Project and Portfolio Management für innovative Unternehmen

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1 WHITE PAPER November 2010 Project and Portfolio Management für innovative Unternehmen Schnellere Rendite aus Innovationen James Ramsay Leitender Berater, Governance EMEA

2 Inhaltsverzeichnis Einführung 03 Erfolgreiches Innovationsmanagement Die Notwendigkeit von Project and Portfolio Management (PPM) 05 CA Clarity PPM Kurzdarstellung der Lösung 08 Die Vorteile von PPM 11 Informationen zum Autor 11 Fazit 12

3 Einführung Auch unter schwierigen wirtschaftlichen Bedingungen sind Innovationen von Produkten und Services wichtigste Faktoren für eine höhere Rentabilität, eine bessere Wettbewerbsposition und Unternehmenswert. Um ihre Performance zu steigern, haben sich viele Unternehmen auf die Optimierung ihrer Produktentwicklungsprojekte konzentriert. Im Zuge dessen haben sie neue strukturierte Entwicklungsprozesse eingeführt und verstärkt in Technologie investiert, um eine korrekte Abwicklung sicherzustellen. So können sie Produkte relativ effektiv am Markt einführen, aber können sie sicher sein, dass sie auch die richtigen Innovationen umsetzen, um die Anforderungen des Marktes und der Kunden zu erfüllen? Oder dass ihre Produktportfolios über die richtige Mischung verfügen, um die erforderliche finanzielle Performance sicherzustellen? Um ihre Wettbewerbsfähigkeit zu behaupten und ihre Performanceziele zu erreichen, müssen Unternehmen bei Innovationen dafür Sorge tragen, dass sie Projekte nicht nur auf die richtige Weise abwickeln (z. B. effektive Entwicklungsprojekte), sondern auch in die richtigen Projekte investieren (richtiger Produktmix für eine nachhaltige finanzielle Performance). Dies gilt für alle Produktinnovationen von der Einführung neuer Produktangebote über die Erneuerung einer Marke oder die Erweiterung einer Produktlinie bis hin zur Einführung neuer Services wie Online-Vertriebskanäle. Ein Großteil der Produktinnovationen ist heute immer noch von einer hohen Misserfolgsquote, versäumten Fristen, übermäßigen Nacharbeiten und Kostenüberschreitungen geprägt. Unabhängige Analysen zahlreicher Branchen belegen, dass die meisten Unternehmen von der Rendite ihrer Investitionen in Innovationen nach wie vor enttäuscht sind. Dies zeugt im Grunde genommen von mangelnder Governance im Innovationsprozess, insbesondere was das Management und die Optimierung des Produktportfolios anbelangt. Folgende Hindernisse stehen erfolgreichen Innovationen häufig im Wege: Mangelnde Transparenz des Gesamtportfolios Probleme bei der Auswahl der richtigen Vermarktungschancen Produkte und Services, die nicht den Anforderungen der Kunden entsprechen Fehlende Kennzahlen zur Performance des Innovationsaufwands Keine objektiven Methoden für die Prioritätensetzung Zu viele Projekte, die die verfügbaren Ressourcen überlasten Unfähigkeit, schlechte Projekte frühzeitig zu erkennen und abzubrechen Hohe Verwaltungskosten Speicherung wichtiger Informationen in vielen Formaten bzw. Silos 3

4 Infolge dieser Hindernisse sind viele Unternehmen nicht in der Lage, folgende Fragen zu beantworten: Wie sieht unsere Performance im Hinblick auf unsere strategischen Innovationsziele aus? Welcher Produktmix ist für uns optimal? Welche Marktchancen sollten wir wahrnehmen, passt das zu unseren aktuellen Investitionen? Wo stehen wir im Vergleich zu unseren Mitbewerbern? Passt diese Idee zu unserer Geschäftsstrategie? Wie sieht das Produkt im Vergleich zu anderen Ideen aus? Was sind die wichtigsten Kundenanforderungen? Welchen Status haben meine Entwicklungsprojekte? Verfügen wir über ausreichend Kapazität und Budget, um unsere Projekte plangemäß abzuschließen? In diesem Dokument wird erörtert, warum die Einführung einer Project and Portfolio Management- Lösung (PPM) so wichtig ist, um die üblichen Hemmnisse bei Innovationen zu überwinden und die Innovationskraft von Unternehmen zu steigern. 4

5 Erfolgreiches Innovationsmanagement Die Notwendigkeit von Project and Portfolio Management Jedes Unternehmen ist bestrebt, kontinuierliches Umsatzwachstum und Ausbau seiner Marktanteile zu erreichen und die Kosten im Griff zu behalten, um die Gewinne zu maximieren. Dabei wird es immer wichtiger, dass Produkte und Services die Anforderungen und Prioritäten der immer besser informierten Kunden erfüllen, und dass Unternehmen sich dem dynamischen Geschäftsumfeld und neuen Markttrends flexibel anpassen können. Um das zu erreichen, müssen drei grundlegende Aspekte aufeinander abgestimmt werden: das Produkt- und Serviceportfolio, das Portfolio der Entwicklungsprojekte (unter der Annahme, dass alle Produkte/Services als Projekte beginnen) und die Ressourcen (Personen und finanzielle Mittel) für die Innovationsaktivitäten. Die Innovationspyramide Die Innovationspyramide oben zeigt die Ebenen eines typischen Unternehmens mit Schwerpunkt auf Innovationen. 5

6 Die operative Ebene ist für die praktische Umsetzung der Produktentwicklungsprojekte zuständig. Hier geht es um die richtige Durchführung der Projekte, d.h. Qualität der Umsetzung, Verkürzung der Projektzyklen und Senkung der Produktentwicklungskosten. Effiziente Prozesse und ein geeignetes Maß an Kontrolle sind ausschlaggebend für eine fristgerechte, einheitliche und prognostizierbare Markteinführung. Die Ebene Management liefert die Strategie, die von der Unternehmensführung festgelegt wurde. Der Schwerpunkt ist hier sicherzustellen, dass alle Entwicklungsprojekte an der Firmenstrategie ausgerichtet sind und die richtigen Ressourcen für die Chancen mit dem größten Nutzenpotenzial bereitgestellt werden. Auf der strategischen Ebene steht die Optimierung der Unternehmensportfolios, einschließlich des Produktportfolios, im Vordergrund. Das Produktportfolio ist Ausdruck der Geschäftsstrategie. Beim Produktportfoliomanagement geht es um optimierte Investitionen und Innovationsressourcen. Dies ist entscheidend für die Steigerung des Umsatzes, den Ausbau von Marktanteilen und eine schnellere Amortisierung. Unternehmen operieren nicht isoliert in einem Vakuum. Wer erfolgreich sein will, muss schnell und effektiv auf ein sich schnell veränderndes Umfeld reagieren können. Dies setzt eine flexiblere Unternehmensführung voraus, um neue Markttrends nutzen zu können und besser auf Herausforderungen durch Mitbewerber und die Auswirkungen immer strengerer Gesetze vorbereitet zu sein. Die Unternehmensführung muss in der Lage sein, schnellere und fundiertere Entscheidungen zu treffen. Dazu benötigt sie Transparenz des Innovationsprojektportfolios im gesamten Unternehmen und muss Strategie und Schwerpunkte auf allen Ebenen des Unternehmens besser kommunizieren können. Innovationssilos Die meisten Unternehmen halten sich für effektiv bei der Markteinführung neuer Produkte, da sie die operative Ebene verbessert haben. Diese Unternehmen haben erkannt, dass Produktinnovation ein Geschäftsprozess ist, der sich wie alle anderen Geschäftsprozesse mithilfe von Technologie optimieren lässt. Folglich haben sie einiges in neue Systeme und die Einführung neuer, strukturierter Entwicklungsprozesse investiert, um sicherzustellen, dass alles richtig verläuft. Ein Großteil dieser Investitionen entfiel für gewöhnlich auf Enterprise Resource Planning (ERP) und Product Lifecycle Management (PLM). ERP wird für das Finanzmanagement eingesetzt, PLM für die detaillierte Produktdefinition und die Fertigungsweise dieser Produkte. Jedoch gehören wichtige Bereiche der Produktinnovation wie strategisches Portfoliomanagement, Pipelineplanung, Risikomanagement und Projektmanagement nicht zu den Kernfunktionen von ERP- oder PLM-Systemen. Um die Ebene Management und die Investitionsentscheidungen zu unterstützen, mussten die Unternehmen ihre enormen Systeminvestitionen um zahlreiche Einzellösungen, Excel-Tabellen und PowerPoint-Präsentationen erweitern. Dadurch entstand eine fragmentierte IT-Landschaft, mit der sie ihre Innovationstätigkeit unterstützen wollten. Viele Hindernisse, die Innovationen im Wege stehen, sind die direkte Folge solcher Innovationssilos. Sie führen wiederum zu ineffizienten Management- und Entscheidungsfindungsprozessen, d. h., Entscheidungen zu Innovationschancen werden auf der Grundlage unvollständiger oder ungenauer Informationen getroffen. 6

7 Project and Portfolio Management Project and Portfolio Management (PPM) ist die wichtigste Geschäftsprozessdisziplin, um Governance in den Innovationsprozess einzubringen und die Amortisierung und den Investitionsertrag zu optimieren durch Anlehnung des Innovationsportfolios an die Unternehmensstrategie und durch ein ausgewogenes Verhältnis von Kosten, Ressourcen und Geschäftsrisiken. Da PPM die strategische Portfolioplanung und die Neuproduktentwicklung (Management des Produkt-, Projekt- und Ressourcenportfolios) zusammenführt, bietet es Unternehmen die erforderliche Flexibilität, Transparenz und Kontrolle, um eine effektive Innovationskraft zu entfalten. Dadurch wird ein kreativer Prozess gefördert, anstatt alles in ein enges Managementkorsett zu schnüren. 7

8 CA Clarity PPM Kurzdarstellung der Lösung CA Clarity Project and Portfolio Management (CA Clarity PPM) ist von unabhängigen Analysten als derzeit branchenführende PPM-Lösung anerkannt. CA Clarity PPM bietet für alle Aspekte der Innovationspyramide eine einzige, integrierte Lösung. So sind Unternehmen besser in der Lage, sich ergebende Chancen richtig zu bewerten und die richtigen Produkte und Services unter Einsatz der richtigen Ressourcen fristgerecht, konsistent und prognostizierbar zu entwickeln. Wichtige Funktionen der Lösung Strategische Planung und strategisches Produktportfoliomanagement Ideenmanagement Markteinführungsmanagement (Stage-Gate-zertifiziert) Pipeline- und Ressourcenmanagement Anforderungsplanung Allgemeiner Überblick über die Lösung Wie sieht unsere Performance aus? Die Dashboards von CA Clarity PPM liefern KPIs zur Performance des Unternehmens in Echtzeit, z. B. durchschnittliche Markteinführungszeit, Anteil termingerechter Einführungen, prozentualer Umsatz neuer Produkte usw. Die Dashboards von CA Clarity PPM enthalten nicht nur Informationen der CA Clarity PPM-Lösung selbst, sondern können auch Daten aus anderen Unternehmenssystemen integrieren. So steht dem Benutzer eine zentrale Plattform zur Verfügung, von der er die benötigten Informationen abrufen kann. Welche Marktchancen sollten wir wahrnehmen, passt das zu unseren aktuellen Investitionen? Mit CA Clarity PPM können Unternehmen analysieren, welche Marktchancen lohnend sind und sie mit bereits getätigten Investitionen vergleichen. 8

9 Wo stehen wir im Vergleich zu unseren Mitbewerbern? CA Clarity PPM kann Unternehmen auch bei Wettbewerbsvergleichen unterstützen. Passt diese Idee/Chance zu unserer Geschäftsstrategie? Wie sieht das Produkt im Vergleich zu anderen Ideen aus? Im Rahmen des Planungsprozesses muss ermittelt werden, wie gut Chancen mit der Unternehmensstrategie vereinbar sind und wie sie im Vergleich dastehen. CA Clarity PPM ermöglicht die Bewertung einer Chance anhand benutzerdefinierbarer Kennzahlen. So können mögliche Innovationsinvestitionen auf Vergleichsbasis beurteilt werden, was objektivere Entscheidungen fördert. Welches ist der optimale Produktmix für die Zukunft? CA Clarity PPM erleichtert die Analyse der Innovationsinvestitionen. Unternehmen können mithilfe leistungsstarker Was-wäre-wenn- Szenarien und Efficient Frontier- Funktionen ihre Produkt- und Serviceportfolios optimieren. 9

10 Was ist der Status unserer Produktentwicklungsprojekte? Durch die Verknüpfung der Top-down- Portfolioplanung mit einem Bottom-up- Stage-Gate-Prozess ermöglicht CA Clarity PPM die schnelle Anzeige des Status der Produktentwicklungspipeline. Welche Performance haben meine Produkte während ihres wirtschaftlichen Lebenszyklus? CA Clarity PPM liefert eine umfassende Sicht auf das Produktportfolio. Benutzer können schnell die Details zu Produktfamilien oder Einzelprodukten einsehen. Dazu gehört auch die Möglichkeit, sich Kosten und Leistungspläne im Vergleich zum tatsächlichen Umsatz anzuschauen, um die Rentabilität der Produkte während des gesamten Lebenszyklus nachzuvollziehen. Reichen Ressourcen und Budget aus? Durch ein umfassendes Programm-, Projekt- und Ressourcenmanagement können mit CA Clarity PPM die Ressourcennutzung verbessert und die Entwicklungskosten gesenkt werden. So wird sichergestellt, dass Entwicklungsprojekte effizient mit weniger Verschwendung durchgeführt werden. Prozessautomatisierung CA Clarity PPM enthält eine leistungsstarke Workflow-Engine für die Automatisierung von Geschäftsprozessen, um den Verwaltungsaufwand zu senken und die Prozesseffizienz zu erhöhen. 10

11 Die Vorteile von PPM Für hohe Performance ist eine erstklassige PPM-Lösung erforderlich, die neben ERP- und PLM-Lösungen in die Innovationssystemarchitektur integriert ist. Mit PPM-Lösungen lassen sich die meisten Hindernisse überwinden, die Innovationen im Wege stehen. Mit CA Clarity PPM kann Ihr Unternehmen reproduzierbare, profitable Innovationen hervorbringen. Hier einige Beispiele für die Vorteile, die sich mit der Lösung realisieren lassen: Informationen zum Autor James Ramsay verfügt über zehn Jahre Projekterfahrung im Bereich Product Lifecycle Management bei führenden globalen Unternehmen in vielen verschiedenen Branchen, z. B. Konsumgüterindustrie, Hightech- und Elektronikindustrie, Einzelhandel und Life Sciences. Bei CA Technologies liegt sein Schwerpunkt auf CA Clarity PPM und der Zusammenarbeit mit neuen und bestehenden Kunden mit dem Ziel, die Prozesse von Produktportfoliomanagement und Neuproduktentwicklung zu verbessern. Vor seiner Tätigkeit in der Softwarebranche war James Ramsay IT-Manager bei einem großen internationalen Textilhersteller. James Ramsay hat einen Abschluss in Wirtschaftsinformatik an der University of Northumbria. 11

12 Fazit Mangelnde Transparenz des Innovationsprozesse können Sie sich auf keinen Fall leisten. Ebenso wenig sollten Sie das Risiko eingehen, wichtige Investitionsentscheidungen auf der Basis unvollständiger, ungenauer und veralteter Daten zu treffen. Um mit Ihrer Innovationsstrategie erfolgreich zu sein, brauchen Sie ein besseres Governance-Framework. Nur so können Sie den Innovationsprozess unterstützen und das Produktentwicklungsportfolio an Ihrer Unternehmensstrategie ausrichten. Sie müssen den durch Ihre Ressourcen generierten Wert maximieren, die Umsetzung optimieren und sicherstellen, dass der kreative Prozess nicht durch das Managementkonzept eingeengt wird. Bessere Governance bei Innovationen lässt sich mit einer PPM-Lösung erreichen, die die erforderliche Flexibilität, Transparenz und Kontrolle während des Entwicklungslebenszyklus bietet, damit Sie Ihre Innovationskraft effektiv entfalten können. Mit CA Clarity PPM können Sie sicherstellen, dass Sie die richtigen Produkte zum richtigen Zeitpunkt entwickeln. Sie können Ihre Entwicklungskosten senken und die Entwicklungsressourcen für Projekte mit dem höchsten Nutzenpotenzial einteilen. 12

13 CA Technologies ist Anbieter von IT-Management-Software und -Lösungen mit Erfahrung in allen IT-Umgebungen, von Mainframes und physischen Systemen bis zu virtuellen Systemen und Cloud Computing. CA Technologies verwaltet und schützt IT-Umgebungen und ermöglicht den Kunden die Bereitstellung flexiblerer IT-Services. Die innovativen Produkte und Services von CA Technologies bieten den Überblick und die Kontrolle, die IT-Organisationen zur Unterstützung geschäftlicher Flexibilität benötigen. Die meisten Fortune Global 500-Unternehmen nutzen Managementlösungen von CA Technologies für ihre wachsenden IT-Ökosysteme. Weitere Informationen finden Sie auf der Website von CA Technologies unter ca.com. Copyright 2010 CA Technologies. Alle Rechte vorbehalten. Alle erwähnten Marken, Handelsnamen, Dienstleistungsmarken und Logos sind Eigentum der jeweiligen Unternehmen. Dieses Dokument dient nur zur Information. CA Technologies übernimmt keine Verantwortung für die Richtigkeit oder Vollständigkeit der Informationen. Im Rahmen geltender Gesetze liefert CA Technologies dieses Dokument ohne Mängelgewähr und übernimmt keinerlei Gewährleistung, insbesondere in Bezug auf die stillschweigende Gewährleistung der Marktgängigkeit, der Eignung für einen bestimmten Zweck und der Nichtverletzung von Rechten Dritter. In keinem Fall haftet CA Technologies für Verluste oder unmittelbare oder mittelbare Schäden, die aus der Verwendung dieses Dokumentes entstehen. Dazu gehören insbesondere entgangene Gewinne, Betriebsunterbrechung, Verlust von Goodwill oder Datenverlust, selbst wenn CA Technologies über die Möglichkeit solcher Schäden informiert wurde. CS0189_1110