Schnellstartanleitung für Einzelplatzversionen

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1 Schnellstartanleitung für Einzelplatzversionen Download & Installation Start & Anmeldung Erste Einrichtung Markus Schall - IT-Services Gotenstr Oldenburg Tel. (04 41)

2 Willkommen zum CRM- und Warenwirtschaftssystem gfm-business. Bei gfm-business free, gfm-business Light oder der Demoversion von gfm-business Light und Professional handelt es sich um ein FileMaker Runtime-Paket, das unter Windows oder Mac OS X keine Lizenz von FileMaker Pro benötigt, jedoch nicht im Netzwerk mit mehreren Benutzern lauffähig ist. Download von gfm-business free oder light Die jeweils aktuelle Version von gfm-business free können Sie auf herunterladen. Der Download besteht aus einem ZIP-Archiv, das folgende Komponenten enthält: gfm-business - Hauptverzeichnis des ZIP-Archivs Dokumente - Dokumentverzeichnis gfm-business - System-/Nutzerverzeichnis, das alle für gfm-business relevanten Verzeichnisse enthält Angebote - Verzeichnis für Angebotsbelege Aufträge - Verzeichnis für Auftragsbestätigungen Dokumentation - Verzeichnis für die gfm-business-dokumentation im PDF-Format Export - Standardverzeichnis für Datenexporte Gutschriften - Verzeichnis für Gutschriftsbelege Lieferscheine - Verzeichnis für Lieferscheinbelege Listen - Standardverzeichnis für gedruckte Listen Rechnungen - Verzeichnis für Rechnungsbelege System - Systemverzeichnis für gfm-business Temp - Temporäres Verzeichnis für gfm-business Visitenkarten - Standardverzeichnis für Visitenkarten (vcards) Programm - Programmverzeichnis im ZIP-Archiv gfm-business - Programm-Verzeichnis Extensions - Verzeichnis für Plugin-Erweiterungen gfm-business.app - Programmdatei für gfm-business gfm-business-datenbanken mit der Endung.gfm Nach dem Download muss zunächst das ZIP-Archiv dekomprimiert werden. Unter Mac OS X geschieht dies per Doppelklick auf das ZIP-Archiv, unter Windows kann das Archiv durch Klick mit der rechten Maustaste und Wahl der Funktion "Alle extrahieren" dekomprimiert werden. Seite 1

3 Installieren von gfm-business. Um gfm-business free, Light oder die Demoversion von gfm-business Light und Professional zu installieren, kopieren Sie das Dokumentverzeichnis gfm-business mit allen enthaltenen Unterverzeichnissen in das Dokumentverzeichnis Ihres Mac (Standard: Macintosh HD/Programme) oder Windows-PC (Standard: C:\Programme (x86)). Kopieren Sie daraufhin das Programmverzeichnis gfm-business mit allen Unterverzeichnissen in das Programm- Verzeichnis Ihres Mac (Standard:../IhrName/Dokumente) oder Windows-PC (Standard: C:\Benutzer\IhrName\Eigene Dokumente). Die Installation ist damit abgeschlossen, und gfm-business kann per Doppelklick auf gfm-business-app im Programmverzeichnis gestartet werden. Erste Anmeldung an gfm-business Nach dem Start der Anwendung erscheint ein Dialog für die Benutzeranmeldung. Melden Sie sich in diesem Dialog bei der ersten Anmeldung mit folgenden Benutzerdaten an: Benutzername: Passwort: gfmbusiness gfmbusiness System-/Benutzerverzeichnis definieren Nach der Anmeldung prüft gfm-business, ob der Standard-Dokumentpfad des Benutzers korrekt eingerichtet und gefunden wurde. Nach dem ersten Start ist dies nicht der Fall, und es erscheint folgende Meldung: gfm-business informiert Sie mit dieser Meldung darüber, dass der Dokumentpfad für den angemeldeten Benutzer nicht gefunden wurde. Dieser wird für die Arbeit mit gfm- Business benötigt, um entsprechende Dokumente des angemeldeten Benutzers speichern zu können. Nach Klick auf die Schaltfläche [OK] erscheint ein Dialog zur Auswahl des Dokumentpfades für den angemeldeten Benutzer. Navigieren Sie nun in diesem Dialog zu Ihrem gfm-business Dokumentverzeichnis, in dem alle Unterverzeichnisse zu sehen sind (Angebote, Aufträge, Dokumentation usw.) und klicken Sie auf die Schaltfläche [Auswählen]. Das Benutzer-Dokumentverzeichnis wurde damit erfolgreich eingerichtet und steht künftig für die Arbeit mit gfm-business zur Verfügung. gfm-business wechselt daraufhin in das Hauptmenü, und Sie können mit der Einrichtung der Software beginnen. Seite 2

4 Erste Einrichtung von gfm-business Um mit gfm-business effektiv arbeiten zu können, müssen zunächst alle erforderlichen Firmen-Stammdaten Ihres Unternehmens eingetragen werden. Dazu gehören die Anschrift und Kommunikationswege, Bankverbindungen, rechtliche Angaben, ggf. Standorte und Filialen, Textbausteine, Vorgaben für das Fakturierungsmodul wie Nummernkreise, Buchungskonten, Erlöskonten usw., Währungen, Vorgaben für die Artikelverwaltung, Wertelisten und ggf. die Definition von Dialog-Standardwerten. Alle Einstellungen, Stammdaten und Benutzereinstellungen finden Sie im Hauptmenü in der rechten Spalte unter den grau gefärbten Schaltflächen "Einstellungen". Tragen Sie für die erste Einrichtung von gfm-business zunächst Ihre Firmen-Stammdaten ein, indem Sie im Hauptmenü auf die Schaltfläche [Firmenstamm] klicken. Die im Firmenstamm gepflegten Bankverbindungen werden für alle Druckformulare verwendet. Unter der Registerschaltfläche [Bankverbindungen] können Sie beliebig viele Bankverbindungen für Ihr Unternehmen speichern, die als Finanzkonten verwendet werden können. Weiterführende Informationen Informationen zur weiteren Einrichtung von gfm-business finden Sie im Anwenderhandbuch, das sich innerhalb des Dokumentverzeichnisses im Ordner [Dokumentation] befindet oder in der Onlinehilfe durch Klick auf das Hilfesymbol [?] in der Symbolleiste. Seite 3

5 Funktionseinschränkungen der Einzelplatzversionen Die Einzelplatzversionen gfm-business free und gfm-business Light sowie die Demoversion von gfm-business Light und Professional basieren jeweils auf einer FileMaker 13 Runtime-Anwendung und sind im Vergleich zu gfm- Business Professional unter Einsatz von FileMaker 13 im Funktionsumfang eingeschränkt. Die folgende Übersicht zeigt, welche Funktionen in den einzelnen Versionen nicht zur Verfügung stehen. gfm-business Light und die Demoversion von gfm-business Light und Professional enthalten folgende Einschränkungen im Vergleich zu gfm-business Professional: Einzelplatzversion, nicht netzwerkfähig. Keine individuelle Anpassung und Erweiterung von Druckvorlagen für Formulare und Listen möglich. Keine automatische Archivierung von Dokumenten und Belegen als PDF-Datei möglich. gfm-business free enthält folgende Einschränkungen im Vergleich zu gfm-business Professional: Einzelplatzversion, nicht netzwerkfähig. Keine individuelle Anpassung und Erweiterung von Druckvorlagen für Formulare und Listen möglich. Keine automatische Archivierung von Dokumenten und Belegen als PDF-Datei möglich. Kein Ereignisprotokoll. Kein flexibles Hauptmenü, nutzerbezogene Navigation, Dialog-Standardwerte und Favoriten-Schaltflächen. Keine Kontaktpersonen, Aktionschronik mit Dateianhängen, Wiedervorlagen und Termine. Keine Schnittstelle zu Microsoft Outlook und Apple Kalender/Kontakte für Termine und Kontaktpersonen. Keine automatisierte Abrechnung von Dienstleistungen (Leistungserfassung). Keine kundenbezogenen Statistiken. Korrespondenz ohne automatische Aktion. Faktura ohne Kassenbuch, Bankbuchungen, SEPA-Mandatsverwaltung, Lastschriften und SEPA-Transfers. Artikelverwaltung ohne Bestandsverwaltung und Generierung von EAN13-Codes. Kein Statistikmodul für unternehmensbezogene Statistiken. Keine Standorte und Filialen, keine Artikelkategorien, Artikeloptionen und Artikelvarianten. Seite 4

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