Professionelles Projektmanagement in der Praxis

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1 Professionelles Projektmanagement in der Praxis Veranstaltung 10 Teil 3 ( ) Arbeitstechniken III SS

2 Agenda Problemlösungstechnik Verhandlungsmanagement nach Harvard Zeitmanagement 2

3 Bewährte Methode zur Findung der besten Lösung für ein Problem in 6 Schritten 1 Ziel definierenn 2 Entscheidungskriterien 3 Lösungsalternativen Bewertung der Alternativen Commitment Vereinbarung der nächsten Schritte 3

4 Nutzwertanalyse: Auswahlkriterien und Lösungsalternativen werden gemappt Projekt 1: Projekt 2: Projekt 3: Projekt 4: Auswahlkriterien Gewichtung Note Punktzahl Note Punktzahl Note Punktzahl Note Punktzahl K1 K2 K3 K4 K5 Nutzwert Note (Bewertung) von 0 bis 10: 0 = trifft nicht zu; 10 = trifft vollständig zu Summe der Gewichtungen: oder 100 Punktzahl = Gewichtung x Note 4

5 To-Do-Liste = Handlungs-orientierte Aufgabenliste Festlegung der durchzuführenden Aktivitäten: Wer? - macht was? mit wem? - bis wann? Aktivität Verantwortlicher Beteiligte Termin Status Erfolgreiches Arbeiten mit To-Do-Listen erfordert auch ein wirkungsvolles Controlling (PL bzw. dessen Assistenz): - Werden die vereinbarten Termine eingehalten?

6 Agenda Problemlösungstechnik Verhandlungsmanagement nach Harvard Zeitmanagement 6

7 Verhandlungsarten (1/2) Harter Stil Verhandlungspartner = Feind Ziel: Sieg Vorgehen: Druck aufbauen Kurzsichtig: ggf. Pyrrhus-Sieg Verhandlungszeit: relativ kurz Weicher Stil Verhandlungspartner = Freund Ziel: gemeinsame Lösung Vorgehen: Druck umformen Langfristig: schafft Partner Verhandlungszeit: relativ lang Harvard-Konzept Verhandlung = Verhandlungsgegenstand hart Verhandlungsart weich 7

8 Harvard-Konzept: Grundprinzipien 1 Menschen und Probleme getrennt behandeln 3 2 auf Interessen statt auf Positionen konzentrieren 4 Viele Lösungs- Alternativen entwickeln Mittels neutraler Kriterien entscheiden 8

9 1 Menschen und Probleme getrennt behandeln Verhandlungsobjekt Personen Vertragsabschluss Grundinteressen Übereinkunft erzielen Gute Beziehung zum Verhandlungspartner 9

10 1 Grundproblem Mensch Grundproblem: Persönliche Beziehungen und die Sache werden gemischt Konsequenz Lösung: Trennung der persönlichen Beziehungen von den Sachfragen! 1. Vorstellungen klären 2. Emotionen erkennen und verstehen 3. Klare Kommunikation 10

11 2 Konzentration auf Interessen statt auf Positionen Beispiel: Interesse A: Frische Luft Position A: Fenster auf Interesse B: Keine Zugluft Position B: Fenster zu Lösung: Öffnen eines Fensters im Nebenraum Ziel: Lösung über gemeinsame Interessen suchen Position: Standpunkt, zu dem man sich bewusst entschieden hat. Interesse: Gründe, die zu dieser Entscheidung geführt haben. 11

12 2 Interessen statt Positionen in den Mittelpunkt rücken Position A Keine Übereinstimmung Position B Interesse A1 Interesse A2 Interesse A3 Übereinstimmungen Interesse B1 Interesse B2 Interesse B3 12

13 3 Wahlmöglichkeiten zum beiderseitigen Vorteil entwickeln Vor der Entscheidung verschiedene Lösungsalternativen zum beiderseitigen Vorteil entwickeln Haupthindernisse Vorschnelles Urteil Suche nach der richtigen Lösung Annahme: Der Kuchen ist begrenzt Vorstellung: Die anderen lösen ihre Probleme selbst Strategie: Erst den Kuchen vergrößern, dann teilen 13

14 3 Vorteile für beide Seiten Gemeinsame Interessen Herausfinden (Fragen stellen) Benennen und als gemeinsame Ziele darstellen Machen Verhandlungen flüssiger und freundlicher Unterschiedliche Interessen verschmelzen Hauptanliegen der Gegenseite erkunden Vorgehen: Lösungen suchen, die einem selbst wenig kosten, aber der Gegenseite viel bringen und umgekehrt Prinzip: Förderung der eigenen Vorteile durch Beachtung der Interessen der Gegenseite 14

15 4 Auf der Anwendung neutraler Beurteilungskriterien bestehen Prinzip: Das Verhandlungsergebnis auf objektiven Entscheidungskriterien aufbauen 1. Entwicklung objektiver Kriterien Finden von Kriterien Faire Kriterien Faire Verfahrensweise 2. Verhandeln mit objektiven Kriterien Festlegen von objektiven Kriterien Vernünftiges Argumentieren Keinem Druck nachgeben 15

16 4 Faire Kriterien Objektive Kriterien Unabhängig vom beiderseitigen Willen Gesetzlich legitimiert (Idealfall) Praktisch durchführbar Für beide Seiten akzeptierbar und anwendbar Beispiele Marktwert Frühere Vergleichsfälle Wissenschaftliches Gutachten Kriterien von Sachverständigen Auswirkungen Kosten Mögliche Gerichtsurteile Moralische Kriterien Gleichbehandlung Gegenseitigkeit 16

17 4 Faire Verfahrensweise Uralttechnik: Einer teilt, der andere wählt aus Verallgemeinerung 1. Verfahrenslösung ausarbeiten 2. Rollenentscheidung vornehmen zum Beispiel: Losverfahren oder Münzwurf Faires Ergebnis, da keiner benachteiligt wird Schlüsselrolle für einen Dritten Einigung auf einen Experten, der Rat erteilt oder die Entscheidung trifft Schiedsrichter / Schlichtungsstelle 17

18 Verhandlungsmanagement nach Harvard 18

19 Agenda Problemlösungstechnik Verhandlungsmanagement nach Harvard Zeitmanagement 19

20 Effizientes Zeitmanagement 20 Quelle: J. Seiwert, 1x1 des Zeitmanagements, Gabal, Offenbach, 1995.

21 Eisenhower-Matrix Prinzip: Aufteilung der Aufgaben nach zwei Kriterien Wichtigkeit: wichtig oder unwichtig Dringlichkeit: dringend oder nicht dringend wichtig A - Aufgaben - Krisen - dringliche Termine/Probleme sofort erledigen C - Aufgaben - Zeitfresser - wenig Effektives reduzieren bzw. delegieren B Aufgaben - Ziele setzen - Strategien, Konzepte in Zeitplanung aufnehmen D-Aufgaben - Zeitverschwender Papierkorb dringend 21

22 Wirkungsvolles Zeitmanagement Konzentration auf B-Aufgaben nur max. 60% der Zeit verplanen wichtig A -Aufgaben Dauerstress B wichtig A B-Aufgaben Ziel: vermeiden, dass B-Aufgaben dringlich werden! C D C D dringend dringend 22

23 Grundregel des Zeitmanagements 60:40-Regel ca. 60% geplante Aktivitäten ca. 20% spontane Aktivitäten (Führungstätigkeiten, soziale und kommunikative Aktivitäten) ca. 20% unerwartete Aktivitäten (Nichtplanbare Aktivitäten, Störungen, Zeitfresser) Tipp: 60 % 20 % 20 % geplant spontan unerwartet Verplanen Sie nicht mehr als 60 % Ihrer Zeit Reservieren Sie 40 % für spontane und ungeplante Aktivitäten Quelle: K. Eckrich: Arbeitsmethodik 23

24 Priorisierung ist das halbe Leben 24

25 Direkt-Prinzip hat viele Vorteile Prinzip: DirekteBearbeitung von Aufgaben, für die weniger als 3 Minuten gebraucht werden unabhängig ob dringlich oder nicht dringlich Vorteile: Kein aufwändiges Verwalten/ Nachhalten kleiner Aufgaben Zeitersparnis Kopf und Schreibtisch bleiben frei von Kleinkram Sofortige Erfolgserlebnisse 25

26 PM-Methoden-Würfel der GPM 26

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