Anbindung an den KNV Versandservice Stand Version 3.1

Transkript

1 Anbindung an den KNV Versandservice Stand Version 3.1

2 Inhalt Auftrag erfassen... 4 Auftragsart wählen... 4 OLA durchführen (VS-OLA)... 5 OLA Reservieren (VS-Reservieren)... 5 Abweichende Lieferadresse... 5 Versandweg festlegen... 6 Geschenkservice nutzen... 7 Versandetikett prüfen... 8 Artikel nachliefern lassen... 8 Vorgemerkte Position stornieren... 9 Rückmeldungen einlesen Original PDF-Dateien einlesen Kunden benachrichtigen Mails, etc. bearbeiten und versenden Sendungsverfolgung Stammdaten und Versandkosten eingeben System konfigurieren Bestellweg Bestellungen und Pflegedaten Rückmeldungen PDF Dokumente FAQs KNV Versandservice Seite 2 von 22

3 Der KNV Versandservice übernimmt die komplette Verpackungs- und Versandarbeit für Sie und liefert die Ware direkt an den Kunden. Rechnungen können auf Wunsch direkt von KNV erzeugt und versendet werden. Im Zusammenwirken mit euro-bis flow besteht auch die Möglichkeit, dass KNV nur einen Lieferschein beilegt und Sie die Fakturierung selbst übernehmen. Dies ist z.b. sinnvoll bei Sammelrechnungskunden. KNV Versandservice bietet über den Geschenkservice die Option, die Artikel als Geschenk zu verpacken, eine Grußkarte mit individuellem Text beizulegen und das Paket an eine separate Lieferadresse zu senden. Es stehen verschiedene Geschenkpapiere zur Auswahl. Beim Geschenkservice wird dem Paket selbst nur der Lieferschein beigelegt - die Rechnung erhält der Endkunde (Auftraggeber). Varianten Der gesamte Vorgang wird über KNV Versandservice abgewickelt. KNV versendet die Ware und erzeugt und verschickt die Rechnungen. Die Ware wird über KNV Versandservice verschickt. Beigelegt wird nur ein Lieferschein ohne Preisangaben. Die Fakturierung übernimmt die Buchhandlung. Verfügbarkeit KNV Versandservice steht derzeit ausschließlich KNV-Kunden in Deutschland zur Verfügung. Daher ist die Anbindung nur für euro-bis flow-kunden in Deutschland realisiert, die über den Versandservice Endkunden innerhalb Deutschlands beliefern möchten. KNV Versandservice Seite 3 von 22

4 Auftrag erfassen Sobald die Konfiguration abgeschlossen ist und die Stammdaten erfasst und an KNV übertragen wurden (s. Kapitel Stammdaten ff.), können Aufträge für den Versandservice erfasst werden. Erzeugen Sie einen Kundenauftrag und markieren Sie in der Toolbar den Button Versandservice Auftrag. Das System wechselt automatisch auf das Bestellziel KNV und den Bestellweg KNV Versandservice. Auftragsart wählen Ergänzen Sie die Kundendaten und wählen die gewünschte Auftragsart. Versandservice Lieferschein: Der KNV Versandservice erzeugt keine Rechnung sondern legt der Sendung nur einen Lieferschein (ohne Preise) bei. Die Fakturierung wird über euro-bis flow durchgeführt. Versandservice Rechnung: Der KNV Versandservice erzeugt die Rechnung an den Kunden und legt diese der Sendung bei. Bei einem Geschenkversand erhält der Bestellende die Rechnung, der Beschenkte die Sendung mit Grußkarte an eine separate Lieferadresse. In beiden Fällen erhalten Sie von KNV über den Wareneingang eine Rückmeldung dass der Auftrag erfolgreich verarbeitet wurde. KNV Versandservice Seite 4 von 22

5 OLA durchführen (VS-OLA) Da der Versandservice von Stuttgart aus erfolgt, fragt die OLA auch das Stuttgarter Barsortimentslager ab. Mit Einführung der Logistik in Erfurt wird es keine Unterschiede mehr geben. Alle anderen Barsortimente und Grossisten werden bei einer VS-OLA nicht berücksichtigt. OLA Reservieren (VS-Reservieren) Die Titel eines Versandservice-Auftrags können Sie über den Button VS-Reservieren bei KNV für Ihren Kunden reservieren. Diese Reservierung bleibt 24 h gültig. Innerhalb dieses Zeitraums muss die Bestellung bei KNV eingegangen sein sonst verfällt die Reservierung. Dies ist bei einer täglichen Übermittlung der Bestellungen über den Scheduler immer gegeben. Abweichende Lieferadresse Wenn Sie eine abweichende Lieferadresse eintragen, z. B. für ein Geschenk, erhöht dies automatisch die Versandgebühr, je nachdem wie Sie die Versandkosten unter den Stammdaten konfiguriert haben. Achten Sie also vor allem auf abweichende Lieferadressen die automatisch vorgeblendet werden, weil sie in Flow als Standardadresse definiert wurden. KNV Versandservice Seite 5 von 22

6 Versandweg festlegen Der vorgeblendete Versandweg KNV entscheidet bedeutet, dass sich die Wahl des Frachtführers am Gewicht der Sendung orientiert. Es wird der günstigste Versandweg gewählt: Sendung nur mit Büchern bis g Büchersendung Sendung mit Non-Books bis 500 g Warensendung Sendung über g DHL-Paket Wenn Sie vermeiden möchten, dass per Büchersendung verschickt wird, wählen Sie die Option DHL Deutschland. KNV Versandservice Seite 6 von 22

7 Geschenkservice nutzen Um den Geschenkservice zu nutzen wählen Sie ein Geschenkpapier aus und geben, falls gewünscht, den Text für die Grußkarte ein. Die Grußkarte hat immer das gleiche Design wie das Papier. Der Auftragswert (Auftrag Eigenschaften) erhöht sich automatisch um die von Ihnen definierte Geschenkgebühr. Beachten Sie, dass die Geschenkgebühr auf den Belegen, die Sie aus euro-bis flow heraus erzeugen dem Portoartikel zugeschlagen und nicht separat aufgeführt wird. Im Gegensatz dazu wird auf den vom Versandservice erzeugten Rechnungen die Geschenkgebühr neben den Versandkosten extra aufgeführt. KNV Versandservice Seite 7 von 22

8 Versandetikett prüfen Mit Klick auf den Button Vorschau VS-Etikett prüfen Sie ob die Adressdaten korrekt angezeigt werden. Das ist v.a. dann interessant wenn die Anzahl der zulässigen Zeichen für das Versandetikett überschritten wurde und daher Informationen abgeschnitten würden. In diesem Fall korrigieren Sie die Lieferadresse bevor Sie den Auftrag abschließen. Artikel nachliefern lassen Artikel, die noch nicht erschienen oder kurzfristig nicht lieferbar sind, können vom Versandservice nachgeliefert werden. Beachten Sie, dass der Versandservice standardmäßig nie vormerkt unabhängig von Ihren sonstigen Einstellungen. Wenn also ein Artikel nachgeliefert werden soll, muss dies explizit angegeben werden. Öffnen Sie die Vollansicht indem Sie auf die Position doppelklicken. Aktivieren Sie Nachliefern indem Sie den Haken setzen. Artikel aus dem Versandservice werden maximal 60 Tage nachgeliefert, danach erlischt die Vormerkung. Sie haben die Möglichkeit, das Datum auf weniger als diese 60 Tage zu verkürzen. Beachten Sie, dass für jede Nachlieferung die Versand- und ggf. Geschenkgebühren erneut fällig werden. Ausserdem ist pro Auftrag nur eine Nachlieferung möglich. Sollten Sie also unterschiedliche Vormerktermine eingetragen haben, so gilt nur der erste. KNV Versandservice Seite 8 von 22

9 Ist die Vormerkdauer überschritten ohne dass der Artikel geliefert werden konnte, erhalten Sie über den Wareneingang die Meldenummer 27 (storniert). Vorgemerkte Position stornieren Um über den Versandservice vorgenommene Vormerkungen zu löschen, markieren Sie im Bestellmanagement in der Versandservice-Bestellung die jeweilige Position und klicken den Button Vormerkung stornieren. Das Vorgehen ist dasselbe wie bei normalen Bestellungen. KNV Versandservice Seite 9 von 22

10 Rückmeldungen einlesen Sobald KNV die Artikel über den Versandservice in Ihrem Namen verschickt hat, erhalten Sie eine elektronische Rückmeldung, die über den Scheduler-Job eingelesen wird. Diese Datei lesen Sie im Wareneingang ein indem Sie den entsprechenden Menüpunkt wählen. Die Titel werden aufgelistet und sind mit der Auftragsnummer in euro-bis flow verknüpft. Die Spalten Belegdatum und Belegnummer beziehen sich jeweils auf die Belege (Rechnungen oder Lieferscheine), die KNV an den Kunden verschickt hat. Hier können Sie nichts mehr verändern und übernehmen daher die Positionen mit Fertig stellen in Ihr System. Dies hat zur Folge: Die Bestellposition wird auf komplett gesetzt (außer bei Meldenummern) Die Auftragsposition wird auf geliefert/fakturiert gesetzt (außer Sie fakturieren selbst) Unter Belege verwalten stehen für Rechnungsaufträge VS-Rechnungen und für Lieferaufträge VS-Lieferscheine bereit. Diese sind nicht-originale Abbilder der von KNV verschickten Belege und dienen nur dazu den Umsatz für Flow auswertbar zu machen, bzw. Ihnen die Faktur zu ermöglichen. Hier besteht kein Handlungsbedarf auf Ihrer Seite. KNV Versandservice Seite 10 von 22

11 Diese Pseudo-Belege werden mit dem Suchkriterium Belegnummer=VS gefunden. Unter Fakturieren stehen die VS-Lieferscheine zur Fakturierung bereit. Wenn Sie den Auftrag mit der Auftragsart VS-Lieferschein erzeugt haben, weil Sie die Rechnung gerne selbst erstellen möchten, ermöglicht Ihnen dieser Pseudo-Lieferschein die Fakturierung. Original PDF-Dateien einlesen Einmal täglich über Nacht stellt KNV Ihnen die PDF-Dokumente der Original-Belege zur Verfügung, die an Ihre Kunden verschickt wurden. Wenn Sie diese in Ihr System einlesen möchten, dann lassen Sie sich den entsprechenden Scheduler- Job zur Abholung der Daten einrichten. Dieser verarbeitet die Daten und ordnet sie unter Belege verwalten dem jeweiligen Eintrag (VS-Beleg) des Kunden zu. Um die PDF-Datei aufzurufen markieren Sie einen Eintrag und klicken die Schaltfläche Zusatzdok. öffnen. Der Originalbeleg wird geöffnet. KNV Versandservice Seite 11 von 22

12 Kunden benachrichtigen Mails, etc. bearbeiten und versenden Sobald die Rückmeldungen im Wareneingang gespeichert wurden, erzeugt das System automatisch Benachrichtigungen und stellt diese unter Menü Verkaufen Kunden benachrichtigen bereit. Wählen Sie hier den Workflow Versandservicemitteilungen und lassen sich entweder über die Schnellsuche alle Einträge anzeigen oder Sie legen sich Filter an um häufige Selektionen schneller ausführen zu können (Vorschlag s. unten). Die weitere Bearbeitung entspricht der, die Sie bereits von den Abhol- und Meldemitteilungen her kennen. Steht die Benachrichtigung auf Mail, so wird mit Fertig stellen eine Mail im Postausgang bereit gestellt. Diese kann dort bei Bedarf noch überbearbeitet werden. Der Text ist auf den individuellen Auftrag hin angepasst (Lieferadresse, Geschenkversand, etc.). Entweder Sie versenden die Mail nun manuell über den Versenden -Button im Postausgang oder automatisiert zu einem definierten Zeitpunkt durch einen Scheduler-Job. KNV Versandservice Seite 12 von 22

13 Beispiel: KNV Versandservice Seite 13 von 22

14 Sendungsverfolgung Die Rückmeldungen zu DHL-Aufträgen liefern immer auch einen Link zur Sendungsverfolgung. Dieser wird im Auftrag unter dem Workflow-Prozess Sendungsverfolgung angezeigt: Ist ein Link zur Sendungsverfolgung vorhanden, so wird dieser auch in die Kundenbenachrichtigungsmail übernommen: KNV Versandservice Seite 14 von 22

15 1. Stammdaten und Versandkosten eingeben Damit auf den Belegen, die KNV Versandservice in Ihrem Namen gedruckt und verschickt werden, die korrekten Firmendaten, Logo oder Versandkosten stehen, werden diese in euro-bis flow eingetragen und elektronisch an KNV übermittelt. Wechseln Sie unter Menü System Referenzdaten Bestellung auf die Seite KNV Versandservice: Füllen Sie mindestens alle mit einem Sternchen (*) als Pflichtfeld gekennzeichneten Felder aus. Im Feld Absenderzeile tragen Sie die Absenderdaten ein, die im Sichtfenster gedruckt werden sollen. Tragen Sie anschließend die Staffelbeträge für Versandkosten ein. Über den Link KNV berechnet Ihnen: können Sie prüfen, welche Beträge Ihnen von KNV für die einzelnen Leistungen in Rechnung gestellt werden. KNV Versandservice Seite 15 von 22

16 Mit Klick des Buttons Datei mit den Stammdaten für KNV erstellen speichern Sie die Eingaben und erzeugen gleichzeitig eine Datei. Wenn in Ihrem System bereits ein Scheduler-Job für die Kommunikation mit dem KNV Versandservice eingerichtet ist, wird diese Datei sofort übertragen. Falls nicht speichert das System sie lokal auf Ihrem Rechner. Beachten Sie, dass diese Stammdaten mindestens eine halbe Stunde vor Übermittlung des ersten Versandservice-Auftrags an KNV übertragen werden müssen, damit die Änderungen wirksam werden. Um Ihr System für Versandservice-Aufträge freizuschalten, setzen Sie den entsprechenden Haken unter Menü System Administration Systemweite Einstellungen KNV Bibliografieeinstellungen. Ab sofort steht Ihnen bei Erstellen eines Auftrags die Option Versandservice-Auftrag zur Verfügung. KNV Versandservice Seite 16 von 22

17 2. System konfigurieren Versandservice-Aufträge an KNV werden durch einen entsprechenden Scheduler-Job übermittelt. Diese Einrichtung übernehmen wir gerne für Sie. Wenden Sie sich bitte an die Serviceline unter 0711/ oder Bestellweg Zunächst legen Sie einen Bestellweg mit dem Namen KNV Versandservice an. Rufen Sie Menü System Referenzdaten - Bestellung Bestellwege auf. Prüfen Sie, ob ein Bestellweg mit diesem Namen und den nachfolgenden Eigenschaften schon vorhanden ist. Wenn nicht, klicken Sie den Button Neu und tragen die folgenden Daten ein: Bestellungen und Pflegedaten Legen Sie zunächst einen Kommunikationsjob an. KNV Versandservice Seite 17 von 22

18 Anschließend erstellen Sie einen Import/Export-Job: Zum Abschluß tragen Sie im Scheduler die geplanten Termine ein: Klicken Sie Weiter und geben die Uhrzeiten ein. Über diesen Job werden nicht nur die Bestellungen übertragen, sondern auch die Stammdaten an KNV übermittelt. KNV Versandservice Seite 18 von 22

19 Rückmeldungen Um Rückmeldungen zu versendeten Artikeln in Ihre Warenwirtschaft einlesen zu können, konfigurieren Sie das System wie folgt: Scheduler KNV Versandservice Seite 19 von 22

20 PDF Dokumente Um die Original PDF-Dokumente, die KNV in Ihrem Namen verschickt, in Ihr System einzulesen konfigurieren Sie wie folgt. Scheduler KNV Versandservice Seite 20 von 22

21 FAQs Wie melde ich mich zum Versandservice an? Wenn Sie den Versandservice nutzen möchten, wenden Sie sich bitte an Ihren Kundenbetreuer oder direkt an Dort erhalten Sie alle notwendigen Informationen zum weiteren Vorgehen. Wer sind meine Ansprechpartner? Organisatorisches, Fragen zur Abrechnung oder logistischen Prozessen, Reklamationen Vertriebsinnendienst Fragen zur Software und Programmbedienung IT-Serviceline Welche Artikel können über den Versandservice bestellt werden? Über den Versandservice können keine Bündeltitel und (natürlich) keine ebooks bestellt werden. Außerdem werden Titel mit nicht vormerkbaren Meldenummern nicht angenommen. Wie kommt das Firmenlogo auf die Versandservice-Belege? Sie haben die Möglichkeit, Ihr Firmenlogo auf die Versandservice-Dokumente drucken zu lassen. Dies ist jedoch nicht zwingend notwendig. Wir benötigen eine Bilddatei Ihres Logos (jpg, png, gif, bmp oder tif). Senden Sie diese an Auflösung von 300 dpi ist ideal; Größe max. 5,66 x 3,52 cm (b x h). Wann wird die Änderung in den Stammdaten wirksam? Die Datei mit den Stammdaten muss mindestens eine halbe Stunde vor Eintreffen der ersten Versandservice-Bestellung bei KNV eingegangen sein. Sie möchten eigenes Geschenkpapier nutzen. Wie werden die Bilder hochgeladen? Voraussetzung ist, dass das Design des Papiers als Bilddatei vorliegt. Wenden Sie sich an die Serviceline um ein neues Papier in euro-bis flow anzeigen zu lassen. Kann ich die Artikel mit einem Nachlass versehen und wird dieser auf die Versandservice- Rechnung übernommen? Der KNV Versandservice berücksichtigt Nachlässe für preisgebundene Artikel nicht. Sie erhalten eine entsprechende Meldung des Systems. Für alle anderen Artikel werden die Nachlässe, die Sie in Flow eintragen an den Versandservice übergeben und entsprechend auf den ausgedruckten Belegen berücksichtigt. Dies ist nicht relevant für den Fall dass der Versandservice nur Lieferscheine verschickt und Sie selbst fakturieren. Auf den VS-Lieferscheinen werden keine Preise und somit auch keine Nachlässe aufgeführt. KNV Versandservice Seite 21 von 22

22 Kann ich als Lieferadresse eine Packstation angeben? Wenn Sie in der Lieferadresse die Postnummer und die Packstation angeben, so werden diese Informationen an den Versandservice übergeben. Wie kann ich Versandservice-Bestellungen im WWS finden? Bestellungen an KNV Versandservice selektieren Sie über den Bestellweg. Es empfiehlt sich, dafür einen Filter anzulegen. Unsere Serviceline ist Ihnen gerne behilflich. Kann ich Umsätze über den Versandservice separat auswerten? Die Kundenumsätze für den Versandservice können separat aufgerufen werden: KNV Versandservice Seite 22 von 22