6. Fachtagung IT-Beschaffung 2010 im Bundespresseamt. IT-Konsolidierung erfolgreich managen. Briefing 2: Kosten-/Nutzenoptimierung von IT-Vorhaben

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1 6. im Bundespresseamt Briefing 2: Kosten-/Nutzenoptimierung von IT-Vorhaben IT-Konsolidierung erfolgreich managen Sibylle Weck

2 Agenda IT-Konsolidierungsvorhaben der öffentlichen Verwaltung Szenarien der IT-Konsolidierung Schwerpunkte der IT-Konsolidierung Organisatorische Risiken von IT-Konsolidierungsvorhaben Maßnahmen des Veränderungsmanagements

3 Agenda IT-Konsolidierungsvorhaben der öffentlichen Verwaltung Szenarien der IT-Konsolidierung Schwerpunkte der IT-Konsolidierung Organisatorische Risiken von IT-Konsolidierungsvorhaben Maßnahmen des Veränderungsmanagements

4 Beispiel Bundesverwaltung Umsetzungsplan IT-Steuerung Bund (Laufzeit 30. Juni 2008 bis 31. Dezember 2011): Das Angebot von IT-Leistungen innerhalb der Bundesverwaltung wird im Ergebnis von Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen schrittweise zu leistungsstarken Dienstleistungszentren (DLZ IT) konsolidiert. Die IT-Nachfrage soll zukünftig grundsätzlich durch die DLZ IT erfüllt werden. Bei der Gestaltung des Portfolios der DLZ IT und bei der Entscheidung zwischen DLZ IT und Marktangeboten sind die (Gesamt-)Wirtschaftlichkeit, die Erhaltung des Wettbewerbs und die Chancengleichheit für kleine und mittlere Unternehmen zu gewährleisten.

5 IT-Konsolidierungsvorhaben der Bundesverwaltung Dienstleistungszentrum IT des BMVBS Aufbau des DLZ-IT in Ilmenau (ehemals Bundesamt für Wasserbau Dienstleistungszentrum IT des BMI Erweiterung der Bundesstelle für IT (BIT) in Köln Dienstleistungszentrum IT des BMF Zentrum für Informationsverarbeitung und Informationstechnik (ZIVIT) in Bonn

6 IT-Konsolidierungsvorhaben in Landesverwaltungen Information und Technik Nordrhein-Westfalen (IT.NRW) Zusammenlegung der GGRZ Hagen, Köln und Münster mit dem LDS NRW Landesrechenzentrum des Landes Sachsen- Anhalt Übernahme aller Querschnittsaufgaben für Informationstechnologie und Kommunikationstechnik aus den Dienststellen als zentraler ITK-Dienstleister

7 Agenda IT-Konsolidierungsvorhaben der öffentlichen Verwaltung Szenarien der IT-Konsolidierung Schwerpunkte der IT-Konsolidierung Organisatorische Risiken von IT-Konsolidierungsvorhaben Maßnahmen des Veränderungsmanagements

8 Szenarien der IT-Konsolidierung Beispiele Szenario 1: Überleitung von Betrieb und gesamter Entwicklung an zentralen Dienstleister Szenario 2: Überleitung von Betrieb und Entwicklung von Querschnittsaufgaben und Basisdiensten an zentralen Dienstleister Entwicklung von Fachanwendungen bei den Behörden Szenario 3: Überleitung des Betriebs an zentralen Dienstleister Entwicklung von Fachanwendungen bei den Behörden Entwicklung von Querschnittsaufgaben und Basisdiensten bei definierten Behörden Szenario 4: Überleitung von Betrieb und gesamter Entwicklung an zentralen Dienstleister Outsourcing des Betriebs an externen Anbieter Vergabe der Entwicklung an externen Anbieter (Beispiel Rahmenvertrag) Entscheidungsgrundlage: Kosten-/Nutzenanalyse und optimierung

9 Agenda IT-Konsolidierungsvorhaben der öffentlichen Verwaltung Szenarien der IT-Konsolidierung Schwerpunkte der IT-Konsolidierung Organisatorische Risiken von IT-Konsolidierungsvorhaben Maßnahmen des Veränderungsmanagements

10 Schwerpunkte der IT-Konsolidierung Managementprozesse Kernprozesse Organisation Anwen-dungsentwick-lung Tech-nisches Change Management Kapazitätsmgmt. Strate-gische Planung und Steue-rung Service Desk Steuerung Consulting/ Supportprozesse Service Level- Manage-ment Ver-fügbar-keitsmgmt. Asset Mgmt. Konfi-gurations-/ IT-Sicherheitsmgmt. Datenbankbetrieb Anwendungsbetrieb Operative Planung und Steue-rung Systembetrieb APC- Betrieb Finanzmgmt. Produktmanage-ment Perso-nalmanage-ment Releasemanage-ment Netzbetrieb Marke-ting Vertrieb Wis-sensmgmt. Problemmgmt. Pflege d. Entw. Umgebung Be-schaffung Be-trieb der Testumge-bung Stan-dardisie-rung Ange-botsmgmt. Ver-tragsmgmt. Infrastrukturbetrieb Infrastruktur und Architektur Virtualisierung, Cloud Computing Betriebsarchitektur Architekturmanagement IT-Organisation Prozessintegration Aufgabenverlagerung und -überleitung Betriebsüberleitung Personal Personalüberleitung Zusammenarbeit mit Personalvertretungen Haushalt Haushaltskonsolidierung Haushaltsüberleitung

11 Agenda IT-Konsolidierungsvorhaben der öffentlichen Verwaltung Szenarien der IT-Konsolidierung Schwerpunkte der IT-Konsolidierung Organisatorische Risiken von IT-Konsolidierungsvorhaben Maßnahmen des Veränderungsmanagements

12 Organisatorische Risiken Unzureichende organisationskulturelle Integration der betroffenen Organisationseinheiten und Mitarbeiter Mangelhafte organisatorische Integration der betroffenen Organisationseinheiten und Prozesse Unzureichende Berücksichtigung von unterschiedlichen Interessenlagen der verschiedenen Interessengruppen (Stichwort feindliche Übernahme ) Unzureichende Information der betroffenen Mitarbeiter hinsichtlich der bevorstehenden Änderungen und deren Auswirkungen auf ihre eigene Situation Veränderungsmanagement als Begleitung von Konzeption und Umsetzung

13 Agenda IT-Konsolidierungsvorhaben der öffentlichen Verwaltung Szenarien der IT-Konsolidierung Schwerpunkte der IT-Konsolidierung Organisatorische Risiken von IT-Konsolidierungsvorhaben Maßnahmen des Veränderungsmanagements

14 Maßnahmen des Veränderungsmanagements Identifizierung und Analyse der unterschiedlichen Interessengruppen und Interessenlagen Realisierung einer bedarfsgerechten Informationsstrategie Schaffung einer Projektorganisation, die die Adressierung und Aushandlung von Interessenkonflikten ermöglicht Maßnahmen zur Beteiligung der verschiedenen Mitarbeitergruppen an der Entwicklung von Überleitungs- und Integrationskonzepten sowie organisatorischen Integrationsmaßnahmen (neue Arbeitszuschnitte, Geschäftsprozesse und Leitungsstrukturen) Maßnahmen zur Entwicklung einer gemeinsamen Organisationskultur

15 6. im Bundespresseamt Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Haben Sie Fragen oder Anmerkungen?