Rechnungen schreiben als Unternehmer. haude electronica, Wien, April /

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1 Rechnungen schreiben als Unternehmer haude electronica, Wien, April /

2 Rechnungen schreiben als Unternehmer Inhaltsverzeichnis Einleitung... 2 Relevante Gesetze... 3 Allgemeine Tipps zum Schreiben der Rechnung... 4 Die Umsatzsteuer... 7 Das Grundprinzip der Umsatzsteuer... 7 Die Bestandteile der Rechnung im Detail Name und Anschrift des Ausstellers Rechnungsbetreff Kundennummer Rechnungsnummer UID-Nummer (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) des Lieferanten UID-Nummer (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) des Kunden Rechnungsempfänger (Name und Anschrift) Datum Ware oder Dienstleistung Rechnungsbetrag Umsatzsteuer Bankverbindung Firmenbuchnummer Fälligkeit und Zahlungsmodalitäten Sonstige Hinweise Innergemeinschaftliche Geschäfte Lieferungen und Leistungen an Privatpersonen Lieferungen und Leistungen an Unternehmen Übergang der Steuerschuld - "Reverse Charge" Maßnahmen zur Minimierung des Ausfallsrisikos Seite 1 von 18 Rechnungen schreiben für Unternehmer haude electronica verlag

3 Einleitung Das Ziel jedes Unternehmers ist es, für sein Angebot Kunden zu finden und für die verkauften und erbrachten Leistungen eine Rechnung zu schreiben, die möglichst rasch (ohne Urgenz des Unternehmens) ausgeglichen wird. Die Rechnung ist ein Dokument und muss abhängig vom Empfänger und der Leistungsart eine Vielzahl an Aufgaben erfüllen. Für das eigene Unternehmen: - Dokument für die Buchhaltung und zum Nachweis für steuerliche Betriebsprüfungen - Grundlage für die Einforderung des Entgelts - Imageträger für Sorgfalt und Genauigkeit - "Visitenkarte" für die dauerhafte Aufbewahrung Ihrer Unternehmensinformationen (Name, Anschrift, Telefon, , Leistungsspektrum, ) beim Kunden für mögliche Folgeaufträge - Transportmittel für kurze Werbung oder Spezialangebote für Zusatz- und Folgeaufträge Bei Privatpersonen als Kunden: - Nachweis für Reklamationen - Beleg für die Geltendmachung von Werbungskosten, Sonderausgaben oder außergewöhnlichen Belastungen im Zuge der Arbeitnehmerveranlagung ("Lohnsteuerausgleich") Für Unternehmenskunden: - Dokument für den Nachweis der Betriebsausgabe zu steuerlichen Zwecken - Dokument für den Nachweis über die enthaltene Umsatzsteuer zur Geltendmachung als Vorsteuer - Dokument für den Nachweis der Betriebsausgabe für Förderungen Um all diesen Anforderungen gerecht werden zu können, müssen nicht nur verschiedene Gesetze beachtet werden, sondern es sollten auch verschiedenste Fragen über das eigene Unternehmen vorab geklärt werden. Seite 2 von 18 Rechnungen schreiben für Unternehmer haude electronica verlag

4 Relevante Gesetze Die Fakturierung (= das Erstellen von Rechnungen) kann - abhängig vom Empfänger sowie Art der Ware/Dienstleistung - sehr vielen Gesetzen unterliegen. Das sind beispielsweise: BAO (Bundesabgabenordnung): Regelt beispielsweise, wie die Rechnungsdaten im Fall einer Betriebsprüfung an den Betriebsprüfer zu übergeben sind oder wie Betriebseinnahmen zu erfassen sind. Finanzstrafgesetz: Das Finanzstrafgesetz kommt zur Anwendung, wenn Rechnungen zum Zweck des Abgabenbetruges erstellt werden wie zb Vorsteuerbetrug. Normverbrauchsabgabegesetz für den Handel mit Kraftfahrzeugen Umsatzsteuergesetz: Legt fest, für welche Umsätze Umsatzsteuer entrichtet werden muss. UGB (Unternehmensgesetzbuch): Regelt allgemeine Pflichten des Unternehmers wie zb eine besondere Sorgfaltspflicht bei der Überprüfung von Kundenangaben (zb UID-Nummer). Werbeabgabegesetz: Definiert, für welche Werbedrucksorten Werbeabgabe in Rechnung gestellt werden muss. uvm. Vor Aufnahme der unternehmerischen Tätigkeit sollte daher mit dem Steuerberater besprochen werden, welche Abgaben, Gebühren und Steuern in Ihrem Geschäftsbereich zu beachten sind. Bei vielen Abgaben, Gebühren und Steuern entsteht erst ab gewissen Umsatzgrenzen eine Abgabepflicht oder es gibt steuerliche Vorteile für Unternehmensgründer. Insbesondere sollte man auch nachfragen, ob die abzuführenden Abgaben auf der Rechnung explizit angeführt werden müssen oder ob diese nur im Verkaufspreis zu kalkulieren sind und erst später über die Buchhaltung ermittelt werden. Seite 3 von 18 Rechnungen schreiben für Unternehmer haude electronica verlag

5 Allgemeine Tipps zum Schreiben der Rechnung 1) Eine den üblichen Standards entsprechende Anordnung der Rechnungselemente (Absender, Empfänger, Leistung, Einzelpreise, Gesamtpreis, Bankverbindung und gesetzliche Bestandteile) bewirkt, dass der Empfänger schnell alle relevanten Informationen findet. Ist zb die Bankverbindung bei Rechnungen auf Ziel versteckt oder sehr klein geschrieben, werden Kunden oft anrufen und nachfragen. Ist die Fälligkeit nicht präsent, ist mit häufigeren Überschreitungen des Zahlungsziels zu rechnen und ist der Gesamtbetrag unscheinbar angedruckt, können gehäuft zu niedrige Zahlbeträge eingehen. 2) Verwenden Sie eine gut lesbare Standard-Schriftart und Schriftgröße. Insbesondere wenn die Rechnung elektronisch als pdf versendet wird, könnten "exotische" Schriftarten zu schlecht lesbarer Anzeige und unerwünschten Druckergebnissen führen, was für den Rechnungsaussteller zu unnötigem Arbeitsaufwand durch Rechnungsurgenzen führt. 3) Verwenden Sie gutes Papier und Qualitäts-Tinte/-Toner, damit die Rechnung nach einer Zustellung bei Regenwetter oder einem am Schreibtisch umgefallenen Wasserglas noch möglichst gut lesbar ist. Andernfalls kann dies ebenso zu unnötigem Arbeitsaufwand und Mehr-Kosten durch den erneuten Druck und Versand der Rechnung führen. 4) Soll der Versand der Rechnung gedruckt in einem Sichtfensterkuvert erfolgen, sollten die Empfängerdaten gleich zu Beginn der Gestaltung entsprechend platziert werden. 5) Der elektronische Versand von Rechnungen spart Zeit, Geld und schont die Umwelt. Jedoch ist zu beachten, dass wenn die Rechnung Umsatzsteuer enthält und der Empfänger Unternehmer ist, für den Vorsteuerabzug bei elektronischen Rechnungen zusätzliche gesetzliche Bestimmungen beachtet werden müssen: 1) Der Empfänger der elektronischen Rechnung muss dieser Art der Rechnungsausstellung zustimmen. 2) Die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und die Lesbarkeit müssen vom Zeitpunkt der Ausstellung bis zum Ende der siebenjährigen Aufbewahrungsdauer gewährleistet sein. Dieser Anforderung kann entsprochen werden: - durch die qualifizierte elektronische Signatur - EDI-Verfahren - innerbetriebliches Kontrollverfahren: Jeder Unternehmer kann selbst bestimmen, wie er die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts sowie die Lesbarkeit gewährleistet. Dies kann auch durch ein innerbetrieblichen Kontrollverfahrens mittels Organisation im Rechnungswesen bzw. entsprechende Dokumentation mit Geschäftsunterlagen (Bestellung, Kaufvertrag, Lieferschein, Auftrag,...) uä erfolgen. Seite 4 von 18 Rechnungen schreiben für Unternehmer haude electronica verlag

6 6) Designen Sie Ihr Rechnungsformular so, dass es immer für alle in Ihrem Betrieb möglichen Konstellationen passt. Besser Sie drucken zb immer die UID-Nummer Ihres Kunden an, wenn diese bekannt ist, dann muss nicht immer der Rechnungsbetrag (bzw. auf ein innergemeinschaftliches Geschäft) kontrolliert werden. Manche Unternehmen akzeptieren auch generell nur Rechnungen, auf denen auch ihre eigene UID-Nummer angegeben wurde. 7) Wenn Sie Bestellungen telefonisch, mündlich oder handgeschrieben entgegennehmen, sollten Sie es sich zur Gewohnheit machen, Name und Anschrift des Kunden mittels geeigneter Webseiten immer zu prüfen. Sind die Daten Ihres Kunden korrekt geschrieben, macht dies nicht nur einen sehr ordentlichen und professionellen Eindruck von Ihrem Unternehmen, sondern erspart auch gerade bei Unternehmern als Kunden Rechnungsurgenzen, da diese auf richtig geschriebenen Empfängerdaten bestehen müssen. 8) Fakturieren Sie so zeitnah wie möglich! Vor der Lieferung/Leistung sollte der Kunde die Rechnung allerdings nur dann erhalten, wenn Vorauskassa oder eine Anzahlung vereinbart sind. Um so mehr Zeit nach der Lieferung/Leistung vergeht, um so geringer wird die Bereitschaft des Kunden, die Rechnung schnell zu bezahlen. Weiters besteht auch die Gefahr, dass die für Ihre Rechnung geplante Liquidität mittlerweile für andere Ausgaben verbraucht wurde. 9) Jeder Unternehmer freut sich über bekannte und repräsentative Kunden. Allerdings sollte man wissen, dass die diplomatische Immunität auch für zivilrechtliche Klagen (wie die Mahnklage) gilt. 10) Je nach Art des Geschäftes sollten alle als Nachweis für die ordnungsgemäße Erbringung der Lieferung/Leistung geeigneten Unterlagen bei der Rechnung abgelegt werden. Solche Unterlagen sind beispielsweise vom Empfänger unterzeichnete Liefer- oder Abnahme-Scheine, Zustellnachweise sowie Bestellunterlagen und Verträge. 11) Werden nach Auftragserteilung noch Zusatzvereinbarungen mündlich oder telefonisch abgesprochen, schicken Sie Ihrem Kunden ein kurzes mit dem Inhalt der Vereinbarung (Beispiel: Vielen Dank für das freundliche Gespräch. Gerne nehmen wir folgende Zusatzvereinbarungen auf: ). Auch dieses sollte bei der Rechnung abgelegt werden. Seite 5 von 18 Rechnungen schreiben für Unternehmer haude electronica verlag

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8 Die Umsatzsteuer Die Pflichtangaben von Rechnungen sind im Umsatzsteuergesetz ( 11 und 11a UStG) geregelt. Daher sollte vor der Erstellung der ersten Rechnung mit dem Steuerberater abgeklärt werden, ob die Rechnungen mit oder ohne Umsatzsteuer ausgestellt werden müssen. Grundsatz: Der Umsatzsteuer unterliegen die Lieferungen und sonstigen Leistungen, die ein Unternehmer im Inland gegen Entgelt im Rahmen seines Unternehmens ausführt. Das Grundprinzip der Umsatzsteuer Bei Geschäften zwischen zwei Unternehmern, die umsatzsteuerpflichtig sind, ist die Umsatzsteuer ein Durchläufer. Der Lieferant stellt diese zusätzlich zu seinem Entgelt in Rechnung, kassiert die Umsatzsteuer und überweist sie an das Finanzamt. Der Kunde bezahlt die Umsatzsteuer an seinen Lieferanten, holt sie jedoch unter der Bezeichnung "Vorsteuer" gleich in der nächsten Umsatzsteuervoranmeldung wieder vom Finanzamt zurück. Der Weg der Umsatzsteuer bei Geschäften zwischen zwei Unternehmern (beide sind umsatzsteuerpflichtig): Seite 7 von 18 Rechnungen schreiben für Unternehmer haude electronica verlag

9 Ist der Kunde eine Privatperson oder ein Kleinunternehmer (Jahreseinnahmen netto bis EUR) und der Lieferant umsatzsteuerpflichtig, muss der Lieferant die Umsatzsteuer verrechnen und an das Finanzamt abführen. Der Kunde erhält die Umsatzsteuer in diesem Fall nicht als Vorsteuer zurückerstattet, die Umsatzsteuer ist daher für ihn ein Kostenfaktor. Seite 8 von 18 Rechnungen schreiben für Unternehmer haude electronica verlag

10 Ist der Lieferant Kleinunternehmer, wird keine Umsatzsteuer verrechnet. Der Rechnungs-Endbetrag würde daher EUR 1.000,- betragen. Der Lieferant bezahlt in diesem Fall keine Umsatzsteuer an das Finanzamt, der Kunde hat - auch wenn er Unternehmer ist - keinen Vorsteuerabzug. Seite 9 von 18 Rechnungen schreiben für Unternehmer haude electronica verlag

11 Aus den vorangegangenen Beispielen ist gut ersichtlich, dass es für einen Unternehmer-Kunden einen großen Unterschied macht, ob die an den Lieferanten bezahlte Umsatzsteuer als Vorsteuer vom Finanzamt zurückgeholt werden darf oder nicht. Damit der Kunde die bezahlte Umsatzsteuer als Vorsteuer geltend machen darf, muss vom Lieferanten eine Rechnung erstellt werden, die alle Vorschriften des Umsatzsteuergesetzes erfüllt. Ist der Lieferant Kleinunternehmer, darf er jedoch keinesfalls eine Rechnung ausstellen, die den Eindruck erweckt, als ob Umsatzsteuer im Gesamtbetrag enthalten ist. Wenn ein Kleinunternehmer beispielsweise auf der Rechnung "Inkl. 20 % USt." andrucken würde, müssten diese 20 % Umsatzsteuer auch an das Finanzamt abgeführt werden, weil aufgrund der Rechnungslegung die Kleinunternehmer-Steuerbefreiung für diese Rechnung ihre Wirkung verliert. Für Kleinunternehmer ist zur Vermeidung von Rechnungsmanipulationen sogar ratsam, explizit auf der Rechnung darauf hinzuweisen, dass der Gesamtbetrag keine Umsatzsteuer enthält (zb "Der Rechnungsgesamtbetrag enthält aufgrund der Kleinunternehmerregelung keine Umsatzsteuer." Die Bestandteile der Rechnung im Detail Im nachfolgenden Kapitel werden die einzelnen Bestandteile der Rechnung vorgestellt. Mit dem -Symbol markierte Elemente müssen auf der Rechnung enthalten sein, wenn der Rechnungsempfänger diese in irgendeiner Form (Vorsteuerabzug, Betriebsausgabe oder für Arbeitnehmerveranlagung) steuerlich geltend machen möchte. Elemente mit dem Info-Symbol sind - abhängig von Ihren Vertriebswegen und den angebotenen Zahlungsarten - empfehlenswert. Um den eigenen administrativen Aufwand möglichst gering zu halten, ist es ratsam von Anfang an eine Rechnungsvorlage zu verwenden, die zumindest alle verpflichtenden Elemente enthält. Bei der Verwendung von Fakturierungs-, Onlineshop- oder Kassensystemen sollte vor der Anschaffung mit dem Lieferanten geklärt werden (insbesondere wenn das System im Ausland hergestellt wird), ob das System in der Lage ist, diese Anforderungen zu erfüllen. Seite 10 von 18 Rechnungen schreiben für Unternehmer haude electronica verlag

12 Name und Anschrift des Ausstellers Angabe verpflichtend Name und Anschrift des Ausstellers müssen vollständig, richtig und gut leserlich angeführt werden. Der angegebene Name und die Anschrift müssen mit den im Firmenbuch bzw. am Finanzamt gemeldeten Daten übereinstimmen. Die Angabe von Telefon, Fax, oder Website ist nicht vorgeschrieben, aber zu empfehlen. Rechnungsbetreff Angabe optional Insbesondere bei Rechnungen an große Firmen ist mit einer schnelleren Bearbeitung und Bezahlung zu rechnen, wenn auf der Rechnung auf die Bestellung bzw. den Auftrag verwiesen wird (Bestellnummer, Datum) und vor allem der Name der Person, die den Auftrag erteilt hat. Andernfalls kann passieren, dass die Rechnung wochenlang von einer Abteilung zur nächsten geht, anstatt in die Buchhaltung zur Bezahlung. Beispiel: "Ihr Auftrag Nr vom von Frau Maria Muster" Kundennummer Angabe optional Werden Kundennummern verwendet und auf der Rechnung angedruckt, bezieht sich der Kunde bei der Zahlung, bei Rückfragen oder Folgeaufträgen idr auf seine Kundennummer, so dass Zahlungseingänge einfacher zugeordnet und Duplikate in der Kundendatei verhindert werden können. Tipp: Bevor Sie die erste Kundennummer vergeben, legen Sie eine immer gleichbleibende Stelligkeit mit einer beliebigen Ziffer zu Beginn fest. Verwendet man als erste Ziffer beispielsweise 2, kann die Kundennummer später, wenn das Unternehmen wächst und eine Kundenbuchhaltung notwendig wird, gleich als Kontonummer in der Buchhaltung verwendet werden. Als zweite Stelle könnte eine Ziffer verwendet werden, welche die Kundengruppe wiedergibt. Verwenden Sie jedoch keinesfalls eine Gesamtlänge, bei der Gefahr besteht, dass Ihre Kunden auch 10 Jahre später noch eine endlose Reihe an Nullen angeben müssen. Eine Startnummer könnte so zb lauten. Die Startnummer sollten Sie nur wählen, wenn Sie davon ausgehen, dass Sie innerhalb einiger Jahre 10 Millionen Kunden in Ihrer Kundendatei erfasst haben werden. Seite 11 von 18 Rechnungen schreiben für Unternehmer haude electronica verlag

13 Rechnungsnummer Angabe verpflichtend Die Angabe einer fortlaufenden Rechnungsnummer ist gem. UStG verpflichtend ab einem Rechnungsbetrag von EUR 150,-. UID-Nummer (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) des Lieferanten Angabe verpflichtend Die Angabe der eigenen UID-Nummer ist gem. UStG verpflichtend ab einem Rechnungsbetrag von EUR 150,-. UID-Nummer (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) des Kunden Angabe verpflichtend Die Angabe der UID-Nummer des Kunden ist gem. UStG verpflichtend ab einem Rechnungsbetrag von EUR ,-. Rechnungsempfänger (Name und Anschrift) Angabe verpflichtend Ab einem Rechnungsbetrag von EUR 150,- müssen Name und Anschrift des Rechnungsempfängers auf der Rechnung angegeben sein. Besonders wichtig: Klären Sie schon bei Auftragserteilung, wer konkret Ihr Kunde ist und die Rechnung bezahlen wird. Achten Sie darauf, dass es sich dabei um eine juristische oder natürliche Person handelt. Beispiel: Kaffeehaus Sissi ist kein Kunde, sondern wahrscheinlich lediglich eine Lokalbezeichnung. Wechselt dieses den Besitzer, wird es sehr schwierig den eigentlichen Schuldner festzustellen. Daher muss unbedingt der Inhaber festgestellt und auf der Rechnung angeführt werden (zb Kaffeehaus Sissi Inh. Elisabeth Muster ). Heißt das Kaffeehaus Sissi eigentlich Kaffeehaus Sissi Betriebs- GmbH ist dieses eine juristische Person und damit auch Ihr tatsächlicher Kunde. Verschaffen Sie sich auch Klarheit, welche Anschrift die Firmenanschrift (Rechnungsadresse) ist. Diesbezüglich sind zb die UID-Prüfung via FinanzOnline oder MIAS bei Firmen oder Online- Telefonbücher eine Hilfe. Seite 12 von 18 Rechnungen schreiben für Unternehmer haude electronica verlag

14 Datum Angabe verpflichtend Auf der Rechnung muss das Rechnungsdatum UND das Leistungsdatum bzw. der Leistungszeitraum angegeben sein. Ist das Rechnungsdatum immer oder fast immer gleich mit dem Leistungsdatum, kann diese Vorschrift mit dem Standard-Satz "Das Rechnungsdatum entspricht dem Liefer- /Leistungsdatum, sofern nicht explizit abweichend angegeben." erfüllt werden. Ware oder Dienstleistung Angabe verpflichtend Handelsübliche Bezeichnung der Ware oder Dienstleistung sowie die verrechnete Menge müssen angegeben sein. Keinesfalls ausreichend sind Oberbegriffe wie "Baumaterial" oder "Fachliteratur". Rechnungsbetrag Angabe verpflichtend Bei Kleinbetragsrechnungen (bis EUR 150,-) reicht die Angabe des Rechnungsgesamtbetrages inkl. Umsatzsteuer. Bei Rechnungen mit höherem Gesamtbetrag ist zusätzlich die Angabe des Nettobetrages erforderlich. Umsatzsteuer Angabe verpflichtend Bei Kleinbetragsrechnungen (bis EUR 150,-) kann die Umsatzsteuer in Form des Prozentsatzes angegeben werden (zb "Der Gesamtbetrag enthält 20 % Umsatzsteuer."). Bei höheren Rechnungen muss die Umsatzsteuer auch als Betrag ausgewiesen werden. Bankverbindung Angabe optional Bei Zahlungsarten wie Überweisung oder Vorauskasse ist die Angabe der Bankverbindung des Lieferanten im eigenen Interesse erforderlich. Bietet man ausschließlich Barzahlung, Kreditkarte oder ähnliches, ist die Angabe nicht unbedingt erforderlich, aber in "Vorahnung von Sonderfällen" sicherlich ratsam. Firmenbuchnummer Angabe verpflichtend für im Firmenbuch protokollierte Unternehmen Ist Ihr Unternehmen im Firmenbuch eingetragen, müssen Sie auf allen Geschäftspapieren Ihre Firmenbuchnummer angeben. Seite 13 von 18 Rechnungen schreiben für Unternehmer haude electronica verlag

15 Fälligkeit und Zahlungsmodalitäten Angabe optional Bei Barverkäufen oder Vorauskassa sollte "Betrag dankend erhalten." angedruckt sein. Andernfalls darf keinesfalls auf das Zahlungsziel vergessen werden. Ideal ist der Andruck der Fälligkeit als Datum, da dies wesentlich verbindlicher wirkt. Steht auf der Rechnung "Fällig am " ist die Wahrscheinlichkeit einer pünktlichen Zahlung wesentlich höher als bei "30 Tage netto Kassa". Sonstige Hinweise Angabe optional Abhängig von Ihren Absatzwegen und angebotenen Zahlungsarten kann es ratsam sein, auf der Rechnung auf Umtausch-, Rückgabe- oder Reklamationsmodalitäten hinzuweisen. Ein freundlicher Schluss-Satz wie zb "Wir danken für Ihren Auftrag." lässt die doch sehr förmliche Rechnung etwas persönlicher wirken oder ein spezielles Angebot "Bei Folgeaufträgen innerhalb von 3 Monaten erhalten Sie 10 % Stammkundenrabatt." kann zusätzliches Geschäft bringen. Wenn Sie für Ihr Unternehmen bereits Allgemeine Geschäftsbedingungen erarbeitet haben, sollten Sie in allen Faktura-Belegen (Angebot, Auftrag, Lieferschein und Rechnung) auf diese verweisen ("Es gelten unsere Allgemeinen Geschäftsbedingungen laut Internet, abrufbar unter Bei Geschäften auf "offene Rechnung" (Kunde überweist nach Rechnungsstellung) sollte für den Fall des Zahlungsverzuges geregelt sein, ob Mahnspesen und Verzugszinsen verrechnet werden sollen. In diesem Fall sollte dies in AGBs geregelt sein oder auf der Rechnung angedruckt werden. Seite 14 von 18 Rechnungen schreiben für Unternehmer haude electronica verlag

16 Innergemeinschaftliche Geschäfte Lieferungen und Leistungen an Privatpersonen Bei innergemeinschaftlichen Geschäften gilt für Sie grundsätzlich jeder als Privatperson, der bei seiner Bestellung keine ausländische, gültige UID-Nummer vorweist. In diesem Fall schreiben Sie die Rechnung genauso, als ob Sie Rechnung für einen inländischen Kunden erstellen. Achtung: Übersteigen die Umsätze die Sie in einem anderen EU-Land tätigen die Lieferschwelle (gesetzlich definierte Betragsgrenze), dann müssen Sie die Umsätze im Zielland der Umsatzsteuer unterziehen. Die Lieferschwelle ist unterschiedlich in den einzelnen EU-Ländern. Beispiel: In Italien beträgt die Lieferschwelle EUR Überschreiten Ihre Lieferungen an italienische Kunden innerhalb eines Jahres die EUR , müssen Sie sich in Italien als Unternehmer registrieren und zukünftig den italienischen Kunden italienische Umsatzsteuer in Rechnung stellen. Lieferungen und Leistungen an Unternehmen Lieferungen oder Leistungen an Unternehmen aus einem anderen EU-Land sind steuerfrei, wenn 1) der Kunde eine gültige ausländische UID-Nummer vorweisen kann. Bitte vergessen Sie keinesfalls, sich von der Gültigkeit der UID-Nummer über FinanzOnline oder dem Service der Europäischen Kommission ( zu überzeugen und den Nachweis ausgedruckt bei der Ausgangsrechnung aufzubewahren. Sollte die UID-Nummer nicht gültig sein, muss der Kunde wie eine Privatperson behandelt werden. 2) die Ware tatsächlich in ein anderes EU-Land geliefert wird. Der Versand- oder Beförderungsnachweis muss - am besten auch direkt bei der betreffenden Rechnung - aufbewahrt werden. 3) bei sonstigen Leistungen diese im Sinne des Umsatzsteuergesetzes als in einem anderen EU-Land als erbracht gilt. Die Regelungen über den Leistungsort bei sonstigen Leistungen sind sehr umfangreich im Umsatzsteuergesetz geregelt, im Zweifel sollte die Beurteilung immer gemeinsam mit dem Steuerberater erfolgen. Sind die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt, dann ist die innergemeinschaftliche Lieferung bzw. die sonstige Leistung EU für den Lieferanten steuerfrei und die Steuerschuld geht auf den Leistungsempfänger über. Achtung: Ab ist die Rechnungsausstellung bis zum 15. des Folgemonats verpflichtend, wenn die Leistung im Ausland erbracht wird und die Steuerschuld bei einer Lieferung oder Leistung auf den Leistungsempfänger in einem anderen Mitgliedstaat übergeht. Ebenso verpflichtend ist die Rechnungsausstellung, wenn die Leistung im Drittland erbracht wird. Seite 15 von 18 Rechnungen schreiben für Unternehmer haude electronica verlag

17 Übergang der Steuerschuld - "Reverse Charge" Bei diesem System geht das Recht auf die Umsatzsteuer von der österreichischen Finanzverwaltung auf die Finanzverwaltung im EU-Land des Kunden über. Gleichzeitig tritt der Kunde an die Stelle des Lieferanten, so dass nun der Kunde die Umsatzsteuer seinem Heimat-Finanzamt schuldet. Ist der Kunde vorsteuerabzugsberechtigt, muss er jedoch nichts bezahlen, da er die geschuldete Umsatzsteuer sofort wieder als Vorsteuer aus innergem. Erwerb abziehen darf. Dieses System vereinfacht den Einkauf von Waren oder Dienstleistungen aus anderen EU-Ländern wesentlich, da der Kunde somit kein ausländisches Finanzamt für die Geltendmachung der Vorsteuer kontaktieren muss, sondern alles direkt mit seinem Heimatfinanzamt erledigen kann. Seite 16 von 18 Rechnungen schreiben für Unternehmer haude electronica verlag

18 Maßnahmen zur Minimierung des Ausfallsrisikos Werden Rechnungen auf Ziel erstellt, beginnt nach dem Rechnungsversand das Hoffen auf die baldige bzw. fristgerechte Bezahlung durch den Kunden. Bei Neukunden mit Aufträgen, die höhere Investitionen vorab durch Sie erfordern, sollte eine Anzahlung Vertragsbestandteil sein. Ist dies nicht möglich, sollte eine Bonitätsprüfung durch ein entsprechendes Institut (Creditreform, KSV) durchgeführt werden. Versuchen Sie langfristige Zahlungsziele ohne Teilzahlungen zu vermeiden. Sie laufen Gefahr, dass der Kunde in der Zwischenzeit nicht nur insolvent geworden ist, sondern sogar schon die Anmeldefrist für das Insolvenzverfahren abgelaufen ist. Geben Sie die Fälligkeit der Rechnung verbindlich in Form eines Datums an und nicht nur in Form von Tagen. Versenden Sie keine Mahnungen mit Aufschrift "1. Mahnung", "2. Mahnung" usw - der Kunde weiß damit genau, dass er mindestens noch zwei bzw. eine Zahlungsaufforderung lang Zeit hat. Beginnen Sie bereits einige Tage nach der Fälligkeit (Bankweg von max. 5 Tagen) mit der ersten Erinnerung. Diese muss nicht den Stempel einer Mahnung haben, sondern kann zb auch telefonisch erfolgen, in dem Sie einfach nachfragen ob der Kunde zufrieden war und die Frage nach der Bezahlung in das Gespräch dezent einfließen lassen. Führen Sie die angedrohten Aktionen auch fristgerecht durch. Haben Sie dem Kunden eine Nachfrist mit Androhung rechtlicher Schritte gesetzt, dann setzen Sie diese auch nach erfolglosem Ablauf der Nachfrist. Inkassoinstitute und Rechtsanwälte bieten Ihren Service oft sogar kostenlos an und erhalten nur bei erfolgreicher Einbringung die von ihnen verrechneten Mahnspesen. Seite 17 von 18 Rechnungen schreiben für Unternehmer haude electronica verlag

19 Hilfreiche Links Edikte: Über die Ediktsdatei können Sie prüfen, ob bei einem Kunden derzeit ein Insolvenzverfahren aktiv ist oder ob es historisch eines gegeben hat. Klicken Sie auf der Seite links oben im Bereich Insolvenzdatei auf Erweiterte Suche. Geben Sie in den Suchoptionen den Namen sowie das Datum, ab dem gesucht werden soll, ein. Gibt man nur einen Namensteil (statt Max Mustermann GmbH nur Mustermann ) sowie eine längere Zeitspanne (5-10 Jahre zurück) ein, erhält man ein aussagekräftiges Ergebnis. Firmensuche über UID-Nummer Mittels der UID-Nummer können Sie über 2 verschiedene Anbieter Name und Adresse abfragen. Angezeigt wird dabei jener Name/Adresse, mit der das Unternehmen bei der Finanzverwaltung gemeldet ist. Jeder Unternehmer kann bei der Finanzverwaltung eine UID sowie einen FinanzOnline Zugang beantragen. Damit können Sie zu jeder europäischen UID-Nummer Name und Adresse abfragen. Über dieses Service der Europäischen Kommission können Sie ebenso zu allen europäischen UID-Nummern abfragen, ob diese gültig sind und bei den meisten Mitgliedstaaten erhalten Sie ebenso (wenn Sie Ihre eigene UID angeben) Name und Adresse der Firma. Das Service der Europäischen Kommission bietet den Vorteil, dass Sie nicht laufend die Zugangsdaten wie bei FinanzOnline eingeben müssen. Technisch sehr versierte Unternehmer haben bei beiden Services die Möglichkeit, die UID-Nummern Prüfung auch über ein kostenloses Webservice durchführen zu können. So können Sie die Überprüfung direkt in die verwendete Fakturierung oder Kundenverwaltung integrieren. Seite 18 von 18 Rechnungen schreiben für Unternehmer haude electronica verlag