Inhaltsverzeichnis: 2

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1 Online-Seminar

2 Inhaltsverzeichnis: 1. Begriffe & Grundlagen 2. Erste Tätigkeitsstätte 3. Verpflegungsmehraufwand 4. Mahlzeiten 5. Übernachtungskosten 6. Reisenebenkosten 2

3 Einleitung Mit dem Gesetz zur Änderung und Vereinfachung der Unternehmensbesteuerung und des steuerlichen Reisekostenrechts vom 20. Februar 2013 (BGBl. I S. 285, BStBl I S. 188) wurden die bisherigen steuerlichen Bestimmungen zum steuerlichen Reisekostenrecht umgestaltet. Der nachfolgende Vortrag führt in das neue Reisekostenrecht ein, indem neben einer grundsätzlichen Darstellung die signifikanten Änderungen zur alten Rechtlage herausgearbeitet werden. Die Änderungen sind stets mit diesem - Symbol gekennzeichnet. 3

4 Begriffe und Grundlagen Begriff (allgemein) Reisekosten sind Kosten, die dem Arbeitnehmer im Rahmen und aus Anlass der Ausübung einer beruflichen Auswärtstätigkeit entstehen. Reisekosten können gewährt werden, wenn eine berufliche Auswärtstätigkeit vorliegt. Eine berufliche Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn der Arbeitnehmer beruflich veranlasst vorübergehend außerhalb seiner Wohnung nicht an seiner ersten Tätigkeitsstätte tätig wird. 4

5 Begriffe und Grundlagen Die Grundlagen der Steuerfreiheit 3 Nr. 16 EStG Steuerfreie Reisekosten sind Die Vergütungen, die Arbeitnehmer von ihrem Arbeitgeber zur Erstattung von Reisekosten erhalten. 5

6 Begriffe und Grundlagen Voraussetzungen für die Gewährung im Einzelnen R 9.4 Abs. 1 LStR Reisekosten sind Fahrtkosten (R 9.5 LStR), Verpflegungsmehraufwendungen (R 9.6 LStR), Übernachtungskosten (R 9.7 LStR) und Reisenebenkosten (R 9.8 LStR) Wenn diese durch eine so gut wie ausschließlich beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit (Abs. 2) des Arbeitnehmers entstehen. 6

7 Begriffe und Grundlagen Beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit R 9.4 Abs. 2 LStR (alte Rechtsgrundlage) Eine Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn der Arbeitnehmer vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und an keiner seiner regelmäßigen Arbeitsstätte beruflich tätig wird. Eine Auswärtstätigkeit liegt ebenfalls vor, wenn der Arbeitnehmer bei seiner individuellen beruflichen Tätigkeit typischerweise nur an ständig wechselnden Tätigkeitsstätten oder auf einem Fahrzeug tätig ist. 7

8 Begriffe und Grundlagen Beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit Beispiel Heiner Emsig (Pharmareferent) aus Köln nutzt für einen Kundenbesuch am in Bonn seinen privaten Pkw. Kann er steuerfreie Reisekosten von seinem Arbeitgeber bekommen? 8

9 Begriffe und Grundlagen Lösung mit der Subsumtions-Technik Allgemeine Regel: Reisekosten können bei Vorliegen einer beruflichen Auswärtstätigkeit gewährt werden. Daher muss die Reise vorübergehend, außerhalb der Wohnung, an keiner regelmäßigen Arbeitsstätte, beruflich ausgeübt werden. Subsumtion: Den konkreten Fall mit der allgemeinen Regel vergleichen 9

10 Begriffe und Grundlagen Lösung Fallbezug: Reisekosten können bei Vorliegen einer beruflichen Auswärtstätigkeit gewährt werden. Dazu muss die Reise vorübergehend? Ja, einen Tag außerhalb der Wohnung? Ja an keiner regelmäßigen Arbeitsstätte? Ja, da Kundenbesuch beruflich? Ja, da Kundengespräch ausgeübt werden. Ergebnis: Heiner Emsig kann Reisekosten bekommen, da er alle 4 Voraussetzungen erfüllt. 10

11 Begriffe und Grundlagen Werbungskosten gem. 9 EStG sind nach 9 Abs. 4a EStG auch: Aufwendungen des Arbeitnehmers für beruflich veranlasste Fahrten, die nicht Fahrten zwischen Wohnung und regelmäßiger Arbeitsstätte erster Tätigkeitsstätte im Sinne des Abs. 4 sind. Damit ist der Begriff der regelmäßigen Arbeitsstätte reformiert! 11

12 Begriffe und Grundlagen Wo ist der Begriff der ersten Tätigkeitsstätte von Bedeutung? Ansatz von Werbungskosten (Pendlerpauschale) 9 Abs. 4a EStG Gewährung von pauschalversteuerten Fahrtkostenzuschüssen 40 Abs. 2 EStG (15%) Ermittlung des geldwerten Vorteils beim Dienstwagen (0,03% x BLP x einfache Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte) Abgrenzung zwischen Fahrten zur beruflichen Auswärtstätigkeit 12

13 Erste Tätigkeitsstätte Erste Tätigkeitsstätte im Gesetz 9 Abs. 4 EStG Erste Tätigkeitsstätte ist die ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, eines verbundenen Unternehmens ( 15 des Aktiengesetztes) oder eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten, welcher der Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet ist. 13

14 Erste Tätigkeitsstätte Die dauerhafte Zuordnung (mit Vertrag) Von einer dauerhaften Zuordnung ist insbesondere auszugehen, wenn der Arbeitnehmer unbefristet, für die Dauer des Dienstverhältnisses oder über einen Zeitraum von 48 Monaten hinaus an einer solchen Tätigkeitsstätte tätig werden soll. 14

15 Erste Tätigkeitsstätte Beispiel Der Arbeitnehmer A ist von der Firma Z als technischer Zeichner ausschließlich für ein Projekt befristet eingestellt worden. Das Arbeitsverhältnis von A soll vertragsgemäß nach Ablauf der Befristung enden. Frage: Hat A bei Firma Z eine erste Tätigkeitsstätte? 15

16 Erste Tätigkeitsstätte Lösung zum Beispiel A hat ab dem ersten Tag der Tätigkeit bei Z auf Grund der arbeitsrechtlichen Zuordnung des Arbeitgebers seine erste Tätigkeitsstätte. Begründung: Für die Beurteilung, ob eine dauerhafte Zuordnung vorliegt, ist die auf die Zukunft gerichtete prognostische Betrachtung maßgebend. 16

17 Erste Tätigkeitsstätte Die dauerhafte Zuordnung (ohne Vertrag) Fehlt eine solche dienst- oder arbeitsrechtliche Festlegung auf eine Tätigkeitsstätte, oder ist sie nicht eindeutig, ist die erste Tätigkeitsstätte die betriebliche Einrichtung, an welcher der Arbeitnehmer typischerweise arbeitstäglich tätig werden soll oder je Arbeitswoche 2 volle Arbeitstage oder mindestens ein Drittel seiner vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit tätig werden soll. Quantitative Bewertung 17

18 Mehrere Tätigkeitsstätten 18

19 Erste Tätigkeitsstätte Grundsatz: Es kann nur eine erste Tätigkeitsstätte geben. Auf die Qualität des Tätigwerdens kommt es dabei nicht mehr an. Maßgebend ist die arbeitsrechtliche Festlegung einer Dienststelle/Dienststätte. Auch Tätigkeiten von untergeordneter Bedeutung können nur ausreichend sein (Vorrang des Arbeits-/Dienstrechts). BFH, Urteil v , VI R 36/10, BStBl II S. 36 (Qualitäts-Postulat) ist also gegenstandslos. 19

20 Erste Tätigkeitsstätte Beispiel Mehrere Tätigkeitsstätten Peter Fleißig ist Vertriebsleiter einer Einzelhandelskette, die aus einem Hauptsitz und 4 Filialen besteht. 90% der Arbeitszeit verbringt er in den Filialen. Laut Arbeitsvertrag ist er dem Hauptsitz zugeordnet. Wo hat Peter seine erste Tätigkeitsstätte? 20

21 Erste Tätigkeitsstätte Lösung Peter Fleißig hat seine erste Tätigkeitsstätte am Hauptsitz. 20km Hauptsitz 21

22 Erste Tätigkeitsstätte Mehrere gleichwertige Tätigkeitsstätten Erfüllen mehrere Tätigkeitsstätten in einem Dienstverhältnis die Voraussetzungen für die Annahme einer ersten Tätigkeitsstätte, kann der Arbeitgeber die erste Tätigkeitsstätte bestimmen ( 9 Absatz 4 Satz 6 EStG). Dabei muss es sich nicht um die Tätigkeitsstätte handeln, an welcher der Arbeitnehmer den zeitlich überwiegenden oder qualitativ bedeutsameren Teil seiner beruflichen Tätigkeit ausüben soll. 22

23 Erste Tätigkeitsstätte Beispiel - Mehrere gleichwertige Tätigkeitsstätten Arbeitgeber bestimmt A als erste Tätigkeitsstätte. Wo hat der Arbeitnehmer seine erste Tätigkeitstätte? 23

24 Erste Tätigkeitsstätte Lösung - Mehrere gleichwertige Tätigkeitsstätten Durch die Bestimmung seines Arbeitgebers hat der Filialleiter in der betrieblichen Einrichtung in A seine erste Tätigkeitsstätte. Unerheblich ist, dass er dort lediglich 2 Tage und damit nicht zeitlich überwiegend beruflich tätig ist. 24

25 Erste Tätigkeitsstätte Dokumentation der Zuordnung Da die arbeits- oder dienstrechtliche Zuordnungsentscheidung des Arbeitgebers eindeutig sein muss, ist sie vom Arbeitgeber zu dokumentieren. In Betracht kommen hierfür z. B. Regelungen im Arbeitsvertrag, im Tarifvertrag, in Protokollnotizen, dienstrechtliche Verfügungen, Reisekostenabrechnungen, der Ansatz eines geldwerten Vorteils für die Nutzung eines Dienstwagens für die Fahrten Wohnung - erste Tätigkeitsstätte, Nachweis seiner Zuordnungsentscheidung vorgelegte Organigramme und wenn das alles fehlt? 25

26 Erste Tätigkeitsstätte Achtung Missbrauch 42 AO Missbrauch von rechtlichen Gestaltungsmöglichkeiten Durch Missbrauch von Gestaltungsmöglichkeiten des Rechts kann das Steuergesetz nicht umgangen werden. (2) Ein Missbrauch liegt vor, wenn eine unangemessene rechtliche Gestaltung gewählt wird, die beim Steuerpflichtigen oder einem Dritten im Vergleich zu einer angemessenen Gestaltung zu einem gesetzlich nicht vorgesehenen Steuervorteil führt 26

27 Erste Tätigkeitsstätte Dauerhaftigkeit der Zuordnung Grundsatz gem. 9 Abs. 4 Satz 3 EStG Die Zuordnung durch den Arbeitgeber zu einer Tätigkeitsstätte muss auf Dauer angelegt sein. (Prognose) Die 3 typischen Fälle einer dauerhaften Zuordnung: die unbefristete Zuordnung des Arbeitnehmers zu einer bestimmten betrieblichen Einrichtung, die Zuordnung für die Dauer des gesamten - befristeten oder unbefristeten Dienstverhältnisses oder die Zuordnung über einen Zeitraum von 48 Monaten hinaus 27

28 Erste Tätigkeitsstätte Beispiel Ein in H wohnender Arbeitnehmer ist bis auf Weiteres an 3 Tagen in der Woche in einer Filiale seines Arbeitgebers in H und an 2 Tagen in der Woche in einer Filiale seines Arbeitsgebers in S tätig. Der Arbeitgeber hatte zunächst die Filiale in S als erste Tätigkeitsstätte festgelegt. Ab 1. Juli 2014 legt der H als erste Tätigkeitsstätte fest. Wo hat der Arbeitnehmer seine erste Tätigkeitsstätte? 28

29 Erste Tätigkeitsstätte Lösung Bis 30. Juni 2014 hat der Arbeitnehmer in S seine erste Tätigkeitsstätte. Ab 1. Juli 2014 ist die erste Tätigkeitsstätte in H. Praxis-Hinweis: Eine Änderung der Zuordnung kann auch vorliegen, wenn sich das Berufsbild des Arbeitnehmers aufgrund der Vorgaben des Arbeitgebers dauerhaft ändert, z. B. wenn ein Außendienstmitarbeiter auf Dauer in den Innendienst wechselt. 29

30 Erste Tätigkeitsstätte Beispiel zur Verlängerung Der unbefristet beschäftigte Arbeitnehmer A wird für eine Projektdauer von voraussichtlich 18 Monaten der betrieblichen Einrichtung in M zugeordnet. Nach 18 Monaten wird die Zuordnung um 36 Monate verlängert. Hat A eine erste Tätigkeitsstätte? 30

31 Erste Tätigkeitsstätte Lösung Obwohl A insgesamt 54 Monate in M tätig wird, hat er dort keine erste Tätigkeitsstätte. Begründung: Die vom Gesetz vorgegebene Prognose-Betrachtung bedeutet, dass A weder im Zeitpunkt der erstmaligen Zuordnung noch im Zeitpunkt der Verlängerungsentscheidung für mehr als 48 Monate in M eingesetzt werden sollte. Also: Bei einer sog. Kettenabordnung ist keine dauerhafte Zuordnung zu einer Tätigkeitsstätte gegeben, wenn die einzelne Abordnung jeweils einen Zeitraum von weniger als 48 Monaten umfasst. 31

32 Erste Tätigkeitsstätte Keine erste Tätigkeitsstätte beim Kunden Bisherige Urteilslage (BFH, Urteil v , VI R 21/08) Keine Betriebsstätte wird nach der Rechtsprechung allerdings bei einer betrieblichen Einrichtung des Kunden des Arbeitgebers begründet, auch wenn der Arbeitnehmer dort über einen längeren Zeitraum eingesetzt wird. Die Annahme einer Tätigkeitsstätte erfordert nicht (mehr), dass es sich um eine ortsfeste betriebliche Einrichtung des lohnsteuerlichen Arbeitgebers handelt. Von der Neuregelung erfasst werden Sachverhalte, in denen der Arbeitnehmer statt beim eigenen Arbeitgeber in einer ortsfesten betrieblichen Einrichtung eines der in 15 AktG genannten Unternehmens oder eines Dritten (z. B. eines Kunden) tätig werden soll. 32

33 Erste Tätigkeitsstätte 15 Aktiengesetz - Verbundene Unternehmen Verbundene Unternehmen sind rechtlich selbstständige Unternehmen, die im Verhältnis zueinander in Mehrheitsbesitz stehende Unternehmen und mit Mehrheit beteiligte Unternehmen ( 16), abhängige und herrschende Unternehmen ( 17), Konzernunternehmen ( 18), wechselseitig beteiligte Unternehmen ( 19) oder Vertragsteile eines Unternehmensvertrags ( 291, 292) sind. 33

34 Erste Tätigkeitsstätte Expats I (Zuordnung via aufnehmendem Unternehmen) Bei grenzüberschreitender Arbeitnehmerentsendung zwischen verbundenen Unternehmen liegt beim aufnehmenden Unternehmen eine erste Tätigkeitsstätte dann vor, wenn der Arbeitnehmer im Rahmen eines eigenständigen Arbeitsvertrags mit dem aufnehmenden Unternehmen einer ortsfesten betrieblichen Einrichtung dieses Unternehmens unbefristet zugeordnet ist, oder die Zuordnung die Dauer des gesamten - befristeten oder unbefristeten - Dienstverhältnisses umfasst, oder die Zuordnung über einen Zeitraum von 48 Monaten hinaus reicht ( 9 Absatz 4 Satz 3 EStG). 34

35 Erste Tätigkeitsstätte Expats II (Zuordnung via entsendendem Unternehmen) Wird ein Arbeitnehmer bei grenzüberschreitender Arbeitnehmerentsendung zwischen verbundenen Unternehmen ohne Abschluss eines eigenständigen Arbeitsvertrags mit dem aufnehmenden Unternehmen in einer ortsfesten betrieblichen Einrichtung dieses Unternehmens tätig, liegt beim aufnehmenden Unternehmen eine erste Tätigkeitsstätte nur dann vor, wenn der Arbeitnehmer vom entsendenden Unternehmen einer ortsfesten Einrichtung des aufnehmenden Unternehmens unbefristet zugeordnet ist, die Zuordnung die Dauer des gesamten - befristeten oder unbefristeten - Dienstverhältnisses umfasst, oder die Zuordnung über einen Zeitraum von 48 Monaten hinaus reicht ( 9 Absatz 4 Satz 3 EStG). 35

36 Erste Tätigkeitsstätte Vollzeitige Bildungsmaßnahmen Erste Tätigkeitsstätte ist auch eine Bildungseinrichtung, die außerhalb eines Arbeitsverhältnisses zum Zwecke eines Vollzeitstudiums oder einer vollzeitigen Bildungsmaßnahme aufgesucht wird ( 9 Abs. 4 Satz 8 EStG). Durch die Neuregelung ist die Rechtsprechung des BFH, wonach es sich bei vollzeitig besuchten Bildungseinrichtungen nicht um regelmäßige Arbeitsstätten handelt, überholt (BFH vom ,VI R 42/11 BStBl 2013 II S. 236 und VI R 44/10, BStBl 2013 II S. 234). 36

37 Erste Tätigkeitsstätte Vollzeitige Bildungsmaßnahmen Ein Vollzeitstudium oder eine vollzeitige Bildungsmaßnahme liegt insbesondere vor, wenn der Steuerpflichtige im Rahmen dieses Studiums oder im Rahmen dieser Bildungsmaßnahme für einen Beruf ausgebildet wird und daneben entweder keiner Erwerbstätigkeit nachgeht oder nur einer Erwerbstätigkeit mit bis zu 20 Stunden regelmäßiger wöchentlicher Arbeitszeit oder in Form eines geringfügigen Beschäftigungsverhältnisses i. S. d. 8 und 8a SGB IV nachgeht. 37

38 Erste Tätigkeitsstätte Voraussetzung Ortsfestigkeit und betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers Fahrzeuge, Flugzeuge, Schiffe oder andere Tätigkeitsgebiete ohne ortsfeste betriebliche Einrichtungen sind keine Tätigkeitsstätten i. S. d. 9 Absatz 4 Satz 1 EStG. Das häusliche Arbeitszimmer des Arbeitnehmers ist - wie bisher - keine betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers oder eines Dritten und kann daher auch zukünftig keine erste Tätigkeitsstätte sein. 38

39 Erste Tätigkeitsstätte Beispiel Kundendienstmonteure Ein Kundendienstmonteur, der von seinem Arbeitgeber keiner betrieblichen Einrichtung dauerhaft zugeordnet ist, sucht den Betrieb seines Arbeitgebers regelmäßig auf, um den Firmenwagen samt Material zu übernehmen, die Auftragsbestätigungen in Empfang zu nehmen und die Stundenzettel vom Vortag abzugeben. 39

40 Erste Tätigkeitsstätte Lösung Der Kundendienstmonteur hat keine erste Tätigkeitsstätte. Der Betrieb seines Arbeitgebers wird auch durch das regelmäßige Aufsuchen nicht zur ersten Tätigkeitsstätte, da er seine eigentliche berufliche Tätigkeit an diesem Ort nicht ausübt. 40

41 Erste Tätigkeitsstätte Sammelpunkt Bestimmt der Arbeitgeber durch arbeits-/dienstrechtliche Festlegung, dass der Arbeitnehmer sich typischerweise arbeitstäglich an einem dauerhaft festgelegten Ort, der die Kriterien für eine erste Tätigkeitsstätte nicht erfüllt, einfinden soll, um von dort seine unterschiedlichen eigentlichen Einsatzorte aufzusuchen oder dort die Arbeit aufzunehmen, werden die Fahrten des Arbeitnehmers von der Wohnung zu diesem vom Arbeitgeber festgelegten Ort wie Fahrten zu einer ersten Tätigkeitsstätte behandelt. Für diese Fahrten dürfen Fahrtkosten nur im Rahmen des 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 und Abs. 2 EStG (Entfernungspauschale) angesetzt werden. 41

42 Erste Tätigkeitsstätte Beispiel Lkw-Fahrer Der Lkw-Fahrer Mathias S. darf den Lkw jeden Abend mit nach Hause nehmen. Morgens muss er immer an einem von seinem Arbeitgeber festgelegten Park & Ride Platz Kundenlisten entgegennehmen. Hat der Lkw Fahrer eine erste Tätigkeitsstätte? 42

43 Erste Tätigkeitsstätte Lösung Der Lkw-Fahrer Mathias S. hat auf dem Park & Ride Platz keine erste Tätigkeitsstätte, aber es erfolgt eine fiktive Gleichbehandlung. Begründung: Weil der Arbeitgeber dauerhaft und typischerweise arbeitstäglich das Aufsuchen eines festgelegten Ortes bestimmt hat, werden die Fahrten von der Wohnung zu diesem Ort/Sammelpunkt gleich behandelt wie Fahrten von der Wohnung zur ersten Tätigkeitsstätte. 43

44 Erste Tätigkeitsstätte Kundendienstmonteure Kundendienstmonteure haben ebenfalls in der Regel keine erste Tätigkeitsstätte. Nur dann, wenn dauerhaft und typischerweise arbeitstäglich ein vom Arbeitgeber festgelegter Ort aufgesucht werden soll, werden die Fahrten von der Wohnung zu diesem Ort/Sammelpunkt ebenso behandelt wie die Fahrten von der Wohnung zu einer ersten Tätigkeitsstätte. 44

45 Erste Tätigkeitsstätte Verpflegungsmehraufwendungen trotz erster Tätigkeitsstätte Auf die Berücksichtigung von Verpflegungspauschalen oder Übernachtungskosten als Werbungskosten oder den steuerfreien Arbeitgeberersatz hierfür hat diese Festlegung hingegen keinen Einfluss, da der Arbeitnehmer weiterhin außerhalb einer ersten Tätigkeitsstätte und somit auswärts beruflich tätig wird. Begründung: Es wird keine erste Tätigkeitsstätte fingiert, sondern nur die Anwendung der Entfernungspauschale für die Fahrtkosten von der Wohnung zu diesem Ort sowie die Besteuerung eines geldwerten Vorteils bei Firmenwagengestellung durch den Arbeitgeber nach 8 Abs. 2 Satz 3 und 4 EStG festgelegt und der steuerfreie Arbeitgeberersatz für diese Fahrten nach 3 Nr. 16 EStG ausgeschlossen. 45

46 Verpflegungsmehraufwand 46

47 Verpflegungsmehraufwand Verpflegungsmehraufwendungen gem. 9 Abs. 4a EStG Verpflegungsmehraufwendungen sind Mehraufwendungen des Arbeitnehmers für die Verpflegung, die im Zusammenhang mit der Ausübung einer beruflichen Auswärtstätigkeit entstehen. Die Pauschalen dienen zur Abgeltung der tatsächlich entstandenen, beruflich veranlassten Mehraufwendungen. 47

48 Verpflegungsmehraufwand Änderungen bei den Verpflegungsmehraufwendungen Wer beruflich auswärts unterwegs ist, kann, je nachdem wie lange er von zu Hause weg ist, Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen steuerlich geltend machen. Hier hat der Gesetzgeber die Mindestabwesenheitszeiten herabgesetzt. Dass es nur noch 2 statt 3 Pauschalen gibt, vereinfacht die Berechnung. Die entsprechende gesetzliche Regelung findet sich jetzt übrigens nicht mehr in 4 EStG, sondern im neu eingefügten 9 Abs. 4a EStG. 48

49 Verpflegungsmehraufwand Höhe der Verpflegungsmehraufwendungen gem. 9 Abs. 4a EStG 24 EUR für jeden Kalendertag, an dem der Arbeitnehmer 24 Stunden von seiner Wohnung abwesend ist, jeweils 12 EUR für den An- und Abreisetag, wenn der Arbeitnehmer an diesem, einem anschließenden oder vorhergehenden Tag außerhalb seiner Wohnung übernachtet, 12 EUR für den Kalendertag, an dem der Arbeitnehmer ohne Übernachtung außerhalb seiner Wohnung mehr als 8 Stunden von seiner Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist. 49

50 Verpflegungsmehraufwand Die neuen Pauschalen im Überblick Dauer der Abwesenheit Pauschalbetrag 24 Stunden 24 EUR weniger als 24 Stunden, aber mindestens 8 Stunden für den An- und Abreisetag, wenn der Arbeitnehmer an diesem, einem anschließenden oder vorhergehenden Tag außerhalb seiner Wohnung übernachtet (ohne Prüfung einer Mindestabwesenheitszeit!) 12 EUR jeweils 12 EUR 50

51 Verpflegungsmehraufwand Die neuen Pauschalen im Überblick Künftig fällt somit die niedrigste Pauschale von 6 EUR weg. Dies stellt insbesondere für die Berufsgruppe der vorwiegend auswärts tätigen Arbeitnehmer (z.b. Handwerker, Außendienstmitarbeiter, Kurierfahrer, Arbeitnehmer bei Speditionsunternehmen) eine Erleichterung dar. 51

52 Verpflegungsmehraufwand Dreimonatsfrist Die 3-Monatsfrist für die Geltendmachung der Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen bleibt erhalten, wobei allerdings künftig eine zeitliche Unterbrechung von 4 Wochen unabhängig vom Anlass der Unterbrechung zu einem Neubeginn der 3- Monatsfrist führen soll ( 9 Abs. 4a Sätze 6 und 7 EStG-E). Dies schließt nicht nur eine vorübergehende Tätigkeit von mindestens 4 Wochen an der ersten Tätigkeitsstätte, sondern auch urlaubs- oder krankheitsbedingte Unterbrechungen mit ein, die bislang nach R 9.6 Abs. 4 Satz 3 LStR nicht berücksichtigt werden dürfen. 52

53 Verpflegungsmehraufwand Beispiel Arbeitnehmer A musste seine Tätigkeit in B wegen einer Krankheit ab dem 15. Dezember 2013 unterbrechen. Er nimmt seine Tätigkeit in B am 20. Januar 2014 wieder auf. Löst die Unterbrechung eine neue 3-Monatsfrist aus? 53

54 Verpflegungsmehraufwand Lösung Die berufliche Tätigkeit des A in B wurde für mehr als 4 Wochen unterbrochen. A kann somit für weitere 3 Monate seiner Auswärtstätigkeit Verpflegungspauschalen als Werbungskosten geltend machen oder steuerfrei durch den Arbeitgeber ersetzt bekommen. 54

55 Verpflegungsmehraufwand Beispiel 1 Der Arbeitnehmer ist 2 Tage beruflich unterwegs und übernachtet auswärts. Diese Verpflegungspauschalen kann er absetzen: Anreisetag 12 EUR Abreisetag 12 EUR 1 Tag mit 24 Stunden Abwesenheit 24 EUR Auf die konkrete Abwesenheitszeit am An- und Abreisetag kommt es nicht mehr an, so dass bei den meisten Arbeitnehmern mehr bzw. höhere Verpflegungspauschalen berücksichtigt werden. Bisher gab es die Pauschale von 12 EUR erst ab einer Abwesenheit von mindestens 14 Stunden. 55

56 Verpflegungsmehraufwand Beispiel 2 (Die neue Mitternachts-Regel) Der Arbeitnehmer fährt am ersten Tag 17 Uhr zu einem auswärtigen Einsatz. Dieser dauert 11 Stunden, also bis zum nächsten Tag um 4 Uhr. Der Arbeitnehmer kann für den ersten Tag der Abwesenheit 12 EUR geltend machen, da er an diesem Tag den überwiegenden Teil der insgesamt mehr als 8 Stunden abwesend war. Für den zweiten Tag kann er keine Verpflegungspauschale ansetzen. Nach der bisherigen Regelung hätte der Arbeitnehmer eine Verpflegungspauschale in Höhe von nur 6 EUR absetzen können. 56

57 Verpflegungsmehraufwand Beispiel 3 (Monteure & Co) Der Arbeitnehmer ist an einem Tag von morgens 8 Uhr bis abends 17 Uhr beruflich unterwegs. Da er mehr als 8 Stunden abwesend ist, kann er eine Verpflegungspauschale von 12 EUR ansetzen. Bisher betrug die Verpflegungspauschale in diesem Fall nur 6 EUR. 57

58 Verpflegungsmehraufwand Kurzfristige Reisen (keine Änderung der Rechtslage) Eine berufliche Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte liegt nur vor, wenn der Arbeitnehmer an dieser regelmäßig mindestens an 3 Tagen wöchentlich tätig werden soll oder dort tätig wird. Die 3-Monatsfrist gilt daher nicht, wenn die auswärtige Tätigkeitsstätte nur an 2 Tagen wöchentlich aufgesucht werden soll oder aufgesucht wird. 58

59 Verpflegungsmehraufwand Kurzfristige Reisen (keine Änderung der Rechtslage) Bei beruflichen Tätigkeiten auf mobilen, nicht ortsfesten betrieblichen Einrichtungen wie z. B. Fahrzeugen, Flugzeugen und Schiffen findet die Dreimonatsfrist weiterhin ebenfalls keine Anwendung. 59

60 Verpflegungsmehraufwand Verdoppelung durch Pauschalierung 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 EStG Die Lohnsteuer kann weiterhin mit einem Pauschsteuersatz von 25 % erhoben werden, wenn Vergütungen für Verpflegungsmehraufwendungen anlässlich einer Auswärtstätigkeit i. S. v. 9 Abs. 4a Satz 3 bis 6 EStG gezahlt werden, soweit diese die dem Arbeitnehmer zustehenden Pauschalen um nicht mehr als 100 % übersteigen. 60

61 Verpflegungsmehraufwand Verdoppelung durch Pauschalierung 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 EStG Heiner Heilig ist von Mittwoch Uhr bis Freitag um Uhr beruflich unterwegs. Welche Spesen kann er erhalten? Mittwoch Donnertag Freitag 12 EUR 24 EUR 12 EUR Gesamt 48 EUR zuzüglich 48 EUR pauschal besteuert. 61

62 Mahlzeiten 62

63 Mahlzeiten Mahlzeiten bis 60 EUR Eine vom Arbeitgeber während einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit zur Verfügung gestellte übliche Mahlzeit wird mit dem amtlichen Sachbezugswert nach 2 SvEV bewertet. Als üblich gilt eine Mahlzeit, deren Preis 60 EUR nicht übersteigt. Hierbei sind auch die zur Mahlzeit eingenommenen Getränke einzubeziehen. 63

64 Mahlzeiten Mahlzeiten über 60 EUR Mahlzeiten mit einem Preis von über 60 EUR dürfen nicht mit dem amtlichen Sachbezugswert bewertet werden. Bei einer solchen Mahlzeit wird typisierend unterstellt, dass es sich um ein Belohnungsessen (R 8.1 Abs. 8 Nr. 3 LStR) handelt. Belohnungsessen sind mit dem tatsächlichen Preis als Arbeitslohn ( 8 Absatz 2 Satz 1 EStG) anzusetzen. 64

65 Mahlzeiten Prüfung der 60-EUR-Grenze Für die Prüfung der 60-EUR-Grenze kommt es auf den Preis (einschließlich Umsatzsteuer) an, den der Dritte dem Arbeitgeber in Rechnung stellt. Ist der Preis der Mahlzeit in der Rechnung eines Dritten nicht beziffert, weil die Mahlzeit im Rahmen eines Gesamtpreises z. B. mit einer Fortbildungsveranstaltung berechnet wird, ist nach dem Gesamtbild der Verhältnisse im Einzelfall zu beurteilen, ob es sich um eine übliche Beköstigung i. S. d. 8 Abs. 2 Satz 8 EStG gehandelt hat, oder ob ein höherer Wert der Mahlzeit als 60 EUR anzunehmen ist. 65

66 Mahlzeiten Veranlassungs-Postulat Die für eine unmittelbar vom Arbeitgeber abgegebene Mahlzeit maßgeblichen Grundsätze gelten auch, wenn eine Mahlzeit auf Veranlassung des Arbeitgebers von einem Dritten an den Arbeitnehmer abgegeben wird. Die Gestellung einer Mahlzeit ist vom Arbeitgeber veranlasst, wenn er Tag und Ort der Mahlzeitengestellung bestimmt. Das ist insbesondere dann der Fall, wenn er die Verpflegungskosten im Hinblick auf die beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers dienst- oder arbeitsrechtlich erstattet und die Rechnung auf den Arbeitgeber ausgestellt ist (R 8.1 Abs. 8 Nr. 2 Satz 6 LStR). 66

67 Mahlzeiten Veranlassungs-Postulat Die steuerliche Erfassung einer solchen üblichen Mahlzeit als Arbeitslohn ist ausgeschlossen, wenn der Arbeitnehmer für die betreffende Auswärtstätigkeit dem Grunde nach eine Verpflegungspauschale i. S. d. 9 Abs. 4a EStG als Werbungskosten geltend machen könnte. Auf die Höhe der tatsächlich als Werbungskosten anzusetzenden Verpflegungspauschale kommt es nicht an. Ebenso ist eine mögliche Kürzung des Werbungskostenabzugs nach 9 Abs. 4a Satz 8 ff. EStG wegen der Gestellung einer Mahlzeit unerheblich. 67

68 Mahlzeiten Beispiel Der Arbeitnehmer nimmt auf Veranlassung seines Arbeitgebers an einem 2- tägigen Seminar mit Übernachtung teil. Die Hotelrechnung ist auf den Arbeitgeber ausgestellt. Der Arbeitgeber erstattet die vom Arbeitnehmer verauslagten Übernachtungskosten von 100 EUR inkl. 20 EUR für ein Frühstück. 68

69 Mahlzeiten Lösung Die Mahlzeiten sind nicht als Arbeitslohn zu erfassen, und die Verpflegungspauschale des Arbeitnehmers ist im Hinblick auf die zur Verfügung gestellten Mahlzeiten nach 9 Abs. 4a Satz 8 EStG zu kürzen. 69

70 Mahlzeiten Kürzung der Verpflegungspauschalen 9 Abs. 4a Satz 8 EStG sind die ermittelten Verpflegungspauschalen zu kürzen: 1. für Frühstück um 20 % (4,80 EUR) 2. für Mittag- und Abendessen um jeweils 40 % (9,60 EUR) der maßgebenden Verpflegungspauschale für einen vollen Kalendertag Praxis-Hinweis: Die Kürzung darf die ermittelte Verpflegungspauschale nicht übersteigen. 70

71 Mahlzeiten Wann gelten dann überhaupt noch die Sachbezugswerte? Der Ansatz einer nach 8 Abs. 2 Satz 8 EStG mit dem amtlichen Sachbezugswert bewerteten Mahlzeit als Arbeitslohn setzt voraus, dass es sich um eine übliche Mahlzeit handelt und der Arbeitnehmer keine Verpflegungspauschale beanspruchen kann. Dies liegt regelmäßig vor, wenn er nicht mehr als 8 Stunden außerhalb seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig ist oder die 3-Monatsfrist nach 9 Abs. 4a Satz 6 EStG überschritten ist. 71

72 Mahlzeiten Eigenanteil des Arbeitnehmers Zahlt der Arbeitnehmer in diesen Fällen ein Entgelt für die erhaltene Mahlzeit, mindert dieses Entgelt den steuerpflichtigen geldwerten Vorteil. Es ist nicht zu beanstanden, wenn der Arbeitgeber ein vereinbartes Entgelt für die Mahlzeit im Rahmen der Lohnabrechnung unmittelbar aus dem Nettoentgelt des Arbeitnehmers entnimmt. Übersteigt das vom Arbeitnehmer gezahlte Entgelt den maßgebenden Sachbezugswert oder entspricht es dem Sachbezugswert, verbleibt kein steuerpflichtiger geldwerter Vorteil. Der den Sachbezugswert übersteigende Betrag darf nicht als Werbungskosten abgezogen werden! 72

73 Mahlzeiten Der Großbuchstabe M 73

74 Mahlzeiten Der Großbuchstabe M Der neue 41b Abs. 1 Nr. 8 EStG schreibt ab 2014 folgendes vor: M (erst ab der Lohnsteuerbescheinigung 2014) ist einzutragen, wenn dem Arbeitnehmer anlässlich oder während einer beruflichen Auswärtstätigkeit oder im Rahmen einer beruflichen doppelten Haushaltsführung vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten eine nach 8 Absatz 2 Satz 8 EStG mit dem amtlichen Sachbezugswert zu bewertende Mahlzeit zur Verfügung gestellt wurde. 74

75 Mahlzeiten Der Großbuchstabe M Wann bekommen Arbeitnehmer Sachbezüge? Wird dem Arbeitnehmer während einer beruflichen Tätigkeit außerhalb seiner Wohnung und ersten Tätigkeitsstätte vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt, ist diese Mahlzeit mit dem amtlichen Sachbezugswert nach der Sozialversicherungsentgeltverordnung anzusetzen, wenn der Preis für die Mahlzeit 60 EUR nicht übersteigt. 75

76 Mahlzeiten Der Großbuchstabe M Anwendungsbeispiele Sachbezüge Mahlzeiten außerhalb des Betriebes, die vom Arbeitgeber veranlasst wurden. Kantinenmahlzeiten Bewirtungen im Rahmen beruflicher Auswärtstätigkeiten und doppelter Haushaltsführung Bewirtungen im Rahmen von Seminaren und Fortbildungsveranstaltungen 76

77 Mahlzeiten Der Großbuchstabe M Was passiert bei Überschreitung der 60-EUR-Grenze? Hier sieht der Gesetzgeber eine Belohnungsabsicht und damit steuerpflichtigen Arbeitslohn in voller Höhe. 77

78 Mahlzeiten Der Großbuchstabe M 78

79 Übernachtungskosten 79

80 Übernachtungskosten Muss der Arbeitnehmer aus beruflichen Gründen auswärts übernachten, sind die tatsächlichen Kosten abzugsfähig. Das gilt auch für längerfristige berufliche Tätigkeiten an derselben Tätigkeitsstätte. Neue Voraussetzung: Diese darf nicht erste Tätigkeitsstätte sein. Achtung: Nach 48 Monaten werden die tatsächlichen Kosten nur noch bis zu EUR monatlich anerkannt (entsprechend dem neuen Höchstbetrag bei der doppelten Haushaltsführung). 80

81 Übernachtungskosten Doppelte Haushaltsführung Musste bisher bei den Unterkunftskosten zur Feststellung der Angemessenheit die ortsübliche Vergleichsmiete ermittelt werden, können jetzt einfach die tatsächlichen Kosten der Unterkunft abgesetzt werden. Allerdings hat der Gesetzgeber die abziehbaren Kosten auf EUR pro Monat gedeckelt ( 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5 EStG). Dieser Betrag umfasst alle Kosten, die mit der Wohnung bzw. Unterkunft zusammenhängen: Miete, Nebenkosten, Gebühren für Stellplätze und Tiefgaragen, Aufwendungen für Sondernutzungen (z.b. Garten) usw. 81

82 Übernachtungskosten Doppelte Haushaltsführung - eigener Hausstand Der Gesetzgeber hat nun den Begriff des "eigenen Hausstands" konkretisiert. Dieser liegt nur dann vor, wenn der Arbeitnehmer am Arbeitsort eine Wohnung hat (gemietet oder gekauft). Darüber hinaus muss er sich aber auch an den Kosten der Lebensführung angemessen beteiligen ( 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5 EStG). 82

83 Übernachtungskosten Kein eigener Hausstand Fall 1 Bewohnt der Arbeitnehmer z. B. im Haushalt seiner Eltern nur ein oder zwei Zimmer, liegt keine Wohnung vor. Fall 2 Nutzt der Arbeitnehmer eine Wohnung im Haus seiner Eltern für sich alleine, zahlt aber nichts dafür, fehlt es an der angemessenen Beteiligung an den Lebensführungskosten. In beiden Fällen liegt deshalb keine doppelte Haushaltsführung vor. 83

84 Übernachtungskosten Bewertung von Mahlzeiten des Arbeitgebers 8 Abs. 2 Satz 8 und 9, 40 Abs. 2 Nr. 1a EStG Werden dem Arbeitnehmer während einer beruflichen Auswärtstätigkeit vom Arbeitgeber Mahlzeiten zur Verfügung gestellt, werden diese Mahlzeiten mit den amtlichen Sachbezugswerten bewertet. Das gleiche gilt, wenn ein Dritter auf Veranlassung des Arbeitgebers für die Mahlzeiten sorgt. Voraussetzung für die Bewertung mit den amtlichen Sachbezugswerten ist aber, dass der Preis der jeweiligen Mahlzeit nicht höher ist als 60 EUR. 84

85 Übernachtungskosten Bewertung von Mahlzeiten des Arbeitgebers 8 Abs. 2 Satz 8 und 9, 40 Abs. 2 Nr. 1a EStG Könnte der Arbeitnehmer für die Mahlzeiten die Verpflegungspauschalen nach 9 Abs. 4a EStG in Anspruch nehmen, werden keine Sachbezugswerte angesetzt und damit der geldwerte Vorteil der Mahlzeit nicht versteuert. Der Arbeitgeber kann die mit dem Sachbezugswert bewerteten Mahlzeiten aber auch (nach wie vor) vereinfacht mit 25 % pauschal versteuern. 85

86 Übernachtungskosten Bewertung von Mahlzeiten des Arbeitgebers 8 Abs. 2 Satz 8 und 9, 40 Abs. 2 Nr. 1a EStG Macht der Arbeitnehmer für Mahlzeiten, die ihm vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellt werden, die Verpflegungspauschalen geltend, werden diese gekürzt ( 9 Abs. 4a EStG): bei Frühstück um 20 % bei Mittag- und Abendessen um je 40 %. Hat der Arbeitnehmer für die Mahlzeit ein Entgelt bezahlt, mindert dieses entsprechend den Kürzungsbetrag. 86

87 Übernachtungskosten Bewertung von Mahlzeiten des Arbeitgebers 8 Abs. 2 Satz 8 und 9, 40 Abs. 2 Nr. 1a EStG Für Tätigkeiten im Ausland gelten künftig ebenfalls nur noch 2 Pauschalen, mit den entsprechenden Voraussetzungen wie bei den inländischen Pauschalen (s. o.). Der als Werbungskosten berücksichtigungsfähige Betrag (und damit auch der durch den Arbeitgeber nach Maßgabe von 3 Nr. 13 oder Nr. 16 EStG steuerfrei erstattbare Betrag) wird insoweit an die im Inland geltenden Regelungen angeglichen. Anstelle der Verpflegungspauschbeträge im Inland (s. o.) treten länderweise unterschiedliche Pauschbeträge. 87

88 Reisenebenkosten 88

89 Reisenebenkosten Zu den Reisenebenkosten gehören die tatsächlichen Aufwendungen z. B. für: Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck Ferngespräche und Schriftverkehr beruflichen Inhalts mit dem Arbeitgeber oder Geschäftspartnern Straßen- und Parkplatzbenutzung sowie Schadensbeseitigung infolge von Verkehrsunfällen, wenn die jeweils damit verbundenen Fahrtkosten als Reisekosten anzusetzen sind Verlust auf der Reise abhanden gekommener oder beschädigter Gegenstände, die der Arbeitnehmer auf der Reise verwenden musste, wenn der Verlust aufgrund einer reisespezifischen Gefährdung eingetreten ist. Berücksichtigt wird der Verlust bis zur Höhe des Wertes, der dem Gegenstand zum Zeitpunkt des Verlustes beigemessen wird. private Telefongespräche, soweit sie der beruflichen Sphäre zugeordnet werden können (BFH, Urteil v , VI R 50/10, BStBl 2013 II S. 282) 89

90 Reisenebenkosten Nicht zu den Reisenebenkosten gehören, z. B.: Kosten für die persönliche Lebensführung wie Tageszeitungen, private Telefongespräche mit Ausnahme der Gespräche i. S. d. Rz. 115 Nr. 5, Massagen, Minibar oder Pay-TV Ordnungs-, Verwarnungs- und Bußgelder, die auf einer Dienstreise verhängt werden Verlust von Geld oder Schmuck Anschaffungskosten für Bekleidung, Koffer oder andere Reiseausrüstungsgegenstände, weil sie nur mittelbar mit einer Auswärtstätigkeit zusammenhängen Essensgutscheine, z. B. in Form von Raststätten- oder Autohof-Wertbons 90

91 Online-Seminar,