Büro Plus NexT / ERP-complete. Cobra - Anbindung

Transkript

1 Büro Plus NexT / ERP-complete Cobra - Anbindung

2 Inhalt Einrichtung 1 Notwendige Einstellungen innerhalb von cobra 1 Notwendige Einstellungen innerhalb von Büro Plus NexT / ERP-complete 2 Erstellen und Einrichten der Schnittstelle zwischen Büro Plus NexT / ERP-complete und cobra sowie Datenübergabe von Büro Plus NexT / ERP-complete an cobra 4 Datenübernahme von Cobra in Büro Plus NexT / ERP-complete 8 Toolbar 9 Toolbar microtech Workalot 9 Zusatzfunktionen 9 Tabellenansichten 10 Auswertungen 11 Copyright 13 Stand: ii

3 Einrichtung Einstellungen innerhalb des Microsoft SQL Servers Um die erfolgreiche Datenübernahme zwischen cobra und Büro Plus NexT bzw. ERP-complete zu gewährleisten, sind im Bereich der Microsoft SQL Server Konfiguration die korrekten Einstellungen zu hinterlegen und entsprechend zu aktivieren. (Nähere Informationen der einzelnen Funktionen entnehmen Sie bitte der Beschreibung innerhalb von Microsoft SQL Server.) Verbindung zwischen cobra und Büro Plus NexT / ERP-complete Für die Erstellung einer Verbindung zwischen cobra und Büro Plus NexT / ERP-complete sollten folgende Mindestvoraussetzungen erfüllt werden: 1. Installation einer cobra-programmversion 14 R1 - Build: Installation einer aktuellen Version von Büro Plus Next / ERP-complete - Versionsstand mind: Die Installationsroutine von Büro Plus NexT / ERP-complete muss als "Arbeitsplatz inklusive Datenserver" durchgeführt werden. Zum Testen der Verbindung kann diese Version mit einem vorläufigen Aktivierungsschlüssel eingerichtet werden. 4. Installation ausführen, welche zum Download auf unserer Webseite zur Verfügung steht ( 5. Die Schnittstelle unterstützt nur microtech Software Versionen mit Datenbank Version 2 (DBv2). 6. Benutzerlizenzierung innerhalb von microtech Software Versionen: Es wird eine Benutzerlizenz pro Arbeitsplatz gezählt. Sofern auf dem Aktuellen Arbeitsplatz eine microtech Version (Büro Plus NexT oder ERP-complete) und eine cobra Version gestartet sind und die Schnittstelle genutzt wird. Es wird eine Benutzerlizenz pro Arbeitsplatz gezählt Sofern auf dem aktuellen Arbeitsplatz nur eine cobra Version gestartet ist und die Schnittstelle (zu Büro Plus NexT oder ERP-complete) genutzt wird. Notwendige Einstellungen innerhalb von cobra Damit die Daten von Büro Plus NexT / ERP-complete mit den dazugehörigen Anschriften und Ansprechpartnern korrekt übernommen werden können, benötigen Sie in cobra ein neues Zuordnungsfeld. Die Anlage dieses Feldes erfolgt in cobra über den Menüpunkt DATEI - EINSTELLUNGEN. Im Fenster "Dateieinstellungen" steht das Register "Adressfelder" zur Verfügung. Stand:

4 Über die Schaltfläche "Neues Feld" kann ein Zuordnungsfeld mit den entsprechenden Daten eingefügt werden. Die Eingaben müssen mit OK bestätigt werden. Notwendige Einstellungen innerhalb von Büro Plus NexT / ERP-complete Damit ein Datenabgleich zwischen Büro Plus NexT / ERP-complete und cobra erfolgreich durchgeführt werden kann, ist folgende Einstellung im Datenbank Manager erforderlich: Über Menü DATEI - DB-MANAGER - Datenbank Adressen auswählen - Schaltfläche: BEARBEITEN - STRUKTUR ÄNDERN - Register: EINSTELLUNG - muss das Kennzeichen "Unterstützung für Suche und Sortierung nach 'Letzte Datensatzänderung'" aktiviert werden. Stand:

5 Beachten Sie: Diese Einstellungen sind auch notwendig, wenn bereits eine Verbindung zwischen Büro Plus NexT / ERP-complete und cobra hergestellt und ein Adressabgleich stattgefunden hat. Stand:

6 Erstellen und Einrichten der Schnittstelle zwischen Büro Plus NexT / ERP-complete und cobra sowie Datenübergabe von Büro Plus NexT / ERP-complete an cobra Für die Herstellung einer Verbindung steht folgende Einrichtungsvariante zur Verfügung. Im Programm cobra gehen Sie über das Menü EXTRAS WARENWIRTSCHAFT EINRICHTEN Im anschließenden Fenster können Sie den entsprechenden Anbieter (microtech) zur Anbindung auswählen: Mit einem Klick auf die Schaltfläche Einrichten wird Ihnen eine Meldung bezüglich des ersten Zugriffs auf Büro Plus Next / ERP-complete angezeigt. Stand:

7 Nach Bestätigung dieser Meldung wird ein Eintrag für den ersten Zugriffszeitpunkt festgeschrieben. Hierbei wird in Büro Plus NexT /ERP-complete im Fenster Aktivierungen der COM-Zugriff mit einem Datum hinterlegt. (Für diese Aktivierung können Sie später im Aktivierungsfenster von Büro Plus NexT / ERP-complete über die Schaltfläche Beantragen einen endgültigen Schlüssel anfordern.) Nach Betätigen der OK Schaltfläche öffnet sich das Fenster "ERP-System konfigurieren". Im Feld ERP-Firma wählen Sie den entsprechenden Mandanten aus. Die Mandanten-Auswahl von Büro Plus NexT / ERP-complete erreichen Sie über die Schaltfläche Im Feld Kundennummer ist standardmäßig die Einstellung "FakturNr" ausgewählt. Diese Einstellung ändern Sie bitte auf das von Ihnen erstellte Feld "microtechid". Bestätigen Sie Ihre Angaben und Einstellungen über die Schaltfläche "an ERP-Firma anmelden". Nach erfolgreicher Verbindung mit dem Büro Plus NexT Server werden die Schaltflächen Feldauswahl und Adressübernahme aktiviert. Stand:

8 Im Bereich Feldauswahl werden die Felder zum Abgleichen zwischen Büro Plus NexT / ERP-complete und der Cobra-Anbindung angezeigt. Einige Felder werden automatisch erkannt, andere können manuell eingestellt werden. Zusätzlich steht Ihnen die Schaltfläche "Vorschlag" zur Verfügung. Darüber können Sie sich die vom System erkannten Feld-Übereinstimmungen anzeigen lassen. Im Bereich ADRESSENÜBERNAHME werden die Einstellungen vorgenommen, wie die Übernahme der Adressen erfolgen soll. Standardmäßig ist hier die Einstellung "Alle Adressen aktualisieren" ausgewählt. Der Eintrag im Feld "Stichwort für neue Adressen" wird in der History des neuen Adressdatensatzes gespeichert. Als Vorschlag erhalten Sie "ERP-Import.mit dem aktuellen Datum". Wird diese Einstellung beibehalten, kann zu einem späteren Zeitpunkt festgestellt werden, wann der letzte Adressabgleich Stand:

9 durchgeführt wurde. Darüberhinaus steht hier die Auswahl von Adressarten zur Verfügung. Sie können die entsprechende Kundenart (Status) aus Büro Plus NexT / ERP-complete wählen, die übernommen bzw. abgeglichen werden soll. Über die Schaltfläche können Sie "erweiterte Abgleichungskennzeichen" setzen. Nehmen Sie bitte entsprechende Änderungen vor. Wurden alle Einstellungen vorgenommen, führen Sie die Adressenübernahme über die Schaltfläche durch. Nach erfolgreicher Übernahme erhalten Sie eine entsprechende Meldung. Schließen Sie die Datenübernahme ab, indem Sie im Fenster "ERP-System konfigurieren" die Schaltfläche OK betätigen. Die Daten wurden nun erfolgreich an die cobra-anbindung übergeben. Bei der Ersteinrichtung öffnet sich abschließend ein Fenster, in welchem Sie die Bezeichnung für das neue Register (=Reiter) eingeben. Die Bezeichnung kann frei gewählt werden. Stand:

10 Datenübernahme von Cobra in Büro Plus NexT / ERP-complete Sie befinden sich im Register Adressen. Wählen Sie die gewünschten Adressen manuell aus oder wählen Sie im Menü RECHERCHE die Funktion RECHERCHIEREN. Alle ausgewählten Adressen werden in der Schriftfarbe Blau dargestellt. In der Toolbar steht Ihnen die Funktion "Gesamte Recherche in Büro Plus NexT / ERP-complete aufnehmen" zur Verfügung. Die zuvor ausgewählten Adressdatensätze werden - nach einer Abfrage und Bestätigung über die Schaltfläche "JA" - an Büro Plus NexT / ERP-complete übergeben. Nach erfolgreicher Übernahme erhalten Sie eine entsprechende Meldung. Schließen Sie die Datenübernahme mit OK ab. Die Daten wurden nun erfolgreich an Büro Plus NexT /ERP-complete übergeben. Stand:

11 Toolbar Toolbar microtech Workalot Die microtech Workalot Toolbar enthält folgende Funktionen: "Öffnet eine Büro Plus NexT- /ERP-complete-Instanz" Es wird eine Verbindung zwischen der Cobra-Anbindung und Büro Plus NexT /ERP-complete hergestellt. "Zeigt die Adresse in Büro Plus NexT /ERP-complete an" Der Adressdatensatz wird in Büro Plus NexT / ERP-complete aufgerufen und im Einsehmodus angezeigt. "Adresse in Büro Plus NexT / ERP-complete aufnehmen" Die ausgewählte Adresse wird in Büro Plus NexT / ERP-complete eingefügt. Es wird dabei die nächste freie Kundennummer vergeben. "Gesamte Recherche in Büro Plus NexT / ERP-complete aufnehmen" Alle ausgewählten Adressdatensätze werden an Büro Plus NexT / ERP-complete übergeben. "Erfasst einen Vorgang zur Adresse" Es wird die Vorgangserfassung in Büro Plus NexT / ERP-complete geöffnet. "Kunden in Büro Plus NexT / ERP-complete recherchieren" In Büro Plus NexT / ERP-complete wird das Fenster "History Datensatz suchen" geöffnet. Die übernommen Daten werden in der Cobra Anbindung angezeigt. Möchten Sie die Auswahl aufheben, wählen Sie unter dem Menüpunkt Recherche die Funktion "Aufheben...". Bestätigen Sie die anschließende Meldung mit Ja Die Funktionen der microtech Toolbar Workalot finden Sie auch unter dem Menüpunkt Extras. Zusatzfunktionen Bei der Einrichtung wurde ein neues Register angelegt. Auf diesem stehen Ihnen zusätzliche Schaltflächen zur Verfügung. "Aktualisieren" Der Inhalt der angezeigten Felder wird aktualisiert. "Exportieren" Die aktuelle Ansicht kann in verschiedenen Dateiformaten abgespeichert werden (xls, pdf, rtf, htm, txt). "Ansicht wieder herstellen" Die Ansicht wird aus dem Standard Layout geladen. "Drucken" Die aktuelle Ansicht wird auf dem Drucker ausgegeben. Stand:

12 Tabellenansichten Auf dem neu angelegten Register können Tabellenansichten eingerichtet werden. Öffnen Sie im Bereich der Tabellenüberschriften das Kontext-Menü (rechte Maustaste innerhalb der Tabellenüberschriften). Folgende Einträge stehen zur Verfügung: Aufsteigend sortieren Absteigend sortieren Sortierung entfernen nach dieser Spalte gruppieren Gruppierfeld Spaltenauswahl optimale Spaltenbreite Filter entfernen Filter bearbeiten automatische Breite (alle Spalten) Gruppierfeld: Sie können in das erstellte Feld per Drag & Drop ein Feld Ihrer Wahl einfügen, bzw. die vorher eingestellte Gruppierung herausnehmen. nach dieser Gruppe sortieren: Wurde eine Spalte selektiert, kann nach dieser gruppiert werden. In diesem Fall erscheint die Tabellenspalte als Überschrift der Gruppierung. Spaltenauswahl: Es öffnet sich ein weiteres Fenster, welches Ihnen Datenfelder anzeigt, die Sie noch einfügen können. Stand:

13 Auswertungen Es steht eine neue Schaltfläche für Büro Plus NexT /ERP-complete zur Verfügung. Bei der Einrichtung wurde ein neues Register angelegt. In diesem Register werden die übermittelten Daten von Büro Plus NexT / ERP-complete angezeigt, welche in folgende Bereiche untergliedert sind: Kunde Auswertungen Vergleich Recherche Vgl. Recherche In den Bereichen Kunde, Auswertungen und Vergleich erhalten Sie Informationen zu einem ausgewählten Adressdatensatz. In den Bereichen Recherche und Vgl.Recherche erhalten Sie Informationen zu allen in der jeweiligen Recherche vorhandenen Datensätze. Kunde Es werden Auswertungen für den ausgewählten Adressdatensatz für folgende Punkte angezeigt: Projekte offene Angebote und offene Rechnungen alle Vorgänge (Übersicht und Archiv) Service-Verträge Offene Posten Umsätze Mengen Adressumsatz Auswertungen Der Adress-Umsatz wird in graphischer Form dargestellt. Folgende Unterteilung steht zur Verfügung: Umsatzdiagramm: zeigt den erzielten Umsatz des Adressdatensatzes an Warengruppenumsatz: stellt den Umsatz in den einzelnen Warengruppen dar Quartal-Umsatz: zeigt den erzielten Quartalsumsatz mit Roherlös an Vergleich Es können zwei unterschiedliche Zeiträume gegenübergestellt werden. Der "Vergleich des Artikelumsatzes" enthält folgende Informationen (in tabellarischer Form): Artikelnummer und Artikelbezeichnung Zeitraum Umsatz und Roherlös Vergleichszeitraum Umsatz im Vergleichszeitraum Umsatzveränderung in % Roherlös im Vergleich Stand:

14 Roherlösveränderung in % Der "Vergleich Umsatz Menge" enthält folgende Informationen (in tabellarischer Form): Artikelnummer und Artikelbezeichnung Umsatz Umsatz im Vergleich Menge Menge im Vergleich Mengenveränderung in % Recherche Es stehen die Bereiche Projekte, offene Angebote, offene Rechnungen, alle Vorgänge (Übersicht und Archiv), Service-Verträge, Offene Posten, Umsätze/Mengen und Adressumsatz zur Verfügung. Projekte Es werden die Projekte zu allen Adressdatensätzen der Recherche angezeigt. Vorgänge Die Vorgänge aus Büro Plus NexT / ERP-complete werden gegliedert nach Adresse und Vorgangsart dargestellt. Dabei erfolgt eine zusätzliche Unterteilung in Vorgänge aus der Übersicht Vorgänge aus dem Bereich der History bereits gebuchte Vorgänge Service-Verträge Sie erhalten eine Auflistung der angelegten Serviceverträge nach Adressdatensätzen sortiert. Offene Posten Die Offenen Posten werden nach Adressdatensätzen sortiert aufgelistet. Umsätze, Mengen Es werden die Gesamtumsätze und Gesamtmengen der Artikel kumuliert aufgelistet (sortiert nach Adressdatensätzen) Adressumsatz Enthält die Umsätze aller Adressdatensätze (der Recherche) für den angegebenen Zeitraum. Vgl.Recherche Die Vgl. Recherche zeigt Ihnen den Artikelumsatz bzw. die Umsatz Menge für alle Adressdatensätze der Recherche. Dabei können sowohl der Zeitraum als auch der Vergleichszeitraum gewählt werden. Stand:

15 Copyright Alle Teile der Dokumentation sowie der Software unterliegen dem Urheberrecht (Copyright). Alle Rechte sind geschützt. Jegliche Vervielfältigung oder Verbreitung, ganz oder teilweise, ist verboten. Kein Teil der Dokumentation und Software darf kopiert, fototechnisch übertragen, reproduziert, übersetzt, auf einem anderen elektronischen Medium gespeichert oder in maschinell lesbare Form gebracht werden. Hierzu ist in jedem Fall die ausdrückliche Zustimmung der microtech GmbH einzuholen. Weder die Autoren noch der Vertrieb übernehmen eine Haftung für evtl. vorhandene Programm- oder Dokumentationsfehler und deren Folgen. Für entsprechende Hinweise sind wir jedoch dankbar. Copyright : microtech GmbH, Riegelgrube 5a, D Bad Kreuznach Stand: