Eisbrecher. Das Büro unterwegs Tipps für das mobile Arbeiten > Die Kundenzeitschrift des BIT Nr. 46 / Juni

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1 Die Kundenzeitschrift des BIT Nr. 46 / Juni Eisbrecher Low-Cost-Speicher Die günstige Ablage für Ihre Daten Seite 6 Spesenprozess Bund Einfachere Verrechnung dank einheitlicher Lösung Seite 8 «BIT in action» Spannender Austausch am BIT-Kundenanlass Seite 10 Das Büro unterwegs Tipps für das mobile Arbeiten > 13 16

2 Eisbrecher Nr. 46 / Juni Inhalt Unterwegs im Büro Tipps für das 3 Editorial Das Büro «on the road» 4 Aus der Geschäftsleitung Transparente Kommunikation im Service-Fall Produkte & Projekte Persönliche Archive als Ersatz für PST-Files Der Spar-Speicher Spesenprozess Bund: Pilotbetrieb erfolgreich angelaufen 10 Events Publikumsmagnet «BIT in action» 12 Eingeschoben Transparenter Umgang mit Tickets Tipps & Tricks Leichter arbeiten mit Offline-Dateien Mobil arbeiten mit Outlook «Streunen» kann teuer werden Glossar schafft Klarheit 18 IT-Thema Auswertung von Logfiles bei Missbrauchsverdacht Bits & Bytes Kurz notiert; kurz berichtet Kurz gelesen; kurz berichtet Trendreport SMS-Interview; BIT-Kontakt-Box Mixed Pixels mobile Arbeiten Seiten Low-Cost-Speicher Die günstige Ablage für Ihre Daten Seite 6 Spesenprozess Bund Einfachere Verrechnung dank einheitlicher Lösung Seite 8 «BIT in action» Spannender Austausch am BIT-Kundenanlass Seite 10 Version française sous Herausgeber Bundesamt für Informatik und Telekommunikation (BIT) Monbijoustrasse 74, CH-3003 Bern Telefon Intranet: intranet.bit.admin.ch Internet: Redaktionsleitung Nora Kelemen Titelbild: Moderne Büroarbeitende sind mobil und brauchen immer Zugriff auf ihre Daten. Redaktion Leo Hauser (HL), Daniel Wunderli (WuDa), Fanny Kläy (KlFa), Ruth Widmer (WiRu). Redaktionelle Mitarbeit an dieser Ausgabe: Dimitri Kalamidas, Peter Kocher, Ramzi Sawwaf, Philipp Sollberger 2 Layout Gabriela Maier (MaGa) Druck BBL, Vertrieb Publikationen, Bern Online-Version und Abonnement Kontakt eisbrecher@bit.admin.ch Tel.: Erscheinungsweise Der «Eisbrecher» erscheint alle drei Monate, die nächste Ausgabe im September 2012.

3 Editorial Das Büro «on the road» Liebe Leserinnen und Leser Nora Kelemen Bereichsleiterin Kundenkommunikation Mobiles Arbeiten ist das Titelthema dieser «Eisbrecher»-Ausgabe. Mehrere Artikel in der neuen Rubrik «Tipps & Tricks» geben Ihnen nützliche Anregungen für das Arbeiten unterwegs und verraten Ihnen einiges über die Funktionsweise der Dienste, die das Büro «on the road» ermöglichen. s beantworten und Terminanfragen verschicken ist für Mitarbeitende der Bundesverwaltung dank Outlook Web Access (OWA) problemlos vom portablen PC aus möglich. Was es dabei für eine störungsfreie Synchronisation der Outlookdaten zu beachten gilt, erfahren Sie ab Seite 14. Wenn unterwegs die Netzwerkverbindung fehlt, wird mobiles Arbeiten schwierig. Wie Sie dank Offline-Dateien trotzdem an Ihren Dokumenten arbeiten können, lesen Sie auf Seite 13. Immer erreichbar sein, auch auf Dienstreisen im Ausland, kann bei der Nutzung von Roaming- Diensten hohe Kosten verursachen. Mit welchen Datenoptionen Sie diese Kosten minimieren und besser kontrollieren können, erfahren Sie auf Seite 16. Das BIT bietet Ihnen neu eine Low-Cost-Ablage für die Büroautomation. Das neue Angebot soll helfen, die Speicherkosten zu senken. Für welche Daten sich der Low-Cost-Speicher eignet und auf welcher Technologie das neue Angebot basiert, lesen Sie im Artikel ab Seite 6. Für die Archivablage der Outlook-Daten lanciert das BIT im Herbst die Microsoft-Lösung der Persönlichen Archive. Mehr dazu auf Seite 5. Eine anregende Lektüre wünschen Nora Kelemen und das «Eisbrecher»-Team. Mobiles Arbeiten war auch an unserem Kundenanlass «BIT in action» ein Thema. Die Teilnehmenden erfuhren, wie einfach wir in naher Zukunft dank Desktop-Virtualisierung mit ipads & Co. von überall her auf unseren Arbeitsplatz zugreifen können. Im Zentrum unseres Kundenanlasses stand wiederum die offen gestaltete Dialog-Runde. Im Eventbericht ab Seite 11 erfahren Sie, über welche Themen gesprochen wurde. 3

4 Aus der Geschäftsleitung Transparente Kommunikation im Service-Fall Liebe Kundinnen und Kunden Giovanni Conti Direktor BIT Für uns alle ist es heute selbstverständlich, dass unsere IT-Arbeitsinstrumente reibungslos funktionieren. Als Kundinnen und Kunden des BIT erwarten Sie von uns, dass Ihre PCs, Applikationen, Server usw. rund um die Uhr ihren Dienst tun. Meist können wir diesem Anspruch genügen, sodass Sie sich auf Ihre tägliche Arbeit konzentrieren können. Aber ich bin mir auch bewusst, dass die Informatik heute eben besonders da auffällt, wo sie ausfällt. Wir haben uns deshalb dieses Jahr unter anderem das Ziel gesetzt, die Störungsbehebungszeiten und die Durchlaufzeiten der Tickets spürbar zu verkürzen, damit Sie so wenig wie möglich durch diese Ausfälle beeinträchtigt werden. Ich bin sehr gespannt auf die Erfahrungen, die wir mit diesem Wechsel zur transparenten Online-Abfrage machen. Die Transparenz bei den Störungstickets wird unser gemeinsames Verständnis weiter fördern. Gleichzeitig bitte ich Sie auch um etwas Nachsicht und Geduld, wenn die Status-Informationen nicht bereits vom ersten Tag an perfekt nachvollziehbar sind. Ihr Feedback zu dieser wichtigen Neuerung ist jederzeit willkommen. Giovanni Conti Über die Bearbeitung Ihrer Anfragen wollen wir Ihnen auch mehr Transparenz geben, indem wir Ihnen mittels einer Online-Abfrage die Status-Informationen der laufenden Tickets zugänglich machen. Damit erhalten Sie, seit Anfang Mai, jederzeit einen Einblick in den Bearbeitungsstand Ihrer Anliegen Anwenderinnen und Anwender können sich selber über den Status der Störungsbehebung ins Bild setzen (vgl. S. 12). Das gibt Ihnen auch einen Eindruck davon, mit welchem Effort und in welcher Präzision wir für Sie arbeiten und warum es in Einzelfällen länger dauert. 4

5 Produkte & Projekte Version française en ligne Persönliche Archive als Ersatz für PST-Files In Outlook arbeitete man bislang mit PST-Datendateien zur Archivierung von Messagingdaten. Diese Lösung hat einige Nachteile, weshalb das BIT ab Herbst eine online-basierte und nutzerfreundliche Lösung anbietet. BIT-Kontakt: Pascal Horner Service-Verantwortlicher Mailbox Text: Peter Kocher / Leo Hauser Als Outlook-Anwenderin oder -Anwender kommen Sie früher oder später mit dem Begriff PST in Berührung. PST steht für «Personal Store» und es handelt sich dabei um eine lokal gespeicherte Datendatei mit der Endung «.pst», in welche Outlook die s, Kalendereinträge, Aufgaben und Notizen speichert. Vom User zusätzlich erstellte PST-Dateien sind ein beliebter Trick, um die begrenzte Kapazität der Mailbox- Ablage künstlich zu vergrössern. Allerdings birgt diese Arbeitsweise Nachteile: Erfahrungsgemäss verlieren die Benutzer schnell die Übersicht über ihre verschiedenen PST-Archive, was wo archiviert ist, und wo die PST-Dateien gespeichert sind. Ausserdem sind PST-Files anfällig für Datenkorruption. Neue Lösung: Persönliche Archive Dank der Einführung von Microsoft Exchange 2010 lässt sich die etwas intransparente Archivlösung mit PST-Files durch die online-basierte Lösung der Persönlichen Archive ersetzen. Hierbei handelt es sich um ein zusätzliches Postfach (auch Archivpostfach genannt), welches parallel zur primären Mailbox aktiviert wird. Benutzer von Outlook bzw. Outlook Web App (OWA) haben einen nahtlosen Zugriff auf ihr Archivpostfach und Outlook unverzichtbares Tool für , Kalender, Aufgaben und Notizen. Im Bild: Das Outlook-Icon. können Nachrichten auch verschlüsselte beliebig zwischen primärem Postfach und Archiv verschieben. Die Persönlichen Archive bieten eine konsistente Ansicht der Messagingdaten und eliminieren den Benutzer-Aufwand für die Verwaltung der PST- Files. Das BIT führt die Persönlichen Archive Ende September 2012 in Absprache mit den Departementen ein, pro Nutzer bzw. Account stehen max. 50 GB Speicherplatz zur Verfügung. Einfache Handhabung dank Regeln Die Handhabung des Persönlichen Archivs ist einfach. Mit Regeln, wie man sie von Outlook kennt, lassen sich Archivrichtlinien auf die User- Mailbox anwenden. Eine solche Regel kann z.b. bewirken, dass die Mails nach einem definierten Zeitraum automatisch von der primären Mailbox in das Persönliche Archiv verschoben werden. Während der Administrator allgemeingültige Regeln definieren kann, hat der einzelne User die Möglichkeit, individuelle Regeln zu definieren, z.b. dass Outlook seine Mails nach 365 Tagen automatisch ins Archiv verschiebt. Im Unterschied zu den PST-Files handelt es sich bei den Persönlichen Archiven um einen Online-Speicher. Die Daten liegen in einer Exchange-Datenbank. Daher kann darauf nur zugegriffen werden, wenn man online ist. Das Persönliche Archiv ist ab Outlook 2007 und mit OWA nutzbar, die volle Suchfunktionalität bietet nur OWA. Sowohl persönliche Mailboxen, als auch Gruppen-Postfächer können die Funktionalität der Persönlichen Archive nutzen. Sparpotenzial nutzen Basierend auf dem Programm Büroautomation Bund wird das BIT die Persönlichen Archive aktivieren und es empfiehlt den Kunden deren Nutzung für das Mail-Archiv. Den Inhalt der bestehenden PST-Archivfiles können die Anwender ins Persönliche Archiv importieren, wodurch die PST-Files überflüssig werden. Die PST-Files sind nach dem Import durch die Kunden zu löschen, um vom Mehrwert dieser Lösung optimal profitieren zu können (das BIT wird zu gegebener Zeit entsprechende Anleitungen publizieren). Zusammen mit dem Low-Cost-Storage (vgl. Seite 6) erhalten die Kundendepartemente des BIT die Möglichkeit, Sparpotenzial beim Speicherplatz zu nutzen. 5

6 Produkte & Projekte Der Spar-Speicher Das BIT lanciert für seine Kunden einen Low-Cost-Speicher. Auf diese Ablage können die Anwenderinnen und Anwender alle Dateien und Ordner verschieben, die sie für ihre Arbeit nicht regelmässig benötigen. Dank kostengünstiger Speicher-Technologie und einem reduzierten Leistungsumfang birgt das neue Angebot ein grosses Sparpotenzial bei den Speicherkosten. BIT-Kontakt: Roger Solioz Service-Verantwortlicher Ablagen Büroautomation Text & Bild: Leo Hauser Wer am PC arbeitet, produziert Daten am Laufmeter. Daten, die gespeichert werden wollen. Die Kundenämter, die die Büroautomation vom BIT beziehen, erhalten für diese Daten pro Anwenderin und Anwender 1,5 Gigabyte Speicherplatz auf Netzlaufwerken. Falls dieser Speicher nicht ausreicht, können die Kunden eine Speicherplatzerweiterung hinzukaufen. Diese Erweiterung bietet das BIT seit kurzem in zwei Ausprägungen an: «High-End» und «Low- Cost». Die neu eingeführte Low-Cost-Ablage unterscheidet sich vom High-End-Storage durch eine günstigere Technologie, einen geringeren Leistungsumfang und der Name sagt es durch tiefere Kosten. Zwar ist auch der High-End-Speicher des BIT auf Anfang 2012 um ein Fünftel billiger geworden, gleichzeitig wachsen aber die Datenmengen ungebremst. «Die durch das Mengenwachstum steigenden Kosten tun den Kunden weh. Darum stellen wir ihnen mit der Low-Cost-Ablage eine Sparmöglichkeit bereit», sagt Roger Solioz, Service- Verantwortlicher Ablagen im BIT. Die neue Speichererweiterung lässt sich amtsweise einrichten und wird, getrennt von der Marktleistung Managed Büroautomation, in Gigabyte pro Amt verrechnet. Ideal für nicht-produktive Daten Einmal bestellt und eingerichtet, erscheint die Low-Cost-Ablage im Windows-Explorer auf den Bildschirmen der Anwender als zusätzliches Netzlaufwerk namens «Home-Archive». Ein Amt kann aber auch ein bereits bestehendes Archiv-Laufwerk als Ganzes von High-End auf Low-Cost verschieben lassen (sog. «Amt-Archive») ohne jegliche Veränderungen in Benutzung oder Ablagestruktur. Speicherort der Daten sind SATA-Disklaufwerke in den BIT-Re- Die Guten ins Töpfchen... Produktive Daten auf die High-End-Ablage, unproduktive Daten auf die günstige Low-Cost- Ablage: So lassen sich die Speicherkosten eindämmen. 6

7 Produkte & Projekte Version française en ligne chenzentren. SATA-Disks sind günstiger in der Anschaffung, dafür etwas weniger performant als die SAS-Disks der High-End-Ablage. Neben der leicht geringeren Zugriffsperformance ermöglicht eine reduzierte Leistung beim Backup und bei der Ausfall-Vorsorge einen deutlich günstigeren Preis. So ist die Infrastruktur der Low-Cost-Ablage nicht redundant (zweifach) aufgebaut, weshalb es z.b. bei einem Ausfall eines Rechenzentrums mehrere Tage dauern würde, die Daten vom Backup wiederherzustellen. Die neue Low-Cost-Ablage eignet sich besonders für Daten, die nicht geschäftskritisch sind und mit denen man nicht regelmässig arbeitet, also für nicht-produktive Dateien aller Art. Da die Anwender selbst am besten einschätzen können, welche Daten für die Low-Cost-Ablage in Frage kommen, liegt es in ihrer Verantwortung, diese Daten eigenhändig auf das kostengünstige «Home-Archive» zu kopieren und die Originaldateien von der High-End-Ablage zu löschen. Natürlich geschieht dies nach Vorgaben der Informatikverantwortlichen der Ämter. Speziell für das Mail-Archiv lanciert das BIT im dritten Quartal dieses Jahres die Microsoft- Lösung der Persönlichen Archive (vgl. hierzu den Artikel auf Seite 5). Reportings zeigen Speichernutzung Zwar gibt es bereits heute Technologien, die automatisiert jene Files auf eine günstigere Ablage verschieben, die der Anwender selten benötigt. «Direkt auf diese Technologie umzusatteln hätte jedoch grössere Investitionen in zusätzliche Infrastruktur mit komplexen Serversystemen bedeutet», erklärt Roger So - lioz. Ohnehin wird das BIT in wenigen Jah ren dannzumal im Rahmen des normalen Life cycles der Storage-Infrastruktur auf diese Technologie umstellen. «Bis dahin geben wir den Kunden, basierend auf der bestehenden Infrastruktur, eine günstige und effektive Möglichkeit in die Hand, das Kostenwachstum beim Speicherplatz in den Griff zu bekommen», so Roger Solioz. Um das Sparpotenzial der Low-Cost-Ablage möglichst gut auszuschöpfen, haben die Inte grationsmanager in den Tipps zum Entrümpeln der Ablage Der günstigste «Speicher» ist der Papierkorb, auch bekannt als die «runde Ablage». Meist tummeln sich auf den Netzlaufwerken Unmengen veralteter und überflüssiger Dateien, was die Speicherkosten unnötig in die Höhe treibt. Dagegen hilft, die Ablage regelmässig und systematisch nach folgenden Fragestellungen zu durchkämmen: Brauche ich die Dokumente jemals wieder? Lassen sich die Unterlagen bei Bedarf problemlos wiederbeschaffen? Gibt es von den Dokumenten eine aktuellere Version? Kurz: Löschen Sie Überflüssiges und verschieben Sie nicht-produktive Dateien auf die Low-Cost-Ablage. Wichtig: Sämtliche geschäftsrelevanten, nicht mehr ständig benötigten Unterlagen (auch elektronische) müssen dem Bundesarchiv (BAR) angeboten werden. Die angebotenen Unterlagen werden von Verwaltungseinheit und BAR zusammen daraufhin beurteilt, ob sie im BAR archiviert werden sollen oder vernichtet werden können (Bewertung der Archivwürdigkeit). Wie werden Unterlagen angeboten? Welche Unterlagen sind archivwürdig? > Themen > Bewertung: Was kommt ins Archiv? Ämtern mit dem im Februar 2012 vom BIT eingeführten Reporting ein wirksames Instrument erhalten. Die monatlichen Berichte zeigen den Informatikverantwortlichen der Kundenämter des BIT, wie viel Speicherplatz das Amt auf jedem Share belegt, wie viel davon auf die Büroautomation entfällt und wie viel High-End- und Low-Cost-Storage ausmachen. Mehr Infos auf der BIT-Kundenplattform intranet.bit.admin.ch > Angebote > Büroautomation > Büroautomation > Speicherplatzerweiterung 7

8 Produkte & Projekte Spesenprozess Bund: Pilotbetrieb erfolgreich angelaufen Jährlich fallen in der Bundesverwaltung rund Spesenbelege an. Die Verarbeitung gestaltet sich von Amt zu Amt unterschiedlich. Eine vom Eidgenössischen Personalamt und dem BIT gemeinsam entwickelte SAP-Lösung soll den Spesenverarbeitungsprozess vereinfachen. Die Pilotphase mit 8000 Mitarbeitenden läuft seit Anfang Mai. Das erste Fazit ist positiv. BIT-Kontakt: Maria Gfeller Teilprojektleiterin Text: Daniel Wunderli Hotelübernachtungen im In- und Ausland, Mahlzeiten, längere Reisen in Länder mit unterschiedlichen Währungen: Jährlich werden in der Bundesverwaltung rund Spesenbelege verarbeitet. Die Menge der anfallenden Spesen ist je nach Departement oder Amt unterschiedlich. Dies trifft auch auf den Spesenprozess zu. Viele Organisationseinheiten rechnen die Spesen über das Personalinformationssystem BV PLUS ab. Die Erfassung der Daten ist dabei auf verschiedenen Wegen möglich: Teilweise erfolgt sie zentral über den Personaldienst, andernorts pflegen die Mitarbeitenden ihre Spesen selbständig über das Webportal E-Gate ein. Dazu kommt noch, dass Spesen in einzelnen Departementen auch im SAP-Finanzmodul erfasst und verarbeitet werden. Neu soll eine SAP-basierte Anwendung zur Planung, Bewilligung, Abrechnung und Auswer- Pauschalspesen lassen sich im neuen Spesenprozess Bund besonders einfach erfassen. tung von Dienstreise- und allgemeinen Spesen in der ganzen Bundesverwaltung zum Einsatz kommen. Im Rahmen des Projekts «Spesenprozess Bund» unter der Federführung des Eidgenössischen Personalamts (EPA) hat das Competence Center SAP (CCSAP) des BIT eine entsprechende Lösung entwickelt. «Herausfordernd war die Integration der unterschiedlichen Kundenanforderungen in das SAP-Standardsystem», sagt BIT-Teilprojektleiterin Maria Gfeller, die gemeinsam mit Daniel Siegenthaler seitens des BIT für die technische Umsetzung des neuen Spesenprozesses verantwortlich ist. «Das EPA organisierte regelmässig Sitzungen, an denen wir mit Vertretern der Kundenämter an einer Lösung gearbeitet haben, die trotz weitgehender Standardisierung den spezifischen Kundenwünschen so gut wie möglich Rechnung trägt», so Maria Gfeller. Seit dem 1. Mai testen 8000 Mitarbeitende aus den Departementen EDI, EFD und VBS in einer breit angelegten Pilotphase die neue Lösung. «Bis jetzt sind wir mit dem Verlauf der Pilotphase zufrieden», sagt Maria Gfeller. «Wir haben bislang sehr wenig Anfragen zur Bedienung erhalten.» Dort wo Probleme auftauchen, will das Projektteam in den kommenden Wochen noch Anpassungen vornehmen. «Wenn alles so verläuft wie geplant, können wir den Rollout in der ganzen Bundesverwaltung bis Ende März 2013 abschliessen», sagt Maria Gfeller. Selbsterklärende Benutzeroberfläche Neu können Mitarbeitende in den Pilotämtern über das Webportal E-Gate auf die Applikation «Spesenprozess Bund» zugreifen und ihre Spesen selbständig erfassen. Die Applikation ist eine Eigenentwicklung des BIT und soll den Anwenderinnen und Anwendern die Eingabe der Daten ins SAP-System erleichtern. Besonders einfach funktioniert die Datenerfassung mittels einer Sammelspesenabrechnung. Anstatt Spesen pro Dienstreise anzugeben, können Mitarbeitende mit Hilfe der Sammelspesenabrechnung ihre Auslagen monatlich erfassen. «Dazu müssen sie nur die Spesenart, den Betrag und die Währung angeben», erklärt Gfeller. Bei 8

9 Produkte & Projekte Version française en ligne Transport- und Verpflegungskosten, die pauschal abgegolten werden, genügt es, die monatlich gefahrenen Kilometer zu erfassen, respektive anzugeben, an welchen Tagen Anspruch auf eine Essenspauschale besteht (siehe Screenshot S. 8). Der Reiter «Kostenübersicht» listet alle Kosten auf ähnlich einem Bankkonto-Auszug. Die Kostenübersicht lässt sich als PDF-Datei speichern. Bei einer Dienstreise können die anfallenden Spesen auch als Reisekostenabrechnung erfasst werden. So ist auf den ersten Blick ersichtlich, in welchem Zusammenhang die Spesen angefallen sind. Die Vorgesetzten genehmigen die Spesen anschliessend im System. «Der Vorteil ist, dass die Daten nur noch einmal erfasst werden müssen und nachher für alle Berechtigten im System abrufbar und nachvollziehbar sind», sagt Maria Gfeller. Durch die Integration der bereits bestehenden SAP-Lösungen (BV PLUS, SAP-Finanzmodul) können z.b. bereits erfasste Personalstammdaten für den Spesenprozess genutzt werden. Einführung der Travelcard Bund Mitarbeitende, die aufgrund ihrer Aufgaben häufiger Spesen generieren, können diese ab Anfang September mit einer so genannten Travelcard Bund bezahlen. Bei der Travelcard Bund handelt es sich um eine unpersönliche Kreditkarte das Karteninstitut rechnet direkt mit dem Arbeitgeber ab. Anders als bisher, müssen Mitarbeiter die Rechnungen nicht erst selbst begleichen und im Nachhinein als Spesen vom Arbeitgeber zurückfordern. Einen grossen Effizienzgewinn verspricht die Integration der Travelcard Bund in die SAP-Lösung. Zahlt ein Mitarbeiter seine Hotelrechnung mit der Travelcard Bund, wird die Zahlung über eine Schnittstelle direkt ins System eingespeist. Der Mitarbeiter muss nur noch überprüfen, ob der abgebuchte Betrag korrekt ist und den Ausgabenposten per Mausklick bestätigen. Vor allem Mitarbeitende, die häufig kleinere Spesenbeträge generieren, sparen Zeit bei der Spesenerfassung. Der Einsatz der Travelcard Bund ist für die Mitarbeitenden und die Verwaltungseinheit mit keinen zusätzlichen Kosten verbunden. Ob die Travelcard eingesetzt wird oder nicht, entscheidet jede Verwaltungseinheit selbst. «Wir haben viele positive Rückmeldungen erhalten» Der «Eisbrecher» hat mit Stefan Adam, Pro - jektleiter (zusammen mit Christoph Gerbig) beim Eidgenössischen Personalamt (EPA) über die SAP-Lösung «Spesenprozess Bund» gesprochen. «Eisbrecher»: Was waren die grössten Herausforderungen bei der Umsetzung des neuen Spesenprozesses? Stefan Adam: Die grösste Herausforderung war sicher die Zusammenführung der heterogenen Spesenregelungen in der Bundesverwaltung. Heute dient als Grundlage das Spesenreglement Bund, welches sechs organisationsspezifische Anhänge kennt. All diese unterschiedlichen Regelungen galt es bei der Entwicklung zu berücksichtigen. Seit dem 1. Mai arbeiten knapp 8000 Angestellte mit der neuen Lösung. Was für Rückmeldungen haben Sie erhalten? Wir haben viele positive Rückmeldungen erhalten. Bisher traten praktisch keine funktionalen Mängel auf, was für die gute Testarbeit der Departementsvertreter/innen spricht. In einzelnen Verwaltungseinheiten gab es jedoch Probleme bei der Vergabe von Nutzerrechten. Was hat sich für die User verändert? Für die User ist es mit der neuen Lösung sehr einfach, Sammelspesen zu erfassen. Mit dem künftigen Einsatz der Travelcard Bund wird sich der Erfassungsaufwand zusätzlich reduzieren. Wie beurteilen Sie die Zusammenarbeit mit dem BIT? Wir haben die gemeinsam gesteckten Projektziele bis jetzt alle erreicht. Dies verdanken wir vor allem den klar definierten Anforderungen durch die verschiedenen Departemente. Über die ganze Projektdauer hinweg sind wir mit allen Beteiligten in einem intensiven Dialog. Nicht zuletzt konnte ich auf engagierte BIT-Mitarbeitende zählen, die etwas von SAP HR und SAP Finanzen verstehen. 9

10 Events Publikumsmagnet «BIT in action» Halbjährlich lädt das BIT zu seinem Kundenanlass «BIT in action». Die Ausgabe vom 2. Mai 2012 war bereits die fünfzehnte Auflage. Infos zu neuen Produkten und ein spannender Dialogteil lockten 130 interessierte Besucherinnen und Besucher an. BIT-Kontakt: Nora Kelemen Bereichsleiterin Kundenkommunikation Text & Bild: Leo Hauser Die Aula des Eidgenössischen Personalamts war fast bis auf den letzten Platz besetzt offenbar kommt das neue, dialogorientierte Konzept des BIT-Kundenanlasses bei den Kundinnen und Kunden an. Die Ende 2011 eingeführte, thematisch und personell offene Gesprächsrunde wurde von den Kunden auch dieses Mal rege genutzt. Dabei können die Kunden einfach auf die Bühne kommen und ihre Anliegen gegenüber dem BIT äussern; BIT-Direktor Giovanni Conti oder ein Mitglied der Geschäftsleitung stellt sich den spontanen Fragen. Daraus entspann sich erneut eine angeregte Diskussion über die Themen, die den Kunden aktuell auf den Nägeln brennen. Mehrfach angesprochen wurde der Betrieb kleinerer Fachanwendungen, den die Ämter häufig an Dritte outsourcen. Der Grundtenor war, dass die Kundenämter eigentlich lieber alles aus einer Hand beim BIT betreiben lassen würden, das BIT aber meist viel teurer als die Privatwirtschaft sei. Ein Vorschlag lautete, dass sich das BIT mit einem flexiblen und günstigen externen Partner zusammentut, der das Hosting der Kleinanwendungen zentralisiert übernimmt. Kundenbetreuung und Support würden aber vom BIT geleistet, sodass die Kunden für alle Anliegen einen zentralen Ansprechpartner hätten. Giovanni Conti betonte, dass sich diese Idee mit der Neuausrichtung des BIT decke, wonach das BIT nicht zwingend alles selbst anbieten wolle, aber auch dann Vertrauenspartner der Kundenämter sein wolle, wenn diese externe Leistungen beziehen. Applaus für Ticket-Transparenz Mehrfach angesprochen wurde in der Diskussion auch der Umgang mit Tickets. Ein Kunde schlug vor, neben dem bestehenden Supportkanal für die Anwender/-innen einen eigenen Kanal für die IT-Experten in den Kundenämtern zu etablieren. Es sollten, besonders für grössere Fachapplikationen, im BIT spezifische Supportteams gebildet werden, an die sich die Kunden bei Notfällen direkt wenden könnten. Thomas Jost, Leiter Betriebszentrum, nahm dieses Anliegen entgegen. Er verwies in diesem Zusammenhang auf das angelaufene Projekt Anwendungsmanagement, welches zu einem durchgängigeren Monitoring der BIT-Leistungen und damit zu einer schnelleren Störungserkennung und -behebung führen soll. In den kommenden anderthalb Jahren will das BIT dieses Projekt auf einige grosse Fachapplikationen anwenden. In einem weiteren Votum warf ein Kunde ein, dass Tickets vom BIT manchmal vorschnell auf «gelöst» gesetzt würden, etwa weil das Problem nicht richtig erfasst worden sei. Dieses Stichwort nutzte Carlo Dietiker, Chef der BIT- Kundenabteilung, um eine wichtige Neuerung bekanntzugeben: Per sofort würden die Support-Tickets auf «public» gestellt, damit die Personen, die eine Störung gemeldet haben, sich jederzeit über den Status des Tickets informieren und, falls nötig, online Präzisierungen zur Problemstellung anbringen können (vgl. S. 12). Diese Ankündigung wurde vom Publikum mit einem spontanen Applaus bedacht. Der Desktop auf dem ipad Seit jeher ist das «BIT in action» auch ein Anlass der Fachinformation über neue Produkte und Projekte des BIT. Projektleiter Daniel Steiner- Behrens stellte zunächst die Desktop-Virtualisierung «Mobile VDI» für ipads & Co. vor. Mobile VDI ist wie eine App nutzbar und erlaubt es, den PC-Arbeitsplatz inklusive Standardanwendungen und zu einem späteren Zeitpunkt Fachanwendungen auf einem beliebigen Endgerät (Tablet, Mac etc.) darzustellen. Dies er - möglicht unkompliziertes mobiles Arbeiten. Da es sich um eine reine Virtualisierung handelt, bei der sich keine Daten auf das Endgerät kopieren und speichern lassen, besteht keine Gefahr für die Geschäftsdaten, sollte das Endgerät verloren- oder kaputtgehen. Ein Pilot läuft derzeit, noch in diesem Jahr möchte das BIT seinen Kunden sicheres Mobile VDI, d.h. mit geeigneter Zwei-Faktor-Authentisierung, offiziell anbieten. In einem weiteren Referat präsentierte Christoph Streit, Abteilungsleiter Lösungen, das 10

11 Eisbrecher Nr. 46 / Juni Version française en ligne Events ein. In der Diskussion sagte Müller, dass in einem föderalistischen Gebilde wie der Schweiz eine gewisse Vielfalt an Authentisierungsmitteln unvermeidlich sei, warb aber für eine Klassifizierung der verschiedenen Mittel nach allgemeingültigen Sicherheitsstufen. Kunden und Geschäftsleitung BIT im Dialog: Offene Diskussionsrunde am «BIT in action». Dienstleistungspaket EIS (Environment for Inte grated Systems), das seit einem halben Jahr bei Kunden im Einsatz ist. In EIS (eis.bit.admin.ch) werden alle notwendigen Dienstleistungen erbracht, welche die Entwicklung, Wartung und Integration von Applikationen vereinfachen und beschleunigen. Dazu gehören Beratung, Support, Bereitstellung und Weiterentwicklung einer flexiblen, von der produktiven Umgebung getrennten Entwicklungs- und Integrationsumgebung (Server und Clients) sowie einer Werkzeugkette. Dieses Set von Werkzeugen unterstützt die Planung und Führung von Projekten, die Codierung in Java und.net sowie das Testen. Beide Angebotsneuerungen Mobile VDI und EIS konnten die interessierten Kunden während des «BIT in action»-stehlunchs an DemoStationen unter die Lupe nehmen. Einigkeit über Authentisierung Im letzten Teil des «BIT in action» folgte eine interessante Podiumsdiskussion. Unter der Leitung von Daniel Markwalder, Bereichsleiter PKI und Sicherheitsprodukte im BIT, diskutierten Experten aus der Bundesverwaltung über die Authentisierung an Fachanwendungen des Bundes. Willy Müller vom Informatiksteuerungs organ Bund (ISB) führte in einer Kurzpräsentation zunächst in die Geschichte des Bundesnetzes 11 Karl Gasser, Chef Informatik EJPD, stellte kurz das Single-Sign-on-Portal des EJPD (SSO-Portal) vor und gab einen Ausblick auf die Einführung einer starken Authentisierung mit iphone oder ipad (mittels B-Zertifikat des BIT) am SSO-Portal. Im Podiumsgespräch äusserte Gasser, dass eine Authentisierung mittels Suisse-ID am SSO-Portal aus technischer Sicht durchaus möglich wäre; der Schlüssel liege hier bei der Implementierung eines vertrauenswürdigen Identity-Services und der dazugehörigen Rahmenorganisation und Prozesse. Es sei jedoch zwingend, dass ein rollenbasierter Zugang am SSO-Portal jederzeit nachvollziehbar sichergestellt werden könne. Kurt Gerber, Teamverantwortlicher Innovation beim SECO für die Arbeitsmarkt-Fachapplikation AVAM, sprach sich dafür aus, dass die SuisseID auch für AVAM eingesetzt werden soll. In der Diskussion skizzierte Gerber ein gemeinsames System der Behörden für die zentrale Authentisierung und die Benutzer- und Rollenverwaltung. Anders sei sinnvolles E-Government kaum möglich. Ins gleiche Horn stiess auch BIT-Direktor Giovanni Conti, der sich ebenfalls für eine koordinierte Steuerung des Identity- und Access-Managements aussprach. Die IT-Leistungserbringer innerhalb der Bundesverwaltung seien daran, sich vermehrt von den Bedürfnissen der Kunden leiten zu lassen und dabei Lösungswege über Gemeinsamkeiten zu finden, so Conti. Einen runden Schluss erhielt der BIT-Kunden anlass durch den traditionellen Stehlunch, bei dem das Gesehene und Gehörte rege diskutiert wurde. Präsentationen und Fotos finden Sie auf der BIT-Kundenplattform intranet.bit.admin.ch > Themen > «BIT in action»