Schnellübersichten. Excel Grundlagen

Transkript

1 Schnellübersichten Excel Grundlagen 1 Excel kennenlernen 2 2 Grundlegende Techniken 3 3 Mit Formeln arbeiten 4 4 Zellen formatieren 5 5 Ausfüllen, Kopieren und Verschieben 6 6 Tabellenansicht und -struktur bearbeiten 7 7 Mit einfachen Funktionen arbeiten 8 8 Fehler in Formeln finden und korrigieren 9 10 Diagramme erstellen und gestalten Diagramme individuell bearbeiten Tabellen mit individuellen Einstellungen drucken Arbeitsmappen effektiv nutzen Excel-Vorlagen/Arbeitsmappen verwalten Große Tabellen bearbeiten 15

2 1 Excel kennenlernen Excel starten Im Suchfeld der Windows-Taskleiste: exc eingeben, Excel 2016 eine neue leere Arbeitsmappe erzeugen das Menüband vollständig anzeigen Auf dem Excel-Startbildschirm: Leere Arbeitsmappe, Registerkarten und Befehle anzeigen Excel beenden 2 HERDT-Verlag

3 2 Grundlegende Techniken das Excel-Hilfefenster aufrufen zwischen aufgerufenen Hilfethemen/-texten wechseln einen Hilfetext drucken Hilfe zu Dialogfenstereinstellungen erhalten Daten eingeben bzw. überschreiben das aktuelle Datum als Konstante eingeben die aktuelle Uhrzeit als Konstante eingeben Zellinhalte verändern Zellinhalte löschen die Spaltenbreite/Zeilenhöhe ändern einen Zellbereich markieren Mehrfachbereiche markieren Arbeiten rückgängig machen rückgängig gemachte Aktionen wiederherstellen die aktuelle Tabelle drucken Suchbegriff im Feld Was möchten Sie tun? eingeben, Hilfe zu Suchbegriff oder! bzw., Drucken Im Dialogfenster: Zelle aktivieren, Daten in die Zelle eingeben, Ü S. Konstante: S H. Zelle doppelt anklicken oder ", Änderungen vornehmen, Ü Zellen markieren, _ Begrenzungslinie im Spalten- bzw. Zeilenkopf mit der Maus ziehen oder doppelt anklicken Maus bei gedrückter Maustaste über Zellbereich ziehen oder H in Verbindung mit einer Pfeiltaste drücken S drücken und Bereiche mit der Maus markieren In der Symbolleiste für den Schnellzugriff: In der Symbolleiste für den Schnellzugriff: Register Datei, Drucken oder S p Arbeitsmappen speichern Register Datei, Speichern unter oder (Symbolleiste für den Schnellzugriff) oder S s, Computer, Durchsuchen Arbeitsmappen schließen neue Arbeitsmappen erzeugen zuletzt verwendete Arbeitsmappen öffnen früher bearbeitete Arbeitsmappen öffnen zwischen geöffneten Arbeitsmappen wechseln Im Excel-Fenster: Register Datei, Neu, Leere Arbeitsmappe oder S n Register Datei, Öffnen, Zuletzt verwendet Register Datei, Öffnen, Durchsuchen Register Ansicht, Gruppe Fenster, Fenster wechseln oder in der Taskleiste auf Excel-Schaltflächen zeigen oder S & HERDT-Verlag 3

4 3 Mit Formeln arbeiten einfache Formeln eingeben die Summenfunktion nutzen Zellbezüge zeigen eine Formel ändern Gleichheitszeichen (=) einfügen, Zellbezüge mit den gewünschten Operatoren eingeben, Ü Register Start, Gruppe Bearbeiten, oder, Ergebnisse, Schalt- Zellbereich markieren, der summiert werden soll, fläche der gewünschten Summenfunktion anklicken Zellbezüge bei der Formeleingabe mit der Maus durch Anklicken einer Zelle bzw. Markieren eines Zellbereichs festlegen Doppelklick in die Zelle, Änderungen vornehmen, Ü 4 HERDT-Verlag

5 4 Zellen formatieren ein anderes Design wählen einen Designbestandteil ändern Register Seitenlayout, Gruppe Designs, Designs Register Seitenlayout, Gruppe Designs, Farben bzw. Schriftarten bzw. Effekte die Schriftart bzw. den Schriftgrad ändern den Schriftschnitt festlegen die Schriftfarbe ändern weitere Schrifteigenschaften festlegen Register Start, Gruppe Schriftart, Register Start, Gruppe Schriftart, Register Start, Gruppe Schriftart, Register Start, Gruppe Schriftart, bzw. Zellinhalte ausrichten Register Start, Gruppe Ausrichtung, horizontal ausrichten: bzw. vertikal ausrichten: Zellinhalte ein- bzw. wieder ausrücken Zellinhalte drehen Zellinhalte über ein Dialogfenster ausrichten einen automatischen Zeilenumbruch festlegen einen manuellen Zeilenumbruch einfügen Zellen verbinden eine bestehende Zellverbindung wieder aufheben Rahmen/Linien hinzufügen Register Start, Gruppe Ausrichtung, Register Start, Gruppe Ausrichtung, Register Start, Gruppe Ausrichtung, Register Start, Gruppe Ausrichtung, A Ü Register Start, Gruppe Ausrichtung, Register Start, Gruppe Ausrichtung, Register Start, Gruppe Schriftart, bzw. Rahmen/Linien zeichnen Register Start, Gruppe Schriftart,, Rahmenlinie zeichnen eine Füllfarbe zuweisen Register Start, Gruppe Schriftart, ein Füllmuster zuweisen Register Start, Gruppe Schriftart,, Register Ausfüllen Zahlen formatieren Register Start, Gruppe Zahl, oder Register Start, Gruppe Zahl, Datums- bzw. Uhrzeitformate zuweisen Register Start, Gruppe Zahl,, Datum bzw. Uhrzeit Formatierungen übertragen Formatierungen löschen Register Start, Gruppe Zwischenablage, Register Start, Gruppe Bearbeiten, HERDT-Verlag 5

6 5 Ausfüllen, Kopieren und Verschieben einen Befehl wiederholen Zellen mit der Maus verschieben Zellen mit der Maus kopieren die Spalten-/Zeilenanordnung verändern ein Element in die Zwischenablage ausschneiden ein Element über die Zwischenablage kopieren ein Element über die Zwischenablage einfügen Zeilen und Spalten vertauschen Datenreihen mit der Ausfüllfunktion erzeugen eine individuelle Liste für die Ausfüllfunktion definieren Daten mit der Blitzvorschau in andere Zellen übertragen einen absoluten Bezug erzeugen $ oder S y Bereich markieren, Markierungsrahmen anklicken, an neue Position ziehen Bereich markieren, Markierungsrahmen anklicken, S drücken, an die Einfügeposition ziehen Spalten-/Zeilenbereich markieren, Markierungsrahmen anklicken, S drücken, an neue Position ziehen Element (z. B. Zellbereich) markieren, S x bzw. Register Start, Gruppe Zwischenablage, Element (z. B. Zellbereich) markieren, S c bzw. Register Start, Gruppe Zwischenablage, Linke obere Zelle des Einfügebereichs anklicken, S v bzw. Register Start, Gruppe Zwischenablage, Zellbereich in die Zwischenablage kopieren, linke obere Zelle des Zielbereichs anklicken,, Zellbereich mit Ausgangswerten markieren, Ausfüllkästchen anklicken, auszufüllenden Zellbereich aufziehen Register Datei, Optionen, im Dialogfenster Excel-Optionen: Kategorie Erweitert wählen, im Bereich Allgemein auf Benutzerdefinierte Listen bearbeiten klicken, im Dialogfenster Benutzerdefinierte Listen: Listeneinträge eingeben, Hinzufügen Ersten Wert der Liste eingeben, darunterliegende Zelle anklicken, Register Start, Gruppe Bearbeiten, oder Register Daten, Gruppe Datentools, oder S e Bei der Formeleingabe auf Zelle zeigen, $ 6 HERDT-Verlag

7 6 Tabellenansicht und -struktur bearbeiten eine Tabelle nach den Zellinhalten einer Spalte sortieren Register Daten, Gruppe Sortieren und Filtern, bzw. Spalten und Zeilen ausblenden Spalten und Zeilen einblenden Spalten, Zeilen bzw. Zellen einfügen Spalten, Zeilen bzw. Zellen löschen Spalten bzw. Zeilen markieren, Kontextmenüpunkt Ausblenden Angrenzende Spalten/Zeilen markieren, Kontextmenüpunkt Einblenden Spalten-, Zeilenköpfe bzw. Zellbereich markieren, Kontextmenüpunkt Zellen einfügen oder S + Spalten-, Zeilenköpfe bzw. Zellbereich markieren, Kontextmenüpunkt Zellen löschen oder S - HERDT-Verlag 7

8 7 Mit einfachen Funktionen arbeiten bei der Funktionseingabe die AutoVervollständigen- Formel nutzen Mit der Eingabe des Funktionsnamens beginnen, Funktion in der Liste auswählen, T, Argumente eingeben, Ü einfache Funktionen über die Schaltfläche Summe einfügen Register Start, Gruppe Bearbeiten, Pfeil von Funktion in der geöffneten Liste wählen anklicken, einfache Funktionen über das Schnellanalyse-Tool einfügen einen markierten Zellbereich in der Statusleiste berechnen Funktionen mithilfe der Funktionsbibliothek eingeben Zellbereich markieren, der ausgewertet werden soll,, Ergebnisse, Schaltfläche der gewünschten Funktion anklicken Statusleiste mit der rechten Maustaste anklicken, weitere Funktion(en) aktivieren Register Formeln, Gruppe Funktionsbibliothek, Schaltfläche der gewünschten Funktionskategorie anklicken, Funktion wählen 8 HERDT-Verlag

9 8 Fehler in Formeln finden und korrigieren Fehler beheben Zirkelbezüge aufheben die Spur zum Vorgänger einblenden die Spur zum Nachfolger einblenden die Spur zum Fehler einblenden vorhandene Spurpfeile löschen Formel bzw. Funktion überprüfen, Fehler manuell korrigieren In der eingeblendeten Warnmeldung: OK, in der Formel falsche Bereichsangabe markieren, korrekten Zellbereich im Tabellenblatt markieren, Ü Register Formeln, Gruppe Formelüberwachung, Spur zum Vorgänger Register Formeln, Gruppe Formelüberwachung, Spur zum Nachfolger Register Formeln, Gruppe Formelüberwachung, Fehlerüberprüfung - Spur zum Fehler Register Formeln, Gruppe Formelüberwachung, Pfeile entfernen HERDT-Verlag 9

10 10 Diagramme erstellen und gestalten ein empfohlenes Diagramm erstellen ein Diagramm mit einem bestimmten Diagrammtyp erstellen die Anordnung der Diagrammdaten vertauschen ein Diagrammobjekt vergrößern bzw. verkleinern ein Diagrammobjekt auf dem Tabellenblatt verschieben ein Diagrammobjekt löschen ein Diagrammobjekt auf ein Diagrammblatt verschieben einem Diagramm ein Schnelllayout zuweisen einem Diagramm eine Formatvorlage bzw. andere Farben zuweisen Bereich mit Quelldaten markieren, Register Einfügen, Gruppe Diagramme, Empfohlene Diagramme oder Bereich mit Quelldaten markieren,, Diagramme, Schaltfläche des Diagramm(unter)typs anklicken Bereich mit Quelldaten markieren, Register Einfügen, Gruppe Diagramme, Schaltfläche des Diagrammtyps anklicken, in der Liste den Diagrammuntertyp wählen Register Entwurf, Gruppe Daten, Zeile/Spalte wechseln Im Bearbeitungsmodus Anfasser ziehen oder Register Format, Gruppe Größe, Diagrammobjekt mit der Maus an die gewünschte Stelle ziehen _ Register Entwurf, Gruppe Ort, Diagramm verschieben Register Entwurf, Gruppe Diagrammlayouts, Schnelllayout, Formatvorlage bzw. Farbe 10 HERDT-Verlag

11 11 Diagramme individuell bearbeiten eine Elementgruppe markieren ein einzelnes Diagrammelement markieren das komplette Diagramm markieren ein Diagrammelement verschieben die Größe eines Diagrammelements ändern ein Diagrammelement löschen ein Grafikformat zuweisen einen Fülleffekt/eine Formkontur/ einen Formeffekt zuweisen Gitternetzlinien ein- bzw. ausblenden die Anzeige des Achsen- bzw. Diagrammtitels festlegen eine Datentabelle im Diagramm einfügen die Anzeige der Legende festlegen Datenreihen beschriften Beschriftungen innerhalb eines Diagramms formatieren den Diagramm(unter)typ ändern den im Diagramm dargestellten Quelldatenbereich ändern Diagrammdaten filtern eine Datenreihe im Diagramm verschieben ein Diagrammblatt drucken ein Diagrammobjekt und die Ausgangstabelle drucken ein Diagrammobjekt ohne die Ausgangstabelle drucken Elementgruppe mit der Maus anklicken Elementgruppe markieren, Element anklicken Register Format, Gruppe Aktuelle Auswahl, Diagrammbereich Element mit der Maus an die neue Position ziehen Element markieren, Anfasser ziehen Element markieren, _ Register Format, Gruppe Formenarten Register Format, Gruppe Formenarten, Fülleffekt/Formkontur/Formeffekte, auf Gitternetzlinien zeigen,, Kontrollfeld(er) der gewünschten Gitternetzlinie(n) aktivieren bzw. deaktivieren, auf Achsen- bzw. Diagrammtitel zeigen,, Anzeigeoptionen festlegen, auf Datentabelle zeigen,, Anzeigeoptionen festlegen, auf Legende zeigen,, Anzeigeoptionen festlegen, auf Datenbeschriftungen zeigen,, Anzeigeoptionen festlegen Element markieren, Formatierungen über die Elemente im Register Start, Gruppe Schriftart, zuweisen Register Entwurf, Gruppe Typ, Diagrammtyp ändern Register Entwurf, Gruppe Daten, Daten auswählen, neuen Zellbereich markieren, Kontrollfeld(er) der Daten deaktivieren bzw. aktivieren, die aus- bzw. wieder eingeblendet werden sollen Register Entwurf, Gruppe Daten, Daten auswählen, Datenreihe im Dialogfenster markieren, bzw. Diagrammblatt aktivieren, Register Datei, Drucken, Schaltfläche Drucken Tabellenblatt aktivieren, Register Datei, Drucken, Schaltfläche Drucken Diagrammobjekt anklicken, Register Datei, Drucken, Schaltfläche Drucken HERDT-Verlag 11

12 12 Tabellen mit individuellen Einstellungen drucken den Ausdruck am Bildschirm kontrollieren eine bestimmte Druckseite in der Druckvorschau anzeigen ein anderes Papierformat für den Ausdruck wählen die Ränder der Druckseite anpassen Register Datei, Drucken oder S p Register Datei, Drucken, bzw. oder Seitenzahl im Feld unterhalb der Druckvorschau eintragen, Ü Register Datei, Drucken, Register Datei, Drucken, das Tabellenblatt für den Ausdruck verkleinern bzw. vergrößern einen bestimmten Druckbereich definieren einen definierten Druckbereich löschen zur Ansicht Umbruchvorschau wechseln zur Normalansicht wechseln manuelle Seitenumbrüche einfügen alle manuellen Seitenumbrüche entfernen zur Seitenlayoutansicht wechseln Kopf- und Fußzeilen für Tabellenblätter einfügen Kopf- und Fußzeilen für Diagrammblätter einfügen Drucktitel festlegen Drucktitel löschen Register Datei, Drucken, Tabellenbereich markieren, Register Seitenlayout, Gruppe Seite einrichten, Druckbereich, Druckbereich festlegen Register Seitenlayout, Gruppe Seite einrichten, Druckbereich, Druckbereich aufheben In der Ansichtssteuerung (Statusleiste): In der Ansichtssteuerung (Statusleiste): Zelle markieren, über der bzw. links von der der Seitenumbruch stattfinden soll, Register Seitenlayout, Gruppe Seite einrichten, Umbrüche, Seitenumbruch einfügen Register Seitenlayout, Gruppe Seite einrichten, Umbrüche, Alle Seitenumbrüche zurücksetzen In der Ansichtssteuerung (Statusleiste): In der Seitenlayoutansicht Text direkt in den Bereich der Kopfbzw. Fußzeile eingeben oder vorgefertigte Platzhalter über die Schaltflächen des Registers Entwurf einfügen Register Einfügen, Text, Kopf- und Fußzeile Register Seitenlayout, Gruppe Seite einrichten, Drucktitel, Feld Wiederholungszeilen oben bzw. Wiederholungsspalten links, gewünschte Zeilen bzw. Spalten markieren Register Seitenlayout, Gruppe Seite einrichten, Drucktitel, Einträge im Feld Wiederholungszeilen oben bzw. Wiederholungsspalten links löschen 12 HERDT-Verlag

13 13 Arbeitsmappen effektiv nutzen zu einem Arbeitsblatt wechseln ein Arbeitsblatt umbenennen die Registerfarbe ändern alle Arbeitsblätter markieren ein Arbeitsblatt einfügen bzw. löschen ein Arbeitsblatt verschieben bzw. kopieren ein Arbeitsblatt aus- bzw. wieder einblenden Zellbezüge zu anderen Tabellenblättern erstellen externe Bezüge erstellen Verknüpfungen bearbeiten einen Link einfügen einen Link löschen einen Kommentar einfügen alle Kommentare ein- bzw. ausblenden einen Kommentar bearbeiten bzw. löschen Register des Arbeitsblatts anklicken Register doppelt anklicken, Namen eingeben, Ü Im Blattregister: Kontextmenüpunkt Registerfarbe Im Blattregister: Kontextmenüpunkt Alle Blätter auswählen Im Blattregister: bzw. Kontextmenüpunkt Löschen Im Blattregister: Kontextmenüpunkt Verschieben oder kopieren Im Blattregister: Kontextmenüpunkt Ausblenden bzw. Einblenden Formel in der Zieltabelle eingeben, Zelle in der Quelltabelle anklicken, Ü Formel in der Zieltabelle eingeben, Zelle in der Quelltabelle der gewünschten Arbeitsmappe anklicken, Ü Register Daten, Gruppe Verbindungen, Verknüpfungen bearbeiten Register Einfügen, Gruppe Link, Link oder S k Kontextmenüpunkt Link entfernen Zelle markieren, Register Überprüfen, Gruppe Kommentare, Neuer Kommentar Register Überprüfen, Gruppe Kommentare, Alle Kommentare anzeigen Zelle markieren, Register Überprüfen, Gruppe Kommentare, Kommentar bearbeiten bzw. Löschen Kommentare drucken Register Seitenlayout, Gruppe Blattoptionen,, Register Blatt, Feld Kommentare eine Arbeitsmappe vor unberechtigtem Zugriff schützen bzw. den Zugriffsschutz wieder aufheben die Struktur einer Arbeitsmappe schützen festlegen, welche Zellen geändert werden dürfen den Blattschutz aktivieren bzw. wieder aufheben Register Datei, Speichern unter, doppelt auf Dieser PC klicken, im Dialogfenster Speichern unter: Tools, Allgemeine Optionen Register Datei, Informationen, Arbeitsmappe schützen, Arbeitsmappenstruktur schützen Register Start, Gruppe Zellen, Format, Zelle sperren Register Start, Gruppe Zellen, Format, Blatt schützen bzw. Blattschutz aufheben HERDT-Verlag 13

14 14 Excel-Vorlagen/Arbeitsmappen verwalten eine Excel-Vorlage erstellen eine neue Arbeitsmappe mit einer vorhandenen Microsoft- Excel-Vorlage erstellen eine neue Arbeitsmappe mit einer selbst erstellten Excel-Vorlage erzeugen eine erstellte Excel-Vorlage ändern einen früheren Bearbeitungsstand einer geöffneten Arbeitsmappe laden die letzte Entwurfsversion einer neu erstellten Arbeitsmappe wiederherstellen die letzte Entwurfsversion einer geänderten Arbeitsmappe wiederherstellen Register Datei, Speichern unter, doppelt auf Dieser PC klicken, im Feld Dateityp Eintrag Excel-Vorlage wählen Register Datei, Neu Register Datei, Neu, PERSÖNLICH Register Datei, Öffnen, doppelt auf Dieser PC klicken, zum Ordner Benutzerdefinierte Office-Vorlagen wechseln, Excel- Vorlage doppelt anklicken, Änderungen vornehmen, Register Datei, Informationen, im Bereich Arbeitsmappe verwalten Entwurfsversion anklicken Register Datei, Informationen, Arbeitsmappe verwalten, Nicht gespeicherte Arbeitsmappen wiederherstellen Register Datei, Informationen, im Bereich Arbeitsmappe verwalten Entwurfsversion mit dem Zusatz (bei Schließen ohne Speichern) anklicken eine Arbeitsmappe für die Verwendung in Excel speichern Register Datei, Speichern unter, doppelt auf Dieser PC klicken, im Feld Dateityp Eintrag Excel Arbeitsmappe wählen Arbeitsmappen exportieren Register Datei, Informationen, Konvertieren 14 HERDT-Verlag

15 15 Große Tabellen bearbeiten bestimmte Zellbereiche markieren Zellen gleichen Inhaltstyps markieren die Tabelle in der Ansicht vergrößern bzw. verkleinern einen markierten Bereich auf Fenstergröße vergrößern bzw. verkleinern die Ansicht einer Tabelle in Ausschnitte teilen die Teilung in Ausschnitte aufheben Zeilen und Spalten fixieren die Fixierung aufheben die Rechtschreibprüfung durchführen nach Zellinhalten suchen Zellinhalte automatisch ersetzen Zellbezug in das Namenfeld in der Bearbeitungsleiste eingeben, Ü Register Start, Gruppe Bearbeiten, Suchen und Auswählen In der Statusleiste: Zoomregler nach rechts bzw. links ziehen oder bzw. Register Ansicht, Gruppe Zoom, Auswahl vergrößern Zelle aktivieren, über der bzw. links von der die Teilungslinien eingefügt werden sollen, Register Ansicht, Gruppe Fenster, Teilen Register Ansicht, Gruppe Fenster, Teilen Zelle direkt unter bzw. rechts neben der zu fixierenden Überschrift aktivieren, Register Ansicht, Gruppe Fenster, Fenster fixieren, Fenster fixieren Register Ansicht, Gruppe Fenster, Fenster fixieren, Fixierung aufheben Register Überprüfen, Gruppe Rechtschreibung, Rechtschreibung oder / Register Start, Gruppe Bearbeiten, Suchen und Auswählen, Suchen oder S f Register Start, Gruppe Bearbeiten, Suchen und Auswählen, Ersetzen oder S h HERDT-Verlag 15