Nutzerhandbuch. Ein Dienst für baden-württembergische Hochschulen zum einfachen Synchronisieren und Teilen von Dokumenten. Fassung vom

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1 1. 1 FAQ 1 Seite 1 Ein Dienst für baden-württembergische Hochschulen zum einfachen Synchronisieren und Teilen von Dokumenten Nutzerhandbuch Steinbuch Centre for Computing, KIT Fassung vom

2 1. FAQ Seite 1 1 FAQ 1. Wie kann ich auf bwsync&share zugreifen? Sie können entweder die Weboberfläche (https://bwsyncandshare.kit.edu/) nutzen oder sich einen Client installieren (s. Weboberfläche) 2. Dateien sind verschwunden Nutzen Sie das Archiv, um auf gelöschte Dateien zuzugreifen. 3. Ich wurde zu einem Ordner eingeladen, sehe diesen aber nicht Fügen Sie die Adresse, unter der Sie eingeladen wurden, Ihrem Benutzerkonto hinzu bzw. legen Sie ggf. Ihr unterschiedlichen Benutzerkonten zusammen. 4. Wen kann ich einladen? Sie können sowohl Studierende und Beschäftigte der Universitäten und Hochschulen in Baden-Württemberg einladen sowie darüber hinaus jeden Nutzer mit Mail-Adresse. Jeder Nutzer muss sich registrieren. 5. Wie groß ist mein Kontingent? Ihnen stehen 25 GB zur Verfügung. Das Kontingent setzt sich aus dem verwendeten Speicher und dem Datei Verlauf (Archiv) zusammen. Bei jeder Änderung einer Datei werden standardmäßig bis zu 5 vorhergehende Versionen im Datei-Verlauf abgespeichert. Sie können den Status Ihrer Daten einsehen und das Archiv ggf. löschen 6. Warum muss ich mich registrieren? Kapitel 4 Web: Desktop: Android: Kapitel 6.1 Kapitel 7.3 Kapitel 6.3 Kapitel 3 Sie müssen den bwsync&share-nutzungsbedingungen zustimmen. 7. Was ist eine Shibboleth-Anmeldung? Studierende und Beschäftigte der Universitäten und Hochschulen in Baden- Württemberg nutzen die Anmeldedaten ihrer Heimatorganisation und erhalten bei Erstanmeldung den persönlichen Speicherplatz in bwsync&share. Shibboleth ist das Authentifizierungsverfahren, mit dem die Zugangsberechtigung von bwsync&share bei der lokalen Benutzerverwaltung abgefragt wird. 8. Ich bin externer Nutzer und habe mein Passwort vergessen Kapitel 3.3 Sie können sich per Mail ein neues Passwort setzen. Bw-Nutzer wenden sich an ihre Heimatinstitution. 9. Wie erstelle ich Logfiles zur Fehleranalyse? Wechseln Sie bei Einstellungen in den Expertenmodus. Der Client muss neu gestartet werden. Setzen Sie auf der Registerkarte Erweitert den Haken bei Aktiviere Logging Versuchen Sie, das Problem zu reproduzieren. Die Logs werden in Ihrem Profil unter \AppData\Roaming\PowerFolder\logs gespeichert.

3 2. Inhaltsverzeichnis Seite 2 2 Inhaltsverzeichnis 1 FAQ Inhaltsverzeichnis Einleitung Einmalige Nutzerregistrierung Registrierung für Nutzer der Hochschulen in Baden-Württemberg Registrierung für externe Nutzer Passwortrücksetzung Installation Zugang Weboberfläche Desktop-Client Installation unter Linux Installation unter Windows Android-Mobil Login Weboberfläche Nutzer der teilnehmenden Universitäten und Hochschulen Externe Nutzer Desktop-Client Zugriff auf den laufenden Client Nutzer der teilnehmenden Universitäten und Hochschulen Externe Nutzer Abmelden Android-Client Abmelden Konto-Einstellungen Zusammenführen von Konten (nur Web) Sprachversion Weboberfläche Desktop-Client Android-Client Kontingent verwalten Archiv/Dateiverlauf einstellen Archiv/Dateiverlauf leeren Ordner/Datei-Verwalten Arbeiten mit bwsync&share... 28

4 2. Inhaltsverzeichnis Seite Weboberfläche Desktop-Client Android-Client Ordner anlegen Weboberfläche Desktop-Client Android-Client Einladen/Teilen Einladen Link versenden Nutzungsbedingungen Leistungen und Nutzerkreis Datenschutz Speicherplatz... 44

5 3. Einleitung Seite 4 3 Einleitung Einrichtungsübergreifende und interdisziplinäre Wissenschaft und Forschung erfordert teamorientiertes Arbeiten in Kooperationen und Arbeitsgruppen. Folglich steigt der Bedarf an geeigneten Werkzeugen, die eine solche Zusammenarbeit unterstützen. Die gemeinsame Bearbeitung und der einfache und flexible Austausch von Dokumenten - auch über Hochschulgrenzen hinweg - ist in diesem Zusammenhang eine wichtige Voraussetzung. Der Landesdienst bwsync&share ist ein Online-Speicherdienst, der diesen Bedarf adressiert und es ermöglicht, Dokumente zwischen verschiedenen Nutzern auszutauschen sowie stationären und mobilen Geräten zu synchronisieren. Der Datenzugriff kann dabei mit Hilfe von Sync&Share Clients für die Betriebssysteme Windows, Mac OS, Linux, Apple ios und Android sowie plattformübergreifend über einen Web-Browser erfolgen.

6 4. Einmalige Nutzerregistrierung Seite 5 4 Einmalige Nutzerregistrierung Um den bwsync&share-dienst verwenden zu können, müssen sich die Nutzer zunächst für den Dienst registrieren. Dabei müssen sie unter anderem den Nutzungsbedingungen des Dienstes zustimmen. Nutzer der teilnehmenden baden-württembergischen Hochschulen und Universitäten können sich für den Dienst selbst registrieren. Externe Nutzer können zum Dienst eingeladen werden, ohne jedoch über eigenen Speicher zu verfügen. 4.1 Registrierung für Nutzer der Hochschulen in Baden-Württemberg Für Studierende und Beschäftigte der Hochschulen in Baden-Württemberg erfolgt die Registrierung über eine Webschnittstelle: Öffnen Sie einen Browser und laden Sie die Webseite https://bwidm.scc.kit.edu Wählen Sie aus der angezeigten Liste Ihre Heimatorganisation aus und klicken Sie auf Fortfahren. Sie werden automatisch auf die Webseiten Ihrer Heimatorganisation weitergeleitet. Geben Sie dort Ihre persönlichen Zugangsdaten Ihrer Heimatorganisation ein und klicken Sie auf Login. Beispielseite KIT:

7 4. Einmalige Nutzerregistrierung Seite 6 Bei erfolgreicher Anmeldung werden Sie automatisch auf die Registrierungswebseite für Landesdienste am KIT weitergeleitet. Klicken Sie links im Menü 1 den Punkt Service Beschreibung unterhalb von bwsync&share Klicken Sie anschließend auf Registrieren. Lesen und akzeptieren Sie die Nutzungsbedingungen des Dienstes, indem Sie den Hacken vor Ich habe die Nutzungsbedingungen gelesen und bin einverstanden setzen. Klicken Sie anschließend auf Registrieren. 1 In einigen Fällen kommt es bei der Verwendung von Internet Explorer (IE) zu Anzeigeproblemen. Diese können behoben werden, indem der IE geöffnet und dann die ALT-Taste gedrückt wird, um das Menü anzuzeigen. Dann unter Extras die Einstellungen zur Kompatibilitätsansicht wählen und das Häkchen bei Intranetsites in Kompaktansicht anzeigen entfernen.

8 4. Einmalige Nutzerregistrierung Seite Registrierung für externe Nutzer Nutzer, die nicht Mitglied der teilnehmenden baden-württembergischen Hochschulen und Universitäten sind, müssen zur Nutzung des Dienstes eingeladen werden. Dies geschieht, indem man ihnen Zugriffsrechte auf einen Ordner einräumt (s. entsprechendes Kapitel weiter unten). Ein externer Nutzer wird per über diese Einladung informiert und muss anschließend den Nutzungsbedingungen des Dienstes zustimmen und ein Passwort definieren. Sie erhalten zwei Mails: Information über die Einladung: Willkommensmail (Text auch in englischer Version) 1 Klicken Sie auf den Link für externe Nutzer (1.) Sollte diese Willkommensmail verloren gehen, erhalten Sie den Link zur Registrierungsseite, indem Sie entsprechend Passwortrücksetzung vorgehen (s. 4.3).

9 4. Einmalige Nutzerregistrierung Seite 8 Akzeptieren Sie die Nutzungsbestimmungen (2.) Geben Sie Ihren Vor- und Nachnamen ein (3.) Wählen Sie ein Passwort und geben Sie es zweimal ein (4.) Klicken Sie auf Speichern (5.) Passwortrücksetzung Haben Sie Ihr Passwort vergessen, wenden Sie sich als Nutzer der Hochschulen in Baden- Württemberg an das Helpdesk/Hotline/Servicedesk Ihrer Heimateinrichtung. Externe Nutzer gehen wie folgt vor: Öffnen Sie die Weboberfläche und wählen Sie Anmeldung für Externe Geben Sie bei Nutzerkennung Ihre -Adresse ein Klicken Sie im Textblock auf den entsprechenden Link hier

10 4. Einmalige Nutzerregistrierung Seite 9 Sie erhalten eine Mail mit einem Bestätigungslink. Setzen Sie ein neues Passwort.

11 5. Installation Seite 10 5 Installation Bevor Sie den Client auf Ihrem Desktop-Rechner oder mobilen Endgerät nutzen können, muss dieser zunächst installiert werden. Nachfolgend finden Sie Hinweise zur Installation für die verschiedenen Betriebssysteme. 5.1 Zugang Weboberfläche Nach erfolgreicher Registrierung erreichen Sie den Dienst unter https://bwsyncandshare.kit.edu. Benutzen Sie wenn möglich einen Firefox Browser. 5.2 Desktop-Client Im Nachgang zur Installationsanleitung für Windows und Linux werden die Nutzungsanleitungen am Beispiel der Windows-Installation (Version ) gezeigt Installation unter Linux Zur Installation der Software benötigen Sie root-rechte auf Ihrem System. Öffnen Sie im Browser die Webseite https://bwsyncandshare.kit.edu Klicken Sie auf Clients herunterladen, um zur Download Liste zu gelangen. Laden Sie das für Ihre Linux-Distribution passende Paket herunter. Installieren Sie das herunter geladene Paket mit root-rechten

12 5. Installation Seite 11 a. Unter Debian-basierten Systemen: dpkg -i bwsyncandshare_latest_i386.deb (32 Bit ) dpkg -i bwsyncandshare_latest_amd64.deb ( 64 Bit) b. Unter RedHat-basierten Systeme: rpm -i bwsyncandshare_latest_i386.rpm (32 Bit) rpm -i bwsyncandshare_latest.x86_64.rpm (64 Bit) Installation unter Windows Zur Installation der Software benötigen Sie Administrator-Rechte auf Ihrem System. Öffnen Sie im Browser die Webseite https://bwsyncandshare.kit.edu Klicken Sie auf Clients herunterladen, um zur Download-Liste zu gelangen. Laden Sie den Windows Client herunter. Starten Sie das heruntergeladene Installationsprogramm bwsyncandshare_latest_installer.exe

13 5. Installation Seite 12 Lesen Sie die Lizenzbedingungen und klicken Sie auf Annehmen, um die Installation fortzusetzen. Im Installationstyp Automatisch wird der Client im Ordner C:\Program Files (x86)\land Baden- Wuerttemberg\bwSyncAndShare installiert. Sie haben die Möglichkeit einen alternativen Ort anzugeben, wenn Sie den Installationstyp Angepasst auswählen. In der Regel sollte dies aber nicht notwendig sein. Klicken Sie auf Weiter, um die Installation fortzusetzen. Nach dem Abschluss der Installation muss Windows neu gestartet werden. Wählen Sie den gewünschten Zeitpunkt aus und klicken Sie auf Fertig stellen.

14 5. Installation Seite 13 Starten Sie den Client. Bevor Sie sich das erste Mal anmelden, sollten Sie eventuell grundlegende Einstellungen des Clients durchführen. Brechen Sie dazu die Anmeldung ab. Standartmäßig läuft der Desktop-Client im Einsteigermodus. Für den grundlegenden Betrieb ist dieser ausreichend. Einige, bei intensivem Gebrauch von bwsync&share notwendige Einstellungen müssen im Experten-Modus konfiguriert werden, z.b. Voreinstellung Speicherort oder Freigabe Ordnerstruktur (s.u.) Darstellungsmodus ändern Nachfolgend wird beschrieben, wie der Modus geändert werden kann, um Zugriff auf zusätzliche Konfigurationseinstellungen zu erlangen. Klicken Sie rechts auf Einstellungen.

15 5. Installation Seite 14 Klicken Sie auf den Reiter Allgemein Wählen Sie den gewünschten Modus und klicken Sie auf OK. Der Client fordert zum Neustart auf. Klicken Sie auf Neu starten, um den neuen Darstellungsmodus wirksam werden zu lassen Voreinstellung Speicherort Der standardmäßig direkt unterhalb des Benutzerprofils angelegte bwsync&share-ordner kann geändert werden, um z.b. ein Verzeichnis auf einer anderen Partition des Rechners zu nutzen. Achtung: alle Daten unterhalb des gewählten Verzeichnisses werden automatisch mit dem Server synchronisiert und belegen entsprechend Speicherplatz auf den bwsync&share-server.

16 5. Installation Seite Android-Mobil Die App für Android wird über den App-Store Google Play angeboten: https://play.google.com/store/apps/details?id=de.dal33t.bwsyncandshare.bwsyncandshare Auf der bwsync&share Dienste Seite https://bwsyncandshare.kit.edu ist der Link unter Clients herunterladen zu finden.

17 6. Login Seite 16 6 Login 6.1 Weboberfläche Nutzer der teilnehmenden Universitäten und Hochschulen Um über die bwsync&share-weboberfläche auf Ihre Daten zugreifen zu können, müssen Sie sich dort anmelden. Studierende und Beschäftigte der Universitäten und Hochschulen in Baden-Württemberg nutzen die Anmeldedaten ihrer Heimatorganisation. Shibboleth ist das Authentifizierungsverfahren, mit dem die Zugangsberechtigung von bwsync&share bei der lokalen Benutzerverwaltung abgefragt wird. Öffnen Sie einen Browser und laden Sie die Webseite https://bwsyncandshare.kit.edu Klicken Sie auf den Schalter Shibboleth-Anmeldung Wählen Sie Ihre Heimateinrichtung aus der Liste und klicken Sie auf OK. Das Logo der letztgewählten Institution wird als Vorschlag angezeigt und kann direkt angeklickt werden. Sie werden auf die Webseiten Ihrer Heimateinrichtung weitergeleitet und geben dort Ihre üblichen Zugangsdaten ein. Das Aussehen dieser Webseite unterscheidet sich an jeder Einrichtung. Wir zeigen exemplarisch das Beispiel KIT.

18 6. Login Seite 17 Beispielseite KIT Nach erfolgreicher Anmeldung werden Sie automatisch zum bwsync&share-dienst weitergeleitet und können den Dienst nutzen Externe Nutzer Sie einen Browser und laden Sie die Webseite https://bwsyncandshare.kit.edu Klicken Sie auf Anmeldung für Externe Geben Sie Ihre -Adresse und das während der Registrierung von Ihnen gewählte Passwort ein und klicken Sie auf Login. Sollten Sie Ihr Passwort vergessen haben, klicken Sie auf hier.

19 6. Login Seite 18 Nach erfolgreicher Anmeldung werden Sie automatisch zum bwsync&share-dienst weitergeleitet und sehen alle Ordner, zu denen Sie eingeladen wurden. 6.2 Desktop-Client Zugriff auf den laufenden Client Der Client wird automatisch gestartet und läuft permanent im Hintergrund. Das Icon mit der aktuellen Statusmeldung (s.u.) befindet sich auf der Taskleiste. Öffnen Sie den Client über das Kontextmenü (Rechtsklick): Anzeigen Nutzer der teilnehmenden Universitäten und Hochschulen Starten Sie den bwsync&share Client Wählen Sie bei Institution Ihre Heimateinrichtung aus der Liste, geben Sie Ihre persönlichen Zugangsdaten Ihrer Heimateinrichtung ein und klicken Sie auf Weiter. Nach erfolgreicher Anmeldung können Sie den Dienst nutzen.

20 6. Login Seite 19 Das Anmeldefenster können Sie erneut öffnen (z.b. nach Passwortänderung), indem Sie auf Ihren Benutzernamen klicken: Externe Nutzer Starten Sie den bwsync&share Client Wählen Sie bei Institution den Eintrag Keine Extern Benutzer aus, geben Sie Ihre - Adresse und das während der Registrierung von Ihnen gewählte Passwort ein und klicken Sie auf Weiter. Nach erfolgreicher Anmeldung können Sie den Dienst nutzen.

21 6. Login Seite Abmelden Unter Einstellungen kann der aktuelle Nutzer abgemeldet werden. 6.3 Android-Client Nutzer der teilnehmenden Universitäten und Hochschulen Wählen Sie Ihre Organisation aus und geben Sie Ihre Anmeldedaten ein. Die Aktivierung von Passwort merken speichert das Passwort. Sie werden bei erneutem Start der App nicht mehr gefragt. Achten Sie darauf, dass in diesem Fall Ihr Smartphone vor unberechtigtem Zugriff geschützt ist.

22 6. Login Seite Externe Nutzer Wählen als Organisation Externer Benutzer aus, geben Sie Ihre -Adresse und das während der Registrierung von Ihnen gewählte Passwort ein Abmelden Im Auswahlmenü (rechts oben) können Sie sich bei Einstllungen unter Gerät trennen abmelden. Benutzerdaten und Dateien werden vom Gerät gelöscht.

23 7. Konto-Einstellungen Seite 22 7 Konto-Einstellungen 7.1 Zusammenführen von Konten (nur Web) Wenn Sie mit einer Mail-Adresse eingeladen werden, die nicht Ihrem Benutzerkonto entspricht, wird in bwsync&share ein zweites Konto für einen Externen Nutzer angelegt. Registrieren Sie sich entsprechend (s. 3.2 Registrierung für externe Nutzer). Beide Konten können zusammengelegt werden. Loggen Sie sich auf der Weboberfläche https://bwsyncandshare.kit.edu ein (Nutzer der Landesorganisationen mit ihrem lokalen Shibboleth-Account). Klicken Sie auf Benutzerkonto und auf das Stiftsymbol. Geben Sie die weitere Mail-Adresse ein: Bestätigen Sie das Zusammenführen der Konten: Sie werden auf das Anmeldefenster des zweiten Accounts geführt und geben dort das entsprechende Passwort ein.

24 7. Konto-Einstellungen Seite 23 Nach erfolgreicher Verschmelzung werden beide Mail-Adressen angezeigt. In der Ordnerübersicht erscheinen die Ordner beider Konten. 7.2 Sprachversion Weboberfläche Klicken Sie in der englischen Version auf Account, in der deutschen auf Benutzerkonto. Wählen Sie bei Language Deutsch bzw. English aus:

25 7. Konto-Einstellungen Seite Desktop-Client Die Sprachversion kann im Einsteiger-Modus angepasst werden. Der Client muss danach neu gestartet werden Android-Client Wählen Sie aus den Optionen Einstellungen aus. Wechseln Sie in der Liste die gewünschte Sprache.

26 7. Konto-Einstellungen Seite Kontingent verwalten Studierende und Beschäftigte der Universitäten und Hochschulen in Baden-Württemberg stehen 25 GB zur Verfügung. Das Kontingent setzt sich aus dem verwendeten Speicher und dem Datei Verlauf (Archiv) zusammen. Bei jeder Änderung einer Datei werden standardmäßig bis zu 5 vorhergehende Versionen im Datei- Verlauf abgespeichert. Diese Voreinstellung kann angepasst werden. Sie können auch den Status Ihrer Daten einsehen und das Archiv ggf. löschen. Externe Nutzer erhalten mit Einladung Zugriff auf das Kontingent des Einladenden. Sie verfügen nicht über ein eigenes Kontingent. Loggen Sie sich auf der Weboberfläche https://bwsyncandshare.kit.edu/ ein. Freier Speicher (25 GB Kontingent) gleich Verwendeter Speicher (abgespeicherte Dateien) plus Datei Verlauf (Archiv der gespeicherten Versionen). Das gesamte Archiv kann mit DateiVerlauf leeren gelöscht werden. Sie erhöhen damit den für die Speicherung von Daten verfügbaren Kontingentanteil Archiv/Dateiverlauf einstellen Weboberfläche Auf der Weboberfläche können Sie das Dateiverlauf-Verhalten für jeden Ordner getrennt einstellen. Klicken Sie auf das Werkzeugsymbol oben rechts. Die Eigenschaften des Ordners werden angezeigt.

27 7. Konto-Einstellungen Seite 26 Hier kann auch das Archiv dieses Ordners gelöscht werden Desktop-Client Die Einstellungen für den Dateiverlauf finden sich unter Einstellungen - Archiviere Archiv/Dateiverlauf leeren Leeren Sie den kompletten Dateiverlauf über die Weboberfläche.

28 7. Konto-Einstellungen Seite 27 Mit dem Desktop-Client kann für jeden Ordner das jeweilige Archiv gelöscht werden. Stoppen Sie die Synchronisierung des Ordners. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner, für den Sie die Synchronisation stoppen möchten. Klicken Sie im erscheinenden Kontextmenü auf Stoppe sync Setzen Sie den Haken bei Löschen

29 8. Ordner/Datei-Verwalten Seite 28 8 Ordner/Datei-Verwalten 8.1 Arbeiten mit bwsync&share Weboberfläche Download Über die Weboberfläche können Sie Dateien oder ganze Ordner vom Server herunterladen. Melden Sie sich auf der Webseite https://bwsyncandshare.kit.edu an. Klicken Sie auf Folder. Navigieren Sie zu einem Ordner oder einer Datei, die Sie herunterladen möchten. a. Klicken Sie auf das Download-Symbol, um einen Ordner und alle enthaltenen Dateien und Unterordner als ZIP-Datei herunterzuladen. b. Klicken Sie auf das Download-Symbol, um eine Datei herunterzuladen Upload Über die Weboberfläche können Sie Dateien auf dem Server ablegen. Melden Sie sich auf der Webseite https://bwsyncandshare.kit.edu an. Klicken Sie auf Folder. Navigieren Sie zu dem Ordner, in dem Sie die neue Datei abspeichern möchten. a. Klicken Sie auf das große Feld Drop files here to Upload und wählen Sie die gewünschte Datei von Ihrem Computer.

30 8. Ordner/Datei-Verwalten Seite 29 b. Alternativ können Sie die Datei einfach mit Drag&Drop auf das Feld Drop files here to Upload ziehen Änderungen Sie können den Dateinamen in der Ordneransicht umbenennen. Ordnernamen lassen sich nicht anpassen. Klicken Sie auf das Symbol. Geben Sie den neuen Namen ein. Bestätigen Sie mit Umbenennen Änderungen an den herunter geladenen Dokumenten werden beim Speichern nicht automatisch synchronisiert, sondern müssen hochgeladen werden Löschen Über die Weboberfläche können Sie Dateien auf dem bwsync&share Server löschen: Melden Sie sich auf der Webseite https://bwsyncandshare.kit.edu an. Klicken Sie auf Folder. Klicken Sie auf den Ordner oder die Datei, die Sie löschen möchten.

31 8. Ordner/Datei-Verwalten Seite 30 Klicken Sie auf das Lösch-Symbol ACHTUNG bei gleichzeitiger Verwendung des Desktop-Clients! Sobald Sie über die Webseite Dateien auf dem Server löschen, werden diese durch die automatische Synchronisation des Desktop-Clients auf dem lokalen Rechner gelöscht! Wiederherstellen Über die Weboberfläche können Sie Dateien, die Sie versehentlich gelöscht haben, wiederherstellen. Sie können so auch auf die vorherigen Versionen der Dateien zugreifen (s. 6.3 Kontingent verwalten). Melden Sie sich auf der Webseite https://bwsyncandshare.kit.edu an. Klicken Sie auf Folder. Navigieren Sie zu dem Ordner, der die gelöschte Datei enthielt. Klicken Sie auf das Symbol, gelöschten Datei. um gelöschte Dateien sichtbar zu machen. Suchen Sie nach der Klicken Sie auf das Wiederherstellungssymbol, um die gelöschte Datei wiederherzustellen.

32 8. Ordner/Datei-Verwalten Seite Desktop-Client Der Desktop-Client synchronisiert standardmäßig automatisch alle Änderungen zeitgleich mit dem bwsync&share-server Download/Upload Wenn Sie den bwsync&share Client zum ersten Mal starten, erstellt das Programm einen neuen Ordner mit dem Namen bwsyncandshare direkt unterhalb des Benutzerprofils (Standard- Datenpfad). Dabei handelt es sich um einen Ordner wie jeder andere auf Ihrer Festplatte. Hier erkennt der bwsync&share Client aber automatisch, wenn Sie dort neue Dateien ablegen oder vorhandene Dateien ändern. Wie Sie den Standardablagepfad ändern, finden Sie unter Voreinstellung Speicherort Änderungen Jede Änderung (neue Datei/Ordner anlegen, Datei geändert abspeichern, Datei/Ordner löschen) wird direkt von der Festplatte zu besycn&share synchronisiert. Sie können die Synchronisation stoppen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner klicken, für den Sie die Synchronisation stoppen möchten. Klicken Sie im erscheinenden Kontextmenü auf Stoppe sync Um den Ordner erneut in die Synchronisierung einzubinden, gehen Sie auf Folder erstellen Löschen Im Einsteiger-Modus können Sie die Dateien über den Datei-Explorer anzeigen lassen und dort löschen. Öffnen Sie den bwsync&share Client. Klicken Sie auf Folder anzeigen, um Ihre Synchronisationsordner zu sehen.

33 8. Ordner/Datei-Verwalten Seite 32 Entweder klicken Sie auf das Statussymbol oder wählen nach rechtem Mausklick die Option Öffnen. Der Datei-Explorer Ihres Rechners öffnet sich. Löschen Sie dort die Datei. Im Experten-Modus markieren Sie die zu löschende Datei und klicken Sie mit der rechten Maustaste Wiederherstellen Im Einsteiger-Modus können gelöschte Dateien aus dem lokalen Papierkorb wiederhergestellt werden (abhängig von den Einstellungen Ihres Desktops). Im Experten-Modus können Sie in der Ordnerübersicht direkt auf den Datei-Verlauf zugreifen.

34 8. Ordner/Datei-Verwalten Seite 33 Sie können so auch auf die vorherigen Versionen der Dateien zugreifen (s. 6.3 Kontingent verwalten) Android-Client Nach der Anmeldung wird der Android Client mit dem bwsync&share Server verbunden. Ordner und Dateien können/müssen heruntergeladen werden. Um einen Ordner zu öffnen, tippen Sie auf den Ordnernamen. Um die Optionen aufzurufen, tippen Sie auf das Info-Symbol Das Auswahlmenü öffnet sich mit Tipp auf.

35 8. Ordner/Datei-Verwalten Seite Download Ein Klick auf den Ordner- oder Dateinamen startet den Download oder Sie wählen die Option Download. Mit dem Download wird eine lokale Kopie auf Ihr Gerät gespeichert. Ist der Ordner/die Datei noch nicht heruntergeladen, stehen folgende Optionen zur Wahl: Upload Jede Datei muss in einen Ordner abgelegt werden. Zum Erstellen eines neuen Ordners wählen Sie auf der Ordnerebene im Auswahlmenü den Punkt Erstellen. (s. Fehler! Verweisquelle konnte nicht gefunden werden.). Zum Upload wählen Sie im Auswahlmenü des Ordners den Punkt Upload.

36 8. Ordner/Datei-Verwalten Seite Änderungen Änderungen werden beim Speichern der Datei sofort mit dem bwsync&share-server synchronisiert Löschen Die lokal auf dem Smart-Phone gespeicherte Datei (Download) kann gelöscht werden. Die entsprechende Datei auf dem bwsync&share-server wird nicht gelöscht. Wenn Sie vermeiden möchten, dass diese Datei weiterhin über besync&share zur Verfügung steht, müssen Sie diese über die Weboberfläche löschen. Eine auf dem Smart-Phone gelöscht Datei kann jederzeit wieder vom bwsync&share-server heruntergeladen werden Wiederherstellen Nutzen Sie die entsprechenden Funktionen der Weboberfläche bzw. des Desktops-Clients. 8.2 Ordner anlegen Sie können Ordner dazu benutzen, um Ihre Daten auf bwsync&share zu strukturieren. Für jeden Ordner können eigene Einstellungen (z.b. Einladungen, Archiveinstellungen) angegeben werden. Sie können so Zugriffsberechtigung für weitere Personen (s. Teilen/Einladen) auf bestimmte Bereiche beschränken Weboberfläche Neue Ordner können auf der obersten Ebene Home und als Unterordner in bestehenden Ordner angelegt werden.

37 8. Ordner/Datei-Verwalten Seite 36 Einladungen und Berechtigungen können nur für Ordner der obersten Ebene vergeben werden Desktop-Client Blenden Sie die Ordner mit Folder anzeigen ein. Erstellen Sie einen neuen Ordner über Folder erstellen. Wählen Sie als Speicherort den Standardsynchronisierungsordner auf Ihrem Rechner Sie können auch direkt im Datei-Explorer neue Ordner erstellen und in den Synchronisationsordner verschieben Android-Client Wählen Sie im Auswahlmenü Hier erstellen. Der Ordner wird mit dem Server synchronisiert. Optional können sofort weitere Nutzer eingeladen werden. 8.3 Einladen/Teilen Mit bwsync&share können Sie nicht nur Daten auf verschiedenen Plattformen synchron halten, Sie können auch weitere Nutzer Zugriff auf die Daten geben (Einladen). Möchten Sie Ordner oder Dateien zum Download bereitstellen, nutzen Sie die Option Link versenden. In diesem Fall muss sich der Empfänger nicht bei bwsync&share registrieren. Weitere Nutzer werden über ihre -Adresse eingeladen und können sowohl Studierende und Beschäftigte der Universitäten und Hochschulen in Baden-Württemberg (interne Nutzer) als auch Nutzer außerhalb dieses Kreises (externe Nutzer) Einladen Um einen Ordner zu teilen, müssen Sie einen anderen Benutzer zu diesem Ordner einladen. Der andere Nutzer hat dann entweder über die Weboberfläche Zugriff auf den geteilten Ordner oder kann den Ordner mit Hilfe des Clients auf seinen Rechner synchronisieren.

38 8. Ordner/Datei-Verwalten Seite 37 Die Daten bleiben im bwsync&share-speicherplatz, zählen zu Ihrem Kontingent und Sie können als Besitzer die gewährten Zugriffsrechte jederzeit wieder entziehen. Wenn Sie einem weiteren Nutzer Schreibrechte einräumen, kann dieser Dateien im freigegebenen Ordner verändern oder löschen sowie selbst Daten ablegen. Das Recht Admin berechtigt den Eingeladenen, weitere Nutzer zu diesem Ordner einzuladen bzw. Zugriffsrechte zu löschen. Dies empfiehlt sich insbesondere, wenn eine Gruppe den Ordner gleichberechtigt nutzt. Der Teilnehmerkreis kann damit auch unabhängig vom Besitzer des Ordners administriert werden. Der Besitzer kann vom Administrator nicht als Mitglied gelöscht werden Weboberfläche Melden Sie sich auf der Webseite https://bwsyncandshare.kit.edu an. Klicken Sie auf Folder. Navigieren Sie zu dem Ordner, den Sie teilen möchten. Klicken Sie auf das Einladungs-Symbol. Fügen Sie die Mail-Adresse des Benutzers in das Eingabefeld ein, wählen Sie die Berechtigung für diesen Benutzer aus und klicken Sie auf Hinzufügen. An der gleichen Stelle können Sie bereits existierende Berechtigungen verwalten bzw. die Berechtigung löschen: Klicken Sie auf x.

39 8. Ordner/Datei-Verwalten Seite Desktop-Client Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner, den Sie mit anderen Nutzern teilen möchten. Klicken Sie im erscheinenden Kontextmenü auf Einladen. Geben Sie die Mail-Adresse des einzuladenden Nutzers ein und legen Sie unter Folder Berechtigungen dessen Zugriffsrechte fest (Lesen, Lesen/Schreiben bzw. Admin.). Wenn Sie mehrere Nutzer einladen möchten, klicken Sie auf das "+" Zeichen rechts neben der Adresse, um weitere Benutzer der Einladungsliste hinzuzufügen. Klicken Sie auf Weiter, um alle eingeladenen Nutzer per zu benachrichtigen.

40 8. Ordner/Datei-Verwalten Seite Android-Client Um die Optionen aufzurufen, tippen Sie auf das Info-Symbol Wählen Sie die Optionen Einladen. Geben Sie die Mail-Adresse des einzuladenden Nutzers ein und legen Sie unter Berechtigungen dessen Zugriffsrechte fest (Lesen, Lesen/Schreiben bzw. Admin.).

41 8. Ordner/Datei-Verwalten Seite Link versenden Sie haben die Möglichkeit, Download-Links zu verschicken, um schnell und unkompliziert Dateien oder Ordner anderen Nutzern zugänglich zu machen. Vorteil: Dateien und Ordner können ohne Registrierung des Partners zur Verfügung gestellt werden. Bitte beachten Sie, dass der Link weitergeben werden kann und nicht nachvollziehbar ist, wer die Daten herunterlädt Weboberfläche Melden Sie sich auf der Webseite https://bwsyncandshare.kit.edu an. Klicken Sie auf Folder. Navigieren Sie zu dem Ordner oder der Datei, den Sie teilen möchten. Klicken Sie auf das Teilen-Symbol Klicken Sie auf In Zwischenablage kopieren, um den Link in einer anderen Anwendung einzufügen oder auf Link versenden, wenn Sie den Link per Mail versenden möchten. Bei Mehr Optionen können Sie ein Ablauf-Datum für den Link eingeben sowie die maximale Anzahl von Downloads festlegen (Voreinstellung: unendlich).

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