Erste Schritte in legal:office

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1 Erste Schritte in legal:office

2 ... Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis 2 Vorwort 3 Dialogelemente 4 Einrichten von legal:office 6 Starten von legal:office 8 Anlegen der Betriebsstammdaten 10 Anlegen eines Mitarbeiters 16 Festlegen der Einstellungen für das System und die Mitarbeiter 21 Erlernen von legal:office anhand eines Beispiels 31 Anmelden in legal:office 31 Anlegen einer neuer Akte 33 Auswahl eines Sachgebietes 34 Auswahl des verantwortlichen und sachbearbeit. Rechtsanwalts 34 Auswahl bzw. Eingabe eines Grundes 35 Erfassen der Mandantendaten 36 Erfassen der Gegnerdaten 43 Zuordnen eines Ansprechpartners zur Akte 49 Erfassen der Daten der Gegenanwälte 49 Erfassen der Rechtsschutzversicherungsdaten des Mandanten 50 Zuordnung des Gerichts 50 Erstellen einer Klageschrift 52 Erfassen von Kosten und Gebühren 57 Erstellen einer Kostenrechnung 61 Die Forderungsverwaltung (Inkasso) 66 Forderungseingabe 66 Anzeige der Forderungsentwicklung 71 Erstellung einer Forderungsaufstellung 71 Die Mahnstufe 73 Die Vollstreckung 75 Das Zeithonorar 79 Der Terminplaner 86 Terminvergabe aus dem Aktendeckblatt heraus 86 Terminvergabe im Terminplaner 91 Ansichten im Terminplaner 93 Anlagen 97 Anlage 1 Briefkopfvorlage 97 Anlage 2 Beispiel für eine Klageschrift 98 Anlage 3 Beispiel für eine Kostennote 100 Anlage 4 Beispiel für einen ZVEV-Auftrag 101 Anlage 5 Beispiel für eine Kostennote 105 Problembehandlung 106 Datenbank 106 Fehlernummer oder Ein einzelner Arbeitsplatz kann sich nicht mehr anmelden 107 Meldung: gewünschte Karteikarte wird bereits benutzt 107 Anbindung von Word 108 Fehlernummer Apple Script Fehler (nur Macintosh) 108 Mehrdeutiger Name»tempDDE«109 Rechtlicher Hinweis 110 Copyright 2006 ReNoStar GmbH Seite 2 von 110

3 ... Vorwort Vorwort Mit diesem Handbuch begleiten wir Sie bei Ihren ersten Schritten mit legal:office, um Ihnen nach der technischen Installation den Einstieg zu erleichtern und ein schnelle Nutzung in Ihrer Kanzleiarbeit zu ermöglichen. Am Beispiel einer Musterkanzlei erläutern wir Ihnen im ersten Kapitel die wichtigsten Grundeinstellungen und Einrichtungsmaßnahmen. Im zweiten Kapitel zeigen wir Ihnen anhand eines praxisnahen Beispiels wie Sie eine Akte anlegen und bearbeiten in diesem Kapitel machen wir Sie auch mit den Strukturen und wichtigsten Funktionen von legal:office vertraut. Detaillierte Informationen zum Leistungsspektrum von legal:office lesen Sie bitte im Handbuch nach. Wenn Sie Fragen haben, Und falls dennoch Fragen offen bleiben sollten, können Sie sich gerne an unsere Hotline wenden: Telefon: (0180) Fax: ( ) Wir freuen uns über Ihr Feedback! Haben wir Informationen, die Sie benötigen, ausgelassen? Was fanden Sie besonders hilfreich an diesem Handbuch? Haben Sie Fehler gefunden? Könnte der Aufbau verbessert werden? Wenn dies der Fall ist, freuen wir uns über Ihr Feedback, denn wir können nur Schwachstellen beseitigen, die wir kennen! Damit wir Ihre Vorschläge leichter aufgreifen können, geben Sie bitte relevante Bezüge wie Seite und Textabschnitt an. Schön wäre auch, wenn Sie uns Ihre Adresse oder Telefonnummer mitteilen, falls wir zusätzliche Informationen benötigen. Wir wünschen Ihnen nun viel Erfolg und Freude bei der Arbeit mit legal:office! Ihr ReNoStar Team! Copyright 2006 ReNoStar GmbH Seite 3 von 110

4 ... Dialogelemente Dialogelemente Die Bedienung von legal:office erfolgt durch sog. Dialogelemente. Für die verschiedenen Typen von Dialogelementen existieren genormte Begriffe, die auch wir in diesem Handbuch verwenden werden. Name des Dialogfensters (oder Windows) Schaltfläche oder Button (lösen Aktion aus) Radio-Button (nur 1 Auswahl von mehreren Optionen möglich) Führungstext (wie z.b. auch Alle oder Folien ) Eingabefeld Combo-Box (zeigt nur 1 Feld Auswahl wird durch Pfeil geöffnet) Toggle-Button (Option ja oder nein) Check-Button (mehrere Optionen zur Auswahl) Änderungen und Eingaben in einem Dialogfenster können Sie über die entsprechende Schaltfläche (z.b. [OK] oder [Übernehmen]) oder mit der Eingabe-Taste bestätigen, die in der Regel auf der Tastatur mit dem Symbol 8 gekennzeichnet ist. Zur besseren Lesbarkeit heben wir in diesem Handbuch die verschiedenen Dialogelemente besonders hervor: [Schaltfläche] Eckige Klammern kennzeichnen Schaltflächen (z.b. [Eigenschaften]).»Dialogelement«Alle anderen Dialogelemente (z.b. Eingabefeld»Folien:«, Toggle-Button»Sortieren«) sowie der Name eines Dialogfenster (z.b.»drucken«) oder eines Menüs/Menüfunktion (z.b.»einfügen«/»kommentar«auf der nächsten Seite) sind in spitze Klammern gesetzt. Reiter Reiter bzw. Register sind mit den Symbolen gekennzeichnet (Beispiel: siehe nächste Seite). Listeneinträge Einträge in Listen (z.b. Handzettel) und Bereiche eines Dialogfenster (z.b. Druckbereich) sind kursiv dargestellt. Ihre Eingaben Eingaben, die Sie vornehmen, sind in Hochkomma gesetzt (z.b. 3 für die Folienseite). Copyright 2006 ReNoStar GmbH Seite 4 von 110

5 ... Dialogelemente Reiter oder Register Listbox mit Rollbalken (Scrollbar) (Einfach- oder Mehrfachauswahl von Optionen) Pop-up Menü (nicht sichtbares Menü, das kontextabhängig geöffnet wird, z.b. mit der rechten Maustaste) Pull-down Menü (klappt durch Anklicken eines Menüs einer Menüleiste auf z.b. Menü»Einfügen«mit Menüfunktion»Kommentar«) Copyright 2006 ReNoStar GmbH Seite 5 von 110

6 ... Einrichten von legal:office Einrichten von legal:office Nachdem Sie legal:office auf Ihrem Computer installiert haben, erläutern wir Ihnen in diesem Kapitel anhand des folgenden Beispiels die wichtigsten Grundeinstellungen und Einrichtungsmaßnahmen. Nach dem ersten Aufruf des Programms erscheint zunächst die Lizenzabfrage für legal:office. Geben Sie bitte in das blau umrandete Eingabefeld Ihren Kanzleinamen ein. Das Dialogfenster zur Lizenzabfrage erscheint beim erstmaligen Aufrufen von legal:office. Achten Sie daher auf die richtige und vollständige Eingabe Ihres Kanzleinamens. Bestätigen Sie Ihre Eingabe durch Drücken der Eingabe-Taste oder mit einem Klick auf die Schaltfläche [Bestätigen]. Es erscheint eine Datumsabfrage. Kontrollieren Sie das aktuelle Datum und bestätigen Sie mit einem Mausklick auf die Schaltfläche [Ja]. Sollte das angezeigte Datum nicht dem aktuellen Datum entsprechen, verlassen Sie den Dialog mit einem Mausklick auf die Schaltfläche [Nein], und folgen Sie den Anweisungen des nun folgenden Dialogs. Copyright 2006 ReNoStar GmbH Seite 6 von 110

7 ... Einrichten von legal:office Es erscheint die Lizenzabfrage für den Freischaltcode von legal:office. Das oben dargestellte Lizenzabfragefenster erscheint solange Sie noch keinen Freischaltcode für legal:office eingegeben haben und weist auf die noch vorhandene Dauer der Lauffähigkeit hin. Weitere Angaben zur Lizenzierung finden Sie in der Installationsanweisung, die sich als.pdf-datei auf der Versions-CD-Rom befindet. Um zu dem Dialogfenster für die Benutzeranmeldung zu gelangen, klicken Sie bitte auf die Schaltfläche [Weiter]. Bei dem ersten Start von legal:office öffnet sich der Dialog»Datendatei aktualisieren«. Klicken Sie auf die Schaltfläche [Weiter] und warten Sie, bis die Aktualisierung der Datenbank abgeschlossen ist und sich das Fenster für die Benutzeranmeldung automatisch öffnet. Copyright 2006 ReNoStar GmbH Seite 7 von 110

8 ... Einrichten von legal:office Starten von legal:office Nach dem Aufruf des Programms erscheint das Anmeldefenster. Der Name Administrator ist blau unterlegt. Geben Sie bitte in das blau umrandete Eingabefeld als Passwort Admin ein. Aus Sicherheitsgründen wird das Passwort im Eingabefeld als eine Reihe von Sternchen angezeigt. Das oben dargestellte Anmeldefenster erscheint beim ersten Start von legal:office. Nachdem Sie in legal:office die Daten der Mitarbeiter Ihrer Kanzlei eingetragen haben (siehe Kapitel 0. Anlegen eines Mitarbeiters), werden entsprechend die Namen der Mitarbeiter im Anmeldefenster angezeigt. Bestätigen Sie Ihre Eingabe durch Drücken der Eingabe-Taste oder mit einem Mausklick auf die Schaltfläche [OK]. Es erscheint das Aktendeckblatt der Verwaltungsakte. Copyright 2006 ReNoStar GmbH Seite 8 von 110

9 ... Einrichten von legal:office Sie können in dieser elektronischen Akte wie in einer Papierakte blättern, indem Sie die einzelnen Reiter wie z.b. Kostenblatt, Streitwerte etc. mit der Maus anklicken. Weitere Informationen zu der Verwaltungsakte entnehmen Sie bitte durch Klick auf das Ikon für die Aktennotiz. Copyright 2006 ReNoStar GmbH Seite 9 von 110

10 ... Einrichten von legal:office Anlegen der Betriebsstammdaten Die Datenbank von legal:office enthält bei der Auslieferung keinerlei Daten. Daher müssen wir zunächst die Betriebsstammdaten und später die Mitarbeiter bzw. Nutzer von legal:office erfassen. 1. Klicken Sie in der Menüleiste auf das Menü»Stammdaten«und wählen Sie hier das Untermenü»Betriebsstamm«. Es öffnet sich das Dialogfenster zur Eingabe der Betriebsstammdaten. 2. Geben Sie den Namen Ihrer Kanzlei ein (in unserem Beispiel Musteranwalt & Kollegen ) und bestätigen Sie mit der Tabulator- oder Eingabe-Taste. Das Feld»Vorname«macht in unserem Beispiel keinen Sinn und lassen Sie bitte daher leer. Copyright 2006 ReNoStar GmbH Seite 10 von 110

11 ... Einrichten von legal:office Wird die Kanzlei mit dem Namen eines einzelnen Rechtsanwalts bezeichnet (z.b. Hermann Müller, Rechtsanwalt), geben Sie bitte im Feld»Name«den Nachnamen und im Feld»Vorname«den Vornamen des Rechtsanwaltes ein. 3. Sie gelangen nun automatisch in die Auswahlliste für die Anrede. Wählen Sie bitte Frau oder Herr aus, indem Sie die entsprechende Zeile markieren und anschließend auf die Schaltfläche [OK] klicken. Möchten Sie keine der Bezeichnungen nutzen, klicken Sie bitte auf die Schaltfläche [Abbrechen]. Listen in legal:office, wie auch die Auswahlliste für die Anrede, können Sie an Ihre Anforderungen anpassen. Sie sollten jedoch dabei bedenken, dass die eingegebene Anrede in den Standarttextbausteinen genutzt wird und somit nicht gewollte Darstellungen in Anschriften und Anreden entstehen können. Vergleichen Sie hierzu die Ausführungen im Handbuch von legal:office. 4. Durch wiederholtes Drücken der Tabulator- oder Eingabe-Taste gelangen Sie in das Eingabefeld»Funktion«. Copyright 2006 ReNoStar GmbH Seite 11 von 110

12 ... Einrichten von legal:office Durch Drücken des Buchstaben R Ihrer Tastatur, gelangen Sie zu den Funktionsbezeichnungen, die in der alphabetischen Reihenfolge mit R beginnen. 5. Wählen Sie die Bezeichnung Rechtsanwälte und Notare, indem Sie diese Zeile markieren und anschließend auf die Schaltfläche [OK] klicken. 6. Durch wiederholtes Drücken der Tabulator- oder Eingabe-Taste gelangen Sie in die Eingabefelder»Titel 1«und»Titel 2«. Auch hier wird eine Eingabe durch die Bereitstellung von Auswahllisten unterstützt. 7. Im vorliegenden Fall nehmen Sie hier keine Eintragungen vor, sondern klicken direkt in das Eingabefeld»Straße«. Erfassen Sie hier Römerstr Klicken Sie nun in das Eingabefeld»Ort«und erfassen Sie Bad Ems. Die mit einem blauen Pfeil gekennzeichneten Eingabefelder sind sogenannte Schnellsuchfelder. Durch Anklicken der Pfeil-Schaltfläche oder Eingabe eines? in das Eingabefeld und anschließende Betätigung der Eingabe-Taste wird eine Auswahlliste mit allen zu diesem Feld zur Verfügung stehenden Daten der Datenbank angezeigt. 9. Bestätigen Sie die Eingabe mit der Tabulator- oder Eingabe-Taste. Die PLZ wird nun anhand des PLZ- und Straßenverzeichnisses von legal:office automatisch ermittelt und eingefügt. 10. Klicken Sie anschließend im Bereich Bank 1 in das Eingabefeld»Ort«und geben Sie den Ort Bad Ems, mit einem abschließenden Komma ein, und bestätigen Sie Ihre Eingabe mit der Tabulator- oder Eingabe-Taste. Da in der legal:office Datenbank ein Bankenverzeichnis hinterlegt ist, erscheint nun eine Liste mit allen in Bad Ems ansässigen Banken. Copyright 2006 ReNoStar GmbH Seite 12 von 110

13 ... Einrichten von legal:office 11. Markieren Sie hier die gewünschte Bank Dresdner Bank und klicken Sie auf die Schaltfläche [Öffnen]. Die Daten werden übernommen und der Cursor springt in das Eingabefeld»Konto«. Erfassen Sie in diesem Eingabefeld eine beliebige Kontonummer. Sie können anschließend im Bereich Bank 2, wie zuvor beschrieben, eine weitere Bankverbindung eintragen. 12. Klicken Sie nun in das Eingabefeld»Standort«, geben Sie den Standort Bad Ems der Kanzlei ein und bestätigen Sie mit der Tabulator- oder Eingabe-Taste. 13. Sie gelangen automatisch in das Eingabefeld»Kürzel«. Hier tragen Sie ein Kürzel für den Standort ein. 14. Durch wiederholtes Drücken der Tabulator- oder Eingabe-Taste gelangen Sie in das Eingabefeld für Ihre Umsatzsteuer-Identifizierungsnummer, die Sie hier erfassen können. 15. Klicken Sie nun im Bereich Kommunikation auf die gleichnamige Schaltfläche. Es öffnet sich eine Liste verschiedener Kommunikationsmittel, die Sie ebenfalls bei Bedarf ergänzen oder ändern können. Lesen Sie hierzu bitte im legal:office Handbuch nach. Copyright 2006 ReNoStar GmbH Seite 13 von 110

14 ... Einrichten von legal:office Wählen Sie in dieser Liste den Begriff Telefon. Dieser wird nun automatisch in das Feld»Medium«übertragen. Klicken Sie anschließend in das Eingabefeld»Nummer«und tragen Sie die Telefonnummer ein. Übertragen Sie die Eingaben in das Dialogfenster»Betriebsstamm«durch Anklicken der Schaltfläche [Einfügen]. Der Eintrag Telefon wird aus dem Feld»Medium«ausgeblendet. Wenn Sie nun weiteren Einträge, wie z.b. die Telefaxnummer, vornehmen wollen, dann wählen Sie in dieser Liste z.b. den Begriff Telefax, der automatisch in das Feld»Medium«übertragen wird. Klicken Sie anschließend in das Eingabefeld»Nummer«und ändern Sie die Telefonnummer zu Ihrer Faxnummer um. Übertragen Sie die Eingaben in das Dialogfenster»Betriebsstamm«durch Anklicken der Schaltfläche [Einfügen]. Die eingegebene Bezeichnung im Eingabefeld»Nummer«bleibt nach jedem Klick auf die Schaltfläche [Einfügen] unverändert. 16. Schließen Sie die Liste durch Anklicken der Schaltfläche [Fertig]. Die Telefon- und Telefaxnummer erscheint nun im Bereich Kommunikation des Dialogfensters. Copyright 2006 ReNoStar GmbH Seite 14 von 110

15 ... Einrichten von legal:office In dem Bereich Sonstiges können Sie die im Eingabefeld»Lfd. Aktennummer«angezeigte aktuelle Prozessregisternummer, die automatisch bei jeder neuen Aktenanlage hochgezählt wird, verändern. Des weiteren können Sie im Eingabefeld»Betriebskennung«eine maximal vierstellige Zahlenfolge eingeben. Auf das Stammkennwort gehen wir im Kapitel Einstellungen nochmals ein. Bei der Ersteinrichtung empfehlen wir Ihnen hier noch kein Stammkennwort zu vergeben, bis alle Einstellungen abgeschlossen sind. 17. Klicken Sie abschließend auf das Ikon»Ende«. Sie gelangen wieder in das Aktendeckblatt. Copyright 2006 ReNoStar GmbH Seite 15 von 110

16 ... Einrichten von legal:office Anlegen eines Mitarbeiters Damit Ihre Mitarbeiter mit legal:office arbeiten können, müssen wir diese zunächst in der Datenbank erfassen. 1. Klicken Sie in der Menüleiste auf das Menü»Stammdaten«und wählen Sie hier das Untermenü»Mitarbeiter...«. Es öffnet sich anschließend das Dialogfenster zur Eingabe der Mitarbeiterdaten. Copyright 2006 ReNoStar GmbH Seite 16 von 110

17 ... Einrichten von legal:office 2. In den Bereichen Anschrift und Bank erfassen Sie wie in dem Kapitel 0. Anlegen der Betriebsstammdaten beschrieben bitte die erforderlichen Daten. Es genügt zunächst nur den Nachnamen, Vornamen und eventuelle Titel eines Mitarbeiters zu erfassen. Alle weiteren Daten können zu einem späteren Zeitpunkt nacherfasst werden. 3. In dem Bereich System klicken Sie bitte auf den zur Schaltfläche [System Name] gehörigen Link. Es wird automatisch ein Systemname, bestehend aus dem 1. Titel, dem Vornamen und dem Namen des Mitarbeiters generiert. Sie sollten nach der ersten Aktenanlage die Systemnamen Ihrer Mitarbeiter, auch bei Namensänderungen, nur in dringenden Fällen verändern. Der Mitarbeiter wird automatisch der Mitarbeitergruppe Standard zugeordnet. 4. In dem Eingabefeld»Kostensatz«können Sie den kalkulatorischen Bruttokostensatz pro Arbeitsstunde Ihres Mitarbeiters erfassen. 5. In dem Eingabefeld»Honorarsatz«legen Sie einen festen Honorarsatz für die Abrechnung von Zeithonorar für den Mitarbeiter fest (z.b. 250 EUR/Std.). Der Honorarsatz wird Ihnen bei der Zuordnung der Mitarbeiter zur Akte angezeigt. Copyright 2006 ReNoStar GmbH Seite 17 von 110

18 ... Einrichten von legal:office 6. Für die Abrechnung von Zeithonorar klicken Sie nun auf die Pfeile ( ) der Schaltfläche [Honorarstaffel]. Es öffnet sich eine Liste aller zur Verfügung stehenden Staffelungen für Zeithonorar. 7. Ziehen Sie den Mauszeiger auf die gewünschte Honorarstaffel und klicken Sie einmal mit der linken Maustaste. Sie haben die Möglichkeit, sowohl in den Einstellungen, als auch bei Mandanten und in der Akte, Honorarvereinbarungen gestaffelt einzutragen. In dem Bereich erscheint in Tabelle... können Sie den Mitarbeiter seiner Funktion entsprechend zuordnen. 8. Durch Klick auf den Check-Button» verantw. Rechtsanwälte«wird der Mitarbeiter zu der Liste der verantwortlichen Rechtsanwälte für eine Akte zugeordnet. 9. Durch Klick auf den Check-Button» Sachbearb. Rechtsanwälte«wird der Mitarbeiter zu der Liste der sachbearbeitenden Rechtsanwälte für eine Akte zugeordnet. Für die Aktenanlage in legal:office wird immer ein verantwortlicher und ein sachbearbeitender Rechtsanwalt oder Notar benötigt. Es kann sich hierbei auch um die selbe Person handeln. 10. Durch Klick auf den Check-Button» Terminkalender«wird für den Mitarbeiter ein eigener Kalender für die Erfassung seiner Termine, Fristen und Wiedervorlagen angelegt. 11. Wenn Sie für den Mitarbeiter keinen eigenen Kalender anlegen möchten, können Sie dem Mitarbeiter einen beliebigen Standardkalender zuweisen. Klicken Sie hierzu auf die Schaltfläche zu»standardkalender«. Copyright 2006 ReNoStar GmbH Seite 18 von 110

19 ... Einrichten von legal:office Es öffnet sich eine Liste mit allen angelegten Mitarbeiterkalendern. Ziehen Sie den Mauszeiger auf den gewünschten Kalender und klicken Sie einmal mit der linken Maustaste. 12. In dem Bereich legal:com geben Sie alle benötigten Daten für die Erfassung der Kommunikationskosten ein. 13. Erfassen Sie die Kommunikationsdaten wie im Kapitel 0. Anlegen der Betriebsstammdaten beschrieben. 14. Wechseln Sie nun in den Bereich Sonstiges. 15. Im Feld»Lfd. Dok.-Nummer«können Sie die laufende aktuelle Dokumentennummer des Mitarbeiters verändern. 16. Geben Sie in dem Eingabefeld»Kürzel«ein maximal 3-stelliges Mitarbeiterkürzel ein. 17. Vergeben Sie nun dem angelegten Mitarbeiter ein Kennwort, mit dem sich der jeweilige Mitarbeiter im Anmeldefenster von legal:office anmeldet, indem Sie auf den Button klicken. Mitarbeiter ohne Kennwort werden in der Anmeldefenster nicht angezeigt und erhalten somit auch keinen Zugang zu legal:office. Copyright 2006 ReNoStar GmbH Seite 19 von 110

20 ... Einrichten von legal:office Es öffnet sich der Dialog der Kennworteingabe. 18. Geben Sie im Eingabefeld»Kennwort«ein mindest 4-stelliges Kennwort für den Mitarbeiter ein und bestätigen Sie das Kennwort durch Klick auf die Schaltfläche [OK] oder durch Drücken der Eingabe-Taste. Beachten Sie hierbei, dass die Groß- und Kleinschreibung keine Auswirkung auf die Kennworteingabe hat. Sonderzeichen wie beispielsweise!,, sind nicht erlaubt. 19. Es öffnet sich der Dialog der Kennwortwiederholung: Wiederholen Sie die Eingabe des Kennworts und bestätigen Sie es mit Klick auf die Schaltfläche [OK] oder durch Drücken der Eingabe-Taste. 20. Klicken Sie abschließend auf das Ikon»Ende«. Sie gelangen wieder in das Aktendeckblatt. Copyright 2006 ReNoStar GmbH Seite 20 von 110

21 ... Einrichten von legal:office Festlegen der Einstellungen für das System und die Mitarbeiter Um einen reibungslosen Arbeitsablauf zu gewährleisten, müssen wir die wichtigsten Einstellungen für das System und die Mitarbeiter vornehmen. 1. Klicken Sie zunächst in der Menüleiste auf das Menü»Datei«(unter Macintosh:»Ablage«) und wählen Sie hier das Untermenü»Einstellungen...«. Es öffnet sich der Dialog für die Einstellungen. Copyright 2006 ReNoStar GmbH Seite 21 von 110

22 ... Einrichten von legal:office 2. Klicken Sie auf die Pfeile ( ) der zu»einstellungen für«gehörigen Schaltfläche. 3. Es öffnet sich eine Liste aller angelegten Mitarbeiter. Ziehen Sie den Mauszeiger auf den gewünschten Mitarbeiter und klicken Sie einmal mit der linken Maustaste. 4. Ziehen Sie nun den Mauszeiger auf die Menüfunktion Allgemein und klicken Sie einmal mit der linken Maustaste. 5. Aktivieren Sie den Toggle-Button» Laufbalken anzeigen«im Bereich Allgemein. 6. Klicken Sie nun auf die Menüfunktion Allgemein und bejahen in dem folgenden Bestätigungsdialog die eben vollzogene Änderung mit der Schaltfläche [Übernehmen]. Da Sie eine Änderung vorgenommen, diese aber nicht mit der Schaltfläche [Übernehmen] bestätigt haben, erscheint zur Ihrer Sicherheit die Frage, ob die Änderungen übernommen werden sollen. Bestätigen Sie die Frage bzw. Ihre Änderung mit der Schaltfläche [Übernehmen]. Oder anders ausgedrückt: Wenn Sie eine Änderung zu einer Menüfunktion mit der Schaltfläche [Übernehmen] bestätigen, bevor Sie die nächste Menüfunktion auswählen, erscheint kein Bestätigungsdialog. 7. Mit dem Klick auf die Menüfunktion Allgemein werden die zugehörigen Untermenüfunktionen aufgeklappt. 8. Ziehen Sie nun den Mauszeiger auf die Untermenüfunktion Pfade der Menüfunktion Allgemein und klicken Sie einmal mit der linken Maustaste. Es öffnet sich der Dialog für die Einstellungen der Arbeitpfade. Copyright 2006 ReNoStar GmbH Seite 22 von 110

23 ... Einrichten von legal:office 9. In dem Bereich Pfade können Sie nun den Arbeitsplatzpfad (der bei der Installation automatisch generiert wird) und den Dokumentenpfad (hier werden die zur Akte zugehörigen Dokumente gespeichert) verändern. Klicken Sie hierzu auf die jeweilige mit blauem Pfeil gekennzeichnete Schaltfläche und wählen Sie in dem sich öffnenden Explorer den entsprechenden Ordner aus. 10. Bestätigen Sie die gemachten Änderungen durch Klick auf die Schaltfläche [Übernehmen] im Einstellungsdialog. Bei dieser Einstellung handelt es sich um eine Arbeitsplatz-bezogene Systemeinstellung, die an jedem installierten Arbeitsplatz einmal durchgeführt werden muss. 11. Ziehen Sie den Mauszeiger auf die Untermenüfunktion Startmaske der Menüfunktion Allgemein und klicken Sie einmal mit der linken Maustaste. Es öffnet sich der Dialog für die Einstellung der Startmasken. 12. Klicken Sie im Bereich Startmaske auf die Pfeile ( ) der entsprechenden Schaltfläche. Es öffnet sich eine Liste aller vorhandenen Startmasken. Copyright 2006 ReNoStar GmbH Seite 23 von 110

24 ... Einrichten von legal:office Je nach Auswahl werden nachfolgende Dialoge nach dem Anmelden des Mitarbeiters in legal:office geöffnet:: Text öffnet den Textverarbeitungsdialog Akte öffnet die Aktenmaske Mandant öffnet die Datenerfassungsmaske für Mandanten Gegner öffnet die Datenerfassungsmaske für Gegner Anwalt öffnet die Datenerfassungsmaske für Anwälte Versicherung öffnet die Datenerfassungsmaske für Rechtsschutzversicherungen Gericht öffnet die Datenerfassungsmaske für Gerichte Terminplaner öffnet den eigenen oder zugeordneten Terminkalender des Benutzers Starter öffnet einen Auswahldialog für die vorgenannten Dialoge und Masken 13. Wählen Sie die gewünschte Startmaske aus, indem Sie den Mauszeiger auf die entsprechende Bezeichnung der Startmaske ziehen und einmal mit der linken Maustaste klicken. Bestätigen Sie die gemachten Änderungen durch Klick auf die Schaltfläche [Übernehmen] im Einstellungsdialog. 14. Im nächsten Schritt ziehen Sie den Mauszeiger auf die Menüfunktion Aktenanlage und klicken Sie einmal mit der linken Maustaste. Es öffnet sich der Dialog für die Einstellungen zur Aktenanlage. Die Bereiche»Autom. Verbindungen«,»Sortierung«,»Sachgebiet«,»Geschlecht«und»Referate«werden wir hier nicht berücksichtigen. Beachten Sie hierzu die Angaben im Handbuch. Copyright 2006 ReNoStar GmbH Seite 24 von 110

25 ... Einrichten von legal:office 15. Um dem Mitarbeiter für die Aktenanlage einen verantwortlichen Rechtsanwalt vorzuschlagen, klicken Sie auf die Pfeile ( ) der zu»verantw. RA«gehörigen Schaltfläche. Es öffnet sich eine Liste aller angelegten Mitarbeiter. Wählen Sie den gewünschten Mitarbeiter aus, in dem Sie den Mauszeiger auf den entsprechenden Namen ziehen und einmal mit der linken Maustaste klicken. 16. Wenn Sie den Aufbau der Prozessregisternummer ändern möchten, können Sie die Angaben durch Eingabe der entsprechenden Platzhalter im Eingabefeld»PNR-Aufbau«verändern. In unserem Beispiel stellt sich die Prozessregisternummer der Akten wie folgt dar: <N4> = laufende Aktennummer 4-stellig (0001 bis 9999) - = eingegebenes Trennzeichen <J2> = stellt das Anlagejahr 2-stellig dar (03 für das Jahr 2003) / = eingegebenes Trennzeichen <V> = stellt das Kürzel des für die Akte verantwortlichen Rechtsanwaltes dar / = eingegebenes Trennzeichen <R> = stellt das Kürzel für das der Akte zugeordnete Referat dar Bestätigen Sie die gemachten Änderungen durch Klick auf die Schaltfläche [Übernehmen] im Einstellungsdialog. Bei der Einstellung für den PNR-Aufbau handelt es sich um eine Systemeinstellung, die nur einmal durchgeführt werden muss. Copyright 2006 ReNoStar GmbH Seite 25 von 110

26 ... Einrichten von legal:office 17. Ziehen Sie den Mauszeiger auf die Menüfunktion Archivierung und klicken Sie einmal mit der linken Maustaste. Es öffnet sich der Dialog für die Einstellungen zur Aktenarchivierung. 18. Klicken Sie auf den die Schaltfläche [Kennwort ändern], um den Dialog für das neue Archivierungskennwort zu erhalten. 19. Geben Sie im Feld»Kennwort«ein mindest 4-stelliges Kennwort für die Archivierung ein und bestätigen Sie es mit [OK] oder durch Drücken der Eingabe-Taste. Beachten Sie hierbei, dass die Groß- und Kleinschreibung keine Auswirkung auf die Kennworteingabe hat. Sonderzeichen wie beispielsweise!,, sind nicht erlaubt. Im folgenden Dialog werden Sie aufgefordert, dass zuvor eingegebene Kennwort zu wiederholen. Nach der Eingabe bestätigen Sie das Dialogfenster durch Klick auf die Schaltfläche [OK] oder durch Drücken der Eingabe-Taste. Copyright 2006 ReNoStar GmbH Seite 26 von 110

27 ... Einrichten von legal:office 20. Klicken Sie auf die Pfeile ( ) der zu»warnungen vor Ablage«gehörigen Schaltfläche. Es öffnet sich eine Auswahlliste mit Warnmöglichkeiten: 21. Wählen Sie Warnung Aktenkonto überprüfen aus, in dem Sie den Mauszeiger darauf ziehen und einmal mit der linken Maustaste klicken. 22. Um den Aufbau der Ablagenummer zu verändern, klicken Sie in das Eingabefeld»Aufbau Ablage-Nr.:«für Akten der Rechtsanwaltsreferate oder»aufbau Ablage-Nr. Notariat:«für Notariatsakten. Beachten Sie hierbei die Notation im Bereich erlaubte Platzhalter im Aufbau der Ablage-Nr.:. 23. Bestätigen Sie Ihre Änderungen durch Klick auf die Schaltfläche [Übernehmen] im Einstellungsdialog. Bei den Einstellungen für die Aktenarchivierung handelt es sich um Systemeinstellungen, die nur einmal durchgeführt werden müssen. 24. Klicken Sie nun auf die Menüfunktion legal:text und dann auf seine Untermenüfunktion Grundeinstellungen. 25. Aktivieren Sie den Check-Button» Menüleisten«. Bestätigen Sie die gemachten Änderungen durch Klick auf die Schaltfläche [Übernehmen]. Copyright 2006 ReNoStar GmbH Seite 27 von 110

28 ... Einrichten von legal:office 26. Wählen Sie nun die Untermenüfunktion externes Textsystem der Menüfunktion legal:text aus, um den Dialog für die Installation der Wordanbindung zu öffnen. Copyright 2006 ReNoStar GmbH Seite 28 von 110

29 ... Einrichten von legal:office Im Betriebssystem Windows haben Sie ab der Version Word 2000 die Möglichkeit die Anbindung von Word als sogenanntes AddIn zu installieren. Benutzer von Macintosh- Betriebssystemen und älteren Word Versionen können die Anbindung mit Hilfe der»normal.dot«installieren. 27. Wenn Sie die Wordanbindung als AddIn installieren möchten, klicken Sie im Bereich Externes Textsystem auf die Schaltfläche [Wordanbindung installieren] und folgen Sie den Installationsanweisungen. 28. Wenn Sie die Wordanbindung mit Hilfe der»normal.dot«installieren möchten, klicken Sie auf die Pfeile ( ) der Schaltfläche [AddIn] und wählen aus dem Pop-up Menü Normal.dot aus. 29. Klicken Sie auf die Schaltfläche [Wordanbindung installieren] und folgen Sie den Installationsanweisungen. Bei dieser Einstellung handelt es sich um eine Arbeitsplatz-bezogene Systemeinstellung, die an jedem installierten Arbeitsplatz einmal durchgeführt werden muss. 30. Bestätigen Sie die gemachten Änderungen durch Klick auf die Schaltfläche [Übernehmen]. 31. Wählen Sie nun im Dialogfenster für die legal:office Einstellungen die Menüfunktion Zeithonorar. Copyright 2006 ReNoStar GmbH Seite 29 von 110

30 ... Einrichten von legal:office 32. Sie können die vorgeschlagenen Werte die je nach Zuordnung der Mitarbeiter für die Honorarstaffeln bei der Zeiterfassung vorgeschlagen werden verändern, indem Sie die jeweiligen Daten zu den Eingabefeldern»Mindestdauer«,»Dauer runden auf«,»staffelbezeichnung«und»honorarsatz«ihren Wünschen entsprechend anpassen. Bei den Einstellungen für das Zeithonorar handelt es sich um Systemeinstellungen, die nur einmal durchgeführt werden müssen. 33. Bestätigen Sie die gemachten Änderungen durch Klick auf die Schaltfläche [Übernehmen]. Um die individuellen Einstellungen für andere Mitarbeiter vorzunehmen, wiederholen Sie für jeden Mitarbeiter die Schritte 2 bis 33 dieses Kapitels 0. Festlegen der Einstellungen für das System und die Mitarbeiter. Wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben, klicken Sie auf die Schaltfläche [Schließen] das Dialogfenster für die Einstellungen schließt sich. Copyright 2006 ReNoStar GmbH Seite 30 von 110

31 Erlernen von legal:office anhand eines Beispiels Wir haben bisher sehr detailliert die Vorgehensweise zur Auswahl von Optionen und Bestätigung Ihrer Eingaben beschrieben. Da Sie inzwischen damit vertraut sind und wir das Handbuch nicht unnötig aufblähen möchten, werden wir dies in den folgenden Kapiteln nur noch verkürzt darstellen:... und bestätigen Sie Ihre Eingabe : Dies erfolgt durch Klick auf die Schaltfläche [OK] bzw. je nach Kontext auf ähnlich lautende Schaltflächen (z.b. [Bestätigung], [Übernehmen]) oder durch Drücken der Eingabe-Taste [ 8 ].... und wählen Sie die Option... aus : Um eine Option auszuwählen, ziehen Sie den Mauszeiger auf die gewünschte Option und wählen diese mit einem Klick der linken Maustaste aus. Anmelden in legal:office 1. Um legal:office zu starten, klicken Sie auf das Ikon auf Ihrem Desktop (unter Macintosh:»Schreibtisch«). Wenn legal:office bereits gestartet ist und Sie sich unter einem anderen Benutzernamen anmelden möchten, dann klicken Sie in der Menüleiste auf das Menü»Datei«(unter Macintosh:»Ablage«) und wählen hier das Untermenü»Benutzer Anmeldung...«. In beiden Fällen öffnet sich anschließend das Anmeldefenster, das Sie bereits aus Kapitel 0. Starten von legal:office kennen. Copyright 2006 ReNoStar GmbH Seite 31 von 110

Erste Schritte in legal:office

Erste Schritte in legal:office Erste Schritte in legal:office ... Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis 2 Vorwort 3 Dialogelemente 4 Einrichten von legal:office 6 Starten von legal:office 8 Anlegen der Betriebsstammdaten

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