Ratgeber. Bargeldloses Bezahlen in der Schulkantine

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1 Ratgeber Bargeldloses Bezahlen in der Schulkantine

2 Wir möchten unseren Schülern die Chance bieten, schon früh ein modernes Bezahlmedium nutzen zu können. Das erhöht für die Schüler den Komfort und sie haben mehr Zeit in den Pausen. Und wir profitieren durch deutlich verbesserte Planbarkeit und reduziertes Bargeldhandling. Franz Schuck, Leiter Ganztagsbetreuung, Private Real- und Wirtschaftsschule Krauß (Aschaffenburg) Ich finde es einfach praktisch, mein Mittagessen ohne Bargeld zu bezahlen. Ich muss kein schweres Portemonnaie in der Schule mit mir herum tragen. An der Kasse geht es auch schneller vorwärts ich habe mehr Zeit zum Essen und für meine Freunde. Farideh Müller, Schülerin Wir haben uns für ein bargeldloses Bestell- und Bezahlsystem entschieden, weil es unser Betriebskonzept sehr gut ergänzt und unterstützt. Die Produktstatistiken erleichtern die Arbeit deutlich. Wir können die Anzahl der Mittagessen besser kalkulieren. Peter Linsenmeier, ehrenamtlich im Vorstand der AWO Ortsverein Denzlingen e.v. tätig Wir wollten nicht nur den Verwaltungsaufwand für alle Beteiligten reduzieren, sondern auch den Schülern einen Mehrwert bieten. Die Einführung des Systems war zwar zeitintensiv, aber der Einsatz hat sich gelohnt. Wir haben allen Schülern das neue Bezahlverfahren und die Abwicklung am Terminal vorgestellt. Die Kinder akzeptieren die neue Bezahlmöglichkeit. Monika Härle, Mensa-Leiterin, Mühlbachschule Schemmerhofen 2

3 Bargeldlos in die Schulmensa Es gibt immer mehr Ganztagsschulen in Deutschland. Die Schüler sind meist bis zum späten Nachmittag in der Schule. Mit dieser Entwicklung rückt auch das Thema Schulverpflegung in den Fokus. Damit die Kinder den ganzen Schultag über konzentriert lernen können, müssen Ganztagsschulen ihnen eine ausgewogene Mittagsverpflegung anbieten. Dabei soll die Schulverpflegung in der Mensa nicht nur gesund sein und schmecken. Ganztagsschulen stehen aktuell vor zahlreichen weiteren Herausforderungen: ein schnelles und leicht zu bedienendes Bezahlsystem einführen Verwaltungsaufwand reduzieren Zeit und Kosten sparen Hygienevorschriften einhalten Ausgrenzung von Schülern verhindern Bargeldlose Bezahlsysteme erfüllen alle diese Anforderungen. Auf den kommenden Seiten informieren wir Sie umfangreich zu diesem Thema. In der Mensa sollen sich die Kinder erholen und in Ruhe ihr Mittagessen genießen können. Deshalb sollte auch die Essenausgabe unkompliziert und zügig verlaufen. Kein Schüler möchte seine Pause mit ewigem Warten an der Mensakasse verbringen. Mit bargeldlosen Bezahlsystemen ist eine einfache, schnelle und kostengünstige Bestellung, Bezahlung und Abrechnung der Schulverpflegung möglich. Damit vermeiden Schulen den hohen Aufwand für das Bargeld-Handling. Scheine und Münzen zählen, Bereithalten von Wechselgeld das passt nicht in die moderne Schulmensa. Das Bezahlen ohne Bargeld ist zudem hygienischer, da keine Münzen und Scheine mehr von Hand zu Hand wandern. Mittagessen für alle Gesund und gemeinsam essen auch das steckt hinter der Idee einer Mittagsverpflegung an Ganztagsschulen. Doch viele Eltern verfügen nicht über ausreichende finanzielle Mittel, um ihren Kindern täglich ein warmes Mittagessen zu bezahlen. Umso wichtiger, dass alle Schüler wenigstens in der Mensa gleichgestellt sind und bei Bedarf staatliche Unterstützungsleis tungen diskret in Anspruch nehmen können. Dabei hilft ein bargeldloses Bezahlsystem: An der Kasse ist für die Kinder nicht zu erkennen, wer von ihren Schulkameraden einen Essenszuschuss erhält. Die bargeldlose Schulverpflegung ist deshalb die optimale Lösung für die Bedürfnisse aller Beteiligten und trägt entscheidend zur Erholung der Schüler in der Mittagspause bei. 3

4 Die Vorteile von bargeldlosem Bezahlen Immer mehr Schulen entscheiden sich für ein Bestell- und Bezahlsystem ohne Bargeld und unabhängig vom Caterer. Für jede Schule klein, mittel oder groß gibt es Systeme, die speziell auf deren Anforderungen ausgerichtet sind. Die Systeme sind flexibel, leicht zu bedienen, entlasten in der Verwaltung und bieten optimale Planungssicherheit. Schulen müssen aber ihre Anforderungen detailliert definieren, um das für sie ideale System zu finden. über das Bezahlmedium sind auch Schnittstellen zu Zusatzanwendungen möglich. Das ist ein großes Plus kreditwirtschaftlicher Zahlungskarten; sie basieren auf einem offenen System. Neben der Bezahlung des Mittagessens (über das aufgeladene Guthaben auf der Karte) können die Karten auch als Schülerausweis, Kopierkarte oder Ausweis für die Schulbibliothek zum Einsatz kommen. Eine Karte viele Möglichkeiten. Die Systemanbieter unterscheiden sich vor allem in ihren Dienstleistungen; Die Vorteile kreditwirtschaftlicher Zahlungskarten auf einen Blick Für Schulen und Caterer schnell, einfach und hygienisch 100 % Zahlungsgarantie und zeitlich kalkulierbare Zahlungseingänge kein aufwendiges Bargeld-Handling geringer Verwaltungs- und Personalaufwand minimale technische Voraussetzungen optimierte Essensdisposition Für Schüler und Eltern schnell und einfach bezahlen Vorbestellmöglichkeit kürzere Wartezeiten Kostenkontrolle Beitrag zur Finanzerziehung unkomplizierte Bezuschussung weitere Einsatzmöglichkeiten außerhalb der Schule 4

5 Wichtige Tipps Darauf sollten Schulen bei der Auswahl eines bargeldlosen Bezahlsystems für Mensa, Cafeteria oder Kiosk achten: Attraktive Konditionen für die Grundanschaffung Einfache Installation sollte auch für Techniklaien und ohne große bauliche Veränderungen in der Schule möglich sein Einfache Handhabung muss für alle Beteiligen leicht zu bedienen sein Diskrete Subventionierung sozial schwächerer Kinder an der Mensakasse darf nicht zu erkennen sein, welcher Schüler einen Essenszuschuss erhält Keine laufenden Kosten für den Netzbetrieb Attraktives Transaktionsmodell Zur praktischen Einführung: Die Schule sollte das bargeldlose Bezahlsystem erwerben und betreiben, nicht der Caterer. Bei einem Wechsel des Caterers muss das System dann nicht ausgetauscht werden. Die Übergangsphase von Bargeld hin zu einer bargeldlosen Bezahlvariante in der Schulverpflegung sollte so kurz wie möglich sein. Warum? Die Schüler gewöhnen sich schneller an das neue System; Münzen und Scheine verschwinden in kurzer Zeit aus Mensakasse und Geldbeutel. 5

6 Aus der Praxis Private Real- und Wirtschaftsschule Krauß Das Mittagessen im Vorbeigehen bezahlen Auf dem Lehrplan der Privaten Real- und Wirtschaftsschule Krauß in Aschaffenburg (PWK) steht der verantwortungsvolle Umgang mit bargeldlosen Zahlungsmitteln und den lernen die Schüler ganz praktisch in der eigenen Mensa. Denn als erste Schüler in Deutschland können sie seit Mai 2012 ihr Mittagessen berührungslos mit girogo bezahlen. Kooperationspartner des Projekts: Die Sparkasse Aschaffenburg- Alzenau und die S-CARD Service, ein Tochterunternehmen des Deutschen Sparkassenverlags. Die Schule hat sich bewusst für girogo entschieden: Wir möchten unseren Schülern die Chance bieten, schon früh ein modernes Bezahlmedium nutzen zu können. Das erhöht für die Schüler den Komfort und sie haben mehr Zeit in den Pausen, sagt Franz Schuck, Leiter der Ganztagsbetreuung der PWK. Und wir profitieren durch deutlich verbesserte Planbarkeit und reduziertes Bargeldhandling. Laut Schuck ist die Einführung sowie Installation des Systems reibungslos verlaufen. Eltern und Schüler nehmen das System gut an. Bezahlterminal. Lange Warteschlangen bei der Essensausgabe, das gleichzeitige Hantieren mit Bargeld und Lebensmitteln sowie mühsames Kramen nach Kleingeld gehören endgültig der Vergangenheit an. Kein Bargeld mehr bei der Essenausgabe, das ist auch das Ziel von Franz Schuck, und er hofft, Münzen und Scheine bald vollständig verbannen zu können. Denn in Kombination mit Schulverpflegung plus, dem Bezahlund Bestellsystem der Sparkassen- Finanzgruppe, bietet die Schule ihren rund 400 Schülern und deren Eltern die Möglichkeit, das Wunschessen schon Tage voraus über die PWK-Homepage auszuwählen, zu bestellen und bargeldlos mittels giropay oder der elektronischen Geldbörse auf der girocard zu bezahlen entweder online zuhause oder quasi im Vorübergehen am girogo- Terminal in der Mensa. Als erste Schule Deutschlands führte die PWK kontaktloses Bezahlen in der Mensa ein. Bargeldlos in die Schulkantine Durch das neue Bezahlsystem optimieren sich die Kassenabläufe; die Servicemitarbeiter können die Schüler deutlich zügiger bedienen. Für alle Schüler mit einer girocard mit girogo-funktion bedeutet das: Sie können ihre Lieblingsspeisen jetzt blitzschnell bezahlen durch kurzes Vorhalten ihrer girogo-karte an das 6

7 Aus der Praxis Mühlbachschule Schemmerhofen Mehr Zeit in den Pausen Die Mühlbachschule Schemmerhofen im Landkreis Biberach (Baden- Württemberg) bietet ihren Schülern zur Mittagszeit nicht nur eine ausgewogene Verpflegung an, auch die Essensausgabe verläuft unkompliziert und zügig. Denn seit September 2012 können die Schüler ihre Lieblingsspeisen ganz bequem und bargeldlos mit der girocard an der Mensakasse bezahlen und haben so genügend Zeit, die Pause ganz in Ruhe zu genießen. Etwa 500 Schüler besuchen die Gemeinschaftsschule in Oberschwaben. Eine echte Herausforderung für den Caterer, die Gemeinde Schemmerhofen, und das Servicepersonal: Pro Woche geben sie zwischen 250 und 280 Mittagessen aus. Die Kids mussten Schnitzel, Pommes oder Salat bisher mit Bargeld oder per Lastschrift bezahlen, verbunden mit entsprechend hohem Aufwand für Eltern sowie Mitarbeiter in Schul- und Gemeindeverwaltung: Telefonische An- und Abmeldung der Essensteilnehmer, Scheine und Münzen zählen, Bereithalten von Wechselgeld, monatliche Abbuchung der Kosten durch die Gemeinde per Einzugsermächtigung und Ausgabe von Essensmarken an die Schüler. Doch das gehört jetzt der Vergangenheit an. den Verwaltungsaufwand für alle Beteiligten reduzieren, sondern auch den Schülern einen Mehrwert bieten, berichtet die Mensa-Verantwortliche Monika Härle über die Motivation der Gemeinschaftsschule, das bargeldlose Schulverpflegungssystem einzuführen. Die Funktionsweise ist einfach: Die Schüler bestellen am Terminal in der Schule ihr Mittagessen für den Tag. Nach der Auswahl des Essens zeigt das Display den entsprechenden Betrag an; zur Bezahlung stecken die Schüler ihre girocard mit Geldbörsen-Funktion in das Terminal. Der Betrag wird von der Karte abgebucht und ein Beleg ausgedruckt, mit dem die Kinder das Mittagessen in der Mensa erhalten bequemer geht es nicht. Die Einführung des Systems war zwar zeitintensiv, aber der Einsatz hat sich gelohnt. Wir haben allen Schülern das neue Bezahlverfahren und die Abwicklung am Terminal vorgestellt. Die Kinder akzeptieren die neue Bezahlmöglichkeit, es gibt kaum noch einen Schüler ohne girocard bzw. Guthaben auf der Karte, sagt Monika Härle. Mit bargeldlosem Bestellund Bezahlsystem schneller sein Essen erhalten und länger die Pause genießen. Die Verantwortlichen der Mühlbachschule entschieden sich nach einer Beratung durch die Kreissparkasse Biberach für das Bezahlsystem Schulverpflegung basis der S-CARD Service. Wir wollten nicht nur 7

8 Mehr Zeit für Ihre Schüler in der Mittagspause? Weniger Aufwand für die Servicemitarbeiter an der Kasse? Eine bessere Menüplanung für den Caterer? Wir haben die ideale Lösung für Ihre Wünsche. S- CARD Service wir sind der kompetente Partner für Ihr Schulverpflegungs-Projekt. Gerne informieren wir Sie über unser Produkt- und Dienstleistungsangebot zu bargeldlosen Zahlungssystemen für Ihre Schulmensa. Kontakt Inge Rott Telefon: (0711) S-CARD Service GmbH Am Wallgraben Stuttgart Bildmaterial: S-CARD Service, Sparkassen-Bilderwelt Ihr Weg zur bargeldlosen Schulverpflegung 5) Installation des bargeldlosen Bezahlsystems Nutzen Sie unseren Installationsservice vor Ort. 1) Entscheidung treffen, in der Schulkantine die Abläufe zu vereinfachen Bargeldlose Bezahlsysteme sind hygienisch, sparen Zeit und Kosten ) Marktüberblick verschaffen Es gibt unterschiedliche Varianten der bargeldlosen Bezahlung in der Schulverpflegung. 4 4) Entscheidung für bargeldloses Bezahlsystem bzw. das Medium Wählen Sie die ideale Lösung für Ihre Wünsche, zum Beispiel ein bargeldloses Bezahlsystem auf Basis einer kreditwirtschaftlichen Zahlungskarte. 3 3) Beratung durch Ihre Sparkasse vor Ort oder die S-CARD Service GmbH Definieren Sie Ihre Bedürfnisse. Wir unterstützen Sie bei der Auswahl eines geeigneten Bezahlsystems für Ihre Schulmensa, Cafeteria oder Kiosk.