73.31 Datenbanken im Mehrbenutzerzugriff (MS Access)

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1 Aus- und Fortbildungszentrum Lehreinheit für Informationstechnologien Datenbanken im Mehrbenutzerzugriff (MS Access) Gleichzeitiger Zugriff auf Daten Externe Daten einbinden Verwaltung gemeinsam genutzter Datenbanken Einrichten einer gesicherten Anwendung Benutzerverwaltung und Berechtigungen Die Themen des Kurses werden unabhängig von den jeweils genutzten Versionen des Programms MS Access behandelt. Bei den Versionen MS Access 97, 2000, 2002(XP) und 2003 ergeben sich keine Unterschiede. Bei MS Access 2007 stehen nicht mehr alle Funktionalitäten zur Verfügung. Stand: März 2008 Freie Hansestadt Bremen

2 Inhalt 2 1. Strukturen von Datenbankanwendungen Client Server Datenbankstruktur Access Datenbankstruktur 3 2. Gemeinsamer Datenzugriff Öffnungsmodus Konkurrierende Zugriffe auf einen Datensatz Sperrverhalten 4 3. MDB mit Startoptionen öffnen 5 4. Probleme und Störungen vermeiden Was kann passieren? Ursachen für Probleme / Störungen Wichtige Einstellungen Server / Netz Installation der Arbeitsplatzrechner Einstellungen der Datenbank Nutzerverhalten Was tun bei einer Beschädigung? Beschädigte Datenbank reparieren 8 5. Datenbank und Objekte schützen Datenbankkennwort und Verschlüsselung Start-Verhalten Objekte ausblenden Menüs und Symbolleisten MDE-Datei Differenzierte Benutzerrechte Berechtigungen und Benutzerverwaltung goldene Regeln für eine geschützte Access-Anwendung Anlegen einer Arbeitsgruppen-Informationsdatei Sicherheitssystem 'aktivieren' Gruppen und Benutzerverwaltung Erstellen der geschützten Datenbank Benutzerberechtigungen einstellen / Objekte anlegen Lernen am Arbeitsplatz Lernmaterial in elektronischer Form Lernprogramme Fehler! Textmarke nicht definiert. 7.3 Tipps & Tricks Softwarehilfe (Mail-Hotline) 14

3 Strukturen von Datenbankanwendungen 3 1. Strukturen von Datenbankanwendungen 1.1 Client Server Datenbankstruktur Datenbank- Dateien Server (Datenbankserver) Serverdatenbank läuft! (SQL-Server, Oracle, MySQL, Interbase...) Arbeitsplatzrechner 1 Arbeitsplatzrechner 2 Dateien der Anwendung Anwendungsprogramm läuft! Dateien der Anwendung Anwendungsprogramm läuft! 1.2 Access Datenbankstruktur MDB mit Tabellen Server (Fileserver) Arbeitsplatzrechner 1 Arbeitsplatzrechner 2 MDB mit Abfragen, Formularen, Berichten... MS Access läuft! MDB mit Abfragen, Formularen, Berichten... MS Access läuft!

4 Gemeinsamer Datenzugriff 4 2. Gemeinsamer Datenzugriff Access-Datenbanken können im Netzwerk grundsätzlich durch mehrere Benutzer gleichzeitig geöffnet werden. 2.1 Öffnungsmodus Standardmäßig werden Datenbanken im Modus Freigegeben bzw. Gemeinsame Nutzung geöffnet. Dabei können Datenbanken von mehreren Benutzern gleichzeitig geöffnet werden. Alternativ kann eine Datenbank im Modus Exklusiv geöffnet werden. Dabei kann immer nur ein Benutzer die Datenbank verwenden. Alle weiteren Versuche, auf die Datei zuzugreifen, werden abgewiesen. Das exklusive Öffnen ist nur möglich, wenn die Datenbank zu dem Zeitpunkt nicht verwendet wird. Der exklusive Zugriff wird häufig verwendet, um administrative Aufgaben zu erledigen. 2.2 Konkurrierende Zugriffe auf einen Datensatz Bei einem konkurrierenden Zugriff versuchen zwei Benutzer gleichzeitig einen Datensatz zu ändern. Dabei befinden sich beide im Bearbeitungsmodus. Der erste Speichervorgang wird vorgenommen. Wenn der zweite Speicherversuch erfolgt, erscheint folgende Meldung: Bei einem Klick auf Datensatz speichern werden die Eingaben des zweiten Benutzers gespeichert und die Änderungen des ersten Speichervorgangs verworfen. Dabei werden die Daten häufig nicht korrekt gespeichert. Das kann zum Verlust des Datensatzes und zu Beschädigungen der Datenbank führen. 2.3 Sperrverhalten Während eines Speichervorgangs sind die betroffenen Datensätze gegen jeden Zugriff gesperrt. Das bezieht sich aber nur auf den (kurzen) Schreibvorgang, nicht auf die Bearbeitung. Für die gesamte Datenbank und für einzelne Objekte kann ein abweichendes Sperrverhalten eingestellt werden. Dabei können die Optionen Bearbeiteter Datensatz oder Alle Datensätze gewählt werden. Die Sperren wirken, sobald sich ein Datensatz im Bearbeitungsmodus befindet. Bei der Option Alle Datensätze können in dieser Zeit keine Änderungen an den beteiligten Tabellen vorgenommen werden. Bei der Option Bearbeiteter Datensatz werden (anders als die Bezeichnung suggeriert) die Speicherseiten (Größe je 4 KB) gesperrt, auf der bzw. auf denen sich der Datensatz einschließlich eventueller Unterdatensätze befindet.

5 MDB mit Startoptionen öffnen 5 3. MDB mit Startoptionen öffnen Erstellen Sie eine neue Verknüpfung für den Start des Programms MS Access. Wählen Sie die Datei MSACCESS.EXE über die Schaltfläche Durchsuchen aus. Die Befehlszeile enthält jetzt die Programmdatei mit vollständiger Pfadangabe. Ergänzen Sie die Befehlszeile um ein Leerzeichen (hinter die Anführungsstriche!) und geben Sie Pfad und Namen Ihrer Datenbank-Datei an. Wenn die Pfadangabe Leerzeichen enthält, muss die Angabe in Anführungsstriche gesetzt werden. Geben Sie eine sprechende Bezeichnung der Verknüpfung ein. Die Befehlszeile kann um Startoptionen ergänzt werden. Die einzelnen Angaben müssen immer durch ein Leerzeichen getrennt werden! Startoption /excl /compact /repair /wrkgrp Arbeitsgruppendatei /user Benutzername /pwd Kennwort Beschreibung Die angegebene Datenbank wird für den exklusiven Zugriff geöffnet. Alle Daten und Objekte der Datenbank werden in eine neue Datei geschrieben. Dabei werden sie komprimiert und repariert. Startet Access unter Verwendung der angegebenen Arbeitsgruppen-Informationsdatei (MDW). Hinter dem Parameter wird durch ein Leerzeichen getrennt die Datei mit vollständigem Pfad eingetragen. Die Angabe muss gegebenenfalls in Anführungsstriche gesetzt werden. Startet Access unter Verwendung des angegebenen Benutzernamens. Übergibt beim Start von Access das angegebene Kennwort (Groß- / Kleinschreibung beachten!) /x Makro Startet Access, öffnet die Datenbank und führt das angegebene Makro aus. Die Startoptionen können z. B. auf dem Server in den Anweisungen für den Zeitplandienst genutzt werden, um die Datenbank nachts zu komprimieren oder automatische Aktualisierungen oder Archivierungen durchzuführen. Beispiel für eine Befehlszeile: "c:\programme\microsoft Office\Office\MSACCESS.EXE" "D:\Daten\Kursdaten.mdb" /excl /wrkgrp "D:\Daten\Kurs.mdw" /user DBAdmin /pwd geheim In diesem Beispiel wird die Datenbank Kursdaten.mdb unter Verwendung der Arbeitsgruppen-Informationsdatei Kurs.mdw geöffnet. Dies erfolgt im exklusiven Zugriff für den Benutzer DBAdmin, dessen Kennwort mit übergeben wird.

6 Probleme und Störungen vermeiden 6 4. Probleme und Störungen vermeiden 4.1 Was kann passieren? - Meldung "Datenbank ist beschädigt." - Meldung "Falsches Datenbankformat" - Programmabsturz beim Öffnen der Datenbank - Programmabsturz beim Komprimieren oder beim Schließen der Datenbank - Programmabsturz beim Zugriff auf bestimmte Datensätze - Zuletzt bearbeitete Datensätze sind weg 4.2 Ursachen für Probleme / Störungen - Fehler in Netzwerk-Komponenten (Server, Kabel usw.) - Fehler bei der Installation der Arbeitsplatzrechner - Ungünstige Einstellungen der Datenbank - Falsches Nutzerverhalten 4.3 Wichtige Einstellungen Server / Netz - Im Verzeichnis mit der Datenbankdatei müssen weitgehende Rechte vorhanden sein (Ändern einschl. Löschen). - Die MDB-Datei(en) müssen regelmäßig komprimiert werden. - Auch kleinste Störungen im Netz (Hubs, Switches, Kabel...) müssen verhindert werden. - Der automatische Neustart der Server-Dienste muss abgeschaltet sein. - Die Server-Option Opportunistic Locking muss deaktiviert sein. - Falls Probleme dennoch weiterhin auftreten: Virenscanner auf dem Server deaktivieren bzw. einen anderen Scanner ausprobieren Installation der Arbeitsplatzrechner - Im Verzeichnis mit der Datenbankdatei müssen weitgehende Rechte vorhanden sein (Ändern einschl. Löschen). - Das aktuelle Service-Pack des Betriebssystems sollte installiert sein. - Das aktuelle Office-Release sollte installiert sein. - Einheitliche Office-Installationen (einschl. Service-Packs und Service- Releases) auf allen beteiligten Arbeitsplatzrechnern - Keine Mischinstallationen unterschiedlicher Office-Versionen Einstellungen der Datenbank - Die Option Komprimieren beim Schließen sollte deaktiviert sein. - Die Option Objektnamen-Autokorrektur sollte deaktiviert sein (nicht Ausführen). - Die Eigenschaft Unterdatenblattname bei allen Tabellen auf keines stellen. - Einstellungen zum Sperrverhalten ausprobieren.

7 Probleme und Störungen vermeiden Nutzerverhalten - MS Access immer ordnungsgemäß beenden; Rechner erst herunterfahren / abschalten, wenn Access wirklich beendet ist. - Nach einem Programmabsturz oder einem Rechner-Absturz bei laufender Access-Anwendung keine Neustart-Versuche unternehmen; andere NutzerInnen informieren und auffordern, die Datenbank zu schließen; Administrator informieren. Serverdatenbank komprimieren und gegebenenfalls reparieren. - Wenn ein Schreibkonflikt bei einem konkurrierenden Zugriff auf einen Datensatz stattfindet, dürfen die eigenen Änderungen zunächst nicht gespeichert werden. 4.4 Was tun bei einer Beschädigung? - Alle Beteiligten schließen die Anwendung. - Datenbank (mit den Tabellen) auf dem Server direkt und exklusiv öffnen, Datenbank komprimieren und gegebenenfalls reparieren. - Auf der betroffenen Arbeitsstation die Anwendungs-MDB öffnen, komprimieren und reparieren. Prüfen, ob der zuletzt bearbeitete Datensatz vorhanden ist.

8 Probleme und Störungen vermeiden Beschädigte Datenbank reparieren MDB exklusiv öffnen Ja MDB wird geöffnet "DB ist beschädigt." Access ohne DB starten und MDB reparieren "Falsches Datenbankformat" DB komprimieren und reparieren Access ohne DB starten und MDB reparieren Alle Objekte und Datensätze testen Erfolgreich? Nein Ja Programmaufruf über Kommando mit /repair Erfolgreich? Ja Nein Neue MDB und alle Objekte importieren Erfolgreich? Nein Neue MDB und Objekte einzeln importieren * Ja * Objekte, die nicht importiert werden können, müssen neu erstellt werden. Wenn Tabellen betroffen sind: Tabelle neu erstellen oder Struktur importieren, Datensätze über Anfügeabfrage oder über Zwischenablage importieren. Erfolgreich? Ja Nein Auf Datensicherung zurückgreifen

9 Datenbank und Objekte schützen 9 5. Datenbank und Objekte schützen 5.1 Datenbankkennwort und Verschlüsselung Mit einem Datenbankkennwort kann der Zugang zur Datenbank begrenzt werden. Es betrifft ausschließlich das Öffnen der Datenbank. Eine Differenzierung von Benutzerrechten ist nicht möglich; alle Nutzer, die die Datenbank verwenden sollen, müssen das Kennwort kennen. Die Festlegung eines Datenbankkennwortes erfolgt über Extras > Sicherheit > Datenbankkennwort zuweisen. (Über Extras > Sicherheit > Datenbankkennwort löschen kann es wieder entfernt werden. Um das Auslesen von Teilen der Datenbankdatei mit Hilfe eines Editors zu verhindern, kann die Datei verschlüsselt werden. MS Access entschlüsselt dann die Daten bei jedem Zugriff und verschlüsselt bei jedem Schreibvorgang. Der Zugriff auf die Daten mit MS Access, MS Excel oder andere Programme, die die Datenbankmaschine von Access verwenden, werden dadurch nicht eingeschränkt! Die Verschlüsselung bzw. die Entschlüsselung erfolgt über Extras > Zugriffsrechte > Datenbank ver-/entschlüsseln. 5.2 Start-Verhalten Über Extras > Start... können Einstellungen vorgenommen werden, die beim Öffnen der Datenbank wirken: 5.3 Objekte ausblenden Mit der Eigenschaft Ausgeblendet können Objekte im Datenbankfenster 'versteckt' werden. Sie werden dann weder im Datenbankfenster noch in Dialogen aufgelistet, können aber dennoch weiter verwendet werden. Wenn z.b. eine Tabelle ausgeblendet wird, funktionieren Abfragen, die die Tabelle verwenden, weiterhin. Über Extras > Optionen kann auf der Registerkarte Ansicht eingestellt werden, dass ausgeblendete Objekte angezeigt werden sollen. Dann können die Objekte wieder bearbeitet werden. 5.4 Menüs und Symbolleisten In der Datenbank können eigene Menüs und Symbolleisten erstellt werden. Dadurch können z. B. Formulare mit speziellen Menüs, Symbolleisten und Kontextmenüs versehen werden. Im Zusammenspiel mit Starteinstellungen

10 Datenbank und Objekte schützen 10 und Berechtigungen können den Nutzern damit eingeschränkte Access- Funktionen zur Verfügung gestellt werden. 5.5 MDE-Datei MS Access sieht ein spezielles Datenbankformat MDE - vor, in dem Programmcode kompiliert wird und nicht bearbeitet werden kann. Die Folge ist, dass Objekte, die Programmcode enthalten können, nicht mehr erstellt oder bearbeitet werden können. Dies betrifft Formulare, Berichte und Module. Eine MDE-Datei wird über Extras > Datenbankdienstprogramme > MDE-Datei erstellen... erzeugt. Dabei wird eine neue Datenbankdatei erstellt; die originale MDB-Datei bleibt unverändert. ACHTUNG: Aus einer MDE-Datei kann keine MDB-Datei rekonstruiert werden. Bewahren Sie deshalb immer die MDB-Datei auf, um Formulare, Berichte oder Module erstellen oder verändern zu können. 5.6 Differenzierte Benutzerrechte Wenn keine abweichenden Einstellungen vorgenommen werden, arbeitet man unter MS Access grundsätzlich als Nutzer Administrator. Dieser ist Eigentümer jeder erstellten Datenbank und hat unbeschränkte Rechte. Ein Anmeldevorgang mit Kennworteingabe ist zunächst nicht erforderlich. Die Angaben zum Administrator und die Information, dass keine Kennworteingabe erforderlich ist, befinden sich in der Datei SYSTEM.MDW. Sobald der Nutzer Administrator ein Kennwort erhält, sind zum Öffnen der Datenbank die Angaben eines Nutzernamens und eines Kennwortes erforderlich. Die Vorgehensweise zum Erstellen einer sicheren Access-Anwendung mit Benutzerverwaltung und differenzierten Nutzerrechten wird im folgenden Kapitel beschrieben.

11 Berechtigungen und Benutzerverwaltung Berechtigungen und Benutzerverwaltung goldene Regeln für eine geschützte Access-Anwendung 1. Verwenden Sie nicht die SYSTEM.MDW der Access-Installation (auch nicht als Kopie). Erstellen Sie eine Arbeitsgruppendatei für Ihre Anwendung. 2. Heben Sie alle Berechtigungen der Standard-Gruppe Benutzer an der Datenbank / den Datenbanken und den Datenbankobjekten auf und entfernen Sie die Benutzer Administrator aus der Gruppe Administratoren. 3. Erstellen Sie passende Gruppen für die unterschiedlichen Zugriffsrechte, die Sie Benutzern erteilen möchten. 4. Erteilen Sie Berechtigungen in der Regel an Gruppen und nicht an einzelne Benutzer. 5. Weisen Sie die Benutzer den entsprechenden Gruppen so zu, dass jeder Benutzer über die Berechtigungen verfügt, die Sie ihm erteilen möchten. 6. Gewährleisten Sie, dass der Standardbenutzer Administrator nicht Besitzer der Datenbank bzw. der Objekte ist. 7. Bewahren Sie die Einstellungen der Arbeitsgruppeninformationsdatei an einem sicheren Ort auf. Sichern Sie die MDW- Datei. 6.2 Anlegen einer Arbeitsgruppen-Informationsdatei Verwenden Sie nicht die SYSTEM.MDW der Access-Installation (auch nicht als Kopie). Erstellen Sie eine Arbeitsgruppendatei für Ihre Anwendung: - Start des Programms WRKGAdm.EXE - Neue Arbeitsgruppendatei erstellen; Name, Firma und Arbeitsgruppen- Code eingeben. Dokumentieren Sie die Angaben! - Dateinamen und Speicherort festlegen - Schließen Sie sich wieder an die SYSTEM.MDW an (Standardprogrammaufruf von MS-Access). - WRKGAdm.EXE schließen - Einen weiteren Programmaufruf für MS-Access einrichten (Menü und / oder Symbol) Ergänzen Sie die Befehlszeile um den Parameter /WRKGRP und geben Sie den Pfad und den Namen der von Ihnen erstellten Arbeitsgruppendatei an.

12 Berechtigungen und Benutzerverwaltung Sicherheitssystem "aktivieren" - MS-Access (Aufruf mit der Arbeitsgruppendatei) öffnen - Extras > Zugriffsrechte > Benutzer- und Gruppenkonten > Anmeldekennwort ändern - Kennwort für den Benutzer Administrator eingeben und bestätigen - MS-Access schließen - MS-Access erneut starten und Kennwort eingeben - Extras > Zugriffsrechte > Benutzer- und Gruppenkonten > Benutzer - Richten Sie einen neuen Benutzer ein, der Administrator für die Anwendungen sein soll (z.b. DBAdmin). Dokumentieren Sie die Angaben Benutzername und Persönliche Identifikationskennung. - Ordnen Sie den Benutzer DBAdmin der Gruppe Administratoren zu. - MS-Access schließen 6.4 Gruppen und Benutzerverwaltung - MS-Access (Aufruf mit der Arbeitsgruppendatei) öffnen - Als DBAdmin anmelden (kein Kennwort eingeben) - Extras > Zugriffsrechte > Benutzer- und Gruppenkonten > Anmeldekennwort ändern (Geben Sie ein Kennwort ein!) - Entfernen Sie beim Benutzer Administrator die Zugehörigkeit zur Gruppe Administratoren. - Extras > Zugriffsrechte > Benutzer- und Gruppenkonten > Gruppen Legen Sie die Benutzergruppen für Ihre Anwendung fest. Dokumentieren Sie die Bezeichnungen und die Persönlichen Identifikationskennungen. - Extras > Zugriffsrechte > Benutzer- und Gruppenkonten > Benutzer Legen Sie die Benutzer für Ihre Anwendung fest. Dokumentieren Sie die Bezeichnungen und die Persönlichen Identifikationskennungen. - Ordnen Sie die Benutzer den entsprechenden Gruppen zu. Achten Sie darauf, dass der Benutzer Administrator ausschließlich Mitglied der Gruppe Benutzer ist. - Drucken Sie die Übersicht der Benutzer und Gruppen aus und kontrollieren Sie alle Angaben.

13 Berechtigungen und Benutzerverwaltung Erstellen der geschützten Datenbank - Melden Sie sich als DBAdmin an und erstellen Sie eine neue Datenbank (Ihre eigentliche Anwendung) - Nehmen Sie die Einstellungen für das Startverhalten vor. - Legen Sie die Datenbankberechtigungen fest: Extras > Zugriffsrechte > Benutzer- und Gruppenberechtigungen Legen Sie für den Objekttyp Datenbank fest, welche Gruppen bzw. Benutzer die Datenbank öffnen, exklusiv öffnen oder verwalten dürfen. Die Gruppe Benutzer und der Benutzer Administrator dürfen keine Rechte haben. 6.6 Benutzerberechtigungen einstellen / Objekte anlegen - Extras > Zugriffsrechte > Benutzer- und Gruppenberechtigungen Legen Sie für Neue Tabellen, Neue Formulare, Neue Berichte und Neue Makros die jeweiligen Standardberechtigungen für alle Gruppen fest. - Importieren Sie alle Objekte aus der bisherigen Datenbank. Achten Sie gegebenenfalls darauf, auch die ausgeblendeten Objekte, Symbol- und Menüleisten und Import-/Exportspezifikationen zu importieren. - Ändern Sie die Berechtigungen bei den Objekten, für die differenziertere Rechte erforderlich sind. - Erstellen Sie die Abfragen, die die Daten mit Eigentümerberechtigung verwenden sollen, ändern Sie die entsprechende Abfrageeigenschaft und stellen Sie die Berechtigungen für diese Abfragen ein. - Testen Sie die Datenbank in einer ungeschützten Access-Umgebung. Verwenden Sie dafür unter Umständen ein anderes Gerät mit der Standard-Installation. - Testen Sie die Datenbank unter allen Benutzeranmeldungen. Tragen Sie für jeden Benutzer ein Kennwort ein. Prüfen Sie jeweils die Funktionsfähigkeit, aber auch die Wirksamkeit der Beschränkungen der Rechte. - Wenn der Zugriffsschutz über den Systemumgebung gewährleistet werden kann: Erweitern Sie den Programmaufruf (Verknüpfung) um die Angabe des Benutzernamens und des Kennwortes. Andernfalls teilen Sie den Benutzern ihre Kennwörter mit und fordern Sie sie auf, diese zu ändern.

14 Lernen am Arbeitsplatz Lernen am Arbeitsplatz Lernmaterial Schulungsunterlagen, Übungsdateien, Lernprogramme und Tipps & Tricks finden Sie unter der Adresse 7.1 Lernmaterial in elektronischer Form Wählen Sie das gewünschte Thema über die Menüstruktur oder über eine alphabetische Gesamtliste aus. Sie können Themen nachschlagen, Ihre Kenntnisse aktualisieren (z. B. bei neuer Programmversion) oder zusätzliche Themen erarbeiten. Zu einzelnen Themen sind Lernprogramme vorhanden. Diese erkennen Sie an dem Symbol. Die einzelnen Lerneinheiten (die Abbildung zeigt ein Beispiel) dauern 2 bis maximal 15 Minuten und können bei Bedarf am Arbeitsplatz genutzt werden. 7.2 Tipps & Tricks In den Lernmaterialien finden Sie unter Tipps & Tricks Hinweise, wie Sie Ihre Arbeit mit den jeweiligen Programmen verbessern oder wie Sie Fehler vermeiden können. 7.3 Softwarehilfe (Mail-Hotline) Wenden Sie sich mit Ihren Fragen, Problemstellungen oder Fehlermeldungen an unsere Mail-Hotline Beschreiben Sie Ihre Frage bzw. die Fehlersituation und Ihre bisherige Vorgehensweise und fügen Sie die Dateien im Original-Dateiformat als Anlage bei. Wir beantworten Ihre Fragen so schnell wie möglich, in jedem Fall melden wir uns innerhalb weniger Tage bei Ihnen.

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