Prof., WM, SM R U N D S C H R E I B E N. Rundschreiben zur Haushaltsdurchführung Inhalt. 1. Haushaltsplan 2015

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1 R U N D S C H R E I B E N Prof., WM, SM Bearbeiter/in: Fr. Bartel Schlagwort : Haushaltsrundschreiben 2015 Gruppe D Stellenzeichen / Telefon: Datum: III A / Dieses Rundschreiben Dieses Rundschreiben ersetzt: Rundschr. Haushaltswirtschaft Vereinbarungen über Vorleistungen vom Gruppe D Rundschreiben zur Haushaltsdurchführung 2015 Inhalt 1. Haushaltsplan Vereinbarungen über Vorleistungen Zahlungsanordnungen Rechnungen im Hoheitsbereich der TU Berlin Inventur Kostenstellen für Fachgebiete Konten der TU Berlin Haushaltsplan 2015 Das Kuratorium der Technischen Universität Berlin hat in seiner 46. Sitzung am 4. Dezember 2014 mit dem Beschluss KU 1/46 den Haushaltsplan der Technischen Universität Berlin für das Haushaltsjahr 2015 gemäß 65 Abs. 1 Nr. 1 BerlHG festgestellt. Der Haushaltsplan 2015 wurde mit Schreiben vom von der Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Wissenschaft gemäß 108 LHO genehmigt. Den Haushaltsplan finden Sie auf der Internetseite der Finanzabteilung (Direktzugang 26359). 2. Vereinbarungen über Vorleistungen Es kommt immer wieder vor, dass im Rahmen der Auftragsvergabe der TU Berlin Firmen versuchen, in Ihren Zahlungsbedingungen Vorleistungen (Vorauszahlungen) festzuschreiben. Nach 56 LHO dürfen Zahlungen vor Empfang der Gegenleistung nur vereinbart oder bewirkt werden, wenn dies allgemein üblich oder durch besondere Umstände gerechtfertigt ist. Als allgemein üblich sind Vorleistungen anzusehen, wenn in einem Wirtschaftszweig regelmäßig, also auch bei nicht öffentlichen Auftraggebern, Vorleistungen vereinbart werden. 1

2 Besondere Umstände, die Vorleistungen rechtfertigen können, liegen insbesondere vor, wenn die Ausführung der Leistungen infolge ihres Umfang oder ihrer Eigenart mit einer für den Auftragnehmer nicht zumutbaren Kapitalinanspruchnahme verbunden ist oder wenn ein Vertragsabschluss, dessen Zustandekommen im dringenden Interesse der TU Berlin liegt, ohne Vorleistungen nicht erreicht werden kann. Beispiel.: Im Allgemeinen treten diese Forderungen bei Betrieben der Stahlverarbeitung und im Maschinenbau auf, da hier im Normalfall erst der Stahl bzw. in großen Umfang metallische Werkstoffe einzukaufen sind, für die die verarbeitenden Betriebe sofort zahlen müssen und somit selbst in Vorkasse gehen müssen bzw. auf eigenes Kapital zurückgreifen müssen. Nach Lage des Einzelfalles sollen für Vorleistungen, sofern diese unumgänglich sind, Sicherheiten (z.b. unbefristete Bankbürgschaft) und angemessene Zinsen oder Preisermäßigungen vereinbart werden. Für die TU Berlin kommt neben den Sicherheiten aus Gründen der Praktikabilität nur die Gewährung von Preisnachlässen in Frage. Die prozentuale Höhe muss mindestens in der Größenordnung liegen, in der das Land Berlin Zinsen für eine entsprechende Kreditaufnahme zahlen müsste. Die Entscheidung über die Gewährung von Vorleistungen und deren Sicherheiten ist vor einer Auftragsvergabe zu treffen, die Konditionen müssen aus den Vertragsunterlagen und den begründenden Unterlagen eindeutig hervorgehen. Nähere Informationen zu den Konditionen von Vorleistungen können bei III A 2, App.: und III A 21, App.: erfragt werden. 3. Zahlungsanordnungen Um eine zügige Bearbeitung ohne Rückfragen bei den beteiligten Stellen gewährleisten zu können, bitten wir Sie, folgende Regelungen zu beachten: Vordrucke Finanz-Vordrucke sind in ihrer aktuellen Fassung zu verwenden. Diese Vordrucke sind über die Homepage des Servicebereichs Finanzen abrufbar und am PC auszufüllen und auszudrucken (Direktzugang 50816). Einzige Ausnahme ist der Bestellschein der TU Berlin, der als Durchschreibesatz mit Einzelnummerierung direkt in den Fakultätsverwaltungen erhältlich ist. Diese beziehen die urkundengleichen Vordrucke, genauso wie Mitarbeiter aus der ZUV und den Zentraleinrichtungen, direkt bei III B, wo die Exemplare in protokollierter Menge ausgegeben werden, damit deren Verbleib jederzeit nachvollziehbar ist. Auch hier bitten wir nur die Bestellscheine zu verwenden, die die AGB vom 23. Mai 2011 auf der Rückseite des weißen Exemplars tragen. IBAN Zahlungsanordnungen der TU Berlin werden mit der Angabe von IBAN und BIC angeordnet. Wir möchten Sie bitten, insbesondere die IBAN mit großer Sorgfalt einzutragen. MV-Meldung Zahlungen an Zahlungsempfänger, die nicht im Rahmen einer gewerblichen, freiberuflichen oder land- und forstwirtschaftlichen Haupttätigkeit getätigt wurden, sowie Zahlungen, die nicht auf das Geschäftskonto des Zahlungsempfängers erfolgen, sind nach der Mitteilungsverordnung an das Finanzamt zu melden. Die Abwicklung der meldepflichtigen Vorgänge erfolgt durch die Abteilung III. Um die Meldung korrekt vornehmen zu können, müssen die Zahlungspartnerdaten vollständig bei der Erfassung der Auszahlungsanordnungen der Finanzabteilung zur Verfügung stehen. Das ist die Bezeichnung Name, Vorname, Firma des Zahlungsempfängers und dessen genaue Anschrift (bei natürlichen Personen Angabe des Wohnsitzes; bei juristischen Personen Firmen-/Dienstsitz). 2

3 Skonto Ist Skonto bei einer Zahlung zu beachten, tragen Sie bitte einen deutlich sichtbaren Hinweis auf Skonto im Feld Begründung der Auszahlungsanordnung ein. Fälligkeit Eingehende Rechnungen sind zeitnah zu bearbeiten und in den Geschäftsgang zu geben. Bitte bewahren Sie diese Rechnungen nicht bis zur Fälligkeit in ihrer Dienststelle auf. Im Rundschreiben Zahlungsverzug vom und im Glossar des Leitfadens zur Bearbeitung von Zahlungsanordnungen (S. 84) sind die Ausführungen zur Fälligkeit an der TU Berlin geregelt (Direktzugang 26359). Belege Zahlungen begründende Belege dürfen nur Originalbelege sein. Faxe, PDF und -Ausdrucke sind keine Originale. Soweit mehrere Exemplare und Kopien existieren, sind diese deutlich als Duplikate zu kennzeichnen. Sollte eine Rechnung als Beleg nicht in Papierform zu erhalten sein, da das Unternehmen grundsätzlich keine Papierrechnungen versendet und ein alternatives Unternehmen nicht gewählt werden kann, so ist für eine elektronisch übermittelte Rechnung in diesen Ausnahmefällen der Originalzustand eines gegenüber der TU abzurechnenden Online-Beleges 1 mittels Anbringung folgenden Zusatzes sowie der persönlichen Unterzeichnung zu bestätigen: Online-Beleg! - gilt als Original Unterschrift / Datum Name in Blockschrift 4. Rechnungen im Hoheitsbereich der TU Berlin Der Hoheitsbereich der TU Berlin unterliegt mit seinen Einnahmen nicht der Besteuerung. Rechnungen aus dem Hoheitsbereich sind deshalb zwingend ohne Umsatzsteuer auszustellen. Sie dürfen weder den Steuersatz (0%, 7% oder 19%) noch den daraus resultierenden Steuerbetrag enthalten. Insbesondere gilt dies auch für Gutschriften. Beim sogenannten Gutschriftenverfahren stellt nicht der Leistungserbringer (hier: TU Berlin) eine Rechnung sondern der Leistungsempfänger eine Gutschrift aus (beispielsweise beim Ankauf von Altmaterial). Stichprobenartige Kontrollen der Belege in der Universitätskasse haben ergeben, dass auf einigen Rechnungen im Hoheitsbereich unberechtigter Weise Umsatzsteuer ausgewiesen worden ist. Da das Sachgebiet Steuern nicht zwangsläufig Kenntnis von diesen Fällen erlangt bzw. erlangen kann, ist ein ordnungsgemäßes Abführen dieser Umsatzsteuer ans Finanzamt nicht gewährleistet. Es besteht hier regelmäßig die Gefahr einer leichtfertigen (= grobfahrlässigen) Steuerverkürzung nach 378 AO durch die TU Berlin, die mit einer Geldbuße von bis zu Euro geahndet wird. Es wird daher eindringlich um Beachtung der Punkte 1.2 und 1.3 unseres Rundschreibens Steuerund Zollangelegenheiten der TU Berlin vom gebeten. Danach ist durch die rechnungserstellende Organisationseinheit sicherzustellen, dass der Umsatzsteuerausweis ausschließlich für Einnahmen erfolgt, die einem Betrieb gewerblicher Art (BgA) zuzuordnen sind. Dies betrifft in den meisten Fällen immer den Einnahmetitel im DR Ein Online-Beleg ist ein Hilfsbeleg in den Fällen, in denen ein Original nicht erhältlich ist. Als Hilfsbeleg sind die elektronischen Unterlagen auszudrucken (PDF und ) und auf diesem Ausdruck ist Online-Beleg! gilt als Original zu vermerken. 3

4 Derzeitige Betriebe gewerblicher Art sind: Auftragsforschung, Wissenschaftliche Dienstleistungen, Hochschulsport, Sponsoring, Anzeigenwerbung der Pressestelle, ZELMI, 3D-Labor und Eventmanagement. Alle Rechnungen, auf denen versehentlich Umsatzsteuer ausgewiesen worden ist, sind sofort zu korrigieren und dem Rechnungsempfänger zu übersenden. (Achtung: Bei Gutschriften kann die Korrektur jedoch nur durch den Austeller, also dem Leistungsempfänger erfolgen.) Zusätzlich ist in diesen Fällen ab sofort der Servicebereich Finanzen, Sachgebiet Steuern (III A 11, Herr Hoffmeier, App , alexander.hoffmeier@tu-berlin.de) unverzüglich zu informieren. Bei Fragen oder in Zweifelsfällen wenden Sie sich bitte an die vorstehend genannte Stelle. 5. Inventur Wir möchten Sie daran erinnern, dass durch die Gebrauchsstellen der TU Berlin mindestens einmal in drei Jahren eine bereichsinterne Inventur durchzuführen ist. Eine Inventur ist ein Abgleich der vorhandenen Wirtschaftsgüter (Ist-Bestand) mit dem Inventarverzeichnis (Soll-Bestand). Gebrauchsstelle an der TU Berlin ist die jeweilige Kostenstelle. Die Inventarliste für ihre Gebrauchsstelle können Sie in SuperX unter dem Menüpunkt Kostenrechnung/Inventarliste abrufen. Damit die Inventarliste ihrer Gebrauchsstelle eine korrekte Datenbasis wiederspiegeln kann, bitten wir Sie daran zu denken, dass Sie Abweichungen und Ergänzungen unter Verwendung der entsprechenden Formulare dem Sachgebiet Anlagenbuchhaltung III A 13/ III A 22 mitteilen. Die Formulare finden Sie unter dem Direktzugang Kostenstellen für Fachgebiete Die bisherige Unterscheidung in der Nummerierung der Kostenstellen für Fachgebiete in der 5. und 6. Stelle (11-39 für Fachgebiete, für Juniorprofessuren, für S-Professuren, 59 für Jülicher Professuren) entfällt, stattdessen wird durchgehend von 11 bis 59 nummeriert. Damit stehen mehr Nummernkombinationen für Fachgebiete zur Verfügung. Die Fachgebietsbezeichnung im Kostenstellenverzeichnis enthält nur die im Zuweisungsschreiben mitgeteilte Bezeichnung und keine weiteren Zusätze. Damit entfällt der bisher verwendete Zusatz S-Professur in der Bezeichnung der Kostenstelle. In der Spalte Bemerkungen im Kostenstellenverzeichnis werden neben den bisherigen Angaben folgende Informationen zur Professur eingefügt: Jülicher Modell, Laufzeit XXX, Berliner Modell, Laufzeit XXX, Karlsruher Modell, Laufzeit XXX, Juniorprofessur, Laufzeit XXX (ggf. Berliner Modell, mit Erstattungszusatz etc.), mit Erstattungszusatz, Laufzeit XXX. 4

5 7. Konten der TU Berlin Für den allgemeinen Zahlungsverkehr gilt: Berliner Volksbank IBAN 2 DE BIC BEVODEBB Wir möchten darauf hinweisen, dass auf Briefbögen, Rechnungen, Bescheiden, Vertragstexten etc. Zahlungen ausschließlich diese Bankverbindung anzugeben ist. Postbankkonten sind keine Konten für den Zahlungsverkehr der TU Berlin. Ich bitte Sie, die Informationen dieses Rundschreibens in Ihrem Verantwortungsbereich bekannt zu machen und deren Umsetzung sicher zu stellen. Die Finanzabteilung wird Sie gerne unterstützen und steht Ihnen in Zweifelsfällen zur Beantwortung etwaiger Fragen zur Verfügung. Im Auftrag Prof. Dr. Gutheil Kanzlerin 2 Die IBAN wird in Vierergruppen unterteilt angegeben. 5