Elektronische Lösungen in der Patienteninformation und -aufklärung

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1 Elektronische Lösungen in der Patienteninformation und -aufklärung sonicvision media Informationen zum Einsatz von E-ConsentPro Comfort, Premium und mobile in Arztpraxen Stand: April 2014

2 Informationen zum Einsatz von E-ConsentPro Comfort, Premium und mobile in Arztpraxen 3 Mit E-ConsentPro können Sie die Patientenaufklärung und Anamnese in Ihrer Praxis elektronisch durchführen. Je nach gewähltem Modell ist es möglich, den kompletten Aufklärungsprozess papierarm zu gestalten. Diese Broschüre gibt Ihnen einen Überblick über die Funktionen, Einsatzmöglichkeiten und Voraussetzungen von E-ConsentPro Comfort, E-ConsentPro Premium und E-ConsentPro mobile in Ihrer Praxis. Die Software ermöglicht es Ihnen, sämtliche Aufklärungsbögen unserer Sortimente procompliance und Diomed auf einer Plattform zu nutzen. Je nach gewünschter Variante stehen Ihnen unterschiedliche Funktionalitäten zur Verfügung, die auf den Grundfunktionen (Druck der Aufklärungsbögen in allen verfügbaren Fremdsprachen, Integration Ihres Praxislogos, Übernahme von Patientendaten aus dem Arztinformationssystem) von E-ConsentPro Classic aufbauen: Die digitale Anamnese ist die elektronische Version unserer Aufklärungsbögen. Diese können Sie durch Videoinhalte ergänzen, um so Ihre Patienten bereits im Vorfeld besser über geplante Eingriffe zu informieren. Die mobile Anwendung schließlich erlaubt Ihnen eine flexible und ortsunabhängige Patientenaufklärung auf Tablets. Mit diesen Medien nutzen Sie die Qualität und juristische Kompetenz von Thieme Compliance und der Thieme Verlagsgruppe. Weitere Informationen zum Thema elektronische Patientenaufklärung, zu juristischen Einschätzungen und technischen Systemvoraussetzungen finden Sie auf unserer Homepage unter

3 4 Informationen zum Einsatz von E-ConsentPro Comfort, Premium und mobile in Arztpraxen Informationen zum Einsatz von E-ConsentPro Comfort, Premium und mobile in Arztpraxen 5 E-ConsentPro Comfort Mit E-ConsentPro Comfort kann der Patient den ihm zugewiesenen Aufklärungsbogen digital an einem touchbasierten Tablet ausfüllen sowie Patientenaufklärungsfilme ansehen. Dafür erhält er einen individuellen Zugangscode, mit dem er die zugewiesenen Aufklärungsbögen und filme aufruft. Die Einzelfragen werden dem Patienten bei der digitalen Anamnese in großer Schrift angezeigt, einen Ausdruck des entsprechenden Informationsteils kann er zum Lesen erhalten. Der Arzt greift im Aufklärungsgespräch an seinem Desktop-PC elektronisch auf die Angaben des Patienten zu und ergänzt dieses gegebenenfalls. Die ausgefüllten Bögen werden anschließend ausgedruckt und von Arzt und Patient unterschrieben. Die Archivierung des Dokuments erfolgt weiterhin in Papierform. Um die Aushändigung der Kopie des Aufklärungsbogens an den Patienten zu dokumentieren, stehen in E-ConsentPro zwei Möglichkeiten zur Verfügung: a) In den Bogen wird über die Software oberhalb der Patientenunterschrift der Satz Eine Kopie des Aufklärungsbogens habe ich erhalten eingefügt oder Der Workflow in Ihrer Praxis mit E-ConsentPro Comfort könnte wie Aufklärungsprozess folgt ablaufen: E-ConsentPro Comfort Bogen und Video auswählen Patient beantwortet Fragen elektronisch und sieht Video Bogen drucken b) Mit jedem Bogen wird eine separate Seite ausgedruckt, worauf der Patient bestätigt, dass er eine Kopie seines Aufklärungsbogens erhalten hat. Der handschriftlich unterschriebene Bogen wird kopiert. Die Praxis behält das Original, der Patienten erhält eine Kopie. Annotation des Papierbogens Vorteile: Größeres Verständnis beim Patienten für den geplanten Eingriff durch die Einbindung von Aufklärungsfilmen Besser ausgefüllte Bögen durch Nutzung der digitalen Anamnese bei den Patienten Ergänzen eines Barcodes zum späteren Scannen möglich Anforderungen: Schaffung der technischen Infrastruktur (Tablets, Kopierer) Umstellung der gewohnten Arbeitsweise in der Patientenaufklärung Archivierung der Papierdokumente Hinweis zur Beweissicherheit der Dokumente: Das Originaldokument mit der handschriftlichen Unterschrift des Patienten besitzt einen Urkundencharakter und dadurch eine sehr hohe Beweissicherheit. Die Kopie des Originaldokuments hingegen weist nur eine geringe Beweissicherheit auf, da Integrität und Authentizität nicht nachweisbar sind. Von der Übergabe des Originaldokuments an den Patienten wird daher abgeraten. Unterschrift Kopie für Patienten (Patientenrechtegesetz) Archivierung

4 6 Informationen zum Einsatz von E-ConsentPro Comfort, Premium und mobile in Arztpraxen Informationen zum Einsatz von E-ConsentPro Comfort, Premium und mobile in Arztpraxen 7 E-ConsentPro Premium Mit E-ConsentPro Premium wird dem Patienten ein Aufklärungsbogen und ggf. Aufklärungsfilme elektronisch zugewiesen, einen Ausdruck des entsprechenden Informationsteils kann er zum Lesen erhalten. Die Anamnesefragen beantwortet er elektronisch an einem Terminal, Touch-PC oder Tablet. Dort werden ihm die Einzelfragen in großer Schrift gezeigt. Der Arzt kann diese Informationen vorab elektronisch in der Arztansicht von E-ConsentPro aufrufen. Im Gespräch mit dem Patienten kann er am PC die Anamnesedaten ändern und Ärztliche Anmerkungen in den Bogen eintragen. Patient und Arzt unterschreiben den Bogen am PC elektronisch auf einem Signaturtablet. Der unterschriebene Bogen wird anschließend als pdf-a elektronisch in der Praxis archiviert. Einen Ausdruck des archivierten Bogens erhält der Patient als seine Kopie über einen verfügbaren Drucker. Vorteile: Vollelektronischer Workflow Sichere Archivierung, Auffindbarkeit des Bogens Besser ausgefüllte Bögen durch Nutzung der elektronischen Anamnese bei den Patienten Stand der Aufklärung des Patienten jederzeit verfügbar Nutzung bestehender IT-Infrastrukturen zum Erstellen der Patientenkopie Keine Manipulation des Bogens nach der Unterschrift möglich Entlastung des Personals Anforderungen: Schaffung der technischen Infrastruktur (Langzeitarchiv, Patientenarbeitsplätze/Tablets) Umstellung der gewohnten Arbeitsweise in der Patientenaufklärung Hinweise zur Pad-Unterschrift und Archivierung: Die Unterschrift auf einem Signaturpad stellt dabei auch in rechtlicher Hinsicht einen vergleichbaren Ersatz zum Papierdokument dar, da geeignete Geräte hier alle relevanten Charakteristika der Handschrift erfassen. In diesem elektronischen Prozess kann zu jedem Zeitpunkt der Stand der Aufklärung des Patienten abgefragt werden. Verzögerungen der Praxisabläufe durch nicht auffindbare Dokumente lassen sich somit vermeiden. Für eine rechtskonforme Archivierung der unterschriebenen Dokumente empfehlen wir dringend, ein Langzeitarchivierungssystem zu verwenden. Auch im elektronischen Prozess lässt sich jederzeit ein Aufklärungsbogen drucken, um Patienten eine Kopie des unterschriebenen Aufklärungsbogens auszuhändigen. Der Workflow in Ihrer Praxis mit E-ConsentPro Premium könnte wie Aufklärungsprozess folgt ablaufen: E-ConsentPro Premium Bogen und Video auswählen Patient beantwortet Fragen elektronisch und sieht Video Arzt greift auf Informationen am Desktop-PC zu Annotation des Bogens am Desktop-PC Elektronische Unterschrift Ausdruck für Patienten (Patientenrechtegesetz) Elektronische Archivierung

5 8 Informationen zum Einsatz von E-ConsentPro Comfort, Premium und mobile in Arztpraxen Informationen zum Einsatz von E-ConsentPro Comfort, Premium und mobile in Arztpraxen 9 E-ConsentPro mobile Mit E-ConsentPro mobile füllt der Patient den ihm zugewiesenen Aufklärungsbogen digital an einem touchbasierten Tablet-Computer aus und sieht ggf. einen Aufklärungsfilm an. Der Arzt greift anschließend mit seiner mobilen App auf diese Inhalte zu und kann sich ein Bild über das aus der Anamnese abgeleitete Risikoprofil des Patienten machen. Dabei hat der Arzt nicht nur die Möglichkeit Inhalte anzusehen, sondern kann sie auch editieren oder neu erfassen. Wie bei der papierbasierten Aufklärung nimmt er Eintragungen in den Bogentext vor oder erläutert wichtige Vorgehensweisen verständlich anhand von Einzeichnungen in die Bilder. Der Patient wird durch das mobile Gerät immer in den Entstehungsprozess eingebunden. Abschließend unterschreiben Arzt und Patient das Dokument elektronisch. Dieses wird dann als pdf-a an ein Langzeitarchiv in der Praxis übergeben. Vorteile (ergänzend zu Premium): Mobile, barrierefreie Arzt-Patienten-Kommunikation Leichtes Einsehen und Bearbeiten von Patienteninformationen für den Arzt Papiernahes, intuitives Arbeiten Arbeiten mit mobilen Geräten wie im privaten Umfeld Anforderungen: Der Workflow in Ihrer Praxis mit E-ConsentPro mobile könnte wie Aufklärungsprozess folgt ablaufen: E-ConsentPro mobile Bogen und Video auswählen Patient beantwortet Fragen elektronisch und sieht Video Arzt greift mobil auf Informationen zu Annotation des Bogens am Tablet Schaffung der technischen Infrastruktur (Langzeitarchiv, Patientenarbeitsplätze/Tablets, WLAN) Hinweise zu Pad-Unterschrift und Archivierung: Die Unterschrift auf einem mobilen Gerät kann auch in rechtlicher Hinsicht einen vergleichbaren Ersatz zum Papierdokument darstellen, da geeignete Geräte relevante Charakteristika der Handschrift erfassen. In diesem elektronischen Prozess kann zu jedem Zeitpunkt der Stand der Aufklärung des Patienten abgefragt werden. Verzögerungen der Praxisabläufe durch nicht auffindbare Dokumente lassen sich somit vermeiden. Für eine rechtskonforme Archivierung der unterschriebenen Dokumente empfehlen wir dringend, ein Langzeitarchivierungssystem zu verwenden. Auch im elektronischen Prozess lässt sich jederzeit ein Aufklärungsbogen drucken, um Patienten eine Kopie des unterschriebenen Aufklärungsbogens auszuhändigen. Elektronische Unterschrift Ausdruck für Patienten (Patientenrechtegesetz) Elektronische Archivierung

6 10 Informationen zum Einsatz von E-ConsentPro Comfort, Premium und mobile in Arztpraxen Informationen zum Einsatz von E-ConsentPro Comfort, Premium und mobile in Arztpraxen 11 Technische Rahmenbedingungen Für E-ConsentProComfort, Premium und mobile ist die Installation als WebClient Anwendung erforderlich. Wenn Sie bereits E-ConsentPro als DesktopClient nutzen, müssen Sie auf die WebClient Variante umstellen, da nicht beide Versionen auf demselben Zielsystem installiert werden können. Die Benutzeroberflächen des WebClients und des DesktopClients sind jedoch identisch. Aufgrund der vielfältigen Einsatzmöglichkeiten von E-ConsentPro werden beim Einrichten der WebClient Variante mehrere Komponenten installiert. Der Installationsprozess ist daher technisch umfangreicher. Um Dokumente elektronisch unterschreiben zu können, wird zusätzlich ein Signaturserver installiert, der während der Anwendung durchgängig im Hintergrund läuft und im Lieferumfang enthalten ist. Für die Installation von E-ConsentPro stellen wir Ihnen detaillierte Installationsanleitungen und Benutzerhandbücher zur Verfügung. Je nach Ressourcen oder Rahmenbedingungen in Ihrer Praxis kann es hilfreich sein, die Einführung von E-ConsentPro Comfort, Premium oder mobile durch IT-Fachleute begleiten zu lassen. Die drei genannten Produktvarianten nutzen ausschließlich die URL-Schnittstelle, um Daten mit dem Arztinformationssystem auszutauschen. Für E-ConsentPro Premium und E-ConsentPro mobile ist eine URL-Schnittstelle im Arztinformationssystem unbedingt erforderlich. Wenn Sie Patientendaten aus Ihrem Arztinformationssystem in E-ConsentPro übertragen möchten, informieren Sie sich bitte beim Hersteller Ihres Arztinformationssystems, ob dieses eine URL-Schnittstelle unterstützt. Übersichten Folgende Übersichten sollen Ihnen eine Orientierung geben, welche Version von E-ConsentPro für Ihren geplanten Einsatz geeignet ist. E-ConsentPro Comfort Patienten füllen die Aufklärungsbögen an einem Tablet-Computer aus Patienten können zusätzlich Patientenaufklärungsvideos an einem Tablet ansehen Die Aufklärungsbögen werden in Papierform unterschrieben und archiviert E-ConsentPro wird als WebClient Anwendung installiert Die technischen Voraussetzungen sind erfüllt Arztinformationssystem unterstützt URL-Schnittstelle (wenn eine Datenübernahme in E-ConsentPro gewünscht ist) Damit Sie komfortabel mit E-ConsentPro Comfort, Premium und mobile arbeiten können, beachten Sie bitte unsere Systemvoraussetzungen. Diese stellen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Sie finden die entsprechenden Angaben auch unter

7 12 Informationen zum Einsatz von E-ConsentPro Comfort, Premium und mobile in Arztpraxen Informationen zum Einsatz von E-ConsentPro Comfort, Premium und mobile in Arztpraxen 13 E-ConsentPro Premium Die Patientenaufklärung wird vollständig elektronisch durchgeführt Die Aufklärungsbögen sollen elektronisch unterschrieben und die Vorteile eines papierarmen Prozesses genutzt werden Patienten können zusätzlich Patientenaufklärungsvideos an einem Tablet ansehen E-ConsentPro wird als WebClient Anwendung installiert Die erzeugten PDF-A Dokumente können in geeigneter Form archiviert werden. Idealerweise ist ein elektronisches Langzeitarchivsystem vorhanden Die technischen Voraussetzungen sind erfüllt Signaturpads sind vorhanden Der Signaturserver kann dauerhaft im Hintergrund laufen Arztinformationssystem unterstützt URL-Schnittstelle E-ConsentPro mobile Mobile, barrierefreie Arzt-Patienten-Kommunikation: Arzt und Patient arbeiten mit mobilen Geräten/Tablets Die Aufklärungsbögen sollen elektronisch unterschrieben und die Vorteile eines papierarmen Prozesses genutzt werden Patienten können zusätzlich Patientenaufklärungsvideos an einem Tablet ansehen E-ConsentPro wird als WebClient Anwendung installiert Die erzeugten PDF-A Dokumente können in geeigneter Form archiviert werden. Idealerweise ist ein elektronisches Langzeitarchivsystem vorhanden Die technischen Voraussetzungen sind erfüllt Signaturpads oder geeignete Geräte zur elektronischen Signatur sind vorhanden Der Signaturserver kann dauerhaft im Hintergrund laufen Arztinformationssystem unterstützt URL-Schnittstelle WLAN ist verfügbar

8 14 Informationen zum Einsatz von E-ConsentPro Comfort, Premium und mobile in Arztpraxen Haben Sie noch Fragen? Wir freuen uns auf Ihren Anruf: Kontaktdaten zum Vertrieb: Tel: +49 (0) Kontaktdaten für technische Fragen: Tel: +49 (0) 9131 /

9 04/2014 Thieme Compliance GmbH Am Weichselgarten Erlangen Tel.: +49(0)9131/ Fax: +49(0)9131/

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