Export-/Importanleitung für Citavi und EndNote

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1 Export-/Importanleitung für Citavi und EndNote 1. Export aus Datenbanken und Bibliothekskatalogen Literaturdatenbanken und Bibliothekskataloge bieten Ihnen in der Regel die Möglichkeit an, gefundene Aufsätze oder andere Literaturquellen zu exportieren. Die genaue Vorgehensweise dafür ist von Datenbank zu Datenbank und von Katalog zu Katalog verschieden. Prinzipiell sind jedoch unabhängig von einer bestimmten Datenbank folgende Schritte zu durchlaufen: In der Datenbank / Im Katalog: 1. Wählen Sie die Literaturnachweise aus, die Sie exportieren 1 möchten. In manchen Datenbanken ist ein Export nur aus der Merkliste (genannt MyList, MyFolder, o.ä.) möglich. In einigen Katalogen oder Datenbanken, wie z.b. dem WorldCat, ist dies nur mit vorheriger Registrierung möglich. 2. Wählen Sie Exportweg und Exportformat. Sowohl Citavi als auch EndNote erkennen Dateien mit folgenden Formaten: o.ris (Research Information System Format) o.bib (Refer/BibTex) o.enw (EndNote Tagged Format) Gerade die Formate.RIS und.bib werden in vielen Datenbanken für den Export angeboten und i.d.r. von beiden Literaturverwaltungsprogrammen problemlos erkannt. Da Citavi auch die Exportdateien lesen kann, die für das Literaturverwaltungsprogramm EndNote erzeugt werden, können Sie als Exportformat auch das.enw-format (ausgeschrieben EndNote- Format) auswählen. 3. Starten Sie den Export. Im Speicherfenster (das sich daraufhin in der Regel öffnet): 4. Klicken Sie die Möglichkeit Öffnen mit an und wählen Sie Citavi bzw. EndNote als Anwendung aus, in der die Exportdatei geöffnet werden soll. 2 Dies ist der einfachste und schnellste Weg exportierte Daten in Citavi oder Endnote zu importieren. Falls Citavi bzw. EndNote nicht in der Liste der Anwendungen erscheint, durchsuchen Sie Ihren PC danach. Wenn Sie bei der Installation keinen anderen Speicherort ausgewählt haben, finden Sie die benötigte Datei unter folgendem Pfad auf Ihrer Festplatte: citavi.exe => C: Programme Citavi4 bin citavi.exe, EndNote.exe => C: Programme EndNote X7 EndNote.exe. Bis zu diesem Punkt ist das Vorgehen für den Import in Citavi bzw. EndNote gleich. Die nächsten Schritte für den Import finden Sie in Kapitel 2 für Citavi und EndNote separat beschrieben. 1 Die Exportfunktion ist manchmal anders benannt. Halten Sie Ausschau nach einer Möglichkeit Daten zu exportieren, zu speichern oder zu versenden. 2 Haben Sie hier nicht die Möglichkeit, das Programm selber auszuwählen, ist in Ihren Browsereinstellung bereits ein Programm festgelegt, das Dateien diesen Dateityps standardmäßig öffnet. Diese Einstellung können Sie dahingehend ändern, dass Sie jedes Mal gefragt werden, mit welchem Programm eine Datei geöffnet werden soll oder ein anderes Programm zum Öffnen dieses Dateityps auswählen.

2 2. Import in Citavi & EndNote Im Folgenden finden Sie die Vorgehensweise zum Import von exportierten Dateien für Citavi in Kapitel 2.1 und 2.2, für EndNote in Kaptitel 2.3 und Direkter Import in Citavi: 5. Unter Umständen erscheint eines oder mehrere der folgenden Fenster: o Ein Fenster, in dem Sie bestätigen müssen, welche Zeichencodierung die Quelle verwendet. In der Regel können Sie den vorgeschlagenen Zeichensatz (meist UTF8) bestätigen. o Ein Fenster, in dem Sie gefragt werden, wie die Autorennamen, die aus der Datenbank übernommen wurden, zusammengesetzt sind (Nachname, Vorname bzw. Vorname Nachname o.ä.). Die Zeile, in der Sie den Autorennamen finden, ist rot markiert. o Ein Fenster, indem Sie den zur Datenbank passenden Filter auswählen müssen, damit die Daten importiert werden können. Suchen Sie in diesem Fall nach dem Namen der Datenbank oder des Kataloges, aus der bzw. dem Sie Ihre Treffer importieren möchten. 6. Das Citavi-Import-Fenster öffnet sich. Die Daten werden eingelesen. Entscheiden Sie, welche Daten Sie importieren wollen und klicken Sie auf Titel übernehmen. 7. Daraufhin schließt sich das Import-Fenster und die Citavi-Oberfläche erscheint. Es werden Ihnen nur die eben übernommenen Titel links in der Titelliste angezeigt. Unten in der (gelben) Statuszeile sehen Sie, dass es sich bei den angezeigten Quellen um eine Auswahl handelt. An dieser Stelle können Sie die neu übernommenen Daten überprüfen und ggf. korrigieren. Über das rote in der Symbolleiste können Sie Titel aus der Auswahlliste bzw. später auch aus dem Projekt löschen. Über den Button Auswahl aufheben in der Statuszeile, können Sie sich wieder alle Titel Ihres Projektes anzeigen lassen.

3 8. Falls ein direktes Öffnen der Datei nicht möglich ist, speichern Sie die Exportdatei zunächst auf Ihrer Festplatte ab und importieren Sie die Datei anschließend manuell in Citavi. 2.2 Manueller Import in Citavi 9. Beginnen Sie den Importvorgang in Citavi über den Befehl in der Menüleiste: Datei Importieren. (Die Import-Funktion wird Ihnen im Datei-Menü nur dann angeboten, wenn Sie sich im Programmbereich Literatur befinden.) 10. Wählen Sie auf die Frage Aus welcher Quelle stammen die zu importierenden Daten? die Option Aus einer Textdatei (RIS, BibTex-formatiert o.ä.). 11. Wählen Sie im nächsten Fenster das Format, in dem die bibliographischen Angaben in der Textdatei vorliegen bzw. den Namen der Datenbank oder des Bibliothekskataloges, aus dem die Daten exportiert wurden und lesen Sie diese Datei ein. 12. Ab hier ist der manuelle Import identisch mit dem direkten Import ab Punkt 5.

4 2.3 Direkter Import in EndNote: 5. Die neuen Datensätze werden Ihnen direkt nach dem Import angezeigt. Überprüfen und korrigieren oder löschen Sie ggf. Datensätze. Um wieder alle Datensätze Ihrer Library zu sehen klicken Sie auf All References in der Navigation links oder im Menü References. 6. Falls ein direktes Öffnen der Datei nicht möglich ist, speichern Sie die Exportdatei zunächst auf Ihrer Festplatte ab und importieren Sie die Datei anschließend manuell in EndNote. 2.4 Manueller Import in EndNote: 7. Öffnen Sie Ihre EndNote Library, sofern diese nicht schon geöffnet ist, und importieren Sie die gespeicherte Exportdatei anschließend in EndNote über das Menü File => Import => File. Es öffnet sich das folgende Dialogfenster (gehen Sie wie folgt vor):

5 a. Import File: Lesen Sie Ihre Exportdatei ein. b. Import Option: Wählen Sie unter Import Option das Format, in dem Sie die Daten exportiert haben. Haben Sie die Daten bereits im EndNote-Format exportiert, wählen Sie hier EndNote Import. In vielen Fällen können Sie auch direkt die Datenbank auswählen, aus der Sie exportiert haben. Das Format EndNote Library wählen Sie nur dann, wenn Sie eine bereits bestehende EndNote Library importieren möchten. Ist ihr gewünschtes Format nicht in der Drop-down-Liste enthalten, wählen Sie Other filters aus der Liste aus. Es öffnet sich ein Menü mit einer vollständigen Liste der auf Ihrem Rechner verfügbaren Importfilter. Zusätzliche Importfilter (Connection files) finden Sie auf der EndNote-Website: c. Duplicates: Entscheiden Sie, wie mit Duplikaten vorgegangen werden soll. d. Text Translation: Die Option Text Translation können Sie nutzen, um den Import von Buchstaben mit Akzent zu verbessern. Ändern Sie diese Einstellung nur, wenn Ihre Daten nicht korrekt importiert werden. e. Klicken Sie auf den Button Import um den Import zu starten. Ist der Importfilter korrekt gewählt, beginnt EndNote sofort mit dem Import der Daten. 8. Ab hier ist der manuelle Import identisch mit dem direkten Import ab Punkt 5. Dieses Werk ist lizenziert unter einer Creative Commons Namensnennung - Weitergabe unter gleichen Bedingungen 4.0 International Lizenz.

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