Digitales Diktieren. Was Sie diktieren ist Ihre Sache, womit Sie diktieren unsere...

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1 Digitales Diktieren Was Sie diktieren ist Ihre Sache, womit Sie diktieren unsere...

2 I N H A L T 3 > Allgemeines 3 > Digital Diktieren 3 > Spracherkennung 3 4 > HighSpeech 4 > SpeechMagic 9 > Hardware > Digitaltechnik 11 > Workflow 13 > Erkennung 16 > Installation 17 > Terminal Server

3 E I N L E I T U N G Allgemeines Zur Standardausstattung in einem Büro gehören heute Arbeitsplatzrechner mit Officeprodukten. Zudem sind die Rechner üblicherweise durch ein Netzwerk miteinander verbunden. Alle Vorgänge können so EDV gestützt bearbeitet und in elektronischen Akten verwaltet werden. Nur bei der Diktaterstellung wird die Idee der elektronischen Akte noch allzu oft nicht konsequent verfolgt. Statt die bereits vorhandene Hard- und Software mit einem Diktierprogramm zur zeitgemäßen Unterstützung der Arbeitsvorgänge zu nutzen, wird auf störanfällige analoge Diktiergeräte mit Bändern zurückgegriffen. Die Diktate auf den Bändern werden mit der dazugehörigen Papierakte durch das Büro getragen, um dann wieder im Sekretariat in die EDV eingegeben zu werden. > Allgemeines > Digital Diktieren > Spracherkennung Digital Diktieren Die moderne Lösung für effiziente, komfortable und flexible Sprachverarbeitung ist das Digitale Diktat. Die Diktate werden über ein entsprechendes Eingabegerät direkt im Computer als Audiodatei aufgezeichnet und über das Netzwerk an das Sekretariat weitergeleitet. Die Sprachqualität ist gleich bleibend gut und bei entsprechender Datensicherung ist ein Datenverlust nahezu ausgeschlossen. Spracherkennung Das natürlichste und schnellste Kommunikationsmittel des Menschen ist die Stimme. Wir sprechen siebenmal schneller als wir tippen. Die Abschrift diktierter Texte beansprucht viel Zeit, die anderweitig besser genutzt werden kann. Daher ist die optimale Ergänzung zum Digitalen Diktat eine elektronische Sprachverarbeitung, die gesprochene Wörter automatisch in ein Textdokument umwandelt. 3

4 P R O D U K T E > HighSpeech > SpeechMagic > Hardware HighSpeech Ziel der modernen, digitalen Diktierlösung HighSpeech ist es, dem Anwender durch den Einsatz der EDV schnell und komfortabel bei der Diktaterstellung zu helfen. Mit HighSpeech wird der gesamte Diktierprozess im Büro - angefangen von der Diktaterstellung bis zur Diktatverarbeitung - elektronisch abgebildet. Über ein Mikrofon wird die Sprachdatei im Computer erzeugt und versehen mit dem virtuellen Diktatbegleitzettel, weiteren Anweisungen oder Bearbeitungshinweisen, an das Sekretariat verfügt. Das Diktat wird in einer übersichtlichen Diktatliste aufgeführt, auf die eine einzelne Sekretariatskraft oder auch ein Sekretariatspool zugreifen kann. Durch die Möglichkeiten der digitalen Diktiertechnik so kann ein Diktat auch noch nachträglich durch Einfügen oder Überschreiben von Diktatteilen verändert werden liegt das Diktat in einer Qualität vor, die eine schnellere Abschrift ermöglicht. Zudem entfallen der Kassettentransport und verminderte Aufnahmequalitäten oder sogar der vollständige Diktatverlust durch defekte Tonträger. Unbeabsichtigtes Löschen von Diktaten bleibt aufgrund von entsprechenden Sicherungen folgenlos. Datenkomprimierungsverfahren ermöglichen weiterhin die Aufzeichnung von langen Sprachdateien auch mit mobilen Diktiergeräten und sogar den Versand per zur weiteren Bearbeitung in das Büro. HighSpeech ist als reines digitales Diktatsystem einsetzbar und kann auch mit der workflowbasierenden Spracherkennung SpeechMagic kombiniert werden. 4

5 P R O D U K T E HighSpeech, die professionelle Diktierlösung bietet folgende Leistungsmerkmale: Diktat Arbeitsanweisung nachträgliches Einfügen, Löschen und Überschreiben von Textpassagen individuell anpassbare Feldbeschriftungen Bearbeiten von archivierten Diktaten Netzwerkfunktionalität Terminalserver kompatibel Diktat unterbrechen Korrektur und Abschrift unterbrechen Unterstützung von Korrekturgruppen ( Pool ) Versenden separater Arbeitsanweisungen Vorschaufunktion des erkannten Textes ( beim Einsatz von SpeechMagic ) Import mobiler Diktate ( D SS, WAV ) Abhörhinweis bei Anweisung Diktat und Anweisung bei mobilen Diktaten vielfältige Auswertungsfunktionen Verschlüsseln vertraulicher Diktate Microsoft Word und OpenOffice / StarOffice kompatibel DATEV ASP > HighSpeech > SpeechMagic > Hardware HighSpeech ist in den Versionen HighSpeech vario für alle Verwaltungsprogramme oder speziell integriert in die DATEV Kanzle iv erwaltungssoft war e a ls HighSpeech in Eigenorganisation für den Steuerberater und HighSpeech in Phantasy für den Rechtsanwalt verfügbar. 5

6 P R O D U K T E > HighSpeech > SpeechMagic > Hardware Beim Start von HighSpeech das Digitale Diktat in Phantasy aus der Phantasy Menüleiste öffnet sich automatisch die Akten- / Beteiligtenauswahl mit der Akte, in der gearbeitet wird. Über einen einfachen Mausklick wählt der Rechtsanwalt die Akte mit dem Adressaten seines Schreibens aus. Ebenso kann er festlegen, welche Phantasy Textvorlage automatisch mit seinem Diktat verknüpft werden soll. Beim Aufruf des Diktates durch das Sekretariat öffnet sich die vorher ausgewählte Textvorlage mit der entsprechenden Aktenzuweisung. Das Diktat kann direkt in der richtigen Phantasy Vorlage geschrieben werden. HighSpeech das Digitale Diktat in Eigenorganisation wird bei DATEV Eigenorganisation classic und compact aus der Explorerleiste gestartet. Hat der Steuerberater zuvor einen Mandanten in der Schnellübersicht markiert, wird das Diktat fest mit den Mandantendaten verknüpft und dem Sekretariat zur weiteren Bearbeitung zugewiesen. In DATEV Eigenorganisation comfort erfolgt die Verknüpfung zwischen Diktat und Auftrag, indem der Steuerberater auf seinem Arbeitsplatz den Auftrag einfach per Maus auf das Diktatsymbol zieht. 6

7 P R O D U K T E Mit HighSpeech terminal kann nun auch digitales Diktieren mit Spracherkennung in einer Terminal Server Umgebung eingesetzt werden. Vorraussetzungen hierfür sind ein Windows Terminal Server oder ein Citrix MetaFrame Presentation Server. Dieses ist zugleich auch die Basis für den Einsatz der digitalen Diktierlösung im Rahmen von ASP ( Application Service Provider, also die Bereitstellung von Server und Software für den Anwender ). Innerhalb von Terminal Server Umgebungen wird statt Diktat mit Ansicht die Hintergrunderkennung von SpeechMagic empfohlen. > HighSpeech > SpeechMagic > Hardware Wenn die Diktaterstellung oder -bearbeitung nicht immer nur im Büro erfolgen soll, ist gefordert. Der Diktierende nutzt seine Zeit effizienter, wenn er Diktate z.b. auch im Homeoffice erstellt und per Mausklick an den empfänger in seiner Kanzlei senden kann. Sekretariatsmitarbeiterinnen können auch außerhalb des Bürobetriebs, so z.b. zu Hause, weiter eingesetzt werden. Die Diktate gehen der Mitarbeiterin als Sprachdateien zu und als geschriebene Dokumente auf dem gleichen Weg wieder zurück in das Büro. 7

8 P R O D U K T E HighSpeech report ist ein leistungsstarkes Werkzeug zur Auswertung bestimmter Abläufe im Büro: > HighSpeech > SpeechMagic > Hardware Aktuelle Auslastung des Sekretariats Diktatzeit der noch zu bearbeitenden Diktate Diktatvolumen des Diktierenden pro Tag / Woche / Monat / Jahr Diktatvolumen des Sekretariats pro Tag / Woche / Monat / Jahr Diktatvolumen insgesamt Individuelle Auswertungen Übergabe der Daten zu Microsoft Excel Der einfachste Weg vom Diktieren auf Kassette zum EDV gestützten Diktieren heißt HighSpeech light. Das filebasierende Programm von der CD installieren, die Software konfigurieren, die Hardware anschließen und schon können die vielfältigen Möglichkeiten des digitalen Diktierens genutzt werden. Diese Lösung bietet sich vor allem für kleine Einsatzbereiche an. Diktate können auch ganz einfach unterwegs über ein ( Mobil-) T elefon in der Kanzlei diktiert werden; die Diktate werden dann über ein digitales Telefondiktiersystem in der Kanzlei gespeichert, mit HighSpeech mobile automatisch zu HighSpeech übertragen und stehen sofort im Sekretariat für die Bearbeitung zur Verfügung. 8

9 P R O D U K T E SpeechMagic - die professionelle Spracherkennung In HighSpeech ist zudem die Schnittstelle zu SpeechMagic integriert. SpeechMagic ist eine professionelle, netzwerkbasierende Spracherkennung mit einzigartigem benutzerübergreifenden Wortschatz, in dem alle dem System bekannten Wörter in der Phonetik und Orthografie hinterlegt sind. Neben dem kanzleiweiten Fach- und Grundwortschatz ist weiterhin ein individuelles benutzerspezifisches Wortfolgemodell Bestandteil des SpeechMagic ConTextes. > HighSpeech > SpeechMagic > Hardware Das System kann also ein gesprochenes Wort an seinem Klang erkennen, bei in Bedeutung und Schreibweise unterschiedlichen, jedoch gleich klingenden Wörtern greift das System auf das Wortfolgemodell zurück. Bei diesem ist die Wahrscheinlichkeit hinterlegt, dass bei einem bestimmten Benutzer ein Wort auf ein anderes folgt. Der ConText ist sowohl für Juristen, Steuerberater und Wirtschaftsprüfer als auch für Mediziner in über 20 Sprachen erhältlich. HighSpeech ist als digitale Diktierlösung zugleich auch das Anwendungsprogramm mit Workflowfunktion für SpeechMagic. Die im Computer erzeugte Sprachdatei wird automatisch in Text umgewandelt. Dieser erkannte Text kann bereits bei der Diktaterstellung mitgelesen und vom Diktierenden korrigiert oder zur weiteren Bearbeitung einfach zusammen mit der Sprachdatei an das Sekretariat weitergeleitet werden. Statt des zeitaufwändigen Tippens vergleichen die Sachbearbeiter lediglich den vom Computer erkannten Text mit der Audiodatei und korrigieren eventuelle Erkennungsfehler. SpeechMagic ist von Frost & Sullivan zum Europäischen Technologieführer erklärt worden. 9

10 P R O D U K T E Hardware > HighSpeech > SpeechMagic > Hardware Auf der Seite des Diktierenden kann das Diktat über ein Mikrofon direkt in den PC gesprochen oder mit einem mobilen Diktiergerät aufgezeichnet und anschließend über eine USB Verbindung auf den PC übertragen werden. Um den Umstieg vom analogen Bandgerät zum EDV gestützten Diktat so einfach wie möglich zu gestalten, werden zumeist die Tasten- und Schiebeschalterkombinationen von den analogen Geräten adaptiert, so dass dem erfahrenen Anwender die Handhabung bereits bekannt ist. Die stationären Eingabegeräte verfügen neben der Mikrofonfunktion über weitere Mausund Zusatzfunktionen, die u.a. eine Steuerung der Programme ermöglichen. Die mobilen Diktiergeräte der führenden Hersteller zeichnen im Standardkomprimierungsformat DSS auf. Die Unterscheidung dieser Geräte erfolgt im Wesentlichen über Funktion und Ausstattung. So gibt es Geräte die ausschließlich über Tasten zu bedienen sind, andere über einen zentralen Schiebeschalter. Zudem weisen bestimmte Diktiergeräte die Besonderheit auf, dass neben dem eigentlichen Schriftsatz eine Arbeitsanweisung separat zum Diktat aufgenommen werden kann. Diese Möglichkeit ist dann von besonderer Bedeutung, wenn die Spracherkennung eingesetzt wird, da die Arbeitsanweisung nur gehört und nicht mit erkannt werden darf. Im Bereich des Sekretariats ist keine Umgewöhnung notwendig, da die Kopfhörer und Fußschalter lediglich mit neuen Anschlüssen für den PC ausgestattet, im Übrigen aber unverändert sind. 10

11 T E C H N I K Digitaltechnik Die Digitaltechnik hat in allen Bereichen des privaten und beruflichen Lebens Einzug gehalten. Wir tragen eine Digitaluhr am Handgelenk, nehmen unsere Digitalkamera mit in den Urlaub und telefonieren selbstverständlich und überall digital. Die digitale Schreibmaschine von heute ist der PC und die Schallplatte ist endgültig durch digitale Tonträger wie die CD oder DVD vom Markt verdrängt worden. Als Thomas Alva Edison 1877 den Phonografen erfand, ritzte noch eine Nadel die Schallschwingungen der Luft in eine mit Stanniolfolie bezogene Walze. Führte man die Walze wieder unter der Nadel durch, so bewegte die aufgezeichnete Tonspur über die Nadel eine Membrane, und die Schwingungen wurden hörbar. Der Ton wurde also direkt in ein analoges Signal umgesetzt und umgekehrt. Auch als diese mechanische Schallaufzeichnung von den elektromechanischen und elektromagnetischen Verfahren abgelöst wurde, blieb das Prinzip der Analogtechnik dasselbe. > Digitaltechnik > Workflow > Erkennung > Installation > Terminal Server > Voraussetzungen - Anzeige - 11

12 T E C H N I K > Digitaltechnik > Workflow > Erkennung > Installation > Terminal Server > Voraussetzungen Bei der Digitaltechnik geschieht etwas grundsätzlich anderes. Hier wird das Schallereignis nach seiner Umwandlung in ein elektrisches Signal in schneller Zeitfolge abgetastet, gemessen, in einzelne Werte aufgelöst, in Datenwörter übersetzt ( quantisiert ) und als elektrische Ladungen in Form von bits z.b. auf einem digitalen Chip gespeichert. Aus dieser digitalen Umwandlung ergeben sich für die Tonaufnahme zahlreiche Vorteile, wobei hier nur die Wesentlichen genannt seien: Tonsignale können bearbeitet und komprimiert werden Kopieren von einem digitalen Medium zum anderen ist verlustfrei Aufnahmen können ständig verändert oder ergänzt werden Verarbeitung der Tonaufnahme mit dem PC keine Gleichlaufschwankungen bei der Wiedergabe Die Vorteile der Digitaltechnik bieten sich auch geradezu für das mobile Diktieren an: die Speichermedien werden immer kleiner mit immer größerem Speichervolumen die Aufnahme- und Wiedergabequalität ist ausgezeichnet über Schnittstellen wie USB können auch große Datenmengen sekundenschnell auf den PC übertragen werden Bearbeitung der Tonaufzeichnung durch entsprechende Software am PC aufgrund hoher Komprimierungsraten lassen sich für die Übertragung auch andere Medien wie Internet oder das Telefon einsetzen. 12

13 T E C H N I K Workflow mit Sekretariat Der Diktierende erstellt wie bisher seine Diktate entweder über ein Mikrofon direkt am PC oder mit einem mobilen Diktiergerät. Autor 1 erstellt Diktat Autor 2 erstellt Diktat Direkt in den PC gesprochene Diktate werden zunächst lokal gespeichert. Der Anwender kann das Diktat durch Vor- und Rückspulen prüfen bei Einsatz der Spracherkennung auch durch Mitlesen des > Digitaltechnik > Workflow > Erkennung erkannten Textes, ggf. schon bearbeiten > Installation und an das Sekretariat weiterleiten. > Terminal Server Sekretariat korrigiert Diktat Mobil erstellte Diktate werden nach Anschluss des Diktiergerätes an den USB- Port des PC auf den Server heruntergeladen und können von dort aus mit Informationen versehen und an das Sekretariat weitergeleitet werden. Das Diktat wird dann in einer Datenbank hinterlegt und auf dem Server abgespeichert. > Voraussetzungen Über ihre Diktatliste kann die Sekretariatskraft auf das Diktat zugreifen. Eine Meldung informiert sie über den Eingang neuer Diktate. und verbessert den kanzleiweiten Wortschatz Beim Einsatz der Spracherkennung überprüft das System den korrigierten Text und sucht nach unbekannten Wörtern, die dann in einer Liste zusammengestellt und vom Sekretariat abgearbeitet werden. Die vorab unbekannten Worte sind nun im kanzleiweiten Wortschatz hinterlegt und stehen jedem Anwender zur Verfügung, auch wenn dieser diese Worte bislang nicht diktiert hat. 13

14 T E C H N I K Workflow ohne Sekretariat > Digitaltechnik > Workflow > Erkennung > Installation > Terminal Server > Voraussetzungen Autor erstellt und korrigiert Diktat und verbessert den kanzleiweiten Wortschatz Der Diktierende erstellt idealerweise seine Diktate durch direkte Eingabe in den PC, da er so die "Diktat mit Ansicht" Funktion nutzen kann. Die sofortige Erkennung gibt ihm die Möglichkeit, den erkannten aber möglicherweise fehlerhaften Text durch erneutes Diktieren, Auswahl des richtigen Wortes aus einer Alternativwortliste oder wie im Sekretariat durch Tastatureingabe vorzunehmen. Durch die Korrektur und die sich anschließende Adaption wird der Wortschatz angepasst. 14

15 T E C H N I K Workflow Was ist Spracherkennung? Sprache Text > Digitaltechnik Erkennung Die Spracherkennung ist ein Computerprogramm, das die automatische Umwandlung einer Stimminformation in einen Text ermöglicht. > Workflow > Erkennung > Installation > Terminal Server > Voraussetzungen Voraussetzungen? Stimmprofil ConText Adaption Initialtraining Wörterbuch Wortfolge Akust. Adaption ConText-Adaption Um eine Spracherkennung nutzen zu können, sollte der Anwender zunächst ein Stimmtraining vornehmen. SpeechMagic empfiehlt ein Stimmtraining von nur zwei Minuten, bei dem vom System vorgegebene Texte abgelesen werden. Danach erstellt das Programm das individuelle Stimmprofil des Benutzers. Dieses Stimmprofil dient als Referenz zum Abgleich mit den späteren Spracheingaben. Mit jedem Diktat wird das Stimmprofil im Rahmen der akustischen Adaption automatisch verbessert. Der ConText besteht aus einem Lexikon ( Berufsspezifisches Wörterbuch ) und einem Wortfolgemodell ( Statistik ). Das Lexikon steht allen Diktierenden in einem System zur Verfügung und wird durch die Diktate aller Diktierenden erweitert. Die Erweiterung erfolgt zum Teil automatisch durch einen Con- Text-Adaptionsserver. 15

16 T E C H N I K > Digitaltechnik > Workflow Dieser greift auf ein Hintergrundlexikon von Wörtern zu und pflegt das entsprechende Wort in den büroweiten ConText ein. Wörter, bei denen die automatische Zuordnung nicht möglich ist, werden in einer Liste unbekannter Worte aufgeführt, die idealerweise von einer Sekretariatskraft einfach durch Tastatureingabe und Mausklicks für alle Diktierenden im Rahmen der ConText-Adaption abgearbeitet wird. Das System legt zudem ein benutzerspezifisches Wortfolgemodell an. Erkennung > Erkennung > Installation > Terminal Server > Voraussetzungen Sprachinformation Datenbankabgleich professioneller ConText mit bis zu Wörtern phonetische Ähnlichkeiten guten Tach guten = guten (+) tach = Teich? Tag? (-) Wortfolgewahrscheinlichkeit Guten Teich (-) Guten Tag (+) Die Sprachinformation wird unter Zuhilfenahme der Stimmreferenz mit einer Datenbank abgeglichen, in der alle Begriffe des Lexikons mit der Orthografie und Phonetik hinterlegt sind. Kann das System keine eindeutige Zuordnung zwischen Sprachinformation und hinterlegtem Begriff herstellen, wird die Sprachinformation auf Wortfolgen hin untersucht und mit dem jeweiligen Wortfolgemodell verglichen. Beispiel: In vorbezeichneter Angelegenheit ist der Begriff Angelegenheit undeutlich ausgesprochen, ermittelt das System aufgrund der bekannten Wortfolge dennoch, dass es sich hier um diesen Begriff handelt. Berufsspezifischer Context Biologe: Jurist: Der gefangene Floh fühlt sich im Reagenzglas wohl. Der Gefangene floh aus der Untersuchungshaft. 16

17 T E C H N I K Installation HighSpeech ist eine Client- Server Anwendung. Alle relevanten Informationen wie z.b. Benutzer-Konfiguration und Rechtevergabe werden zentral auf einem Fileserver und in einer SQL -Datenbank gespeichert. Die Installation beginnt mit der Einrichtung eines Microsoft SQL Servers auf dem Fileserver. Im Anschluss daran werden die benötigten Datenbanken erzeugt und die Installation auf einem freigegebenen Serverlaufwerk durchgeführt. Diese Installation wird von einer Arbeitsstation aus vorgenommen. Die Installation der einzelnen Clients wiederum erfolgt von diesem freigegebenen Netzlaufwerk. Die Administration ( Rechtevergabe, Zuweisung der Systemdienste etc. ) erfolgt nach Fertigstellung der Installation. > Digitaltechnik > Workflow > Erkennung > Installation > Terminal Server > Voraussetzungen Durch die zentrale Datenablage auf dem Server und in der Datenbank kann das System leicht gewartet, gesichert und erweitert werden. Neue Arbeitsplätze werden innerhalb kürzester Zeit eingerichtet. Durch das Administrationsprogramm können die Rechte der Benutzer und die Zuweisung der Systemdienste von jeder Arbeitsstation aus verändert werden. Um einen späteren Support sicherstellen zu können, sollen diese Installationen nur von einem geschulten Partner oder von Mitarbeitern der datatronic beka technologies GmbH durchgeführt werden. Eine Installation durch Dritte ist im Client Server Umfeld mit telefonischer Installationsunterstützung möglich. 17

18 T E C H N I K > Digitaltechnik > Workflow > Erkennung > Installation > Terminal Server > Voraussetzungen Bei der Verwendung der Spracherkennung werden weitere Hintergrundprozesse ( Windowsdienste ) benötigt, die auf verschiedene Arbeitsplatzrechner verteilt werden können. Erkennungsdienst: zur Erkennung von mobilen Diktaten und Batchdiktaten, skalierbar Adaptionsdienst: Aufbereitung von erkannten und korrigierten Texten zur Übernahme in den ConText ( kanzleiweiter Wortschatz mit benutzerspezifischem Wortfolgemodell ) Purge: Löschfunktion für in SpeechMagic abgearbeitete Diktate und Ermittlung von statistischen Werten ( Erkennungsrate, etc. ) HighSpeech-Connector: Schnittstelle zwischen HighSpeech und SpeechMagic, Löschfunktion für die in HighSpeech fertiggestellten Diktate, die älter sind als x Tage ( k onfigurierbar ) Die Abbildung zeigt beispielhaft die Verteilung der Prozesse in einem Netz. Fileserver SQL-Server Datensicherung Client... Adaptionsdienst Client Erkennungsdienst... HS-Connector HighSpeech HighSpeech 18

19 T E C H N I K Terminal Server Gerade in größeren Kanzleien kommen zunehmend Terminal Server zum Einsatz. Der Terminal Server verwaltet und betreibt zentral alle Programme und Daten. Die mit dem Terminal Server verbundenen Arbeitsplätze ( Clients ) greifen beim Arbeiten direkt auf die Anwendungen im Terminal Server zu. Durch den zentralen Programmzugriff werden keine großen Datenmengen mehr über das Netz übertragen; nur noch Mausklicks, Tastatureingaben und Bildschirmausgaben werden transportiert. Innerhalb von Terminal Server Umgebungen wird statt Diktat mit Ansicht die Hintergrunderkennung von Speech- Magic empfohlen. Nach dem Erstellen einer Ist- / Soll-Analyse kann die Installation in einer Citrix Terminal Serverumgebung analog zu der Installation in einem Client-Server- Betrieb erfolgen. Es sind zusätzliche Dienste, Programme und Hardware erforderlich, wie nebenstehende Grafik zeigt: > Digitaltechnik > Workflow > Erkennung > Installation > Terminal Server > Voraussetzungen Fileserver SQL-Server Datensicherung Terminal- Server Erkennung PurgeDämon HS-Connector ContextAdaption können auch auf Clients verteilt werden Client... Client... HighSpeech HighSpeech 19

20 L I Z E N Z M O D E L L HighSpeech: Grundsätzlich benötigt jeder Autor und jede Schreibkraft eine Lizenz HighSpeech ( user license). Diese Lizenz kann von dem selben Benutzer an unterschiedlichen Arbeitsplätzen eingesetzt werden ( z.b. Büro und Besprechungsraum ). Die Autorenlizenz wird sowohl für die mobile, als auch die stationäre Diktateingabe benötigt. Da im Bereich des Sekretariats Mitarbeiter aber auch stundenweise bzw. halbtags arbeiten und damit keinen dauernden Zugriff auf das Programm benötigen, findet hier das sog. concurrent user Prinzip Anwendung. Die Anzahl der benötigten Lizenzen wird nach der Anzahl der Sekretariatsmitarbeiter bemessen, die gleichzeitig mit dem System arbeiten müssen ( concurrent user license ). / light: Die Lizenzierung erfolgt arbeitsplatzbezogen ( device license ). So wird nur eine Lizenz für das Sekretariat benötigt, wenn der Autor ausschließlich mit einem mobilen Diktiergerät arbeitet. Werden Diktate auch direkt in den Rechner gesprochen, ist eine weitere Lizenz für den Diktierenden erforderlich. HighSpeech report: Für HighSpeech report wird eine Lizenz pro Unternehmen erworben ( c ompany license ). Das Programm kann an beliebigen Arbeitsplätzen genutzt werden. SpeechMagic: Jeder Autor, der die Spracherkennung nutzen möchte, benötigt eine Lizenz ( u ser license ). 20

21 U N T E R N E H M E N Datatronic Seit 1993 befasst sich datatronic bereits mit dem Thema Sprachverarbeitung. Heute bietet datatronic beka technologies GmbH ( d bt ) die eigene Diktierlösung HighSpeech zusammen mit der professionellen, serverbasierenden Spracherkennung SpeechMagic an. dbt integriert als zertifizierter Softwarepartner der DATEV eg zudem seit dem Jahr 2000 HighSpeech in die DATEV Software. Bundesweit ist dbt an über 40 Standorten durch geschulte Partner vertreten. Ziel ist es, die klassischen Diktierberufe mit modernen und innovativen Diktierlösungen auszustatten. Philips Speech Processing Seit über 50 Jahren ist Philips Speech Processing die treibende Kraft in der Entwicklung und Herstellung von innovativen Diktier- und Sprachtechnologien für professionelle Anwender weltweit. Das Unternehmen mit Hauptsitz und Produktionsstätte in Wien, Österreich, ist weltweiter Marktführer bei professionellen analogen und digitalen Diktierlösungen. Revolutionäre Produktinnovationen, wie das Philips SpeechMike, das Digital Pocket Memo mit Voice Commands ( S prachbefehl-funktion ), das Barcode Modul und die LAN Docking Station ermöglichen es professionellen Anwendern, den Arbeitsalltag effizienter und schneller zu organisieren. Dabei gilt es ganz entsprechend der Philips sense and simplicity Philosophie, immer die Einfachheit der Produkte und Lösungen zu wahren. Grundig Business Systems GmbH Mit mehr als 4 Mio. verkauften Diktiersystemen und über 50 Jahren Erfahrung ist Grundig Business Systems GmbH einer der führenden Hersteller für professionelle Diktiersysteme weltweit. Als Premium-Hersteller entwickelt und produziert Grundig Business Systems als einziges Unternehmen der Branche "Made in Germany". Seit Ende 2003 ist Grundig Business Systems unabhängig von der früheren Grundig-Muttergesellschaft. Nuance Nuance ist führender Anbieter von Sprach- und Bildbearbeitungslösungen für Unternehmen und Privatkunden auf der ganzen Welt. Seine Technologien, Anwendungen und Services, wie z.b. die Spracherkennung SpeechMagic, sorgen für einen deutlich höheren Benutzerkomfort und bieten neue arbeitssparende Methoden zur Handhabung von Informationen und zur Erstellung, Verteilung und Nutzung von Dokumenten. Die bewährten Anwendungen von Nuance werden tagtäglich von Millionen von Anwendern eingesetzt. 21

22 W I E S O? W E S H A L B? W A R U M? W E R N I C H T F R A G T... Welche Diktiergeräte können eingesetzt werden? Grundsätzlich können sowohl computergebundene, als auch mobile Diktiergeräte eingesetzt werden. Die mobilen Diktiergeräte sollten im DSS-Format aufzeichnen. Wie groß ist die Zeitersparnis durch Einsatz von HighSpeech/SpeechMagic? HighSpeech optimiert den Kanzleiablauf von der Diktaterstellung bis zur Bearbeitung im Sekretariat, die Zeitersparnis beträgt ca. 25% im Vergleich zum Einsatz analoger Diktiergeräte mit Bändern. SpeechMagic entlastet das Sekretariat von zeitaufwändiger Schreibarbeit. Die Zeitersparnis im Bereich des Sekretariats beträgt bis zu 50 % im Vergleich zur traditionellen Abschrift eines Diktates vom Band. Welche Datenmenge entsteht bei einem Diktat? Aufgrund des patentierten Komprimierungsverfahrens CELP hat eine Diktatlänge von 1 Stunde einen Speicherbedarf von ca. 8 MB ( s onst das 10fache ). Können Daten überschrieben werden, wenn zwei Autoren ihr Diktat zur gleichen Zeit verfügen? Im Gegensatz zu Lösungen mit rein filebasierender Ablage ist durch den Einsatz einer SQL- Datenbank ein unbeabsichtigtes Überschreiben ausgeschlossen. Woher weiß das Sekretariat, von welchem Autor das Diktat stammt? Die Anwender und Diktate werden in einer Datenbank verwaltet. Durch die Anmeldung des Diktierenden wird der Name automatisch beim Diktat hinterlegt, so dass eine spätere Verwechselung ausgeschlossen ist. Die Zuweisung des Diktates zu einer anderen Sekretariatsmitarbeiterin ist dagegen jederzeit möglich. Können Diktate auch losgelöst bzw. ohne DATEV Anbindung erstellt und bearbeitet werden? Die Dokumenterstellung erfolgt unter Microsoft Word bzw. OpenOffice / StarOffice. Somit ist HighSpeech mit SpeechMagic universell einsetzbar, auch ohne Anbindung an die DATEV Umgebung. Können auch mehrere Diktierende mit SpeechMagic arbeiten? SpeechMagic ist im Gegensatz zu den Lösungen anderer Anbieter eine serverbasierende Spracherkennung. Aufgrund der Netzwerkfunktionalität können mehrere Diktierende mit SpeechMagic arbeiten und zugleich auf ein Lexikon zugreifen, in dem alle neuen Begriffe hinterlegt sind. Ist die Spracherkennung lernfähig? Für jeden Benutzer wird ein individuelles Stimmprofil angelegt und weiterentwickelt. Der kanzleiweite Wortschatz, der allen Benutzern zur Verfügung steht, wird ständig erweitert. Das Wortfolgemodell wird den Diktiergewohnheiten des jeweiligen Benutzers angepasst. Entsteht eine Mehrbelastung für den Diktierenden durch Pflegearbeiten am System? Der Lernprozess des Spracherkennungssystem geschieht im Wesentlichen automatisch. Lediglich im Bereich der Wortschatzerweiterung müssen vereinzelt unbekannte Wörter hinzugefügt werden. Dieser Vorgang erfolgt zentral im Sekretariat für alle Benutzer. 22

23 W I E S O? W E S H A L B? W A R U M? W E R N I C H T F R A G T... Adaption Vorgang, bei dem entweder die akustische Referenzdatei ARF ( Akustische Adaption ) oder der ConText ( ConText-Adaption) eines Autors aktualisiert wird. CELP Format der Audiokomprimierung ( C ELP steht für Code Exited Linear Prediction ) von 19 kbits/ Sekunde. Dieses Format benötigt weit weniger Speicherplatz als das Audiokomprimierungsformat PCM 16 khz. ConText Produkt, das ein Vokabular ( ConText-Lexikon ) und ein Standard-Sprachmodell für die Spracherkennung umfasst. Es enthält Wörter und Wortkombinationen sowie Informationen zur Aussprache von Wörtern. ConTexte werden jeweils für eine bestimmte Sprache und ein bestimmtes Anwendungsgebiet entwickelt. Digitales Diktieren Arbeitsweise, bei der ein Autor eine Audiodatei erstellt, ohne dass die Spracherkennung aktiviert ist; diese Datei wird üblicherweise zur Transkription geschickt. DSS-Datei Audiodatei, die auf dem Digital Speech Standard basiert. Dieser Standard zielt darauf ab, die Kompatibilität und Austauschbarkeit von Aufnahme- und Wiedergabeprodukten verschiedener Hersteller zu gewährleisten. Korrektur Bearbeitung eines mittels Spracherkennung erstellten Dokuments, um die nicht richtig erkannten Wörter oder Phrasen zu ersetzen. Die Korrektur kann vom Autor des Diktats oder von einer ausgewählten Korrekturkraft durchgeführt werden; Funktionen wie die synchrone Wiedergabe und die Korrekturalternativen dienen zur Unterstützung der Korrektur. SpeechMike Dem Industriestandard entsprechendes Audiogerät, das von Philips speziell für Diktieren und Spracherkennung entwickelt und gebaut wird. Das Gerät verfügt über ein Mikrofon und einen Lautsprecher. SQL Datenbank SQL ist eine Datenbanksprache zur Organisation von Informationen in Datenbanken. HighSpeech ist ein auf SQL Datenbank basierendes digitales Diktiersystem. Die Diktate erhalten eine eindeutige Identifizierung in der Datenbank. Ebenso erfolgt die Benutzerverwaltung über die Datenbank. Verschlüsselung der Diktate Diktate, die im System über ein Passwort verschlüsselt wurden ( 1 28bit-Verschlüsselung ), können nicht von Unbefugten gehört werden. Zum Öffnen des Diktates wird das Passwort benötigt. 23

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