Bewerbungsvereinbarung Deutschlandstipendium

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1 Bewerbungsvereinbarung Deutschlandstipendium Liebe Bewerberin, lieber Bewerber, die Stiftung Studienfonds OWL ist ein deutschlandweit einmaliges Kooperationsprojekt der fünf Hochschulen des Landes NRW in Ostwestfalen-Lippe, d. h. der Universität Bielefeld, der Universität Paderborn, der Fachhochschule Bielefeld, der Hochschule Ostwestfalen-Lippe sowie der Hochschule für Musik Detmold. Die Stiftung Studienfonds OWL ist von diesen Hochschulen dazu beauftragt, sich um die Abwicklung des Deutschlandstipendiums zu kümmern, d. h. von der Bewerbung bis hin zur intensiven Betreuung der Stipendiatinnen und Stipendiaten und auch später der Alumni. Die Auswahlentscheidung obliegt dem zuständigen Auswahlgremium der Fachhochschule Bielefeld. Die folgenden Seiten beinhalten wichtige Informationen und Erklärungen, die ausgefüllt und unterzeichnet bei der Bewerbung auf ein Deutschlandstipendium mit eingereicht werden müssen. Bitte beachten Sie alle vier Unterpunkte dieser Bewerbungsvereinbarung zum Deutschlandstipendium und ergänzen Sie dort, wo es verlangt wird, Ihre persönlichen Angaben bzw. Unterschriften. 1. Anleitung zur Bewerbung 2. Datenschutzhinweis 3. Teilnahmeerklärung 4. Technische Hinweise zur Online-Bewerbung Bewerbungsfrist für Bewerberinnen und Bewerber: Seite 1 von 9

2 1. Anleitung zur Bewerbung Bitte lesen Sie die Bewerbungsvereinbarung sorgfältig durch und drucken Sie lediglich die Seiten 6 (Teilnahmeerklärung) und 7 (Förderrichtlinien und Zusatzfragen) aus. Unterschreiben Sie die notwendigen Punkte und senden Sie diese Seiten innerhalb des Bewerbungszeitraums postalisch an die folgende Adresse: Stiftung Studienfonds OWL z. Hd. Herrn Fabian Klipsch Warburger Straße Paderborn. Die Bewerbung erfolgt anschließend online über den mpuls_s Bewerbungsserver. Wie folgt ist zu verfahren: Füllen Sie das Online-Formular sorgfältig aus und beachten Sie dabei die Hinweise auf dem Bewerbungsserver. Nach dem Ausfüllen des Online-Bewerbungsformulars können die Bewerbungsunterlagen wie nachfolgend beschriftet hochgeladen werden. Es werden nur Unterlagen im pdf-format akzeptiert. Bitte kennzeichnen Sie die Dateien auch mit Ihrem Nachnamen (z.b. Lebenslauf_Mustermann.pdf) damit alle Dokumente Ihrer Person eindeutig zugeordnet werden können. Bitte vermeiden Sie Umlaute (ä, ö, ü) im Dateinamen, das führt zu Problemen beim Upload. (Hinweis: Bitte beachten Sie zusätzlich die technischen Hinweise zur Online-Bewerbung auf Seite 8 f.) 1. Datei: Motivation_Nachname.pdf unterschriebenes Motivationsschreiben mit Namen und Anschrift 2. Datei: Lebenslauf_Nachname.pdf unterschriebener tabellarischer Lebenslauf 3. Datei: Studium_Nachname.pdf Zeugnis Hochschulzugangsberechtigung bzw. letztes Zeugnis vor dem Schulabschluss, wenn das Abschlusszeugnis noch nicht vorliegt (sobald Sie Ihr Abschlusszeugnis erhalten haben, muss es als Scan oder Foto per - hier erforderlich im Mailtext: Angabe Ihres Namens und des Namens der Hochschule, an der Sie sich beworben haben - an die Geschäftsstelle der Stiftung Studienfonds OWL info@studienfonds-owl.de gesendet werden; bei ausländischen Zeugnissen eine auf das deutsche System übertragene, amtlich beglaubigte Übersetzung inklusive Umrechnung in das deutsche Notensystem (und zwar in der Form, wie es auch für die Bewerbung bzw. Einschreibung an Ihrer Hochschule benötigt wird. Bitte informieren Sie sich bei Unklarheiten direkt an der betreffenden Hochschule!) Abschlusszeugnis oder Transkript der vorher besuchten Hochschule bzw. des vorherigen Studiums (z.b. bei Hochschulwechsel sowie zu Beginn eines Master-Studiengangs) Seite 2 von 9

3 Vollständige Leistungsübersicht (Transkript) über das bisherige Studium und, wenn von Hochschulseite gegeben, die aktuelle Durchschnittsnote (Hinweis: Beide sind ggf. im Prüfungsamt erhältlich. Bitte keine selbst errechneten Werte angeben, diese können nicht berücksichtigt werden.) Immatrikulationsbescheinigung mit Angabe des aktuellen Fachsemesters (falls bereits vorhanden, ansonsten nach Studienbeginn nachzureichen) 4. Datei: Nachweise_Nachname.pdf Zeugnisse und Bescheinigungen über Praktika und Arbeitsverhältnisse Bescheinigungen über ehrenamtliches/gesellschaftliches Engagement, besondere Fähigkeiten, Auszeichnungen, Preise, Auslandsaufenthalte, etc. wie z. B. die Mitwirkung in Religionsgesellschaften, Verbänden oder Vereinen, sonstige Kenntnisse und weiteres Engagement im Sinne von 2 Absatz 2 Stipendienprogramm- Verordnung (StipV) sowie Zeugnisse über Praktika und Arbeitsverhältnisse 5. Datei (optional): Sonstiges_Nachname.pdf Hinweise auf besondere soziale, familiäre oder persönliche Umstände, die sich beispielsweise aus der familiären Herkunft oder einem Migrationshintergrund ergeben, sofern diese für die Bewerbung von Bedeutung sind. 6. Datei (optional): Foto_Nachname.pdf aktuelles Foto Bitte schicken Sie nach dem Upload aller Dokumente die Bewerbung online wie auf dem Bewerbungsserver beschrieben ab. Bei erfolgreicher Übermittlung erscheint folgender Wortlaut: Die Bewerbung wurde abgeschickt. Ihre Bewerbung wurde inkl. angehängter Dateien erfolgreich an die Hochschule übermittelt. Bitte beachten Sie, dass Sie keine automatische Eingangsbestätigungs- erhalten werden. Wichtige Hinweise: 1. Es werden nur vollständig und fristgerecht hochgeladene Bewerbungen berücksichtigt. Bitte reichen Sie nach Ablauf der Bewerbungsfrist keine Unterlagen unaufgefordert nach, da wir diese nicht mehr berücksichtigen können. Bitte beachten Sie, dass der Stiftung Studienfonds OWL die ausgefüllten Seiten 6 und 7 in Papierform bis zum Ende der Bewerbungsfrist vorliegen müssen (der Poststempel ist nicht maßgeblich). 2. Alle Dokumente MÜSSEN im PDF-Format angefügt werden, andere Formate können bei der Bewertung nicht geöffnet und somit auch nicht berücksichtigt werden. Alle Nachweise Seite 3 von 9

4 sind in elektronischer Form und nur über das Online-Formular einzureichen. Papierdokumente werden nicht akzeptiert. Alle Dokumente müssen wie oben beschrieben gegliedert werden sowie in der angegebenen Reihenfolge auf den Bewerbungsserver geladen werden. (Hinweis: Programme, mit denen man mehrere PDFs zusammenführen kann, finden Sie, indem Sie in einer Suchmaschine Ihrer Wahl nach pdf zusammenfügen freeware suchen.) 3. Bitte richten Sie keine Anfragen zum Deutschlandstipendium an die Studiensekretariate oder Lehrstühle der Fakultäten. Fordern Sie bitte auch keine Gutachten von Professoren für die Bewerbung an, derartige Gutachten dürfen nicht in die Auswahl einbezogen werden. 4. Beim Verfassen Ihres Motivationsschreibens können Sie sich an diesem Leitfaden zur Erstellung des Motivationsschreibens auf orientieren. 5. Ihre Bankverbindung brauchen Sie im Online-Bewerbungsformular nicht angeben (die entsprechenden Felder sind keine Pflichtfelder). Im Falle einer Bewilligung des Stipendiums werden wir Sie rechtzeitig um die Angabe dieser für die Auszahlung des Stipendiums notwendigen Daten bitten. Von Rückfragen zum Stand der Bearbeitung bitten wir abzusehen. Nach erfolgter Auswahl werden alle Bewerberinnen und Bewerber schriftlich per Bescheid benachrichtigt. Seite 4 von 9

5 2. Datenschutzhinweis Ihre hier und in der Online-Bewerbung angegebenen personenbezogenen Daten werden vertraulich behandelt und ausschließlich zur Auswahl geeigneter Bewerberinnen und Bewerber und zur Durchführung des Deutschlandstipendiums erhoben und verarbeitet. Rechtsgrundlage hierfür ist 10 des Stipendienprogramm- Gesetzes (StipG) in Verbindung mit 2 Stipendienprogramm-Verordnung (StipV). Hiernach sind Bewerberinnen und Bewerber für das Stipendienprogramm verpflichtet, die zur Prüfung der Leistungs- und Eignungsvoraussetzungen erforderlichen Auskünfte zu erteilen und entsprechende Nachweise vorzulegen. Zu diesen Zwecken werden die Daten im Fall der Gewährung eines Stipendiums für die Dauer von sechs Jahren nach Ende der Förderung gespeichert. Soweit Ihre Bewerbung in diesem Auswahlverfahren keinen Erfolg hat, speichern wir Ihre Daten maximal 13 Monate. Nach Ablauf dieser für uns verpflichtenden Frist werden Ihre Daten automatisch datenschutzgerecht gelöscht. Uns ist bewusst, dass es sich bei den Angaben teilweise um höchst vertrauliche Informationen handelt; einige der Angaben (z.b. über Krankheiten, Migrationshintergrund) sind auch sogenannte besondere Arten personenbezogener Daten gemäß 4 Absatz 3 Datenschutzgesetz NRW (DSG NRW). Ihre Daten werden stets vertraulich behandelt und, gemeinsam mit unserem IT-Dienstleister Intevation GmbH, die auch vom BMBF mit der Software-Entwicklung beauftragt worden ist, verarbeitet. Die Server des Online-Bewerbungsportals werden von der Intevation GmbH betreut und stets mit aktuellen technischen Sicherheitsmaßnahmen geschützt. Ihre Daten werden nur innerhalb von Deutschland verarbeitet. Auch die Mitglieder der Auswahlkommissionen sind selbstverständlich zur Verschwiegenheit verpflichtet. Seite 5 von 9

6 An die Stiftung Studienfonds OWL z. Hd. Fabian Klipsch Warburger Straße Paderborn 3. Teilnahmeerklärung Deutschlandstipendium der Stiftung Studienfonds OWL und der Fachhochschule Bielefeld Die Teilnahmeerklärung ist Bestandteil Ihrer Bewerbung. Bitte senden Sie diese sowie die folgende Seite mit der Lese-Bestätigung der Förderrichtlinien als Original eigenhändig unterschrieben an die Stiftung Studienfonds OWL. Name, Vorname: Geburtsdatum: Hochschule: Fachbereich / Fakultät: (bei Studienanfängern: voraussichtliche Hochschule) Hiermit bestätige ich die Richtigkeit und Vollständigkeit meiner in der Stipendienbewerbung gemachten Angaben sowie die Echtheit aller online und in Papierform übermittelten Nachweise. Mir ist bekannt, dass bei falschen Angaben die Förderung widerrufen werden kann und ggf. bereits erhaltene Mittel zurückzuzahlen sind. Zudem versichere ich, dass ich den Datenschutzhinweis der Erklärung zum Deutschlandstipendium zur Kenntnis genommen habe. Ich kann die Verarbeitung meiner Daten jederzeit widerrufen, sodass meine Daten unverzüglich gelöscht und die eingereichten Unterlagen datenschutzgerecht vernichtet werden. Im Falle eines Widerrufs kann das beantragte Stipendium nicht oder nicht mehr gewährt werden. Ort, Datum Unterschrift Bewerberin / Bewerber Seite 6 von 9

7 Förderrichtlinien der Stiftung Studienfonds OWL für die Vergabe von Deutschlandstipendien Die Stiftung Studienfonds OWL hat zusätzlich zu der Bewerbungsvereinbarung Förderrichtlinien für die Vergabe von Deutschlandstipendien für deutsche und ausländische Studierende erlassen. Diese Förderrichtlinien finden Sie auf Ihre Bewerbung wird nur dann zum Verfahren zugelassen, wenn Sie diese gelesen und dies hier durch Ihre Unterschrift bestätigt haben. Ich versichere, dass ich die Förderrichtlinien zum Deutschlandstipendium der Stiftung Studienfonds OWL gelesen und verstanden habe. Ort, Datum Unterschrift Bewerberin / Bewerber Zusatzfragen Bitte beantworten Sie zusätzlich folgende für die Bewerbung relevante Fragen handschriftlich: 1. In welchem Studiengang sind Sie im kommenden Wintersemester eingeschrieben? 2. In welchem Hochschulsemester studieren Sie im kommenden Wintersemester? 3. In welchem Fachsemester studieren Sie im kommenden Wintersemester? 4. Studieren Sie in Kooperation mit einem Unternehmen (z.b. dual)? Wenn ja, mit welchem? 5. Haben Ihre Mutter oder Ihr Vater an einer Hochschule studiert? Seite 7 von 9

8 4. Technische Hinweise zur Online-Bewerbung Start Bevor Sie zur eigentlichen Eingabemaske gelangen, müssen Sie die drei Pflichtfelder anklicken, deren Inhalte Sie damit akzeptieren und bestätigen. Sie haben nun die Möglichkeit, eine neue Bewerbung zu beginnen, eine zwischengespeicherte Bewerbung fortzusetzen oder für eine bereits eingereichte Bewerbung Anlagen nachzureichen. Speichern, Bearbeiten und Absenden des Bewerbungsformulars Falls Sie nicht gleich alle geforderten Angaben machen, können Sie Ihre Bewerbung auf Ihrem Computer lokal zwischenspeichern (als.xml-datei, Anleitung siehe unten). Später können Sie die Datei wieder öffnen, d. h. weiter ausfüllen. Egal wie oft Sie Ihre Bewerbung bearbeiten/ergänzen: Schicken Sie das Formular nur einmal ab (linker Reiter unter Zusammenfassung > Bewerbung abschicken ). Bei versehentlich mehrfach gesendeten Bewerbungen wird für die Auswahl die bei der Stiftung Studienfonds OWL zuletzt eingegangene Version herangezogen. Beendigung und Zwischenspeichern einzelner Seiten Wenn Sie die Eingabe Ihrer Daten auf einer Seite beendet haben, sichern Sie diese mit dem Feld Übernehmen und weiter. Sie gelangen dann automatisch zum nächsten Abschnitt. Grundsätzlich können Sie auch zwischendurch mit Klicken auf Übernehmen Ihre Daten speichern und mit dem linken Reiter unter Inhalt zum jeweils gewünschten Abschnitt navigieren. Manchmal ist das Übernehmen von Daten sogar notwendig, um weitere Eingabefelder zu eröffnen (bspw. für die Eingabe einer sonstigen Hochschulzugangsberechtigung ). Sollten Sie den Bewerbungsvorgang unterbrechen und sich ausloggen wollen, um zu einem späteren Zeitpunkt mit der Bewerbung fortzufahren, so ist es zwingend notwendig, dass Sie die komplette Bewerbungsdatei als.xml- Datei auf Ihrem Computer zwischenspeichern. Klicken Sie hierzu auf Speichern unter dem Punkt Bewerbungsdatei. Später können Sie diese.xml-datei wieder auf den Bewerbungsserver laden ( Bewerbung fortsetzen ) und weiter ausfüllen. Sie haben auch im eigentlichen Bewerbungsformular noch die Option, eine bereits gespeicherte Bewerbung auf den Bewerbungsserver zu laden (unter dem Punkt Bewerbungsdatei auf Laden klicken). WICHTIGER HINWEIS: Wenn Sie Ihre Bewerbung nicht auf einem privaten, sondern öffentlich zugänglichen PC bearbeiten, achten Sie unbedingt darauf, keine persönlichen Daten lokal zu speichern, sondern bringen Sie ein eigenes Speichermedium mit. Sonst können Ihre Daten jederzeit von allen eingesehen werden, die diesen PC ebenfalls nutzen. Hochladen der Anlagen Die Anzahl der möglichen Anlagen ist aus technischen Gründen auf zehn Dateien begrenzt, deren Gesamtgröße auf max. 20 MB beschränkt ist. Sie können mehrere Dokumente in einem PDF zusammenfassen. Achten Sie beim Scannen/der Konvertierung ins PDF-Format auf eine entsprechende Dateigröße (beeinflussbar durch die verwendete Software/Qualität/Komprimierung). Alle Dokumente müssen wie auf Seite 2 folgend (Anleitung zur Bewerbung) beschrieben gegliedert werden sowie in der angegebenen Reihenfolge auf den Bewerbungsserver geladen werden. Nachreichen von Anlagen Sie können auch Ihrer bereits abgesendeten Online-Bewerbung nachträglich, jedoch innerhalb der Bewerbungsfrist, noch Anlagen anfügen (Startseite der Onlinebewerbung > Anlagen nachreichen ). Nach Ablauf der Bewerbungsfrist können keine Anlagen mehr hochgeladen werden. Ein Nachreichen etwa per ist nicht möglich und wird von der Stiftung Studienfonds OWL nicht akzeptiert. Seite 8 von 9

9 Unmittelbar nach Absenden des Online-Formulars erhalten Sie die mpuls_s-kennung, eine 39-stellige Seriennummer. Diese Nummer wird gebraucht, um ggf. nachgereichte Bewerbungen zuordnen zu können. Bewahren Sie diese Kennung bitte sorgfältig auf, da sie auch im Falle einer Stipendienbewilligung für einen eventuellen Verlängerungsantrag/Leistungsüberprüfung im Folgejahr benötigt wird. Abschluss und Ausdruck der Bewerbung Denken Sie daran, die fertig ausgefüllte Bewerbung im System abzusenden. Bei erfolgreicher Übermittlung erscheint folgender Wortlaut: Die Bewerbung wurde abgeschickt. Ihre Bewerbung wurde inkl. angehängter Dateien erfolgreich an die Hochschule übermittelt. Bitte beachten Sie, dass Sie keine automatische Eingangsbestätigungs- erhalten werden. Drucken Sie direkt nach dem Absenden Ihre Bewerbung für Ihre Unterlagen aus. Open-Source Programme zur PDF-Erstellung: CIB pdf brewer: PDF online erstellen: So erzeugen Sie kleine PDF-Dateien: Um ein PDF zu verkleinern, machen Sie von Ihrem bereits erzeugten PDF eine Kopie, speichern diese und verringern dann bei der Ausgabe in den Drucker-Eigenschaften die DPI-Zahl, also die Auflösung. Je geringer die Auflösung, desto kleiner die Dateigröße. Das ist dann am einfachsten, wenn Sie die Ursprungsdatei zur Hand haben, denn dann können Sie das PDF noch einmal mit verringerter Auflösung erstellen. Es funktioniert aber auch, wenn Sie lediglich das PDF auf dem Rechner haben: Öffnen Sie das PDF mit Ihrem Reader, und klicken Sie auf "Datei" und "Drucken". Wählen Sie aus der Druckerliste ein anderes PDF Programm. Verringern Sie in den Eigenschaften die DPI-Zahl. Dadurch verschlechtert sich zwar die Qualität, gleichzeitig schrumpft aber die Dateigröße spürbar. Klicken Sie auf "Drucken", um das neue PDF zu erstellen. Seite 9 von 9