Communications Exchange Portal!

Transkript

1 Communications Exchange Portal! Ein komplettes Software- und Dienstleistungspaket für die Integration Ihres massgeschneiderten Kommunikationsportals.

2 Communications Exchange Portal Das massgeschneiderte Kommunikationsportal für Ihr Unternehmen. Die SiteForce Communications Exchange Portal Lösung bietet ein bewährtes und effizientes Instrument für die Produktionsunterstützung von Kommunikationsmitteln und eine Plattform für die effiziente Kommunikation zwischen allen in der Kommunikationskette beteiligten Unternehmensbereichen über das Intranet und Extranet. Das webbasierte System optimiert und steuert als multilinguales Portal die Unternehmenskommunikation und wird massgeschneidert auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten. Abbildung: Personalisierte Homepage Communications Exchange Portal - personalisierte Homepage. Nach dem Login in das Communications Exchange Portal wird der Benutzer vom System erkannt und erhält entsprechend seiner Benutzergruppe und Funktion im Unternehmen personalisierte Informationen und Aussagen des Unternehmens z.b. Presseinformationen in seiner Landessprache auf der Homepage dargestellt. Die Homepage wird als zentrale Plattform für die Kommunikation von Neuigkeiten, Presseinformationen, Presse-Clippings, Entscheidungen und Ergebnissen verwendet. Zusätzlich können durch die Integration der SiteForce Business Intelligence Module aktuelle Unternehmenskennzahlen und Trendentwicklungen sowie die Fortschrittskontrolle von beliebigen Geschäftsprozessen gezielt an die jeweiligen Zielgruppen innerhalb des Unternehmens kommuniziert werden.

3 Media Asset und Dokumenten Management Eine gemeinsame Media Asset und Dokumenten-Plattform im Unternehmen. Das zentrale Media Asset und Dokumenten Management mit integrierter Archiv Datenbank ermöglicht das intuitive Auffinden und die Verwaltung von Assets wie Bildern, Videos, 3D Daten sowie beliebigen Dokumenten z.b. MS Word, MS Excel, MS Powerpoint, QuarkXPress, PDF, InDesign, Photoshop mit Versionskontrolle und Freigabestatus. Die zentrale Versionskontrolle mit Historiefunktion ermöglicht die Auflistung aller Änderungen und Bearbeitungszustände eines Assets oder Dokumentes. Bei der Definition der Metadaten eines Dokumentes oder eines Assets wird der Unternehmensbereich, Einsatzzweck, Benutzergruppen, Verantwortlicher Mitarbeiter, Landessprache, Format sowie ein Gültigkeitszeitraum mit Start-Datum und End-Datum zugewiesen. Somit wird genau gesteuert wer das Dokument oder Media Asset verwenden darf und in welchem Zeitraum das Medienobjekt im Portal sichtbar und auffindbar sein wird. Abbildung: Smart Browser - hierarchische Dokumenten und Media Asset Verwaltung Die hierarchische Media Asset und Dokumenten Verwaltung. Das Portal System erkennt anhand der Benutzergruppe und Benutzerrolle des Anwenders, welche Dokumente bzw. Assets gelesen oder bearbeitet werden dürfen. Somit kann gewährleistet werden, daß der Anwender z.b. Außendienstmitarbeiter nur Dokumente auffinden und sehen kann, die für den Außendienst publiziert und freigeschaltet worden sind. Durch die integrierte Kommunikationsplattform kann der für das Dokument jeweils verantwortliche Mitarbeiter einfach und zielgerichtet kontaktiert werden bzw. Aktionen oder Aufgaben an den Mitarbeiter delegiert werden.

4 Content Management und Publishing System Content Management vollständig über Web-Browser. Die Communications Exchange Portal Lösung integriert ein mehrsprachiges Content Management System mit Publishing Funktionen für die massgeschneiderte Produktion von Kommunikationsmitteln. Das Content Management System verknüpft Textmodule z.b. Produkttexte mit den Medienelementen aus dem Media Asset Management Bereich z.b. Produktbilder zu einzelnen Seiten. Somit können effizent mehrsprachige Broschüren oder Produktpublikationen produziert werden. Mit dem auf Ihr Unternehmen zugeschnittenen Workflow und Publishing System können unterschiedlichste Produktionsumgebungen z.b. QuarkXpress, InDesign, Macromedia Director, DreamWeaver mit Hilfe von XML-Schnittstellen angebunden werden. Abbildung: Multilinguales Content Management und Publishing System. Das integrierte Version Management und Archiv-System Mit Hilfe des integrierten Version Management Systems und des automatischen Archiv-Systems sind alle Content-Änderungen nachvollziehbar und auch wieder alte Versionen aus dem Archiv aufrufbar. Die zentrale Versionskontrolle mit Übersichtsfunktion ermöglicht die Auflistung aller Änderungen innerhalb einer Content-Seite. Für das Publizieren von Content bildet das System auch den Workflow zwischen Redakteuren und Herausgebern ab. Somit muß Content vor der Veröffentlichung vom verantwortlichen Herausgeber abgenommen und zur Publikation freigeschaltet werden.

5 Zentrales Dokumenten-Leitsystem Publikationsplattform für verbindliche Dokumente. Das Dokumenten-Leitsystem fungiert als hierarchische Publikationsplattform für verbindliche Dokumente im Unternehmen und bildet massgeschneidert die Unternehmenshierarchie ab. Durch eine zentrale und verbindliche Anlaufstelle für Vorgaben, Richtlinien, Formulare sowie elektronische Vorlagen und Präsentationsunterlagen kann eine klare und eindeutige Kommunikation nach außen unterstützt werden. In Abhängigkeit der Benutzergruppe und Benutzerrolle erkennt das System welche Dokumente für den Anwender relevant und erlaubt sind. Das System ermöglicht das gezielte Verteilen von verbindlichen Dokumenten z.b. Unternehmenszielvorgaben, Kernaussagen, Zielgruppendefinitionen, Konkurrenzvergleichen, Qualitätsrichtlinen, Produktbeschreibungen an die jeweiligen Unternehmensbereiche. Abbildung: Dokumenten Leitsystem Das zentrale Dokumenten Leitsystem. Alle Dokumente werden entsprechend Ihrer Unternehmenshierarchie und den Namenskonventionen abgelegt und in Abhängigkeit von der Benutzergruppe und der Benutzerrolle nur denjenigen Anwendern zur Verfügung gestellt, welche auch eine entsprechende Berechtigung hierfür haben. Weiterhin kann der für das jeweilige Dokument verantwortliche Herausgeber einen Gültigkeitszeitraum mit Start-Datum und End-Datum definieren, damit z.b. keine veraltete Mustervorlagen oder Produktaussagen vom System ausgeliefert werden können. Durch die Verknüpfung des jeweiligen Dokumentes mit dem integrierten Messaging System kann eine direkte Rückfrage auch direkt beim verantwortlichen Herausgeber initiiert werden und somit Fragen zur Anwendung eines Dokumentes gezielt und effizent geklärt werden.

6 Balanced Scorecard - Dashboard Das operative und strategische Management Informationssystem. Das SiteForce Balanced Scorecard System ist ein Management Informations- und Frühwarnsystem, das an die individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens angepaßt wird und deutlich anzeigt, ob die Unternehmensziele erreicht werden. Die Verknüpfung aus aktuellen, harten und weichen Messgrößen mit Ursachen-Wirkungs-Ketten ermöglicht die ständige Fortschrittskontrolle der Strategieumsetzung. Das hierarchische Kennzahlen- Ampelsystem mit Trendindikatoren dokumentiert die laufende Strategieumsetzung. Abbildung: Balanced Scorecard Dashboard Ampelsystem mit Trendindikatoren Kommunikation der wichtigsten Unternehmenskennzahlen. Die SiteForce Balanced Scorecard Lösung bietet aus der Verschmelzung eines operativen und strategischen Planungswerkzeuges ein bewährtes Instrument für die Entscheidungsunterstützung und eine Plattform für die effiziente Kommunikation der Unternehmensziele. Die Unternehmensstrategie wird in operativen Zielvorgaben, Kennzahlen und Maßnahmen für die wichtigsten Bereiche des Unternehmens dargestellt und an die Mitarbeiter kommuniziert. Für die jeweiligen Unternehmensbereiche können massgeschneiderte Scorecards definiert werden, welche in Abhängigkeit von der Benutzergruppe und der Benutzerrolle nur denjenigen Anwendern zur Verfügung gestellt werden, welche auch eine entsprechende Berechtigung hierfür haben. Mit Hilfe von Standard Schnittstellen z.b. XML, ODBC können die Kennzahlen automatisch von anderen bereits vorhandenen ebusiness Systemen und Datenbanken angebunden und integriert werden.

7 Key Performance Analyse Tool Ein Analysewerkzeug als Management Informationssystem. Das interaktive Key Performance Analyse-Tool unterstützt die Kommunikation und die Verfolgung von Unternehmenszielen und Unternehmensentwicklungen. Speziell für die Kommunikation der wichtigsten Schlüsselkennzahlen z.b. Kompetenz Index liefert das Analyse Modul aktuelle und verbindliche Unternehmenskennzahlen mit den dazugehörigen Entwicklungskurven über die Zeit und verringert somit den Aufwand für die Recherche und die Abstimmung von Kennzahlen erheblich. Mit Hilfe von integrierten Rechentools kann die absolute sowie die prozentuale Veränderung einer Kennzahl interaktiv analysiert werden. Abbildung: Key Performance Indicator - Analyse Modul Analyse der wichtigsten Unternehmenskennzahlen. Für die jeweiligen Unternehmensbereiche werden massgeschneidert die relevanten Key Performance Indikatoren definiert und normiert abgebildet. Die ausgewählten Kennzahlen können direkt mit dem Balanced Scorecard System verbunden und abgebildet werden. Für die gezielte Weiterverarbeitung werden maßgeschneiderte Export-Funktionen z.b. Microsoft Excel angeboten. Auch hier werden diese Informationen in Abhängigkeit von der Benutzergruppe und der Benutzerrolle nur denjenigen Anwendern zur Verfügung gestellt, welche auch eine entsprechende Berechtigung hierfür haben. Mit Hilfe von Standardschnittstellen z.b. XML, ODBC können die Key Performance Indikatoren automatisch von anderen bereits vorhandenen ebusiness Systemen und Datenbanken angebunden und aggregiert werden.

8 Metric - Dashboard Laufende Darstellung und Verfolgung von Geschäftsprozessen. Das Metric Business Intelligence Modul ermöglicht die auf Ihr Unternehmen massgeschneiderte Darstellung und Verfolgung von Geschäftsprozessen. Das laufende Monitoring und das Reporting von Prozessen wird mit Hilfe des Metric Moduls visualisiert und kommuniziert. In Abhängigkeit von der Benutzergruppe und der Benutzerrolle erhält der Anwender nur Zugang zu den aktuellen Prozessdaten, welche für seine Funktion bzw. für sein Team relevant sind. Abbildung: Metric Dashboard Visualisierung von Geschäftsprozessen z.b. Quality Assurance. Kommunikation und Reporting von Geschäftsprozessen. Mit der Kommunikation der Zielvorgaben und der aktuell erreichten tatsächlichen Anzahl der Prozeßschritte wird zusätzlich zur reinen Information auch die Motivation zwischen Teams und Abteilungen im Unternehmen gefördert. Für die gezielte Weiterverarbeitung werden maßgeschneiderte Export-Funktionen z.b. Microsoft Excel angeboten. Mit Hilfe von Standardschnittstellen z.b. XML, ODBC können die Metric Daten automatisch von anderen bereits vorhandenen ebusiness Systemen und Datenbanken angebunden und verarbeitet werden.

9 Personal Task Manager Laufende Abstimmung und Verfolgung von Aufgaben. Die personalisierte Aufgabenverwaltung listet alle Aufgaben bzw. Anfragen auf, welche für den jeweiligen Mitarbeiter eingetroffen sind. Weiterhin werden auch alle Aufgaben und Anfragen im System dokumentiert und verfolgt, welche der Anwender an andere Mitarbeiter delegiert hat. Mit Hilfe einer Ampelfunktion mit Zieldatum und Priorität kann sofort eingesehen werden, welche Aufgaben in Bearbeitung sind, welche Aufgaben neu eingetroffen sind oder welche Aufgaben erfolgreich abgeschlossen wurden. Abbildung: Personal Task Manager - personalisierte Aufgabenverwaltung. Kommunikation und Abstimmung von Aufgaben. Zusätzlich kann mit Hilfe einer Funktion der jeweilige Benutzer über Aufgaben bzw. Anfragen vom Portal System informiert werden. Mit Hilfe der nach Datum sortierten Aufgabenlisten werden die einzelnen Aufgaben und Anfragen aufgelistet und können abgerufen werden.

10 Zentraler Kalender für Events und Aktivitäten Zentraler Unternehmenskalender für Aktivitäten und Events. Zentrale Koordination und Darstellung von Unternehmensaktivitäten und Events wie Messen, Road Shows, Interviews und Presseaktivitäten. Durch eine zentrale Verwaltung von Aktivitäten werden unternehmensweit Überschneidungen von Events oder Lücken bei Messen oder Presseaktivitäten sofort sichtbar und unterstützen somit die Optimierung der Unternehmenskommunikation. Abbildung: Zentraler Kalender für Events und Aktivitäten. Kommunikation und Abstimmung von Aktivitäten und Events. Alle wichtigen Kommunikationsziele, Zielgruppen, Kernaussagen, Zeitraum, Ort und Ansprechpartner für Events und Aktivitäten wie z.b. Messen sind sofort ersichtlich. Durch die integrierte Kommunikationsplattform kann blitzschnell mit allen wichtigen Ansprechpartnern Kontakt aufgenommen werden und somit alle anfallende Abstimmungsaufgaben vereinfacht werden. Die Anbindung an bereits vorhandene Kalendersysteme ist durch die Verwendung von Standard Schnittstellen z.b. XML, ODBC möglich.

11 Zentrale Kontaktdatenbank Who is who - Finder. Zentrale Kontaktdatenbank für das schnelle und zielgerichtete Auffinden des korrekten Ansprechpartners mit allen relevanten Kontaktdaten wie Telefonnummer, Fax, , Zweigstellenanschrift, Abteilung. Durch eine auf Ihr Unternehmen abgestimmte hierarchische Unternehmensabbildung mit Zuweisung von Abteilungen und Funktionen kann mit wenigen Klicks der oder die richtigen Ansprechpartner aufgefunden werden und der direkte Kontakt aufgebaut werden. Abbildung: Zentrale Kontaktdatenbank - Who is who - Finder Kommunikation und Abstimmung mit Gruppen. Das Versenden von Nachrichten an eine ausgewählte Anwendergruppe wie z.b. Team-Mitglieder aller Marketing-Abteilungen ist mit wenigen Klicks möglich und verringert somit den Aufwand für die Kommunikation. Die Anbindung an bereits vorhandene Kontaktdatenbanken ist durch die Verwendung von Standard Schnittstellen z.b. XML, LDAP möglich.

12 SiteForce - Profil SiteCore ebusiness Framework Das webbasierte Communications Exchange Portal System wurde von SiteForce, als hochskalierbare Intranet/Extranet Anwendung realisiert. Das Portal System ist auf Basis der bewährten SiteCore ebusiness Framework Technologie von SiteForce aufgebaut. Dank hoher Modularisierung der Software und einer auf Wachstum ausgelegten Softwarearchitektur kann das System auch in schnell verändernden Märkten langfristig eingesetzt werden. Referenzen SiteForce hat unter anderem folgende erfolgreiche und anspruchsvolle ebusiness-lösungen realisiert: Allianz Versicherung - Jugend Community und Marketing Portal BMW Group - Balanced Scorecard Multimedia System Digital Rum - Mobile Commerce Marktplatz Portal Direkt Anlage Bank - Allfinanz-Center Marktplatz für Baufinanzierung EADS - Internationales Content Management und Multimedia Publishing Portal Infineon Technologies - Modulare Multimedia Präsentationsplattform Interhyp AG Marktplatz für Baufinanzierung Mauritius Bildagentur mit CMS McDonald's Juniorclub Personalisiertes Jugend Portal McDonald's MyMcDonalds Personalisiertes Marketing Mondial Assistance B2B Plattform mit CMS und ecrm Münchener Businessplan Wettbewerb GmbH Gründerportal Münchener Rück - Projekt Management und Business Intelligence Portal Prohyp GmbH B2B Marktplatz für Baufinanzierung Siemens Mobile Formel 1 Marketing Special Siemens Mobile S55 Produkt Marketing Special Triumph International Zentraler multilingualer Pressroom Webmiles AG Bonuspunktesystem mit Partneranbindung Kontakt SiteForce AG Melchiorstrasse 20 D München Tel.: Fax: Web: info@siteforce.de