icenter for PSIpenta Automatisierte Eingangsrechnungsverarbeitung ARCHIVIEREN WORKFLOW / BUCHEN EXTRAHIEREN / VALIDIEREN ERFASSEN

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1 We save time icenter for PSIpenta Automatisierte Eingangsrechnungsverarbeitung ERFASSEN EXTRAHIEREN / VALIDIEREN WORKFLOW / BUCHEN ARCHIVIEREN Die Lösung für -Anwender

2 Durchweg positive Rückmeldungen der Mitarbeiter Die Durchlaufzeit von Eingangsrechnungen hat sich mehr als halbiert und wir wissen jederzeit, wo sich die Rechnungen befinden. Durch die festgestellten Abweichungen aus der Rechnungsprüfung optimieren wir permanent unsere Stamm- und Einkaufsdaten sowie den Umgang mit unseren Lieferanten. Das aufwändige Sortieren und Zusammenführen von Lieferscheinen und Rechnungen ist bei uns nicht mehr notwendig sehr zur Freude unserer Mitarbeiter FIBRO GmbH Anwender icenter for PSIpenta seit April 2007 Vorteile von icenter for PSIpenta Beschleunigung des Verarbeitungsprozesses Verbesserung der Qualität von verbuchten Rechnungen Transparenz durch einheitlichen Bearbeitungsprozess Schneller Return on Investment Minimierung der Prozesskosten und Effizienzsteigerung Kostenoptimierung durch kurze Durchlaufzeiten, volle Skontonutzung Standardisiertes Produkt mit geringen Implementierungszeiten Hohe Integration in PSIpenta Rechnungsprüfungslogik von Penta wird genutzt Neutralität wenn nötig vorhandene Archivsysteme können unterstützt werden Die wichtigsten Leistungsmerkmale Freiformerkennung ohne Trainieren von Lieferanten Gleichbleibende Qualität bei der Rechnungsprüfung unabhängig von Arbeitslast und Personal Revisionssichere Archivierung der Rechnungsoriginale im Lieferumfang enthalten, auch für weitere Anforderungen nutzbar icenter for PSIpenta based on

3 AUTOMATISIERTE EXTRAKTION DIE FUNKTIONEN Erfassen Extrahieren / Validieren PSIpenta -Integration AUTOMATISIERTE EXTRAKTION Beispiel: Farblich dargestellt sind alle extrahierten und validierten Daten einer Eingangsrechnung. Nachbearbeiten Ablegen Die Lösung für -Anwender We save time DIE FUNKTIONEN

4 ERFASSEN EXTRAHIEREN / VALIDIEREN Capture Mit unserem Modul EASY-Capture werden die Dokumente digitalisiert und automatisch geheftet. Auslesen Freiformerkennung der relevanten Daten. Kein aufwändiges Maskendesign. ERFASSEN Export Die mit EASY Capture gehefteten Rechnungen werden automatisch der Extraktionssoftware zugeführt. Validieren der Kreditoren Innerhalb unserer Schattendatenbank lassen wir nur erlaubte Rechnungssteller zu. Validieren der Positionen Prüfung der Rechnungspositionen anhand der Bestelldaten. Buchen in PSIpenta Übergabe der gelesenen und validierten Daten an das ERP, FiBu und Workflow. EXTRAHIEREN / VALIDIEREN

5 PSIpenta-INTEGRATION NACHBEARBEITEN IM WORKFLOW PSIpenta-INTEGRATION Aufbereiten der Stammdaten Die kreditorischen Stammdaten und Konditionen werden periodisch übermittelt. Aufbereiten der Bestelldaten Die Bestell- und/oder Wareneingangsdaten werden periodisch übermittelt. Bereitstellung der Austauschtabellen Einspielen der benötigten Tabellen für den Austausch mit der Extraktionssoftware. Rechnungsprüfungslogik der PSIpenta Die Rechnungsprüfung der PSIpenta wird ohne Einschränkung beibehalten. We save time Rechnungseingangsbuch Alle gescannten Rechnungen werden nach dem Extrahieren für die sofortige Recherche zur Verfügung gestellt. Prüfungsszenarien Für Rechnungen ohne Bestellbezug bzw. bei Abweichungen von Preisen oder Mengen wird ein automatisches Szenario gestartet. Freigabeszenarien Anhand Ihrer Anforderungen werden Rechnungen zur Freigabe digital den betreffenden Personen oder Instanzen zugeführt. Übergabe an PSIpenta / FiBu / Archiv Nach den beschriebenen Szenarien werden die Rechnungen und Buchungsinformationen den nachgelagerten Systemen automatisiert zugeführt. NACHBEARBEITEN IM WORKFLOW

6 ABLEGEN UND WAS BLEIBT? Zentraler Posteingang Vorsortierung der Rechnung Archivieren Je nach Bearbeitungsschritt werden die geprüften und freigegebenen Rechnungen automatisch dem Archivsystem zugeführt und archiviert. Alternativ werden die Daten und Dokumente im standardisierten xml- Format für bereits vorhandene Ablagesysteme bereitgestellt. Transport Lieferant sendet Rechnung Rechnungseingang im Rechnungswesen Sortierungen der Rechnungen ABLEGEN Langzeitaufbewahrung Mit Hilfe von entsprechenden Speichermedien werden die Rechnungen gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten aufbewahrt. Gesetzeskonform Gemäß AO und HGB dürfen Unternehmen Rechnungsoriginale unter Beachtung der Bestimmungen physisch vernichten. Ablage der Rechnungen Einbeziehung and. Personen+Systeme Buchung der Rechnung Weiterleiten zum Sachbearbeiter Erfassen der Rechnungsdaten... UND WAS BLEIBT?

7 Bamberg Bayreuth B14 B14 intex Informations-Systeme GmbH Am Winkelsteig 1a D Lauf bei Nürnberg Tel. +49 (0) / Fax +49 (0) / info@intex-online.de Web: Würzburg A3 A73 A9 Lauf bei Nürnberg Karl-Büttner-Ring Am Winkelsteig A9 Lauf Nürnberg A6 A6 PSIPENTA Software Systems GmbH Dirksenstraße Berlin Tel. +49 (0) 30 / Fax +49 (0) 30 / info@psipenta.de Web: Heilbronn A9 München A3 Passau