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1 Mailinglisten verwalten Eine Übersicht über die Mailinglistensoftware Mailman >> Einführung Die Software Mailman ermöglicht Ihnen eine funktionsreiche Verwaltung Ihrer Mailinglisten. Folgende Eigenschaften und Funktionen zeichnen Mailman aus: User können sich selbst ein- und austragen Automatische Erkennung von unzustellbaren Mailadressen Hohe Verarbeitungsgeschwindigkeit und Stabilität Umfangreiche Sicherheitsfunktionen Nutzung als geschlossene Liste, offene Diskussionsliste oder als Newsletter Deutschsprachige Bedienungsoberfläche mit umfangreicher online-hilfe Verwaltung über das Internet, keine separate Software nötig Archivierungsfunktion Keine Werbung Personalisierung möglich Mailman ist Freie Software und unterliegt der General Public License. Siehe und >> Neue Mailinglisten einrichten Neue Mailinglisten werden von uns für Sie angelegt. Wenn Sie eine neue Mailingliste benötigen, teilen Sie uns dies bitte per oder Telefon mit. Wir richten neue Mailinglisten für gewöhnlich innerhalb von zwei Werktagen ein. Je nach Vertragsmodell können einmalige Kosten für die Einrichtung anfallen. >> Namensgebung und Mail-Adresse Der Name Ihrer Mailingliste sollte aussagekräftig und kurz sein. Aus technischen Gründen muss vor den Namen Ihrer Mailingliste ein Prefix gestellt werden. Den Prefix können Sie selbst festlegen. Wir empfehlen dabei eine Abkürzung Ihres Organisationsnamens (ggf. in Kombination mit dem KFZ-Kennzeichen oder einer Bundesländerbezeichnung). Beispiele: vdd-vorstand Vorstandliste des Vereins Deutscher Dackelzüchter kbf-m-plenum Diskussionsliste der Kölsch-Bier-Freunde in München kbf-m-news Newsletter der Kölsch-Bier-Freunde in München njv-intern Interner Newsletter des Neuen Jugend-Verbands njv-intern-debatte Interne Debattenliste des Neuen Jugend-Verbands In Ausnahmefällen kann auf den Prefix verzichtet werden. Dies bedarf einer individuellen Absprache. Dies ist zum Beispiel möglich, wenn Mailinglisten Eigennamen von Publikationen tragen und kein allgeinen Begriffe wir presse, news oder info. Die Adresse Ihrer Mailingliste setzt sich aus dem Mailinglistennamen und Ihrer Domain zusammen.

2 Mailinglisten verwalten - Seite 2 Beispiel: Natürlich können Sie in Ihrer -Verwaltung Weiterleitungen auf Ihre Mailinglisten einlegen, um kürzere -Adressen zu erhalten. Beispiel: -> koelschbierfreunde.de Schritt 2) Gehen Sie nun das Formular von oben nach unten durch und ergänzen oder präzisieren Sie ggf. Angaben. Bei jedem Feld finden Sie einen Link zu einer Hilfeseite ( Details zu... ). Bitte achten Sie darauf, dass Sie den Link in einem neuen Fenster öffnen (beim PC mit der rechten Maustaste, beim Mac mit CTRLtaste und Mausklick), da sonst bereits eingetragene Änderungen verloren gehen. Nehmen Sie Änderungen möglichst immer im Hauptfenster vor und betätigen vor dem Verlassen der Seite den Button am Seitenende Änderungen vornehmen. Das drittletzte Feld ( Bevorzugter Hostname für an diese Liste ) lassen Sie bitte unverändert. Nun haben Sie die Grundkonfiguration Ihrer Liste vorgenommen und sich als Administrator eingetragen. >> Die ersten Schritte Sie erhalten von uns nach Einrichtung der Mailingliste eine , in der Sie die URL für die Verwaltungsseite sowie Ihr persönliches Passwort für die Verwaltung der Liste finden. Als ersten Schritt übernehmen Sie die URL für den Administrationsbereich (z.b. mailman/admin/meine_liste ) in Ihren Browser und laden die Seite. Am besten, Sie setzen jetzt gleich ein Lesezeichen (Bookmark) in Ihrem Browser. Nach erfolgtem Login mit dem Ihnen zugesandten Passwort sehen Sie den Verwaltungsbereich. Auf den ersten Blick sieht er sehr komplex aus. Aber wenn Sie sich einmal mit dem Mailman beschäftigt haben werden Sie sehen, dass die Bedienung binnen weniger Minuten zu erledigen ist. Konzentrieren wir uns auf das Wesentliche und starten wir mit der bereits geöffneten Seite Allgemeine Optionen : Schritt 1) Tragen Sie Ihre Mailadresse in das 2. Feld mit dem Namen Die -Adresse des Administrators der Liste. Mehrere Adressen können angegeben werden (eine pro Zeile) ein und löschen Sie die vorgegebene Systemadresse. >> Sicherheitseinstellungen Die Sicherheitseinstellungen finden Sie großteils im Menu Abo-Regeln und Adreßfilter. Die beiden wichtigen Menupunkte hier sind: [Abo-Regeln] - Hier legen Sie fest, wer Ihre Liste abonnieren darf. [Absender-Filter] - Hier legen sie fest, wer Nachrichten auf der Liste verschicken darf. Bevor wir Ihnen die einzelnen Felder erklären, stellen wir Ihnen vier Security-Modelle vor: A) Geschlossene Liste (z.b. Vorstand, interne Debattenlisten o.ä.) B) Offene Debattenliste (z.b. als Forum ) C) Geschlossener Newsletter (z.b. für Mitglieder- Rundbriefe) D) Offener Newsletter A) Geschlossene Liste Eintrag in die Liste geschieht nur durch die Administratoren bzw. durch Freigabe der Administratoren Jeder auf der Liste darf schreiben Das Archiv muss geschützt oder deaktiviert sein B) Offene Debattenliste

3 Mailinglisten verwalten - Seite 3 Eintrag in die Liste für jeden möglich Jeder auf der Liste darf schreiben Das Archiv kann offen oder deaktiviert sein C) Geschlossener Newsletter Eintrag in die Liste geschieht nur durch die Administratoren bzw. durch Freigabe der Administratoren Die Listenmitglieder dürfen nicht schreiben Das Archiv muss geschützt oder deaktiviert sein D) Offener Newsletter Eintrag in die Liste für jeden möglich Die Listenmitglieder dürfen nicht schreiben Das Archiv kann offen oder deaktiviert sein Die Einstellungen im Einzelnen Feld 5 ( Wer darf die Mitgliederliste einer Mailingliste einsehen ) sollten Sie aus Sicherheitsgründen immer auf Nur der Listenadministrator stellen. Feld 6 ( Sollen adressen so dargestellt werden... ) sollte immer aktiviert sein. Dadurch wird es Webcrawlern erschwert, die adressen automatisch für Spam-Mailings auszulesen. b) Schreiben an die Liste Im Menupunkt Abo-Regeln und Adreßfilter -> Absender-Filter : Das erste Feld ( Sollen die Beiträge neuer Listenmitglieder moderiert werden? ) stellen Sie für die Modelle C und D unbedingt auf Ja. Das vorletzte Feld ( Aktion, die beim Eingang einer Nachricht eines Nichtmitgliedes ausgeführt werden soll... ) sollten Sie unbedingt auf Zurückhalten stellen. Bei einer Vorstandsliste o.ä. können Sie eine Ausnahme machen, wenn Sie von anderen Mailadressen Mails empfangen wollen. Alle anderen Felder ergeben sich im Laufe der Arbeit, wenn die zurückgehaltene Mails verwalten werden. Die notwendigen Einstellungen nehmen Sie hier vor: a) Eintrag in die Liste Im Menupunkt Sicherheitseinstellungen -> Abo- Regeln: Das 1. Feld ( Diese Liste auch bekanntmachen... ) empfehlen wir immer zu deaktivieren. Das 2. Feld ( Was muss ich tun... ) sollten Sie für die Modelle B und D auf Rückbestätigung durch den User stellen, andernfalls auf Bestätigung und Genehmigung. Es ist in Deutschland auf jeden Fall rechtlich notwendig, dass der User seinen Eintrag bestätigt! Das 3. Feld ( Ist die Zustimmung des Administrators einer Liste erforderlich... ) können Sie nach Belieben einstellen. Wir empfehlen für das Modell A diesen Punkt zu aktivieren. c) Archivoption Die Archivoption stellen Sie unter Archivierungsoptionen ein. Weitere Einstellungen für Newsletter Sie haben nun die Einstellungen zur Sicherheit vorgenommen. Wenn sie einen Newsletter konfiguriert haben, darf nun keine Person an die Liste schreiben. Wenn Sie sich nun als Mitglied der Liste hinzufügen (Menupunkt Mitglieder-Verwaltung -> Eintragen ), verhindert Mailman auch den Versand Ihrer über die Liste. Sie haben nun die Möglichkeit, in der Mitglieder- Verwaltung (im gleichnamigen Menupunkt) bei Ihrer Mailadresse das Häkchen in der Spalte Moderiert per Hand zu löschen. Dann dürfen Sie an die Newslet-

4 Mailinglisten verwalten - Seite 4 ter-mailingliste Mails versenden. Wenn Sie noch neu im Umgang mit Mailinglisten sind, empfehlen wir Ihnen jedoch, von dieser Funktion keinen Gebrauch zu machen. Sie erhalten dann die Möglichkeit, die Mail noch einmal zu kontrollieren und per Hand frei zu geben (siehe das tägliche Arbeiten ). Sie das Häkchen bei moderiert und bestätigen dies mit dem Button Änderung vornehmen (Achtung: Nicht der Button am Seitenende, sondern direkt unter der Mitgliedertabelle!). Notmoderation >> Neue Mitglieder eintragen / verwalten Neue Mitglieder tragen Sie im Menupunkt Mitglieder-Verwaltung ein. Hier finden Sie ebenso die Mitgliederverwaltung. Mitgliederverwaltung Im Bereich Mitglieder-Verwaltung -> Mitgliederliste können Sie die eingetragenen Mitglieder verwalten. In der Regel beschränkt sich dies auf die Moderation von Mitgliedern bzw. dem Austragen. Wenn Ihnen eine Liste aus dem Ruder läuft oder jemand eine Abwesenheits-Notiz-Schleife produziert oder Sie von massivem Spam befallen sind, können Sie Ihre Liste auf Notmoderation schalten. Im Bereich Mitglieder-Verwaltung -> Mitgliederliste können Sie im unteren Bereich unter Zusätzliche Mitgliedsaufträge alle eingetragenen Mitglieder mit einem Mausklick auf moderiert schalten. Eine wirkliche Notmoderation finden Sie unter Allgemeine Optionen im letzten Abschnitt Zusätzliche Einstellungen im 1, Eintrag Notmoderation aller eingehenden Nachrichten. Mitglieder austragen Sofern Sie eine bestimmte Anzahl von Mitgliedern erreicht haben, sehen Sie die Mitglieder nicht mehr als eine Liste, sondern nach Anfangsbuchstaben geordnet. Wählen Sie ggf. den richtigen Anfangsbuchstaben, suchen Sie die zu entfernende Mailadresse, setzen Sie das Häkchen ganz links bei Austragen und bestätigen Sie dies mit dem Button Änderung vornehmen (Achtung: Nicht der Button am Seitenende, sondern direkt unter der Mitgliedertabelle!). Mitglieder moderieren Sie können einzelne Mitglieder auf moderiert setzen, das heisst, dass diese Mitglieder nicht mehr an die Liste schreiben dürfen. Wenn Sie einen Newsletter eingerichtet haben (s.o.), können Sie hier einzelne Mitglieder von der Moderation ausnehmen. Moderation heisst in diesem Falle, dass ihre Mails erst freigegeben werden müssen, also durch den Administrator moderiert. Um ein Mitglied zu moderieren oder freizuschalten, wählen Sie ggf. den richtigen Anfangsbuchstaben, suchen dann die entsprechende Mailadresse, setzen Neue Mitglieder eintragen Um neue Mitglieder einzutragen, wählen Sie Mitglieder-Verwaltung->Eintragen/Abonnieren. Sie haben die Wahl, neue Mitglieder direkt einzutragen ( Abbonieren ) oder einzuladen ( Einladen ). Wenn Sie Mitglieder einladen, bekommen sie eine Mail und können sich dann direkt in die Mailingliste eintragen. Im Feld Fügen Sie bitte eine Adresse pro Zeile ein... werden die einzuladenden bzw. abonnierenden Mailadressen eingefügt. Pro Zeile nur eine Adresse. Sie haben zwei Möglichkeiten: Nur adresse: Geben Sie einfach die Mailadresse an adresse und Realname: Geben Sie den Eintrag in der Form Realer Name an. Es ist wichtig, dass die -Adresse in spitzen Klammern steht und mit einem Leerzeichen vom realen Namen abgetrennt ist. Die weiteren Optionen sprechen für sich. Sie haben auch hier die Möglichkeit, sich Hilfestellungen zu jedem Feld anzuschauen.

5 Mailinglisten verwalten - Seite 5 >> Anpassung der Willkommens-Mail Im Mailman können unterdessen auch (fast) alle Templates angepasst werden. Während die HTML- Vorlagen für das Benutzer-Interface nicht von Bedeutung sind, da die wenigsten Benutzer heute damit in Kontakt kommen, ist die Anpassung der Willkommens-Mail von herausragender Bedeutung. Gerade bei Newslettern möchte man den Satz Nachrichten an diese Liste schicken Sie bitte an die adresse: im Allgemeinen nicht in der Willkommensmail haben. Auch sind viele technische Informationen unnötig bzw. unnötig kompliziert, da die Abmeldung in der Regel über das von uns zur Verfügung gestellte Newsletter-Interface im Artikelwerk zur Verfügung gestellt wird. In die Template-Verwaltung des Mailman gelangen Sie über den Link Texte und öffentliche HTML-Seiten anpassen im Admin-Bereich Ihrer Mailingliste. Wählen Sie dort den Punkt Text-Datei der Willkommens-Mail, um den Text Ihrer Willkommens-Mail anzupassen. Sie können hier den Text vollständig nach Ihren Vorstellungen ändern. Achten Sie bitte jedoch darauf, dass die Möglichkeit des Abbestellens angegeben wird, um sich ggf. gegen rechtliche Auseinandersetzungen zu schützen. Im Text können vordefinierte Variablen verwendet werden: Adresse der Mailingliste %(user)s Mailadresse des eingetragenen Users %(password)s Zugeteiltes Passwort %(listinfo_url)s Allgemeine Information des Mailman über diese Liste %(optionsurl)s Mailman-Optionsseite der Liste %(welcome)s Willkommenstext, den Sie selbst definieren im Adminbereich editieren können >> Das tägliche Arbeiten Im täglichen Arbeiten mit Mailman gibt es im Wesentlichen zwei mögliche Situationen: Information über Eintragungen, Austragungen oder nicht zugestellte Mails Monatliche Erinnerungsmails Moderation von eingegangenen s Information über Eintragungen, Austragungen oder nicht zugestellte Mails Unter Allgemeine Optionen können Sie im Abschnitt Benachrichtigungen bestimmen, wie und wann Sie über neue Mails, An- und Abmeldungen informiert werden. Im Menupunkt Bounce-Bearbeitung können Sie ebenfalls unter Benachrichtigungen einstellen, inwieweit Sie bei unzustellbaren Mails ( Bounces ) benachrichtigt werden. Monatliche Erinnerungsmails Der Mailman versendet jeweils am Monatsanfang eine Mail an alle Listenmitglieder. Diese Mail ist eine Erinnerung, dass die entsprechende Mailadresse in dieser Liste eingetragen ist. Außerdem ist hier nochmal das Passwort des einzelnen Mitglieds enthalten, mit dessen Hilfe er sich ein- und austragen kann. Da unterdessen die Ein- und Austragung auch über Bestätigungsmail erfolgen kann, kann diese Funktion unter Allgemeine Optionen, Benachrichtigungen im Feld Sende monatliche Passwort-Erinnerungsnachricht? deaktiviert werden. Moderation von eingegangenen Nachrichten Je nach Sicherheitseinstellungen erhalten Sie regelmäßig s mit Informationen über zurückgehaltene Mails. In diesen Mails befindet sich auch Link zum Administrationsbereich für zurückgehaltene s, z.b. admindb/meine_liste

6 Mailinglisten verwalten - Seite 6 Hier loggen Sie sich mit Ihrem Passwort ein und können nun die zurückgehaltenen Mails verwalten. Sie haben für jede Mail die Möglichkeit, sich den Inhalt anzuschauren (Link im rechten Teil der Tabelle). Dann können Sie das weitere Vorgehen bestimmen: Verschieben - Verschiebt die Entscheidung auf später. Es passiert nichts. Akzeptieren - Die Mail wird freigegeben und über die Liste verschickt. Ablehnen - Die Mail wird abgelehnt. Der Absender wird darüber informiert. Wegwerfen - Die Mail wird weggeworfen. Der Absender wird darüber nicht informiert. Sie können bei der Gelegenheit auch gleich festlegen, wie in Zukunft mit Mails von der gleichen Absenderadresse verfahren werden soll. Bitte beachten Sie, dass Sie nach Vornehmen der Einstellungen den Button Alle Daten senden betätigen. >> Über uns ist eine Full-Service-Agentur für Politik und Verbände in Berlin. Das -Team vereint Erfahrungen aus jahrelanger Verbands- und Parteiarbeit mit technischer Kompetenz, Innovationsgeist und gestalterischem Know-how. Ob Onlinepräsenz, politische Kampagne oder hochwertiges Printprodukt ist Ihr Ansprechpartner für alle Belange der politischen Kommunikation. >> Kontakt Kommunikation für Politik und Verbände Schönhauser Allee Berlin Telefon: Fax: Internet:

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