anzeige der Dokumente. Als Hinweis dazu wird untenstehender Inhalt angezeigt. Import Verzeichnis Der Systemverwalter legt bei den Einstellungen das Import Rootverzeichnis fest. Beim Aufrufen der Funktion Dokument importieren wird das vordefinierte Rootverzeichnis vorgeschlagen. Befindet sich unterhalb des Rootverzeichnisses ein Verzeichnis mit dem Namen des Benutzers, so wird dieses Benutzerverzeichnis vorgeschlagen. In diesem Falle kann der Benutzer nicht mehr aus dem Rootverzeichnis, sondern nur noch aus seinem Benutzerverzeichnis, oder aus ggf. weiteren Unterverzeichnissen, Dokumente importieren. Benutzerhandbuch

12 Importdokumente okumente In Bereich der Dokumentanzeige werden alle Dokumente aus dem Import-Rootverzeichnis oder dem ggf. unterhalb des Root-Verzeichnisses vorhandenen Benutzerverzeichnis angezeigt. Die Dateien im TIFF-Format können vor der Einlagerung in das Secure Dossier Management System in der Vorschau betrachtet werden. Dokument in Dossier einlagern Diejenigen Dokumente, welche eingelagert werden sollen, werden mit der Funktion Gesamtes Dokument eingelagert. Dazu ist das gewünschte Dokument in der Dokumentliste auszuwählen. Dieser Vorgang zeigt den Dialog der Dokumente-Eigenschaften an. Hier sind die entsprechenden Informationen einzutragen bevor mit OK der Einlagerungsvorgang abgeschlossen wird. Dokument-Eigenschaften Vor der Einlagerung eines Dokumentes in das Secure Dossier Management System sind noch Dokumenteigenschaften einzugeben oder auszuwählen Dossier: Anzeige des Dossiers, in welches das Dokument eingelagert werden soll. Dokument ment-gruppen: Die Dokumente können einer vordefinierten Gruppe zugeordnet werden. Diese Gruppen werden durch den Systemverwalter festgelegt. In der Dokumentenliste des Dokument Viewers können die eingelagerten Dokumente nach Gruppe gefiltert werden. Benutzerhandbuch

13 Dokument-Datum: Das Dokumentdatum sollte in der Regel nicht das Einlagerungsdatum sein, sondern ein Datum, welches zum Inhalt des Dokumentes Bezug hat, z.b. Vertragsdatum, Valutadatum eines Beleges usw. Dieses Feld ist ein MUSS-Eingabefeld. Dokument-Titel: Der Dokumenttitel kann frei eingegeben werden. Um eine sinnvolle und einheitliche Bezeichnung zu gewährleisten, können vordefinierte Titel durch den Systemverwalter festgelegt werden, welche durch den Benutzer ausgewählt und gegebenenfalls erweitert werden können. Dieses Feld ist ein MUSS-Eingabefeld. Kommentar: Es kann ein Kommentar pro Dokument frei erfasst werden. Status: Es können pro Dokument zwei Stati ausgewählt werden: - pendent - ungültig Der Status pendent wird dann gewählt, wenn ein Dokument zwar eingelagert wurde, aber noch pendente Aufgaben im Zusammenhang mit dem Dokument vorhanden sind. Der Dokumentstatus wir in der Dokumentenliste des Dokument Viewers durch das Symbol P angezeigt. Der Status ungültig kann dann sinnvoll eingesetzt werden, wenn z.b. ein Vertragsdokument erneuert wurde. Dann wird der neue Vertrag ebenfalls eingelagert und der vorherige Vertrag mit dem Status ungültig gekennzeichnet. Der Dokumentstatus wir in der Dokumentenliste des Dokument Viewers durchstrichen angezeigt.. In Ergänzung mit dem Kommentar kann der Status genauer umschrieben werden. Benutzerhandbuch

14 SDM Editor SDM Secure Dokument Management Editor SDM Editor; Hauptfunktionen Der SDM Editor ist eine Funktion, welche innerhalb des SDM Viewers aufgerufen wird. Mit dem SDM Editor können die gescannten Dokumente bearbeiter werden. Der Systemverwalter legt fest, welchem Benutzer Zugriff auf die Editierfunktion gewährt wird. Drucken Zoom + /- Ganze Seiten Datei Seitenbreite Öffnen / Speichern Scannen Anmerkungen Leselupe Skalierung alle Seiten in ein Dokument Ränder beschneiden invertieren Text/Bild ausrichten Drehen Links/Rechts Seiten-Nr. vor-/rückwärts Benutzerhandbuch

15 Funktion Datei öffnen / speichern Datei öffnen Mit dieser Funktion kann eine TIFF-Datei aus einem beliebigen Verzeichnis geöffnet werden. Diese Datei wird angezeigt und kann bearbeitet oder eingelagert werden. Der Unterschied zur Funktion Import besteht darin, dass aus einem beliebigen Verzeichnis ausgewählt werden darf. Datei speichern Mit dieser Funktion kann eine TIFF-Datei ein beliebiges Verzeichnis gespeichert werden. Funktion Scannen Mit dieser Funktion werden Dokumente eingescannt. Die gescannten Dokumente werden in das TIFF-Format konvertiert und gespeichert. Je nach Scanner können auch andere Formate zum Scannen gewählt werden. Dies empfiehlt sich jedoch nicht, weil das SDM System in der Vorschau nur TIFF-Dateien anzeigt und im Editor nur Dateien in TIFF-Format bearbeitet werden können. Siehe auch unter Funktion Scannen im Abschnitt Viewer Funktion Drucken Bei Drucken kann gewählt werden, ob mit oder ohne Anmerkungen gedruckt werden soll. Siehe auch unter Editor Anmerkungen. Funktion Zoom Vergrössern Verkleinern Ganze Seite Seitenbreite Anpassung der Anzeigegrösse des Dokumentes in der Vorschau. Benutzerhandbuch

16 Funktion Anmerkungen Aktivierung der Funktion Anmerkungen. Mit den Unterfunktionen der Anmerkungen können verschiedene Anmerkungen in Formen und Farben dem Dokument zugefügt werden. Die Anmerkungen werden angeheftet, d.h. dass sie nicht im TIFF-Dokument enthalten sind. Dieses Verhalten ermöglicht das Drucken eines Dokumentes mit oder ohne Anmerkungen (siehe Funktion Drucken). Unterfunktionen Anmerkungen Funktion Leselupe Einblenden einer Leselupe zur besseren Lesbarkeit von Text- oder Grafikbereichen in der Vorschau der Dokumente. Funktion Skalierung Mit dieser Funktion kann die gescannte Information beeinflusst werden. Als optimale Einstellung hat sich Gray_Anti_16 erwiesen. Zu beachten dabei ist auch, dass diese Einstellungen auch Einfluss auf die Dateigrösse haben. Funktion Seite Anzeige der aktuellen Seiten-Nummer mit blättern zur vorhergehenden oder nächsten Seite. Funktion Rotieren Seitenansicht nach rechts drehen Seitenansicht nach links drehen Wenn ein Dokument falsch eingescannt wurde oder wenn zwischen Hoch- / Querformat umgestellt werden soll, kann dies mit dieser Funktion ausgeführt werden Benutzerhandbuch

17 Funktion Seite ausrichten Beim Scannen von Dokumenten wird die Vorlage nicht immer gerade eingezogen. Mit Hilfe dieser Funktion versucht das Programm, die angezeigte Seite optimal auszurichten. Funktion Invertieren Werden Bildinformationen eingescannt, speziell Schwarz/Weiss Bilder oder Röntgenbilder, so ergibt sich bei bestimmten Voraussetzungen eine bessere Lesbarkeit oder Anzeige, wenn das Bild invertiert wird. Funktion Ränder beschneiden Bei manchen Vorlagen kann es sinnvoll sein, wenn die Ränder beschnitten werden. In der Regel wird das Dokument verkleinert, dh. es wird weniger Speicherplatz benötigt. Funktion Einlagern Einzelne Seite Alle Seiten Details siehe unter Funktion Importieren in der Beschreibung des Viewers. Benutzerhandbuch

18 SDM Editor; Anmerkungen, Notizen, Markierungen Dokumente mit Markierungen erweitern, Notizfelder einfügen, Linien, Pfeile, Rechtecke anbringen. Die Funktion Anmerkungen wird durch nachfolgendes Symbol aktivieren Erst nach der Aktivierung der Funktion Anmerkungen werden nachfolgende Unterfunktionen zur Auswahl angeboten. beliebige Textmarkierungen anheften Abdeckung anheften Notiz/Memo an Dokument anheften Drucken Bei Drucken kann gewählt werden, ob mit oder ohne Anmerkungen gedruckt werden soll. Benutzerhandbuch

19 SDM Funktionsschema Secure Dossier Management (SDM) MITARO Business Solutions AG SDM-Client SDM-Client SDM-Server SDM-Client File-Server SDM-Client Appl.-Server Keyphrase 1 Keyphrase 2 SQL-Server Windows-Client: - Dokument Viewer - Dokument Editor - Scan Funktion SDM-Server: - Dokument Management auf File-Server - Dokumentindexierung - Zugriffsrechte für Benutzer - Ver- und Entschlüsselung (AES 256) - Key Phrasen Management - Zugriffshitory File-Server: - Dokumentablage SQL-Server: - Dokumentindex - Benutzer - Mandate Verschlüsselungsmethoden: Client -- SDM Server (AES) SDM Server -- Fileserver/SQL Server (AES) Benutzerhandbuch

20 SDM Kommunikationsschema SDM Client SDM Server: SDM Server SQL Server: SDM Server Fileserver: SDM Client Fileserver: SDM Client Fileserver: Kommunikationsport Port: xxxx Kommunikationsport Port: xxxx Ablage der verschlüsselten Dossiers Dossierverzeichnis: \\Server\SDMDossier. Programmverzeichnis für SDM Client Programme Programmverzeichnis: \\Server\SDM. Scanverzeichnis pro User Scanverzeichnis: \\Server\SDM\User1.. Benutzerhandbuch

21 Installation Für die Installation werden folgende Daten ausgeliefert Auslieferung: Datenbank Serverprogramm Service-Programm rogramm Viewer-Programm rogramm Benutzerhandbuch

22 Installation allgemein: Für die Beschreibung der Installation wird davon ausgegangen, dass drei verschiedene und physisch vorhandene Server zum Einsatz kommen. Natürlich kann die gesamte Installation auch auf einem einzelnen Server oder auf einem Einzelplatzsystem vorgenommen werden. Programminstallation für die Clients: Zur Installation der Client Programme wird auf dem Fileserver ein Verzeichnis SDMClients eingerichtet. Auf dieses Verzeichnis müssen die Endbenutzer Lesezugriff haben, um die gewünschten Clientprogramme aufzurufen. Die nachfolgenden Dateien sind vom Auslieferungsdatenträger in nachfolgende Ordner zu kopieren SDM Viewer Programmdateien \\Fileserver Fileserver\.....\SDMClients SDMClients\Viewer Benutzerhandbuch

23 SDM Viewer Konfigurationsdatei SDMDokViewer.Dat [SDMDokViewer] ArbeitsVerzeichnis= ListenVorlagenVerz= ImportFilesRootPfad=\\Fileserver\..\SDMUsers ImportFilesDeleteOriginal=J ImportFilesCryptBeforeDelete=J BrowseTimerIntervall=300 UseTNA=N DefaultStartArchiv=MUSTERARCHIV DefaultStartDossier=10000 [SDMRemote] RemoteIPAdresse= nnn RemotePort=9000 [SDMStarter] M2DatenbankPfad=SQLserver:D:\..\Database\M2.ib M2Benutzer=SYSDBA M2Passwort=masterkey [SDMDossierMT] PJ=ARCHIV1 DI=ARCHIV2 [SYSTEM] ListenFont= [SDMDokViewer] ArbeitsVerzeichnis ListenVorlagenVerz Zurzeit nicht verwendet. ImportFilesRootPfad Rootverzeichnis für den Import von vorgescannten Dokumenten, welche eingelagert werden sollen. Sind unterhalb des Rootverzeichnisses benutzerbezogene Unterverzeichnisse vorhanden, so wird dem angemeldeten Benutzer nicht das Rootverzeichnis sondern das Benutzerverzeichnis vorgeschlagen. Die Voraussetzung für diesen Automatismus ist, dass das Benutzerverzeichnis gleichlautend mit dem AD Benutzernamen sein muss. Benutzerhandbuch

24 ImportFilesDeleteOriginal ImportFilesCryptBeforeDelete Wenn J wird nach dem Einlagern des Dokumentes der Dokumentinhalt mit Krypt-Zeichen überschrieben und die Datei gelöscht. BrowseTimerIntervall Intervall der Kommunikation des SDMDokViewers mit dem SDMServer. UseTNA=N Wenn J wird der SDMDokViewer beim Beenden nicht wirklich geschlossen sondern nur verborgen. Diese Funktion ist dann sinnvoll, wenn aus Sicherheitsgründen das Anmelden des SDMDokViewer mit Benutzer und Passwort inklusive der Securitycode Abfrage gewählt ist. Somit ist nur eine einmalige Anmeldung beim erstmaligen Programmstart notwendig. In diesem Zusammenhang siehe auch unter SDMStarter. DefaultStartArchiv DefaultStartDossier Diese beiden Einstellungen dienen dem Systemverwalter zur Definition eines Standardarchives und Standarddossiers. Damit kann der SDMDokViewer beim direkten Aufruf ohne Parameter gestartet werden und ein Musterarchiv und Musterdossier steht zum Testen zur Verfügung (sofern dies eingerichtet wurde). [SDMRemote] RemoteIPAdresse RemotePort= Hier ist die IP Adresse und der Kommunikationsport für den Zugriff des SDMDokViewers auf den SDM Server einzugeben. Wird keine Eingabe gemacht wird für IP localhost und Port 9000 genommen. [SDMStarter] M2DatenbankPfad M2Benutzer M2Passwort Der SDMDokViewer ist so ausgelegt, dass er in beliebigen Verwaltungslösungen integriert werden kann. Um eine optimale Integration zu gewährleisten, kann der SDMDokViewer mit dem SDMStarter zusammenarbeiten.. Diese Funktion ist dann sinnvoll, wenn aus Sicherheitsgründen das Anmelden des SDMDokViewer mit Benutzer und Passwort inklusive der Securitycode Abfrage gewählt ist. Der SDMStarter übernimmt die Vermittlung zwischen dem DSMDokViewer und der Verwaltungslösung. Wenn nun aus der Verwaltungslösung ein Dossier aufgerufen werden soll, so wird diese Anfrage dem SDMStarter übergeben. Dieser prüft ob der DSMDokViewer bereits gestartet ist. Wenn Ja übergibt er dem Viewer die notwendigen Parameter, ansonsten wird der Viewer zuerst gestartet und danach die notwendigen Parameter übergeben. Ziel dieses Vorganges ist, dass im SDMDokViewer immer das gewünschte Dossier angezeigt wird. Die Kommunikation zwischen SDMStarter und SDMDokViewer erfolgt mittels Windows Messages. Benutzerhandbuch

25 [SDMDossierMT] PJ=ARCHIV1 DI=ARCHIV2 Diese Einstellungen sind in Verbindung mit dem M2 Mandatsmanagement einzusetzen. Damit ist pro Mandatsträger (MT) das gewünschte SDM-Archiv anzugeben. [SYSTEM] ListenFont Zurzeit nicht verwendet. Benutzerhandbuch

26 SDM Service Programmdateien \\Fileserver Fileserver\......\SDMClients SDMClients\Service Service SDM Service Konfigurationsdatei SDMService Service.Dat [SDMService] ArbeitsVerzeichnis= ListenVorlagenVerz= BrowseTimerIntervall=300 [SDMRemote] RemoteIPAdresse= nnn RemotePort=9000 [SYSTEM] ListenFont= [SDMService] ArbeitsVerzeichnis ListenVorlagenVerz Zurzeit nicht verwendet. BrowseTimerIntervall Intervall der Kommunikation des Programmes SDMService mit dem SDMServer. [SDMRemote] RemoteIPAdresse RemotePort= Hier ist die IP Adresse und der Kommunikationsport für den Zugriff des Programmes SDMService auf den SDM Server einzugeben. Wird keine Eingabe gemacht wird für IP localhost und Port 9000 genommen. [SYSTEM] ListenFont Zurzeit nicht verwendet. Benutzerhandbuch

27 Importverzeichnis einrichten: Um bereits vorhandene Dokumente importieren zu können, ist auf dem Fileserver ein Import-Root-Verzeichnis SDMUsers einzurichten. Rootverzeichnis: \\Fileserver Fileserver\.....\SDMUsers Diese Rootverzeichnis wird für den Import vorgeschlagen, wenn keine Userverzeichnisse vorhanden sind. Userverzeichnisse: \\Fileserver Fileserver\.....\SDMUsers SDMUsers\Hannes.Muster Wenn innerhalb des Rootverzeichnisses benutzerbezogene Unterverzeichnisse vorhanden sein, wird dem angemeldeten Benutzer nicht das Rootverzeichnis sondern das Benutzerverzeichnis vorgeschlagen. Die Voraussetzung für diesen Automatismus ist, dass das Benutzerverzeichnis gleichlautend mit dem AD Benutzernamen sein muss. Wenn ein Userverzeichnis vorhanden ist kann der Benutzer nicht mehr aus dem Rootverzeichnis zugreifen. Damit kann sichergestellt werden, dass ein Benutzer nur seine eigenen Dokumente einlagern kann. Auf dieses Verzeichnis müssen die Endbenutzer Änderungszugriff haben. Dossierablage einrichten: Zur Einlagerung der Dokumente durch muss auf dem Fileserver ein Verzeichnis SDMArchiv eingerichtet werden. Auf dieses Verzeichnis sollten die Endbenutzer keinen Zugriff haben. Ausschliesslich der SDM-Server und ggf. Administratoren brauchen darauf Zugriffsberechtigung. \\Fileserver Fileserver\.....\SDMDossier Benutzerhandbuch

28 Serverkonfiguration Server Socket Configuration In dieser Einstellung wird die IP-Adresse der Maschine eingetragen, auf welcher der SDM Server installiert ist und ausgeführt wird. Bind to Network Card muss dann aktiviert werden, wenn mehrere Netzwerkkarten eingebaut und aktiviert sind. Kommunikationsport SDM Server SDM Viewer Kommunikationsport SDM Viewer - SDM Server Standard Port: [ 9000 ] Der SDM Viewer muss über den selben Port kommunizieren. Database Sessions Bei einer hohen Benutzeranzahl empfiehlt es sich die Anzahl der Sessions zu erhöhen, mit welchen der SDM Server auf die Datenbank zugreift. Empfehlung: pro 10 User mindestens eine Datenbank Session Benutzerhandbuch

29 AES Mit dieser Einstellung wird die AES Verschlüsselung zwischen dem SDM Server und den SDM Client (Viewer und Service) aktiviert. Out-Key: In-Key: Für den Out-Key und In-Key ist ein nach gängigen Regeln zur Passwortvergabe jeweils ein Key einzugeben. Mit diesen Keys wird die Verschlüsselung und die Entschlüsselung der Datenübertragung vorgenommen. Mit dieser Funktion wird eine Datei erstellt, welche den Out-Key und In-Key für den die Programme SDM Viewer und SDM Service zur Verfügung stellt. Diese Datei muss sich im selben Verzeichnis wie die Programme befinden. Compression Mit dieser Auswahl wird die Datenkomprimierung für die Datenübertragung zwischen dem SDM Server und dem SDM Client aktiviert. Secure Server Mittels dieser Option kann die Sicherheit bei der Anmeldung des Clients (Viewer, Service) erhöht werden. Wenn die Option aktiviert ist, wird bei einer erfolglosen oder fehlerhaften Anmeldung die Verbindung sofort unterbrochen. LizenzKey Die ausgelieferte Lizenz ist mit Firma-Name und Reg.-Key. einzutragen oder das Lizenzfile im selben Verzeichnis wie der SDMServer abzulegen. Server Options Auto Start Der SDM Server wird bei einem Neustart der Maschine automatisch gestartet. GUI Service Sollen GUI Funktionen der Servers zur Verfügung gestellt werden Benutzerhandbuch

30 Log Requests Protokollierung der Serverfunktionalität Setup Database Connection Diese Funktion konfiguriert die Verbindung zum SQL Server. Zurzeit wird der Interbase SQL Server 2009 SMP unterstützt. Kommunikationsport SDM Server - SQL Server Standard Port: [ 3050] (siehe Installationsanleitung zu Interbase SQL Server) Nachdem der Server konfiguriert worden ist, kann er mit dem Startschalter gestartet werden. Somit ist der Server eingerichtet und funktionsbereit. Die Freischaltung der Funktionalität erfolgt durch den Security Servicebenutzer SSERVICE im Programm SDMService. Benutzerhandbuch

31 SDM Service Mit dem Programm SDMService wird das gesamte SDM-System konfiguriert. Starten mit dem Programm Anmeldung als SERVICE User Es gibt zwei Servicebenutzer: Benutzername: SSERVICE Benutzername: SERVICE Passwort: SS Passwort: SS Der Security Servicebenutzer SSERVICE verwaltet die verschlüsselungsrelevanten Eigenschaften. Der Servicebenutzer SERVICE verwaltet die benutzerrelevanten Eigenschaften. Nach erfolgreicher Eingabe des Benutzernamens und des Passwortes wird eine Sicherheitsmatrix abgefragt und das Programm SDMService gestartet. Benutzerhandbuch

32 Server Secure Key Als erstes ist der Server Secure Key zu definieren. Dieser Key vergibt und verwaltet ausschliesslich der Security Service User. Beim erstmaligen Konfigurieren des Server Secure Keys ist noch kein Schlüssel vorhanden und dieser muss erfasst werden. Aus Sicherheitsgründen sind die Regeln der sicheren Passwortvergabe zu berücksichtigen. Wenn bereits ein Server Secure Key erfasst wurde, kann dieser jederzeit angepasst werden. Dazu muss der bestehende und der neue Key eingegeben. Benutzerhandbuch

33 Erst wenn der Server Secure Key eingegeben wurde, wir die Serverfunktionalität freigeschaltet. Benutzerhandbuch

34 Neues Archiv anlegen Archiv anlegen Das Archiv, der Kurzname und die Bezeichnung sind zu erfassen. Das Root-Verzeichnis legt fest, wo die eingelagerten Dokumente auf dem Fileserver gespeichert werden sollen. Folgend Schreibweisen sind erlaubt: - Remote: \\Servername\Freigabename\...\Verzeichnis - Local: Laufwerk:\Verzeichnis\...\Verzeichnis Diese Angaben sind aus der Sicht des SDMServers zu setzen. Mit den Optionen wird festgelegt, welche Vorgange in der Benutzerstatistik aufgezeichnet werden sollen. Die Dossierbezeichnung intern legt das Verhalten bezüglich der Dossierbezeichnung fest und ist abhängig davon, mit welchem System das SDM System zusammenarbeiten soll. Benutzerhandbuch

35 Sicherheit Wenn ein Archiv mit verschlüsselten Dokumenten angelegt wird, so müssen in der Funktion Passwörter pro Archiv zwei Passwortphrasen als Archivschlüssel eingegeben werden. Solange nicht beide Phrasen eigegeben worden sind, ist dieses Archiv für den SDM Viewer gesperrt. Die Aufteilung des Archivschlüssels in zwei Teile erfolgt aus Sicherheitsgründen. Diese beiden Schlüssel bilden das Basispasswort, welches zur Verschlüsselung der Dokumente dieses Archivs verwendet wird. Zur Erhöhung der Sicherheit können für jedes Archiv eigene Passphrasen verwendet werden. Anzahl Dokumentschlüssel legt fest, wie viele verschiedene Schlüssel generiert werden sollen, mit welchen die Dokumente letztendlich verschlüsselt werden sollen. Grundsätzlich gilt, mehr Schlüssel erhöhen die Sicherheit. Wenn davon ausgegangen wird, dass ca Dokumente eingelagert werden sollen, und Schlüssel generiert werden, so kann theoretisch davon angenommen werden, dass lediglich 10 Dokumente mit dem selben Schlüssel verschlüsselt sind. Die Vergabe der zur Verfügung stehenden Schlüssel erfolgt durch einen Zufallszahlengenerator. Sicherheitsrelevante Key Key Verantwortlicher Bemerkung Server Secure Key Archivschlüssel 1 Archivschlüssel 2 Die verwendeten Passphrasen sind in jedem Falle schriftlich zu dokumentieren und an einem sicheren Ort aufzubewahren. Benutzerhandbuch

36 Dokumentgruppen verwalten Die Dokumentgruppen dienen der Gruppierung von eingelagerten Dokumenten. Mittels den Gruppen können beim Suchen von Dokumenten im SDMDocViewer Suchfilter gesetzt werden. Beim Einlagern von Dokumenten kann eine Gruppe ausgewählt und dem jeweiligen Dokument zugewiesen werden. Die ausgewählte Gruppe kann inhaltlich nicht angepasst werden. Es besteht jedoch kein Zwang, mit Gruppen zu arbeiten. Um eine schnellere Nachbearbeitung der Gruppen an eingelagerten Dokumenten zu ermöglichen, können bei einer gewünschten Umteilung von Gruppen diese an allen eingelagerten Dokumenten ersetzt werden. Benutzerhandbuch

37 Dokumenttitel verwalten Die Dokumenttitel dienen der einheitlichen Bezeichnung von eingelagerten Dokumenten. Diese Dokumenttitel können beim einlagern von Dokumenten ausgewählt und ggf. ergänzt und angepasst werden. Benutzerhandbuch

38 Benutzergruppen verwalten Es muss mindestens eine Benutzergruppe erfasst sein, wenn im SDMDociewer die Benutzer mit unterschiedlichen Berechtigungen ausgestattet werden sollen. Die entsprechen Benutzergruppe ist dann dem jeweiligen Benutzer in der Benutzerverwaltung zuzuweisen. Berechtigungen Jeder Benutzergruppe sind die gewünschten funktionalen Rechte zuzuweisen. Anmeldung Bei der Auswahl Autom. Anmeldung wird beim Start des SDMDocViewers keine Benutzername und Passwort abgefragt. Voraussetzung dafür ist, dass der SDM Benutzername identisch mit dem Benutzernamen des ActiveDirectory ist. Bei der Auswahl Anmeldung mit Matrix... wird in jedem Falle ein Anmeldedialog beim Starten des SDMDocViewers erzwungen. In diesem Falle darf die Auswahl Autom. Anmeldung nicht gewählt sein. Mit dieser Option wird zusätzlich zum Benutzername und Passwort eine Sicherheitsmatrix abgefragt. Wenn keine der beiden Anmeldeoptionen gewählt wurde, wird in jedem Falle ein Anmeldedialog beim Starten des SDMDocViewers erzwungen, jedoch ohne Sicherheitsmatrix. Benutzerhandbuch

39 Benutzer verwalten In der Benutzerverwaltung werden jene Personen eingetragen, welche mit dem SDMDocViewer arbeiten sollen. Sicherheitsmatrix Wenn dem Benutzer eine Gruppe zugewiesen wird, in welcher die Auswahl Anmeldung mit Matrix... aktiv ist, so muss der Benutzer diese Matrix kennen, um sich erfolgreich anmelden zu können. Dazu kann die Matrix für jeden Benutzer gedruckt werden. Die Sicherheitsmatrix kann jederzeit neu erzeugt werden. Nach der Erstellung einer neuen Matrix ist die alte Martix noch n-tage gültig (siehe Serverkonfiguration), damit die neue Matrix den Benutzern zugestellt werden kann. Benutzerrechte Wenn einem Benutzer keine Gruppe oder eine Gruppe ohne funktionale Rechte zugewiesen wird, so kann sich der Benutzer lediglich die Dokumentliste im SDMDocViewer anschauen, jedoch nicht die Dokumentinhalte. Benutzerhandbuch

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