PROFESSIONAL SERVICES AUS SICHT DES EINKAUFS. Eine gemeinsame Umfrage von BME und Hays

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1 PROFESSIONAL SERVICES AUS SICHT DES EINKAUFS Eine gemeinsame Umfrage von BME und Hays

2 MANAGEMENT SUMMARY Immer mehr Unternehmen setzen auf Freiberufler oder Mitarbeiter in Arbeitnehmerüberlassung, um ihre Themen, Projekte und Aufträge zu realisieren. Ob der externe Personaleinsatz strategisch geplant wird und welche Rolle der Einkauf bei der Auswahl und Steuerung der Dienstleister übernimmt, stand im Mittelpunkt einer Umfrage von BME und Hays, an der sich 136 Einkäufer beteiligten. Externe Spezialisten Einsatz ohne Strategie Der Anteil der Mitarbeiter in flexiblen Beschäftigungsverhältnissen nimmt in Deutschland seit Jahren zu. Der wachsenden Bedeutung, die diese Mitarbeitergruppe für Unternehmen hat, hinkt die strategische Planung allerdings hinterher. Immer noch erfolgen Entscheidungen mehrheitlich ad hoc und spontan. Nicht einmal jedes fünfte Unternehmen bezieht Bedarfe für externe Spezialisten in die strategische Planung ein. In diesem Zusammenhang verwundert es auch nicht, dass es in rund der Hälfte der Unternehmen keine zentrale Instanz für die Rekrutierung von externen Fachkräften gibt. Einheitliche Beschaffungsprozesse, aber unterschiedliche Akteure Acht von zehn Unternehmen, die externe Spezialisten einsetzen, haben dafür einen Beschaffungsprozess etabliert. Allerdings ist dieser nur in rund jedem dritten Unternehmen im Einkauf angesiedelt. In fast jedem vierten Unternehmen ist der Personalbereich federführend. Kosteneffizienz und Rechtssicherheit sind zentrale Themen Kosteneffizienz und Rechtssicherheit sind die wichtigsten Ziele für Unternehmen beim Einsatz von externen Spezialisten. Auch bei den Themen Auslagerung von Teilprozessen in der Beschaffung sowie Beratungsbedarf wird deutlich, dass Kosteneinsparung bzw. -reduktion im Fokus stehen. Daneben sind auch Prozessoptimierung oder Schaffung von Wettbewerb innerhalb der Lieferantenbasis interessante Ansätze. Unterstützung durch externe Anbieter oder Technologie Services von Dienstleistern für das Management externer Fachkräfte werden in Deutschland bisher erst von einer Minderheit der Unternehmen (rund 10 %) genutzt. Mehr als 80 Prozent der Unternehmen haben dies aktuell auch nicht für die Zukunft geplant. Vergleichbar sind die Ergebnisse zur technologischen Unterstützung durch Software- Lösungen für eine transparente Zentralisierung der Beschaffungs- und Verwaltungsprozesse. Insgesamt lassen die Ergebnisse der Umfrage sicherlich den Schluss zu, dass in den Unternehmen noch viel Potenzial vorhanden ist für eine nachhaltige Optimierung der Beschaffung externer Fachkräfte. 2

3 ZUSAMMENFASSUNG DER UMFRAGEERGEBNISSE Die Struktur der Befragten 42% 6% 2% 50% 27% 31% An der Umfrage beteiligten sich 136 Personen, die im Einkauf tätig sind. Befragte aus Industrieunternehmen sind dabei etwas stärker als Teilnehmer aus dem Dienstleistungssektor vertreten. Knapp ein Drittel der Befragten repräsentiert kleine und mittelständische Unternehmen bis 500 Mitarbeiter, annähernd die Hälfte Unternehmen mit mehr als Beschäftigten. 22% 20% Bereich Mitarbeiterzahl Industrie Dienstleistung Öffentlicher Dienst Keine Angabe Bis 499 Mitarbeiter 500 bis 999 Mitarbeiter bis Mitarbeiter Über Mitarbeiter Basis: n = 136 3

4 Die Struktur der Befragten FUNKTION Die Befragten sind überwiegend in leitender Position im Einkauf tätig. Fast jeder dritte berichtet an den CEO, jeder vierte an den CFO. CEO CPO 1% 3% REPORTING LINE DES CPO Head of Procurement 42% CPO auf Board-Level 10% Senior Vice President/ Vice President/Director 10% Reporting an CEO 30% Head of Category 7% Reporting an CFO 25% Category Manager 24% Reporting an COO 14% Sonstiges 9% Sonstiges 16% Keine Angaben 4% Keine Angaben 4% Basis: n = 136 4

5 Anteil externer Spezialisten in den Unternehmen und die Entscheidung dafür Anteil externer Spezialisten in den Unternehmen Entscheidung für externe Spezialisten Von den 136 Teilnehmern haben 119 angegeben, dass in ihrem Unternehmen externe Spezialisten eingesetzt werden. Bei der überwiegenden Anzahl beläuft sich der Anteil der eingesetzten externen Fachkräfte auf bis zu zehn Prozent der Gesamtbelegschaft. Obwohl die Unternehmen in den letzten Jahren den Anteil der flexiblen Arbeitsverhältnisse ausgeweitet haben, werden sie überwiegend nicht bei der strategischen Personalplanung berücksichtigt. Vielmehr erfolgt der Einsatz flexibler Arbeitskräfte hauptsächlich ad hoc, bspw. um Auftragsspitzen abzudecken. 77% 10% 8% 6% 73% 18% 9% Bis 10% 11 20% Größer als 20% Weiß nicht/ keine Angabe Entscheidung erfolgt ad hoc Entscheidung erfolgt eher strategisch Sonstige Basis: n = 119 (Teilgruppe, externe Fachkräfte werden eingesetzt) 5

6 Art des Beschaffungsprozesses für externe Personalressourcen 19% 20% 27% 34% 42% 16% 7% 35% Acht von zehn Unternehmen geben an, einen Prozess für die Beschaffung externer Ressourcen installiert zu haben; in nur ca. jedem dritten Unternehmen wird dieser Prozess über den Einkauf gesteuert. Die Mehrheit der Unternehmen, die sich an der Umfrage beteiligten, verfügt über eine zentrale Einheit, die sich um die Personalbeschaffung kümmert. Es zeigt sich, dass Unternehmen dabei (teilweise) zwischen Festangestellten und externem Personal differenzieren. Gibt es einen einheitlichen und zentralen Beschaffungsprozess und wo ist dieser angesiedelt? Ja, im Einkauf Ja, im Personalbereich Ja, sonstiger Bereich Nein Gibt es eine zentrale Einheit, die sich um die Beschaffung von Personal kümmert? Ja, für die Rekrutierung zur Festanstellung Ja, für die Rekrutierung von externen Ressourcen Ja, für Festanstellung und externe Ressourcen Nein Basis: n = 119 (Teilgruppe, externe Fachkräfte werden eingesetzt) 6

7 Management externer Ressourcen Ist es geplant, das Management Ihrer externen Ressourcen zentral durch einen Dienstleister verwalten zu lassen? Ist die Einführung einer Software zur Zentralisierung Ihrer Beschaffungs- und Verwaltungsprozesse von externem Personal geplant? 94% Die Nutzung professioneller Dienstleistungen wie Managed Service Providing oder moderner Technologien, um Beschaffungs- und Verwaltungsprozesse von externem Personal zu zentralisieren, ist in Deutschland, so die Umfrageergebnisse, bisher nur in rund jedem zehnten Unternehmen umgesetzt. 83% 80% 76% 9% 8% 8% 12% 3% 13% 3% 11% Ja, innerhalb von 12 Monaten Nein, keine Planung Managed Service Provider vorhanden Ja, innerhalb von 24 Monaten Nein, keine Planung Vendor-Management- System im Einsatz Bis 499 Mitarbeiter 500 Mitarbeiter und mehr Basis: n = 119 7

8 Bekanntheit der Anzahl der Lieferanten, von denen externe Ressourcen bezogen werden NEIN JA NEIN JA Für ca. ein Drittel der befragten Einkäufer ist die Anzahl der Lieferanten, über die externe Ressourcen bezogen werden, nicht transparent bzw. unbekannt. 36% 34% 64% 66% Unternehmen bis 499 Mitarbeiter 500 Mitarbeiter und mehr Basis: n = 119 8

9 von Themen im Zusammenhang mit der Beschaffung und dem Einsatz externer Spezialisten Höchste Zweite Dritte Geringste Im Zusammenhang mit der Beschaffung und dem Einsatz externer Spezialisten haben die Themen Kosteneffizienz und Rechtssicherheit die höchste Bedeutung. Interessanterweise spielt die Transparenz für zwei Drittel der Befragten in diesem Kontext nur eine untergeordnete Rolle. Kosteneffizienz 41 % 34 % 18 % 8 % Rechtssicherheit 43 % 31 % 14 % 12 % Prozessoptimierung 31 % 29 % 19 % 21 % Transparenz 14 % 20 % 32 % 34 % Basis: n = 119 (Teilgruppe, externe Fachkräfte werden eingesetzt) 9

10 Interesse an einer externen Beratung zu den verschiedenen Themen Höchste Zweite Dritte Geringste Insbesondere die angegebene von Kosten bzw. Einsparmöglichkeiten spiegelt sich auch im Interesse an entsprechender externer Beratung wider. Überraschend ist, dass dabei die Optimierung der Lieferantenstruktur, wie auch vorher die Transparenz, für die Unternehmen von geringerem Interesse ist. Prozessberatung/ 24 % 24 % 23 % 16 % -automatisierung Rechtssicherheit 24 % 28 % 13 % 18 % Optimierung der 15 % 30 % 23 % 18 % Lieferantenstruktur Einsparmöglichkeiten 37 % 21 % 18 % 13 % Ohne Beachtung dieser Punkte sind u. a. Kosteneffizienz und Rechtssicherheit allerdings nur bedingt umsetzbar. Fehlende Angabe zu 100 %: weiß nicht/keine Angabe Basis: n =

11 Interesse an Themen bei der Auslagerung von Teilprozessen in der Beschaffung Kostenreduktion Wettbewerbsschaffung innerhalb der Lieferantenbasis Wenn Unternehmen an die Auslagerung von Teilprozessen im Rahmen der Beschaffung denken, ist das zentrale Motiv auch hier die Reduzierung von Kosten. Erst danach folgen mit Abstand Themen wie Volumenbündelung oder die Schaffung von Wettbewerb innerhalb der Lieferantenbasis. Letztgenannte Punkte führen allerdings erst neben anderen Hebeln zur Kostenreduktion. Volumenbündelung Neutralität Kostenneutralität Basis: n =

12 Nutzung und Interesse an verschiedenen Modellen zum Management von Personalressourcen Eine wichtige Feststellung ist, dass nur bei einer Minderheit der Unternehmen bisher Modelle aus dem Bereich Managed Service Providing eingesetzt werden. Neutral Vendor Wird schon eingesetzt 6 % Wäre interessant 21 % Kenne ich, aber kein Interesse 19 % Kenne ich nicht 50 % Im Zusammenhang mit den vorherigen Ergebnissen betrachtet zeigt sich, dass bei der Mehrheit deutscher Unternehmen große Potenziale in der Beschaffung externer Personalressourcen noch nicht gehoben wurden. Master Vendor 16 % 21 % 23 % 37 % Broker/ Contractor Management Organisation 13 % 15 % 27% 43 % Payrolling 15 % 14 % 24 % 44 % Fehlende Angabe zu 100 %: weiß nicht/keine Angabe Basis: n =

13 AUTOREN UND IMPRESSUM Autoren Impressum Marcel Suchy, Hays Kathrin Möckel, Hays Herausgeber: Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e. V. (BME) Bolongarostr Frankfurt am Main Hays AG Frank Schabel Willy-Brandt-Platz Mannheim Gestaltung: Fotos: Simon Wolf, Hays Hays 13

14 Hays Willy-Brandt-Platz Mannheim T: F: info@hays.de Unsere Niederlassungen finden Sie unter Copyright Hays plc, HAYS, die H-Symbole für das Unternehmen und die jeweilige Branche, Recruiting Experts Worldwide, das Logo Hays Recruiting Experts Worldwide und Powering the World of Work sind eingetragene Markenzeichen der Hays plc. Die H-Symbole für das Unternehmen und die jeweilige Branche sind Originaldesigns, die in vielen Ländern geschützt sind. Alle Rechte vorbehalten.