Allgemeine Informationen zum Einstellungsprozess an der Goethe-Universität

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1 Allgemeine Informationen zum Einstellungsprozess an der Goethe-Universität Herausgegeben von der Abteilung Personalservices (April 2011)

2 Inhalte 1. Hintergrund für die Erstellung eines Informationspaketes zum Einstellungsprozess? Der Einstellungsprozess im Überblick Als erste Orientierung: die Gehaltstabelle... 6

3 1. Hintergründe für die Zusammenstellung eines Informationspakets zum Einstellungsprozess? Auf Wunsch der Fachbereiche und als Service für die Kolleginnen und Kollegen, die neu an der Goethe-Universität sind, haben wir dieses Informationspaket zusammengestellt, das eine erste Orientierung über Abläufe und auch Regeln gibt, die an der Goethe-Universität im Rahmen von Einstellungsverfahren zu beachten sind. Für weiterführende Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Ihre Ansprechpartner/innen in der Abteilung Personalservices finden Sie auf unserer Homepage: (http://www.uni-frankfurt.de/org/ltg/praes/pr_k/service/pa/zustaendig.html) 2. Der Einstellungsprozess im Überblick Die Grafik gibt Ihnen einen Überblick über die einzelnen Schritte, deren zeitliche Dauer sowie über die Gesamtdauer eines Standard -Einstellungsverfahrens. Die genannten Zeitangaben sind Durchschnittswerte und dienen einer ersten Orientierung Die tatsächliche Dauer hängt von den Besonderheiten der zu besetzenden Stelle ab. Besondere Anforderungen im Bewerbungsprozess, z.b. hinsichtlich der Begründung der Bewerberauswahl, der Gestaltung des Arbeitsvertrages, bei Eingruppierungsfragen oder allgemein bei neu geschaffenen Stellen, können zu zusätzlichem Abstimmungsbedarf und damit einhergehend zu zeitlichen Mehraufwand und Verzögerungen im Ablauf führen, die Sie mit einkalkulieren sollten. Grundsätzlich gilt, je besser die Kooperation zwischen allen am Prozess Beteiligten läuft, desto reibungsloser und zügiger gestaltet sich das gesamte Einstellungsverfahren. Deshalb noch weitere wichtige Informationen zu ausgewählten Schritten des Einstellungsprozesses:

4 Der Einstellungsprozess im Überblick Antrag Veröffentlichung in 3 an die 4 Auswahl der Mitteilung 1 auf Ausschreibung Stellen aktuell 2 Bewerber/innen Gremien Der Antrag wird auf dem Dienstweg an die Abteilung Personalservices gesendet und/ oder auf der Uni-Homepage sowie in externen Zeitungen Von Anfang an: Einbindung des Personalrats, der Frauenbeauftragten sowie der Schwerbehindertenvertretung Information über Gespräche ca. 14 Tage vorher an die Gremien melden 1. Woche Woche Woche Rücksendung Erstellung 5 Antrag auf 6 Zustimmung 7 Arbeitsvertrag 8 der Unterlagen an den Einstellung der Gremien Fachbereich Der Antrag wird auf dem Dienstweg an die Abteilung Personalservices gesendet Die Abteilung Personalservices holt die Zustimmung der Gremien ein 9. Woche 11. Woche Woche Unterlagen aller Bewerber/innen gehen von der Abteilung Personalservices an den FB, der die Absagen versendet. Eine Besonderheit gilt lediglich bei befristeten wissenschaftlichem Personal: hier müssen lediglich die Gleichstellungsbeauftragte sowie die Schwerbehindertenvertretung der Einstellung zustimmen, während dem Personalrat lediglich die Einstellung und damit die Stufenzuordnung vorzulegen ist. Die Zustimmung der Gleichstellungsbeauftragten erfordert zunächst die Zustimmung der Fachbereichsfrauenbeauftragten; diese ist vor der Weiterleitung an die Abteilung Personalservices einzuholen. Schritt 2: Veröffentlichungen in Stellen aktuell Grundsätzlich gilt, dass alle freien oder freiwerdenden Stellen öffentlich ausgeschrieben werden müssen. Die Arbeitgeber sind verpflichtet zu prüfen, ob freie Arbeitsplätze mit schwerbehinderten Menschen, besetzt werden können ( 81 SGB IX).

5 Sofern auf eine Ausschreibung verzichtet werden soll, ist dies vorher mit der Beauftragten für Menschen mit Behinderung (derzeit Frau Maurer, HA 28663) abzustimmen. Die Abstimmung muss vor der Weiterleitung der Unterlagen an die Abteilung Personalservices erfolgen. Um der Verpflichtung einer öffentlichen Ausschreibung nachzukommen, genügt eine Veröffentlichung im Stellenaktuell der Goethe-Universität. Parallel können Ausschreibungen auf der Homepage der Uni und bei Bedarf extern in Zeitungen und Zeitschriften bzw. im Internet veröffentlicht werden. Die Kosten der externen Ausschreibung sind von die jeweiligen Abteilung bzw. vom jeweiligen Fachbereich, während die Ausschreibung im Stellenaktuelle und auf der Homepage mit keinerlei Kosten verbunden ist. Die Aktualisierung von Stellen aktuell und von Ausschreibungen auf der Homepage erfolgt im 2-Wochen-Rhythmus jeweils mittwochs. Redaktions-schluss zur Übermittlung von Anträgen auf Ausschreibung sowie des Ausschreibungstextes ist stets freitags um 12 Uhr. Die Veröffentlichung von Ausschreibungen in externen Zeitschriften erfolgt ebenfalls über die Abteilung Personalservices, die die Texte an eine Agentur weiterleitet, die Sonderkonditionen für die Goethe-Universität bereit hält. In der Regel wird ein Kostenvoranschlag erstellt, der an den Antragsteller/die Antragstellerin übermittelt wird. Auf dieser Grundlage kann die endgültige Entscheidung getroffen werden; die externe Veröffentlichung kann auch noch storniert werden. Noch ein Hinweis zur Dauer der Bewerbungsfrist: Sie sollte in der Regel mindestens 2 Wochen betragen. Grundlage ist eine Vereinbarung mit dem Personalrat. Häufig kann eine längere Bewerbungsfrist auch zu einer größeren Auswahl an Bewerbern/innen führen. Schritt 4: Auswahl der Bewerber Die oben genannten Gremien sind über mögliche Vorstellungsgespräche zu informieren (idealerweise 14 Tage vorher). Auch bei einer Entscheidung anhand der Aktenlage muss eine Mitteilung an die Gremien erfolgen, damit die Unterlagen eingesehen werden können

6 Schritt 5: Antrag auf Einstellung Sobald eine Auswahl getroffen wurde, kann der Antrag auf Einstellung auf dem Dienstweg (d.h. über den Geschäftsführenden Direktor und das Dekanat) an die Abteilung Personalservices geschickt werden. Die Formulare zur Abwicklung von Personalmaßnahmen finden Sie auf der Homepage der Personalabteilung: Dem Antrag sind alle Bewerbungsunterlagen, eine Auswahlbegründung, die Zustimmung der Fachbereichsfrauenbeauftragten sowie der Ausschreibungstext beizufügen. Schritt 6: Zustimmung der Gremien Es gehört zu den Aufgaben der Abteilung Personalservices, die Zustimmung der Gremien zum vorliegenden Einstellungsantrag einzuholen. Dabei ist zu beachten, dass die Sitzungen jeweils mittwochs sind. Geplante Einstellungen müssen daher bis Donnerstag 12 Uhr in der Abteilung Personalservices vorliegen, um in der Sitzung am darauffolgenden Mittwoch berücksichtigt zu werden. 3. Als erste Orientierung: die Gehaltstabelle Jedes Bewerbungsgespräch kommt zu dem Punkt, an dem es nach den Inhalten der Stelle und den Rahmenbedingungen der möglichen zukünftigen Zusammenarbeit um die finanziellen Aspekte geht. Die beigefügte Gehaltstabelle soll Ihnen dabei helfen, den Bewerberinnen und Bewerbern direkt im Vorstellungsgespräch einen ersten Anhaltspunkt zu geben, in welcher Höhe sich das monatliche Gehalt bewegen wird. Noch einige Hinweise zur richtigen Lesart und zum besseren Verständnis: o o Die Eingruppierung in die Entgeltgruppen 1-15 hängt von der jeweiligen Funktion und den damit verbundenen Tätigkeiten ab. Die Eingruppierung wird durch die Abteilung Personalservices vorgenommen. Bei Neueinstellungen hängt die Einstufung in die jeweilige Erfahrungsstufe ausschließlich von der einschlägigen Berufserfahrung des Bewerbers bzw. der Bewerberin ab. Konkret bedeutet dies, dass in der Abteilung Personalservices anhand des jeweiligen Lebenslaufes und gegebenenfalls weiterer Nachweise der Bewerberin/ des Bewerbers die vorhandene Berufserfahrung geprüft wird und im Anschluss die Eingruppierung/Einstufung festgelegt wird. Die Einstellung erfolgt grundsätzlich in Stufe 1 der jeweiligen Entgeltgruppe. Sofern Bewerber/innen über eine einschlägige Berufserfahrung von mindestens einem Jahr verfügen, kann die Einstellung unmittelbar in Stufe 2 erfolgen. Darüber

7 hinausgehende Stufen sind nur in Ausnahmefällen möglich und sollten im Vorfeld mit der Abteilung Personalservices abgestimmt werden. Gerne auch vor den Bewerbungsgesprächen, um richtige Auskünfte geben zu können. o Im nächsten Schritt wird der Vorgang dem Personalrat vorgelegt, der seinerseits über den Eingruppierungs- bzw. Einstufungsvorgang entscheidet. Bitte wenden Sie sich für weiterführende Informationen und mit konkreten Fragen an Ihre Ansprechpartnerin bzw. Ihren Ansprechpartner in der Abteilung Personalservices.

8 Entgeltgruppe Grundentgelt Entwicklungsstufen Stufe 1 Stufe 2 Stufe 3 Stufe 4 Stufe 5 Stufe , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , ,20 1 je 4 Jahre 1.422, , , , ,60 Stufenlaufzeit nach 1 Jahr in Stufe 1 nach 2 Jahren in Stufe 2 grundsätzlich nach 3 Jahren in Stufe 3 grundsätzlich nach 4 Jahren in Stufe 4 grundsätzlich nach 5 Jahren in Stufe 5

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