pm k.i.s.s. Projektmanagement keep it short and simple

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1 pm k.i.s.s. Projektmanagement keep it short and simple

2 pmcc consulting pmcc academy individuelle Ausbildungskonzepte für das Management von Projekten, Prozessen und Strategien pmcc tools fundierte Beratung und maßgeschneiderte Softwarelösungen zum Einzel- und Multiprojektmanagement MANAGEMENT AUF ZEIT zur Abdeckung von Ressourcenengpässen im Projekt- und Prozessmanagement COACHING TRAININGs zum strategischen Management, Projektund Prozessmanagement, fokussiert auf Fachkompetenz und Sozialkompetenz BERATUNG von Organisationen und Unternehmen in den Bereichen des strategischen Managements, Prozess- und Projektmanagements als individuelle oder projektspezifische Unterstützung in Projekten, Programmen und Prozessen pmcc consulting

3 Christian Rinner MIB, zpm Partner, Senior Consultant Christian Rinner > E: > M: +43 / 676 / > I: Tätigkeitsfelder (Auszug): > Partner, Senior Consultant & Trainer > Lektor an der Frankfurt School of Finance & Management > Lektor an der FH Salzburg Qualifikationen (Auszug): > Zertifizierter Projektmanager (IPMA GPM) > Zertifizierter Projektmanager nach PRINCE2 Practitioner > Master of International Business (MIB) > Absolvent Universitätslehrgang Projektmanagement > Systemische Coachingausbildung > Six Sigma Christian Rinner Folie 3

4 1. Wie pm k.i.s.s. entstand

5 Ausgangssituation PM Standards > Komplex > 1 Ansatz für alle Projektgrößen PM Software > Inhaltlich komplex > Hoher finanzieller Aufwand PM Ausbildungen > 3+ T Methoden, 2 T Prozesse, 2 T Toolschulung > Erlernen aller Methoden PM Literatur > Zahlreich vorhanden > Zw. 250 und 2500 Seiten 01 Wie pm k.i.s.s. entstand Folie 5

6 Ausgangssituation GROSSE Projekte GROSSES Projektmanagement KLEINE Projekte GROSSES Projektmanagement 01 Wie pm k.i.s.s. entstand Folie 6

7 die Konsequenz Einsatz von Projektmanagement in KMUs 55% Projektplanung 70% Kostenmanagement 75% Ressourcenmanagement und Berichtswesen 60% Risikomanagement 85% kaum oder keine Stakeholderanalyse 45% kaum oder keinen PSP 40 % kaum oder kein Projektcontrolling 01 Wie pm k.i.s.s. entstand Quelle: Vogelsang K., Olberding, J.: Projektmanagement in KMUs. In: projektmagazin 17/2007 Folie 7

8 PM-Vergleich: Theorie - Praxis Durchschnittliche KMU-Projekte Voraussetzungen Projektmanagement Durchschnittliche Projektdauer: 22,5 Wochen Durchschnittliches Projektbudget: Euro Durchschnittliche Größe des Projektteams: 5-6 Mitarbeiter % der PL machen kein prof. PM Projektmanagement- Professionalisierung 6-12 Monate Projektdefinition, PM-Methoden, PM- Prozesse, Projektorganisation PM-IT-Tool PM-Ausbildung 7-12 Tage 01 Wie pm k.i.s.s. entstand Folie 8

9 pm k.i.s.s. Projektmanagement keep it short and simple GROSSE Projekte GROSSES Projektmanagement KLEINE Projekte pm k.i.s.s. 01 Wie pm k.i.s.s. entstand Folie 9

10 2. Voraussetzungen für ein professionelles Projektmanagement

11 Professionelles Projektmanagement PM-Professionalisierung Personalentwicklung Organisationsentwicklung > Ausbildung > Coaching > Zertifizierung > PM-Organisation > Richtlinien > PM-Tool > PM-Standards > EPM/MPM/RM UNM Unternehmens- Management MPM Multiprojekt- Management Strategisches Management, Finanzen, Organisation, Personal, Infrastruktur, Produkte & Dienstleistungen Projektbeauftragung, Priorisierung, Projektabnahme, Ressourcensteuerung, Portfoliosteuerung UNM Unternehmens- Management MPM Multiprojekt- Management Strategisches Management, Finanzen, Organisation, Personal, Infrastruktur, Produkte & Dienstleistungen Projektbeauftragung, Priorisierung, Projektabnahme, Ressourcensteuerung, Portfoliosteuerung 02 EPM Einzelprojekt- Management PM Planung, Projektkoordination, Projektcontrolling, Projektabschluss Ziele, Leistungen, Termine, Ressourcen, Kosten, Organisation, Kontext EPM Einzelprojekt- Management PM Planung, Projektkoordination, Projektcontrolling, Projektabschluss Ziele, Leistungen, Termine, Ressourcen, Kosten, Organisation, Kontext Voraussetzungen PM Folie 11

12 PSP- Code AP PHASE Ko. Art. Termin AP MSt. Basis Aktuell Ist MSt. A MSt. B MSt. C MSt. D Plan (EUR) IST (EUR) Rest (EUR) HR (EUR) Abw. (EUR) 1.2 PHASE Mat Pers FL Sonst Projekt 1.1. PM MSt. MSt PHASE MSt PHASE MSt. JÄN 1.2 Phase Material Personal Fremdl. Sonstige 1. Projekt 1.1. PM MSt. MSt PHASE MSt PHASE MSt. PSP- Code 1. Projekt 1.1. PM MSt. MSt PHASE MSt PHASE MSt. AP PHASE JÄN Ko. Art. FEB MÄR APR MAI JUN JÄN Plan (EUR) FEB MÄR APR MAI JUN IST (EUR) Rest (EUR) HR (EUR) Abw. (EUR) 1.2 PHASE Mat FEB MÄR APR MAI JUN MÄRZ Pers FL Sonst APRIL MAI JUNI MÄRZ Kumulierte Kosten Kosten pro Monat Professionelles Projektmanagement Einzelprojektebene Projektdefinition PM- Methodenliste PM- Prozesse PM- Organisation Kleinprojekt Projekt Programm Richtlinie, Hilfsmittel IT-Unterstützung 02 Voraussetzungen PM Folie 12

13 Professionelles Projektmanagement Multiprojektebene MPM- Organisation Aufbauorganisation MPM- Prozesse Rollen Komm.- strukturen Beauftragung Auswertungen Multiprojektcontrolling Projektabnahme und Evaluierung Daten Ansichten Projektportfolio Richtlinie, Hilfsmittel IT-Unterstützung 02 Voraussetzungen PM Folie 13

14 Professionelles Projektmanagement in KMUs Um Projektmanagement erfolgreich anzuwenden, benötigen KMUs: > einen unternehmensweiten PM-Ansatz > definierte PM-Methoden > standardisierte PM-Prozesse > ein einfach zu bedienendes PM-Tool > geschulte Mitarbeiter pm k.i.s.s. liefert das Gesamtpaket 02 Voraussetzungen PM Folie 14

15 3. pm k.i.s.s. - Projektmanagement keep it short and simple

16 pm k.i.s.s. Ansatz pm k.i.s.s ist ein eigens für kleinere und mittelgroße Projekte reduzierter und weiterentwickelter Projektmanagement Ansatz: pm k.i.s.s. Methoden Projektauftrag Projektstrukturplan Terminplanung Kosten- und Ressourcenplanung Kontext- und Risikoanalyse pm k.i.s.s. Prozesse Projektbeauftragung Projektplanung Projektcontrolling Projektabschluss pm k.i.s.s. Hilfsmittel Einladungen und Designs > Kick-Off Sitzung > Projektcontrolling-Sitzung > Projektabschluss-Sitzung Prozessvorlagen Projekthandbuch Checklisten Projektplanung, die sich auf 6 PM-Methoden beschränkt, in 2 Stunden in einem Erstansatz erstellt und in 0,5-1 Stunde controlled werden kann 03 pm k.i.s.s. Folie 16

17 pm k.i.s.s. Training Das pm k.i.s.s. Training richtet sich an Projektleiter/innen und Führungskräfte in KMUs und in Unternehmensbereichen, die vorwiegend kleine und mittlere Projekte durchführen 03 pm k.i.s.s. Folie 17

18 pm k.i.s.s. Training pm k.i.s.s. Ansatz Großprojekt Methoden zur Projektplanung und zum Projektkontext Projektauftrag X X Projektorganigramm X Arbeitspaketverantwortliche ** X Projektfunktionendiagramm X Projektkommunikationsstrukturen X Spielregeln *** X Projektkontextanalyse X X Methoden zur Projektplanung Ergebnisplan / Betrachtungsobjekteplan X Projektstrukturplan X X Arbeitspaketspezifikation X Projektmeilensteinplan * X Projektterminliste Projektbalkenplan X X Projektressourcen-, Projektkostenplan X X Projektfinanzmittelplan Projektrisikoanalyse X X Projekthandbuch / PM-Dokumentation X X 03 pm k.i.s.s. * ist im Projektbalkenplan inkludiert ** sind im Projektstrukturplan inkludiert *** es liegen allgemeine pm k.i.s.s. Spielregeln vor X Mussanforderung Folie 18

19 pm k.i.s.s. Training 03 pm k.i.s.s. Folie 19

20 pm k.i.s.s. Training 03 pm k.i.s.s. Folie 20

21 Hilfsmittel Beteiligte Rollen Operative Tätigkeiten pm k.i.s.s. Training Projektplanung vorbereiten Projekt Kick-Off Sitzung durchführen Projektplanung fertigstellen Durchsicht von Projektauftrag und Dokumenten zum Projekt ev. Abstimmung mit Auftraggeber Erstellung Erstansatz der Projektpläne im pm k.i.s.s. project handbook Terminkoordination Kick-Off Sitzung Erstellung und Aussendung Einladung Kick-Off Sitzung, Vorbereitung Design Klärung Infrastruktur für Kick-Off Sitzung Kennenlernen des Projektteams Kurzinformation zum Projekt Präsentation und Abstimmung Projektauftrag Präsentation, Abstimmung, Optimierung der Projektpläne im Projektteam Abstimmung der Projektorganisation Klärung offener Fragen zum Projekt Vereinbarung der weiteren Vorgangsweise Protokoll Kick-Off Sitzung Fertigstellung Projektplanung und Projekthandbuch Klärung offener Fragen im Projekt Info an PAG, wenn notwendig kurze Abstimmung mit PAG Aufbau Projektablage Verteilung Projekthandbuch Projektleiter Projektauftraggeber Projektleiter Projektteam Projektleiter Projektauftraggeber 03 pm k.i.s.s. project handbook Einladung Kick-Off Sitzung Checkliste Projektplanung Design Kick-Off Sitzung Erstansatz Projektpläne im pm k.i.s.s. project handbook Protokoll Kick-Off Sitzung (To-Dos, Entscheidungen) pm k.i.s.s. project handbook Checkliste Projektplanung pm k.i.s.s. Folie 21

22 pm k.i.s.s. Training 03 pm k.i.s.s. Folie 22

23 Hilfsmittel Beteiligte Rollen Operative Tätigkeiten pm k.i.s.s. Training Projektcontrolling vorbereiten Projektcontrolling- Sitzung durchführen Projektcontrolling abschließen Check Status des Projekts, Vorbereitung Diskussionspunkte Terminkoordination Projektcontrolling-Sitzung Erstellung und Aussendung Einladung Projektcontrolling-Sitzung Erfassung Ist-Aufwände Vorbereitung pm k.i.s.s. project handbook Blitzlicht, wie geht s im Projekt? Check To-Do-Liste Projektstatus: Leistungsfortschritt Termine Ressourcen, Kosten Organisation, Kontext, Risiken Klärung aktueller Probleme im Projekt Projektstatusbericht Ausblick Projekt Vereinbarung weitere Vorgehensweise im Projekt Fertigstellung und Verteilung Protokoll Projektcontrolling-Sitzung Verteilung aktuelles pm k.i.s.s. project handbook an Projektteam Info an PAG, wenn notwendig kurze Abstimmung mit PAG, Klärung der Entscheidungspunkte Umsetzung von Steuerungsmaßnahmen Projektleiter Projektteam Projektleiter Projektteam Projektleiter Projektteam Projektauftraggeber 03 Einladung Projektcontrolling-Sitzung pm k.i.s.s. project handbook Checkliste Projektcontrolling pm k.i.s.s. project handbook Protokoll Projektcontrolling-Sitzung (To-Dos, Entscheidungen) Projektstatusbericht Protokoll Projektcontrolling-Sitzung (To-Dos, Entscheidungen) pm k.i.s.s. project handbook Projektstatusbericht Checkliste Projektcontrolling pm k.i.s.s. Folie 23

24 pm k.i.s.s. Tool > MS-Excel basierendes Projekthandbuch > Nachvollziehbare Struktur und einfache Bedienbarkeit > Projekt in 2 Stunden planbar und in 0,5-1 Stunde controllbar > Planen, controllen, reporten und koordinieren 03 pm k.i.s.s. Folie 24

25 pm k.i.s.s. Tool > Mit dem pm k.i.s.s. Tool ist das im Training erlernte Projektmanagement sofort 1:1 in die Praxis umsetzbar > Das pm k.i.s.s. Tool basiert auf MS-Excel und ist somit extrem leicht erlern- und anwendbar > Das pm k.i.s.s. Tool enthält zahlreiche Features, u.a.: Projektauftrag Projektstrukturplan Meilensteinplan Gantt-Chart (Balkenplan) Ressourcen- und Kostenplan Projektrisikoanalyse Statusbericht Projektabschlussbericht Protokolle und Einladungen für Projektmeetings zentrale ToDo- und Entscheidungslisten 03 pm k.i.s.s. Folie 25

26 pm k.i.s.s. Tool Look and Feel 03 pm k.i.s.s. Folie 26

27 pm k.i.s.s. Tool Look and Feel 03 pm k.i.s.s. Folie 27

28 pm k.i.s.s. Buch Vorbereitung, Unterstützung und Nachlese zum Training Handbuch und Nachschlagewerk für Projektleiter/innen > Inhalte: Beschreibung der pm k.i.s.s. Methoden Erklärung der pm k.i.s.s. Prozesse Checklisten, Vorlagen und Templates für den unmittelbaren Praxiseinsatz 85 Seiten, in 3 Stunden zu lesen 03 pm k.i.s.s. Folie 28

29 4. pm k.i.s.s. Weitere Informationen

30 Weitere Informationen Wir ziehen Bilanz > Wir feiern Geburtstag 6 Jahre pm k.i.s.s. > Über 140 pm k.i.s.s. Trainings wurden in den letzten sechs Jahren durchgeführt > Über Personen wurden nach dem pm k.i.s.s. Ansatz trainiert > In über 500 Unternehmen kommt pm k.i.s.s. zum Einsatz > Etablierung des pm k.i.s.s. project portfolio Tool 04 Weitere Informationen Folie 30

31 Weitere Informationen Eine Referenzgeschichte > Umstellung der kompletten IT-Landschaft > Umsetzung in Form eines Programms > Die Messe München war auf der Suche nach einem pragmatischen Projektmanagement-Ansatz (niedriger PM Reifegrad im Unternehmen) > Es sollten unbedingt Projektleiter aus dem eigenen Haus gestellt werden (zum großen Teil kein / wenig PM-Know-how) > Die Projekte wurden nach dem pm k.i.s.s. Ansatz aufgesetzt und der Startprozess wurde durch pmcc consulting begleitet > Coaching der Projektstarts und der ersten zwei Controlling-Intervalle > Kurzschulung der Führungskräfte (Projektauftraggeber) > Mittlerweile viele weiterführende Tätigkeiten für die Messe München 04 Weitere Informationen Folie 31

32 Weitere Informationen Das pm k.i.s.s. Tool für Ihr Projektportfolio pm k.i.s.s. project portolio > Zentrales Tool zum Management Ihres Projektportfolios > Portfoliocontrollling > Portfolioreporting und Koordination > Einfacher Import aller pm k.i.s.s. Projekte 04 Weitere Informationen Folie 32

33 Weitere Informationen Neue k.i.s.s. Produkte entstehen > k.i.s.s. - Prozessmanagement keep it short and simple > k.i.s.s. - Strategisches Management keep it short and simple 04 Weitere Informationen Folie 33

34 Weitere Informationen Komplettpreis für das dreitägige pm k.i.s.s. Training inkl. Buch und personalisierter Toollizenz (pro Person) > pmcc academy, Österreich: 1.290,- > TÜV Süd Akademie, Deutschland: 1.780, - > Inhouse-Trainings: auf Anfrage Preis für das pm k.i.s.s. Tool Einzellizenz: > Euro 350,- 04 Weitere Informationen Jeweils zzgl. gesetzlicher USt Folie 34

35 Weitere Informationen > Aktuelle News und Downloads aus der pm k.i.s.s. Welt pm k.i.s.s. auf XING > Fragen, Diskussionen, Erfahrungen alles rund um pm k.i.s.s. im Forum auf XING 04 Weitere Informationen Folie 35

36 5. pm k.i.s.s. Kunden und Kundenstimmen

37 pm k.i.s.s. Kundenstimmen Unsere Mitarbeiter waren begeistert vom pm k.i.s.s. Training der Ansatz eignet sich optimal für die öffentliche Verwaltung. Wir haben daher geplant, weitere 50 bis 100 Teilnehmer nach pm k.i.s.s. zu schulen. Unser Weg zum Projekterfolg ist ein professionelles Projektmanagement. Mit dem pm k.i.s.s. Ansatz ist der strukturierte Einsatz von Projektmanagement Techniken und Instrumenten bei der Stadtverwaltung Böblingen gewährleistet und eine bereits vielfach vorhandene Fachkompetenz durch eine einheitliche Projektmanagement Methodenkompetenz ergänzt. Gerhard Aumayr, Geschäftsführer, Salzburg Business Management School, Österreich Tobias Alber, Stabstelle Prozessmanagement, Stadtverwaltung Böblingen Für uns als KMU ist es wichtig, einen pragmatischen PM-Ansatz zu verwenden. Wir haben uns für pm k.i.s.s. entschieden. 05 Ivo Laufer, PM-Verantwortlicher bei Sky-Frame R&G Metallbau GmbH, Schweiz Kunden Folie 37

38 pm k.i.s.s. Referenzen 05 Kunden Folie 38

39 pm k.i.s.s. Referenzen 05 Kunden Folie 39

40 k.i.s.s. your projects and be successful

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