Checklisten für die SEPA-Umstellung im Unternehmen

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1 Checklisten für die SEPA-Umstellung im Unternehmen 1. Organisatorische Maßnahmen o Bennen Sie einen oder mehrere SEPA-Verantwortliche/Ansprechpartner o Zeit- und Umsetzungsplan entwickeln o Entscheidung, ob Umstellung zu einem festen Termin oder sukzessiv erfolgen soll o Analysieren Sie Ihre Zahlungsströme und die Struktur Ihres heutigen Zahlungsverkehrs, um mögliche Auswirkungen von SEPA auf Ihr Unternehmen genauer einschätzen zu können Welche Arten von Zahlungsverkehrsaufträgen werden erstellt? - Überweisungen - Lastschriften - Auslandszahlungen Wie werden die Aufträge erteilt? - Beleghaft (Hinweis: bei Lastschriften zukünftig nicht mehr möglich) - Beleglos als Datenträgeraustausch per Diskette (Hinweis: zukünftig nicht mehr möglich) - Beleglos per Online-Banking - Abwicklung über Service-Rechenzentren (z.b. Datev) o Geschäftskorrespondenz mit IBAN und BIC versehen o Schriftverkehr o Rechnungen o Mahnungen o Homepage 2. Technische Maßnahmen o Prüfung, ob die im Einsatz befindliche Software SEPA-fähig ist o Zahlungsverkehrssoftware (Hinweis: SFirm 2.5 und StarMoney 9.0 sind bereits SEPA-fähig) 1

2 o Finanzbuchhaltung - Unterstützt die Zahlungsverkehrs-Schnittstelle das SEPA-Datenformat XML? - Bei der Nutzung von Lastschrift-Einzugsverfahren: Unterstützt die Finanzbuchhaltung die Verwaltung von Lastschrift-Mandaten und die Gläubiger-ID? o ERP-Systeme (Enterprise Ressource Planning) o Vorhandene Software mit den neuen Anforderungen abgleichen o Kontakt mit externen Software-Anbietern aufnehmen o Umsetzungsplanung erstellen o Ergänzung der vorhandenen Geschäfts- und Kundendaten (Kontonummer und Bankleitzahl) um IBAN und BIC o Einsatz von Umstellungstools (z.b. SEPA Account Converter) o Nichtkonvertierbare Daten: IBAN und BIC von Geschäftspartnern und Kunden erfragen bzw. ermitteln 3. Überweisungen o Prüfen Sie die Arbeitsabläufe und entscheiden Sie, ob die Überweisung durch Purpose-Codes gekennzeichnet werden sollen. Beispiel: Statt den Textschlüssel 53 für Löhne & Gehälter verwenden Sie künftig den 4-stelligen Alpha-Code SALA für Löhne & Gehälter. o Mit der SEPA-Überweisung kann ein Verwendungszweck von max. 4 Zeilen á 35 Zeichen übermittelt werden o Begrenzen Sie den Verwendungszweck auf max. 140 Zeichen o Entscheiden Sie, ob ein strukturierter Verwendungszweck genutzt werden soll 2

3 4. Lastschriften Dieser Abschnitt ist nur relevant, wenn Sie von Ihren Kunden fällige Zahlungen per Lastschrift einziehen Organisatorische Vorarbeiten o Beantragen Sie eine Gläubiger-Identifikationsnummer bei der Deutschen Bundesbank o Hinterlegen Sie die Gläubiger-Identifikationsnummer in den Stammdaten o Abschluss neuer Inkassovereinbarungen für SEPA-Lastschriftverfahren mit 4.2. Mandatsverwaltung o Festlegung der Mandatsreferenznummern Die Mandatsreferenz muss einem Zahlungspflichtigen eindeutig zugeordnet sein (max. 35 Stellen) Empfehlung: Kundennummer, Mitgliedsnummer, Kassenzeichen, etc. o Organisation der Prozesse zur Einholung der Mandate und Integration der Formulare. Mustervordrucke sind auf der Internetseite der Deutschen Kreditwirtschaft erhältlich allen kontoführenden Banken o Überprüfung der Abläufe für Lastschrifteinzüge und Zuordnung zu SEPA- Basis-Lastschrift (CORE) bzw. SEPA-Firmen-Lastschrift (B2B) o Umwidmung von bestehenden Einzugsermächtigungen Für bereits erteilte Einzugsermächtigungen haben die Banken vereinbart, dass diese vom Zahlungsempfänger als Lastschriftmandate für SEPA-Basis- 3

4 Lastschrift weiter verwendet werden können. Der Zahlungsempfänger muss ausschließlich über die Umstellung informiert werden. o Zeitpunkt der Mitteilung der Gläubiger-Identifikationsnummer und der Mandatsreferenznummer an den Zahlungspflichtigen festlegen (mind. 14 Tage vor erstem Einzug) o Bei Kombimandaten: Zeitpunkt der Mitteilung des Umstellungstermins auf SEPA-Lastschriften festlegen (mind. 14 Tage vor erstem Einzug) o Werten Sie alle bereits erteilten Abbuchungsaufträge aus. Die Umwidmung von bestehenden Abbuchungsaufträgen in SEPA-Lastschriftmandate ist nicht möglich. Die Einholung neuer Mandate ist zwingend erforderlich! o Prüfung bestehender Abbuchungsaufträge und Klärung des zukünftig verwendeten Lastschriftverfahrens Zahlungspflichtiger = Verbraucher 1 (Einholung eines SEPA-Basislastschrift-Mandats) Zahlungspflichtiger = Nichtverbraucher (Wahl zwischen SEPA-Basislastschrift- oder SEPA-Firmenlastschrift- Mandat) 4.3. Vorabankündigung (Pre-Notification) Vor dem ersten Lastschrifteinzug mittels SEPA-Lastschriften müssen Sie den Zahlungspflichtigen schriftlich per Vorabankündigung über den geplanten Einzug informieren. o Pflichtbestandteile einer Vorabankündigung sind Gläubiger-ID, Mandatsreferenz, Fälligkeit, Belastungsdatum, Betrag o Vorabankündigung: mindestens 14 Tage vor dem ersten Einzug Ggf. können Sie die Informationspflichten durch einen Hinweis auf Ihrer Rechnung erfüllen 1 Als Verbraucher oder Konsument werden natürliche Personen bezeichnet, die Waren und Dienstleistungen zur eigenen privaten Bedürfnisbefriedigung erwerben. (Quelle: Brockhaus Enzyklopädie). 4

5 Eine Verkürzung der Frist ist durch eine Vereinbarung mit dem Zahlungspflichtigen möglich. Dafür muss gewährleistet sein, dass der Zahlungspflichtige vor der Belastung Zugang zur Vorabinformation hat Vor dem ersten Lastschrifteinzug o Rechtzeitige Übermittlung der Vorabankündigung an die Zahlungspflichtigen. o Vorlagefristen beachten und dementsprechend die Prozesse im Betrieb anpassen (Die Fristen können bei den Banken unterschiedlich sein.) Vorlagefristen bei der Bremer Landesbank: SEPA-Basis-Lastschrift: Ersteinreichung = 6 Bankarbeitstage Folge-/letztmalige Einreichung = 3 Bankarbeitstage SEPA-Basis-Lastschrift mit kürzerer Einreichungsfrist (voraussichtlich ab Ende November 2013) Erst-, Folge- und letztmalige Einreichung = 2 Bankarbeitstage SEPA-Firmen-Lastschrift: Erst-, Folge- und letztmalige Einreichung = 2 Bankarbeitstage o SEPA-Firmen-Lastschrift: Hinweis an den Zahlungspflichtigen, dass er gegenüber seiner Bank vor Einlösung der ersten Lastschrift die Erteilung des Mandats schriftlich bestätigen muss (z.b. Kopie des Mandats) 4.5. Sonstiges o Anpassung der Prozesse zur Bearbeitung von Rücklastschriften o Zuordnung zur Originaltransaktion (End-to-End-Identification) o Auswertung und Kategorisierung der Rückgabe-Codes (ISO Reason Codes bei Nutzung XML-camt oder Textschlüssel-Ergänzung im MT940/DTI) Rückgabefristen bei der SEPA-Basis-Lastschrift Rückgabe von Lastschriften durch den Zahlungspflichtigen bis 5

6 - Buchungstag + 8 Wochen ohne Prüfung der Begründung - Buchungstag + 13 Monate nur wenn kein Mandat vorliegt Bei der SEPA-Firmen-Lastschrift ist ein Rückerstattungsanspruch ausgeschlossen. o Prüfung: Verfall des Mandates nach 36 Monaten seit dem letzten Einzug o Prüfung der Prozesse zur Archivierung der Unterlagen Archivierungspflicht: bis 14 Monate nach der letzten Nutzung 6

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