Es geht auch einfach: OneNote als Team-Plattform für Projekt- und Wissensmanagement

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1 Es geht auch einfach: OneNote als Team-Plattform für Projekt- und Wissensmanagement Tutorial tekom Frühjahrstagung 2015 TUT03 doctima GmbH Johannes Dreikorn

2 Zur Person Johannes Dreikorn Redaktionsleiter bei doctima Beruflich in der TK seit 1999 (Software, Geräte/Maschinen/Anlagenbau) Gelernter Linguist und Journalist Zweite fachliche Schiene: Institutionelle Kommunikation für Banken, Krankenkassen, Versicherungen, Kommunen, Behörden Was verbindet mich mit dem Thema? Team- und Prozessverantwortung Prozessberatung Fachliches Steckenpferd: Strukturierung und Standardisierung

3 Die nächsten 100 Minuten Agenda Kontext Warum eine Plattform? Welche Kern-Anforderungen? Team-Plattform in fünf Etappen Notizbuch anlegen und das Informationsmodell kennenlernen Inhalte erfassen und bearbeiten Die Kunst der Einfachheit OneNote im Livebetrieb Administrieren und gärtnern Zusammenfassung Potenziale, Grenzen, Perspektiven Seite 3

4 Kontext Warum eine Plattform? Welche Kern-Anforderungen? Seite 4

5 Kontext Warum eine Plattform? Mehr und komplexere Projekte Größere Teams Steigende Bedeutung von Wissen (Erinnerung) und Daten Vorgeschichte Standardisiertes Filesystem Aufgabenverwaltung über Outlook Wiki MS Project PM-Software Seite 5

6 Ziele Perspektive 'Qualitäts- und Wissens-Management' Raus aus der Kontextlosigkeit (Filesystem) in eine strukturierte Plattform Unterstützung von Standardisierung (Projekt-Prozess und Projekt-Inhalte) Perspektive 'Usability' Einfach zu erlernen Schnell und leicht zu bedienen (wichtig: Tabellen) Perspektive 'Technik' Zentrale Ablage und Mehrnutzer-Betrieb Stabilität Perspektive 'Kosten' Tauglich für uns als Dienstleister (Flexibilität) Low Budget für Einführung und Betrieb Seite 6

7 Erste Schritte Notizbuch anlegen / Möglichkeiten des Informationsmodells Seite 7

8 Worum geht's? Ganz knapp: Aufbau und Funktionsweise Notizbuch anlegen Informationsmodell Abschnittsgruppe, Abschnitt, Seite, Unterseite Verknüpfen/Vernetzen und Verschieben von Informationen Suche Seite 8

9 Das Informationsmodell Navigationsleiste Seitenregister 1 Abschnittsgruppe 2 Abschnitt 3 Seite 4 Unterseite Seite 9

10 Fazit Das ist richtig gut: Wirklich schnell (wirklich wiki) Frontend = Backend Hypertextfähigkeit Das hat OneNote nicht: Objektmodell unterhalb der Seitenebene (kein CMS) Hier ist Vorsicht geboten: Verschieben: Nicht per Drag&Drop, sondern über Verschiebe- Funktionalität / Seiten: Nur zugeklappt verschieben. Auch das File-System muss standardisiert sein und darf sich nicht unmotiviert ändern. Seite 10

11 Inhalte erfassen und bearbeiten Text, Ressourcen, Automation Seite 11

12 Worum geht's? Text, insbesondere Überschriften Listen und Tabellen Ressourcen Grafiken Dateien Automation Seiten-Inhaltsverzeichnis HR Seite 12

13 Absatz- und Zeichenformate Überschaubar, aber ausreichend Tastenkombinationen Überschrift 1: STRG+ALT+1 Normal: STRG+UMSCHALT+N Liste: STRG+. Fett: SHIFT+STRG+F Uns reicht das Standard-Angebot. Wir verzichten auf individuelle Konfiguration. Seite 13

14 Tabellen Tabellen-Funktionen Tab-Taste als Spalten-Erzeuger Sortier-Makro Das ist gewöhnungsbedürftig Tabelle beenden Tabellen nachskalieren, wenn man Spalten erweitert/reduziert Das nicht geht Hinterlegte Tabellenzellen Mischung von aus- und eingeblendeten Tabellenrahmen Verbundene Tabellenzellen Seite 14

15 Strukturierung von Seiten Was wir verwenden Überschriften Inhaltsverzeichnis (Makro) Horizontale Linie Vorsicht Falle! Strukturieren, nicht layouten. Seite 15

16 Ressourcen Grafiken Möglichkeitsspektrum sehr ähnlich Word Referenzieren geht nicht Dateien Referenzieren (Verknüpfung) Kopie für OneNote Als Ausdruck anzeigen Restriktionen Keine wirkliche Ressourcen-Verwaltung Seite 16

17 Hilfreiche Features Fenster Arbeiten in mehreren Fenstern (STRG+M) Vollbild-Modus (F11) Zugriff von außerhalb Verknüpfungen: Notizbücher, Abschnitte Hyperlinks: alle Ebenen außer Abschnittsgruppen Nicht empfohlen: Hyperlink auf Absätze (wehe die verschieben sich) OneNote und Seiten-Inhalt als Mail Link verschicken Tastenkombinationen Seite 17

18 Fazit Das ist richtig gut: Bedienung = Mischung aus Word und PowerPoint Suche erkennt auch Text in Grafiken Das hat sich bewährt: Nur 1 Frame verwenden Nur Standard-Elemente verwenden Grundprinzip: Strukturieren, nicht layouten Seite 18

19 Die Kunst der Einfachheit Flache Strukturen, Standardisierung, keine Spielereien Seite 19

20 Die Gefahr Zu ambitioniert Ver-x-Fachung der Absatz- und Zeichenformate Zu komplex Lost in hyperspace Zu gefährlich Ungeprüfte Automatismen Zu individuell Wir brauchen eine Team-Plattform. Seite 20

21 Einfache Makro-Struktur Credo: Lieber breit als tief Nicht alles in einem Notizbuch Eigene Notizbücher für abgrenzbare Themenbereiche Innerhalb eines Notizbuchs: maximal 1 Ebene Abschnittsgruppen (keine Schachtelung) 2 Seiten-Ebenen (Seite und Unterseite) Ziele: Navigation bei zugeklappter Notizbuch-Leiste Einfache Logik, die einen in 3 Klicks zum Ziel führt Beispiel: Unsere Notizbuch-Welt Seite 21

22 Einfach standardisiert Seitenvorlagen Absolutes Muss für ein Kollaborations-Tool Ablage in lokalem user-spezifischen Verzeichnis 'Templates' Einfache Bearbeitung Verteilung am besten über Automatismen Was nicht geht Vorlagen aus mehreren strukturierten Seiten Seite 22

23 Technik Welche Makros wir nutzen: Insert Horizontal Line TOC in current page Sort Table Autoren entfernen OneCalendar Worauf wir (als Team) z. B. bewusst verzichten: Schnittstelle zu Outlook-Aufgaben Verknüpfte Notizen Seite 23

24 OneNote im Livebetrieb Beispiele aus unserem Tagesgeschäft Seite 24

25 Drei Beispiele Projektarbeit Projektakte Interne Prozesse Ausgearbeiteter Unternehmensprozess Wissensmanagement Knowledge-Base in OneNote Seite 25

26 Projektakte 'Cockpit' als standardisierte Einstiegsseite Weitgehend standardisierte Seitenstruktur innerhalb des Projekts Seite 26

27 Seitenvorlagen für Projektakte Report-Formular für Qualitätsprüfung Rechtschreibung, Grammatik, Terminologie (RGT) Seite 27

28 Wissensmanagement in eigenem Notizbuch Direkt aus dem Projekt in die Knowledge-Base: Seite 28

29 Wissensartikel (Beispiel: Prozess-Wissen) Seite 29

30 Niemals ohne Management Administrieren, gärtnern, schulen und promoten Seite 30

31 'Technische' Administration Saubere Ablage Unterschiedliche Ablageorte wegen unterschiedlicher Zugriffsrechte? Sicherung Synchronisationsfehlern nachgehen (Kommt bei uns nicht häufig vor ) Auswirkungen von neuen Office-Versionen beobachten Seite 31

32 Gärtnern Wichtigste Grundlagen: Funktionierendes Informationsmodell Saubere, aber einfache Standardisierung = Systematisches Wissensmanagement Tool-Verantwortlicher Eingespieltes Team Praktisches Hilfsmittel: Makro OneCalendar Fehlern immer nachgehen Am gefährlichsten sind Fehler mit Bereich der Ablage- und Dokumentationstandards (= nicht-technische Fehler). Seite 32

33 Schulen und promoten Einführung nur mit Einbezug des Teams Jeder Neueinsteiger bekommt eine Einstiegsschulung. Regelmäßig besprechen: Standards (Trainingsform 'Dojo') Fehler Wünsche an Weiterentwicklung Seite 33

34 Potenziale, Grenzen, Perspektiven Fazit Seite 34

35 Das haben wir gewonnen Zeit: Wirklich nur ein paar Klicks Man findet schnell Man erstellt schnell Man arbeitet sich schnell ein Qualität & Sicherheit intern extern Struktur Klare funktionale Trennung der Systemwelten Zufriedenheit im Team Nachhaltigkeit von Wissen Verfügbarkeit (Offline-Modus) Ich habe das richtig gemerkt, als Ihr OneNote mit dem Redaktionsleitfaden aktiv war. Seite 35

36 Das fehlt uns gar nicht: Trennung Frontend/Backend Detaillierteres Informationsmodell, aber wir können damit leben: Restriktionen in Darstellung (Farben, Typographie, Tabellen-Funktionalität) Inhalte außerhalb von OneNote so gut wie nicht verwertbar (sehr eingeschränkte Export-Mechanismen) immer deutlicher: Elaboriertes Rechtemanagement Projektmanagement-Automatismen (Planung und Überwachung) Seite 36

37 Was geht noch mit OneNote? Integration von Kunden in den OneNote-Prozess (angedacht) Ablageort sichere Cloud Allerdings: OneNote ist ganz 'offen' Zweiteilung (in Test) Wissensmanagement-Anteile weiterhin über OneNote Parallel dazu ein PM-System Wenn nichts mehr geht Sharepoint? Unser Datenbestand ist jedenfalls gut migrierbar! Seite 37

38 Fazit nach mehreren Jahren Team-Plattform Ganz unabhängig von OneNote als Tool: Eine Team-Plattform rentiert sich immer selbst für zwei Leute. (Und ich wundere mich, warum so viele Redaktionen ohne arbeiten.) Die Technik ist nicht das Wichtigste. Wichtigste Start-Voraussetzungen aus unserer Erfahrung sind eine klare und nicht zu ambitionierte Zielvorstellung. eine gut durchdachte Informations-Architektur. redaktionelle Standards für die Informations- und Wissenssammlung. Seite 38

39 Johannes Dreikorn doctima GmbH Melli-Beese-Str. 19 D Fürth Tel.: Fax: johannes.dreikorn@doctima.de blog.doctima.de Seite 39