Textverarbeitung für Juristen mit OpenOffice Writer. Formatierungshilfen für Juristen

Transkript

1 Textverarbeitung für Juristen mit OpenOffice Writer Formatierungshilfen für Juristen Stand:

2 Inhaltsverzeichnis A. Grundlagen der Bedienung von OpenOffice...1 I. Registerkarten...1 II. Menüleiste...1 III. Seitenleiste...1 IV. Schnellnavigationsleiste...2 V. Erstellen einer Musterhausarbeit zu Übungszwecken...2 VI. Blocksatz...3 VII. Silbentrennung...3 VIII. Geschütztes Leerzeichen...5 X. Änderung des Zeilenabstandes...6 B.Erstellen eines Literaturverzeichnisses (Tabellenform/Textform)....6 I. Eingerücktes Literaturverzeichnis (Literaturverzeichnis in Textform )...6 II. In Tabellenform...8 a. Einfügen der Tabelle...8 b. Hinzufügen von Zeilen...9 c. Alphabetische Sortierung...10 d. Entfernung des Rahmens...10 C.Einfügen von römischen und arabischen Seitenzahlen in einem Dokument...11 I. Definieren von Bereichen durch manuelle Umbrüche...11 II. Einfügen der Fußzeilen...14 III. Einfügen von Seitenzahlen...14 IV. Änderung der arabischen Zahlen in römische...15 D.Erstellen und Bearbeiten von Fußnoten...16 I. Analoge Einführung von Fußnoten...16 II. Einfügen einer Fußnote durch einen Shortcut/Schnellzugriff:...16 E.Arbeiten mit Formatvorlagen...18

3 I. Einfügen von Formatvorlagen...19 II. Anpassung der Ebenen...20 III. Gliederung der Überschriften generieren...21 IV. Automatisch generiertes Inhaltsverzeichnis erstellen...22

4 A. Grundlagen der Bedienung von OpenOffice I. Registerkarten II. Registerkarten sind die Auswahlelemente in der ersten Leiste. Hier sind auch später die Detaileinstellungen zu treffen. Menüleiste U nter Menüleiste versteht man alles, was angezeigt wird, wenn man eine Registerkarte ausgewählt hat. III. Seitenleiste 1 Die Seitenleiste aktiviert man, sofern sie nicht sichtbar ist, unter der Registerkarte Ansicht Seitenleiste. Nun befindet sich die Seiten leiste auf der rechten Seite und ermöglicht es Eigenschaften, Forma tierungen etc. genauer und schneller ausführen zu können.

5 IV. Schnellnavigationsleiste Die Schnellnavigationsleiste ist eine Navigationsleiste, die bei der Markie rung von Text / Tabellen etc. am linken Bildrand erscheint und die wichtigs ten Einstellungsmöglichkeiten aufzeigt. V. Erstellen einer Musterhausarbeit zu Übungszwecken Zu Übungszwecken soll zunächst ein Dokument mit folgendem Inhalt erstellt werden. Anhand dieser Musterhausarbeit können die Funktionen, die in diesem Handout beschrieben wer den, geübt werden. Deckblatt Inhaltsverzeichnis Literaturverzeichnis Gutachten Erster Tatbestand Tatbestand 2

6 Objektiver Tatbestand Körperliche Misshandlung Gesundheitsschädigung Subjektiver Tatbestand Rechtswidrigkeit Schuld Zweiter Tatbestand VI. Blocksatz VII. 3 Die Textausrichtung in einer Hausarbeit muss Blocksatz sein. Silbentrennung Ein Muss in jeder Hausarbeit! Diese findet man unter der Registerkarte Extras Sprache > Sil bentrennung

7 4 F11 Rechtsklick auf Standard Ändern Textfluss Sil bentrennung automatisch

8 VIII. Geschütztes Leerzeichen Nach den Zeichen oder S. (Abkürzung für Seite ) oder vor steht das geschützte Leerzeichen. Dafür hält man die Tasten Strg und Shift (Großstelltaste) gedrückt und drückt dann zusätzlich auf die Leerzeichen taste. Das soll verhindern, dass Zusammenhängendes unnatürlich abge hackt wird durch den automatischen Zeilenumbruch im Blocksatz. Strg + Shift + Leerzeichen IX. 5 Änderung des Zeilenabstandes Standard ist der einfache Abstand mit einem et was größeren Abstand nach Absätzen. Markierung des Textes, welcher den neuen Abstand haben soll. In der Seitenleiste unter Eigenschaften : Zeilen abstand ändern oder unter der Registerkarte Format Absatz Zeilenabstand 1,5zeilig.

9 B. Erstellen I. eines Literaturverzeichnisses ( Tabellenform/Textform). Eingerücktes Textform ) Literaturverzeichnis (Literaturverzeichnis in Diese Form wird manchmal in Seminararbeiten er wartet und daher der Voll ständigkeit halber aufgeführt. Üblich für juristische Gutachten ist allerdings das Literaturverzeichnis in Tabellenform (s.u. unter II.). Im Ergebnis soll der Eintrag wie folgt aussehen: Technisch soll im Endergebnis das obere Dreieck in der Ausgangsposition stehen und das untere Dreieck 2 cm eingerückt sein 6 Zunächst muss sichergestellt sein, dass der Blocksatz bereits aktiviert

10 wurde. Nun setzt man den Cursor an die gewünschte Stelle (zweite Zeile) und nimmt auf dem Lineal (Einschalten unter der Registerkarte Ansicht Lineal ) das untere Dreieck und rückt es beliebig weit ein (Empfehlung: 2 cm). Sofern an dieser Stelle nun der gesamte Text und beide Dreiecke ( wie auf den Bildern gezeigt) einrücken, muss das obere Dreieck zurück in die Ausgangsposition gezogen wer den um das Endergebnis zu erhalten. 7 Ausschalten dieser Funktion: Um diese Funktion nach dem Literaturver zeichnis zu deaktivieren, da sie danach nicht mehr gebraucht wird, setzt man den Cursor in die erste Zeile nach dem Literaturverzeichnis und stellt den Abstand unter der Seitenleiste auf 0 zurück.

11 II. a. Alternativ kann man auch das obere Dreieck auf dem Lineal genau über das untere Dreieck ziehen. Nun kann man am unteren Dreieck ziehen und beide Dreiecke bewegen. Man zieht demnach beide Dreiecke wieder in die Ausgangsposition. In Tabellenform Einfügen der Tabelle Die wohl gängigste Methode, ein Literaturverzeichnis anzufertigen, ist das Anlegen einer Tabelle mit zwei Spalten und beliebig vielen Zeilen. Hierzu klickt man in der Menüleiste auf Tabelle Einfügen Tabelle und gibt 2 Spalten und x Zeilen an. (Optional kann die Tabelle zb in Literaturverzeichnis umbenannt werden.) 8

12 b. 9 Falls die ursprünglich angelegte Tabelle nicht ausreichend viele Zeilen hat, können diese nachträglich eingefügt werden. Hinzufügen von Zeilen Dazu setzt man den Cursor in das letzte Kästchen der Tabelle und drückt nun die Tabstopp-Taste auf der Tastatur (Taste links neben Q). Nun wird eine neue Zeile eingefügt. Alternativ kann dies auch durch einen Rechtsklick in die Tabelle Zeile Einfügen durchgeführt wer den.

13 c. Hier können nun weitere Zeilen eingefügt werden. Alphabetische Sortierung d. Das Verzeichnis muss noch alphabetisch sortiert werden. Die Spalte, in der die Autoren stehen muss markiert w erden. In der Schnellnavigations leiste gibt es die Möglichkeit diese Spalte nun alphabetisch zu sortieren. Auf das bezeichnete Symbol wird geklickt und im anschließend aufkommen den Fester OK gedrückt. Entfernung des Rahmens Schließlich muss der Rahmen der Tabelle entfernt wer den. Schließlich wir d der Rahmen der Tabelle entfernt. Durch das vollständige Markieren der Tabelle erscheint die Schnellnavigationsleiste. Hier wählt man unter Umrandung Keine. 10

14 Es sind noch dünne graue Linien sichtbar. Dies dient allerdings nur der Übersichtlichkeit in diesem Dokument. Bei einem Ausdruck oder der Abspei cherung als PDF-Datei verschwindet der Rahmen vollständig. C. Einfügen von römischen und arabischen Seitenzahlen in ei nem Dokument Im Ergebnis soll folgendes erreicht werden: Das Deckblatt enthält keine Seiten zahl, die Seiten bis zum Gutachten enthalten römische Seitenzahlen (beginnend bei I) und das Gutachten wir d mit arabischen Zahlen (beginnend bei 1) numme riert. Dieses Ergebnis erhält man durch das Definieren von Bereichen, dem Einfügen von Fußzeilen, dem Einfügen von Seitenzahlen und deren Formatierung. I. Definieren von Bereichen durch manuelle Umbrüche Als erstes müssen drei Abschnitte definiert werden. Jeder Abschnitt stellt einen von den anderen Abschnitten abgetrennten Bereich in der Arbeit dar. Der erste Abschnitt soll das Deckblatt sein, da dieses keine Seitenzahl erhält. Der zweite Abschnitt sollen alle weit eren Seiten bis zum Gutach ten sein (Literatur-/Inhaltsverzeichnis) und der dritte Abschnitt soll das Gutachten sein. Am Ende des Deckblattes wir d also der erste Abschnitt eingefügt. Um ausreichend Bereiche definieren zu können ist das Erstellen einer weit eren Seitenvorlage erforderlich. Dazu klickt man auf die Registerkarte Format Format vorlagen (oder einfach F11) um das Navigationsfenster Formatvorlagen zu öffnen. Hier wählt man nun Seitenvorlage Neue Vorlage aus Selektion Benennung in beispiels weise Gutachten aus. 11

15 12

16 13

17 WICHTIG! Hier kommt es nun darauf an, dass der Cursor immer an die richtige Stelle gesetzt wird. Der Cursor soll rechts neben die Überschrift Deckblatt gesetzt werden. Nun wählt man unter der Registerkarte Einfügen Manuelle Umbrü che Vorlage Erste Seite Seitennummer ändern: 1 an. Nun setzte man den Cursor neben oder hinter das Inhaltsverzeichnisses und fügt nun einen Verzeichnisumbruch ein. Einfügen Manuelle Umbrüche Vorlage Verzeichnis. Hier wird KEINE Änderung der Seitennummer vorgenommen! Nun setzte man den Cursor neben oder hinter das Literaturverzeichnis dies soll den letzten Abschnitt vor dem Gutach ten darstellen - und fügt nun die soeben erstellte Seitenvorlage Gutachten ein. Einfügen Manuelle Umbrüche Vorlage Gutachten Beginnen bei 1. Hier MUSS ein Änderungen der Seitennummer vorgenommen w erden! 14

18 II. Einfügen der Fußzeilen Um die Seitenzahlen später einfügen zu können, müssen nun Fußzeilen eingefügt werden. Dies geschieht unter der Registerkarte Einfügen Fußzeilen Hier werden nun nacheinander: Erste Seite, dann Verzeichnis und dann Gutachten ausgewählt. Nun erscheinen die Fußzeilen in den aus gewählten Absätzen. (Außer und das ist korrekt auf der Seite des Deck blattes) III. Einfügen 15 von Seitenzahlen Nun wer den die Seitenzahlen in die soeben erstellten Fußzeilen eingefügt. Da drei verschiedene Seitenvorlagen (Erste Seite, Verzeichnis, Gutachten) erstellt und Fußzeilen eingefügt wurden, müssen die Seitenzahlen jetzt in die drei eingefügten Fußzeilen eingefügt wer den. Dazu klickt man zuerst in die Fußzeile der ersten Seite (Inhaltsverzeichnis) nach dem Deckblatt und wählt dann in der Registerkarte Einfügen Feldbefehl Seiten nummer an.

19 Ebenso wird auf den folgenden Seiten verfahren. Man klickt in die Fußzeile des Literaturverzeichnisses. Wenn sich der Cursor in einer Fußzeile des Gutachtens befindet, wählt man in der Registerkarte Einfügen Feldbefehl Seitennummer. Ebenso wird in der Seitenvorlage des Gutachtens verfahren. Dazu klickt man zuerst in Fußzeile des Gutachtens. Wenn sich der Cur sor in einer Fußzeile des Gutachten befindet, wählt man in der Register karte Einfügen Feldbefehl Seitennummer. IV. 16 Änderung der arabischen Zahlen in römische Bei allen eingefügten Zahlen handelt es sich um arabische Zahlen. Die Sei tenzahlen, die vor dem Gutachten stehen, müssen in römische umgewandelt werden. Dazu macht man nacheinander einen Rechtsklick in die entsprechenden

20 Fußzeilen des Literatur-/und Inhaltsverzeichnisses Seite Format 1, 2, 3... in I, II, III ändern. V. Unter der Rubrik Layouteinstellungen Format sind aktuell arabische Zah len angewählt. Nach einem Klick auf diese Zahlen kann man diese nun in römische abändern. Einstellung des Randes Setzen Sie den Cursor vor das Wort Gutachten Wenn Sie den Cursor auf dem Lineal zwischen die beiden Dreiecke setzen, erscheint ein Pfeil, der einmal nach links und nach rechts zeigt. Klicken Sie nun mit der Linken Maustaste (und halten den Klick gedrückt) und ziehen das Lineal so weit auf, dass die Zahl 7 auf der linken Seite gerade so sichtbar wird. Nun ist das Gutachten 7 cm eingerückt. Der Nebeneffekt ist, dass der Fußnotenstrich ebenfalls mit einrückt. D. Erstellen und Bearbeiten von Fußnoten I. Analoge Einführung von Fußnoten Fußnoten können an alog über die Registerka rte Einfügen > Fuß-/ Endnote... eingefügt werden. Dies ist allerdings nicht zu emp fehlen, da es zu umständlich ist. II. Einfügen einer Fußnote durch einen Shortcut/Schnellzu griff: 17 Einfacher ist es eine Fußnote durch einen Shortcut einzufügen. Problematisch ist allerdings, dass dem Einfügen einer Fußnote noch

21 kein Shortcut / Schnellzugriff zugewiesen worden ist. Dies muss nun manuell eingestellt wer den. 18 Dazu klickt man auf die Registerkarte Extras Anpassen Tastatur. Unter der Rubrik Bereich sucht man nun Einfügen. Wenn man die Funktion Einfügen unter der Rubrik Bereich ge funden hat, sucht man unter der Rubrik Funktion Fuß-/End note direkt einfügen.

22 19 Unter der Rubrik Tastenkombination sucht man eine ge wünschte Tastenkombination aus und klickt auf Ändern (Empfehlung: Strg + F oder Strg + Alt+ F, sofern diese noch verfügbar sind).

23 Es wurde ein Shortcut / Schnellzugriff für die Funktion erstellt. Nun erscheint jedes Mal, wenn man Strg + F drückt, das Fenster Fuß-/Endnote. E. Arbeiten mit Formatvorlagen Formatvorlagen sind wichtige für eine gute Lesbarkeit eines Gutachtens und V or aussetzung für die automatische Generierung eines Inhaltsverzeichnisses. Ein Inhaltsverzeichnis kann ohne vorher eingestellte Formatvorlagen nicht erstellt werden. Die Formatierung eines Gutachtens wird durch Formatvorlagen erheblich verein facht. Indem Textteile oder Überschriften bestimmten Ebenen zugeteilt werden, muss eine Formatierung von Textteilen auf dieser Ebene (Größe oder Schriftart der Überschrift) nur einmalig erfolgen, da diese Formatierung für alle weit eren Textteile einer Ebene übernommen wird. Folgende Schritte führen zum Erfolg: 20

24 I. 21 Einfügen von Formatvorlagen Formatvorlagen finden sich unter der Registerkarte Format Format vorlagen Absatzvorlage oder durch Shortcut F11. Die zuvor eingefügten Überschriften sollen den entsprechenden Formatvor lagen zugewiesen werden. Dazu setzt man den Cursor in die zu ändernde Zeile oder markiert diese sogar. Erster Tatbestand Überschrift 1 Tatbestand Überschrift 2 Objektiver Tatbestand Überschrift 3 Körperliche Misshandlung Überschrift 4 Gesundheitsschädigung Überschrift 4 Subjektiver Tatbestand Überschrift 3 Rechtswidrigkeit Überschrift 2 Schuld Überschrift 2

25 Zweiter Tatbestand II. 22 Überschrift 1 Anpassung der Ebenen Nachdem die Ebenen nun eingerückt und mit unterschiedlichen Größen ein gefügt wur den, müssen diese noch optisch in puncto Schriftart (idr Times Ne w Roman oder Arial) und Schriftgröße korrigiert werden. Der Vorteil der Formatvorlagen ist, dass Änderungen wie Schr iftgröße oder -art nur in einer Ebene vorgenommen werden müssen. Alle Überschriften auf dieser Ebene passen sich folglich an. Um die Schriftgröße anzupassen, wählen Sie die Registerkarte Format Format vorlagen Absatzvorlage. Oder F11. Hier wählt man die begehrte Ebene an, macht einen Rechtsklick und klickt auf Ändern. (Beispielhaft hier Überschrift 1 ). In dem sich öffnenden Fenster wählt man unter der Registerkarte Schrift Größe 12pt. Für alle Überschriften der Ebene 1 ist diese Änderung nun übernommen worden.

26 III. Gliederung 23 der Überschriften generieren Nachdem die Formatvorlagen erstellt wurden, können die Überschriften gegliedert werden. Dazu wählt man die Registerkarte Format Format vorlagen Lis tenvorlage Neue Vorlage aus Selektion Gliederungsart benen nen OK Rechtsklick auf die neu erstellte Gliederung Ändern Gliederung Wählen der alphanumerischen Gliederung ( A, I, a...) OK.

27 IV. 24 Automatisch generiertes Inhaltsverzeichnis erstellen Wenn den Überschriften Schnellformatvorlagen zugewiesen wurden und die se nun gegliedert sind, kann das automatisch generierte Inhaltsverzeichnis erstellt wer den. Dazu klickt man zuerst an die Stelle, an der das Inhaltsver

28 zeichnis eingefügt werden soll. Dann klickt man auf der Registerkarte Einfügen Verzeichnisse und Tabellen Verzeichnisse. Hier kann man zwischen einigen verschiedenen Verzeichnissen auswäh len. W ichtig ist, dass für ganzes Dokument und Ebene: 10 ausgewählt sind. 25

29 26 Im Ergebnis erscheint ein Inhaltsverzeichnis, dass aktualisiert wer den kann in dem man mit einem Rechtsklick Verzeichnis aktualisieren anwählt. Geändert werden neben den Inhalten auch die Seitenzahlen.