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1 -Inhalte an cobra übergeben Sie bieten ihren potentiellen oder schon bestehenden Kunden über ihre Website die Möglichkeit, per Bestellformular verschiedene Infomaterialien in Papierform abzurufen? Dies wird auch rege angenommen, aber sie verlieren den Überblick wer, wie oft, wann was bestellt und wann geliefert bekommen hat? Sie wollen diese Bestellinformationen dazu nutzen, die Interessenten auch später nochmal gezielt anzusprechen? Und natürlich haben sie für ihre Adressverwaltung das Produkt cobra im Einsatz! Und haben sich sicher schon mal gefragt, wozu eigentlich diese Schaltfläche gut ist! Oder ab Version 2015 diese! Dann lesen sie einfach weiter! Ein Beispiel: Diese Website Seite 1 von 5

2 Die Konfiguration der Datenübernahme scheint kompliziert, aber wie so vieles, wenn man versucht zu verstehen, ist es ganz einfach. Im müssen die zu übernehmenden Daten zeilenweise untereinander stehen. Sollte es sich um ein NurText- handeln, muss beachtet werden, dass Outlook die Zeilenumbrüche nicht unterdrückt (siehe Anlage2) Eine einzelner Zeile besteht aus Bezeichner, Trennzeichen, Wert und Endemarke. Bei normalen Werten ist die Endemarke der Zeilenumbruch. Ein besonderes Feld bei der Übernahme ist ein Bemerkungsfeld, das auch mehreilig sein kann. Hier wird als Endemarke z.b. ein Semikolon verwendet. Als Trennzeichen wird in der Regel der Doppelpunkt verwendet. Wert kann von beliebigen Datentyp wie Text, Zahl oder ja/nein sein. In cobra müssen zu allen Zeilen, die aus dem übernommen werden sollen entsprechende Felder existieren, die die Werte übernehmen können. Im Beispiel von oben sind das Optionsfelder (Ja/Nein- Felder) bzw. ein Bemerkungsfeld. Es können aber auch Text- oder Zahlenfelder sein. Die Namen der cobra-felder sollten möglichst gleich wie die Namen der Bezeichner sein. Das ist nicht zwingend, erleichtert aber die spätere Zuordnung in der Konfiguration des Übergabeformats. Seite 2 von 5

3 Die Konfiguration des Übergabeformats erfolgt in Outlook, über das cobra-addin und die Schaltfläche Einstellungen (Version 2013) bzw. Konfiguration (Version 2015) Dort dann Auswahl des zu bearbeitenden Formats Seite 3 von 5

4 Mit Zeile hinzufügen und Zeile löschen kann bei Veränderungen im Web-Formular entsprechend reagiert werden. Ganz wichtig ist beim Hinzufügen einer Zeile, dass der Bezeichner exakt identisch mit der Bezeichnung im ist. Und dass das zugehörige cobra-feld bereits angelegt ist. Die Spalten Identitätsfelder, Übernahme, Mussfeld, Trennzeichen und Endezeichen sind nur beim Anlegen eines neuen Übergabeformats zu beachten. Beim Anfügen einer Zeile werden automatisch die Standardwerte gesetzt und können so belassen werden. Im Beispiel oben werden die Informationen sowohl in die Adresstabelle, als auch in eine Zusatztabelle (Publikationen) übernommen. Dabei soll geprüft werden, ob zu der Adresse aus dem bereits eine Adresse in cobra existiert. Das wird anhand der Identitätsfelder überprüft. Falls die Adresse noch nicht existiert, wird sie mit den Werten aus der (in der Regel Vorname, Nachname, Titel, Anrede, , Tel,..) in cobra neu angelegt. Falls die Adresse schon existiert, kann noch eingestellt werden, ob Adressfelder, die nicht Identitätsfelder sind, aktualisiert werden sollen, oder nicht. Das wird mit einem Häkchen in Spalte Übernehmen geregelt. Wenn in Spalte Mussfeld ein Feld gekennzeichnet ist, hat das zur Folge, dass das Übergab nur dann übernommen wird, wenn im in diesem Feld auch ein Wert angegeben wurde. Falls nicht, wird das als nicht lesbar zurückgewiesen. Trennzeichen ist standardmäßig der Doppelpunkt, Das Endezeichen bleibt normalerweise leer (Zeilenumbruch) und wird nur hier beim Bemerkungsfeld mit einem Semikolon belegt. Die Übernahme der Daten in die Zusatztabelle Publikationen ist im Beispiel oben so eingestellt, dass bei jeder Übernahme eines s ein neuer Publikationsdatensatz zur Adresse angelegt wird. Es erfolgt also keine Überprüfung, ob das bereits übernommen wurde. Bei der Übernahme wird automatisch das aktuelle Datum als Bestelldatum gesetzt. Die eigentliche Ausführung des Imports erfolgt ebenfalls über das Outlook-AddIN Inhalte übergeben. Nach erfolgreicher Übernahme sollte diese Meldung erscheinen. Seite 4 von 5

5 Mit der Schaltfläche Ja kann der importierte Datensatz dann sofort in cobra angezeigt werden. Wir hoffen, dass diese Beschreibung wieder eines ihrer großen Fragezeichen löschen konnte! Über Uns Die Firma Eric Beuchel e.k. wurde 1994 gegründet. Sitz des Unternehmens ist Mötzingen bei Nagold. Beratung, Projektmanagement und Softwareanpassung im Vertrieb sind unsere Stärken. Schaffen Sie Kundenorientierung und Effizienz im Büro! Sie erhalten Ihre maßgeschneiderte Software-Lösung zum Kunden-Beziehungs-Management/CRM und Dokumentenmanagement mit Service und Support: Software, die passt. Gemeinsam mit unseren Netzwerk-Partnern können wir für kleine und mittlere Unternehmen ein breites Dienstleistungsspektrum anbieten. Zur schnellen Unterstützung und Kostenreduzierung für unsere Kunden arbeiten wir gerne per Fernwartungszugriff auf ihrem Rechner. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage! Seite 5 von 5

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