Faktencheck. progros Studie Einkauf in der Hotellerie 2016

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1 Faktencheck progros Studie Einkauf in der Hotellerie 2016 Prof. Dr. Christian Buer Top Supply 2016 Bonn, 13. September 2016

2 Inhalt 1. Die Grundlagen Ausgangslage, Ziel der Studie, Methode & Vorgehensweise 2. Die Ergebnisse - Der Einkauf im Hotel - Die Lieferanten - Die Bestellprozesse - Die Erfolgskontrollen und -optimierung - Die Optimierung Herausforderung der Aus- und Weiterbildung 3. Fazit & Ausblick

3 Ausgangslage & Ziel der Studie Grundlage der Studie progros initiierte die regelmäßig durchgeführte Einkaufsuntersuchung als Kontinuitätserhebung der Situation des Einkaufs und deren Einkaufsprozesse in der Hotellerie Hierbei werden folgende Fragen beantwortet: Wie ist die aktuelle Situation und die Verhaltensweise des Einkaufs in der Hotellerie? Wie sind die Einkaufs- und Bestellprozesse der Hotelbetriebe? Welche Veränderungen wurden zur Vorgängerstudie festgestellt? Welche Trends lassen sich aus den Erhebungen ableiten? Welche Schwerpunkte der Handlungen ergeben sich?

4 Methode & Vorgehensweise Grundlage der Studie Die bisherigen Erhebungsschwerpunkte wurden fortgeführt. Erhebung bei den Mitgliedsbetrieben der IHA, der HDV und der FMBA sowie der progros bekannten Hotelbetriebe (n= Hotelbetriebe) Mit 2,3% Rücklaufquote konnte das Niveau aus früheren Erhebungen (4%-5%) erreicht werden. Keine signifikanten Unterscheidungen von Betriebstyp, Lage des Objektes und Zugehörigkeit zur Kette bzw. Mitgliedsbetrieb einer Einkaufsgesellschaft. Abgleich der Erhebungen mit der Nacherhebung von Prozesskostenanalysen in Hotels

5 Der Einkauf im Hotel Die Ziele des Einkaufes: Einkaufsziele der Hotelbetriebe Die Einkaufskosten liegen mit 25,8% in Relation zu den Gesamtkosten rd. 4,8%-Punkte niedriger als in der Studie 2012/2013 (Verbrauch, F&B) Priorität 1: Kostensenkung (77% der Betriebe) und Qualitätssteigerung (62%) Priorität 2: Kostenvermeidung (60%) und Einkaufsprozessoptimierung (59%) Priorität 3: Reduktion von Lieferanten (50%), Schaffen von Transparenz (33%) und Einkauf von nachhaltigen Produkten (29%). Kostensenkung Qualitätssteigerung der Verbesserung der Einkaufsabläufe Vermeidung von Reduzierung der Lieferanten Erhöhung der Transparenz Einkauf nachhaltiger Produkte andere Zahl der Hotelbetriebe (Mehrfachnennung) n = 108

6 Der Einkauf im Hotel Einkaufsverantwortung im Hotel Der Einkauf zunehmend mit Unterstützung durch übergeordnete Anbieter gesteuert (22%) und an den Bedarfsträger übertragen (29%) Der Einkauf nach Warengruppen (18%) nimmt an Bedeutung ab Organisation des Einkaufs im Hotel / zugeteilte Einkaufsverantwortung (Entwicklung ) Der Einkauf ist zentral für das Hotel organisiert Der Einkauf ist nach Warengruppen organisiert Der Einkauf obliegt der Hotelleitung % 20% 40% 60% 80% 100% Der Einkauf ist zentral über die übergeordnete Hotelkette / Zentrale organisiert

7 Der Einkauf im Hotel Selbsteinschätzung des Einkaufens im Hotel 57% der Hoteldirektion sind sich nicht sicher bzw. wissen es, dass diese nicht optimal Einkaufen 25% bzw. 26% der Mitarbeiter bzw. Abteilungs- und Bereichsleiter wissen, dass der Einkauf nicht optimal ist. Dies bei Ø 4,6 Mitarbeiter mit Einkaufsverantwortung (=8% der Ø Mitarbeiterzahl {58}) Selbsteinschätzung des Einkaufes im Hotel: Wir kaufen optimal ein Mitarbeiter Abteilungs-/Bereichsleiter Hoteldirektion/-leitung 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% n = 84 ja nein nicht sicher

8 Die Lieferanten Die Lieferanten in einem Hotel Die Sortimentsbreite Lebensmittel hat in Relation zu Getränke höhere Bedeutung. = Effizienzsteigerung im Getränkebereich Im Schnitt hat jedes Hotel Lieferanten. In 2016 hat sich dies auf Ø 45 Lieferanten halbiert! Die Bandbreite der Anzahl der Lieferanten je Hotel lag zwischen 3 Lieferanten bis 220 Lieferanten Verteilung der durschnittlichen Zahl der Lieferanten/ Hotelbetrieb nach Produktgruppen 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Mehrfachnennung n=69 Lebensmittel Alkoholfreie Getränke Alhoholhaltigen Getränke

9 Bedeutung der Kriterien zur Auswahl / Entscheidung für einen Lieferanten > 80% > 70% > 50% < 50% Lieferant liefert in gleichbleibender Qualität Vollständige Bestellung inkl. fehlerfreier Rechnungsstellung Lieferung erfolgt zum vereinbarten Termin Lieferant führt kurzfristiger Bestellungen aus (Flexibilität) Zahlungsbedingungen Lieferanten bieten Rückvergütungen an Stückkosten, d.h. der Einkaufspreis der einzelnen Produkte Regionale Produkte im Sortiment Sortimentsbreite und Sortimentstiefe Gesamtkosten des Einkaufs, d.h. inkl. Zusatzleistungen Elektronische Bestellund und Rechnungsstellung Bereitschaft, Menge in der Bestellung anzupassen Qualität der Außendiestbetreuung Bestellung über online-platform möglich Regionale Nähe des Lieferanten Angebotene Marken Nachhaltigkeitszertifizierung Bereitstellung von kostenlosem Equipment/Technik Zertifizierte Qualitäts- und Arbeitsstandards Angebotene Finanzierungen, Werbekostenzuschüsse Überregionale bzw. Nationale Abdeckung des Lieferanten Bioprodukte im Sortiment Ausweisen CO2-Bilanz 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Häufigkeit in % (n=84) sehr hohe hohe mittlere geringe keine

10 Die Lieferanten Lieferantengespräche: der Kontakt zwischen Hotel und Lieferanten 66% der Hotels führen Ø pro Monat zehn Lieferantengespräche, die durchschnittlich Minuten pro Gespräch dauern. 29% der Hotels führen keine Lieferantengespräche! 37% der Lieferantengespräche werden selten bzw. nie protokolliert! Zahl der Lieferantengespräche (Verhandlungen, Optimierungen, Leistungsgespräche) % 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Mehrfachnennungen (n 2012 = 69, n 2016 =76) keine bis bis bis 30 über

11 Die Bestellprozesse Wie wird in den Hotels eingekauft? Die Recherche-Methode = Bestellt- Methode ( , Telefon, Internet) wird zunehmend Order-Online-Shop und E-Procurement Hotels nutzen immer, häufig bzw. manchmal die Hilfsmittel für den Einkauf zu 75% und 58% das Internet, 56% Telefon und 52% E-Procurement, 50% den Order-Online-Shop, 32% das Fax, 18% Selbstabholung und 3% Brief Häufigkeit der Nutzung der Bestellwege in Hotels Internet e-procurement Telefon Online-Shop Lieferant Fax Selbstabholung Brief Skalierung nach Bedeutung (1 = nie / 5 = immer) Mehrfachnennung (n=97)

12 Die Bestellprozesse Der strukturierte Bestellprozesse... beginnt sich in der Hotellerie im Bewusstsein zu verankern. Standardisierung von Prozessen geht vor ad-hoc Aktionen! Der Einkauf in Hotellerie erfolgt durch den Bedarfsträger Der Einkauf in der Individualgastronomie erfolgt durch den Küchenleiter = Bedarfsträger (80% der Bestellungen) Angewandte Bestellverfahren und deren Anteil an den Gesamtbestellungen 0% 20% 40% 60% 80% 100% Mehrfachnennung (n 2012 = 73; n 2016 = 79) standardisierter Einkauf mit Rahmenverträge definierte, standardisierte ohne Rahmenvereinbarung Ad-hoc Bestellungen

13 Die Bestellprozesse Der Bestellintervall und die häufigkeit: ¾ der Hotels haben weniger als 20 Bestellungen pro Woche. Hotels mit Einkaufsanschluss: 20 Bestellungen/Woche; ohne 30 Betellungen/Woche bei gleicher Bestelldauer von 10 Minuten Die Zahl der Bestellung/Woche steht nicht positiv zum Umsatz (Mehr Bestellungen größerer Umsatz) Anzahl der Hotelbetriebe Bestellungen pro Woche Kategorisiert nach Zahl der Bestellungen < >100 Anzahl Bestellungen gruppiert (n=80)

14 Die Bestellprozesse Der Zeitaufwand der Bestellprozesse... Ist bei einem manuellen Prozess, mit Rahmenverträge, ist ca. 25% größer als bei einem vollautomatisierten Prozess und wurde bei einem manuellen und personenintensiven Prozess pro Bestellung mit rund 3,7 Stunden (inkl. Warenkontrolle) berechnet für einen Bestellvorgang ist Ø 1 h 24 min. Betriebe, mit einem systematisierten automatisierten Prozess, verwenden Ø 49 min. und damit 57% weniger Zeit Bedarfsermittlung & Bestandskontrolle: Erkennen von Versorgungslücke Antrag auf Einkauf; Prüfen auf Budget-Verfügbarkeit Auswahl von Angeboten / Angebotsvergleiche Lieferantenauswahl Verhandlung des Preises (individueller Preis) Bestellung Bestellüberwachung / Warenannahme / Abgleich von Bestellung inkl. Qualität mit gelieferten Waren Warenerfassung / Verarbeitungsprozess Rechnungs- und Lieferscheinprüfung Zahlungsabwicklung / Kreditorenmanagement

15 Die Bestellprozesse Die Prozesskosten einer Bestellung hängen ab von dem Grad der Automatisierungsgrad: Hotels mit größer gleich fünf Genehmigungsstufen und diese Bestellung mehrheitlich manuell ausführen, haben Prozesskosten von bis zu EUR 74/Bestellung Hotels mit teil-automatisierten Bestellprozesse und geregelter Einkaufsrichtlinien haben Ø Prozesskosten von EUR 39/Bestellung. Diese Kosten reduzieren sich um bis zu 25%, wenn der Einkaufsprozess mittels systematisierter automatisierter E-Procurement erfolgt auf Ø EUR 28/ Bestellung. War in früheren Prozesskostenanalysen das Bestellvolumen durchschnittlich bei EUR 313/ Bestellung, so ist in aktuellen Erhebungen dieser bei EUR 342/Bestellung. So sind die Prozesskosten zum durchschnittlichen Bestellvolumen in einer Bandbreite von 8% bis 21% des Bestellvolumen.

16 Die Einkaufskontrolle und Einkaufsoptimierung Findet eine Nacherhebung zum Einkauf statt? Das primär genutzte Instrument zur Kontrolle/ Optimierung ist bei 70% bzw. 62% der Hotels Rechnungskontrolle und Kennzahlenauswertung 48% der Hotels optimieren durch Einkaufsrichtlinien, 46% regelmäßige Kontrolle der Einkaufsprozesse bzw. Preisvergleiche im Internet, 44% nutzen eine WaWi, 39% führen regelmäßige Ausschreibungen aus und 37% nutzen die IT-Rechnungssysteme Der Kontroll- und Optimierungsprozess wird durch die Einführung von Richtlinien bestimmt! Regelmäßige Durchführung von Rechnungskontrollen Regelmäßige Ausschreibungen Umsetzung von Einkaufsrichtlinien 8% 9% 17% 39% 37% 49% 37% 70% 75% 0% 20% 40% 60% 80% Anteil Nennung Hotelbetriebe (n 2012 =73, n 2016 =107; Mehrfachnennungen)

17 Die Einkaufskontrolle und Einkaufsoptimierung Hilfsmittel, mit dem der Einkauf gesteuert wird: Hotels nutzen immer und häufig : Rahmen-/Lieferantenverträge (66%), Einkaufsrichtlinien (60%), Online Orderlisten (58%), e-procurement/wawi (53%) Die Hotels konzentrieren sich noch auf die Teilprozesse und sind preisfixiert Ein ganzheitlicher Prozess des Einkaufes ist noch nicht erkennbar! Häufigkeitsverteilung Instrumente / Hilfsmittel mit dem der Einkauf im Hotel gesteuert wird Lieferantenverträge/ Rahmenverträge mit zeitlich fixierten Preisen Herausgabe von schriftliche Einkaufsrichtlinien Nutzen von Orderlisten/ Vorlage "online" Nutzen eigenes E-Procurement/ Warenwirtschaftssystem Festgelegte Warenannehmezeiten Nutzen von Orderlisten/ Vorlage "Fax" Festgelegte Warenausgabezeiten Aktionsgebote Lieferanten 0% 20% 40% 60% 80% 100% immer häufig manchmal selten nie

18 Die Einkaufskontrolle und Einkaufsoptimierung Critical Path Procurement Hotels : Es bleibt dabei! Kostensenkung bei 93% aller Hotels als Erfolgsgarant! 88% der Hotels differenzieren sich durch die Qualität 67% sehen den Prozess mit den Lieferanten als Faktor 66% die Nachhaltigkeit, 61% die Technologie und 57% die innovativen Konzepte als Merkmale für den Wettbewerb Merkmale / Kriterien des Einkaufs in der Hotellerie um zukünftig wettbewerbsfähig zu bleiben Kostensenkung im Einkauf Qualitätssteigerung eingekaufter Waren und Dienstleistungen Liefer- u. Leistungeerstellung stärker mit Lieferanten Koordinieren Technologiesprünge im Einkauf Entwicklung innovativer Konzepte im Einkauf nachhaltige Beschaffung von Produkten und Dienstleistungen 1,0 2,0 3,0 4,0 5,0 (1 sehr hohe Bedeutung / 5 = keine Bedeutung) Mehrfachnennung; n-2010 = 58, n-2012 = 63; n-2015 =

19 Die Optimierung Herausforderung der Aus- und Weiterbildung Besteht das Bewusstsein für den Einkauf? Angebot für Weiterbildungsmaßnahmen der Hotels zur Erhöhung der Einkaufskompetenz mehr als die Hälfte der befragten Betriebe bieten eine Weiterbildung im Einkauf an. Das Bewusstsein für den Einkauf ist unverändert! % 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% n 2010 =58, n 2012 =63, n = 81 Angebot an Weiterbildung Kein Angebot an Weiterbildung

20 Das Fazit / Die Zusammenfassung Qualität und Kostenreduktion entscheiden über den Einkauf; Nachhaltigkeit und Transparenz geringe Bedeutung 57% der Hoteldirektion sind sich nicht sicher bzw. wissen, dass diese nicht optimal Einkaufen Zunehmendes Bewusstsein des systematisierten Einkaufs (Hotels nutzen immer und häufig : Rahmen-/Lieferantenverträge (66%), Einkaufsrichtlinien (60%), Online Orderlisten (58%), e- Procurement/WaWi (53%)) Jedes Hotel führt Ø 60 Std. Lieferantengespräche p. a., wovon 37% selten bzw. nie protokolliert sind! Prozesskosten / Bestellung: manuell EUR 74, teil-automatisiert EUR 39, vollautomatisiert EUR 28 bei Ø Bestellvolumen pro Bestellung von EUR 342 Steigendes Bewusstsein für Einkauf als einzelnes; es fehlt die Bewertung des Einkaufs als ganzheitlicher Wirtschaftsfaktor im Hotel. Die Einsparungspotentiale im Einkauf liegen vorwiegend in den Prozessen!

21 Der Ausblick Zunehmender Spagat zwischen Qualitätsforderung der Gäste bei Kostenkontrolle/-einsparung! Einsparungen liegt nicht im Preis, günstigerem Produkt oder geringere Warenmengen Lösung Prozesskostenreduktion: Online-based Beschaffung und Expertbegleiteter Einkaufs- und Auswahlprozess (à Total Cost of Ownership) Drei Schritte zum optimalen Einkauf: Systematisieren à Prozesse optimieren à Bedarfsträger und Einkäufer trennen Integriertes Bestell-, Einkaufskontroll- und Kreditorensystem (Bestellsystem à WaWi à Kreditorensystem) Investition in den Mitarbeiter (=Aus- und Weiterbildung) ist die Grundlage für ein optimierten Prozess

22 Faktencheck progros Studie Einkauf in der Hotellerie 2016 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Prof. Dr. Christian Buer Top Supply 2016 Bonn, 13. September 2016