CASE STUDY BOOKLET. Interim Manager für das Finanz- und Rechnungswesen

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1 CASE STUDY BOOKLET Interim Manager für das Finanz- und Rechnungswesen

2 2 Robert Half Management Resources

3 Interim Manager für das Finanz- und Rechnungswesen Robert Half International (Bezeichnung an der New Yorker Börse: RHI) ist der weltweit größte spezialisierte Personaldienstleister. Das Unternehmen konzentriert sich als erster Anbieter ausschließlich auf die Vermittlung von qualifizierten Fach- und Führungskräften im Finanz-, Rechnungs- und Bankwesen sowie im IT-Bereich. Heute hat Robert Half International weltweit mehr als 350 Standorte in Nordamerika, Europa, Australien, Neuseeland, Südamerika, Asien und den Vereinigten Arabischen Emiraten mit über Mitarbeitern. Das Personaldienstleistungsunternehmen stellt hohe Anforderungen an seine Kandidaten: Die Interim Manager haben langjährige Erfahrung im Finanz und Rechnungswesen. Ihr Wissen ermöglicht ihnen eine schnelle Einarbeitung in unterschiedlichste Anforderungen der Kunden. Da sie schon oft ähnliche Projekte erfolgreich abgeschlossen haben, können sie ihre Kenntnisse umfassend einbringen. Experten auf Zeit Viele große und mittelständische Firmen stehen immer wieder vor neuen Herausforderungen: Fusionen, Umstrukturierungen aber auch Gesetzesänderungen und neue Finanzverordnungen fordern laufende Flexibilität. Deshalb setzen weltweit immer mehr Betriebe auf Interimslösungen. Die Erfahrungen der Interim Manager werden häufig bei strategisch wichtigen Projekten geschätzt. Auch um Engpässe zu vermeiden, das heißt fehlende Mitarbeiter oder Projektleiter kurzfristig zu ersetzen, greifen immer mehr Firmen auf diese Experten zurück. Die fünf häufigsten Einsatzbereiche für Interim Manager sind: Controlling im Rahmen der Budgetplanung Themen rund um das Rechnungswesen aufgrund anstehender Jahresabschlüsse Prozessoptimierungen im Finanz- und Rechnungswesen Ertrags- und umsatzsteigernde Maßnahmen IT-Systemoptimierungen In Zukunft wird sich das Interim Management als strategisches Personalmanagement-Tool in immer mehr Unternehmen durchsetzen. Die Experten auf Zeit bringen nicht nur frischen Wind und eine neue Sichtweise auf Projekte mit, sondern haben durch ihre Erfahrungen in unterschiedlichen Unternehmen auch eine Herangehensweise entwickelt, die häufig zu einer anhaltenden Prozessverbesserung führt. Ein weiterer Vorteil ist der Wissenstransfer zwischen den Beratern und den langjährigen Mitarbeitern. Das Know-how der externen Projektmanager bleibt dadurch auch nach deren Ausscheiden dem Unternehmen erhalten. CASE STUDY BOOKLET 3

4 Geschäftsbericht just in time Auftrag Interim Management im Finanz- und Rechnungswesen (Konzernrechnungslegung) Branche: Spezialmaschinenbau Umsatz: ca. 420 Mio. Euro Gerade beim Geschäftsbericht ist Schnelligkeit, gepaart mit absoluter Genauigkeit im Umgang mit den Zahlen, von großer Wichtigkeit. Neben meiner langjährigen Berufserfahrung halfen mir als Interim Managerin meine Flexibilität und die Freude an der Zusammenarbeit mit internationalen Teams dabei, das Projekt erfolgreich abzuschließen. Ausgangssituation Bei dem Auftraggeber waren durch Kündigung und Elternzeit gleich zwei Stellen in der Konzernrechnungslegung vakant geworden. Genau in diese Zeit fiel der Geschäfts- und Quartalsbericht. Eine schnelle Lösung des Problems ermöglichte der Einsatz einer Interim Managerin, die die Erstellung der Berichte übernahm. Projekt Die erste Aufgabe der Interim Managerin war es, die Abschlüsse der 13 Tochtergesellschaften im In- und Ausland anhand von Excel-Dateien zusammenzustellen und zu vereinheitlichen. Eine spezielle Software zur Vorbereitung des Konzernabschlusses gab es im Unternehmen nicht. Die ermittelten Daten der jeweiligen Gesellschaften wurden in einem nächsten Schritt geprüft und nach Freigabe in den Konzernabschluss mit einbezogen. Die Rechnungslegung erfolgte nach IFRS. Die Interim Managerin übernahm die Kontrolle der Zahlen, die Abstimmung mit den einzelnen Töchtern und war für die Richtigkeit der sensiblen Daten sowohl im Geschäfts- als auch im Quartalsbericht verantwortlich. Ergebnis Dank ihres Know-hows und ihrer Teamfähigkeit schaffte es die Interim Managerin, den Konzerngeschäftsbericht und den Quartalsbericht auf Deutsch und Englisch termingerecht zu publizieren. S. N., Interim Managerin 4 Robert Half Management Resources

5 Sparfaktor Zeit Ausgangssituation Die Stelle des Leiters Finanz- und Rechnungswesen war vakant und sollte wieder mit einem festangestellten Mitarbeiter besetzt werden. Die Interim Managerin hatte die Aufgabe, diese Position vorübergehend zu übernehmen und den neuen Stelleninhaber einzuarbeiten. Gleichzeitig wollte die Geschäftsführung die Arbeitsprozesse optimieren, da die Mitarbeiter im Finanz- und Rechnungswesen sehr unzufrieden mit den Abläufen in ihrer Abteilung waren. Vor allem die vielen Überstunden sowie die umständliche und aufwendige Arbeitsweise wurden kritisiert. Die Interim Managerin sollte die aktuelle Situation analysieren und Verbesserungsvorschläge machen. Geplant war eine Einsatzdauer von vier Monaten. Am Ende dauerte der Auftrag 12 Monate, da die externe Beraterin durch Kompetenz überzeugte und zusätzlich die Prozessoptimierung durchführte. Auftrag Prozessoptimierung zur Zeit- und Kosten- Einsparung im Bereich Finanzbuchhaltung. Branche: Food Umsatz: ca. 100 Mio. Euro Projekt Die Interim Managerin übernahm für einen festgelegten Zeitraum die Leitung Finanz- und Rechnungswesen im Unternehmen. Zu ihren Aufgaben gehörten die Monatsabschlüsse nach HGB und IFRS, das Reporting an die Muttergesellschaft (mit deutscher Holding-Gesellschaft), die Abschlussbuchungen und Rückstellungsberechnungen. Sie war für den Jahresabschluss vom Vorjahr verantwortlich inklusive Nachkalkulation von Rückstellungen. Nach zwei Monaten erfolgte die Übergabe an den neuen Stelleninhaber. Neben dieser Tätigkeit analysierte die Expertin die laufenden Arbeitsprozesse. Dazu gehörten die Erstellung einer neuen Organisationsstruktur zur besseren Aufteilung der Arbeiten, die Vereinfachung des Reisekostenprogramms sowie die Automatisierung von Buchungen. Auch die Abspaltung eines Teilbetriebs als selbstständiges Unternehmen mit allen juristischen Vertrags- bzw. Abspaltungsverhandlungen fiel in ihren Aufgabenbereich. Ergebnis Das gesamte Einsparungspotential im Monat betrug circa 142 Stunden. Dies entspricht in etwa einer Vollzeitkraft mit 35,5-Stunden-Woche. Da dadurch auch weniger Überstunden gemacht werden mussten, verbesserten sich die Motivation und Zufriedenheit der Mitarbeiter spürbar. Bei diesem Auftrag konnte ich meine fachliche Erfahrung aus unterschiedlichsten Unternehmen und meine Führungskompetenz einfließen lassen. Es war ein tolles Gefühl am Ende ein handfestes Ergebnis zu haben und zu spüren, wie die Motivation der Mitarbeiter wieder stieg. Denn bekanntlich sind zufriedene Mitarbeiter der beste Garant für den Geschäftserfolg. V. M., Interim Managerin CASE STUDY BOOKLET 5

6 Optimaler Know-how-Transfer Auftrag Konsolidierung mittels SAP SEM- BCS/BW - Interimmanagement und Fachberatung Branche: Immobilien Umsatz: über 800 Mio. Euro Ausgangssituation Die Gesellschaft hatte mit Unterstützung eines Beratungsunternehmens im Konzernrechnungswesen das Konsolidierungstool SAP SEM-BCS/BW implementiert. Benötigt wurde ein Interim Manager mit Erfahrungen in der Vorbereitung und Erstellung von Konzernabschlüssen nach IFRS mittels dieser SAP-Version. Er sollte auch Technikwissen mitbringen, um einerseits im Tagesgeschäft zu unterstützen, andererseits um Datenqualitätsprobleme bei der Migration zu klären. Wichtig für den Kunden waren auch Schulungen zu Funktionalitäten der SAP-Komponente SEM-BCS für die Mitarbeiter. Meine Erfahrungen in beiden Bereichen, sowohl auf technischer Seite als auch bei der Erstellung des Konzernberichts mit dem mir bekannten Konsolidierungstool, waren hier absolut notwendig. Auch der Wissenstransfer zu den Mitarbeitern gestaltete sich problemlos. Das Ergebnis war für alle sehr zufriedenstellend. F. S., Interim Manager Projekt Zu den Aufgaben des Interim Managers gehörte unter anderem die Unterstützung beim Customizing, das heißt der kundenspezifischen Anpassung der Daten. Zusätzlich kümmerte er sich um die Abnahme von Stammdaten im Entwicklungs-, Qualitätssicherungs- und Produktivsystem. Die Fortschreibung der Bewertung von assoziierten und Gemeinschaftsunternehmen sowie die Abstimmung von Geschäftsvorfällen mit dem Gesellschaftsrechnungswesen und der Steuerabteilung waren ebenfalls Teil seiner Tätigkeiten. Daneben betreute er die Konzerngesellschaften im In- und Ausland bei der IFRS-Konzernrechnungslegung. Den Abschlussprüfer unterstützte der Interim Manager als Ansprechpartner bei fachlichen und technischen Themen. Ergebnis Der Interim Manager löste die auftretenden Datenmigrationsprobleme schnell und kompetent. Des Weiteren vermittelte er sein Know-how in Sachen Grundlagen und Aufbau des Konsolidierungstools SAP SEM-BCS an das Team. Der Experte sorgte außerdem für eine reibungslosen Wissenstransfer an die neuen Mitarbeiter zu den Themen Customizing und Erstellung von Konzernabschlüssen. 6 Robert Half Management Resources

7 Softwarewissen gefragt Ausgangssituation Während der Umstellung des Rechnungswesens inklusive Forderungsmanagement auf eine neue Software erkrankte der Leiter Finanz- und Rechnungswesen. Der Finanzdienstleister beauftragte einen Interim Manager, der die Migration der Daten in das neue System aus konzeptioneller, buchhalterischer und steuerlicher Sicht betreuen und durchführen konnte. Gleichzeitig erwartete das Unternehmen eine aktive Mitarbeit im Projektteam. Zusätzlich fungierte der Interim Manager als Ansprechpartner für die IT, das Softwarehaus und die Mitarbeiter des Unternehmens. Auftrag Betreuung des Systemwechsels in der Finanzbuchhaltung und im Forderungsmanagement zu einer neuen Software Branche: Finanzdienstleistungen Umsatz: zwischen 5 und 10 Mio. Euro Projekt In der Finanzbuchhaltung des Inkassounternehmens wurde für das Forderungsmanagement eine andere Software genutzt als für die übrigen buchhalterischen Aufgaben. Der Interim Manager führte die Daten aus den beiden bestehenden Systemen in ein einheitliches Software-System zusammen. Dabei sollte die alte Aussagekraft gewährleistet bleiben, d.h. es durfte kein Bruch bei der Darstellung der Daten aus der Forderungsverwaltung geben. Da die neue Software aber ausschließlich für Banken konzipiert wurde, musste sie erst an die Bedürfnisse des Finanzdienstleisters angepasst werden. Buchungsmasken und Arbeitsweise der neuen Software waren für die Mitarbeiter zunächst fremd und verwirrend. Notwendig wurde daher eine gründliche Einarbeitung der Mitarbeiter durch den Interim Manager. So kann die bestehende Mannschaft heute erfolgreich mit dem neuen System arbeiten. Ergebnis Die Migration der Daten wurde erfolgreich durchgeführt. Die Einarbeitung der Mitarbeiter in das neue System übernahmen der Interim Manager und zwei Mitarbeiter des Softwarehauses. Da das Banksystem keine Umsatzsteuerberechnung kannte, installierte der externe Berater zusätzlich für das Unternehmen eine PC-gestützte Umsatzsteuerberechnung. Alle vorgenommenen Maßnahmen im Zuge der Migration wurden vom Interim Manager dokumentiert. Ich konnte die Aufgaben des Leiters Finanz- und Rechnungswesen sofort übernehmen, da ich die Anforderungen aus anderen Unternehmen bereits kannte. Somit verlief die Durchführung der Datenmigration problemlos. Die Mitarbeiter arbeiteten sich schnell in die neue Software ein und nutzen diese nun erfolgreich. R. G., Interim Manager CASE STUDY BOOKLET 7

8 Einheitliche IT-Standards europaweit Auftrag des Kunden Konzeption eines europaweit einheitlichen SAP-IT-Controlling-Prozesses mit den Prozesskomponenten Planung, Reporting, Analyse und Steuerung. Branche: Asset Management Umsatz: ca. 300 Mrd. Euro Mir hat es sehr viel Spaß gemacht, die Ist-Situationen der einzelnen europäischen Standorte zu analysieren und daraus ein Konzept für einen einheitlichen IT-Prozess zu entwickeln. Gerade in einem internationalen Umfeld ist es bei der Einführung neuer Standards besonders hilfreich, wenn die Chemie unter den Beteiligten stimmt. Dies war hier der Fall. Die angenehme Zusammenarbeit und die Professionalität meiner Ansprechpartner hat dazu beigetragen, dass die SAP- Implementierung europaweit reibungslos durchgeführt wurde und erfolgreich war. S. B., Interim Manager Ausgangssituation Nachdem das Unternehmen zur länderübergreifenden Konsolidierung seiner Aktivitäten ein European Shared Service Center aufgebaut hatte, sollten als nächstes identische IT-Standards eingeführt werden. Der Interim Manager wurde damit beauftragt, ein Konzept zur Vereinheitlichung des Controlling- und Planungsprozesses zu erstellen und dessen Umsetzung vorzubereiten. Projekt Das Projekt gliederte sich in mehrere Phasen. Als erstes erstellte der Interim Manager einen Ist-Stand der Controlling-Prozesse an den Standorten Frankfurt, Paris, London und Mailand. Danach wurde die Zielvorgabe mit den zuständigen Ansprechpartnern abgestimmt, auf deren Grundlage der Interim Manager ein Soll-Konzept für die Prozesse Planung, Reporting und Accounting erarbeitete. Zur Unterstützung europaweiter Standards entwickelte der Experte einheitliche Reportings und Guidelines, die an allen Standorten eingeführt wurden. Abschließend begleitete er die SAP-Implementierung vor Ort in Paris und unterstützte die Implementierungsvorbereitungen in den anderen europäischen Ländern. Ergebnis Der Interim Manager hatte alle notwendigen Maßnahmen vorbereitet, so dass die Umsetzung der einheitlichen SAP-IT-Standards europaweit erfolgreich gestartet werden konnte. 8 Robert Half Management Resources

9 IT-Abteilung mit neuem Image Ausgangssituation Bei dem Auftraggeber war die Position des Chief Information Officers (CIO) vakant. Durch die fehlende Leitungsfunktion und nicht vorhandene Kostentransparenz hatte die IT-Abteilung keine eindeutige Struktur und Sichtbarkeit im Unternehmen. Die Leistungsfähigkeit mit hohen Betriebs- und Projektrisiken war intransparent und es fehlte der organisatorische Rückhalt. Auch war die Positionierung der IT im Konzernumfeld ungeklärt. Auftrag Interim Manager als Chief Information Officer eines internationalen Konzerns Branche: Industrie, Dienstleistungen Umsatz: 450 Millionen CHF Projekt Aufgabe war es, die Restrukturierung und Neuausrichtung der IT-Abteilung national und weltweit an die Geschäftsanforderungen des Unternehmens anzupassen und dadurch eine Kostensenkung zu erreichen. Hierzu wurden zuerst Projektmanagement und Controlling neu aufgesetzt und das Budget definiert. Die Steigerung der Effizienz und der erfolgreiche Abschluss der Standardisierungsprojekte war ein weiteres Ziel der Neuausrichtung. Der Interim Manager verantwortete die Einführung von SharePoint 2010, Windows 7 und Office 2010 sowie eines Corporate Directory im Konzern Programme, die eine Verbesserung der IT-Strukturen im Hinblick auf die Anforderungen des Unternehmens ermöglichten. Zusätzlich entwickelte er ein weltweites IT-Servicekonzept, auf das die einzelnen Konzerneinheiten zurückgreifen konnten. Während der Durchführung dieser Projekte lag die gesamte Personalplanung und -führung in der Hand des Interim Managers. Parallel dazu übernahm er die Stellenausschreibung und Auswahl seines Nachfolgers und arbeitete ihn ein. Ergebnis Die Restrukturierung und Neuausrichtung der IT-Abteilung wurde erfolgreich abgeschlossen und das gewünschte Kostensenkungsziel sogar übertroffen. Erste Projekte wurden erfolgreich abgeschlossen und weitere geschäftskritische Schlüsselprojekte wurden partnerschaftlich mit den Prozessverantwortlichen in einer klaren Struktur gestartet. Die Personalführung bei der Umsetzung eines solchen umfangreichen Projektes ist sehr anspruchsvoll. Alle müssen an einem Strang ziehen, damit die IT-Programme einwandfrei eingeführt werden und funktionieren. Die Neuausrichtung der Abteilung und der Aufbau des Servicekonzeptes haben zu klaren IT-Strukturen geführt, die auf die Anforderungen des Unternehmens zugeschnitten sind. Sie unterstützen den Geschäftsablauf und sorgen für eine einwandfreie Kostentransparenz, die wiederum zu gesteigerter Effizienz und erheblichen Einsparungen führte. A. S., Interim Manager CASE STUDY BOOKLET 9

10 Zusammenfassung Robert Half Management Resources bietet Unternehmen qualifizierte Manager auf Zeit für komplexe Aufgaben und Projekte im In- und Ausland. Die Vorteile von Interim Management auf einem Blick: Flexibler Einsatz von erfahrenen Fach- und Führungskräften auf Seniorniveau Selbständig agierende Experten mit Know-how in Compliance, Corporate Governance, Fusionen und Übernahmen Qualifizierte Spezialisten für komplexe Finanzprojekte Interim Manager mit Erfahrung in professioneller und erfolgreicher Projektsteuerung und -umsetzung Zeit- und Kostenersparnis durch Know-how Transfer ins Unternehmen Einsatz der international erfahrenen Experten im Ausland: Firmen profitieren von dem globalen Wissen der Interim Manager 10 Robert Half Management Resources

11 Positionen im Interim Management Robert Half bietet unter anderem für die unten stehenden Projekte und Funktionen Interim Management an. Wenn Sie mehr über Robert Half Management Resources wissen möchten, besuchen Sie unsere Website: Projekte Krisenmanagement, Sanierungen, Restrukturierungen Quartals-/Jahresabschlüsse (in HGB, IFRS, US-GAAP etc.) Due Diligence, M&A, IPO Sarbanes-Oxley Act Liquidität, Budgetplanung und Cashmanagement Einführung von ERP-Systemen (SAP, Hyperion, Navision) Prozessoptimierung Aufbau von Controllingstrukturen, Shared-Service-Centern, Risk-Management-Systemen, MIS etc. Umsetzung aufsichtsrechtlicher Anforderungen (MaRisk, Basel II, Meldewesen etc.) Transfer-Pricing Supply-Chain Linienfunktionen Treasurer Wirtschaftsprüfer/Auditor Cash Manager Financial Analyst Controller Leiter Buchhaltung Leiter Controlling Leiter Finanz- und Rechnungswesen Tax Manager Finance Manager Chief Financial Officer CASE STUDY BOOKLET 11

12 MORE THAN 350 OFFICES WORLDWIDE HAMMERSMITH Hamburg Lyon BIRMINGHAM PHOENIX BRUSSELS KINGSTON BAKERSFIELD Genova ANTWERP NEW YORK OAKLAND SAN JOSE LOS ANGELES DENVER TAMPA FRANKFURT CORAL GABLES ORLANDO STUTTGART DALLAS Rio de Janeiro MUNICH TURIN TOKYO MIAMI NEW ORLEANS HONOLULU SAN FRANCISCO PORTLAND Lille DAVENPORT Nantes Liege OAKBROOK OVERLAND PARK LUXEMBOURG COLUMBIA LOUISVILLE ATLANTA LIVERPOOL KEYNES LONDON NOTTINGHAM RICHMOND SAN DIEGO BALTIMORE BRAINTREE PARIS CAMBRIDGE SPRINGFIELD BOSTON MELBOURNE BERLIN CHAPEL HILL SYRACUSE CHARLOTTE HONG KONG MANCHESTER Ghent COLUMBUS ROME MEMPHIS Eindhoven MILAN LANCASTER PHILADELPHIA PRAGUE PITTSBURGH PROVIDENCE CHARLESTON ZURICH VANCOUVER RICHMOND SEATTLE TACOMA MIDDLETON SALT LAKE CITY MILWAUKEE SYDNEY BRISBANE BURLINGTON SINGAPORE OTTAWA MONTREAL TORONTO DUBAI EL PASO NORTH YORK Washington ROTTERDAM UTRECHT AUCKLAND SAN ANTONIO GLASGOW WIESBADEN SAO PAULO BRISTOL EDINBURGH CARDIFF LEEDS SOUTHAMPTON AMSTERDAM CHICAGO WATFORD WINDSOR zaventem DÜSSELDORF BERLIN T: +49 (0)30/ E: FRANKFURT T: +49 (0)69/ E: MANNHEIM T: +49 (0)621/ E: DÜSSELDORF T: +49 (0)211/ E: HAMBURG T: +49 (0)40/ E: MÜNCHEN T: +49 (0)89/ E: ESSEN T: +49 (0)201/ E: KÖLN T: +49 (0)221/ E: STUTTGART T: +49 (0)711/ E: A division of Robert Half Deutschland GmbH & Co. KG 2011 Robert Half International - CSC