Version NotarNet Bürokommunikation- ProTeam. Bedienungsanleitung - Entwurf -

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1 Version NotarNet Bürokommunikation- ProTeam Bedienungsanleitung - Entwurf -.

2 1 Einleitung und Übersicht Nutzung des Webclients Anmelden und Abmelden Überblick der Navigation im Webclient s schreiben und versenden Datei-Anhänge Anzeige von s und Ordnern Unterhaltungsansicht Mails sortieren und gruppieren Adressbuch Neuen Kontakt anlegen Verteiler verwalten und anlegen Kalender Kalender anlegen Kalendereintrag/Termin erstellen Multi-Kalendersicht Termine aus mehreren Kalendern in einer Sicht Termine als privat kennzeichnen Wiedervorlagen und Fristen Besprechungstermin planen Aufgaben 18 3 Teamarbeit und Freigaben Freigaben Ordner freigeben Auf einen für Sie freigegebenen Ordner zugreifen Zugriff auf freigegebene Ordner entziehen Senden als bzw. Accounts delegieren... Fehler! Textmarke nicht definiert. 4 Suche Einstellungen Passwort ändern Anlegen und Speichern einer Signatur Abwesenheitsmitteilungen und automatische Antworten Anzeigenname der -Adresse ändern Weiterleitung Viren und Spam Speicher-Kontingent des Postfaches Archivierung Archivierung mit dem Webclient Seite NotarNet GmbH, Köln Stand:

3 8.2 Archivierung mit Microsoft Outlook Datensicherung s, Kalender und Kontakte mit Microsoft Outlook migrieren Verwendung von -Clients und Mobilgeräte Microsoft Outlook Microsoft Outlook 2011 unter Apple Mac OS X Microsoft Outlook Thunderbird mit Lightning und Zindus Mobilgeräte iphone Android WindowsPhone WindowsPhone Systemvoraussetzungen und technische Daten Systemvoraussetzungen zur Nutzung des Webclients Technische Daten Standardschnittstellen Support, Administration und Links Links Kontaktdaten: NotarNet GmbH Burgmauer Köln Hotline: oder Telefax: NotarNet GmbH, Köln Stand:

4 1 Einleitung und Übersicht Das vorliegende Handbuch soll Benutzer in die Anwendung der Notarnetz-Bürokommunikationsdienste einführen. Die Bedienung ist an allgemeinen Standards ausgerichtet, so dass wir in der Einführung grundsätzliche Techniken exemplarisch aufzeigen, die der Benutzer nach individuellem Bedarf weiterentwickeln kann. Server-Dienste und Datenablage werden im Rechenzentrum der Bundesnotarkammer betrieben. Anwender können einfach über ihren Browser den Webclient aufrufen, sich mit einem geeigneten Standard- -Programm (insbesondere Outlook) oder einem Smartphone verbinden. Unter anderem umfasst das Leistungsangebot: Schreiben, Empfangen und Verwalten von s Kalender und Aufgaben zur Verwaltung von Termin, Wiedervorlagen und Fristen Adress- und Kontaktverwaltung Benutzer können auf gemeinsam zu nutzende -Ordner, Kalender, Aufgabenlisten oder Adressbücher zugreifen, soweit ihnen eine Lese- oder Schreibberechtigung erteilt wurde. Auf die im Rechenzentrum zentral abgelegten Daten kann von Büroarbeitsplätzen mit Notarnetz- oder Registerbox-Anschluss vom Heimarbeitsplatz oder einem mobilen Gerät über Geschäftsstellenanschluss oder Notarnetz-Mobilzugang zugegriffen werden. Eine Multikalendersicht zeigt Termine aus mehreren Kalendern in einer Sicht z.b. ein oder mehrere Notarkalender und Kalender bestimmter Mitarbeiter. Neben den Standard- -Ordnern, dem Standard-Kalender, -Adressbuch und - Aufgabenliste können bedarfsweise weitere Ablage-Ordner, Kalender, Adressbücher und Aufgabenlisten im jeweiligen Postfach angelegt werden. Die Wartung der Server-Dienste und die Datensicherung wird zentral im Notarnetz- Rechenzentrum durchgeführt. Bei Bestellung der Bürokommunikationsdienste richten wir für Sie eine eigene, abgeschlossene Organisationseinheit unter einem Domain-Namen ein. Die Mindestausstattung einer Organisationseinheit besteht aus einem Konto und einem Basiskontingent an Postfach-Speicher. Nach Bedarf können weitere Postfächer und zusätzlicher Speicher bestellt werden. Das gesamte bereitgestellte Speicherkontingent kann nach Bedarf auf die einzelnen Postfächer verteilt werden. Nach Bereitstellung bestellter Postfächer kann im Webbrowser die Anwendung ohne vorherige Installation gestartet werden. Bei Verwendung von Outlook, einem anderen geeigneten Client-Programm oder einem Smartphone muss dort vor Verwendung ein Konto eingerichtet werden. Dies wird in Kapitel 11 Verwendung von -Clients und Mobilgeräten beschrieben. NotarNet GmbH, Köln Stand:

5 2 Nutzung des Webclients Zur Nutzung des Webclients ist keine vorbereitende Einrichtung oder Installation notwendig. Sie benötigen lediglich einen aktuellen, internetfähigen Browser und die Anmeldedaten des betreffenden Benutzer-Accounts. Die Systemvoraussetzungen finden Sie im Kapitel 12.1 Systemvoraussetzungen zur Nutzung des Webclients. 2.1 Anmelden und Abmelden Zur Anmeldung an dem Server über den Webclient geben Sie im Adressfeld Ihres Internetbrowsers folgende Adresse ein: https://groupware.bnotk.de/. Danach erscheint das Anmeldefenster. Hier geben Sie nun Ihre Benutzerdaten ein. Der Nutzername ist gleich Ihrer -Adresse. Als Passwort geben Sie bitte das Passwort ein, welches Ihnen von der Administration mitgeteilt wurde. Falls Sie sich mit einem Smartphone anmelden möchten, können Sie im Anmeldefenster unter Version die Mobil-Ansicht auswählen, die speziell zur Verwendung mit Smartphones oder Tablets zur Verfügung gestellt wird. Im Normalfall sollten Sie immer die vorgegebene Ansicht Voreinstellung verwenden. Bei der ersten Anmeldung oder nach Zurücksetzen des Passwortes durch einen Administrator werden Sie u.u. zur Vergabe eines neuen Passwortes aufgefordert. Geben Sie unter Passwort das bisherige bzw. das vom Administrator angegeben Passwort an und unter Neues Passwort das gewünschte Neue. Das neue Passwort muss unter Bestätigen noch einmal angeben werden. Es muss mindestens eine Länge von 8 Zeichen haben und sowohl Buchstaben, Zahlen und Interpunktionszeichen enthalten. NotarNet GmbH, Köln Stand:

6 Nach erfolgreicher Anmeldung erscheint das Programmfenster des Postfaches. Wenn Sie die Option Zugang speichern aktivieren, müssen Sie sich innerhalb eines Tages nicht bei jedem Neustart des Browsers anmelden. Bleibt der Webclient in Ihrem Browser ohne Aktivität geöffnet, läuft Ihre Sitzung aus Sicherheitsgründen nach einiger Zeit ab und Sie müssen sich erneut anmelden. Den Abmelden-Befehl finden Sie im Programmfenster oben rechts. Dort wird ein Dropdown-Menü mit einem Pfeil neben Ihrem Namen angezeigt. Um Missbrauch zu vermeiden, sollten Sie sich immer abmelden, wenn Sie Ihren Computer nicht verwenden. 2.2 Die Navigation im Webclient im Überblick Die Navigation im Webclient ist folgendermaßen unterteilt: Die horizontalen Tabs enthalten die Anwendungen Mail, Adressbuch, Kalender, Aufgaben und Einstellungen. Die vertikale Navigationsleiste an der linken Seite bietet die zur jeweils ausgewählten Anwendungen passende Navigation mit Ordnern, Listen oder Optionen wie z.b. Posteingang unter Mail oder Kontaktlisten unter Adressbuch. Die Toolbar unterhalb der horizontalen Tabs zeigt die Befehle der aktuellen Anwendung an. Über das Suchfenster oben rechts können Sie eine Suche innerhalb der aktuell ausgeführten Anwendung durchführen. Der Kalender unten links ist optional. Sie können den Kalender unter Einstellungen Kalender deaktivieren. Das Inhaltsfenster im mittleren Bereich zeigt den ausgewählten Inhalt an und richtet sich nach der jeweils aufgerufenen Anwendung. Im Posteingang beispielsweise zeigt das Inhaltsfenster alle Mails und Unterhaltungen des Posteingangs an. Im Lesefenster werden Mails angezeigt, wenn diese Funktion aktiviert ist. Die Funktion kann über das Dropdown-Menü Ansicht oben rechts eingestellt werden NotarNet GmbH, Köln Stand:

7 Wenn der Mauszeiger über Elemente wie Befehlsschaltflächen, Unterhaltungen oder Mail-Adressen in Mailkopfzeilen bewegt wird, zeigt ein kleines Textfeld die Beschreibung zu dem Element an. Ebenfalls hilfreich sind die Ordnerinformationen. Wird die Maus auf einem Ordner egal in welcher Anwendung positioniert, werden die Anzahl der Elemente (z. B. Mails) sowie Ordnergröße angezeigt s schreiben und versenden Sie können Mails verfassen und sofort senden, einen Entwurf verfassen und später fertigstellen und senden oder eine fertige Mail terminiert versenden. Die Optionen zum Verfassen von Mails kann auf der Seite Einstellungen - Mail angepasst werden. Zur Erfassung einer neuen navigieren Sie zu dem Tab Mail. Nun öffnet sich ein neuer Tab namens Verfassen, in dem die neue bearbeitet werden kann. Weiterhin gibt es bei dem Feld Neue Mail ein Kontextmenü. Hier können weitere Elemente erstellt werden. NotarNet GmbH, Köln Stand:

8 Das Bearbeitungsformular Im Feld AN geben Sie den Empfänger an, an den die Nachricht gerichtet ist. Die - Adresse kann eingetippt oder aus einer Adressliste bzw. der GAL (globale Adressliste) ausgewählt werden. Diese enthält alle Adressen der eigenen Organisationseinheit/Domain, also in unserem Fall die des Notariats. Weitere Empfänger, die die Nachricht als Kopie erhalten sollen, werden unter CC (Carbon Copy/Kopie an) angegeben. Das BCC-Feld (Blind Carbon Copy) kann alternativ zu CC verwendet werden für Empfänger, die bei den anderen Empfängern nicht angezeigt werden sollen. Um dieses Feld zu aktivieren, klicken Sie rechts neben dem CC-Feld auf BCC anzeigen. Falls für den Benutzer-Account mehrere alternative Absenderadressen eingerichtet wurden, kann die für die aktuelle gewünschte Absenderadresse im VON Feld angegeben werden (siehe auch Kapitel Senden im Namen anderer Personen). Geben Sie den Betreff ein. Schreiben Sie den Mitteilungstext. Falls Sie den eingegebenen Text durch Fettschrift, Farben oder unterschiedliche Schriftarten gestalten möchten, geht dies nur unter der Option als HTML formatieren. Dieser Modus kann ggf. unter Einstellungen fest vorgegeben werden. Entsprechend dem allgemeinen E- Mail-Standard kann alternativ zum HTML-Format Als Plain-Text formatieren gewählt werden. Unter Plain-Text ist keine Formatierung möglich. Bilder und Dokumente können im Anhang hinzugefügt werden. Wählen Sie eine Prioritätsstufe (hoch, normal oder niedrig). Hinweis: diese Funktion wird eventuell vom Mailserver des Empfängers nicht unterstützt. Fordern Sie eine Lesebestätigung an, um den Empfänger bei dem Öffnen einer Nachricht aufzufordern, Ihnen eine Empfangsbenachrichtigung zu senden. Hinweis: auch diese Funktion wird eventuell vom Mailserver des Empfängers nicht unterstützt. Klicken Sie auf Senden, um die Mail zu senden. Eine Kopie der gesendeten Mail wird im Ordner Gesendet gespeichert. Wenn Sie die Mail nicht sofort versenden wollen, klicken Sie statt auf Senden auf den Pfeil neben Senden. Wählen Sie dann die Option Später senden aus. Geben Sie im Dialogfeld den Sendezeitpunkt für die Mail (Datum und die Uhrzeit) ein, zu dem die Mail gesendet werden soll. Die Mail wird im Ordner Entwürfe gespeichert und automatisch zum gewünschten Datum zur entsprechenden Uhrzeit versendet. NotarNet GmbH, Köln Stand:

9 Hinweis: Speichern Sie insbesondere bei längeren Mitteilungen die Nachricht als Entwurf, damit der erfasste Text bei einer Computer- oder Internetstörung nicht verloren geht und ggf. aus dem Entwurf-Ordner zur Weiterbearbeitung wieder aufgerufen werden kann. Auch wenn wir gewohnt sind, dass s zuverlässig in wenigen Sekunden weltweit übermittelt werden, wird dies nicht immer durch den -Standard im Internet gewährleistet. Je nach Datenverbindung und zwischengeschalteten Relay-Servern kann die Übermittlung bis zu mehreren Tagen dauern. Außerdem kann die E-Mai-Nachricht u.u. ohne Benachrichtigung des Empfängers und des Absenders verloren gehen, bedingt durch ein Regelwerk oder Störungen bei zwischengeschalteten Servern. Fordern Sie bei Nachrichten, die fristgerecht eintreffen müssen, den Empfänger regelmäßig auf, eine Empfangsbestätigung zu senden. Die Option Lesebestätigung kann hier hilfreich sein, sie wird jedoch nicht in allen -Programmen gleichermaßen unterstützt und ist diesbezüglich nicht ganz zuverlässig Datei-Anhänge Anhänge können der entweder über den Button Anhänge oder per Drag&Drop beigefügt werden. Mit dem Button Anhänge werden mehrere Optionen angeboten. Sie können Anhänge auf dem Computer suchen und hinzufügen sowie s oder Kontakte als Visitenkarten anhängen. Per Drag&Drop können einer bequem Anhänge hinzugefügt werden, indem die Datei aus einem Ordner in die Mail gezogen wird. Wählen Sie eine oder mehrere Dateien aus, die angehängt werden sollen, und halten Sie die Maustaste gedrückt. Ziehen Sie die Dateien in den Kopfzeilenbereich der Mail und lassen Sie die Maustaste los. Bei größeren Anhängen kann es nach der Auswahl eine Weile dauern, bis der Anhang auf den Server hochgeladen und in der angezeigt wird. Anschließend wird der Anhang im -Formular unterhalb des Betreffs angezeigt. Beachten Sie bitte, dass die maximale Größe der Anhänge bzw. der gesamten von den Einstellungen des Mailservers (sowohl beim Absender als auch bei dem Empfänger) abhängt. Der Richtwert der maximal zulässigen Größe einer unseres Mailservers entnehmen Sie bitte dem Kapitel 12.2.Technische Daten. Allgemein benötigen große s in Abhängigkeit von den verwendeten Übertragungsleitungen längere Übertragungszeiten und können im Extremfall auf der Sender- oder Empfänger-Seite zur Verlangsamung anderer Internet-Anwendungen führen. Wenn Sie einen Anhang entfernen möchten, klicken Sie auf das X in dem angezeigten Anhang. Hinweis: Computerviren verbreiten sich häufig über Dateianhänge. Daher können Systemadministratoren eingehende s mit bestimmten Arten von Anhängen blockieren. Viren verseuchte Mails weisen häufig Dateien mit der Erweiterung.EXE im Dateinamen auf. Wenn Sie eine Mail an einen Nutzer sen- NotarNet GmbH, Köln Stand:

10 den, dessen Mailsystem so konfiguriert wurde, dass bestimmte Arten von Anhängen blockiert werden, erhalten Sie möglicherweise keine Benachrichtigung über diese Blockierung. 2.4 Anzeige von s und Ordnern Angezeigt werden Ihre s unter dem Tab Mail. In der linken vertikalen Navigationsleiste werden die verschiedenen Ordner wie Posteingang, Gesendet etc. zur Auswahl angeboten. Nach der Auswahl eines Ordners werden im Inhaltsfenster die zugehörigen Mail-Elemente angezeigt. Mails können einzeln oder als Unterhaltung angezeigt werden. Ebenfalls können Mails auch mit eingeblendetem Lesefenster angezeigt werden. Die verschiedenen Ansichten lassen sich über den Button Anzeigen oben rechts einstellen. In der Toolbar stehen Befehle wie. Antworten, Weiterleiten Löschen etc. zur Verfügung. Über den Aktualisierungs-Button aktualisiert werden., oben rechts im Programmfenster, kann das Postfach manuell Unterhaltungsansicht In der Unterhaltungsansicht werden Ihre Mails gruppiert. So kann dem Verlauf eines Mail- Austauschs leichter gefolgt werden. Eine Unterhaltung beginnt, wenn eine Mail gesendet oder empfangen wird und im Anschluss von dieser Mail aus weitergearbeitet wird: Senden, Weiterleiten Der Betreff wird nur einmal im Posteingang angezeigt ebenso wie die Anzahl der Mails einer Unterhaltung. Unterhaltungen, die ungelesene Mails enthalten, sind fett formatiert. Unterhaltungen können ordnerübergreifend sein. Eine Mail kann sich z. B. im Posteingang und eine im Ordner Gesendet befinden, während andere Mails in wieder anderen Ordner gespeichert sind. Wenn Sie eine Unterhaltung in einen anderen Ordner verschieben, werden alle Mails in dieser Unterhaltung ebenfalls in den neuen Ordner verschoben. Mails im Ordner Gesendet und im Papierkorb werden nicht verschoben. Wenn Sie eine neue Unterhaltung erstellen möchten, beginnen Sie mit einer neuen Mail. NotarNet GmbH, Köln Stand:

11 2.4.2 Mails sortieren und gruppieren Mails können in allen Ordnern nach Datum oder Größe in auf- oder absteigender Reihenfolge gruppiert und sortiert werden. Wählen Sie dazu einen Ordner aus, klicken Sie in der Kopfzeile des Inhaltsfensters mit der rechten Maustaste auf die jeweilige zu gruppierende und wählen Sie Gruppieren aus. Wenn Sie Mails nach Datum gruppieren, werden sie nach heute, empfangenen Mails, gestern, letzter Woche, vor zwei Wochen, drei Wochen etc. sortiert. Werden Mails nach Größe gruppiert, findet man sie in Mails über 5 MB und Mails unter 10KB. Diese Funktion erleichtert unter anderem das Verwalten des Mailbox-Kontingents in Bezug auf das Löschen großer Datenmengen. Weitere Hilfe rund um das Thema finden Sie unter: https://groupware.bnotk.de/zimbra/help/de/advanced/zimbra_user_help.htm 2.5 Adressbuch Ihre Kontakte können Sie über den Tab Adressbuch verwalten. Kontakte können hier angelegt, geändert und gelistet werden sowie sortiert und gesucht. Das Adressbuch enthält standardmäßig drei Adressbücher: Kontakte, Verteiler und Mailempfänger. Bei Bedarf können weitere Adressbücher erstellt und für andere Personen freigeben werden. Neue Mailadressen werden automatisch in eins der 3 Adressbücher übernommen. Wird bspw. eine neue Adresse angeschrieben, wird die Adresse im Adressbuch Mailempfänger gespeichert.. Diese Funktion kann über den Tab Einstellung - Adressbuch deaktiviert werden. Wird eine Mail verfasst, zeigt die Funktion Autovervollständigen eine Liste der Namen aus Ihren Adressbüchern an, die mit Ihrer Eingabe übereinstimmen Neuen Kontakt anlegen Das Anlegen eines neuen Kontaktes kann über die Schaltfläche Neuer Kontakt durchgeführt werden. Hier öffnet sich das Bearbeitungsformular zur Angabe von Namen, Vornamen, Adresse und weiterer Daten. Wenn Sie mehrere Adresslisten haben, können Sie oben rechts im Formular unter Ort die Adressliste einstellen, unter der der Kontakt abgespeichert werden soll. NotarNet GmbH, Köln Stand:

12 Über die Schaltfläche Speichern wird der neue Kontakt der Adressliste hinzugefügt Verteiler verwalten und anlegen Werden Mails an eine Gruppe von Adressen gesendet, kann eigens dafür ein Verteiler erstellt werden. Ein Verteiler ist eine Gruppe von Mail-Adressen in einer Liste mit einer gemeinsamen Mail-Adresse. Wenn eine Mail an einen Verteiler gesendet wird, wird sie an jede Person gesendet, deren Adresse im Verteiler enthalten ist. Für den Empfänger wird der Verteilername in der Zeile An der angezeigt. In der Blasenansicht kann der Empfänger auf + klicken, um die Mitglieder des Verteilers anzuzeigen. Verteiler werden im Adressbuch Kontakte gespeichert. Wenn Sie im Adressbuch auf einen Verteiler klicken, werden im Feld Inhalt alle Mitglieder des Verteilers angezeigt. Ein neuer Verteiler wird über den Button Neuer Kontakt Verteiler - Verteiler erstellt: NotarNet GmbH, Köln Stand:

13 Geben Sie nun links oben den Namen des Verteilers ein. Danach fügen Sie die Kontakte aus den auf der rechten Seite zur Verfügung stehenden Kontaktlisten hinzu. Sie können auch nach Adressen suchen, um diese dem Verteiler zuzuordnen. Am Ende bitte Speichern. Der Verteiler wird dem Adressbuch Kontakte hinzugefügt. Hinweis: Wenn eine an mehrere Adressen geplant ist und kein Verteiler angelegt ist, können Sie in der jeweiligen Adressliste die gewünschten Adressen markieren und mit einem Rechtsklick über das Kontextmenü eine neue erstellen. Die markierten Adressen werden dann automatisch in das An- Feld der eingefügt. Weitere Hilfe zu dem Thema Adressbuch finden Sie unter: https://groupware.bnotk.de/zimbra/help/de/advanced/zimbra_user_help.htm NotarNet GmbH, Köln Stand:

14 2.6 Kalender Den Kalender erreichen Sie über den Tab Kalender. In der Toolbar oben rechts finden Sie verschiedene Ansichten, in der Sie den Kalender darstellen können (z.b. Monats- oder Wochenübersicht) Kalender anlegen Ein Kalender namens Kalender ist standardmäßig angelegt und kann auch nicht gelöscht oder namentlich geändert werden. Dies ist der Hauptkalender des Postfachs, der bei automatischen Funktionen, wie z.b. Einladungen oder bei Verwendung mit einem Smartphone angesprochen wird. Darüber hinaus können weitere Kalender für verschiedene Zwecke erstellt werden, beispielsweise für berufliche oder private Termine. Werden mehrere Kalender verwaltet, können diese in einer hierarchischen Ansicht gruppiert werden. So können etwa alle freigegebenen Kalender in einem Ordner mit dem Namen Freigegeben zusammengefasst werden. Kalender können auch verschoben werden. NotarNet GmbH, Köln Stand:

15 Um einen neuen Kalender zu erstellen, klicken Sie auf den Tab Kalender, gehen auf den Pfeil des Buttons Neuer Termin und wählen Kalender aus. Geben Sie danach im Textfeld Name den Namen des Kalenders ein und wählen zur besseren Übersicht eine Farbe zum Anzeigen der Kalenderaktivitäten aus. Wählen Sie Diesen Kalender bei Frei- /Belegt-Zeiten ignorieren aus, wenn verhindert werden soll, dass andere Personen den Kalender einsehen können. Der neue Kalender wird in der Kalenderliste angezeigt, sobald das Eingabefeld mit OK geschlossen wird. Klicken Sie auf OK. Der neue Kalender wird in der Kalenderliste angezeigt Kalendereintrag / Termin erstellen Ein Kalendereintrag wird über die Schaltfläche Neuer Termin erstellt. Alternativ kann durch Doppelklick das Schnelleingabe Termin Feld geöffnet werden. Hier können die wichtigsten Informationen zu einem Termin eingetragen werden. NotarNet GmbH, Köln Stand:

16 Geben Sie den Betreff des Termins an. Stellen Sie Tag und Zeit für Start und Ende des Termins ein. Stellen Sie bei Verwendung mehrerer Kalender ein, in welchem Kalender der Termin gespeichert werden soll. Dies ist insbesondere nützlich, wenn ein Benutzer den Notar- / Bürokalender mitverwaltet. Hierzu muss der Kalender für den Benutzer mit Schreibrechten frei gegeben werden. Siehe hierzu Freigaben im Kapitel 3 Teamarbeit und Freigaben Außerdem können Sie weitere Teilnehmer per -Adresse einladen. Gehen Sie dazu auf den Button Mehr Details und tragen die einzuladenden Personen in das Feld Teilnehmer ein Multi-Kalendersicht Termine aus mehreren Kalendern in einer Ansicht Wenn mehrere Kalender in einem Postfach angelegt wurden, können die betreffenden Termine in einer Ansicht angezeigt und verwaltet werden. In der linken Navigationsleiste besteht die Möglichkeit zwischen verschiedenen Kalendern auszuwählen. Sind mehrere Kalender ausgewählt, werden die Termine aus allen ausgewählten Kalendern in der aktuellen Ansicht zu sehen. Je nach Kalender sind die Termine unterschiedlich farblich gekennzeichnet. Zur Änderung der Farbe eines Kalenders klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Kalender NotarNet GmbH, Köln Stand:

17 und gehen auf Eigenschaften bearbeiten. Alternativ werden mehrere ausgewählte Kalender in der Tab Tag nebeneinander angezeigt. Typischerweise werden in einem Mitarbeiter-Postfach (freigegebene) Kalender aus dem allgemeinen Büropostfach hinzugefügt, so dass die eigenen Termine und Fristen sowie der Bürokalender im eigenen Postfach angezeigt und verwaltet werden können. Voraussetzung ist, dass die betreffenden Benutzer alle mit ProTeam-Postfächern arbeiten (Details hierzu stehen in Kapitel 3 Teamarbeit und Freigaben) Termine als privat kennzeichnen Kalendereinträge können unter anderem als privat gekennzeichnet werden. Dies hat den Vorteil, dass Einträge im Kalender für andere Nutzer als geblockter Zeitraum angezeigt werden, jedoch wird nicht der Inhalt des Eintrags angezeigt Wiedervorlagen und Fristen Wiedervorlagen und Fristen können wahlweise als Termin im Kalender eingetragen werden oder als Aufgabe (siehe hierzu auch Kapitel 1.7 Aufgaben) Bedarfsweise können hierzu eigene Kalender oder Aufgabenlisten angelegt werden. Termine und Aufgaben können zu diesem Zweck auch aus einer E- Mail als Kopie erstellt werden. Außerdem kann eine Erinnerung eingestellt werden oder eine Erinnerungs- an eine oder mehrere eingestellte Adressen automatisch verschickt werden. Dabei ist zu beachten, dass Erinnerungen nur bei Terminen oder Aufgaben im eigenen Postfach funktionieren. Eingestellte Erinnerungen in für die Teamarbeit freigegebenen Kalendern oder Aufgabenlisten werden nur dort angezeigt und nicht in anderen Postfächern, die auch darauf zugreifen. Bei Verwendung zentraler Kalender und Aufgabenliste ist daher die Benachrichtigung per Erinnerungs-E- Mail zu empfehlen. Zu diesem Zweck gibt man bei der Benachrichtigungseinstellung mehrere - Adressen oder eine Verteiler-Adresse an. Benachrichtigungs-Adressen können unter dem Tab Einstellungen Benachrichtigungen eingestellt werden. Diese erscheinen dann im Terminbearbeitungsfenster unter dem Punkt Erinnerung. NotarNet GmbH, Köln Stand:

18 2.6.6 Besprechungstermin planen und Einladungen Zur Planung von Terminen mit mehreren Teilnehmern geben Sie im Textfeld Teilnehmer die Mail- Adressen getrennt durch Semikolons ein. Grundsätzlich können Sie die Teilnehmer noch differenzieren. Mit Klick auf Optionale Anzeigen wird ein weiteres Formularfeld angezeigt, in das die Adressen der Teilnehmer eintragen können, die lediglich informiert werden sollen. Die Teilnehmer erhalten eine Einladung per . Wenn Teilnehmer ein Programm nutzen, dass ebenfalls Kalenderfunktionalität mit Einladungen unterstützt, wird der Termin dort in den Kalender eingetragen. Die Einladung kann vom Eingeladenen angenommen, abgelehnt oder unter Vorbehalt angenommen werden. Die Annahme bzw. Ablehnung wird per wieder zurück an das Postfach des Planenden gesendet. Der Antwortstatus der eingeladenen Teilnehmer wird im Terminfenster unter Planer angezeigt. Mit Einblenden des Planers im Terminbearbeitungsfenster wird eine Frei / Belegt-Übersicht angezeigt. Beim Planen von Besprechungen mit mehreren Teilnehmern können Sie damit überprüfen, ob die Teilnehmer zu dem gewünschten Zeitraum belegt oder frei sind. Frei- / Belegzeiten werden nur angezeigt, wenn diese technisch verfügbar sind und von dem betreffenden Teilnehmer frei gegeben wurden. Dies gilt i.d.r. für Benutzer der eigenen Organisationseinheit, bzw. Teilnehmer, deren Postfächer auf demselben Bürokommunikationssystem liegen. Weitere Hilfe zu dem Thema Kalender finden Sie unter: https://groupware.bnotk.de/zimbra/help/de/advanced/zimbra_user_help.htm NotarNet GmbH, Köln Stand:

19 2.7 Aufgaben Mit der Anwendung Aufgaben können Sie Wiedervorlagen, Fristen oder ganz allgemein Aufgabenlisten verwalten. Ein Aufgabenelement enthält neben dem Betreff-Feld ein Textfeld zur Formulierung der Aufgabe und zum Eintragen von Vermerken. Weitere Felder dienen zur Angabe der Fälligkeit, dem Bearbeitungsstatus und der Erinnerung zum Fälligkeitstermin per Erinnerungsfunktion (wie bei Kalender nur im eigenen Postfach) oder per Benachrichtigungs-Mail an die unter Einstellungen angegebenen -Adressen. (Siehe auch Kapitel Wiedervorlagen und Fristen.) Erstellen eines Aufgabenordners Dem Postfach können neben der Standardaufgabenliste weitere Aufgabenlisten hinzugefügt werden. Um einen neuen Aufgabenordner zu erstellen, klicken Sie auf den Tab Aufgaben, gehen auf den Pfeil des Buttons Neue Aufgabe und wählen Aufgabenordner aus. Weitere Hilfe zu dem Thema Aufgaben finden Sie unter: https://groupware.bnotk.de/zimbra/help/de/advanced/zimbra_user_help.htm NotarNet GmbH, Köln Stand:

20 3 Teamarbeit und Freigaben Grundvoraussetzung für eine effiziente Teamarbeit ist die Zugriffsmöglichkeit auf zentral verwaltete Daten. ProTeam-Postfächer haben zu diesem Zweck folgende erweiterte Funktionalität: Freigabe von Ordnern ( -Ablageordner, Kalender, Aufgabenordner oder Adresslisten) zum lesenden, schreibenden oder administrativen Zugriff für andere Postfächer bzw. deren Nutzer. Berechtigungen zur vollen Nutzung von adressen anderer Postfächer. Im Folgenden werden einige Anwendungen beschrieben: Gemeinsame -Ablage: Benutzer können innerhalb des Notariats auf freigegebene -Ablage-Ordner des Büropostfachs zugreifen. Mit Schreibrechte können Sie auch selbst s in diese Ordner ablegen, verschieben oder kopieren. Bürokalender: In die Mitarbeiterpostfächer werden freigegebene Kalender aus dem Büropostfach oder anderen Postfächern eingefügt. In Verbindung mit der Multi-Kalenderansicht kann so ein Bürokalender nach individuellem Bedarf zusammengestellt werden. Benutzer haben beim Senden einer neben der -Adresse des eigenen Postfachs die allgemeine Büroadresse als Absenderadresse im VON-Feld zur Auswahl. Zugriff auf zentral gepflegte Adresslisten Freigegebene Adressbücher werden den Postfächern der betreffenden Benutzer hinzugefügt. Benutzer haben nun die Möglichkeit, in allen eingebundenen Adressbüchern zu suchen. Alle Adressen können nur dann genutzt und gepflegt werden, wenn die Schreibrechte dafür zugeteilt sind. 3.1 Freigaben Ordner freigeben Um Ordner für Postfächer freizugeben oder dort einzufügen, muss dies in der Postfachverwaltung als erlaubt eingestellt sein. Um einen -Ordner, ein Adressbuch oder einen Aufgabenordner eines Postfachs für andere freizugeben, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den betreffenden Ordner in der linken Navigationsleiste und wählen Sie aus dem Menü Ordner freigeben (bzw. Kalender freigeben, Kontaktordner freigeben, Aufgabenliste freigeben). NotarNet GmbH, Köln Stand:

21 Im angezeigten Dialogformular werden die Mail-Adressen, die Berechtigungen für das Postfach oder den Verteiler ausgewählt, für die der ausgewählte Part freigegeben werden soll. Verwenden Sie bei Freigeben an lediglich für die interne Freigabe. Leseberechtigung: Der Nutzer kann sich den Inhalt des Ordners ansehen, jedoch nicht ändern. Manager: Der Nutzer hat Verwalter-Berechtigung und kann damit den Inhalt anzeigen, bearbeiten und löschen, sowie Kalendereinladungen oder Freigabeanforderungen annehmen oder ablehnen. NotarNet GmbH, Köln Stand:

22 Admin: Der Postfach-Benutzer hat die volle Berechtigung, den Ordner neben den Inhalten auch in Bezug auf organisatorische Einstellungen zu verwalten (z.b. selbst Freigaben eines Ordners zu erteilen oder zu entziehen). Keine: Diese Option dient dazu, eine Freigabe-Berechtigung für die betreffenden anderen Postfächer vorübergehend zu deaktivieren, ohne die Freigabe-Einstellung ganz zu entfernen. Dabei werden die eingebundenen, freigegebenen Ordner weiterhin bei den anderen Postfächern angezeigt, jedoch ist kein Zugriff auf die Inhalte möglich. In den Postfach-Einstellungen finden Sie unter Freigaben sowohl eine Übersicht der freigegebenen Ordner des eigenen Postfachs als auch der von anderen Postfächern eingebundenen Freigaben Auf einen für Sie freigegebenen Ordner zugreifen Mit der Freigabe eines Ordners an ein Postfach oder mit Hilfe eines Verteilers an eine Gruppe von Postfächern wird dieser in den betreffenden Postfächern nicht automatisch angezeigt. Benutzern eines Postfachs ist es frei gestellt, ihre Arbeitsumgebung selbst zu gestalten und die benötigen frei gegebenen Ordner anderer Postfächer in die Navigationsleiste des Postfachs einzubinden. Es gibt mehrere Möglichkeiten einen freigegebenen Ordner einzubinden. Beispielsweise kann mit dem Link Freigabe suchen in der Ordnerliste der linken Navigationsleiste die gewünschte Freigabe gesucht und hinzugefügt werden. Zur Suche wird die -Adresse des Postfachs angegeben, aus dessen Freigaben man auswählen möchte. Dabei wird mit dem Auswahlfeld Einschließen angegeben, ob Freigaben aller Anwendungsbereiche oder nur -Ordner, Kalender, Adressbücher bzw. Kontakte oder Aufgaben im Ergebnis der Suche erscheinen sollen. Alternativ kann der Benutzer die Freigabe in einer Benachrichtigungs- zur Freigabe annehmen. NotarNet GmbH, Köln Stand:

23 3.1.3 Zugriff auf freigegebene Ordner entziehen Zugriffsrechte können jederzeit widerrufen werden. Hierfür rufen Sie die Seite Eigenschaften bearbeiten des Ordners auf oder wählen Einstellungen - Freigabe Senden im Namen anderer Personen Bevor ein Benutzer eines anderen Postfachs die s des Postfachs (z.b. die Adresse des allgemeinen Büropostfachs) als Absender-Adresse nutzen kann, muss die Berechtigung für das andere Postfach in den Postfach-Einstellungen delegiert werden. Anstelle einer einzelnen Postfachadresse kann auch eine Verteiler- -Adresse zur Berechtigung einer ganzen Gruppe von Postfächern angegeben werden. Die Berechtigung unterscheidet die beiden Anwendungsoptionen Senden als und Senden im Namen von. Um ein Postfach zu delegieren, gehen Sie bitte wie folgt vor: Gehen Sie in dem Postfach, dessen Absenderadresse delegiert werden soll auf Tab Einstellungen - Accounts - Delegierten hinzufügen und fügen Sie die Adressen der Postfächer bzw. der Verteilergruppe hinzu, die die Berechtigung erhalten sollen. Wählen Sie danach zwischen folgenden Berechtigungsoptionen: Senden als bei dieser Option wird in der nur die Absenderadresse des delegierten Postfaches angezeigt oder Senden im Namen von bei dieser Option erscheint ebenfalls der Absender des delegierten Postfaches zusätzlich zur eigenen Absenderadresse mit dem Zusatz in Auftrag von < - Adresse des eigentlichen Absenders>. Wichtige Hinweise: Nach Einstellung dauert es ca. 10 Minuten, bis diese auf dem Server aktualisiert wird. s, die mit delegierter Absenderadresse versendet werden, werden wie alle gesendeten s als Kopie im Gesendet-Ordner des eigenen Postfachs abgelegt. Häufig wird gewünscht, dass die im Namen des delegierten Postfaches gesendeten s auch als Kopie im Gesendet-Ordner des delegierenden Postfaches abgelegt werden. Hierzu sind zusätzlich folgende Einstellungen vorzunehmen: In dem Postfach, das von anderen genutzt werden kann richten Sie eine Freigabe des Gesendet-Ordners mit Schreibberechtigung für das betreffende Postfach bzw. die Gruppe von Postfächern ein, damit diese die Berechtigung zur manuellen oder automatischen Ablage erhalten. Bei den Postfächern, die auf andere Postfächer zugreifen können, fügen Sie den freigegebenen Ordner hinzu und richten eine Regel zur automatischen Ablage einer Kopie aller mit der betreffenden Absender-Adresse gesendeten Mails in diesen Ordner ein. Regeln können in den Postfach-Einstellungen unter Filter verwaltet werden. Im angezeigten Beispiel wurde eine Regel im Postfach des Mitarbeiters mit folgenden Angaben definiert: NotarNet GmbH, Köln Stand:

24 Filtername ist die Auswahl des gewünschten Postfaches Von entspricht genau der Adresse des Büropostfachs Als auszuführende Aktionen wurden eingestellt: eine Kopie im Gesendet-Ordner des eigenen Postfachs ablegen eine Kopie verschieben in den Gesendet-Ordner des Büropostfachs 4 Suche Mit Hilfe der Suchfunktion oben rechts im Programmfenster können Sie innerhalb des Postfachs nach allen Elementen wie s, Kontakten, etc. suchen. Sie können jeden Wert, z. B. ein Wort, einen Vornamen, Nachnamen, eine Telefonnummer oder einen Domainnamen eingeben. Neben vollständigen Namen (bzw. anderen Suchbegriffen) können alternativ auch nur die ersten Buchstaben eingegeben werden. Beispielsweise liefert der Suchbegriff Schmi alle Adressen mit Namen, Orten, Firmen-Bezeichnungen und Straßennamen, die mit Schmi beginnen. Nachdem mit der Entertaste oder dem Klick auf das Lupen-Symbol die Suche ausgelöst wurde, werden die Ergebnisse angezeigt. Werden mehrere Wörter getrennt durch Leerzeichen eingegeben, wird nach Elementen gesucht, bei denen beide Begriffe als Feldinhalt oder Anfangsteil enthalten sind. NotarNet GmbH, Köln Stand:

25 Mit den Ergebnissen wird ein weiterer Tab-Reiter Suchen angezeigt. Neben den Suchergebnissen werden nun die nach Anwendungsbereich unterschiedlichen erweiterten Suchmöglichkeiten angeboten. Komplexere Such-Einstellungen, die wiederverwendet werden sollen, können gespeichert werden. Gespeicherte Such-Einstellungen werden in der linken Ordner-Navigationsleiste unter Suchvorgänge abgelegt. Testen Sie am besten selbst die vielfältigen Möglichkeiten der Suche. Die Suche erfolgt standardmäßig im dem Anwendungsbereich, in dem Sie sich gerade befinden, wie z.b. Mail oder Adressbuch. Bei Bedarf können Sie im Menü des Suchfelds den Anwendungsbereich auswählen. 5 Einstellungen 5.1 Passwort ändern Ihr Passwort können Sie im Webclient unter Einstellungen ändern - Allgemein - Passwort ändern. Das Passwort muss mindestens 8 Zeichen haben und sowohl Buchstaben, Zahlen und Interpunktionszeichen enthalten. NotarNet GmbH, Köln Stand:

26 5.2 Anlegen und Speichern einer Signatur Unter dem Tab Einstellungen können Sie im Bereich Signaturen eine oder mehrere alternative Signatur-Texte für zu sendende s anlegen. Eine Signatur wird je nach Einstellung automatisch oder manuell am Ende des -Inhalts angezeigt. Sie können im zweiten Bereich unter Signaturen Signaturen verwenden einstellen, wann die Signatur in die eingebettet werden soll. 5.3 Abwesenheitsmitteilungen und automatische Antworten Abwesenheitsmitteilungen und automatische Antworten sind insbesondere bei Urlaubszeiten hilfreich. Sie können eine Mail erstellen, die bei Abwesenheit automatisch auf eingehende Mails als Antwort gesendet wird. Wenn Mail-Absender, die sich nicht in Ihrer Organisation befinden, eine abweichende Antwort-Mail erhalten sollen, können Sie hierfür eine eigene Vorlage erstellen. Die automatische Antwort wird pro Adresse des Senders nur einmal in pro Woche gesendet, unabhängig davon, wie viele Mails diese Person in diesem Zeitraum sendet. Abwesenheitsmitteilungen werden in den Postfach-Einstellungen unter dem Tab Einstellungen Nicht im Büro erstellt. NotarNet GmbH, Köln Stand:

27 5.4 Anzeigenname der -Adresse ändern Sie können zusätzlich zu Ihrer -Adresse als Absender auch einen sogenannten Anzeigenamen vergeben. Diesen stellen Sie unter dem Tab Einstellungen Accounts - Einstellungen für gesendete Mails ein. NotarNet GmbH, Köln Stand:

28 5.5 -Weiterleitungen und Benachrichtigungen bei eingehenden Mails einstellen Um empfangene Mails automatisch an einen anderen Account weiterzuleiten, gehen Sie in den Postfach-Einstellungen unter Mail in den Bereich Mails empfangen. Dort können Sie im Textfeld Eine Kopie weiterleiten an die Mail-Adresse angeben, an die die Mails gesendet werden sollen. Mehrere Mail-Adressen (maximal drei Adressen) werden mit einem Semikolon getrennt. Wenn die Mails nicht in Ihrer Mailbox gespeichert werden sollen, wählen Sie Keine lokale Kopie der Mail speichern aus. Nach dem Speichern ist die -Weiterleitung eingerichtet. An dieser Stelle kann auch eine -Adresse eingegeben werden, an die bei eingehenden s eine Benachrichtigungs- gesendet wird. Diese enthält nur die Information, dass eine vom angegebenen Empfänger mit angegebenem Betreff eingegangen ist. 6 Viren, Spam und s mit potentiell gefährlichem Anhang Generell werden drei Klassen von problematischen -Eingängen unterschieden: Mit Viren oder anderem Schadcode behaftete s. Anhand von diversen Filtern werden Mails als Spam eingestuft, als Ergebnis von Anfragen an darauf spezialisierte Datenbanken und sogenannten Black- oder White-Listen. s mit potentiell gefährlichem Anhang. Diese werden je nach Dateityp als potentiell gefährlich eingestuft. I.d.R. handelt es sich um Anhänge, die als Programm laufen. Sobald die Datei durch öffnen bzw. anklicken ausgeführt wird, ist das System infiziert.. Eingehende s werden auf Viren und Spam geprüft. Dies funktioniert natürlich nur bei unverschlüsselten Mails bzw. unverschlüsseltem Inhalt. Verschlüsselten Inhalt sollten Sie nach Entschlüsseln in Ihrem lokalen System überprüfen. NotarNet GmbH, Köln Stand:

29 s, bei denen Virensignaturen oder anderer Schadcode festgestellt wurde, werden nicht zugestellt. Sie enthalten jedoch eine Benachrichtigung, dass eine mit gefährlichem Inhalt von einer angegebenen Adresse entdeckt wurde. Als Spam eingestufte Mails werden herausgefiltert. Da eine automatische Spam-Erkennung u.u. Inhalte von s als Spam-typisch einstuft, die eigentlich nicht in diese Kategorie fallen, werden betreffende s im Anhang einer Benachrichtigungs-Mail an den ursprünglichen Empfänger weitergeleitet. s mit potentiell gefährlichem Inhalt werden ähnlich wie Spam-Mails als Anhang einer Benachrichtigungs-Mail an den ursprünglichen Empfänger weitergeleitet. Um Mails der Kategorien Spam oder mit potentiell gefährlichem Anhang zu prüfen, öffnen Sie die angehängte und werfen einen Blick auf den Empfänger und den Inhalt, ohne Links anzuklicken oder Anhänge zu öffnen. Vergewissern Sie sich im Zweifelsfall beim Absender, ob die tatsächlich von ihm stammt auch Absenderadressen können im Internet gefälscht werden. Anhänge sollten Sie zusätzlich mit Ihrem lokalen Virenscanner prüfen. Dabei ist zu beachten, dass eine Angriffsmethode darauf setzt, sehr schnell noch nicht öffentlich bekannte Sicherheitslücken auszunutzen, sodass die Virenscanner u.u. erst Stunden oder Tage später durch Updates entsprechend aktualisiert sind und Viren erkennen Bedarfsweise können Sie eine Postfach-Filteregel einrichten, um als Spam erkannte s in den Spam-Ordner zu leiten und somit den Posteingang zu entlasten. Für Fragen zum Thema Viren und Spam steht unser Support gerne beratend zur Verfügung. 7 Speicher-Kontingent des Postfaches Das Speicher-Kontingent von Postfächern wird bis auf weiteres durch die Administration der Notar- Net GmbH verwaltet. Setzen Sie sich für eine Kontingent-Änderung mit der NotarNet GmbH in Verbindung. Mit der geplanten Postfachverwaltung im Notarportal können Sie Postfächer und Speicherkontingent im bestellten Rahmen selbst organisieren. Wenn Sie das Speicher-Kontingent des Postfachs und den bereits belegten Speicher anzeigen möchten, führen Sie die Maus über den Benutzer- bzw. Postfachnamen in der rechten oberen Seite des Programmfensters. Wenn Sie das eingestellte Speicher-Kontingent des Postfachs überschreiten, tritt folgendes ein: Sie erhalten eine Benachrichtigung per Mail. Ihre Mail-Oberfläche zeigt bei der Anmeldung eine Benachrichtigung an. An Sie gesendete Mails werden mit der Benachrichtigung an den Absender zurückgesendet, dass Ihre Mailbox voll ist. NotarNet GmbH, Köln Stand:

30 Um die Größe des Postfaches zu verringern, gehen Sie wie folgt vor: Löschen Sie alte Mails, die Sie nicht mehr benötigen. Löschen Sie große Dateianhänge an Mails. Speichern Sie die Dateianhänge lokal, wenn Sie sie behalten möchten. Leeren Sie den Papierkorb. Führen Sie eine Archivierung durch, wie im folgenden Kapitel beschrieben. 8 Archivierung Die vorliegende Version der Bürokommunikations-Software beinhaltet keine zentrale Archivierungsfunktionalität. Dementsprechend sollte der für diese Zwecke nicht konzipierte Postfachspeicher regelmäßig von nicht aktuell benötigten Daten bereinigt werden. Die Archivierung sorgt außerdem dafür, dass Ihr Postfach nicht zu voll wird und übersichtlich bleibt. Es gibt verschiedene Möglichkeiten der Archivierung. Diese werden im Folgenden aufgezeigt. 8.1 Archivierung mit dem Webclient Im Webclient können Sie den kompletten Inhalt (Mails, Adressbücher, Kalender und Aufgaben) Ihres Postfachs exportieren. Gehen Sie dazu in den Tab Einstellungen Importieren/Exportieren. Hier wählen Sie im Bereich Exportieren unter Erweiterte Einstellungen aus, welche Datentypen und mit welchem Datumsbereich Sie exportieren möchten. Die Export-Datei wird im Format Tar-GZipped (.tgz) erstellt. Dies ist ein aus dem Unix/Linux-Bereich bekanntes Komprimierungsformat, das auch auf Windowsrechnern mit entsprechenden ZIP-Hilfsprogrammen gelesen werden kann. Um die exportierten Daten später wieder aufzurufen, importieren Sie diese Datei einfach wieder in Ihr Postfach. Legen Sie sich z. B. für archivierte Mails einen Unterordner Archiv an und importieren Sie die Mails dort hinein. Gehen Sie dazu wieder in den Tab Einstellungen Importieren/Exportieren und wählen für das Ziel den Archiv-Ordner aus. Weiterhin wählen Sie nun Mails als Datentypen aus. Nun drücken Sie auf Importieren und die Mails werden mit allen vorhandenen Unterordnern in den Archiv-Ordner geladen. NotarNet GmbH, Köln Stand:

31 8.2 Archivierung mit Microsoft Outlook Wenn Sie Microsoft Outlook als -Programm nutzen, haben Sie die Möglichkeit die in Outlook integrierte Archivierungsfunktion zu nutzen. Ausführliche Informationen zur Archivierung und Auto- Archivierung finden Sie unter Exemplarisch ist im Folgenden mit der Version Microsoft Outlook 2010 gezeigt, wie Sie eine Archivierung durchführen können. Gehen Sie dazu auf Datei Tools zum Aufräumen Archivieren. NotarNet GmbH, Köln Stand:

32 Im folgenden Fenster werden Einstellungen vorgenommen, welche Daten ab wann wohin archiviert werden sollen. Legen Sie die Archivierungsdatei an einem Speicherort ab, der mit Ihrer eigenen Datensicherung erfasst wird.. In den Standardeinstellungen legt Outlook die Archivdatei auf Ihrem lokalen PC ab. Nach dem OK wird von Outlook die Archivierung gestartet und ein Ordner Archiv in der linken Ordnerliste erstellt. Hier finden Sie nun alle archivierten Elemente gemäß Ihren Archivierungseinstellungen. NotarNet GmbH, Köln Stand:

33 9 Datensicherung Die Datensicherung Ihrer Postfachinhalte erfolgt im Rechenzentrum der NotarNet GmbH. Generell besteht die Möglichkeit Postfächer 15 Tage lang zu rekonstruieren und Ihnen wieder zur Verfügung zu stellen. In diesem Fall wenden Sie sich an den Support der NotarNet GmbH. 10 s, Kalender und Kontakte mit Hilfe von Microsoft Outlook migrieren Das Migrieren alter Daten wie s, Adressen und Termine ist ein wichtiger Bestandteil bei der Nutzung neuer Postfächer. Sie können ganz einfach über Microsoft Outlook s Kalender und Kontakte exportieren und in das Bürokommunikations-Postfach importieren. Im Folgenden wird dies anhand von Microsoft Outlook 2010 exemplarisch vorgeführt. Gehen Sie als erstes über Outlook in das Postfach, aus dem Sie s exportieren möchten. Danach gehen Sie auf Datei Öffnen Importieren: NotarNet GmbH, Köln Stand:

34 Gehen Sie auf In Datei exportieren und auf Weiter: Im nächsten Schritt wählen Sie mit Outlook-Datendatei das Dateiformat der Export-Datei aus und gehen auf Weiter. In der folgenden Liste wählen Sie den obersten Punkt aus, welcher alle Ordner mit s, Kalendern und Kontakten für den Export markiert. Gehen Sie nach Auswahl des Ordners wieder auf Weiter: NotarNet GmbH, Köln Stand:

35 Im letzten Schritt geben Sie den Exportpfad und den Dateinamen an und gehen auf Fertig stellen: Nun haben Sie eine s.g. PST-Datei exportiert, welche Ihre Daten beinhaltet. Diese Datei importieren Sie nun in das Outlook-Profil des Bürokommunikations-Postfachs. NotarNet GmbH, Köln Stand:

36 Dazu gehen Sie wieder im Outlook auf Datei Öffnen Importieren: Wählen Sie hier Aus anderen Programmen oder Dateien importieren aus und drücken auf Weiter: NotarNet GmbH, Köln Stand:

37 Danach wählen Sie Outlook-Datendatei (*.pst) aus und gehen auf Weiter: Hier wählen Sie die s. g. PST-Datei aus, welche gerade exportiert wurde: NotarNet GmbH, Köln Stand:

38 Im letzten Schritt wählen Sie wieder den obersten Punkt aus, um alle Elemente wie , Kalender und Kontakte zu importieren. Danach gehen Sie auf Fertig stellen. Nach diesem Import stellt Ihnen Outlook die importierten Daten-Links im Ordner-Baum als Unterpunkt zur Verfügung. Verschieben oder kopieren Sie benötigte s, Termine oder Kontakte einfach in die jeweiligen Ordner des Bürokommunikations-Postfachs. Outlook lädt diese dann im Hintergrund auf den Server je nach Anzahl und Größe des Inhalts und abhängig von der Geschwindigkeit Ihres Notarnetz- bzw. Internet-Anschlusses im Upload, dauert das Hochladen einige Zeit (u.u. einige Stunden). Daten, die bereits auf den Server hochgeladen wurden, stehen dann auch im Webclient oder anderen angeschlossenen Client-Programmen zur Verfügung. Lassen Sie bei einer großen Migration eventuell Ihr Outlook über Nacht eingeschaltet. Achten Sie bitte bei der Migration auf das Speicher- Kontingent des Postfaches (siehe Kapitel 7 Speicher-Kontingent des Postfaches). Weitere Informationen zur Migration von alten Daten erhalten Sie vom Support der NotarNet GmbH. NotarNet GmbH, Köln Stand:

39 11 Verwendung von -Clients und Mobilgeräten Sie können Postfächer des NotarNet-Bürokommunikations-Systems neben dem Webclient auch mit alternativen -Clients wie z. B. Microsoft Outlook oder Thunderbird nutzen. Diese unterstützen jedoch nicht die komplette Funktionalität des Postfaches. So unterstützt Thunderbird standardmäßig nur und in Verbindung mit dem Add-On Lightning rudimentäre Kalenderfunktionalität. Teamfunktionen wie freigegebene Ordner werden nicht unterstützt. Für Outlook liefern wir einen passenden Connector, so dass dort neben Adressen, Kalendern und Aufgaben auch die Teamfunktionalität genutzt werden kann. Wenn Sie nicht mit dem Webclient arbeiten möchten, empfehlen wir als Alternative Microsoft Outlook in der Version 2007 oder Microsoft Outlook Bevor ein Bürokommunikations-Account mit Microsoft Outlook verwendet werden kann, muss der bereits erwähnte Connector installiert werden. Den Connector laden Sie unter herunter. Anschließend gehen Sie bitte wie folgt vor: Schließen Sie ggf. Ihr Microsoft Outlook. Starten Sie die Installationsdatei mit Administratorrechten. Danach startet die Installationsroutine, in der Sie zuerst auf Weiter gehen und danach die Lizenzvereinbarungen akzeptieren müssen. Danach fahren Sie bis zum Schluss mit Weiter fort und gehen am Ende auf Schließen. Nach der Installation starten Sie Microsoft Outlook. Nun wird folgendes Fenster zur Einrichtung des gewünschten Zugangs zum Postfach des Bürokommunikations-Systems angezeigt: NotarNet GmbH, Köln Stand:

40 Hier tragen Sie nun im Reiter Serverkonfiguration folgende Angaben ein: Servername: groupware.bnotk.de Sichere Verbindung verwenden: Haken setzen Mail-Adresse: Eingabe der kompletten -Adresse (z. B. Passwort: Eingabe des normalen Account-Passworts Nun sind alle notwendigen Informationen eingetragen und Sie können die Konfiguration mit OK abschließen. Die Einrichtung ist damit abgeschlossen und Microsoft Outlook startet. Nun wird ein Initialabgleich durchgeführt, welcher je nach Größe des Postfachinhalts längere Zeit dauern kann. Der Connector synchronisiert von nun an regelmäßig Ihre s, Kontakte und Kalender mit dem Server. In Outlook finden Sie anschließend einen zusätzlichen Menüpunkt BNotK für die zusätzlichen Einstellungen und Statusinformationen des Servers. Hier können folgende Funktionen verwendet werden: BNotK-Staus anzeigen: Hier wird der Status der Synchronisation von Outlook-Elementen mit dem Server angezeigt. Mailbox eines anderen Nutzers öffnen: Diese Funktion wurde durch neue Teamfunktionalität ersetzt und wird nicht mehr benötigt. Status freigeben: Hier werden Ihnen die für das Postfach bereitgestellten Freigaben anderer Postfächer angezeigt. Freigaben verwalten Sie besser und gezielter mit dem Webclient. Abwesenheitsassistent: Über den Abwesenheitsassistenten können Sie eine automatische -Antwort bei Abwesenheit (z.b. während der Urlaubszeit) einrichten Microsoft Outlook 2011 mit Apple Mac OS X Für Microsoft Outlook 2011 (Mac unter Apple Mac OS X ) steht bislang kein Connector zur Verfügung, der die komplette Funktionalität unterstützt. Alternativ nehmen Sie die Einrichtung wie folgt vor: -Konto im Outlook per IMAP und SMTP einrichten Support für Microsoft Outlook: Der Kalender und das Adressbuch kann wie folgt eingerichtet werden: Kalender im Programm ical per CalDAV Support für ical: Adressbuch im Programm Adressbuch per CardDAV Support für Adressbuch: Hinweis: Einstellungen zu IMAP/SMTP-Server sowie CalDAV und CardDAV finden Sie im Kapitel Standardschnittstellen. NotarNet GmbH, Köln Stand:

41 11.3 Microsoft Outlook 2013 Offiziell unterstützt die aktuelle Version des Connectors noch nicht die Microsoft Outlook- Version Erfolgreich wurde der Connector bislang mit Windows 7 und 8 eingesetzt. Download-Link: Thunderbird mit Lightning und Zindus Ein weiterer -Client ist der Mozilla Thunderbird, welcher mit den Erweiterungen (Add-ons) Lightning und Zindus den Kalender und das Adressbuch des NotarNet Bürokommunikations- Postfachs einbindet. Die Einrichtung im Thunderbird kann folgendermaßen vorgenommen werden: -Konto im Thunderbird per IMAP und SMTP einrichten Support für Thunderbird: Kalender über Lightning per icalender/ics-adresse einrichten o o Lightning laden Sie sich über den Add-ons-Manger (zu finden im Thunderbird unter Extras Add-ons) herunter. Die in Lightning gewünschte icalender/ics-adresse erhalten Sie im Eigenschaftenfenster des Kalenders im Webclient Tab Kalender Rechtsklick auf den gewünschten Kalender Kalender freigeben. Hinweis: Lightning ist nicht in der Lage, die Aufgaben mit Ihrem NotarNet Bürokommunikationsaccount zu synchronisieren. Support für Lightning: Adressbuch über Zindus per CardDAV einrichten o o Zindus laden Sie sich über den Add-ons-Manger (zu finden im Thunderbird unter Extras Add-ons) herunter. Die in Zindus gewünschte Server-URL erhalten Sie im Eigenschaftenfenster des Adressbuchs im Webclient Tab Adressbuch Rechtsklick auf das gewünschte Adressbuch Kontakteordner freigeben. Support für Zindus: NotarNet GmbH, Köln Stand:

42 11.5 Mobilgeräte Smartphones oder Tablets unter Android, Apple IOS oder Windows Phones können über das Kommunikationsprotokoll ActiveSync -, Kalender- Aufgaben- und Kontakt-Daten mit dem Postfach des Bürokommunikations-Servers abgleichen. Alternativ können die Protokolle IMAP für , CalDAV für Kalender und CardDAV für Kontakte verwendet werden und damit u.u. auch andere Mobilgeräte Verwendung finden. Einstellungsdetails von ActiveSync: Server-Name: groupware.bnotk.de Alle SSL-Zertifikate akzeptieren Benutzername: der kompletten -Adresse Passwort: normales Account-Passwort Hinweis: Das ActiveSync-Protokoll lässt keine Synchronisation der freigegebenen Elemente zu. Alternativ kann das Postfach mit dem freigegebenen Element als zusätzliches Konto im Mobilgerät eingebunden werden. Einstellungsdetails von IMAP: Server-Name: groupware.bnotk.de Server-Typ: IMAP Verschlüsselung: SSL Alle SSL-Zertifikate akzeptieren Benutzername: der kompletten -Adresse Passwort: normales Account-Passwort Einstellungsdetails von SMTP: Server-Name: groupware.bnotk.de Server-Typ: SMTP Verschlüsselung: TLS Alle SSL-Zertifikate akzeptieren Benutzername: der kompletten -Adresse Passwort: normales Account-Passwort Einstellungsdetails von CalDAV/CardDAV: Server-Name: groupware.bnotk.de Benutzername: der kompletten -Adresse Passwort: normales Account-Passwort Eine genaue Beschreibung zur Einrichtung von Mobilgeräten unter ios, Android und WindowsPhone7+8 können Sie unter anfordern. NotarNet GmbH, Köln Stand:

43 Alternativ können Sie auch den Webclient mit Ihrem Mobilgerät in einer speziellen Mobil-Version öffnen. Dazu gehen Sie mit Ihrem Browser auf die Internetseite https://groupware.bnotk.de und ändern im Anmeldefenster die Version auf Mobil: iphone Das iphone unterstützt das von ProTeam genutzte ActiveSync-Protokoll (Exchange) zur Einrichtung des BüroKommunikations-Kontos. Gehen Sie in Ihrem iphone auf Einstellungen und auf Mail, Kontakte, Kalender. Danach wählen Sie Account hinzufügen aus. NotarNet GmbH, Köln Stand:

44 Im Folgenden wählen Sie bitte den Punkt Exchange (ActiveSync) aus. Nun tragen Sie die notwendigen Angaben ein und gehen auf Weiter. NotarNet GmbH, Köln Stand:

45 Hier tragen Sie ebenfalls alle notwendigen Angaben ein. Unter Server tragen Sie folgenden Mailserver-Namen ein: groupware.bnotk.de und gehen wieder auf Weiter. Im letzten Installationsschritt wählen Sie aus, welche Dienste das iphone von Ihrem Büro- Kommunikations-Konto übernehmen soll. Danach bestätigen Sie oben rechts mit Sichern und NotarNet GmbH, Köln Stand:

46 das BüroKommunikations-Konto ist eingerichtet. Sie finden es nun im iphone unter dem Punkt Mail. Die erste Synchronisation nimmt etwas länger in Anspruch bis alle Elemente wie Mails, Kontakte, Termine etc. zur Verfügung stehen. Standardmäßig werden die Mails der letzten 3 Tage des BüroKommunikation-Kontos mit Ihrem iphone synchronisiert. Falls Sie eine größere Zeitspanne angeben möchten, gehen Sie unter Einstellungen - Mail, Kontakte, Kalender auf Ihr eingerichtetes Bürokommunikations- Konto NotarNet GmbH, Köln Stand:

47 und wählen dort unter dem Punkt Mail synchronisieren eine andere Zeitspanne aus Android Zur Einrichtung des Bürokommunikations-Kontos unter Android sind folgende Schritte notwendig: Die Screenshots basieren auf Android 4.0. Gehen Sie in Ihrem Smartphone auf Einstellungen und auf Konten und Synchronisierung. NotarNet GmbH, Köln Stand:

48 Danach wählen Sie Account hinzufügen aus. Im folgenden Bild wählen Sie bitte den Punkt Microsoft Exchange/Active Sync aus. Nun beginnen Sie, das Konto anzulegen indem Sie die -Adresse und das Passwort eingeben. Optional können Sie hier auch das neue Konto als Standard-Konto einrichten, indem Sie s standardmäßig von diesem Konto senden aktivieren. NotarNet GmbH, Köln Stand:

49 Im folgenden Fenster ist es nötig, neben der -Adresse und den gleichlautenden Benutzernamen die Domäne namens groupware.bnotk.de anzugeben. Des Weiteren ist es wichtig, die SSL-Zertifikate zu akzeptieren. NotarNet GmbH, Köln Stand:

50 Nach dem letzten Weiter prüft Android die Verbindung und kann sich nicht anmelden. Folgende Einstellungen müssen dann vorgenommen werden: In den folgenden zwei Abbildungen können Sie die Standard-Einstellungen des neu angelegten Postfaches sehen, welche Sie gerne so belassen können. Interessant sind hier die Synchronisationseinstellungen auf der zweiten Abbildung, die vorgeben, welche Dienste ( , Kontakte, Kalender usw.) alle mit Ihrem Smartphone synchronisiert werden sollen. NotarNet GmbH, Köln Stand:

51 Im letzten Konfigurationsschritt geben Sie noch den Kontennamen ein. Die Einrichtung ist abgeschlossen und das Konto steht Ihnen nun zur Verfügung. Die jeweiligen Dienste , Kontakte, Kalender und Aufgaben finden Sie in den jeweiligen Bereichen Ihres Smartphones. NotarNet GmbH, Köln Stand:

52 Windows Phone 7 Hinweis: Windows Phone unterstützt z.zt. noch nicht CalDav/CardDav. Für weiterführende Informationen folgen Sie bitte dem nachstehenden Link : Die Verwendung Ihres Postfachs ist per Active Sync mit Ihrem Windows Phone 7 Endgerät möglich. Die Einrichtung funktioniert über Einstellungen - Accounts -einen Account hinzufügen. Hier wählen Sie nun Outlook als Account-Typ aus. Geben Sie Ihre Adresse und Ihr Passwort ein. Nun müssen Sie manuell noch den Server eingeben: groupware.bnotk.de Auch die Checkbox SSL verschlüsselte Verbindung muss aktiviert sein. Nun synchronisiert sich Ihr Windows Phone mit dem Bürokommunikations Server. Synchronisiert werden Ordner als auch Kalendereinträge. Diese können Sie von Ihrem Windows Phone bearbeiten. Zu beachten: Ihre Signatur wird nicht synchronisiert, diese müssen Sie auf Ihrem Windows Phone manuell einrichten. NotarNet GmbH, Köln Stand:

53 WindowsPhone 8 Hinweis: Windows Phone unterstützt z.zt. noch nicht CalDav/CardDav Für weiterführende Informationen folgen Sie bitte dem nachstehenden Zur Einrichtung des BüroKommmuikations-Kontos unter Windows-Phone 8 sind folgende Schritte notwendig: Gehen Sie in Ihrem Smartphone auf Einstellungen und anschließend auf -Konten und andere. NotarNet GmbH, Köln Stand:

54 Danach wählen Sie bitte Konto hinzufügen aus. Scrollen Sie bitte nach unten und wählen Erweitertes Setup aus. NotarNet GmbH, Köln Stand:

55 Nun beginnen Sie, das Konto anzulegen, indem Sie die -Adresse und das Passwort eingeben. Gehen Sie anschließend auf Weiter. Im folgenden Fenster wählen Sie als Kontoart bitte Exchange ActiveSync aus. Im folgenden Fenster sind neben der bereits eingegebenen -Adresse der Benutzername, die Domäne und der Server anzugeben. Des Weiteren ist es wichtig, die SSL-Zertifikate zu akzeptieren. NotarNet GmbH, Köln Stand:

56 Als Benutzername ist der vordere Teil der -Adresse, als Domäne der hintere (Domain- Teil) der -Adresse anzugeben. Scrollen Sie bitte anschließend nach unten. Die Option Server erfordert eine verschlüsselte Verbindung (SSL) muss aktiviert sein. Unter Kontoname kann ein beliebiger Name für das Konto eingesetzt werden. In den folgenden Feldern können Häufigkeit und Umfang der herunterzuladenden Daten eingestellt werden. NotarNet GmbH, Köln Stand:

57 Nach dem Anmelden werden die Verbindung und die Einstellungen geprüft. Anschließend ist die Einrichtung abgeschlossen und das Konto steht Ihnen zur Verfügung. Die jeweiligen Dienste , Kontakte, Kalender und Aufgaben finden Sie in den jeweiligen Bereichen Ihres Smartphones, die Sie beispielsweise über das Startfenster aufrufen können. NotarNet GmbH, Köln Stand:

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