Grundlagen Projektmanagement. Dipl.-Kfm. (FH) Michael Mager

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1 Grundlagen Projektmanagement Dipl.-Kfm. (FH) Michael Mager

2 Inhalt Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Projektmanagement Magisches Dreieck Zielformulierung Aufgabendimension Aufgabenträger Projektorganisationen Projektphasen Planung Kontrolle Steuerung Netzplantechnik Gantt-Diagramm Checklisten Wirtschaftlichkeit Nutzwert Investition Kreativität Arbeitstechniken MS Project Mindmanager Sharepoint MS Outlook Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 2 / 205

3 Umfasst Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Projektmanagement Magisches Dreieck Zielformulierung Organisation Projektleitung Instrumente Techniken Funktionen Planung Kontrolle Steuerung Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 3 / 205

4 Notwendigkeit Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Projektmanagement Magisches Dreieck Zielformulierung Nebulöse Ausgangssituationen Geschäftsprozesse sind ungenügend analysiert Nicht eindeutige Spezifikation der Ziele Unterschätzung der Komplexität Risiken werden falsch oder gar nicht berücksichtigt Häufige Änderungen der Anforderungen Wissensträger werden nicht involviert Unqualifizierte und unmotivierte Teammitglieder Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 4 / 205

5 Nutzen Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Projektmanagement Magisches Dreieck Zielformulierung Projekte werden planbar Führbarkeit wird erleichtert Produktivität bei der Herstellung des Objektes wird erhöht Projekte bieten eine zusätzliche Entwicklungsmöglichkeit für Mitarbeiter Projektkosten sind transparenter und werden reduziert Projektdauer verkürzt sich Objektqualität erhöht sich Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 5 / 205

6 Projekt Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Projektmanagement Magisches Dreieck Zielformulierung Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 6 / 205

7 Scheitern von Projekten Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Projektmanagement Magisches Dreieck Zielformulierung Unklare Anforderungen und Ziele Fehlende Ressourcen zum Projektstart Politik, Egoismen, Kompetenzstreitigkeit Fehlende PM-Erfahrung Unzureichende Projektplanung Schlechte Kommunikation Mangel an qualifizierten Mitarbeitern Fehlende PM-Methodik - Mangelhaftes Stakeholder Management Fehlende Unterstützung des Managements Angaben in Prozent Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 7 / 205

8 Bestimmungsgrößen Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Projektmanagement Magisches Dreieck Zielformulierung Leistung Kosten Zeit Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 8 / 205

9 Leistung / Qualität Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Projektmanagement Magisches Dreieck Zielformulierung Sachliches Ergebnis Umfasst verschiedenartige Merkmale Eigenschaften Rahmenbedingungen Abstimmung zwischen Auftraggeber und Projektleiter muss erfolgen Beide Parteien müssen der gleichen Auffassung darüber sein, was zu erstellen ist Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 9 / 205

10 Zeit Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Projektmanagement Magisches Dreieck Zielformulierung Startzeit zur der ein Projekt beginnt Endzeit zu der ein Projekt endet Dauer des Projektes Meilensteine Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 10 / 205

11 Kosten Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Projektmanagement Magisches Dreieck Zielformulierung Personal Intern Extern Ressourcen Materialien Geräte Räume Reisekosten Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 11 / 205

12 Ziele Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Projektmanagement Magisches Dreieck Zielformulierung Müssen in der Zukunft liegen Fließen mit in den Projektauftrag ein Dienen dazu das Projektende und die Erfüllung der Aufgaben nachzuweisen Projektleiter hat für die Fixierung zu sorgen Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 12 / 205

13 SMART Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Projektmanagement Magisches Dreieck Zielformulierung Schriftlich und spezifisch (präzise und unmissverständlich) quantitativ Messbar Anspruchvoll (Herausforderung) Realistisch Terminlich strukturierbar SMART Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 13 / 205

14 Projektarten Organisation von von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Aufgabendimension Aufgabenträger Projektorganisationen Projektphasen Planung Kontrolle Steuerung Gegenstandsbezogen Investition Forschung und Entwicklung Organisation Software Innen-/ Außenwirkung Intern Extern Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 14 / 205

15 allgemeine Managementaufgaben Organisation von von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Aufgabendimension Aufgabenträger Projektorganisationen Projektphasen Planung Kontrolle Steuerung Ziele setzen Planung Entscheidungen treffen Realisierung Kontrolle Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 15 / 205

16 Kommunikation Organisation von von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Aufgabendimension Aufgabenträger Projektorganisationen Projektphasen Planung Kontrolle Steuerung Mitteilung Austausch von Gedanken, Meinungen, Wissen und Erfahrungen Weitergabe von Informationen Projektleiter hat dafür zu sorgen, dass ausreichend und richtig kommuniziert wird Entscheidend für die Zusammenarbeit in einem Projekt Effiziente und effektive Kommunikation ist Voraussetzung für den Projekterfolg Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 16 / 205

17 Kommunikation Organisation von von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Aufgabendimension Aufgabenträger Projektorganisationen Projektphasen Planung Kontrolle Steuerung Verständigung durch Routinebesprechungen Problembesprechungen Verhandlungen Arten Persönliche Dokumentenbasierende Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 17 / 205

18 Kommunikation Organisation von von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Aufgabendimension Aufgabenträger Projektorganisationen Projektphasen Planung Kontrolle Steuerung Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 18 / 205

19 Routinebesprechung Organisation von von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Aufgabendimension Aufgabenträger Projektorganisationen Projektphasen Planung Kontrolle Steuerung Feste Zeitabstände Inhalte Statusbericht Wortmeldung jedes Teammitgliedes Zusammenfassung der offenen Punkte Klärung was durch wen bis wann zu tun ist Protokollierung und Verteilung Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 19 / 205

20 Problembesprechung Organisation von von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Aufgabendimension Aufgabenträger Projektorganisationen Projektphasen Planung Kontrolle Steuerung Findet im Bedarfsfall statt Ziel ist die Verabschiedung eines Maßnahmenkataloges zur Lösung eines Problems Darlegung des Problems Brainstorming Bewertung der Lösungsansätze Verteilung von Aufgaben (was durch wen bis wann gemacht wird) Protokollierung und Verteilung Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 20 / 205

21 Verhandlungen Organisation von von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Aufgabendimension Aufgabenträger Projektorganisationen Projektphasen Planung Kontrolle Steuerung Keine Lösungsfindung sondern Ausfechten von Standpunkten Falsch eingeschlagener Weg kann unvorhersehbare Folgen haben Mündliche Absprachen sind auch schriftlich zu fixieren Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 21 / 205

22 Verhandlungsregeln Organisation von von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Aufgabendimension Aufgabenträger Projektorganisationen Projektphasen Planung Kontrolle Steuerung 1. Es gibt nichts, über das nicht verhandelt werden kann. 2. Zurückhaltung und Höflichkeit sind besser als Euphorie und Arroganz 3. Eile bedeutet hohes Risiko 4. Für eine unerwartet zu treffende Entscheidung ist ein 'Nein' eine gute Ausgangsposition 5. Anpassung an den Stil des Verhandlungspartners 6. Erst unproblematische, dann kritische Themen 7. Zulegen einer bewussten Unaufmerksamkeit, um in der Zeit ständig über Alternativen und Optionen nachdenken zu können Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 22 / 205

23 Führung Organisation von von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Aufgabendimension Aufgabenträger Projektorganisationen Projektphasen Planung Kontrolle Steuerung Richtung auf ein Ziel geben In Bewegung auf dieses Ziel halten Zum richtigen Zeitpunkt in der richtigen Aufgabe entfalten Möglichst hohe Leistung wird dadurch erreicht Schwerpunkte Führungsstil Motivation Konfliktmanagement Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 23 / 205

24 Führungsstil Organisation von von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Aufgabendimension Aufgabenträger Projektorganisationen Projektphasen Planung Kontrolle Steuerung Basiert auf einem bestimmten Menschenbild Dauerhafte, gleich bleibendes Verhalten von Vorgesetzen Arten kooperativ autoritär Laisser-faire Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 24 / 205

25 Motivation Organisation von von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Aufgabendimension Aufgabenträger Projektorganisationen Projektphasen Planung Kontrolle Steuerung Summe aller Antriebe eines Menschen, die ihn von sich aus zum handeln bringen Gegenteil Manipulation Schmaler Pfad zwischen Motivation und Manipulation Um motivieren zu können, muss der Projektleiter die Bedürfnisse seines Teams kennen Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 25 / 205

26 Bedürfnisse Organisation von von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Aufgabendimension Aufgabenträger Projektorganisationen Projektphasen Planung Kontrolle Steuerung 1. Anerkennung 2. Interessante Arbeit 3. Angemessene Bezahlung 4. Verständnis im Bezug auf persönliche Angelegenheiten 5. Aufstiegsmöglichkeiten Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 26 / 205

27 Konfliktmanagement Organisation von von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Aufgabendimension Aufgabenträger Projektorganisationen Projektphasen Planung Kontrolle Steuerung Treten in jedem Projekt auf Je mehr Mitarbeiter an einem Projekt beteiligt sind, desto größer das Risiko Wird ein Konflikt nicht beigelegt, muss der Projektleiter eingreifen Gründe unzureichende Absprachen unzulängliche Besprechungsniederschriften Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 27 / 205

28 Ausprägungen Organisation von von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Aufgabendimension Aufgabenträger Projektorganisationen Projektphasen Planung Kontrolle Steuerung Aufgabeninhalte, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten sind zu definieren Ausprägungen der Aufgaben und Problembewältigung Autonomie Kooperation Schnittstelle Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 28 / 205

29 Projektinvolvierte Instanzen Organisation von von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Aufgabendimension Aufgabenträger Projektorganisationen Projektphasen Planung Kontrolle Steuerung Ausschuss (AS) Auftraggeber (KPV) Projektleiter (PL) Projektteam (TEAM) Entwickler Fachbereich Berater (BE) Anwender Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 29 / 205

30 Auftraggeber Organisation von von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Aufgabendimension Aufgabenträger Projektorganisationen Projektphasen Planung Kontrolle Steuerung Projektaufträge können von unterschiedlichen Seiten kommen Interne Auftraggeber Geschäftsführung IT-Abteilung Externer Anforderer Unternehmensberater Kunden Lieferanten Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 30 / 205

31 Projektteam Organisation von von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Aufgabendimension Aufgabenträger Projektorganisationen Projektphasen Planung Kontrolle Steuerung Der Mensch ist der zentrale Faktor in einem Projekt Es kommt auf die Teamfähigkeit und fachliche Qualifikation an Nicht der persönliche Erfolg oder Nichterfolg zählt, sondern der des Teams Der Projektleiter und der Auftraggeber haben, für die richtigen Rahmenbedingungen zu sorgen Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 31 / 205

32 Projektleiter Organisation von von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Aufgabendimension Aufgabenträger Projektorganisationen Projektphasen Planung Kontrolle Steuerung Ausschlaggebende Rolle Ernennung durch den Auftraggeber Aufgaben ausschließlich im Managementbereich koordiniert plant steuert beseitigt Probleme kontrolliert sorgt für die gesunde Basis des Projektes Kenntnisse, Erfahrung, Persönlichkeit Fähigkeit Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 32 / 205

33 Projektleiter Organisation von von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Aufgabendimension Aufgabenträger Projektorganisationen Projektphasen Planung Kontrolle Steuerung Sind die notwendigen Befugnisse zu übertragen Weisungsbefugnis gegenüber dem Team Informationszugang Auftragsvergabe an externe Stellen Entscheidungsrecht Auswahlrecht Mitspracherecht bei der Vertragsgestaltung mit externen Firmen Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 33 / 205

34 Projektbeteiligte pro Phase Organisation von von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Aufgabendimension Aufgabenträger Projektorganisationen Projektphasen Planung Kontrolle Steuerung Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 34 / 205

35 Profil des Auftraggebers Organisation von von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Aufgabendimension Aufgabenträger Projektorganisationen Projektphasen Planung Kontrolle Steuerung Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 35 / 205

36 Profil der Projektmitglieder Organisation von von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Aufgabendimension Aufgabenträger Projektorganisationen Projektphasen Planung Kontrolle Steuerung Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 36 / 205

37 Profil des Ausschusses Organisation von von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Aufgabendimension Aufgabenträger Projektorganisationen Projektphasen Planung Kontrolle Steuerung Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 37 / 205

38 Profil der Anwender Organisation von von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Aufgabendimension Aufgabenträger Projektorganisationen Projektphasen Planung Kontrolle Steuerung Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 38 / 205

39 Profil des Projektleiters Organisation von von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Aufgabendimension Aufgabenträger Projektorganisationen Projektphasen Planung Kontrolle Steuerung Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 39 / 205

40 Hintergrund Organisation von von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Aufgabendimension Aufgabenträger Projektorganisationen Projektphasen Planung Kontrolle Steuerung Abteilungsübergreifender Charakter Heterogene Zusammensetzung des Projektteams Klare disziplinarische Abgrenzung Eingliederung des Projektteams in die Unternehmensstruktur Ergänzung der Linienorganisation Abhängig von der Form erhält der Projektleiter mehr oder weniger Kompetenzen Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 40 / 205

41 Reines Projektmanagement Organisation von von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Aufgabendimension Aufgabenträger Projektorganisationen Projektphasen Planung Kontrolle Steuerung Geschäftsleitung Projektleitung Fertigungsleitung Vertriebsleitung Personalleitung PTM PTM PTM + Klare Festlegung von Kompetenzen + Optimale Ausrichtung auf das Projektziel + Eindeutige Weisungs- / Entscheidungsbefugnis + Schnelle Reaktionsfähigkeit des Projektleiters - Unsicherheit über weiteren Einsatz des Teams - Bereitstellung von Ressourcen für ein Projekt Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 41 / 205

42 Matrix-Projektorganisation Organisation von von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Aufgabendimension Aufgabenträger Projektorganisationen Projektphasen Planung Kontrolle Steuerung Geschäftsleitung Fertigung Vertrieb Personalwesen Projekt A Projekt B Projekt C + Guter Informationsfluss + Aufteilung der Verantwortung auf zwei Personen + Mitarbeiter bleiben im organisatorischen Umfeld - Konflikte zwischen Weisungsbefugten - Hohe Anforderung an Kommunikation / Information Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 42 / 205

43 Einfluss-Projektorganisation Organisation von von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Aufgabendimension Aufgabenträger Projektorganisationen Projektphasen Planung Kontrolle Steuerung Geschäftsleitung Projekt A Projekt B Fertigung Vertrieb Personalwesen + Geringfügiger Aufwand für die Einführung + Entlastung des Projektleiters + Flexibler Einsatz der Mitarbeiter - Fehlende Weisungsbefugnis der Projektleitung - Fehlendes Verantwortungsbewusstsein der MA Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 43 / 205

44 Projektorientierter Teilbereich Organisation von von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Aufgabendimension Aufgabenträger Projektorganisationen Projektphasen Planung Kontrolle Steuerung Geschäftsleitung Fertigung Vertrieb Personalwesen Projekt A Projekt B + Kurzer Dienstweg + geringer Koordinationsaufwand + Mitarbeiter bleiben im organisatorischen Umfeld + Einbringung von funktionalem Know-how durch MA - Starre Ausrichtung auf das Projektziel - Vernachlässigung der Linieaufgaben Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 44 / 205

45 Vergleich Organisation von von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Aufgabendimension Aufgabenträger Projektorganisationen Projektphasen Planung Kontrolle Steuerung Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 45 / 205

46 Grundlagen Organisation von von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Aufgabendimension Aufgabenträger Projektorganisationen Projektphasen Planung Kontrolle Steuerung Planung, Steuerung und Kontrolle bezieht sich auf das Gesamtprojekt jede einzelne Phasen Gesamtplanung des Projektes und Planung der Phasen Schritte 1. Aufstellung der Planung 2. Durchführung von Steuerungs- und Kontrollmaßnahmen 3. Bewertung der Ergebnisse Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 46 / 205

47 Verzahnung von PM und Phasen Organisation von von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Aufgabendimension Aufgabenträger Projektorganisationen Projektphasen Planung Kontrolle Steuerung Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 47 / 205

48 Projektphasen Organisation von von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Aufgabendimension Aufgabenträger Projektorganisationen Projektphasen Planung Kontrolle Steuerung Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 48 / 205

49 Projektphasen Organisation von von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Aufgabendimension Aufgabenträger Projektorganisationen Projektphasen Planung Kontrolle Steuerung Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 49 / 205

50 Projektphasen Organisation von von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Aufgabendimension Aufgabenträger Projektorganisationen Projektphasen Planung Kontrolle Steuerung Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 50 / 205

51 Projektphasen Organisation von von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Aufgabendimension Aufgabenträger Projektorganisationen Projektphasen Planung Kontrolle Steuerung Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 51 / 205

52 Projektphasen Organisation von von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Aufgabendimension Aufgabenträger Projektorganisationen Projektphasen Planung Kontrolle Steuerung Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 52 / 205

53 Projektphasen Organisation von von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Aufgabendimension Aufgabenträger Projektorganisationen Projektphasen Planung Kontrolle Steuerung Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 53 / 205

54 Projektphasen Organisation von von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Aufgabendimension Aufgabenträger Projektorganisationen Projektphasen Planung Kontrolle Steuerung Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 54 / 205

55 Planung Organisation von von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Aufgabendimension Aufgabenträger Projektorganisationen Projektphasen Planung Kontrolle Steuerung Zielgerichtete Vorbereitung und gedankliche Vorwegnahme von in der Zukunft liegenden Aktivitäten Iterativer Prozess von Projektanfang bis -ende Muss ständig überprüft und angepasst werden Meta-Planung Verschiedene Planungsarten mit differenzierten Informationen, die in unterschiedlicher Form dargestellt werden Alle Planungsschritte müssen durchlaufen werden Vollständigkeit und Richtigkeit Ohne Planung keinen Erfolg! Garantiert! Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 55 / 205

56 Sukzessive Vorgehensweise Organisation von von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Aufgabendimension Aufgabenträger Projektorganisationen Projektphasen Planung Kontrolle Steuerung Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 56 / 205

57 Konkretisierung der Ziele Organisation von von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Aufgabendimension Aufgabenträger Projektorganisationen Projektphasen Planung Kontrolle Steuerung Ermöglicht eine klare Aufgabenstellung eine zielgerechte Projektführung eine eindeutige Bewertung der Leistung Müssen frühzeitig und vollständig definiert werden (SMART) Müssen spezifiziert, strukturiert und bewertet werden Einteilung in Mussziele, Wunschziele und Nicht-Projektziele Aufteilung in Vorgehens- und Systemziele Widersprüche erkennbar Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 57 / 205

58 Beispiel einer Zielhierarchie Organisation von von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Aufgabendimension Aufgabenträger Projektorganisationen Projektphasen Planung Kontrolle Steuerung Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 58 / 205

59 Strukturierung der Aufgaben Organisation von von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Aufgabendimension Aufgabenträger Projektorganisationen Projektphasen Planung Kontrolle Steuerung Zerlegung des Gesamtprojektes in Teilaufgaben Darstellung mit Hilfe eines Projektstrukturplans grafische Darstellung Aufgliederung des Projektes in Teilprojekte Teilprojekte in Unterprojekte bis hin zu den Arbeitspaketen Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 59 / 205

60 Aufbau eines PSP Organisation von von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Aufgabendimension Aufgabenträger Projektorganisationen Projektphasen Planung Kontrolle Steuerung Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 60 / 205

61 Projektstrukturplan Organisation von von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Aufgabendimension Aufgabenträger Projektorganisationen Projektphasen Planung Kontrolle Steuerung Gesamtübersicht aller Aufgaben Aufgaben können Mitarbeitern übertragen werden Deduktiv oder induktiv Varianten Funktionsorientiert Objektorientiert Mischform aus beidem Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 61 / 205

62 PSP (objektorientiert) Organisation von von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Aufgabendimension Aufgabenträger Projektorganisationen Projektphasen Planung Kontrolle Steuerung Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 62 / 205

63 PSP (Mischform) Organisation von von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Aufgabendimension Aufgabenträger Projektorganisationen Projektphasen Planung Kontrolle Steuerung Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 63 / 205

64 Ablaufplanung Organisation von von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Aufgabendimension Aufgabenträger Projektorganisationen Projektphasen Planung Kontrolle Steuerung Der PSP ist die Voraussetzung Vorgehen 1. Arbeitspakete werden in ein oder mehrere Tätigkeiten (=Vorgänge) aufgeteilt 2. Eintragen der Vorgänge in eine Vorgangsliste 3. Laufende Nummerierung 4. Vorgänger und Nachfolger wird ergänzt 5. Eintragen der Vorgänge in einen Netzplan / Gantt - Diagramm Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 64 / 205

65 Beispiel einer Vorgangsliste Organisation von von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Aufgabendimension Aufgabenträger Projektorganisationen Projektphasen Planung Kontrolle Steuerung Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 65 / 205

66 Zusammenspiel PSP, ORG, Netzplan Organisation von von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Aufgabendimension Aufgabenträger Projektorganisationen Projektphasen Planung Kontrolle Steuerung Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 66 / 205

67 Ressourcenplanung Organisation von von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Aufgabendimension Aufgabenträger Projektorganisationen Projektphasen Planung Kontrolle Steuerung Personal und Sachmittel Erfolgt als Basis der zusammengestellten Arbeitspakete 1. Ermittlung der Arbeitskräfte und Sachmittel 2. Soll-Ist-Vergleich 3. Optimierung der Ressourcen (Kapazitätsauslastungsmethode) Die ermittelten Informationen werden in den Netzplan / Gantt- Diagramm eingetragen Berechung der Dauer, Pufferzeiten, Verschiebungs-, Dehnungsräume und des kritischen Pfades Anwenden verschiedener Aufwandschätzmethoden Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 67 / 205

68 Planungsergebnisse Organisation von von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Aufgabendimension Aufgabenträger Projektorganisationen Projektphasen Planung Kontrolle Steuerung Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 68 / 205

69 Organisationsplanung Organisation von von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Aufgabendimension Aufgabenträger Projektorganisationen Projektphasen Planung Kontrolle Steuerung Schritte 1. Fixierung der Projektbeteiligten in einer temporären Organisationsform 2. Geeignete Organisationsform bilden 3. Zuordnung Aufgaben, Verantwortung und Kompetenzen Kann für ein gesamtes Projekt oder für eine einzelne Phase erfolgen Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 69 / 205

70 Kostenplanung Organisation von von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Aufgabendimension Aufgabenträger Projektorganisationen Projektphasen Planung Kontrolle Steuerung Ermittlung der Kosten zur Aufstellung eines Budgets Voraussichtliche Kosten werden den Arbeitspaketen zugeordnet Dienen als Grundlage zur Genehmigung des Projektes Bilden die Grundlage für Kontrollen Grundlage für die Überprüfung der Wirtschaftlichkeit Aufgabe des Projektleiters Anwendung verschiedener Aufwandschätzmethoden Puffer einbauen Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 70 / 205

71 Problematik der Kostenermittlung Organisation von von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Aufgabendimension Aufgabenträger Projektorganisationen Projektphasen Planung Kontrolle Steuerung Auftraggeber verlangt zu einem frühen Zeitpunkt einen Schätzwert Unterschiedlichen Informationen liegen nur teilweise oder gar nicht vor Es gibt eine Vielzahl von Einflussfaktoren Qualität der Anforderungsspezifikation Schwierigkeitsgrad Erfahrung- und Leistungswille der Mitarbeiter Anzahl an Mitarbeitern Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 71 / 205

72 Wirtschaftlichkeitsprüfung Organisation von von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Aufgabendimension Aufgabenträger Projektorganisationen Projektphasen Planung Kontrolle Steuerung Dient der langfristigen Beurteilung des Erfolges Investitionsverfahren Scoring-Modelle Verantwortung liegt beim Projektleiter Ermittlung des Nutzens Nutzen ist nicht immer in Zahlen ausdrückbar Nutzwertanalyse Gegenüberstellung von Kosten und Nutzen Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 72 / 205

73 Terminplanung Organisation von von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Aufgabendimension Aufgabenträger Projektorganisationen Projektphasen Planung Kontrolle Steuerung PSP, Ablauf und Ressourcenplan liefern Daten Absolute Zeiten müssen in Kalendertermine umgerechnet werden Einsatz unterschiedlicher Instrumente Netzplan Gantt - Diagramm Zeitliche Verzögerungen können durch Pufferzeiten aufgefangen werden Ansonsten müssen Maßnahmen ergriffen werden Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 73 / 205

74 Risikoanalyse Organisation von von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Aufgabendimension Aufgabenträger Projektorganisationen Projektphasen Planung Kontrolle Steuerung Müssen rechtzeitig erkannt werden, um Gegenmaßnahmen einleiten zu können Risiken können technischer, wirtschaftlicher oder organisatorischer Natur sein Sind die Gefahren erkannt, kann geplant und gesteuert werden Risiken sind zu definieren und zu gewichten Eine Überwachung ist während der gesamten Projektzeit notwendig Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 74 / 205

75 Projektkontrolle Organisation von von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Aufgabendimension Aufgabenträger Projektorganisationen Projektphasen Planung Kontrolle Steuerung Alle Schritte der Projektplanung müssen durchlaufen sein Sollwerte müssen realistisch und erreichbar sein Überwachung erfolgt in regelmäßigen Zeitabständen Projektbereiche werden regelmäßig überwacht Rechtzeitige Entscheidung bzw. Maßnahmen einleitbar Zeitpunkt der Erkennung von Problemen hat eine entscheidende Auswirkung auf Umfang der einzuleitenden Korrekturen die Kosten den Zeitdruck Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 75 / 205

76 Relative Kosten Fehlerbehebung Organisation von von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Aufgabendimension Aufgabenträger Projektorganisationen Projektphasen Planung Kontrolle Steuerung Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 76 / 205

77 Vorgehen Organisation von von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Aufgabendimension Aufgabenträger Projektorganisationen Projektphasen Planung Kontrolle Steuerung Durch Lenkungsausschuss, Projektcontrollern oder externen Prüfungsinstanzen Hauptverantwortung liegt beim Projektleiter Phasen 1. Ermittlung und Erfassung des Ist-Zustandes 2. Soll-Ist-Vergleich 3. Abhängig vom Ergebnis werden Maßnahmen ergriffen Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 77 / 205

78 Soll-Ist-Vergleich Organisation von von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Aufgabendimension Aufgabenträger Projektorganisationen Projektphasen Planung Kontrolle Steuerung Soll gleich Ist Keine weiteren Aktivitäten Soll ungleich Ist 1. Soll < Ist 2. Soll > Ist a. Abweichungen sind minimal und können durch den Puffer abgefangen werden b. Andernfalls muss der Projektleiter Konsequenzen ziehen und Gegenmaßnahmen einleiten Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 78 / 205

79 Bereiche Organisation von von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Aufgabendimension Aufgabenträger Projektorganisationen Projektphasen Planung Kontrolle Steuerung Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 79 / 205

80 Kontrollinhalte Organisation von von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Aufgabendimension Aufgabenträger Projektorganisationen Projektphasen Planung Kontrolle Steuerung Erfolgt eine Erfassung der Kosten? Ist ein effizientes, funktionsfähiges Rückmeldewesen vorhanden? Entwicklungsstand? Projektfortschritt? Entspricht das Ergebnis den Anforderungen? Entspricht die Dokumentation den Richtlinien? Vorhandensein und Aktualität des Informationsflusses? Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 80 / 205

81 Basis Organisation von von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Aufgabendimension Aufgabenträger Projektorganisationen Projektphasen Planung Kontrolle Steuerung Aktuelle, gut vorbereitete Planungsunterlagen Einwandfrei funktionierendes permanent aktives Kontrollsystem Planung, Kontrolle und Steuerung stehen im engen Zusammenhang Probleme entstehen, weil Voraussetzungen nicht gegeben sind Keine geeignetes Werkzeug vorhanden Planwerte sind unvollständig Nicht kalkulierbare Fehler führen zu Abweichungen zwischen geplantem und realen Projektverlauf Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 81 / 205

82 Prinzip der Projektsteuerung Organisation von von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Aufgabendimension Aufgabenträger Projektorganisationen Projektphasen Planung Kontrolle Steuerung Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 82 / 205

83 Koordination und Entscheidung Organisation von von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Aufgabendimension Aufgabenträger Projektorganisationen Projektphasen Planung Kontrolle Steuerung Projektinterne und übergreifende Aktivitäten Doppelarbeiten sollten verhindert werden Durch regelmäßige Projektbesprechungen Entscheidungen werden durch Projektleiter, Auftraggeber und Projektteam getroffen viele Betroffene erhöhen die Qualität und Motivation lange Dauer der Entscheidungen Ein Projekt muss gestoppt werden, wenn die Zielerreichung nicht mehr möglich ist Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 83 / 205

84 Informations- und Berichtswesen Organisation von von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Aufgabendimension Aufgabenträger Projektorganisationen Projektphasen Planung Kontrolle Steuerung Art und Weise hat einen entscheidenden Einfluss auf den Projekterfolg Wird in der Praxis oft vernachlässigt Doppelarbeiten Zeit und Geld wird verschenkt Regelmäßig-, Vollständig-, Übersichtlich- und Einheitlichkeit Zielerreichung wird unterstützt, vereinfacht und beschleunig Schnellere Problemlösung Motivation der Mitarbeiter Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 84 / 205

85 Vorgehensweise Organisation von von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Aufgabendimension Aufgabenträger Projektorganisationen Projektphasen Planung Kontrolle Steuerung Am Projektanfang wird festgelegt wer wann welche Informationen bekommt Verteilerkreise Vorstrukturierung von Berichten Unterstützung durch Grafiken wodurch eine schnellere Aufnahme der Informationen möglich ist Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 85 / 205

86 Maßnahmen Organisation von von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Aufgabendimension Aufgabenträger Projektorganisationen Projektphasen Planung Kontrolle Steuerung Änderung der Produktionsfaktoren Überstunden Einsatz weiterer Mitarbeiter Vergabe von Leistungen an externe Firmen Ausnutzung von Pufferzeiten Änderung der Planwerte Optimierung durch Parallelisierung Erhöhung des Projektbudgets Verschiebung Abschlusstermin Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 86 / 205

87 Steuerungsmöglichkeiten der PL Organisation von von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Aufgabendimension Aufgabenträger Projektorganisationen Projektphasen Planung Kontrolle Steuerung Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 87 / 205

88 Schritte zur Erstellung Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Netzplantechnik Gantt-Diagramm Checklisten Wirtschaftlichkeit Nutzwert Investition Kreativität Arbeitstechniken 1. Erstellung eines Projektstrukturplans, Ableitung der Arbeitspakete und der Vorgänge 2. Aufstellen der Reihenfolge der Vorgänge 3. Ermittlung der jeweiligen Vorgänger und Nachfolger 4. Berechnung der Zeitdauer 5. Ermittlung des frühesten und spätesten Anfangs- bzw. Endtermins 6. Ermittlung der Pufferzeit und des kritischen Weges Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 88 / 205

89 Aufteilung Vorgang Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Netzplantechnik Gantt-Diagramm Checklisten Wirtschaftlichkeit Nutzwert Investition Kreativität Arbeitstechniken Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 89 / 205

90 Beispiel Vorgangsliste Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Netzplantechnik Gantt-Diagramm Checklisten Wirtschaftlichkeit Nutzwert Investition Kreativität Arbeitstechniken Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 90 / 205

91 Beispiel Netzplan Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Netzplantechnik Gantt-Diagramm Checklisten Wirtschaftlichkeit Nutzwert Investition Kreativität Arbeitstechniken Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 91 / 205

92 Grundlagen Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Netzplantechnik Gantt-Diagramm Checklisten Wirtschaftlichkeit Nutzwert Investition Kreativität Arbeitstechniken Balkenplan Zweidimensionales Koordinatesystem Ordinate (Y) Sachmittel Mitarbeiter Aufgaben Abszisse (X) Zeitachse Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 92 / 205

93 Beispiel Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Netzplantechnik Gantt-Diagramm Checklisten Wirtschaftlichkeit Nutzwert Investition Kreativität Arbeitstechniken Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 93 / 205

94 Grundlagen Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Netzplantechnik Gantt-Diagramm Checklisten Wirtschaftlichkeit Nutzwert Investition Kreativität Arbeitstechniken Unterstützt werden sollen die Vorbereitung von Projekten die Diagnose von Fehlern Durch das Aufdecken von Abweichungen wird eine frühe Eingriffsmöglichkeit gegeben Nominale Urteilskategorie (ja, nein, teilweise) Mögliche Formen sind Tabellen MindMaps Kontinuierliche Verbesserung aus Fehlern lernen Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 94 / 205

95 Beispiel Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Netzplantechnik Gantt-Diagramm Checklisten Wirtschaftlichkeit Nutzwert Investition Kreativität Arbeitstechniken Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 95 / 205

96 Beispiel Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Netzplantechnik Gantt-Diagramm Checklisten Wirtschaftlichkeit Nutzwert Investition Kreativität Arbeitstechniken Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 96 / 205

97 Einsatzgebiete Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Netzplantechnik Gantt-Diagramm Checklisten Wirtschaftlichkeit Nutzwert Investition Kreativität Arbeitstechniken Strukturierter Projektstart Vollständiger Phasenabschluss Durchführung von Meetings Risikoanalyse Dokumentationsqualität Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 97 / 205

98 Grundlagen Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Netzplantechnik Gantt-Diagramm Checklisten Wirtschaftlichkeit Nutzwert Investition Kreativität Arbeitstechniken Projekt wird unter dem Aspekt der Wirtschaftlichkeit überprüft vorher währenddessen nachher Grundlage für Entscheidungen Kosten und Nutzen werden mit Hilfe spezieller Methoden gegenübergestellt Nutzen soll möglichst in monetären Einheiten quantifiziert werden Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 98 / 205

99 Faktoren Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Netzplantechnik Gantt-Diagramm Checklisten Wirtschaftlichkeit Nutzwert Investition Kreativität Arbeitstechniken Folie 99 / 205

100 Kosten Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Netzplantechnik Gantt-Diagramm Checklisten Wirtschaftlichkeit Nutzwert Investition Kreativität Arbeitstechniken Übliche Kostenarten werden herangezogen Personal Betriebsmittel Dienstleistungen Durch Schätzungen oder Erfahrungen ermittelbar Folie 100 / 205

101 Nutzen Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Netzplantechnik Gantt-Diagramm Checklisten Wirtschaftlichkeit Nutzwert Investition Kreativität Arbeitstechniken Erhebung des Nutzens ist schwierig Annahmen zum Markt oder anderen Umfeldfaktoren müssen herangezogen werden die nicht immer zuverlässig sind Wird nicht für jeden Projektauftrag benötigt Folie 101 / 205

102 Nutzen Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Netzplantechnik Gantt-Diagramm Checklisten Wirtschaftlichkeit Nutzwert Investition Kreativität Arbeitstechniken Mehrdimensionale Entscheidungsfindung (Mutiple Criteria Decision Making Scoring Modell) Auswahl einer Alternativen vor dem Hintergrund nicht monetärer Entscheidungskriterien Folie 102 / 205

103 Schritte zur Erstellung Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Netzplantechnik Gantt-Diagramm Checklisten Wirtschaftlichkeit Nutzwert Investition Kreativität Arbeitstechniken Für eine Projektorganisation soll mit Hilfe der Nutzwertanalyse aus zwei Alternativen ein Projektmanagement-Tool ausgewählt werden Die Nutzwertanalyse wird in folgenden Schritten durchgeführt 1. Festlegen des Zielsystems 2. Gewichten des Zielsystems 3. Ermittlung der Zielerträge 4. Skalieren der Zielerträge 5. Errechnen des Nutzwertes je Alternative 6. Sensitivitätsanalyse Folie 103 / 205

104 1. Festlegen des Zielsystems Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Netzplantechnik Gantt-Diagramm Checklisten Wirtschaftlichkeit Nutzwert Investition Kreativität Arbeitstechniken Folie 104 / 205

105 2. Gewichten des Zielsystems Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Netzplantechnik Gantt-Diagramm Checklisten Wirtschaftlichkeit Nutzwert Investition Kreativität Arbeitstechniken Folie 105 / 205

106 3. Ermittlung der Zielerträge Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Netzplantechnik Gantt-Diagramm Checklisten Wirtschaftlichkeit Nutzwert Investition Kreativität Arbeitstechniken Beschreibung, inwieweit jede Alternative bei jedem zuvor aufgestellten Kriterium den optimalen Zustand erreicht. Beispiel Die Anschaffungskosten betrugen bei Alternative A Euro und bei Alternative B Euro. Folie 106 / 205

107 4. Skalieren der Zielerträge Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Netzplantechnik Gantt-Diagramm Checklisten Wirtschaftlichkeit Nutzwert Investition Kreativität Arbeitstechniken Folie 107 / 205

108 5. Errechnen des Nutzwertes Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Netzplantechnik Gantt-Diagramm Checklisten Wirtschaftlichkeit Nutzwert Investition Kreativität Arbeitstechniken Folie 108 / 205

109 5. Errechnen des Nutzwertes Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Netzplantechnik Gantt-Diagramm Checklisten Wirtschaftlichkeit Nutzwert Investition Kreativität Arbeitstechniken Folie 109 / 205

110 6. Sensitivitätsanalyse Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Netzplantechnik Gantt-Diagramm Checklisten Wirtschaftlichkeit Nutzwert Investition Kreativität Arbeitstechniken Variation untersuchen durch Veränderung der Gewichtung Schritt ist sinnvoll, wenn sehr knappe Ergebnisse herauskommen Folie 110 / 205

111 Kritik Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Netzplantechnik Gantt-Diagramm Checklisten Wirtschaftlichkeit Nutzwert Investition Kreativität Arbeitstechniken Aufwendiges Verfahren Alles sehr subjektiv Wissenschaftlichkeit wird vorgespiegelt Macht jeden Schritt transparent Raum für kritische Diskussion entsteht Verfahren der Wirtschaftlichkeitsrechnung sowie Kommunikationselement bei komplexen Entscheidungen Folie 111 / 205

112 Grundlagen Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Netzplantechnik Gantt-Diagramm Checklisten Wirtschaftlichkeit Nutzwert Investition Kreativität Arbeitstechniken Statische Verfahren berücksichtigen eine Entscheidungsperiode Kosten-, Gewinn-, Rentabilitätsvergleiche Dynamische Verfahren berücksichtigen unterschiedlichen Wert monetärer Größen zu unterschiedlichen Zeitpunkten Folie 112 / 205

113 Statische Verfahren Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Netzplantechnik Gantt-Diagramm Checklisten Wirtschaftlichkeit Nutzwert Investition Kreativität Arbeitstechniken Folie 113 / 205

114 Dynamische Verfahren Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Netzplantechnik Gantt-Diagramm Checklisten Wirtschaftlichkeit Nutzwert Investition Kreativität Arbeitstechniken Folie 114 / 205

115 Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Netzplantechnik Gantt-Diagramm Checklisten Wirtschaftlichkeit Nutzwert Investition Kreativität Arbeitstechniken Erfolg von Projekten lebt von guter Kommunikation und Information über Zwischenergebnisse informieren beraten Konflikte lösen Folie 115 / 205

116 MindMapping Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Netzplantechnik Gantt-Diagramm Checklisten Wirtschaftlichkeit Nutzwert Investition Kreativität Arbeitstechniken Hierarchische Strukturierung Übersichtliche, flexible Strukturierung von Inhalten Baumprinzip Ergebnisse werden in Bildform gezeigt Überlegungen Diskussion Spontane, unsortierte Sammlung von Ideen Wird im Uhrzeigersinn gelesen Spricht die visuelle Wahrnehmung des Menschen stärker an Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 116 / 205

117 Beispiel einer MindMap Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Netzplantechnik Gantt-Diagramm Checklisten Wirtschaftlichkeit Nutzwert Investition Kreativität Arbeitstechniken Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 117 / 205

118 Brainstorming Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Netzplantechnik Gantt-Diagramm Checklisten Wirtschaftlichkeit Nutzwert Investition Kreativität Arbeitstechniken Ziel ist es, zu einem Thema Ideen oder Lösungsmöglichkeiten zu finden Prinzip der freien Assoziation Alle Einfälle sind erlaubt und werden festgehalten Keine Kritik Es gibt mehrere Phasen 1. nach Anschubphase werden viele Ideen generiert 2. Flaute, wo sich die Anwesenden die Ideen durchlesen und auf sich wirken lassen 3. Neue Ideen werden entwickelt Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 118 / 205

119 Schritte des Brainstormings Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Netzplantechnik Gantt-Diagramm Checklisten Wirtschaftlichkeit Nutzwert Investition Kreativität Arbeitstechniken 1. Ideen werden in den Raum gerufen und vom Gesprächsleiter festgehalten oder die Teilnehmer sammeln die Ideen auf Kärtchen 2. Flaute, wo sich die Anwesenden die Ideen durchlesen und auf sich wirken lassen 3. Neue Ideen werden entwickelt Assoziationen werden geweckt Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 119 / 205

120 Methode Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Netzplantechnik Gantt-Diagramm Checklisten Wirtschaftlichkeit Nutzwert Investition Kreativität Arbeitstechniken Form des Brainstormings wird in der Gruppe schriftlich durchgeführt strukturierter Ablauf Ideen der Teilnehmer werden gegenseitig aufgenommen und weiterentwickelt Methode kann variierter werden Auswertung 1. Ideen werden im gemeinsamen Gespräch ausgewertet und jeder berichtet, welche Idee er oder sie besonders gut fand 2. ein bis zwei Personen bereiten in einer gemeinsamen Auswertungssitzung die Ergebnisse vor Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 120 / 205

121 Prinzip der Methode Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Netzplantechnik Gantt-Diagramm Checklisten Wirtschaftlichkeit Nutzwert Investition Kreativität Arbeitstechniken 1. Jeder der Teilnehmer erhält ein Formular 2. Problem / Fragestellung wird vorgestellt oder gemeinsam festgelegt 3. Jeder der 6 Teilnehmer trägt 3 Ideen in die oberste Zeile seines Blattes ein und hat hierzu ca. 5 Minuten Zeit (6 3 5) 4. Das Formular wird an den rechten Nachbarn gegeben 5. Nun können 3 neue Ideen eingetragen werden oder die vorhandenen Ideen werden ergänzt oder variiert 6. Formulare werden solange weitergereicht bis die sechste und letzte Zeile des Formulars ausgefüllt ist. Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 121 / 205

122 Moderation Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Netzplantechnik Gantt-Diagramm Checklisten Wirtschaftlichkeit Nutzwert Investition Kreativität Arbeitstechniken Methodische Unterstützung von Sitzungen durch einen Dritten Optimierung des Diskussionsprozesses Je mehr Teilnehmer inhaltlich in einem Problem stecken, desto schwieriger ist es einen guten Lösungsprozess zu gestalten Problem ist nicht der fehlende Wille, sondern die fehlende Rollendifferenzierung Verantwortlicher bekommt häufig nicht die notwendige Akzeptanz der Gruppe Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 122 / 205

123 Unterschiede zur Sitzung Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Netzplantechnik Gantt-Diagramm Checklisten Wirtschaftlichkeit Nutzwert Investition Kreativität Arbeitstechniken Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 123 / 205

124 Moderator Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Netzplantechnik Gantt-Diagramm Checklisten Wirtschaftlichkeit Nutzwert Investition Kreativität Arbeitstechniken Bei normalen Besprechungen kann die Rolle durch ein Teammitglied abgedeckt werden Soll der Projektleiter diese Rolle übernehmen? Was sind die Ziele der Sitzung, was soll das Ergebnis sein? An welcher Stelle könnte es kritisch werden? Mit welchen Methoden soll in diesem Rahmen ein optimales Ergebnis erzielt werden? Hat der Projektleiter eine starke inhaltliche Rolle, sollte er nicht moderieren Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 124 / 205

125 Visualisierung Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Netzplantechnik Gantt-Diagramm Checklisten Wirtschaftlichkeit Nutzwert Investition Kreativität Arbeitstechniken Ergebnisse, die nicht schriftlich festgehalten werden, sind keine Ergebnisse Formalisierung Projektauftrag Projektabschlussbereicht Besprechungsprotokoll Unmittelbarkeit, Klarheit und gute Strúktur Verschiedene Arbeitsmittel Metaplankarten flexible, dynamische Diskussionen Flipchart Ideen sammeln und beschreiben, festhalten von abschließenden Folgerungen, festhalten von Aufgaben, Terminen und Verantwortlichkeiten Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 125 / 205

126 Systemische Fragen Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Netzplantechnik Gantt-Diagramm Checklisten Wirtschaftlichkeit Nutzwert Investition Kreativität Arbeitstechniken Ganzes System einschließlich seiner Beziehungen untereinander soll betrachtet werden Abkehr von einem linearen Ursache-Wirkungsdenken Systeme Unternehmen Abteilung Projekt Ein System kann seine Probleme selber lösen Externer Berater ist nur Begleiter, der wichtige Denkanstöße gibt Herzstück sind die systemischen Fragen Zusammenhänge aufzeigen und Unklarheiten beseitigten Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 126 / 205

127 Fragen zur Problemwahrnehmung Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Netzplantechnik Gantt-Diagramm Checklisten Wirtschaftlichkeit Nutzwert Investition Kreativität Arbeitstechniken Was ist das Problem? Warum wird das Problem für ein Problem gehalten? Für welche anderen Beteiligten ist das Problem ebenfalls ein Problem oder kein Problem? Warum? Wann trat das Problem zuletzt nicht auf? Wer würde sich am ehesten damit abfinden, wenn das Problem unlösbar wäre? Wer hat Interesse an der Problemlösung / Veränderung? Wer hat ein Interesse am Status quo? Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 127 / 205

128 Paradoxe Fragen Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Netzplantechnik Gantt-Diagramm Checklisten Wirtschaftlichkeit Nutzwert Investition Kreativität Arbeitstechniken Was muss getan werden, damit dieses Projekt garantiert ein Misserfolg wird? Wie hat sich ein Projektleiter in einem Projekt zu verhalten, damit er keinesfalls als Projektleiter anerkannt wird? Was könnten wir dafür tun, damit das geschilderte Problem ganz sicher noch schlimmer wird? Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 128 / 205

129 Hypothetische Fragen Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Netzplantechnik Gantt-Diagramm Checklisten Wirtschaftlichkeit Nutzwert Investition Kreativität Arbeitstechniken Angenommen das Problem hat sich morgen in Luft aufgelöst, was wäre dann anders? Angenommen eine gute Fee würde drei Wünsche zur Auswahl stellen, welche würde man nennen? Was würde der Projektleiter kurzfristig verändern? Angenommen man befände sich x Jahre in der Zukunft, auf welche Erfolge könnte man zurückblicken? Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 129 / 205

130 Lösungsorientierte Fragen Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Netzplantechnik Gantt-Diagramm Checklisten Wirtschaftlichkeit Nutzwert Investition Kreativität Arbeitstechniken Was ist das Ziel? Was soll in x Monaten erreicht sein? Woran ist die Zielerreichung abzulesen? Was hat sich verändert? Wer müsste sich wie verhalten, damit das Ziel erreicht werden kann? Wer würde mehr, wer weniger, wer gar nicht von der Lösung profitieren? Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 130 / 205

131 Konkretisierungsfragen Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Netzplantechnik Gantt-Diagramm Checklisten Wirtschaftlichkeit Nutzwert Investition Kreativität Arbeitstechniken In welcher konkreten Situation tritt das Problem auf? Was genau sollte anders gemacht werden? Wann genau sollte dieser Zustand erreicht sein? Wer konkret soll diese Aufgabe übernehmen? Was sind konkret die nächsten Schritte? Bis wann soll genau was erreicht sein? Woran erkennt man, dass man das Ziel erreicht (oder dass sich die Situation verändert) hätte? Was hätte sich verändert? Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 131 / 205

132 Zirkuläre Fragen Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Netzplantechnik Gantt-Diagramm Checklisten Wirtschaftlichkeit Nutzwert Investition Kreativität Arbeitstechniken Wie würde eine andere Person die aktuelle Position oder das Ziel beschreiben? Wie würde die Person die Situation bzw. das Problem sehen? Wer noch würde es anders sehen? Wie würde die Person es sehen? Wie kann man einem Gegenüber helfen, dass deren Gegenüber einem selbst helfen kann? Was könnte eine Person realistischerweise tun, um die gesetzten Ziele einer anderen Person optimal zu unterstützen, ohne die eigenen völlig aufzugeben? Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 132 / 205

133 Harvard-Konzept Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Netzplantechnik Gantt-Diagramm Checklisten Wirtschaftlichkeit Nutzwert Investition Kreativität Arbeitstechniken Erlaubt auch bei schwierigen Verhandlungen ein positives Ergebnis zu erzielen Ziele Sach- und Beziehungsebene sollen getrennt werden Interessen ausgleichen Alternativen unter neutralen Beurteilungskriterien suchen Hart in der Sache, weich zur Person Schaffung einer Win-Win Situation Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 133 / 205

134 Prinzipien des Harvard-Konzepts Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Netzplantechnik Gantt-Diagramm Checklisten Wirtschaftlichkeit Nutzwert Investition Kreativität Arbeitstechniken Menschen und Probleme getrennt voneinander behandeln. Nicht Positionen, sondern Interessen in den Mittelpunkt stellen. Vor einer Entscheidung verschiedene Auswahlmöglichkeiten entwickeln. Das Ergebnis auf objektiven Entscheidungskriterien aufbauen Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 134 / 205

135 Tetralemma Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Netzplantechnik Gantt-Diagramm Checklisten Wirtschaftlichkeit Nutzwert Investition Kreativität Arbeitstechniken Struktur aus der traditionellen indischen Logik Verwendung im Rechtswesen zur Kategorisierung der möglichen Standpunkte, die ein Richter in einem Streitfall zwischen zwei Parteien einnehmen kann er kann der einen, der anderen, beiden oder gar keiner Partei Recht geben Kann bei individuellen oder Gruppenüberlegungen hilfreich sein Entweder-oder-Situationen in kreative Impulse umwandeln Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 135 / 205

136 Prinzipien des Tetralemmas Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Netzplantechnik Gantt-Diagramm Checklisten Wirtschaftlichkeit Nutzwert Investition Kreativität Arbeitstechniken 1. Das Eine Haltung / Handlungsoption die am ehesten für richtig gehalten wird 2. Das Andere Beschreibung der genau entgegensetzte Alternative 3. Beides Weist auf die bislang übersehenen Vereinbarkeiten des Einen und des Anderen hin 4. Keines von Beiden der alte Konflikt wird in ruhiger Distanz von außen betrachtet 5. All dies nicht - und selbst das nicht keine der vorigen vier Positionen führt durch einen kreativen Sprung zu etwas Neuem. Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 136 / 205

137 Tetralemma Entweder-Oder Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Netzplantechnik Gantt-Diagramm Checklisten Wirtschaftlichkeit Nutzwert Investition Kreativität Arbeitstechniken Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 137 / 205

138 Fazit Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Netzplantechnik Gantt-Diagramm Checklisten Wirtschaftlichkeit Nutzwert Investition Kreativität Arbeitstechniken Müssen gemeinsam erprobt werden Einem externen Moderator fällt die Einführung aufgrund seiner Rolle oft leichter Eine Methode im Rahmen der Projektarbeit testen Neue Vorgehensweisen brauchen Zeit und müssen weiterentwickelt werden Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 138 / 205

139 Gründe für den Werkzeugeinsatz Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge MS Project Mindmanager Sharepoint MS Outlook Zeit und Geld zu sparen Komplexe Strukturen vereinfacht und übersichtlich darzustellen Ergebnisse allgemeinverständlich zu machen Kommunikation in Projekten zu unterstützen Änderungen schnell und ohne großen Aufwand einpflegbar zu machen Durch Visualisierung in Form von grafischer Darstellung sind Fehler und Abhängigkeiten einfacher zu erkennen und dementsprechend können schneller Gegenmaßnahmen eingeleitet werden Entscheidungen zu unterstützen Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 139 / 205

140 Grundlagen Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge MS Project Mindmanager Sharepoint MS Outlook Basiert auf der Netzplantechnik Unterstützt die Planung und Kontrolle von Terminen Ressourcen (Personal und Sachmittel) Geldmitteln Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 140 / 205

141 Anlegen eines Projektes Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge MS Project Mindmanager Sharepoint MS Outlook Datei Neu Datei Eigenschaften Allgemein Zusammenfassung Statistik Inhalt Anpassen Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 141 / 205

142 Grundeinstellungen Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge MS Project Mindmanager Sharepoint MS Outlook Extras Optionen Formate Standardarbeitszeiten Kalender Extras Arbeitszeit ändern individuelle arbeitsfreie Zeit individuelle Arbeitszeit Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 142 / 205

143 Zusätzliche Informationen Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge MS Project Mindmanager Sharepoint MS Outlook Einfügen Spalten z. B. Ressourcenkürzel Angabe eines Alias wird in der Übersicht angezeigt Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 143 / 205

144 Ressourcen Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge MS Project Mindmanager Sharepoint MS Outlook Ansicht Ressourcen: Tabelle Ressourcenname (Vor- und Nachname oder die Betriebsmittelbezeichnung) Kürzel Gruppe (z. B. Abteilung) Max. Einheit (Prozentuale Einsetzbarkeit) Kostensatz für eine Standard- und Überstunde Einpflegen aller Kostensätze Kostenkalkulation ist möglich Für die zeitlichen Personalaufwände sind Nettozeiten zu berechnen Nettoarbeitszeit Bruttoarbeitszeit 52 Wochen * 5 Tage * 8 Stunden - Urlaubs- und Krankheitszeiten Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 144 / 205

145 Ressourcenansicht Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge MS Project Mindmanager Sharepoint MS Outlook Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 145 / 205

146 Vorgänge Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge MS Project Mindmanager Sharepoint MS Outlook Alle Vorgänge zur Erreichung des Gesamtziels müssen eingetragen werden Vorgangsname Zeitdauer und Startzeitpunkt notwendige Ressourcen Strukturierung der Vorgänge nach Gruppen Festlegen der Vorgänger Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 146 / 205

147 Vorgänger Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge MS Project Mindmanager Sharepoint MS Outlook 1. Durch Eingabe des Vorgängers in der Spalte Vorgänger. 2. Durch die Positionierung des Mauszeigers auf einem Vorgangsbalken, drücken und gedrückt halten der linken Maustaste, Positionierung des Mauszeigers auf den nachfolgenden Vorgangsbalken und loslassen der linken Maustaste. Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 147 / 205

148 Informationen zum Vorgang Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge MS Project Mindmanager Sharepoint MS Outlook Notizen Um wie viel Prozent ist der Vorgang abgeschlossen Welcher Priorität unterliegt der Vorgang niedriger mittlerer hoher Wann beginnt bzw. endet der Vorgang Notwendige Ressourcen Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 148 / 205

149 Allgemeine Informationen zum Vorgang Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge MS Project Mindmanager Sharepoint MS Outlook Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 149 / 205

150 Ressourcen zum Vorgang Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge MS Project Mindmanager Sharepoint MS Outlook Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 150 / 205

151 Periodische Vorgänge Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge MS Project Mindmanager Sharepoint MS Outlook Regelmäßig z. B. Teambesprechungen Einfügen Periodischer Vorgang Name des Vorgangs Dauer Wiederholungsintervall Wochentag und Zeitraum von wann bis wann Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 151 / 205

152 Formatierung Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge MS Project Mindmanager Sharepoint MS Outlook Bessere Überschaubarkeit des Gesamtprojektplans Formatierung des Balkentexts bzw. der form Format - Balkenarten Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 152 / 205

153 Ansichten Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge MS Project Mindmanager Sharepoint MS Outlook Ansicht - Balkendiagramm Überwachung Netzplandiagramm Ressource Einsatz Ressourcen Grafik Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 153 / 205

154 Berichte Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge MS Project Mindmanager Sharepoint MS Outlook Ansicht - Berichte Standardberichte sind aufrufbar Ressourcen Vorgänge Kosten Auslastung Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 154 / 205

155 Grundlagen Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge MS Project Mindmanager Sharepoint MS Outlook Freie Übersetzung = Gedächtniskarten Menschliche Gehirn besteht aus zwei Gehirnhälften Linke (analytische Denkweise) Sprache, Logik, Zahlen, Text, Rechte (ganzheitliche Denkweise) Farben, Rhythmen, Muster, Bilder, MindManager ermöglicht die Nutzung beider Gehirnhälften bessere Ausnutzung und Leistungsfähigkeit des Gehirns schnellere Aufnahme von Informationen schnelleres Verstehen von komplexen und komplizierten Sachverhalten Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 155 / 205

156 Vorgehensweise Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge 1. Neue MindMap anlegen 2. Klicken auf das Kästchen Hauptthema Thema eingeben MS Project Mindmanager Sharepoint MS Outlook Bild hinzufügen (Anklicken des eingegebenen Themas mit der rechten Maustaste, Menü Bild einfügen Aus Datei Datei auswählen oder Objekt einfügen Map Part Quelle aus Ordnerstruktur auswählen 3. Anlegen der Hauptzweige (dazu Thema anklicken) 4. Anlegen der Unterzweige (dazu Hauptzweig anklicken) 5. Grafische Beschreibung (Bild einfügen vgl. oben) 6. Kategorisierung / Symbolisierung (Zweig auswählen) 7. Notizen hinzufügen (Zweig auswählen) 8. Freie Bemerkungen hinzufügen (Zweig auswählen) Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 156 / 205

157 Formatierung Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge MS Project Mindmanager Sharepoint MS Outlook Aktionen Zweige sortieren Übersichtlichkeit Verständnisgründen Nach Sortierkriterium Logische Reihenfolge im Uhrzeigersinn Format Zweige-, Linien-, Schrift- und Füllfarbe Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 157 / 205

158 Kategorien / Symbole Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge MS Project Mindmanager Sharepoint MS Outlook Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 158 / 205

159 Notizen Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge MS Project Mindmanager Sharepoint MS Outlook 1. Unstrukturiert 2. Gegebenenfalls zu einem späteren Zeitpunkt nicht mehr lesbar bzw. nicht mehr nachzuvollziehen 3. Es dauert sehr lange, ganze Sätze mitzuschreiben 4. Herkömmliche Notizen nutzen nur die linke Gehirnhälfte Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 159 / 205

160 MindMaps Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge MS Project Mindmanager Sharepoint MS Outlook 1. Bieten von vornherein ein strukturierte Darstellung 2. Die Kreativität wird angeregt 3. Durch die Verwendung einzelner Schlagworte oder Substantive plus Verben wird weniger Zeit benötigt 4. Komplizierte Inhalte können erfasst werden und lassen sich besser merken Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 160 / 205

161 Digital versus handschriftlich Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge MS Project Mindmanager Sharepoint MS Outlook 1. Gedanken sind besser durch das Einfügen von Bildern visualisierbar 2. Schnellere Änderung per Drag und Drop 3. Jederzeit Änderungen bzw. Erweiterungen möglich 4. Zweige können aus-/ eingeblendet werden übersichtlicher 5. Zusatzinformationen wie Notizen, Bemerkungen sind erfassbar 6. Farbliche Differenzierung, Kategorisierung (Prioritäten) und Symbolisierung 7. Kompatibilität zu andere Software 8. Multimapping Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 161 / 205

162 Beispiel Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge MS Project Mindmanager Sharepoint MS Outlook Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 162 / 205

163 Einsatzmöglichkeiten Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge MS Project Mindmanager Sharepoint MS Outlook Sitzungsprotokolle führen Brainstormingsitzungen durchführen Projektplanung erstellen Themenauswertung Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 163 / 205

164 Aufgabe Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge MS Project Mindmanager Sharepoint MS Outlook Einfügen - Aufgabeninfo Prioritäten Anfangs- und Enddatum Fertigstatus Dauer für die Aufgabe notwendige Ressourcen Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 164 / 205

165 Notizen Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge MS Project Mindmanager Sharepoint MS Outlook Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 165 / 205

166 Ansichten Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge MS Project Mindmanager Sharepoint MS Outlook Map = Darstellung einer einzelnen MAP Gliederung = Strukturansicht Multi-Map = sind mehrere Karten miteinander verknüpft, so sind die Zusammenhänge visualisierbar Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 166 / 205

167 Strukturansicht Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge MS Project Mindmanager Sharepoint MS Outlook Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 167 / 205

168 Brainstorming Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge MS Project Mindmanager Sharepoint MS Outlook Modi - Brainstorm Stufe 1: Alle Ideen eingeben Stufe 2: Gruppen definieren Stufe 3: Zuordnung der Ideen zu den Gruppen Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 168 / 205

169 MS-Office Schnittstellen Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge MS Project Mindmanager Sharepoint MS Outlook Office Tools MS Word MS Projekt MS PowerPoint MS Outlook Unter Angabe verschiedener Kriterien ist ein Export der MindMaps und der dazugehörigen Informationen möglich Aufgaben Notizen Freie Anmerkungen Aufgaben können synchronisiert werden Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 169 / 205

170 Rechte Menüleiste Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge MS Project Mindmanager Sharepoint MS Outlook Eigene Maps = die bestehenden Mapverknüpfungen sind darstellbar (Multimapping) Map-Markierung = die zu einem Zweig zuordenbaren Symbole und Kategorien sind auswählbar Aufgabeninfo = Aufgabeninformationen können vervollständigt werden Bibliothek = separate Grafiken können den Zweigen zugeordnet werden Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 170 / 205

171 Kommunikationsprobleme Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge MS Project Mindmanager Sharepoint MS Outlook Informationen werden nicht an alle Mitarbeiter verteilt Weitergabe an Mitarbeiter für sie nicht von Interesse sind Nicht zur richtigen Zeit am richtigen Ort im richtigen Umfang Durch Dokumentenänderung entstehen mehrere Versionen lokal oder dezentral abgelegt Ablage betroffenen Personen werden informiert Keine Werkzeuge bzw. Strukturen vorhanden, die einen effektiven und effizienten Umgang mit Dokumenten unterstützen Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 171 / 205

172 Unkonfigurierte Webseite Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge MS Project Mindmanager Sharepoint MS Outlook Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 172 / 205

173 Erstellen Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge MS Project Mindmanager Sharepoint MS Outlook Bibliotheken können angelegt werden, in denen hinterher Dokumente gespeichert werden Dokumentenbibliotheken Formularbibliotheken Verknüpfungslisten Ankündigungsliste Kontaktlisten Die eigentlichen Dokumente werden über den Menüpunkt Dokumente und Listen angelegt Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 173 / 205

174 Dokumente und Listen Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge MS Project Mindmanager Sharepoint MS Outlook Freigegebene Dokumente (mit Versionskontrolle) Bilder, Grafiken und Fotos Nachrichten können an die Webseite gesendet werden noch ausstehende Aufgaben Termine, Ereignisse und Besprechungen Für das Projekt interessante Verknüpfungen zu andern Webseiten Kontaktinformationen Diskussionen können im Newsgroupstil durchgeführt werden Offene Punkte und Problemliste Umfragen (Fragen und Antworten) können gehandhabt werden Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 174 / 205

175 Webeinstellungen Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge MS Project Mindmanager Sharepoint MS Outlook Benutzer, Webseiten und Arbeitsbereiche können verwaltet und konfiguriert werden Webseitentitel, -beschreibungen und Inhalte können geändert, die Homepage angepasst bzw. unterschiedliche Designs angewendet werden Eigene Informationen können aktualisiert und Benachrichtigungen konfiguriert werden Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 175 / 205

176 Konfigurierte Webseite Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge MS Project Mindmanager Sharepoint MS Outlook Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 176 / 205

177 Vorteile Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge MS Project Mindmanager Sharepoint MS Outlook Einfache Bedienung, Strukturierung bzw. Konfiguration Werkzeug entspricht anderen Officeprodukten Schulungsaufwand für Mitarbeiter sehr gering Projektbezogene Zusammenarbeit des Projektteams wird gefördert Informationsaustausch und Wissenstransfer über zentrale Plattform Einfacher und flexibler Zugang über das Web Benachrichtigungsfunktion Portal muss nur bei Änderungen betreten werden Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 177 / 205

178 Vorteile Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge MS Project Mindmanager Sharepoint MS Outlook Die Produktivität in Projekten wird gefördert Portalinhalte können in den öffentlichen Bereichen eingestellt werden Mitarbeiter arbeiten nicht unnütz an gleichen Dokumenten mit unterschiedlichen Versionsständen Einsparung von Zeit Relevante Stammdaten und die dazugehörigen Rechte können zentral erfasst und gepflegt werden Funktionen zur Präsentation, Suche und Sicherung von Informationen sind integriert Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 178 / 205

179 Outlook-Leiste Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge MS Project Mindmanager Sharepoint MS Outlook Anzeige aller eingegangenen s Termine setzen, Besprechungsplanung, Einladungen Kontaktdaten erfassen, Aufnahme, Terminvorgabe, Aufgabenverteilung an MA Notizfunktion Angelegte Ordnerstruktur anzeigen Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 179 / 205

180 Ordnerstruktur Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge MS Project Mindmanager Sharepoint MS Outlook Ordnerstruktur zur Verwaltung der s kann anlegen werden Schritte 1. Wurzelordner (z. B. Persönliche Ordner) wird mit der rechten Maustaste angeklickt und die Funktion Neuer Ordner ausgewählt. 2. Angabe des Namens und des Speicherortes (kann hier noch einmal geändert werden) sowie nach 3. Bestätigt, dass er angezeigt werden soll, erscheint der neue Ordner in der Ordnerleiste Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 180 / 205

181 Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge MS Project Mindmanager Sharepoint MS Outlook Trifft eine ein Ordner Posteingang Nach dem Versand Ordner Gesendete Objekte verschoben Das Lesen dieser bestätigen Sender erhält eine Benachrichtigung, sobald der Empfänger die gelesen hat verfassen versenden Anhängen von Anlagen antworten weiterleiten Aufruf des Adressbuchs Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 181 / 205

182 Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge MS Project Mindmanager Sharepoint MS Outlook Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 182 / 205

183 Adressbuch Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge MS Project Mindmanager Sharepoint MS Outlook Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 183 / 205

184 Autovorschau Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge MS Project Mindmanager Sharepoint MS Outlook Ansicht - Autovorschau Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 184 / 205

185 Vorschaufenster Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge MS Project Mindmanager Sharepoint MS Outlook Ansicht - Vorschaufenster Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 185 / 205

186 Kalender Übersicht Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge MS Project Mindmanager Sharepoint MS Outlook Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 186 / 205

187 Kalender Terminanzeige Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge MS Project Mindmanager Sharepoint MS Outlook Termin mit Erinnerungsfunktion Termin ohne Erinnerungsfunktion Teilnehmer wurden eingeladen Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 187 / 205

188 Termin Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge MS Project Mindmanager Sharepoint MS Outlook Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 188 / 205

189 Terminserie Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge MS Project Mindmanager Sharepoint MS Outlook Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 189 / 205

190 Einladung Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge MS Project Mindmanager Sharepoint MS Outlook Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 190 / 205

191 Einladungseingang / Antwort Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge MS Project Mindmanager Sharepoint MS Outlook Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 191 / 205

192 Kontakt Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge MS Project Mindmanager Sharepoint MS Outlook Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 192 / 205

193 Aufgabe Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge MS Project Mindmanager Sharepoint MS Outlook Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 193 / 205

194 Aufgabenstatus Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge MS Project Mindmanager Sharepoint MS Outlook Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 194 / 205

195 Erinnerung Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge MS Project Mindmanager Sharepoint MS Outlook Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 195 / 205

196 Notizen Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge MS Project Mindmanager Sharepoint MS Outlook Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 196 / 205

197 Menuleiste Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge MS Project Mindmanager Sharepoint MS Outlook Datei Importieren / Exportieren 1. Auswahl der Aktion, z. B. Exportieren in eine Datei 2. Auswahl des Dateityps, in den exportiert werden soll (z. B. Excel) 3. Auswahl des zu exportierenden Ordners (z. B. Kalender) 4. Name und Speicherort der Datei vergeben 5. Auszuführende Aktion bestätigen 6. Zeitraum angeben (beim Export von Kalenderdaten) 7. Fertig stellen Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 197 / 205

198 Manuelles Archivieren Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge MS Project Mindmanager Sharepoint MS Outlook Datei Archivieren 1. Auswahl, ob alle Ordner gemäß der Autoarchivierung oder abweichend davon andere Ordner archiviert werden sollen 2. Angabe des Zeitraums der Daten, die archiviert werden sollen (die älter sind als: ) 3. Name und Speicherort der Datei vergeben 4. Auswahl mit O.K. Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 198 / 205

199 Automatisches Archivieren Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge MS Project Mindmanager Sharepoint MS Outlook Extras Optionen Weitere - Autoarchivierung Nähere Informationen zu möglichen Einstellungen anklicken eines Feldes mit der rechten Maustaste Einzelne Ordner können aus der Autoarchivierung herausgenommen werden Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 199 / 205

200 Elektronische Signatur Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge MS Project Mindmanager Sharepoint MS Outlook Extras Optionen Reiter -Format ist auszuwählen Digitale Signatur kann erstellt werden Wird nach Aktivierung standardmäßig unter jede gesetzt Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 200 / 205

201 Abwesenheit Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge MS Project Mindmanager Sharepoint MS Outlook Extras Abwesenheitsassistent Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 201 / 205

202 Regelassistent Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge MS Project Mindmanager Sharepoint MS Outlook Beispielhaft Verarbeitung 1. Angabe der Bedingung z. B. wurde von einer bestimmten Person gesendet oder beinhaltet einen bestimmten Betreff 2. Weiterverarbeitende Funktion aktivieren Verschieben oder Kopieren der Nachrichten in einen speziell dafür vorgesehenen Ordner Weiterleiten der Nachrichten an einen Dritten Beantworten der Nachricht mit einer Standardvorlage Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 202 / 205

203 Regelassistent Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge MS Project Mindmanager Sharepoint MS Outlook Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 203 / 205

204 Einsatzgebiete von Werkzeugen Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge MS Project Mindmanager Sharepoint MS Outlook Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 204 / 205

205 Projekt managen Basiswissen kompakt Organisation von Projekten Methoden Softwarewerkzeuge Buch Präsentation Aufgaben Roman Bendisch, Uwe Kern ISBN: Essen 2006 Einzelpreis 14,90 [D] Dozentenpaket = 49,50 Dipl.-Inf. Roman Bendisch Prof. Dr. Uwe Kern Folie 205 / 205