Warenwirtschaft intelligent durchdacht: HILMAS+ Warenwirtschaftsmanagement

Transkript

1 Warenwirtschaft intelligent durchdacht: HILMAS+ Warenwirtschaftsmanagement Inkontinenzhygiene

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3 Warenwirtschaft eine vernachlässigte Aufgabe in der Altenpflege Die richtigen Produkte zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort und in der richtigen Menge bereitzustellen, das ist die zentrale Funktion der Warenwirtschaft. Die Verwaltung des Lagers oder das Bestellen und Einräumen von Produkten sind in der Altenpflege aber eher vernachlässigte Aufgaben. Das ist verständlich, denn qualifizierte Pflegefachkräfte sind eben keine Lagerarbeiter. Viel sinnvoller ist es, die Zeit mit der Kernaufgabe ihres Berufes zu verbringen der verantwortungsvollen und fürsorglichen Betreuung der Bewohner. Die Warenwirtschaft ist auch im evangelischen Altenzentrum Wunstorf - Haus Johannes eine Aufgabe, die keiner der Mitarbeiter gerne übernimmt. Unser Lager war immer ein bisschen das Stiefkind. Keiner wusste genau, was eigentlich auf Lager ist, meint Dirk Wildhagen, der Leiter der Einrichtung. Die Warenwirtschaft ist heute trotzdem eine wichtige Aufgabe in Alten- und Pflegeheimen. Auf der einen Seite müssen alle für die Versorgung der Bewohner wichtigen Produkte stets verfügbar sein, auf der anderen Seite ist Lagerplatz knapp und jeder unnötige Bestand erhöht die Kapitalkosten. Eine professionelle Warenwirtschaft ist daher sowohl für die Sicherung der Pflegequalität als auch den wirtschaftlichen Betrieb eines Alten- und Pflegeheimes unabdingbar. Die Situation in der Praxis sieht leider oft ganz anders aus: Schlecht strukturierte Lager. Fehlender Überblick über den aktuellen Bestand. Zu große Bestandsmengen. Bevorratung von zu vielen Produkten von zu vielen Lieferanten. Es ist eine aufwendige Aufgabe, trotz dieser Mängel die Produktversorgung in den Wohnbereichen sicherzustellen. Sie kostet zudem viel Zeit und Geld. Was liegt also näher, als hier mit einer durchdachten Software die Warenwirtschaft neu zu strukturieren mit HILMAS + Warenwirtschaftsmanagement. Seit vielen Jahren unterstützt HILMAS von HARTMANN die Inkontinenzversorgung in Alten- und Pflegeheimen mit optimierten Versorgungsplänen und zahlreichen logistischen Funktionen von der Bedarfsplanung bis zur Onlinebestellung. Mit dem Zusatzmodul HILMAS + Warenwirtschaftsmanagement wird HILMAS jetzt zur umfassenden und integrierten Warenwirtschaftslösung für alle Verbrauchsprodukte einer Einrichtung.

4 Warenwirtschaft mit HILMAS: schnell und übersichtlich HILMAS + Warenwirtschaftsmanagement unterstützt Sie in jedem Teilprozess der Warenwirtschaft. Damit schließt sich nun die Lücke von der Bedarfsermittlung hin zu einem vollständigen Warenwirtschaftssystem. Bestand erfassen Bedarf ermitteln Bestellung generieren Unstrukturierte Lager, in denen kein Überblick über den aktuellen Bestand vorhanden ist und die Mengen per Strichliste erfasst werden, gehören mit HILMAS + Warenwirtschaftsmanagement der Vergangenheit an: Dank eines handlichen Scanners kann der Bestand jedes Produktes schnell erfasst werden. Dabei hat jedes Produkt im neu strukturierten Lager seinen festen Platz. Der Bedarf wurde bisher grob geschätzt. Ein Abgleich mit dem aktuellen Lagerbestand fand nicht statt, was oft zu zu niedrigen oder zu hohen Lagerbeständen führte. Bei HILMAS + Warenwirtschaftsmanagement wird die Menge mit einem vorher im System definierten Sollbestand verglichen. Die Bestellungen werden üblicherweise mit vielen s, Faxen oder Telefonaten an eine Vielzahl von Lieferanten übermittelt. Mit HILMAS + Warenwirtschaftsmanagement wird dies nun deutlich einfacher: Die Bestellungen werden über eine einzige Bestellplattform erzeugt. Sie übermittelt mit einem Klick alle Bestellungen gleichzeitig auf dem vorher definierten Weg an die Lieferanten.

5 Handgeschriebene Listen und Bestellungen führten bisher teilweise zu Fehllieferungen, bei denen z. B. 20 Beutel statt 20 Kartons geliefert wurden. Die elektronische Bestellung sorgt auch für zusätzliche Sicherheit: Mengen, Artikelnummern und Gebinde sind in jeder Bestellung eindeutig definiert. Zugleich ermöglicht das System eine sichere Dokumentation aller Bestellvorgänge. Teilweise wurden zu viele oder zu wenige Produkte angeliefert oder die Lieferung fand an den falschen Ort statt. Auch für dieses Problem bietet HILMAS + Warenwirtschaftsmanagement eine Lösung: Mit der Bestellung wird neben der Menge auch der genaue Anlieferort übermittelt. Dank des Ausdruckes der Bestellung kann der Wareneingang jederzeit mit der Bestellmenge verglichen werden. Im letzten Schritt wird dann die Ware im Lager eingeräumt. Dabei wurde bislang die Ware häufig dort ins Regal gestellt, wo gerade Platz war. Im optimierten Lager hat nun jedes Produkt seinen festen Platz. Das vereinfacht die Bestandserfassung, aber auch die Warenausgabe für die Wohnbereiche deutlich. Bestelleingang beim Lieferanten Ware anliefern Ware einräumen So optimiert HILMAS + Warenwirtschaftsmanagement als durchdachte Gesamtlösung mit Hardware, Software und kompetenter Beratung den gesamten Prozess der Warenwirtschaft in Ihrer Einrichtung, erhöht die Qualität, schafft zeitliche Freiräume und senkt zugleich die Kosten.

6 HILMAS+ Warenwirtschaftsmanagem Schritt für Schritt Prozesse optimieren Grundlage einer zuverlässigen und wirtschaftlichen Warenwirtschaft ist die Optimierung aller Prozesse. So steht bei HILMAS + Warenwirtschaftsmanagement zunächst eine ausführliche Beratung durch unsere Experten auf dem Programm. Sie analysieren mit Ihnen gemeinsam das Sortiment und schaffen durch eine Straffung, z. B. durch eine Eliminierung unnötiger Produkte oder Lieferanten, deutliche Effizienzvorteile. Zugleich werden die zukünftigen Lieferanten und die Kommunikationswege definiert. Letzter Schritt ist schließlich die Festlegung der Reichweiten und somit der Soll-Bestände für alle Verbrauchsmaterialien außerhalb der Inkontinenzversorgung. Basis für diese Arbeiten sind die bisherigen Lieferscheine und Bestellrhythmen, die detailliert analysiert werden. 2 Lager vorbereiten Nach der konzeptionellen Vorarbeit wird nun das Lager von unseren Experten für den Einsatz von HILMAS + Warenwirtschaftsmanagement optimiert. Dabei werden alle Produkte logisch und übersichtlich einsortiert. Ihre Mitarbeiter werden in diese Prozesse miteinbezogen, um die für eine hohe Akzeptanz wichtige Transparenz sicherzustellen. 3/4 Barcodes anbringen Teil dieses Angebotes ist auch die Ausstattung der Lager-Regale mit Barcodes für die Erfassung der einzelnen Artikel. Unsere Mitarbeiter bringen zunächst Schienen an den bestehenden Regalen an. Anschließend werden für alle definierten Produkte die passenden Etiketten gedruckt

7 ent und an dem für das jeweilige Produkt vorgesehenen Platz in die Regalschienen eingesteckt. 5 Software installieren HILMAS läuft als Anwendung direkt online im Internet-Browser. Eine Installation der Software auf dem PC ist nicht erforderlich. Sie müssen lediglich über einen Internetzugang und einen der folgenden Browser verfügen: Microsoft Internet Explorer 6.0 oder höher Firefox 1.1 oder höher Opera 7.0 oder höher Safari 5.0 oder höher Google Chrome 7.0 oder höher Außerdem benötigen Sie den Adobe Flash Player in der Version 10 oder höher. Einzig für die Anbindung des Handscanners ist eine Software-Installation notwendig, die der HARTMANN-Berater für Sie durchführt. 6 Mitarbeiter schulen Dank seiner übersichtlichen Benutzeroberfläche ist HILMAS einfach zu benutzen und auch die Handhabung des Scanners zur Bestandserfassung ist schnell erlernt. Trotzdem erhalten Sie bei der Einrichtung von HILMAS + Warenwirtschaftsmanagement eine ausführliche Einweisung direkt vor Ort. Unsere Mitarbeiter zeigen Ihnen dabei unter anderem diese Tätigkeiten: Daten auslesen Scanvorgang durchführen Etiketten drucken Soll-Bestände anpassen Bestellung generieren Statistiken anzeigen Außerdem erhalten Sie zahlreiche praktische Tipps für die tägliche Arbeit mit dem System. Alle Informationen sind zudem in einem umfangreichen Ordner dokumentiert, sodass man jederzeit nachschlagen kann.

8 /8 Bestand erfassen Die Erfassung des aktuellen Bestandes ist eine Kernfunktion von HILMAS + Warenwirtschaftsmanagement. Hierfür kommt ein praktischer Barcodescanner zum Einsatz, mit dem Sie in nur kurzer Zeit sämtliche Artikel Ihres Lagers elektronisch erfassen können. Das Vorgehen ist dabei ganz einfach: Zunächst erfassen Sie auf einem Transaktionsblatt, dass Sie z. B. auf einem Klemmbrett mit ins Lager nehmen können, die Transaktionsart, also z. B. Bestandserfassung. Anschließend zählen Sie die vorhandene Stückzahl des Produktes und scannen am Regal dessen Barcodeetikett. Im letzten Schritt scannen Sie dann wiederum auf dem Codeblatt die Stückzahl des Produktes. Diesen Vorgang wiederholen Sie dann für jeden Artikel, was jeweils nur wenige Sekunden in Anspruch nimmt. Alle Daten werden direkt im Scanner gespeichert. Ist die Erfassung im Lager abgeschlossen, legen Sie den Scanner nur in die Dockingstation am PC. Daraufhin werden alle Daten automatisch ausgelesen und in HILMAS übernommen. 9 Bedarf ermitteln HILMAS ermittelt den Bedarf als Vergleich aus dem Ist-Bestand und den definierten Soll-Beständen. Dabei können die Bedarfszeiträume flexibel gewählt werden, so dass sie sich optimal an die Gegebenheiten der Einrichtung und den gewünschten Bestellrhythmus anpassen.

9 10 Der Bedarf an Inkontinenzhilfsmitteln wird automatisch aus dem optimalen Versorgungsplan übertragen. 10 Bestellung auslösen Aus dem Bedarfsplan wird nun ein Bestellvorschlag erzeugt. HILMAS + Warenwirtschaftsmanagement berücksichtigt dabei automatisch die vorhandenen Bestände aller definierten Produkte im Lager, die mit dem Scanner erfasst wurden. Im Bestellportal sehen Sie nun die benötigten und die vorhandenen Mengen sowie die daraus resultierende Bestellmenge. Für Nicht-Inkontinenzprodukte von HARTMANN oder Produkte anderer Hersteller können Sie jetzt noch mit einem Klick festlegen, ob der Posten bestellt werden soll oder nicht. Anschließend wird die Bestellung elektronisch übertragen. Dabei wird auch die Bestellung aller Fremdprodukte für Sie von HARTMANN abgewickelt. Entsprechend der Optimierung in Schritt 1 wird dabei in Ihrem Auftrag aus dem Programm heraus ein Fax oder eine an den jeweiligen Lieferanten versandt. Statt also selbst viele Faxe und s zu versenden oder zu telefonieren, startet die gesamte Beschaffung Ihrer Verbrauchsmaterialien jetzt mit einem Klick, der alle Lieferanten gleichzeitig abdeckt.

10 Die Vorteile auf einen Blick: Qualität und Wirtschaftlichkeit Das enorme Einsparpotenzial bestätigt auch Dirk Wildhagen vom evangelischen Altenzentrum Wunstorf - Haus Johannes: Der Arbeitsaufwand für die Lagerverwaltung hat sich deutlich reduziert. Und auch Fehl- oder Übermengen gehören der Vergangenheit an. So leicht HILMAS + Warenwirtschaftsmanagement einzusetzen ist, so zahlreich sind die Vorteile, die sich damit für Ihre Einrichtung ergeben: Immer die richtigen Produkte zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort und in der richtigen Menge. Verbrauchsdokumentation, die das Controlling erleichtert und alle Verbräuche transparent macht. Eine einzige Bestellplattform für alle Bestellungen des Sachbedarfes. Zeitgleiche Bestellung aller Produkte bei einer Vielzahl von Lieferanten. Optimierung der gesamten Warenwirtschaft zusammen mit den Experten von HARTMANN. Elimination bisher versteckter Probleme und Schwachstellen bei der Warenwirtschaft. Zertifizierter Prozess, der auch ins QM-Handbuch integrierbar ist. Keine unnötige Kapitalbindung durch zu hohen Bestand, dadurch auch keine Entsorgung von Produkten mit abgelaufenem Verfallsdatum mehr erforderlich. Perfekt strukturierter Prozess mit leicht verständlicher Technik, der beim Ausfall des Hauptveranwortlichen auch problemlos durch Vertreter bewältigt werden kann. Deutliche Zeitersparnis und Senkung der Prozesskosten um bis zu 50 %. So schafft HILMAS + Warenwirtschaftsmanagement zeitliche und finanzielle Freiräume, damit Sie sich auf das konzentrieren können, was wirklich wichtig ist Ihre Bewohner fürsorglich zu betreuen und ihre Lebensqualität noch lange zu sichern.

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