Projektmanagement. Happy Projects! - Kapitel E. Lukas Garstenauer Alexander Gruschina WS

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1 Projektmanagement Happy Projects! - Kapitel E Lukas Garstenauer Alexander Gruschina WS

2 Übersicht Überblick Projektmanagement Projektmanagement Kontext Projektstartprozess Projektkoordinationsprozess Projektcontrollingprozess Bewältigung einer Projektdiskontinuität Projektabschlussprozess Projektmarketing Projektadministration

3 Überblick Projektmanagement Projektmanagement ist ein Prozess projektorientierter Organisationen. Prozessziele, -grenzen, -strukturierung werden für das gesamte Projekt vorgenommen. Detaillierte Ziele, Vorgänge Zuständigkeiten, Methoden, Ergebnisse werden in den Teilprozessen definiert. Beginn: Projektauftrag erteilt Ende: Projektabnahme erfolgt

4 Überblick Projektmanagement Ziele: Schaffung struktureller Voraussetzung für Projektziele Management der sozialen, zeitlichen, inhaltlichen Projektgrenzen Aufbau und Abbau der Projektkomplexität Management der Projektdymanik Effiziente Durchführung der einzelnen Projektprozesse Nicht-Ziel: Durchführung Inhaltlicher Prozesse

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6 Überblick Projektmanagement Ziele der einzelnen Prozesse und zeitliches Auftreten im Projekt Projektstart (1x, Anfang): Das Projekt als soziales System zu etablieren. Projektcontrolling (regelmäßig, zwischen Anfang und Ende): Die Entwicklung des Projektes zu fördern. Projektabschluss (1x, Ende): Projekt als soziales System aufzulösen. Bewältigung einer Projektdiskontinuität (eventuelles Auftreten): Neue Identität für Projekt schaffen Projektkoordination (ständig, von Anfang bis Ende): Projektkommunikation zur laufenden Leistungserfüllung sichern.

7

8 Projektmanagement Kontext Prozesse des Projektkontext Projektbeauftragungsprozess (vor dem Projektstart): Projektart wird festgelegt. Grundlegenden Strukturen des Projektes werden festgelegt. Informationssammlung und Ist-Analyse Grobe Definition von Projektzielen Erstansätze von Projektplänen Planung der Projektorganisation Investitionscontrollingprozess (nach Abschluss des Projekts): Auswertung der Dokumentation Grundlage für Evaluierung, -messung des Erfolges

9 Projektstartprozess Ziele: Informationstransfer aus der Vorprojektphase in das Projekt Definition der Erwartungen an die Nachprojektphase Entwicklung von Projektpläne zu Management von: Projektziele Leistungen Kosten Termine Risiken Design der Projektorganisation Entwicklung der Projektkultur Planung von Maßnahmen zum Diskontinuitätenmanagement Definition von Strukturen für folgende Projektmanagement-Teilprozesse Erstellung der Dokumentation Projektstart Zeitliche Abgrenzung: Beginn: Projektauftrag erteilt Ende: Dokumentation Projektstart abgelegt Dauer: 2-3 Wochen

10 Ablauf: Projektstartprozess Planung: Entwicklung des Designs des Projektmanagementprozesses (Situationsanalyse) Vorbereitung: Pläne für Krisen, Chancen Vorbeugung Erstansätze von Projektpläne und -Marketing Durchführung: Projektteilnehmer auswählen (Workshops, Einzelinterviews) Nachbearbeitung: Erstellung von Projektmanagemet-Dokumenten und Verteilung an Mitglieder Durchführung von Projektmarketing

11 Organisation: Projektstartprozess Zuständig für Durchführung sind: Projektmanager, -Auftraggeber, -Team, und einzelne Projektmitglieder Benötigte Ressourcen und Kosten für den Projektstart werden ermittelt. Projetauftraggeberteam und Vertreter relevanter Umwelten werden am Ende der Workshops mittles Grafiken, Charts über die Ergebnisse informiert.

12 Projektstartprozess Qualität: Wird anhand der Kosten und Dauer des Projektstartprozesses ermittelt. Ergebnisse des Startprozesses sind vor allem die entwickelten Projektpläne und die Etablierung des Projekts als soziales System. Der Projektstartprozess ist durch Sitzungs und Workshop-Protokolle zu dokumentieren

13 Projektstartprozess Unterschiedliche Projektstarts: Unterschiedliche Projektarten sind verschieden zu behandeln.

14 Projektkoordination Ziele: Sicherung des laufenden Projektfortschritts und der Qualität der Arbeitspaketergebnisse. Laufende Koordination von Ressourcen. Kontrollieren des Arbeitspaketfortschritts. Abnahme von Arbeitspaketen. Zeitliche Abgrenzung: Anfang bis Ende des Projekts

15

16 Projektkoordination Ablauf: Die Kommunikation des Projektmanagers erfolgt in persönlichen Gesprächen, , Fax, Telefon.. Projektmanager nimmt in Subteamsitzungen teil. Koordinationsprozess benötigt keine explizite Planung weil er laufend stattfindet. Einzelne Kommunikationen des Projektmanagers benötigen eine Strukturierung.

17 Projektkoordination Organisation: Projektmanager erfüllt Koordination mit Projektauftraggeberteam. Projektmitgliedern Projektmitarbeitern Vertreter relevanter Umwelten Projektmanager kann bei von einem Assistenten oder Controller unterstützt werden.

18 Projektkoordination Qualität: Ist hauptsächlich die Kommunikation des Projektmanagers mit den Projektmitgliedern. Projektmanager benötigt eine entsprechende Kompetenz. Und nutzt Hilfsmittel: TODO Listen Projektzielplan Projektstrukturplan Sitzungsprotokolle Abnahmeprotokolle

19 Projektcontrolling Ziele: Feststellung des Projektstatus Vereinbarung steuernder Maßnahmen Neuvereinbarung von Projektzielen, -Kultur, -Organisation Updating der Projektpläne Erstellung von Controllingberichte (Projektfortschritt) Zeitlicher Ablauf: Begin: Fixierte Termine (Projektstart) Ende:Controllingbericht abgelegt Dauer: 1-2 Wochen

20 Projektcontrolling Wird benötigt um auf Änderungen im Projekt zu reagieren. (Ressourcen, Ziele) Termine werden Zeitlich festgelegt (Meilensteine im Projekt, regelmäßig) Bei Abweichungen im Projekt sind Maßnahmen zu ergreifen (neue Potenziale, unerwünschte Abweichungen) grobe statt feine Steuerung des Projektes

21 Projektcontrolling Ablauf: Struktur wird bereits im Projektstart geplant: Häufigkeit Inhalte und Form der Berichte Kommunikationsformen Mindestanforderungen, welche das Controlling erfüllen soll, sind vom Auftraggeberteam zu definieren

22 Dabei wird eine neue Projektwirklichkeit konstruiert. Projektcontrolling Ablauf: Zur Vorbereitung der Controllingkommunikation ist folgendes vom Projektmanager und den Projektmitgliedern zu erfüllen: Erfassung von Ist-Daten, Soll-Ist-Vergleiche, Durchführung von Abweichungsanalysen Planung von Steuernden Maßnahmen Updating von Projektplänen und Vorsorgeplänen Erstellung von Berichten (Fortschritt, Abweichungen) Die Durchführung besteht aus Projektteamsitzung und Auftraggeberteamsitzung.

23 Projektcontrolling Organisation: Erfolgt durch Projektmanager, Projektauftraggeberteam und das Projektteam. Erfolgt nicht durch projektexterne Stellen wie z.b einen Bereichscontroller. Der Projektmanager berichtet dem Bereichscontroller lediglich die Fortschritte des Projekts.

24 Projektcontrolling Qualität: In der Praxis wird ein formales Controlling nur bei finanziell riskanten Projekten durchgeführt. (großer Aufwand) Die entsprechende Projektcontrollingqualität wird durch die Durchgängigkeit der erstellten Projektpläne (Projektstart) und den festgelegten Kommunikationsformen gesichert.

25 Bewältigung Projektdiskontinuität Eine Projektdiskontinuität kann eintreten Formen der Bewältigung sind: Redesign des Projekts Projektunterbrechung Abbruch Projektunterbrechung und Abbruch werden als Projektabschlussprozess bezeichnet.

26 Bewältigung Projektdiskontinuität Ziele: Bewältigung einer Projektkrise oder Projektchance Beschränkung des möglichen Schadens, Förderung von einer Chance Schaffung von Grundlagen für eine erfolgreiche Fortführung des Projekts. Zeitliche Abgrenzung: Beginn: Wahrnehmung einer Diskontinuität Ende: Dauer: Beendigung der Diskontinuität mehrere Wochen

27 Bewältigung Projektdiskontinuität Management Aufgaben: Förderung eine Chance, bzw. Vermeidung von Projektkrisen. Es sind Vorsorgende Maßnahmen zu entwickeln. Diese werden im Startprozess definiert und im Controlling wahrgenommen. Der optionale Prozess selbst ist nur für die Bewältigung vorgesehen.

28 Bewältigung Projektdiskontinuität Wegen ihrer Komplexität und Dynamik haben Projekte grundsätzlich ein hohes Potential für Diskontinuitäten.

29 Bewältigung Projektdiskontinuität Ablauf: Man kann eine Projektdiskontinuität nicht messen, deshalb muss sie explizit definiert werden. Voraussetzung für die Bewältigung ist eine bewusste Definition der Diskontinuität als neue Projektwirklichkeit. Diese Definition stellt die Aufmerksamkeit der Projektmitglieder sicher.

30

31 Bewältigung Projektdiskontinuität In der Regel werden zur Bewältigung externe Experten benötigt die das nötige Know-How zur Bewältigung besitzen. NO-NOs: Verzögerungs- und Verschleierungstaktik Negieren der Situation Schuldzuweisungen Delegation nach oben

32 E1.7 Beschreibung des Projektabschlussprozesses

33 Ziele Inhaltliche Restarbeiten Planung der Nachprojektphase Transfer von gewonnenem Know-how Projektabschlussbericht, Ist-Projektmanagement- Dokumentation Investitionsevaluierung Gestaltung der Umweltbeziehungen Beurteilung des Projekterfolgs Formale Projektabnahme Effiziente Gestaltung des Projektabschlussprozesses

34 Zeitliche Abgrenzung Beginn: Veranlassung des formalen Projektabschlusses Ende: Projekt erfolgreich abgenommen Dauer: 2-3 Wochen

35

36

37 Professioneller Projektabschluss ist gefordert Ziele erreicht Projekt muss finalisiert werden Unsicherheit kann zu Verzögerungen führen Wesentliche Projektaufgaben erfüllt Unattraktive Restaufgaben zu erledigen Teammitglieder oft bereits in neuen Projekten Inhaltliche und zeitliche Grenzen endgültig setzen Endereignisse: Übergabe des Abschlussberichts, Abschlusspräsentation, Abschlussfest Formale Beendigung = Freigabe von Ressourcen und Energien für neue Aufgaben

38

39 Ablauf des Projektabschlussprozesses Erste Planung bereits im Projektstartprozess (Kosten sind zu berücksichtigen) Vorbereitung der Projektabschlusskommunikation Abschließende Kommunikationen: Abschluss- Workshop, Abschlusssitzung, Social Event, Erfahrungsaustausch-Workshop

40 Ablauf des Projektabschlussprozesses Abschluss-Workshop: - Beurteilung des Projekterfolgs - Beurteilung der Leistung der Mitglieder - Infos über die Personaldispositionen Abschluss-Sitzung: - Beurteilung des Projekts durch Projektauftraggeberteam - Reflexion der Erfüllung der Projektauftraggeberrolle - Formale Projektabnahme Nachbereitung der Projektabschlusskommunikation Fertigstellung der Projektabschluss-Dokumentation Abschließendes Projektmarketing Schließen der Projektkostenstelle

41 Organisation des Projektabschlussprozesses Mitglieder der Projektorganisation Vertreter der Stammorganisation der projektorientierten Organisation Vertreter der relevanten Umwelten

42 Qualität des Projektabschlussprozesses Dynamik des Geschäftsalltags Mangelnde Professionalität im Projektmanagement Qualität wird anhand der Durchgängigkeit von Projektmanagement-Methoden beurteilt: Projektzieleplan Business Case Analyse Beurteilung des Projekterfolgs Projekt-Umwelt-Analyse Auflösung von Projekt-Umwelt-Beziehungen Grundlage für abschließendes Projektmarketing Sozialer Projektabschluss Feedback Positives und Negatives ansprechen Soziale Kompetenzen sind gefordert

43 Projektabschluss bei unterschiedlichen Projektarten Reflexionsarbeit einfacher bei erfolgreichen Projekten Umgang mit Misserfolg führt zu hoher sozialer Komplexität Gründe für Verlust eines Auftrags selten analysiert Konzeptionsprojekte: Transfer des gesammelten Knowhow in Realisierungsprojekte Repetitive Projekte: Lernen für ähnliche Projekte (Pilotprojekt)

44

45 E1.8 Projektmarketing

46 Zu wenig Projektmarketing! Starke inhaltliche Orientierung Geringe Marketingorientierung Mangelndes Projektmarketing Nicht genügend Managementaufmerksamkeit Qualität UND Akzeptanz wichtig Erfolg = Qualität x Akzeptanz

47 Ziele des Projektmarketing, oder: Tu Gutes und sprich darüber Sicherung der Managementaufmerksamkeit Sicherung der adäquaten Ressourcen Sicherung der Akzeptanz Minimierung von Konflikten Förderung der Identifikation von Mitarbeitern mit dem Projekt

48 Projektmarketing: Definition Projektbezogene Kommunikation mit relevanten Projektumwelten Fokus auf Kommunikation des Projekts

49 in den Teilprozessen Meist kein eigenes Arbeitspaket, aber in allen Teilprozessen enthalten und zu erfüllen Beginn: Projektauftrag Gleichmäßige Intensität über Projektlaufzeit Informelles Projektmarketing möglich Bewältigung von Projektdiskontinuitäten Projektabschluss: Projektergebnisse, Projektarbeit und Beiträge der Mitglieder

50 Hilfsmittel Projekt-Umwelt-Analyse (PUA) Projektspezifische Marketingstrategien Konkrete Maßnahmen Projektkulturentwicklung Projektname, Projektlogo, Projektslogan Printmedien Projektbezogene Events Give aways Online Visits Projektmanagement-Dokumentationen

51 Zuständigkeiten Alle Mitglieder der Projektorganisation tragen Verantwortung Punktuelle Mitarbeiter ausgeschlossen Marketingkompetenz notwendig Budgetierung Kosten des Projektmarketings sind zu berücksichtigen Personalkosten, Sachkosten (für Hilfsmittel)

52 Projektmarketing für unterschiedliche Projektarten Besonders bei internen Projekten wichtig Akzeptanzsicherung ist zentrale Herausforderung Externe Projekte: Soziale Komplexität niedriger Erfolgreiche Projekte einfacher zu kommunizieren

53

54 E1.9 Projektadministration

55 Projektadministration: Definition Prozess der administrativen Abwicklung von Projekten, beinhaltet Administration von Projektpersonal Projektebezogene Kunden- und Lieferantenverträge Projektinfrastruktur Ablage der Projektkorrespondenz Projektdokumente Keine Teilaufgabe des Projektmanagement Zusätzliche Aufgabe

56 Ziele der Projektadministration Sicherung Nachvollziehbarkeit von Dokumenten und Korrespondenz Rascher Zugriff auf Personal-, Kunden- und Lieferdaten

57 Aufgaben der Projektadministration Administration Projektpersonal Kundenauftrag Projektinfrastruktur Ablage Projektkorrespondenz Projektdokumente Eigenständige Aufgabe Eigenes Arbeitspaket

58 Rollen zur Erfüllung der Projektadministration Große Projekte: Projektadministrator Kleine bis mittlere Projekte: Personal in Personalunion Budgetierung Im Projektbudget zu berücksichtigen Personalkosten, Sachkosten

59 E2 Gestaltung des Prozesses: Projektmanagement

60 E2.1 Einsatz von Projektmanagement- Methoden In Organisationsrichtlinien von projektorientierten Unternehmen zu vereinbaren Einteilung in Projektstart Projektkoordination Projektcontrolling Bewältigung einer Projektdiskontinuität Projektabschluss kann / muss

61 Ausschnitt aus Abb. E2.1. Checkliste: Einsatz von Projektmanagement-Methoden (ist unternehmensspezifisch zu adaptieren)

62 Ausschnitt aus Abb. E2.1. Checkliste: Einsatz von Projektmanagement-Methoden (ist unternehmensspezifisch zu adaptieren)

63 E2.1 Einsatz von Projektmanagement- Methoden - Projektpläne Projektplan = Modell des Projekts Resultiert aus Projektmanagementmethoden Verwendung von Managementmethoden zur Entwicklung einer Management-Komplexität, die der Komplexität des Projekts entspricht Qualität wird durch Multi-Methodeneinsatz gesichert Detaillierungsgrad abhängig von Projektkomplexität Erstmalige Erstellung in Projektstart-Workshop Projektpläne oft als Dokumentationsinstrument verstanden Entscheidungsinstrumente Führungsinstrumente Kommunikationsinstrumente Dokumentationsinstrumente

64 E2.2 Einsatz von Standardprojektplänen Wiederholtes Durchführen bestimmter Projektarten Instrument des organisatorischen Lernens z.b.: Projektstrukturpläne, Arbeitspaketspezifikationen, Meilensteinlisten, Projektorganigramme Effizienz kann durch adäquaten Einsatz wesentlich gesteigert werden Müssen den jeweiligen Projektbedingungen entsprechend adaptiert werden

65 E2.3 Einsatz adäquater Projekt- Kommunikationsformen

66 Einzelgespräch Teilnehmer: Projektmanager, Projektteammitglied Ziel: Austausch von Informationen über das Projekt, wechselseitige Erwartungen bez. Zusammenarbeit

67 Kick-Off-Meeting Einmalig im Projektstartprozess Teilnehmer: Projektteam, Projektauftraggeberteam, Projektmanager Ziel: Information des Projektteams über das Projekt Meist Einwegkommunikation, wenig Interaktion 2-3 Stunden Umfang

68 Projekt-Workshop Teilnehmer: Projektteam, eventuell Vertreter relevanter Projektumwelten Teilnehmeranzahl: ~15 Teilnehmer Ziel: gemeinsames Entwickeln des Big Project Picture Interaktionen der Teammitglieder ist wesentlicher Beitrag zu Projektkulturentwicklung Standort: außerhalb des tägl. Arbeitsplatzes Präsentation der Ergebnisse am Ende

69 Projekt-Teamsitzungen Teilnehmer: Projektteam Ziel: Information über Projektstatus und weitere Vorgehensweise Projektauftraggeber-Teamsitzungen Teilnehmer: Projektauftraggeberteam, Projektmanager Ziel: Information über Projektstatus, Treffen strategischer Projektentscheidungen

70 E2.4 Gestaltung der projektbezogenen ICT-Infrastruktur Räumliche Infrastruktur Infrastruktur Bei virtuellen Projektorganisationen große Herausforderung Planung erfolgt in Projektsitzungen

71

72 E2.5 Projektmanagement-Consultants und Projektmanagement-Coaches Zur Bewältigung von sozialer Komplexität Projektstartprozess, Bewältigung von Diskontinuitäten Beratungsobjekte Projekt Projektmanager Projektteam Consultant: Beratung für ganzes Projekt Coach: Beratung für Projektmanager und/oder Projektteam Entscheidung über Verwendung wird gemeinsam getroffen

73 E2.6 Einsatz von Projektmanagement- Checklisten Zur Steigerung der Effizienz Beispiele Einsatz von Projektmanagement-Methoden Design eines Projektstart-Workshops Design eines Projektcontrolling-Workshops Tagesordnung einer Projektauftraggeber-Teamsitzung ICT-Einsatz in Projekten Inhaltsverzeichnis der Projektmanagement- Dokumentation

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