SUS (Supplier Self-Services) Lieferantenhandbuch

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1 SUS (Supplier Self-Services) Lieferantenhandbuch Version 4.2 Stand: Januar 2017 SUS Lieferantenhandbuch V

2 Inhaltsverzeichnis 1 Allgemeines Das Lieferantenportal und die Anwendung SUS Der Prozess im Überblick Zugang zum System Anmeldung am Lieferantenportal Die Portalnavigation Die Funktionen im Detail Benachrichtigung über neue Bestellungen und Änderungen Einstieg in die SUS Anzeige von Bestellungen Listansicht der Bestellungen Bestellansicht Bestellbestätigung und änderung Bestätigung einer Bestellung ohne Änderung Bestelländerung Ablehnen einer Bestellung oder Bestellposition Nachrichtenübermittlung Anhang hinzufügen Besonderheiten Easy Buying Technische Voraussetzungen zur Nutzung des Lieferantenportals Datensicherheit im Portal Ihr Ansprechpartner SUS Lieferantenhandbuch V

3 1 Allgemeines 1.1 Das Lieferantenportal und die Anwendung SUS Mit der Anwendung SUS (Supplier Self-Services) stellt RWE/ innogy ausgewählten Lieferanten innerhalb des Lieferantenportals eine Plattform für die Bestellverwaltung und - bearbeitung zur Verfügung. Dieses Dokument gibt einen Überblick über den Prozess der Bestellabwicklung über SUS und beschreibt die Handhabung der Anwendung. 1.2 Der Prozess im Überblick Einkauf Nach Auslösung einer Bestellung im Einkauf wird diese Ihnen in der Anwendung SUS zur Verfügung gestellt. Über den Eingang einer neuen Bestellung erhalten Sie automatisch eine Information per . Sie melden sich im Portal mit Ihrer Benutzerkennung an. Dort wird Ihnen Ihre Bestellung angezeigt. Sie führen ggf. Änderungen durch und senden uns eine Auftragsbestätigung. Die Bestätigung sowie die Änderungen werden in das Bestellsystem zurückübertragen. Zudem erhalten Einkäufer und Anforderer eine Information über die Änderungen per . Sollte es auf Seiten des Einkaufs zu Änderungen an einer Bestellung kommen, gehen auch diese in die SUS ein und Sie erhalten eine entsprechende Information per . SUS Lieferantenhandbuch V

4 2 Zugang zum System 2.1 Anmeldung am Lieferantenportal Der Zugriff auf die Anwendung SUS erfolgt über das -Lieferantenportal. Dieses erreichen Sie im Internet über folgende Adresse: RWE: innogy: Auf der Einstiegsseite melden Sie sich mit Ihrer Benutzerkennung (z.b. RWE123ABC) und Ihrem Kennwort im Lieferantenportal an. Für die Erstanmeldung werden Ihnen Kennwort und Benutzerkennung zur Verfügung gestellt. Bei Problemen mit dem Login wenden Sie sich bitte an den IT-Service Desk. IT-Service Desk Tel.: 00800/ SUS Lieferantenhandbuch V

5 2.2 Die Portalnavigation Auf der Startseite des Portals erhalten Sie eine Übersicht über verschiedene Anwendungen. Welche Anwendungen Ihnen hier angezeigt werden ist abhängig von Ihren Berechtigungen. Jeder Anwender hat zudem im Bereich Allgemein Zugriff auf Dokumentationen oder kann sich seine zum Benutzer hinterlegten Informationen ansehen. Klicken Sie auf die Kachel SUS 2.0 um auf Ihre Bestellungen zuzugreifen. Die Anwendung öffnet sich in einem separaten Fenster bzw. Reiter Ihres Internet Browsers. SUS Lieferantenhandbuch V

6 3 Die Funktionen im Detail 3.1 Benachrichtigung über neue Bestellungen und Änderungen Zu folgenden Ereignissen werden Benachrichtigungen per an Sie verschickt. Eingang einer neuen Bestellung Änderung einer Bestellung durch den Einkauf Stornierung einer Bestellung durch den Einkauf Ggf. Nichtbestätigung einer Bestellung innerhalb von X Tagen (abhängig von Einstellungen zu Ihrem Unternehmen) Die enthält stets einen Verweis auf die betroffene Bestellung. Nach Erhalt melden Sie sich bitte im Lieferantenportal an und bearbeiten Ihre Bestellung. Alle Nachrichten werden an die zu Ihrem Unternehmen bei uns hinterlegte adresse versendet. Diese muss nicht mit der Adresse Ihres Users übereinstimmen. Auch wenn von Ihrem Unternehmen mehrere Personen Zugriff auf das System haben, werden Benachrichtigungen stets nur an eine adresse verschickt. Bei Änderungswünschen zu dieser Adresse wenden Sie sich bitte an Ihren zuständigen Einkäufer, der die Anpassung in die Wege leiten wird. SUS Lieferantenhandbuch V

7 3.2 Einstieg in die SUS Die Anwendung SUS ist im Lieferantenportal integriert und kann über die Kachel SUS 2.0 aufgerufen werden. Sie öffnet sich in einem separaten Fenster bzw. Reiter Ihres Internet Browsers. 3.3 Anzeige von Bestellungen Listansicht der Bestellungen Geben Sie ein Selektionskriterium, wie Einkaufsbelegnummer (RWE/ innogy Bestellnummer) oder Datum bzw. Datumszeitraum ein und starten den Suchvorgang mit Klick auf die Schaltfläche Übernehmen. SUS Lieferantenhandbuch V

8 Je nach Selektion erhalten Sie eine Auflistung der Bestellungen. Diese enthält in der Standardansicht folgende Informationen. LogSystem EinkBeleg BArt BuKr EkOr EKG BestDatum Belegstatus Belegnummer Bestellung Bearbeiter Logisches System RWE SAP System, in dem die Bestellung angelegt wurde (z.b. KP1CLNT140, EP5CLNT510) RWE Bestellnummer Belegart (z.b. EB = Easy Buying, MAB=Maschineller Abruf, EC=Katalog) Buchungskreis (z.b = RWE Power, 0855 = RWE Westnetz GmbH) Einkaufsorganisation (z.b. 400E = Konzerneinkauf) Einkäufergruppe (z.b > Jedem Einkäufer ist eine dreistellige Nummer zugeordnet) Datum an dem die Bestellung angelegt wurde Status der Bestellung Ihre Auftragsnummer Absprung zur PDF-Datei der Bestellung Person, die die Bestellung in Ihrem Unternehmen zuletzt geändert oder sich zugeordnet hat SUS Lieferantenhandbuch V

9 Folgende Funktionen können in dieser Ansicht durchgeführt werden: Liste sortieren/ filtern Durch Klicken auf die Überschrift einer Spalte können Sie die Listansicht nach dem jeweiligem Inhalt sortieren oder individuelle Filter setzen. Anzeige anpassen Unter Einstellungen haben Sie die Möglichkeit die Darstellung sowie den Inhalt der Liste zu ändern. Sie können hier z.b. einzelne Spalten ausblenden und Sortierungs- und Filtereinstellungen vornehmen. SUS Lieferantenhandbuch V

10 Unter Sichern als können Sie diese Einstellungen speichern. Wird das Häkchen bei Einstiegssicht gesetzt, wird Ihnen die Ansicht immer bei Start der Anwendung angezeigt. Download einer PDF-Datei Klicken auf das Icon in der Spalte Bestellung öffnet sich ein ZIP-Order. In diesem finden Sie die PDF-Datei der Bestellung. Wurden an einer Bestellung Änderungen vorgenommen, finden Sie hier auch immer die entsprechende PDF-Datei der Änderungsnachricht. Hinzufügen einer Belegnummer In der Spalte Belegnummer können Sie Ihre eigene Auftragsnummer hinterlegen. Bestellung zuordnen Über die Schaltfläche Annehmen können Sie sich eine zuvor markierte Bestellung aus der Übersicht persönlich zuordnen. Ihr Name wird anschließend in der Spalte Bearbeiter angezeigt. (Diese Bestellung wird dadurch nicht für Änderungen dritter gesperrt und gilt nicht als bestätigt, sondern gilt nur als Hinweis für andere Bearbeiter). SUS Lieferantenhandbuch V

11 Liste der Bestellungen Exportieren Klicken Sie auf die Schaltfläche Export, um die Liste nach Excel zu exportieren. Detailansicht der Bestellung, Bestätigung und Ändern einer Bestellung Durch Anklicken der Schaltfläche Anzeigen öffnet sich die Detailansicht der Bestellung. Wenn Sie Änderungen an einer Bestellung vornehmen oder eine Bestellung bestätigen möchten öffnen Sie die Bestellung mit Klick auf die Schaltfläche Ändern Bestellansicht Folgende Informationen zur Bestellung werden Ihnen angezeigt. Die Kopfdaten enthalten Informationen, wie Bestellnummer und datum. Es wird Ihnen zudem der zuständige Einkäufer sowie der Bedarfsanforderer angezeigt. Wenn Sie mit dem Mauszeiger über eines dieser Felder fahren, werden Ihnen zudem Kontaktdaten der Person angezeigt. Unter dem Reiter Langtext können Sie den Kopftext zur Bestellung einsehen. Im SUS Lieferantenhandbuch V

12 Reiter Anlagen finden Sie Anhänge, die der Bedarfsanforderer seiner Anforderung hinzugefügt hat. Im Abschnitt Positionen werden Ihnen alle Bestellpositonen inkl. der benötigten Menge, des Bestellpreises und des Lieferdatums angezeigt. Im Abschnitt Position finden Sie nochmals Details zu der oben markierten Postion. Hier können Sie unter dem Reiter Langtext den Positions- und Materialtext einsehen. 3.4 Bestellbestätigung und änderung Grundsätzlich sind Bestelländerungen nur nach Absprache mit dem Einkauf möglich. Der Einkauf wird Ihnen die Toleranzgrenzen (beispielsweise für Liefertermine) mitteilen. Mengenänderungen werden beispielsweise nur für bestimmte Lieferanten durch zusätzliche Einstellungen bei der Mengentoleranz (in %) gestattet Bestätigung einer Bestellung ohne Änderung Öffnen Sie zunächst die Bestellung im Änderungsmodus. Sie können entweder einzelne Positionen oder alle Positionen der Bestellung bestätigen. Markieren Sie die zu bestätigende Position und klicken die Schaltfläche Bestätigen. Schließen Sie die Bestätigung mit Sichern ab. Die Bestätigung wird in unser ERP-System übertragen und kann jederzeit durch den Einkauf eingesehen werden. SUS Lieferantenhandbuch V

13 Über das Icon können Sie alternativ sofort alle Positionen auswählen und diese anschließend bestätigen Bestelländerung Folgende Änderungen können (je nach Berechtigung) über die SUS vorgenommen werden: Menge Termin Preis Markieren Sie zunächst die Position, in der Sie eine Änderung vornehmen möchten. Die Anpassungen können in den Grunddaten zur Position vorgenommen werden. Bestätigen Sie die Position und schließen die Änderung/ Bestätigung mit Klick auf Sichern ab. SUS Lieferantenhandbuch V

14 Sollten Sie Änderungen vornehmen, die außerhalb einer definierten Toleranz liegen erhalten Sie eine Fehlermeldung und Ihre Bestätigung kann nicht verschickt werden. Bitte kontaktieren Sie in diesem Fall Ihren zuständigen Einkäufer zwecks Klärung. Bei Bedarf kann der Einkäufer eine Bestelländerung erzeugen. Sollte ausnahmsweise einmal eine Ihrer Angaben oder der Inhalt einer Nachricht für den Einkäufer nicht praktikabel sein, so würde er Sie kontaktieren bzw. eine Bestelländerung vornehmen Ablehnen einer Bestellung oder Bestellposition Analog zur Bestätigung können Sie einzelne Positionen oder eine gesamte Bestellung im System ablehnen. Markieren Sie die abzulehnende Position und klicken die Schaltfläche Ablehnen. Schließen Sie die Ablehnung mit Sichern ab. Die Ablehnung wird in unser ERP-System übertragen und die Bestellung wird storniert. Über das Icon können Sie alternativ sofort alle Positionen auswählen und diese anschließend ablehnen. SUS Lieferantenhandbuch V

15 3.4.4 Nachrichtenübermittlung Auf Kopfebene und auf Positionsebene können Sie zusätzlich zu Änderungen Nachrichten an RWE übermitteln. Kopfebene Möchten Sie eine Nachricht übermitteln, die die gesamte Bestellung betrifft können Sie diese im Änderungsmodus auf Kopfebene eintragen. Das Eingabefeld für Ihren Text finden Sie unter dem Reiter Langtext. Sobald Sie Ihren Text gespeichert haben und Ihre Bestätigung versendet haben wird auch dieser an RWE übermittelt. Positionsebene Betrifft eine Nachricht nur eine einzelne Position einer Bestellung können Sie diese auf Positionsebene unter dem Reiter Langtext eingeben. Durch Klicken auf den Link Nachricht an den Einkäufer öffnet sich auf der rechten Seite ein entsprechendes Eingabefeld Anhang hinzufügen Unter dem Reiter Anlagen in den Kopfdaten der Bestellung können Sie eine.pdf oder.jpg Datei als Anhang zur Bestellung hinzufügen. Diese wird dem Einkäufer und Anforderer per E- Mail zur Verfügung gestellt. SUS Lieferantenhandbuch V

16 3.4.6 Besonderheiten Easy Buying Bei Bestellungen der Belegart EB (Easy Buying) können zusätzlich die Felder Kurztext, Artikelnummer und Preiseinheit angepasst werden. Bei Ablehnung der Bestellung ist ein Ablehnungsgrund Artikel kann/ darf nicht geliefert werden bzw. Bestellwert größer 5.000" anzugeben. Weitere Details zum Easy-Buying Prozess entnehmen Sie bitte der Zusatzvereinbarung Easy Buying, die Ihnen von Ihrem zuständigem Einkäufer zur Verfügung gestellt wurde. SUS Lieferantenhandbuch V

17 4 Technische Voraussetzungen zur Nutzung des Lieferantenportals Zur Nutzung des Lieferantenportals und der SUS gelten folgende technische Voraussetzungen: Internetzugang SUS ist für folgende Internetbrowser freigegeben: Internet Explorer 8 bis 11, Mozilla Firefox (bevorzugt Version ESR) Acrobat Reader 5 oder höher für das Speichern/Drucken der Bestellungen Den Acrobat Reader können Sie im Internet unter folgender Adresse herunterladen WinZip für Anhänge 5 Datensicherheit im Portal Mit Ihrer Benutzerkennung melden Sie sich in einem für Sie reservierten Bereich des Portals an. Dieser Bereich ist gegen Zugriffe durch Dritte geschützt. Insbesondere ist sichergestellt, dass Wettbewerber Ihre Dokumente nicht einsehen können. RWE/ innogy garantiert Ihnen die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen. 6 Ihr Ansprechpartner Ihre Kontaktperson bleibt der betreuende Einkäufer. Nehmen Sie bitte mit ihm Kontakt auf, wenn Sie fragen zu Ihren Bestellungen haben. Bei Login-Problemen oder technischen Fragen zum Lieferantenportal und der SUS wenden Sie sich bitte an unsere IT-Hotline. Die Hotline hilft Ihnen auch bei Fragen zur Bedienung des Portals. IT-Service Desk Tel.: 00800/ SUS Lieferantenhandbuch V