Praxishandbuch SAP -Zeitwirtschaft (HCM-PT) Udo Walsch Jürgen Schmitz Lars Möller

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1 Praxishandbuch SAP -Zeitwirtschaft (HCM-PT) Udo Walsch Jürgen Schmitz Lars Möller

2 INHALTSVERZEICHNIS Inhaltsverzeichnis Vorwort 7 1 Grundlagen der SAP-Zeitwirtschaft und rechtliche Aspekte Negative Zeitauswertung Positive Zeitauswertung mit Personalzeitereignissen Arbeitszeitpläne und wichtige Aspekte des Customizings 20 2 Prozesse in der SAP-Zeitwirtschaft Infotypen der Zeitwirtschaft Praxis der Datenerfassung Genehmigungs- und Mehrarbeitsprozesse Ablauf der Zeitauswertung Nachbearbeitung und Korrekturen Reporting Oberflächen zur dezentralen Datenerfassung Employee Self Service (ESS) ESS-Zeitwirtschaftsprozesse MSS-Prozesse in der Zeitwirtschaft »ESS on behalf« HR Renewal Ausblick SAP Fiori Time Manager s Workplace Personaleinsatzplanung (PEP) zur Erfassung von Zeitdaten 209 5

3 INHALTSVERZEICHNIS 4 Abbildung spezieller Anforderungen Neueinführungs- und Redesignprojekte Internationaler Rollout Langzeitkonten Dynamischer Pausenabzug Fazit Schlusswort 245 A Die Autoren 248 B Index 251 C Disclaimer 255 Weitere Bücher von Espresso Tutorials 256 6

4 2 Prozesse in der SAP-Zeitwirtschaft Nachdem wir die Grundlagen erläutert haben, wird Ihnen in diesem Kapitel der prozessuale Ablauf der Zeitwirtschaft dargestellt. Er beginnt mit der Erfassung von Daten durch Zeiterfassungsterminals oder manuelle Benutzereingaben und endet mit der Zeitauswertung sowie Weiterverarbeitung der ermittelten Ergebnisse. Abbildung 2.1 gibt Ihnen einen Überblick über die Zeitwirtschafts- Teilprozesse. Abbildung 2.1: Teilprozesse der SAP-Zeitwirtschaft 2.1 Infotypen der Zeitwirtschaft Bevor wir auf die Prozesse näher eingehen, müssen wir uns zum Verständnis noch die Datenhaltung in den Infotypen der Zeitwirtschaft anschauen die Grundlage eines jeden Teilprozesses. Keine Erweiterung bei Infotypen der Zeitwirtschaft Infotypen der Zeitwirtschaft sind vom Erweiterungskonzept für Infotypen ausgenommen. Sie können demnach nicht mit der Transaktion PM01 erweitert werden, wie beispielsweise die Infotypen der Personaladministration (PA). 67

5 PROZESSE IN DER SAP-ZEITWIRTSCHAFT Bewegungsdaten der Zeitwirtschaft Mit Bewegungsdaten werden in der Zeitwirtschaft Zeitdaten bezeichnet, die sich häufig ändern. Es sind die Abweichungen zur im Arbeitszeitplan hinterlegten Sollzeit. Darunter verstehen wir z. B. An- und Abwesenheiten. Komplexes Customizing findet sich insbesondere bei Abwesenheiten und Abwesenheitsansprüchen. Deshalb werden wir speziell bei diesen Infotypen auch auf die Systemeinstellungen eingehen. Abwesenheiten (Infotyp 2001) Beispiele für Abwesenheiten sind: Urlaub, Krankheit, Kur, unentschuldigtes Fehlen. Einige Abwesenheitsarten sind landesspezifisch und müssen unter Berücksichtigung der geltenden Bestimmungen betrachtet werden. Dazu liefert die SAP in der Ländergruppierung des MOLGA-Codes viele Mustereinträge aus, beispielsweise 01 für Deutschland. Gruppierung Personalbereich/-teilbereich für Abwesenheiten Es ist empfehlenswert, diese Gruppierung beizubehalten und um weitere kundenspezifische Abwesenheiten zu erweitern. In Deutschland sind die für die Abrechnung erforderlichen Einstellungen für die ausgelieferten Abwesenheiten schon vollständig hinterlegt. Sollten Sie die Gruppierung ändern, müssen Sie darauf achten, diese auch in die für die Abrechnung relevanten Tabellen zu übernehmen. 68

6 PROZESSE IN DER SAP-ZEITWIRTSCHAFT Für bestimmte Abwesenheiten werden unterschiedliche Erfassungsmasken (Dynpros) genutzt. So werden z. B. für Krankheitstage zusätzliche Felder eingeblendet, die der Errechnung der Lohnfortzahlung und der Verknüpfung mit anderen Krankheitssätzen dienen, wie in Abbildung 2.2 verdeutlicht. Abbildung 2.2: Infotyp 2001, Dynpro für Abwesenheitsart 0200 Andere Abwesenheiten verringern Abwesenheitskontingente (z. B. den Urlaubsanspruch im Infotyp 2006). Nur wenn noch abtragungsfähige Kontingente mit einem Restbestand vorhanden sind, kann ein Anwesenheitssatz gespeichert werden. Die Kontingente werden in diesem Fall automatisch vom System fortgeschrieben. Zur Konfiguration der Kontingente werden wir noch in Abschnitt eingehen. Zu den Abwesenheiten müssen wir u. a. definieren, wie sich die Felder ABWESENHEITSSTUNDEN und ABWESENHEITSTAGE berechnen. Das entsprechende Customizing finden wir unter ZEITDA- TENERFASSUNG UND -VERWALTUNG ABWESENHEITEN ABWESENHEITS- 69

7 PROZESSE IN DER SAP-ZEITWIRTSCHAFT AUSZÄHLUNG. Hier können wir in Auszählungsregeln festlegen, wie Abwesenheiten gezählt werden sollen, beispielsweise in Abhängigkeit vom Wochentag, von der Tagesarbeitszeitplanklasse (siehe auch Abschnitt 1.3.5) sowie ob es sich um einen Feiertag handelt und falls das zutrifft um welche Art von Feiertag (siehe auch Abschnitt 1.3.3). Abbildung 2.3 gibt hierzu einen Überblick. Abbildung 2.3: Bedingungen für Auszählungsregeln 70

8 PROZESSE IN DER SAP-ZEITWIRTSCHAFT Auszählungsregel Tarifurlaub Bei Eingabe eines Abwesenheitssatzes Tarifurlaub werden die in Abbildung 2.3 dargestellten Regeln durchlaufen; d. h., bei einem Abwesenheitssatz, der von Montag bis zum darauffolgenden Montag eingegeben wird, werden alle Tage bis auf den Sonntag gezählt, also sechs Tage insgesamt, sofern kein Feiertag mit der Feiertagsklasse 2 (halber Feiertag) oder eine sonstiger freier Tag laut Arbeitszeitplan vorliegen. Diese Auszählungsregeln müssen wir anschließend den tatsächlichen Abwesenheiten zuweisen: über den IMG-Pfad ABWESENHEITSAUSZÄH- LUNG ABWESENHEITSARTEN AUSZÄHLUNGSREGELN ZUORDNEN, wie Abbildung 2.4 darstellt, oder direkt in der Tabelle T554S, in der die Attribute von Abwesenheiten gespeichert werden. Abbildung 2.4: Auszählungsregeln zuordnen 71

9 INDEX B Index A Abfrage-ID 168 Abwesenheit 12, 21, 42, 68, 81, 90, 92, 101, 117, 118, 122, 134, 227 Abwesenheitskontingent 69, 78, 123, 141 Antragsdatenbank 134 Anwesenheit 12, 72, 117, 138, 227 Anwesenheitskontingente 82 Arbeitspausenplan 22 Arbeitsvorrat Zeitwirtschaft 110, 112 Arbeitswoche 63 Arbeitszeit 102, 231 Arbeitszeitgesetz 14, 28, 30, 33, 35, 36, 239 Arbeitszeitkonten 238 Arbeitszeitplan 11, 17, 20, 22, 57, 58, 61, 68, 76, 92, 226 Aufsetzpunkt 51, 60 Aufzeichnungspflicht 14 Auswertungsweg 144, 162 Auszählungsklasse 54 Auszählungsregel 70, 71 B BAdI 127, 129, 139, 140, 145, 152, 177, 188 Benutzerparameter 93, 185, 197, 207, 209 Berechtigung 151, 171, 179, 192, 197, 209, 211, 212 Bereitschaft 73 Bewertungsklasse 54 Business Function 180 D Dynpros 69 E Employee Self Service 91, 113, 119, 193, 194, 229 ESS on behalf 152, 175, 177 F Feiertagskalender 22, 23, 57, 123, 151 Feiertagsklassen 24, 26, 55 Funktion 106, 113, 233, 240 G Genehmigung 98, 165 Gleitzeit 29, 66, 102, 231, 242 Gleitzeittagesarbeitszeitplan

10 INDEX Gruppierung 21, 22, 38, 53, 57, 68, 79, 131, 227 H Herkunftskennzeichen 75, 146 Hierarchie 159 HR Renewal 124, 180 I Implementierung 129 Istplan 93 K Kappung 46 Kollisionsprüfung 95, 97, 140, 226, 228 Konstante 45, 222 Kontingent 17, 48, 69, 99 Kurzbezeichnung 204, 208 L Landing-Page 181 Launchpad 124, 126, 177, 179, 183, 185 M Manager Self Service 91, 119, 193, 194 Mehrarbeit 35, 73, 78, 82, 97, 102, 216 Mehrarbeitsbetrachtung 97 wöchentliche 20 Mehrarbeitsermittlung 19 Mehrarbeitsgenehmigung 47, 99 Mehrarbeitsverrechnungsart 73, 100, 101, 138, 228 Meldung 110, 111, 140, 204 Meldungssachgebiete 110, 204 Merkmal 63, 64, 80, 108, 116, 117, 133, 203, 229 Mitarbeiterprofil 178 MOLGA 68, 129, 209, 228 N Nachweispflicht 13 Navigationsfeldgruppe 159 Negativzeitwirtschaft 219, 227 O Objekt- und Datenprovider 144, 162 Operation 20, 54, 234 Organisationseinheit 158, 161, 164, 187 Organisationsmanagement 92, 98, 122, 144, 157, 210, 212 P Pause 28, 29, 239, 242 Periodenarbeitszeitplan 22, 51, 53, 105, 149 Personaleinsatzplanung 91, 119 Personalrechenregel 12, 20, 42, 99, 103, 217, 219, 221, 229, 241 Positivzeitwirtschaft 142, 219 POWL 165,

11 INDEX R Regelgruppe 131, 138, 148 Rolle 124, 127, 130, 144, 155, 166, 181 RPTIME00 11, 36, 101, 109 Rückrechnung 139 Rückrechnungstiefe 108, 228 S Sachbearbeiter 113, 199 SAP Fiori 124, 193, 226 SAP NetWeaver Gateway 180, 194 Schema 11, 12, 18, 103, 221, 227, 240 Schemenanalyzer HCM Time 217 Schichtplan persönlicher 12, 22 Schnellerfassung 86 Sollarbeitszeit 30, 41, 43, 76, 238, 241 Sollpaar 12 Sollplan 93 Sollstunden 19, 41 Sollzeit 102, 216 Spaltengruppe 164 Status Zeitwirtschaft 62 Subsystem 147, 226 Suite Page Builder 183 T Tabelle TIP 102 Tagesarbeitszeitplan 19, 22, 29, 36, 37, 91, 105, 138, 210 Auswahlregel 42 Klasse 49, 70 Variante 40 Tagestyp 54, 56, 60, 228 Tageszuordnung 75 Teilzeit 63 Time Manager s Workplace 87, 110, 119, 144, 191, 196, 218 U Überstunden 18 User-Exit 81 V Vergütung 17 Vertrauensarbeitszeit 13, 14, 17 Vertretung 76 Vollzeit 64, 216 Vorholzeit 48 W Wartung 135, 214 Wegezeit 48, 49 Workflow 139, 141, 145 Z Zeitart 18, 102, 104, 217, 220, 224, 240 Zeitauswertung 101, 107, 113, 116, 135, 213, 220, 230 negative 11 positive 11, 18 Zeitauswertungsergebnis 116, 189, 203 Zeitbeauftragte 87, 90, 183, 206 Zeitbindungsklasse

12 INDEX Zeitdatenpflege 85 Zeitereignis 74, 107 Zeitguthaben 231 Zeitkonten 203, 230 Zeitlohnart 104, 116, 217, 224 Zeitnachweis 115, 123, 150 Zeitpaar 101 Zeitsalden 141 Zeitumbuchung