Free online MSDS management tool

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1 Free online MSDS management tool Das Projekt wird von der EU finanziert und von dem Europäischen Fonds für regionale Entwicklung mitfinanziert. Tel.: H Budapest, Eleonóra u. 8. Ungarn office@msds-europe.com Fax:

2 MSDocS Netzbetreiber und Eigentümer: Steuernummer: HU Registernummer: Unternehmenssitz: H Budapest, Eleonóra u. 8. Ungarn Weitere Informationen über unsere Firma: MSDocS Verwendung und Funktion: MSDocS in ein spezielles Datei-Mitteilungs- und Speicherungssystem, was die Ladung, Speicherung, Organisierung und Erkundigung der Sicherheitsdatenblätter und die dazugehörigen Dokumente ermöglicht. Dies eröffnet die Möglichkeit, dass Kunden im System ihre Datenblätter speichern und den Partnern mitteilen können. Die MSDocS - für Sonderkonditionen - bietet einen direkten Zugriff auf andere Dienste, wie die Vorbereitung, Übersetzung, Aktualisierung, Bearbeitung, etc. von Sicherheitsdatenblätter, und auch andere Online-Angebote und Bestellmöglichkeiten können verwendet werden. Grundbegriffe Kunde Juristische Person, der einen direkten Kontakt zu MSDocs, einen MSDocS Konto und der dazu gehörigen Benutzerkennwort und das Passwort hat. Kunde darf eine natürliche Person sein. Der Kunde darf nur ein Benutzerkonto haben. Kunde darf keine natürliche Person sein. Partner Juristische Person mit direktem Kontakt zu den Kunden. Der Kunde teilt auch Unterlagen mit diesem Person mit. Hochgeladene Inhalte, Einschränkungen Die Informationseinheiten, die im MSDocS System hochladen werden können, sind die Sicherheitsdatenblätter. Neben den Sicherheitsdatenblättern können noch weitere professionelle Inhalte hochgeladen werden wie zum Beispiel: Label-Design, Produktinformationen, Unterlagen über die Zutaten und Messprotokolle. Nur Word-und PDF-Dokumente können in diesem System für Speicherung und Mitteilung verwendet werden. Auf dieser Seite können keine Unterlagen im Video- oder Bildformat, illegale und pornografische Materialien, sowie Inhalte, über denen die Kunden keine Berechtigung verfügen veröffentlicht werden. 2

3 Inhaltsverzeichnis zur Bedienungsanleitung des MSDocS Systems Registrierung/ Eintritt Speicherung von Sicherheitsdatenblätter Ordner und Dateiprozessen Hochladung von Dokumente Markierung von Dokumente, spezielle Funktionen Mitteilung der Sicherheitsdatenblätter mit unseren Partnern Tatsächliche Dokumentierung der Übertragung von Sicherheitsdatenblätter Anforderung des MSDocS Benutzer zur Mitteilung von Sicherheitsdatenblätter Dienstleistung im Bezug auf die Herstellung und Übersetzung von Sicherheitsdatenblätter Online Preisangebot, Bestellungsprozess 3

4 Registrierung / Eintritt Url: Nach dem Ausfüllen des Anmeldeformulars, sendet unser Mitarbeiter innerhalb von 72 Stunden Ihr Passwort (auf die, bei der Registrierung angegebene -Adresse) zu. Preise und Kosten Die Verwendung von MSDocS System ist bis 15. Dezember 2011 kostenlos (wenn die Betriebskosten des MSDocS System für unser Unternehmen weiterhin auf einem akzeptablen Niveau bleiben, dann halten wir die Gebührenbefreiung weiterhin auf). Als Bedingung von Gebührenbefreiung dient die Benutzung des MSDocS Logos und die Platzierung des Links auf der Webseite des Kunden. Das Logo befindet sich auf unserer Webseite: Das Logo und die Platzierung des Hyperlinks kann in 20 Arbeitstagen mit Hilfe von Benutzernamen und Kennwort für die MSDocS - gelegt werden. Wenn der Kunde die obigen Bedingungen nicht erfüllt, wird die Benutzung von MSDocS Service ausgesetzt oder die Benutzung wird nur mit einem bestimmten Tarif möglich. Datenschutz Der Anbieter bietet unter keinen Umständen Informationen (Benutzername, Passwort) über Kunden an. Die gespeicherten Daten und Dokumente von Kunden in dem MSDocS System werden nicht verwendet und angeschaut (nur dann, wenn der Kunde uns dazu ermächtigt). Der Anbieter tut alles dafür, dass die Materialen und persönliche Dokumente von Kunden für unbefugte Personen nicht zugänglich werden, übernimmt aber dafür keine Verantwortung. 4

5 Speicherung von Sicherheitsdatenblätter Der Bildschirm ist nach funktionalem Aspekt in zwei Teilen getrennt. Auf der linken Seite befinden sich die Ordner und die Symbole zur Erstellung/Bearbeitung von Ordnern. Auf der rechten Seite können die gruppierte Ordner der Sicherheitsblätter (und andere Dokumente) von Benutzern angezeigt werden. Die hochgeladenen Dokumente können wie immer in einem Verzeichnisstruktur gesetzt werden. Natürlich können wir eine neue Mappe innerhalb einer andere Mappe erstellen. Das System ermöglicht das Vorkommen eines Sicherheitsblattes in mehreren Mappen. Im MSDocS System wurde die Benutzung von den meisten Funktionen mit Symbolen erleichtert. Jeder, der schon den Computer benutzt hat, kann die Verwendung leicht erlernen. Öffnung aller Mappen/Ordner Schließung aller Mappen/Ordner Neue Mappe /Ordner erstellen Hinweise der Dateien dem Verzeichnisstruktur entsprechend Grundposition/Update 5

6 Hochladung von Dokumente Bei Hochladen von Dokumenten haben wir die Möglichkeit, Sprachenangabe von Sicherheitsdatenblätter Markierung des Herstellers und wir können in dem freien Feld die Eigenschaften des Sicherheitsdatenblattes (z.b.: Mischungen von Zutaten, CAS-Nummern, R- Sätze, physikalischer Zustand, etc.) auflisten. Achtung! Mit Hilfe von diesen Tags können unsere Sicherheitsdatenblätter später abgefragt werden. Die Angabe der Sprache ist auch wichtig, weil die angegebene Sprache beim Übersetzungdienst als "Ausgangssprache betrachtet wird. Bemerkung: Die Tags können auch nach der Hochladung geändert werden!! Dokumente, die für Sie lohnenswert sind, im System MSDocS zu speichern: Wir wissen von vielen Kunden, dass diese Dokumente irgendwie verschwinden, nachdem der dafür verantworliche Mitarbeiter das Unternehmen verlassen hat. 6

7 Gruppierte Hochladung von Dokumente Bei der Entwicklung des MSDocS Systems war die schnelle Lagerung und Handhabung der Sicherheitsdatenblätter von primärer Bedeutung. Bei der Hochladung der Sicherheitsdatenblätter können Sie eine beliebige Anzahl von Daten gleichzeitig hochladen, falls Sie das Menü "Neue Datei wählen Das anschließende Hizufügen von Sicherheitsdatenblättern können später, einzeln markiert werden. 7

8 Markierung von Dokumenten, spezielle Funktionen Die speziellen Dienste für das Dokument werden nach der Markierung des Dokuments verfügbar (siehe oben rechts). Die Pfeilsymbole auf der linken Seite dienen zur Erstellung und zum Löschen von Dokumenten. Anschauung und Bearbeitung vom Dokumenttags Die "Tags" des Sicherheitsdatenblattes sind bestimmte Schlüsselwörter, wonach wir suchen, filtern und gruppieren können. Die Tags sollte man bei der Formularusfüllung angeben, aber dies kann später unter dem Menüpunkt geändert werden. Hochladen von Datenblättern und Dokumenten Verteilung der Sicherheitsdatenblätter für ausgewählte Partner. Über diese Funktion später Die Überprüfung der verteilten heruntergeladenen Dokumente. Das System setzt das Datum der Mitteilung Verteilung und die eigentliche Runterladung auf der Partnerseite fest.! Bei offizieller Überprüfung müssen wir die tatsächliche Übertragung von Sicherheitsblättern glaubwürdig nachweisen. Ein Datenblatt kann in mehreren Mappen vorkommen. (z.b.: Ein Material kann etweder als Grundmaterial oder auch als ein Fertigprodukt eingetragen werden). Mit Hilfe von dieser Funktion können wir nur mit einem Klick sofort erfahren, in welcher Mappe unsere Dokumente sind. Dienstleistung im Bezug auf die Herstellung und Übersetzung von Sicherheitsdatenblätter. Das ist einer der interessantesten Dienste des MSDocS System, darüber wird eine vollständige Erklärung in naher Zukunft geben. 8

9 Verteilung der Sicherheitsdatenblätter für unsere Partnern 2. Bild 1. Markierung von Sicherheitsdatenblätter, die Sie verteilen möchten 2. Klick auf das Verteliersymbol (Kontaktliste auf dem Bild Nr.2. wird erscheinen) Wir können die Daten unseres Partners unter dem Menü Partner bearbeiten (wir 3. können hinzufügen, löschen) Markieren wir einen oder mehreren Partnern, für die wir die Sicherheitsdatenblätter 4. verteilen möchten. 5. Genehmigung des Verteilungsprozesses Als Resultat des Verteilungsprozesses erhält unser Partner ein mit den gewünschten Dokumenten.! Der Partner hat keinen Zugang zu unserem Fach und kann nur die verteilten Dokumente verwenden. 9

10 Tatsächliche Dokumentierung der Übertragung von Sicherheitsdatenblätter Laut Gesetzgebung, muss der Lieferant (wenn Non-Retail-Vertrieb), bei der ersten Lieferung ein Sicherheitsdatenblatt der gelieferten Ware hinzufügen. Die am häufigsten verwendete Lösung ist, dass diese Sicherheitsblätter auf der Unternehmen-Webseite veröffentlich werden, die erfüllen aber den genannten Kriterien nicht. Mit Hilfe des MSDocS Systems kann man nachfolgen an wen, was und wann eine Übergabe der Dokumente stattgefunden hat. Das System setzt die Identität unserer Partner, die Namen, Daten von Unterlagen, die Gewährung des Zugangs und das, dass die Partner die Sicherheitsdatenblätter tatsächlich heruntergeladen / empfangen haben. 10

11 Anforderung des MSDocS Benutzer zur Mitteilung von Sicherheitsdatenblätter Das MSDocS logo können Sie auf jeder Webseite unserer Benutzer finden, und mit einem Klick auf Datenblattforderung können Sie unsere Webseite erreichen: Url: Datenblätter können nur von Unternehmen bestellt werden, deren Namen auf der "Hersteller / Vertreiber Menü aufgelistet sind. Nach der Ausfüllung des Formulars kann der Kunde die Rechtmäßigkeit der Ansprüche betrachten. Wenn Sie unsere Forderungen gründlich finden und die Sicherheitsblätter mit uns mitteilen möchten, dann legen Sie unsere Daten bei der Partnerliste fest, und so können Sie die Sicherheitsdatenblätter für uns zur Verfügung stellen. Bemerkung: Die Beantragung des Sicherheitsprofils erhalten nur unsere Kunden. Der Betreiber von MSDocS System hat keine Kontrolle über die Prüfung des Antrags, Sicherheitsdatenblatt kann nur der Besitzer verteilen.! In Übereinstimmung mit der Allgemeinen Geschäftsbedingungen ist die Platzierung von MSDocS Logo und Hyperlink ein Pflicht des Benutzers, um so das reibungslose Funktionieren des Systems zu gewähren. Weitere Informationen über die Ergänzungselemente auf unserer Webseite 11

12 Dienstleistung im Bezug der Herstellung und Übersetzung von Sicherheitsdatenblätter. Diese Dienstleistungen sind innerhalb des MSDocS verfügbar, wir versichern eine einfache Administration Übersetzung und professionelles Korrekturlesen vom Sicherheitsdatenblatt (29 Sprachen) Übersetzung des Sicherheitsdatenblattes ohne Korrekturlesen Überprüfung und Aktualisierung des Sicherheitsdatenblattes Gutachtung der Sicherheitsdatenblätter Zusammenstellung eines neuen Sicherheitsdatenblattes Zusammenstellung des vereinfachten Sicherheitsdatenblattes Die Vorteile des Preisangebotes innerhalb des MSDocS Systems. Sie bekommen den Preisangebot sofort Man muss die gewünschten Sicherheitsdatenblätter nicht via schicken. Wir geben die bestellten Sicherheitsdatenblätter auch im Rahmen des MSDocS Systems über.! Der Service von MSDocS für Speicherung, Austausch, und Verwendung des Sicherheitsdatenblattes ist kostenlos. Die Dienstleistung im Bezug auf die Herstellung und Übersetzung von Sicherheitsdatenblätter ist kostenpflichtig! Die Bestellung von Preisangebote innerhalb des MSDocS Systems bedeuten nicht, dass man etwas bestellen muss. Nur die akzeptierten Preisangebote betrachten wir als Bestellungen. Für weitere Dienste, besuchen Sie bitte unsere Webseite, oder verwenden Sie unser Formular zum Preisangebot. Weitere Dienstleistungen: REACH Beratungsdienst, Registration: GHS/CLP Dienstleistungen: Toxikologische Messungen, Untersuchungen: 12

13 2. Bild 1. Markierung von übersetzenden Sicherheitsdatenblätter 2. Mit einem Klick auf Service können wir das Preisangebot erreichen (Bild Nr.2) Der Auswahl des entsprechenden Dienstes aus dem List. Falls Sie etwas nicht in unserer 3. Liste gefunden haben, finden Sie weitere Informationen auf unsere Webseite. Bei Hochladung des Sicherheitsdatenblattes wird die angegebene Sprache als 4. Ausganssprache betrachtet. Bei Übersetzung muss die Zielsprache angegeben werden. Beim Übersetzungsdienst und profesionellen Korrekturlesen des Sicherheitsdatenblattes 5. geben Sie bitte auch das Zielland ein, weil wir nur dann wissen, welche Rechtsordnungen beachtet werden müssen. 6. Möglichkeit zum Festlegen anderer Parameter. 13

14 Online Preisangebot, Bestellungsprozess Anhand des vorherigen Beispiels bekommt der Kunde unser Preisangebot via und es erscheint auch im Arbeitsblatt. Man kann den Preisangebot mit Hilfe des Links oder im MSDocS Fach akzeptieren oder nicht. Nach der Akzeptierung des Angebotes kommen Sie mit der gleichen Registrierungsnummer zur Bestellungsmappe. Der Administrator des MSDocS wird eine Auftragsbestätigung und eine Proforma- Rechnung via schicken und es erscheint auch in der Bestätigung -Mappe. Die Auftragsabwicklung wird in ähnlicher Weise, via und im MSDocS System angezeigt. Bestellte Dateien Ordner: Die bestellten Sicherheitsdatenblätter kommen in eine automatisch erstellte Mappe, so ist es einfacher die neu erstellten Sicherheitsdatenblätter in das vorhandene Verzeichnis-Struktur einzufügen. 14