True-up-Handbuch für Enterprise Agreement

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1 Microsoft Deutschland GmbH Geschäftskundenbetreuung Konrad-Zuse-Straße Unterschleißheim True-up-Handbuch für Enterprise Agreement Telefon: * Telefax: * btob@microsoft.com * 0,14 Euro pro Minute, deutschlandweit. Mobilfunktarif kann abweichen. Die Kosten für Anrufe aus dem Mobilfunknetz betragen maximal 0,42 Euro pro Minute Microsoft Corporation. Alle Rechte vorbehalten. Das vorliegende Dokument dient nur Informationszwecken. MICROSOFT ÜBERNIMMT IN DIESER ÜBERSICHT KEINE AUSDRÜCKLICHEN ODER STILLSCHWEIGENDEN GEWÄHRLEISTUNGEN. MS2996_EA_True-up_Guide :14

2 Was ist ein True-up? Inhaltsverzeichnis Was ist ein True-up?... 3 True-up von klassischen Softwarelizenzen ( on-premise ) und Online Services... 3 True-up-Termine... 3 Der zeitliche True-up-Prozess... 4 So ermitteln Sie vertraglich relevante Veränderungen... 6 Verschiedene Lizenztypen... 7 Enterprise Agreement-Beitritte Typen und True-ups Zusammenfassung der Schritte im Rahmen des True-up-Prozesses Einmal im Jahr bitten wir Sie darum, Ihr Enterprise Agreement um die Softwarelizenzen zu erweitern, die Sie während der letzten zwölf Monate ergänzend eingesetzt und genutzt haben. Dieser Vorgang nennt sich True-up-Prozess: eine Inventur aller qualifizierten Desktops, Nutzer und Prozessoren, um die Ihr Konzern während des vergangenen Vertragsjahres erweitert wurde. Dieses Handbuch soll Ihnen dabei helfen, den True-up-Prozess besser zu verstehen und optimal zu gestalten. Sollten Sie darüber hinausgehende Fragen zum True-up-Prozess haben, steht Ihnen Ihr Microsoft Enterprise Software Advisor oder Ihr Microsoft Account Team selbstverständlich jederzeit zur Verfügung. True-up von klassischen Softwarelizenzen ( on-premise ) und Online Services Mit der Einführung von Office 365 und Windows Intune haben Sie nun die Möglichkeit, im Rahmen Ihres Enterprise Agreements bisherige On-Premise-Lizenzen in Online Services zu überführen. Somit können Sie den individuellen Bedürfnissen Ihrer Nutzer gerecht werden. Die durch die Überführung notwendige Anpassung des Vertrags erfolgt dann zum Jahrestag des Vertrags via True-up-Prozess. Das heißt, Sie müssen nur einmal im Jahr eine entsprechende Bestellung platzieren. Mittels des True-up-Prozesses auch für Migrationsszenarien reduzieren Sie den Verwaltungsaufwand für Ihre Microsoft-Lizenzen. True-up-Termine Selbstverständlich haben Sie immer die Möglichkeit, auch zwischen den Jahren Bestellungen abzugeben. Für die jährliche True-up- Bestellung gilt jedoch, dass diese zwischen 60 und 30 Tage vor dem Jahrestag des Beitritts bei Microsoft eingehen müssen. Bitte beachten Sie, dass der True-up-Prozess nur für Softwareprodukte Anwendung findet, die Sie bereits bestellt haben. Sollten Sie neue Softwareprodukte oder Online Services (ausgenommen ist der oben beschriebene True-up-Prozess für Migrationsszenarien) erwerben wollen, so muss die Bestellung unter dem Enterprise Agreement jeweils zum Monatsende eingehen, in welchem die Software erstmals eingesetzt und genutzt wurde. Kommt es nicht zu einer Erhöhung der Gesamtzahl der qualifizierten Desktops oder Nutzer, oder müssen Sie keine weitere Lizenz eines bereits unter dem Beitritt lizenzierten Zusatzprodukts erwerben, sind Sie dennoch dazu verpflichtet, eine aktuelle Statusmeldung an Microsoft zu senden. Mit dieser sogenanannten Zero Usage Order melden Sie Microsoft den Istzustand. Diese Meldung muss in jedem Fall von einem unterschriftsberechtigten Mitarbeiter Ihres Unternehmens unterzeichnet werden. 2 3 MS2996_EA_True-up_Guide :14

3 Der zeitliche True-up-Prozess True-up-Bestellung Jahrestag 120 Tage 90 Tage 60 Tage 30 Tage Zeitraum vor dem Jahrestag Beginnen Sie mit der Überprüfung der von Ihnen eingesetzten Softwarekopien oder genutzten Online Services. Haben Sie zusätzliche Kopien der lizenzierten Produkte eingesetzt, wird Sie gegebenenfalls Ihr Enterprise Software Advisor (ESA) oder Ihr Microsoft Account Manager bezüglich des True-up- Prozesses kontaktieren. Informieren Sie Ihren ESA oder/ und Microsoft Account Manager über Ihren aktuellen Lizenzstatus. Informieren Sie sich, welche Software lösungen für Sie am wertvollsten sind. Ihr ESA beziehungsweise Microsoft Account- Team wird Sie beim Ausfüllen eines True-up-Formulars unterstützen und Ihnen dieses zur Prüfung übergeben. Ihr ESA beziehungsweise Microsoft Account Manager wird Ihre True-up-Bestellung prüfen und diese frühestens 60, spätestens aber 30 Tage vor dem Jahrestag des Beitritts bei Microsoft platzieren. Microsoft wird Ihre True-up-Bestellung bearbeiten und Ihren Beitritt ent - sprechend anpassen. Die aktuelle Gesamtanzahl der qualifizierten Desktops beziehungsweise Nutzer können Sie im Volume Licensing Service Center (VLSC) einsehen. 4 5 MS2996_EA_True-up_Guide :14

4 Verschiedene Lizenztypen Unter dem Enterprise Agreement können Sie unterschiedliche Softwarelizenzen erwerben wie Lizenzen für Desktopsoftware und Online Services-Abonnementlizenzen, aber auch lösungsorientierte Suiten, bestehend aus den bekanntesten Microsoft-Anwendungsund -Infrastrukturprodukten. Mit den unterschiedlichen Beitritten erhalten Sie attraktive Preisvorteile. Jeder Beitritt beinhaltet eine bestimmte Kategorie von Produkten und auch Online Services, die alle im Rahmen des jährlichen True-up-Prozesses einen Abgleich erfordern. Konzernprodukte: Dies sind die Kernprodukte Ihres Enterprise Agreements, die für die Gesamtanzahl der qualifizierten Desktops oder Nutzer innerhalb Ihres Unternehmens lizenziert werden. Konzern-Online Services: Dies sind Online Services, die komplementäre Lösungen zu den Konzernprodukten bieten. Konzern-Online Services können entweder in Ergänzung zu Konzernprodukten unternehmensweit lizenziert werden oder aber auch standalone, das heißt ohne die Anforderung der unternehmensweiten Lizenzierung. Zusatzprodukte: Dies sind alle Produkte, die sich nicht als Konzern-Online Services oder Konzernprodukte qualifizieren und die unter Ihrem Enterprise Agreement verfügbar sind oder im Rahmen des Enrollment for Core Infrastructure alle Produkte umfassen, die nicht zu den Komponenten der Core Infrastructure Suite zählen. So ermitteln Sie vertraglich relevante Veränderungen Die Anforderungen Ihres Unternehmens an eine Softwarelösung können sich während der Laufzeit Ihres Enterprise Agreements verändern. Hierbei können Online Services zunehmend eine Rolle spielen. Dank des True-up-Prozesses erhalten Sie die Möglichkeit, Ihre Anforderungen zu überprüfen und zu ermitteln, ob Ihr aktueller Lizenzbestand korrekt ist. Wir empfehlen Ihnen, hierfür den folgenden Fragenkatalog zu nutzen, um mögliche Wachstumspotenziale im Unternehmen auszumachen: Ist die Gesamtanzahl Ihrer Mitarbeiter oder Geräte gestiegen? Haben Sie Unternehmen hinzugekauft? Hat sich die Anzahl der eingesetzten Server erhöht? Ist im Server-Umfeld ein Cluster entstanden? Sind Nutzer intern von der On-Premise-Lizenzierung zur Online Services-Lizenzierung gewechselt? Haben Sie Online Services-Abonnementlizenzen vor der Nutzung reserviert?* Haben Sie virtuelle Server- oder Desktopumgebungen implementiert? Haben Sie weitere Microsoft-Desktopanwendungen, wie Microsoft Office Project, Microsoft Office Visio, Microsoft Office OneNote oder Microsoft MapPoint, eingesetzt? Setzen Sie Sicherheitsserver für eine Lösung geschäftskritischer Probleme ein? Haben Sie Pilotprojekte bezüglich der Nutzung von Produkten und Anwendungen gestartet? Application Platform-Produkte: Dies sind die Kernprodukte unter dem sogenannten Enrollment for Application Platform (EAP). Bitte beachten Sie, dass hier der True-up-Termin davon abhängig ist, welche der beiden True-up-Optionen Sie gewählt haben. Core Infrastructure-Produkte: Dies sind die Kernprodukte unter dem sogenannten Enrollment for Core Infrastructure (ECI). Es ist von großer Bedeutung, dass Sie bei Ihrer Softwareinventur alle Lizenzkategorien berücksichtigen. Denn aufgrund unterschiedlicher Lizenzmodelle, die sich je nach Kategorie unterscheiden können, kann es passieren, dass Sie zum Beispiel im Bereich der Zusatzprodukte ein Wachstum aufweisen, auch wenn die Gesamtzahl der qualifizierten Desktops oder Nutzer konstant geblieben ist. Erhalten Sie mithilfe des True-up-Prozesses einen guten Überblick über die eingesetzte Software, kann Ihnen dies eine bessere Kontrolle über die eingesetzten Ressourcen verschaffen und helfen, diese im Hinblick auf Ihre IT-Strategie zu optimieren. * Lizenzreservierung ist ein Prozess im Rahmen des Enterprise Agreements, der es ermöglicht, Abonnementlizenzen für Online Services zu nutzen, ohne dass zu diesem Zeitpunkt bereits eine formelle Bestellung erfolgen muss. Informieren Sie Microsoft zum Jahrestag einfach über alle Lizenzreservierungen, die Sie während der vorausgegangenen Vertragslaufzeit getätigt haben, und bestellen Sie die erforderlichen Online Services-Abonnementlizenzen im Rahmen des True-up-Prozesses. 6 7 MS2996_EA_True-up_Guide :14

5 Überprüfen Sie die genutzten Online Services Nutzen Sie die Kompetenz eines SAM-Partners Nutzen Sie automatisierte Tools und weitere Ressourcen Bitten Sie Ihre Mitarbeiter darum, Sie bei einem ergänzenden manuellen Prozess zu unterstützen Microsoft registriert Ihre Reservierung der Abonnementlizenzen für Microsoft Online Services, sofern diese über den True-up-Prozess bestellt werden dürfen, und stellt diese Informationen für Sie im Volume Licensing Service Center (VLSC) bereit. Für die Überprüfung der eingesetzten On-Premise-Lizenzen ist das von Ihnen eingesetzte SAM-Tool maßgebend. Mit der Unterstützung eines Microsoft-SAM-Partners können Sie sich schneller einen Überblick über Ihren Software bestand verschaffen und eine für Ihr Unternehmen passende Lösung aufsetzen, die Ihnen hilft, den True-up- Prozess immer wieder akkurat durchzuführen. Microsoft- SAM-Partner sind Experten im Bereich der Software- Asset-Management-Prozesse sowie Analysetools- und darüber hinaus auch Lizenzspezialisten. Mittels eines kosteneffizienten Einsatzes von SAM können Sie die Daten, die Sie für einen True-up-Prozess benötigen, und einen individuellen Plan für die Verwaltung Ihrer Software erhalten und weitere zukünftige True-up- Prozesse erstellen. Mehr Informationen zu Microsoft-SAM-Prozessen und -Partnern erhalten Sie unter Gegebenenfalls nutzen Sie bereits ein Softwareinventarisierungstool, das Sie bei der Softwareverwaltung unterstützt. Diese Tools sind sehr hilfreich beim True-up- Prozess. Ein SAM-Partner kann mit Ihren bestehenden Inventarisierungstools arbeiten oder Sie beraten, welches Tool für Ihr Unternehmen hilfreich wäre, um eine True-up- Inventarisierung einfach und transparent durchführen zu können. Hinter dem Microsoft System Center Configuration Manager verbirgt sich ein Softwareüberwachungssystem, das es Ihnen erleichtert, die Softwareinventur über Jahre hinweg zu betreiben. Mithilfe dieses Servers können Sie automatisch Geräte auffinden und Informationen über Hardware und Software sammeln. Sie können Server, mobile Geräte und einfache Terminals identifizieren und erhalten auf dieser Basis einen standardisierten Inventarbericht. Das Microsoft Assessment Planning (MAP) Toolkit 5.0 beinhaltet eine IT-basierte Software-Usage-Tracker- Funktionalität, die Ihnen Berichte über die Nutzung der folgenden Serverprodukte bereitstellt: Microsoft Windows Server, Microsoft Exchange Server, Microsoft SQL Server, Microsoft SharePoint Server und Microsoft System Center Configuration Manager. Mehr Informationen zum MAP Toolkit 5.0 erhalten Sie unter Bitten Sie Ihre Mitarbeiter darum, Sie bei der Softwareinventur zu unterstützen. Dies ist möglich, indem sie die eingesetzten Server, Computer (Desktops, Laptops sowie Terminals) und mobilen Geräte, die auf Microsoft-Software zugreifen (zum Beispiel Exchange Server), dokumentieren. Arbeiten Sie mit einem SAM-Partner zusammen, empfiehlt es sich, mit ihm gemeinsam den für Sie idealen Prozess zu definieren. Sprechen Sie mit Ihrem Handelspartner oder Microsoft Account Team, um die Ergebnisse Ihrer Softwareinventur zu prüfen und gemeinsam die für Ihr Unternehmen bestmögliche Entscheidung zu treffen. 8 9 MS2996_EA_True-up_Guide :15

6 Enterprise Agreement-Beitritte Typen und True-ups Bitte beachten Sie, dass jeder Enterprise Agreement-Beitritt spezielle Produktkategorien umfasst und je nach Beitritt eigene True-up- Bestimmungen gelten. Enterprise Enrollment Mit dem Enterprise Agreement lizenzieren Sie einen Mix aus Konzernprodukten und Online Services. Ein jährlicher True-up-Prozess ist fester Bestandteil des Enterprise Agreement-Beitritts. Mithilfe des True-ups definieren Sie die aktuelle Gesamtanzahl an qualifizierten Desktops und Nutzern, die durchgeführten Überführungsvorgänge von On-Premise-Lizenzen zu Online Services, Online Services- Reservierungen sowie eine eventuelle Reduzierung von Abonnementlizenzen (sofern vertraglich zulässig, wie beispielsweise unter einem Enterprise Agreement Subscription-Beitritt). Darüber hinaus können Sie Bestellungen für zusätzliche Kopien von Zusatzprodukten aufgeben, die von Ihnen während der letzten zwölf Monate eingesetzt und genutzt wurden, insofern Sie das spezifische Produkt bereits unter dem Beitritt lizenziert hatten. Enrollment for Core Infrastructure (ECI) Mit dem Enrollment for Core Infrastructure können Sie zwischen drei Core Infrastructure Server Suites wählen. Diese Suites bieten Ihnen signifikante Preisvorteile gegenüber dem Bezug der einzelnen Komponenten unter anderen Lizenzverträgen. Ein jährlicher True-up-Prozess ist auch unter ECI fester Bestandteil des dreijährigen Beitritts. Mit dem True-up-Prozess ermitteln Sie zusätzliche Installationen, die Sie für die entsprechenden Produkte während der vergangenen zwölf Monate getätigt haben. Bitte beachten Sie hierbei, dass Sie gegebenenfalls auch zusätzliche Zugriffslizenzen (Client Access Licenses [CAL]) benötigen, um auf die Core Infrastructure Serversuites zugreifen zu können. Enrollment for Application Platform (EAP) Mit dem Enrollment for Application Platform können Sie einfach und transparent Suites von Anwendungsservern und Developer-Tools wie beispielsweise Microsoft SQL Server, Microsoft BizTalk Server, Microsoft SharePoint Server (keine CALs) und Microsoft Visual Studio lizenzieren. Der Beitritt EAP bietet eine Vertragslaufzeit von drei Jahren. Anders als unter dem Enterprise Agreement oder dem Enrollment for Core Infrastructure haben Sie unter EAP die Wahl zwischen einem jährlichen True-up-Prozess und einem True-up nach drei Jahren, das heißt zum Enddatum des Beitritts. Im Rahmen des True-ups melden Sie immer die Gesamtanzahl an Prozessorlizenzen, Server und Client Access Licenses (CALs), die Sie einsetzen und nutzen. Zusammenfassung der Schritte im Rahmen des True-up-Prozesses Welche Systeme sollten Sie inventarisieren? Während des True-up-Prozesses müssen Sie Folgendes überprüfen: Alle Geräte, inklusive aller Server, Computer (Desktops, Laptops und Terminals) sowie mobilen Geräte wie ipads, die Microsoft- Software nutzen beziehungsweise darauf zugreifen, sollten inventarisiert werden. Sie müssen die Gesamtanzahl an Geräten dokumentieren sowie die Nutzungstermine der Online Services Die Anzahl der qualifizierten Desktopbetriebssysteme muss genauso erfasst werden wie deren Versionen, die als Basis für ein Windows-Desktopupgrade dienen Alle Microsoft-Softwareanwendungen sollten erfasst werden. Eine aktuelle Liste der verfügbaren Softwareprodukte finden Sie unter Die Anzahl der Nutzer-CALs und Geräte-CALs innerhalb Ihres Unternehmens muss inventarisiert werden. Eine Nutzer-CAL ermöglicht es einem spezifischen Nutzer, dem diese CAL zugewiesen wurde, mit einer unbestimmten Anzahl von Geräten auf die Software zuzugreifen und diese nicht nur auf einem Server, sondern auf einer Vielzahl an lizenzierten Servern zu nutzen. Eine Geräte-CAL ermöglicht es einer unbestimmten Anzahl an Nutzern, von einem lizenzierten Gerät aus auf eine Vielzahl von lizenzierten Servern zuzugreifen. Dies empfiehlt sich Nutzern, die mit mehreren Geräten (zum Beispiel Laptop, ipad oder Mobiltelefon) auf die Serversoftware (Exchange Server, Windows Server oder SharePoint Server et cetera) zugreifen möchten Lizenzreservierungen. Für Online Services besteht die Option einer Lizenzreservierung und Serviceaktivierung noch vor der Platzierung einer Bestellung bei Microsoft Sie benötigen mehr Informationen zur Microsoft-Lizenzierung? Besuchen Sie uns bitte unter Enrollment Subscription-Optionen Beide Modelle das Enterprise Agreement- wie das Enrollment for Core Infrastructuremodell sind als Abonnement-Modelle verfügbar. Unter diesen Modellen ist der True-up-Prozess als eine jährliche Bestellung zu verstehen, die Ihnen die Möglichkeit gibt, die Gesamtanzahl der Abonnementlizenzen zu reduzieren oder zu erhöhen. Bitte beachten Sie, dass Sie im Rahmen der Abonnementmodelle nur so lange Zugriff auf die Server haben, solange Ihr Abonnement noch aktiv ist MS2996_EA_True-up_Guide :15