Kommunikation als Schmiermittel für Grossvorhaben Der Weg zum Erfolg. Farner für AWF l St. Gallen,

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1 Kommunikation als Schmiermittel für Grossvorhaben Der Weg zum Erfolg Farner für AWF l St. Gallen,

2 Der Referent Dr. Daniel Heller - Partner Farner Consulting AG Seite 2

3 Facts & Figures Farner in Kürze Farner Consulting AG Seite 3

4 Inhalt Grossprojekte als kommunikative Hürde Ursachen für Widerstand Kommunikationsgrundsätze Kommunikationsmassnahmen Lessons Learned Fragen

5 Grossprojekte als kommunikative Hürde Grossprojekte und ihr Fallieren sind omnipräsent Brückendebakel: 54 Zentimeter Höhenunterschied "Der Name für die neue Rheinbrücke stand schon fest: "Hochrheinbrücke" sollte die Verbindung zwischen dem deutschen und dem Schweizer Teil der Stadt Laufenburg heißen. Nur befahren kann sie derzeit niemand - das ausführende Ingenieurbüro legte eine Seite der Brücke ganze 54 Zentimeter zu tief an. Farner Consulting AG Seite 5

6 Grossprojekte als kommunikative Hürde Grossprojekte und ihr Fallieren sind omnipräsent : Öffentliche Spitäler unter einem Dach Die Gesundheitsdirektoren beider Basel sprengen die Kantonsgrenzen. Auf dem Bruderholz soll ein gemeinsames Spital gebaut werden : Basler Regierung überrumpelt Thomas Weber Der Univertrag ist keine schriftlich festgehaltene Bedingung für die Spitalgruppe dennoch hält Basel daran fest und stösst das Baselbiet damit vor den Kopf. Es herrscht Uneinigkeit. Farner Consulting AG Seite 6

7 Grossprojekte als kommunikative Hürde Beispiele für anspruchsvolle Grossprojekte Bau von Infrastrukturen: Einkaufszentren, Stadien, Umfahrungen, Stadtbahnen, Flugplätze, Sanierungen von Grossobjekten Sanierungen: Zement-Abbaugebiete, Sanierung von Gruben aller Art Wirtschaft: Grossfusionen, Übernahmen Komplexe Beschaffungen (IT, Rüstung) Staatswesen/Politik: Gemeindestrukturreformen, Verwaltungsreformen, PPP-Projekte Farner Consulting AG Seite 7

8 Grossprojekte als kommunikative Hürde Was macht Grossprojekte kommunikativ anfällig? Dauer, oft in quasi-öffentlichem Umfeld (Politik, Gesellschaft) Komplexe politisch-rechtliche Verfahren Komplexe Projektstruktur («One Voice») Viele Stakeholder mit divergierenden Interessen Skandalerpichte Medien David-gegen-Goliath-Effekt Hohe involvierte Investitionssummen Überforderte Projektleiter Professionell agierende Opposition Farner Consulting AG Seite 8

9 Grossprojekte als kommunikative Hürde Laufend komplexere Verfahren Beispiel Infrastrukturprojekt: Diverse Planungsebenen Unterschiedliche Zuständigkeiten Komplizierte Verfahren Lange Instanzenzüge Viel Koordinationsbedarf Raumordnungspolitik Raumordnungskonzept Richtplan Standortentscheide / Investitionen Finanzpolitik Beschlüsse Massnahmen zur Rechtssetzung Nutzungsplan Koordination / Zusammenarbeit Raum- und Umweltbeobachtung Raumordnungskonzept und Richtplan = Argumentationshilfe für Gespräche zwischen Kanton - Gemeinde / Kanton Wirtschaft / Kanton - Nachbarn und Bund Farner Consulting AG Seite 9

10 Grossprojekte als kommunikative Hürde Laufend längere Verfahren Hauptproblem sind überlange Planungs- und Genehmigungsverfahren: 4 Jahre Planung, 2,5 Jahre Instanzen (bis Bundesgericht), 3 Jahre Bau Total: 8 12 Jahren Realisierungszeit Farner Consulting AG Seite 10

11 Grossprojekte als kommunikative Hürde Diffuse Stakeholder Operational stakeholders > direct relationships Investoren Mitarbeitende Public or political stakeholders > diffuse interrelationships Anwohner, Nachbarn Behörden NGOs / Pressure groups Kunden Lieferanten Parlament, Regierung Verbände, Parteien Public Affairs Public Relations Farner Consulting AG Seite 11

12 Grossprojekte als kommunikative Hürde Viele Hürden zwischen Start und Ziel Immobilienunternehmen Opponent Farner Consulting AG Seite 12

13 Grossprojekte als kommunikative Hürde Professionalisierte Gegner Das Beschwerderecht wird oft instrumentalisiert, um militante Ziele durchzusetzen. Grossprojekte werden punktuell bekämpft, eine Gesamtbetrachtung aller öffentlichen Interessen (Kunden, Umwelt, Arbeitsplätze) geht verloren, damit auch die Nachhaltigkeit. Das öffentliche Recht steht zur Disposition privater Verbände und Mediatoren. Verbände erlangen «quasi Behördenstatus». Farner Consulting AG Seite 13

14 Grossprojekte als kommunikative Hürde David gegen Goliath? Fallbeispiele IKEA kämpfte für Neubau im Grossraum Zürich gegen hartnäckige VCS- Beschwerden. Am Ende musste das aargauische Verwaltungsgericht den Weg für den Neubau in Spreitenbach ebnen. Eurogate: Das Projekt am Zürcher Hauptbahnhof ist unter anderem an den Verhandlungen mit dem VCS gescheitert. (Investitionen von 1,5 Mrd. CHF) Farner Consulting AG Seite 14

15 Grossprojekte als kommunikative Hürde David gegen Goliath? Farner Consulting AG Seite 15

16 Grossprojekte als kommunikative Hürde Komplizierte Projektleitungs- und Aufsichtsstrukturen Komplizierte Organigramme Unklare Pflichtenhefte Farner Consulting AG Seite 16

17 Grossprojekte als kommunikative Hürde Die Zeiten haben sich gewandelt Farner Consulting AG Seite 17

18 Grossprojekte als kommunikative Hürde Erkenntnisse Probleme und Fragestellungen aus Sicht der Kommunikation: Wer hat den längeren Atem und kommuniziert professioneller? Wann kann mit Sicherheit was kommuniziert werden? Wer hat die Deutungshoheit / prägt das Bild des Projektes? Auch welcher Ebene liegt welche Kompetenz in Sachen Kommunikation? Welche Prinzipien der Kommunikation wende ich an? Farner Consulting AG Seite 18

19 Inhalt Grossprojekte als kommunikative Hürde Ursachen für Widerstand Kommunikationsgrundsätze Kommunikationsmassnahmen Lessons Learned Fragen

20 Ursachen für Widerstand Mannigfaltige Ursache für Widerstand Das Projekt als Ganzes oder einzelne Aspekte werden kritisiert (v.a. Kosten, Umweltauswirkungen, zu hohe Risikobereitschaft der Verantwortlichen, ) Projektbezogene Gründe Vordergründig werden «sachlich» gewisse Aspekte kritisiert, die Hintergründe des Protestes sind aber effektiv emotionaler Natur (z.b. empfundener Eingriff in die kulturelle Identität einer Region/einer Gemeinschaft, ) Grundsätzlich fehlendes Vertrauen in Politik und Wirtschaft (negative Grundstimmung) «Verborgene» emotionale Gründe Vertrauensverlust in Politik und Wirtschaft Falsche Tonalität in der Kommunikation, fehlende kommunizierte Dialogbereitschaft, vermutete Intransparenz Suboptimale Kommunikation Farner Consulting AG Seite 20

21 Ursachen für Widerstand Ursachen für Widerstand «NIMBY»-Phänomen NIMBY-Phänomen: not in my backyard! Persönliche Betroffenheit als Treiber Menschliches Phänomen der Maximierung des eigenen Nutzens auf Kosten der Allgemeinheit Proteste aufgrund des Nimby-Phänomens sind oft sehr emotional und irrational Farner Consulting AG Seite 21

22 Ursachen für Widerstand Aktuelles Nimby Beispiel Referendumskomitee rekrutiert sich fast ausschliesslich aus Anwohnern, die sehr emotional und irrational argumentieren Farner Consulting AG Seite 22

23 Ursachen für Widerstand Ursachen für Widerstand - Komplexität der Motive Kollektive Visionen fehlen Volkswirtschaftliche - weltanschauliche Verluste Motive Erosion des Vertrauens in die Politik - Distanz und mangelnde Wahrhaftigkeit Vorbehalte gegenüber Grossunternehmen - Zweifel und Überforderung Mangelnder Gemeinsinn oder gewachsenes Selbstbewusstsein? Saturierte Gesellschaft - Verlust des Vertrauens in die da oben Farner Consulting AG Seite 23

24 Ursachen für Widerstand Mediation oder Konfrontation? Strategisches Dilemma des Projektinhabers Mediation oder Konfrontation? Projekt-Konzessionen gegen Beschwerdeverzicht? Sicherheit oder Risiko? Farner Consulting AG Seite 24

25 Ursachen für Widerstand Erkenntnisse und Folgerungen Strategisches Dilemma des Projektinhabers Befürchtungen, Meinungen, Ängste und Widerstände müssen frühzeitig erkannt und proaktiv angegangen werden. Im Grundsatz ist eine dialog-orientierte, strategische Projektkommunikation zu wählen. Die Kommunikationsbranche verfügt über adäquate Instrumente Farner Consulting AG Seite 25

26 Inhalt Grossprojekte als kommunikative Hürde Ursachen für Widerstand Kommunikationsgrundsätze Kommunikationsmassnahmen Lessons Learned Fragen

27 Kommunikationsgrundsätze Kommunikationsführung: Chefsache Projektteam um Stabsstelle Kommunikation ergänzen: Laufende Beratung in kommunikativen Belangen, inkl. regelmässige Meetings Meilensteine, Informationschancen und -risiken erarbeiten Kommunikation Agentur Farner Consulting AG Seite 27

28 Kommunikationsgrundsätze Kommunikationsführung: Chefsache Rollen & Kompetenzen zu Beginn definieren: Wie laufen die Kommunikationswege? Welches sind mögliche Eskalationsstufen (von spannungsfreier Sachkommunikation bis zu verhärteten Fronten) und wer spricht wann? Wer rapportiert an wen? Wer entscheidet was? Sicherheit Risiko Farner Consulting AG Seite 28

29 Kommunikationsgrundsätze Die richtigen Absender: Wer spricht wann? Richtige Absender Sprecher nicht gleich Kommunikationsführer! Dem Gegenüber und der Situation angepasste Sprecher: CEO/Management Experten (Umwelt, Jurist, CSR-Verantwortlicher, Techniker) Mediensprecher/Kommunikationsverantwortliche Fürsprecher/Supporter Farner Consulting AG Seite 29

30 Kommunikationsgrundsätze Prozesse und Verantwortlichkeiten definieren Kommunikation in der Krise Krisensicher: Die ausserordentliche Lage verlangt oft spezielle Arrangements Mit Blick auf mögliche Krisenfälle eine Organisationsstruktur bereithalten, welche die Verantwortlichkeiten auch für die Kommunikation unter Druck klar regelt QRT (Quick Reaction Team) bilden Farner Consulting AG Seite 30

31 Kommunikationsgrundsätze Prozesse und Verantwortlichkeiten definieren Alarmierungs- und Entscheidungsschema Farner Consulting AG Seite 31

32 Kommunikationsgrundsätze Dialogkommunikation anwenden l Frontalopposition vermeiden Kritische Stimmen frühzeitig anhören und in den Dialog einbinden Gegensätze überwinden und eine Frontalopposition vermeiden Farner Consulting AG Seite 32

33 Kommunikationsgrundsätze Dialogkommunikation anwenden II Konsensorientiert kommunizieren Zum Erfolg braucht es mehr als die Mehrheiten aus den politischen Lagern. Es braucht die Zustimmung der Mehrheit der Bevölkerung / Stakeholder. Mehrwert für alle aufzeigen Farner Consulting AG Seite 33

34 Kommunikationsgrundsätze Dialogkommunikation anwenden III Einbinden statt ausgrenzen Kritische Stimmen müssen frühzeitig angehört werden. Exponenten sollten nach Möglichkeit in die Projektarbeit eingebunden werden. Opposition ernst nehmen Farner Consulting AG Seite 34

35 Kommunikationsgrundsätze Dialogkommunikation anwenden IV Dialog institutionalisieren Dialogorientiert kommunizieren heisst, bei allen Stakeholdern vorbeigehen und Antworten bzw. Lösungen auf die Fragen und Bedenken liefern. Es braucht Informationsveranstaltungen mit Austauschmöglichkeiten für Lokale. mitreden können = ernst nehmen Farner Consulting AG Seite 35

36 Kommunikationsgrundsätze Dialogkommunikation anwenden V Varianten- statt Grundsatzentscheide fällen Betroffene Stakeholder und Entscheider sollen möglichst früh in eine Variantendiskussion einbezogen werden. Die Frage lieber so oder so? führt zu konstruktiveren Dialogen als die Frage ja oder nein?. mitreden = mitgestalten Farner Consulting AG Seite 36

37 Kommunikationsgrundsätze Dialogkommunikation anwenden VI Kontinuierlich informieren In allen Phasen (Kommission, Parlament, Volksabstimmung, Realisierung) braucht es eine kontinuierliche aktive Kommunikation. Nicht erst, nachdem Entscheide gefällt wurden. Laufende Information fördert Vertrauen Farner Consulting AG Seite 37

38 Kommunikationsgrundsätze Dialogkommunikation anwenden VII Prozessorientiert informieren Die unterschiedlichen Zielgruppen müssen mit spezifischen Botschaften in allen Phasen (Kommission, Parlament, Volksabstimmung, Realisierung) informiert, befragt und überzeugt werden. involvieren = mitentscheiden Entscheidungen müssen transparent sein. Farner Consulting AG Seite 38

39 Kommunikationsgrundsätze Dialogkommunikation anwenden VIII Gesamtzusammenhänge darlegen Es reicht nicht, die Vorteile einer Eis- und Sportarena aufzuzeigen, um die Zielgruppen für ein JA zu gewinnen. Es braucht den Gesamtzusammenhang. Eigenes Stadion = langfristige Überleben ZSC = Sportevents, Spitzen- und Breitensport = Mehrwert Zusammenhänge verstehen = JA Farner Consulting AG Seite 39

40 Kommunikationsgrundsätze Dialogkommunikation anwenden IX Mehrfachnutzen aufzeigen Der Mehrfachnutzen des Projektes muss in den Vordergrund gestellt werden. Win-win für alle! Farner Consulting AG Seite 40

41 Kommunikationsgrundsätze Dialogkommunikation anwenden X Die richtigen Kommunikationskanäle nutzen Die heutige Welt ist multimedial Kommunikationsstrategien haben soziale Medien zu integrieren Farner Consulting AG Seite 41

42 Kommunikationsgrundsätze Dialogorientierte, strategische Projektkommunikation Proaktiv frühzeitig und kontinuierlich (Frühwarnsystem und Stimmungsbarometer) Transparent ehrlich, offen, transparent Auf Augenhöhe: zuhören und erklären Farner Consulting AG Seite 42

43 Kommunikationsgrundsätze Dialogorientierte, strategische Projektkommunikation Komplexität minimieren: frühzeitig und kontinuierlich (Frühwarnsystem und Stimmungsbarometer) Empathie: ehrlich, offen, transparent Botschaften visualisieren: Kommunikationsmix richtig: ein Bild sagt mehr als 1000 Worte klassisch und Social Media Farner Consulting AG Seite 43

44 Kommunikationsgrundsätze Dialog-Plattformen für die Stakeholder- Kommunikation schaffen Informationsevents (Anwohnerveranstaltungen, Runde Tische) dabei auch kritische Stimmen zu Wort kommen lassen Website als Info-Hub mit Q&A Sektion, die auch kritische Fragen antizipiert und auf Fragen der Stakeholder eingeht Social Media (Ressourcen! ) direkte Stakeholder-Ansprache; Web-Monitoring, Meinungsbildung im Web tracken Webcam (bei Bauprojekten) Bildgalerie (Projektschritte, Veranstaltungen) Hotline für Interessierte/Anliegen auf Website Farner Consulting AG Seite 44

45 Inhalt Grossprojekte als kommunikative Hürde Ursachen für Widerstand Kommunikationsgrundsätze Kommunikationsmassnahmen Lessons Learned Fragen

46 Kommunikationsmassnahmen Entwicklung von Strategien Feedback Kommunikationsziel Ausgangslage Zielgruppen Botschaften Absender Strategie Massnahmen Sofortmassnahmen Farner Consulting AG Seite 46

47 Kommunikationsmassnahmen Entwicklung von Strategien Feedback Kommunikationsziel Ausgangslage Zielgruppen Botschaften Absender Strategie Massnahmen Sofortmassnahmen Farner Consulting AG Seite 47

48 «An issue ignored is a crisis invited» Henry Kissinger

49 Kommunikationsmassnahmen Kontinuierliches Issues Monitoring & Management Issues Management umfasst 5 klar definierte Phasen: Früherkennung von Chancen und Risiken über Entwicklung von Szenarien Handlungsempfehlungen Umsetzung und Controlling. Issues Management begleitet alle Interaktionen des Unternehmens mit seinen Anspruchsgruppen. Farner Consulting AG Seite 51

50 Intensität Kommunikationsmassnahmen Frühzeitige Deaktivierung lohnt sich Handlungsspielraum Kosten der Bewältigung Aufmerksamkeit Vorkrisenphase Akute Krisenphase Nachkrisenphase Zeit Farner Consulting AG Seite 52

51 Kommunikationsmassnahmen Etablierung eins Frühwarnsystems Kritische Issues erkennen (Frühwarnsystem). Szenarien antizipieren. Handlungsspielräume behalten / nutzen. Farner Consulting AG Seite 53

52 Kommunikationsmassnahmen Lagebeurteilung: Diagnose und Szenarien Interne & externe Informationsbeschaffung Issue- Diagnose Strategieentwicklung Interne Issues kennen Umfeld und Kontext lesen, externe Issues kennen Issues aufarbeiten Positives oder negatives Potenzial beurteilen. Liste relevanter Issues erstellen Entwickeln von Positionen & Plattformen Entwickeln von Szenarien Bewerten von kommuni -kativen Optionen Erarbeiten von Konzepten & Massnahmen Farner Consulting AG Seite 54

53 Kommunikationsmassnahmen Risk Assessment: Szenarien proaktiv antizipieren Risiko Eskalation plötzlich auftretend schleichend Marktkrisen Projektrisiken Innerbetriebliche Risiken (intern, Personal) Politische / ideologische Risiken Technische, ökologische Risiken Farner Consulting AG Seite 55

54 Kommunikationsgrundsätze Permanentes Issue-Monitoring: Ablauf Quellen: Medien, Opponenten, politische Agenda, Social Media Medienereignis Meldung in den Medien Wahrnehmung Meldung an an CRT Entscheidung im CRT Sofortmassnahmen Rückgewinn der Informationsführung Anfrage eines Journalisten Exklusive Behandlung des Journalisten Wahrnehmung Meldung an CRT Entscheid im CRT Breite Information der Öffentlichkeit Rückgewinn der Informationsführung Farner Consulting AG Seite 56

55 Kommunikationsmassnahmen Permanentes Issue-Monitoring: Methodik Interne & externe Informations- Beschaffung Tools Issues Beurteilung Interne Issues kennen Internes Issues Monitoring Issues-Liste erstellen und updaten Erkennen & Aufarbeiten Umfeld und Kontext lesen, externe Issues kennen Mediamonitoring Politisches Issues Monitoring Stakeholder Monitoring & Dialog Befragungen, Studien, etc. Beurteilung & Priorisieren von Issues Kriterien: vgl. nächste Seite Liste relevanter und zu bearbeitender Issues erstellen Farner Consulting AG Seite 57

56 Kommunikationsmassnahmen Entwicklung von Strategien: Zielgruppen Feedback Kommunikationsziel Ausgangslage Zielgruppen Botschaften Absender Strategie Massnahmen Sofortmassnahmen Farner Consulting AG Seite 58

57 Kommunikationsmassnahmen Stakeholderanalyse: Betroffene, Gegner, Nutzniesser, Beobachter, Mittler, Neutrale. Opinion Leader (Befürworter und Gegner) Mitarbeiter Medien: Tages- / Wochen- / Sonntagsmedien; Print, TV/Radio, Fachmedien Online: Social Media Influencers Politische Entscheidungsträger, betroffene Gemeinden, Behörden Partner, Lieferanten, Bauunternehmen Grundeigentümer, Nachbarschaft Investoren Tangierte Interessengruppen, Vereine, NGO Experten Farner Consulting AG Seite 60

58 Kommunikationsmassnahmen Strategie: Zielgruppen und Mittler Medien Entscheidungsträger aus Politik und (national und kantonal) Mittler Zielgruppen Vertreter aus Wissenschaft und Forschung Öffentlichkeit Kantone Entscheidungsträger aus Wirtschaft Parl. Gruppe VIP Forscher Nobelpreisträger Farner Consulting AG Seite 61

59 Kommunikationsmassnahmen Ziel- und Anspruchsgruppen Positiv Kritisch Freundeskreis des Flughafens Mitarbeiter Flughafen Anwohner Bevölkerung Behörden Regierungsrat Gemeinderäte Kantonsrat Neinpvg.ch Komitee gegen Solothurnischer Bauernverband SOBV Farner Consulting AG Seite 62

60 Kommunikationsmassnahmen Ursprung von kritischen Issues erkennen Projekt Umfeld (politischer, wirtschaftlicher, regulatorischer, gesellschaftlicher Kontext) Endogener, «hausgemachter» Issue Exogener, gesellschaftlicher Issue Farner Consulting AG Seite 63

61 Kommunikationsmassnahmen Bedeutung der internen Kommunikation intern vor extern Mitarbeitende = Projektbotschafter Stolz und Begeisterung generieren Farner Consulting AG Seite 64

62 Persönlich negative Betroffenheit niedrig hoch Kommunikationsmassnahmen Sachliche vs. persönliche Vorbehalte Anerkennung von negativen Auswirkungen kann helfen Bremser Gegner Anerkennung der persönlichen Betroffenheit notwendig, um Kooperationsbereitschaft von Bremsern/Gegnern zu erhöhen Promotoren Skeptiker Fokus auf Informationen zum Projekt, um Skeptiker zu überzeugen und Promotoren zu stärken. positiv negativ generelle Einschätzung der Veränderung Farner Consulting AG Seite 65

63 Kommunikationsmassnahmen Interne Kommunikation schafft Botschafter Eine gute interne Kommunikation im Projekt ist daher ein zentraler Erfolgsfaktor für Grossprojekte. Dabei sollten die Projektmitglieder: das Projekt als Ganzes verstehen (und nicht nur ihren Teil), Widerstände kennen und fundierte Argumente dagegen haben, über Probleme im Projekt transparent informiert sein (inkl. Massnahmen), wissen, welche Informationen vertraulich sind. Farner Consulting AG Seite 66

64 Kommunikationsmassnahmen Entwicklung von Strategien Feedback Kommunikationsziel Ausgangslage Zielgruppen Botschaften Absender Strategie Massnahmen Sofortmassnahmen Farner Consulting AG Seite 67

65 Kommunikationsmassnahmen Botschaften: Kampf um Argumente & Bilder Mehrwert «Monsterprojekt» Zusatzverkehr Seite 68 Farner Consulting AG Seite 68

66 Kommunikationsmassnahmen Häufige argumentative Frontlinien Grösse «Pflegefabrik» Zusatzverkehr «Einknicken» Überdimension Gebäude (Höhe) Synergien Konzept Zeitliche Verteilung des Verkehrs Rechtssicherheit und rasche Umsetzung quartierfreundliches Projekt Farner Consulting AG Seite 69

67 Kommunikationsmassnahmen Botschaften: Die richtigen Argumente (Message House) Ein Zuhause für unsere Senioren Idealer Standort Genug Platz Verkehrsanbindung Rechtssicherheit Kein Zusatzverkehr im Zentrum Synergien Effizienz/optimale Arbeitsprozesse Arbeitsbedingung en für Angestellte Pflegezentrum Bedarf Demographischer Wandel Alter bestehender Anlagen Aktuell fehlende Pflegeplätze Farner Consulting AG Seite 70

68 Kommunikationsmassnahmen Projektdokumentation - Grundargumentarium Umfassende Projektbeschreibung (Messaging Document) - mit allen Argumenten (auch auf Einwände Q &A ) - mit allen Facts and Figures (Kurzbeschreibung zu allen Aspekten) - ist Basis für alle weiteren Kommunikationsmassnahmen Farner Consulting AG Seite 71

69 Kommunikationsmassnahmen Botschaften: die richtigen Bilder Negativbeispiel: Kampf um Bilder Komitee: Nein zu Hochhaus Seeburg (Luzern) Farner Consulting AG Seite 72

70 Kommunikationsmassnahmen Botschaften: Visuelle Kommunikation zentral Visuelle Umsetzungen sind eine zentrale Grundlage für die Kommunikation: Fehlen visuelle Umsetzungen vor Bürgerentscheiden, kann sich das die Gegnerschaft zunutze machen und mit eigenen Visualisierungen Angst schüren. Visuelle Umsetzungen «graben» sich im Gedächtnis ein keine frühen Entwürfe zeigen, die noch augenfälligen Veränderungen unterworfen werden Farner Consulting AG Seite 73

71 Kommunikationsmassnahmen Entwicklung von Strategien Feedback Kommunikationsziel Ausgangslage Zielgruppen Botschaften Absender Strategie Massnahmen Sofortmassnahmen Farner Consulting AG Seite 74

72 Kommunikationsmassnahmen Botschafter müssen aufgebaut werden Wer ein Projekt versteht, kann es verteidigen! Die Mitglieder des Projektteams sind «exofficio» wichtige Botschafter. Sie können dabei eine positive oder negative Wirkung entfalten: Überzeugte und informierte Mitglieder sind positive Multiplikatoren. Offen zweifelnde Mitglieder können von den Gegnern/Medien instrumentalisiert werden. Farner Consulting AG Seite 75

73 Kommunikationsmassnahmen Botschafter müssen aufgebaut werden cementaargau.ch IGBALDEGG Farner Consulting AG Seite 76

74 Kommunikationsmassnahmen Entwicklung von Strategien Feedback Kommunikationsziel Ausgangslage Zielgruppen Botschaften Absender Strategie Massnahmen Sofortmassnahmen Farner Consulting AG Seite 77

75 Juristische Phasen Juristische Phasen Kommunikationsmassnahmen Kommunikation im Projektverlauf (idealtypisch) Ideenfindung Technische Projektentwicklung Genehmigung Realisierung Vorbereitung Strategieentwicklung Umsetzung und kontinuierliche Begleitung Organisatorische Grundlagen Klärung der rechtlichen Rahmenbedin -gungen Analyse und inhaltliche Grundlagen Begleitung der technischen Entwicklung, Nachjustieren der Genehmigungsstrategien Antragstellung Öffentliche Auflage Öffentlichkeit strukturiert einbinden Genehmigungsverfahren Bauphase beginnt Dokumentation / Abschlussevent laufende Statusmeldungen Prüfung durch Behörde, Verhandlung Projektphasen Bewilligungsentscheid Evt. Änderungs Genehmigungsverfa hren Abnahme Kollaudierung Farner Consulting AG Seite 78

76 Kommunikationsmassnahmen Planungsprozess und Meilensteine Bürgerentscheid Wettbewerbskredit BV März 2016 Bürgerentscheid Landabtausch (BV,Urne?) Allf. Bürgerentscheid Umzonung (Ref. -> Urne) Bürgerentscheid Projektierungskredit (BV) Bürgerentscheid Projektkredit (BV,Urne) Vorstudie Entscheid Finanzierung Vorprüfung Zonenplan Wettbewerb Landabtausch Auflageverfahren Umzonung Projektierung Behandlung Allf. Einsprachen Bau Farner Consulting AG Seite 79

77 Kommunikationsmassnahmen Planungsprozess und Meilensteine Visualisierung des Projektes für Bürgerentscheide sicherstellen Kommunikation- und Planungsprozess optimal aufeinander abstimmen Farner Consulting AG Seite 80

78 Teilprojekte Bürgerentscheide Massnahmen Kommunikationsmassnahmen Masterplan Medienmitteilung Petition Infoanlass Stadtforum Launch Website Medienmitteilung Infoanlass Stadtforum Infoanlass Stadtforum Medienkonferenz Offerte Infoanlass Stadtforum Medienkonferenz Informelle Gespräche Medienmitteilung Medienmitteilung Medienmitteilung Medienkonferenz Mobilisierung Unterstützer (Seniorenverbände, RaJoVita-Angestellte) Bürgerentscheid Landabtausch Allf. Bürgerentscheid Umzonung Bürgerentscheid Wettbewerbskredit Bürgerentscheid Projektierungskredit Bürgerentscheid Projektkredit Vorprüfung Zonenplan Auflageverfahren Umzonung Vorstudie Wettbewerb Projektierung Bau Entscheid Finanzierung Landabtausch Farner Consulting AG Seite 81

79 Briefing Kommunikationsmassnahmen Überblick Massnahmenplan Entscheid Vorgehensstrategie Grundlagen für die Kontakt- und Medienarbeit: - Argumentarien - Factsheets/Flyer - Kontaktprogramm - Zusammenstellung Medienrohstoff Interne Analyse/ - Sondage: - juristische Abklärungen - interne Lagebeurteilung/ Szenarien-Prüfung - Sondage Position Kanton, ggf. Stadt PR / Medienarbeit - Redaktionelle Präsenz, Story Pitching, Medienmitteilungen, Pressekonferenzen, Hintergrundgespräche, Interviews, Leserbriefe - Informationsanlässe/Roadshow - Social Media-Plattform - Stakeholder-Management/Kontaktprogramm - evtl. Rountdable mit allen beteiligten Betroffenen - Kontaktarbeit Schlüsselpersonen Stadt/Kanton - Dokumentation/Kontakte relevante Meinungsbildner - regelmässige Direktinformationen/Infomailings Laufendes Monitoring, laufende Beratung/ad hoc Empfehlungen, - Später denkbare Massnahmen Sept Okt Nov Dez Jan 13 evtl. Kampagne Sept Okt Nov Dez Jan 13 Farner Consulting AG Seite 82 evtl. Volksabstimmung

80 Kommunikationsmassnahmen Mögliche Massnahmen: Internetauftritt Die Website dient als umfassende, ansprechende und interaktive Informationsplattform. Informationen können jederzeit abgeholt werden. Farner Consulting AG Seite 83

81 Kommunikationsmassnahmen Aktive Medienarbeit Analyse Zielmedien, Schlüsseljournalisten Medienberichterstattung laufend und sauber beobachten Ausgewählte (regionale) Schlüsseljournalisten im 1:1 Hintergrundgespräch aktiv mit Informationen bedienen und zu Vor-Ort-Besuchen laden Kontinuierliche, transparente Medienkommunikation zu Projektschritten (Medienmitteilungen, Pressekonferenzen) Interviews mit Projekt-Betreibern anbieten Gutes Bild-/Filmmaterial zur Verfügung stellen Farner Consulting AG Seite 84

82 Kommunikationsmassnahmen Aktive Medienarbeit Laufende Medienpräsenz im weiteren Projektprozess sicherstellen mittels publizistischen Beiträgen in Print, Online und Radio und Zuschriften. Verschiedenen Absender nutzen und eigene «Stories» lancieren. Schlüsselereignisse mittels Medienhintergrundgesprächen oder und/der Medienkonferenzen begleiten. Farner Consulting AG Seite 85

83 Kommunikationsmassnahmen Aktive Medienarbeit Herstellung von Kontakten Vermittlung von Interviews und Gastbeiträgen Bereitstellung von Mediendokumentationen Communiqués Farner Consulting AG Seite 86

84 Kommunikationsmassnahmen Kontaktprogramm Schlüsselpersonen Direktgespräche mit/lobbying bei politischen Schlüsselpersonen und Meinungsbildnern auf Basis des Kontaktprogramms Dokumentation von Schlüsselpersonen mit Argumentarien/Factsheets und Begleitbrief Organisation eines Roundtables mit allen Involvierten/interessierten Beteiligten Farner Consulting AG Seite 87

85 Kommunikationsmassnahmen Informationsveranstaltungen / Runde Tische Orientierung der interessierten Bürgerinnen und Bürger über das Projekt und deren Entwicklung mittels Informationsveranstaltungen. Farner Consulting AG Seite 88

86 Kommunikationsmassnahmen Roadshow Informationsveranstaltungen mit Informationsständen mittels transportierbaren Stellwänden an verschiedenen Schlüsselorten. Farner Consulting AG Seite 89

87 Kommunikationsmassnahmen Newsletter/Mailings Institutionalisierung einer regelmässige Direktinformation wichtiger Zielgruppen intern/extern Farner Consulting AG Seite 90

88 Kommunikationsmassnahmen Supporter-Gruppe in den Social Media Aufbau einer Supporter-Gruppe «Pro» auf z.b. Facebook aktives Community-Building Farner Consulting AG Seite 91

89 Kommunikationsmassnahmen Beratung in Anspruch nehmen Professionelle Kommunikationsberatung kann: Projekte kommunikativ professionell begleiten Akzeptanz sichern, steigern oder aufbauen Politische Entscheide ermöglichen/erleichtern Teilbereiche der Kommunikation erarbeiten (Grundlagen aufbereiten, Argumentarien und Botschaften definieren, Q&A festlegen.) Kommunikationskanäle und Gefässe rechtzeitig schaffen Und so die Interessen von Projektinhaber im öffentlichen Diskurs (sprich: gegenüber Medien, Involvierten, Politik und Behörden) wahren helfen. Farner Consulting AG Seite 92

90 Inhalt Grossprojekte als kommunikative Hürde Ursachen für Widerstand Kommunikationsgrundsätze Kommunikationsmassnahmen Lessons Learned Fragen

91 Lessons Learned Stiefmütterliche Rolle von Information und Kommunikation Bedeutung der Information und Kommunikation wird unterschätzt. Das Bewusstsein für die gewachsene Bedeutung des Faktors Information ist trotz guten Grundlagen bei Projektleitungen oft nicht ausreichend vorhanden. Entsprechend werden oft keine oder zu wenig Ressourcen bereitgestellt. Farner Consulting AG Seite 94

92 Lessons Learned Information ist Erfolgsfaktor Informationen als Erfolgsfaktor Die Bedeutung des Faktors Information und Kommunikation in Grossprojekten nimmt in der Informationsgesellschaft zu und nicht ab. Erfolgreiche Informationsführung ist Erfolgsschlüssel bei Grossprojekten Farner Consulting AG Seite 95

93 Lessons Learned Informationsführung sicherstellen Information muss geführt werden Sie gehört darum in der Einsatzhierarchie auf Stufe PL angesiedelt. Informationsführung erlangt in ausserordentlichen Lagen strategische Bedeutung. Informationsführung bei Grossprojekten ist von strategischer Bedeutung. Farner Consulting AG Seite 96

94 Lessons Learned Instrumente rechtzeitig bereitstellen Die richtigen Instrumente Zur Begleitung von Grossprojekten braucht es nicht nur gute Einsichten, sondern auch entsprechend ausgerüstete und alimentierte Komm-Instrumente, Kanäle und Komm- Infrastrukturen (Websites, Newsletters, Runde Tische ). Ohne adäquate Instrumente keine aktive Informationsführung. Farner Consulting AG Seite 97

95 Lessons Learned Multimedial agieren Multimediale Vernetzung Information geschieht heute grenzüberschreitend, vernetzt und multimedial (Print, Radio, TV, Internet, Social Media, Blogs etc.). Multimediale Vernetzung Farner Consulting AG Seite 98

96 Lessons Learned Dialogkommunikation pflegen Einwegkommunikation gehört der Vergangenheit an Der heutigen Bedeutung von Information und Kommunikation rund um Grossprojekte entspricht nur eine dialogorientierte, auf allen Kanälen präsente Gesamtstrategie. Proaktiv transparent auf Augenhöhe kontinuierlich - feedbackorientiert Farner Consulting AG Seite 99

97 Lessons Learned Kompetenzen intern oder extern bereit stellen Kompetenz Die Verfügbarkeit einer ausreichenden (multimedialen) Kommunikationskompetenz ist rund um die Projektorganisation intern oder extern sicherzustellen. Kompetenzen müssen intern oder extern vorhanden sein. Farner Consulting AG Seite 100

98 Inhalt Grossprojekte als kommunikative Hürde Ursachen für Widerstand Kommunikationsgrundsätze Kommunikationsmassnahmen Lessons Learned Fragen

99 Fragen Es kann realisiert werden Farner Consulting AG Seite 102

100 Dankeschön. Wir freuen uns auf Ihre Fragen!

101 Dr. Daniel Heller Partner Zürich Bern Basel Lausanne Genf Lugano Farner Consulting AG Oberdorfstrasse Zürich T Farner Consulting AG Aarbergergasse 56 Postfach Bern 7 T Farner Consulting AG Aeschenvorstadt Basel T Farner Consulting SA Rue Centrale 10 Case postale Lausanne T Farner Consulting SA Rue François-Bellot Genève T Farner Consulting SA Corso Elvezia 4 Casella postale Lugano T Farner Consulting AG Diese Präsentation ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung, Weitergabe oder Verwendung ist ohne Zustimmung von Farner Consulting AG, Zürich, unzulässig. Die Inhalte dieser Präsentation sind vertraulich zu behandeln. Die Weitergabe von Informationen und Inhalte an Dritte ist unzulässig.

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